INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

CÓDIGO: GE-FR-01 VERSIÓN: 01

PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA
FECHA: 2022-03-31 PÁGINA: 1 DE 1

Marzo del 2022 a Enero

2022-12-16
Periodo evaluado: del 2023 Fecha de la revisión

Tipo: Ordinaria X Extraordinaria

1. PARTICIPANTES

No NOMBRE CARGO FIRMA

1 Fernando Castañeda Gerente General

2 Guillermo Sáenz Director Calidad

Director administrativo,
3 Angelica Porras
financiera y recursos humanos

4 Jhorlin Alexander Espitia Director Técnico

5 Carolina Narváez Director Comercial

6 Paola Ruge Coordinador Certificación

7 Dayanna Carolina Moreno Coordinador Calidad

2. CONTEXTO

Objeto: Realizar revisión del sistema de gestión de calidad de ALC con fines de la preparación para
solicitar y atender el otorgamiento de acreditación del organismo de certificación de producto,
asegurando la conveniencia, eficiencia y mejora continua del mismo.

3. INFORMACIÓN DE ENTRADA Y SALIDA DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ISO/IEC 17065

Entradas:

• Los resultados de las auditorías internas y externas.

• La retroalimentación de los clientes y las partes interesadas relativa al cumplimiento de la norma
• Retroalimentación del mecanismo para salvaguardar la imparcialidad
• El estado de las acciones preventivas y correctivas.
• Las acciones de seguimiento provenientes de revisiones por la dirección previas por parte de la
dirección.
• El cumplimiento de los objetivos.
• Cambios que podrían afectar al sistema de gestión.
• Quejas y apelaciones
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Salidas:

• La Mejora de la eficacia del sistema de gestión y de los procesos.

• Las mejoras de las actividades del organismo relacionadas con el cumplimiento de la norma
ISO/IEC 17065
• necesidad de recursos requeridos.

Se inicia la reunión extraordinaria de revisión por la dirección para presentar el otorgamiento en la

certificación de producto, las decisiones y acciones relativas a: la mejora de la eficacia del SG y sus
procesos, la mejora del OEC con respecto a la norma ISO/IEC 17065 y la necesidad de recursos se
toman en cada uno de los puntos a tratar.

3.1 Resultados de las Auditorías Internas y Externas.

• Auditoría Interna:

La auditoría interna fue realizada los días 5, 6, 7 y 8 de diciembre del 2022, por personal externo
contratado y con la competencia de acuerdo al perfil establecido, la auditoría es ejecutada por el
ingeniero Mauricio Sarmiento en calidad de Auditor líder y como Experto técnico para los NACE 22, 24,
25, 27 y el ingeniero Jhorlin Alexander Espitia para experto técnico 23 y 32.

El informe fue entregado el 15 de diciembre del 2022, en este se identificaron 4 NC y 4 Oportunidades

de mejora, no se identificaron en las muestras seleccionadas hallazgos de no conformidad relacionadas
con las actividades de certificación de producto.

Conclusiones y Acciones Para Tomar

Conclusiones de auditor interno:

Se concluye que el organismo de CPR cuenta con un sistema de gestión documentado e implementado
en coherencia con los lineamientos establecidos con la norma ISO/IEC 17065:2012, los reglamentos
Técnicos de RETIE, RETILAP, JUGUETES y VAJILLAS; y los criterios específicos de acreditación
establecidos por ONAC.

La competencia técnica del personal se evidencia cumplimiento de acuerdo con los perfiles definidos
en el GH-MN-01 Manual de funciones y descripción de cargo y las actividades de calificación conforme
al procedimiento GH-PR-01 Selección y Contratación del Personal.

La testificación y revisión documental se realizaron conforme los alcances a presentar a ONAC, los
informes de la actividad de testificación se adjuntan al presente informe.

De acuerdo con los anterior, es necesario que el organismo de certificación de producto en cuanto las
acciones para los hallazgos identificados en esta auditoria se garantiza las adecuación y cumplimiento
a los requisitos normativos, reglamentarios que aplique.

Acciones para Tomar:

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De acuerdo con los resultados obtenidos en la auditoría interna para otorgación de OCPR, podemos
concluir que la Agencia Latinoamericana de Certificación - ALC cuenta con el sistema de gestión y la
competencia para presentar documentación y solicitar otorgamiento con ONAC.

Las no conformidades y oportunidades de mejora identificadas en este informe parcial por el auditor
serán analizadas por las áreas correspondientes con el fin de dar tratamiento.

• Auditoría Externa

A la fecha de esta revisión no contamos con auditoría externa bajo la norma ISO/IEC 17065. Se informa
que se ya se inició el cargue de los documentos en SIPSO para llevar a cabo la solicitud de acreditación
ante ONAC.

Recomendaciones de mejora

N.A

3.2 Retroalimentación De Los Clientes y Las Partes Interesadas

Retroalimentación por parte de los clientes

Al ser un OCPR que se encuentra en proceso de acreditación y no estar ejecutando las actividades no
se cuentan con datos que permitan evidenciar la retroalimentación del cliente, se espera iniciar a la
implementación una vez se inicien operaciones, se cuentan con los documentos asociados para llevar
a cabo estas actividades.

Partes interesadas relativas al cumplimiento de la norma ISO/IEC 17065

En el proceso de implementación para el otorgamiento, se tuvo en cuenta la participación y la

retroalimentación de todas las áreas de la compañía del organismo de certificación de producto, el cual
se recibieron comentarios satisfactorios en cuanto capacitaciones técnicas, divulgaciones y una
expectativa buena de los alcances.

El comité de partes interesadas se llevó a cabo el día 03 de septiembre del 2022, donde se realiza la
presentación de las partes y el sector a representar; como conclusiones se deja:

1. Las políticas y principios que se tienen en el OCP son adecuados, pertinentes y están enfocados a
garantizar la independencia, imparcialidad y confianza para el proceso de certificación de producto.

2. Se socializan los 35 riesgos identificados por el organismo frente a la afectación de la imparcialidad

e independencia donde se concluye que se da cubrimiento a las posibles fuentes identificadas como a
nivel personal, mando, societarios, relaciones afectivas, consanguinidad, afinidad, aceptar dinero o
prebendas y todo lo relacionado con amenazas o peligros abordado todas los posibles riesgos y así
mismo asegurando los controles que se han generado para garantizar la mitigación o eliminación de la
materialización de los riesgos.

3. En términos generales del proceso de certificación y las directrices establecidas incluyendo la

solicitud, selección, determinación, revisión, decisión y la atestación se garantiza que los procesos se
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llevan de forma independiente e imparcial dando cumplimiento a los procedimientos para la prestación
del servicio de certificación de producto.

Como conclusión se tiene una buena visión del proyecto de creación del organismo y la entrada de
funcionamiento y estableciendo como una oportunidad para la demanda de este requerimiento de
certificación de productos y la competencia del país, y estableciendo como reto para el OCPR el contar
con procesos agiles, pertinentes y coherentes con el mercado y las necesidades de los clientes de tal
forma que estos no sean un punto de demora o un obstáculo en las actividades comerciales, aclarando
que se refieren a temas operativos y administrativos del OCPR.

Recomendaciones de mejora

N.A

3.3 Retroalimentación del Mecanismo (matriz de riesgo) Para Salvaguardar la Imparcialidad

Actualmente, se cuentan con los siguientes mecanismos

• GQ-MN-01 Reglamento interno de Comité de la imparcialidad

• Política de imparcialidad y Política de calidad
• GH-FR-06 Código de integridad
• Acta de compromiso con la imparcialidad
• GE-OD-07 Matriz riesgos imparcialidad

Se presenta la política de imparcialidad que actualmente se encuentra implementada en el organismo

con el fin de identificar o de validar si se mantiene o se realizan actualizaciones, una vez verificada se
considera que esta enmarca el compromiso de la gerencia y del personal por mantener las actividades
de evaluación de la conformidad bajo lineamientos de objetividad, profesionalismo, imparcialidad, de
tal manera que aseguren la confiabilidad en las actividades de certificación.

En total se han identificado 35 riesgos, que pueden afectar la imparcialidad de las actividades de
certificación del OCPR, dentro de las causas identificadas tenemos, las relaciones del personal, las
relaciones de familiaridad, consanguinidad o afinidad, mando, relaciones con el diseño, mantenimiento,
reparación, consultoría, entre otros con los ítems objeto de certificación, comisiones, amenazas, entre
otros riesgos.

Se informa a la gerencia que actualmente no se ha materializado ningún riesgo de los identificados,

esto puede estar asociado a que no se han iniciado operaciones.

Se concluye por parte de la gerencia que los riesgos identificados y los controles establecidos permiten
asegurar que el OCPR puede realizar las actividades de certificación de manera confiables.

Recomendaciones de mejora

Se solicitó por parte de la gerencia llevar a cabo una divulgación de la matriz de riesgos con el personal
para garantizar una gestión continua de los riesgos a la imparcialidad.
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3.4 Estado de las Acciones Preventivas y Correctivas

Teniendo en cuentas los hallazgos reportados en la auditoría interna, se han establecido que se
requieren establecer las acciones correctivas y preventivas para la atención del hallazgo, se informa
que a la fecha esta actividad no se ha iniciado y teniendo en cuenta que se va a entrar a periodo de
vacaciones, estas acciones serán definidas e implementadas en enero una vez se regrese del período
de vacaciones
Teniendo en cuenta que el organismo está en inicio del proceso de implementación de sus sistemas
de gestión no se tiene información de otras fuentes para la definición de planes de acción como de
quejas y apelaciones, o supervisiones, o de las actividades de certificación de producto, es necesario
que una vez se inicie operaciones se trabaje con el personal en una capacitación para la identificación,
análisis y definición de acciones correctivas y preventivas.

Recomendaciones de mejora

Capacitación al personal del OCPR en acciones correctivas y preventivas

3.5 Acciones de Seguimiento Provenientes de Revisiones por la Dirección Previas

Al ser un laboratorio que se encuentra en proceso de acreditación y no estar ejecutando las actividades
no se cuentan con revisiones por la dirección previas.

Recomendaciones de mejora

No Aplica

3.6 Cumplimiento de los Objetivos.

A continuación, se realiza la revisión del cuadro de mando integral y se verifican los resultados
obtenidos de los indicadores que permiten evaluar la gestión del OCPR, se tiene en cuenta el tiempo
de ejecución de las actividades del OCPR ya que como no se ha iniciado operaciones, no se cuenta
con información para algunos de estos:

Capacitaciones al equipo técnico programadas anualmente

Se ha cumplido con las actividades de capacitación programadas a la fecha en su totalidad teniendo

como resultado un cumplimiento del 100%.

Supervisiones de personal técnico

No se han ejecutado actividades de supervisión, a la fecha se han llevado las actividades de calificación
y autorización del personal de acuerdo a los lineamientos del sistema de gestión.

El personal que cuenta ALC en el organismo de certificación de producto para el alcance que se
presentará para otorgamiento, cuenta con la competencia de acuerdo con los lineamientos establecidos
en el procedimiento GH-PR-01 Selección y contratación de personal y GH-MN-01 Manual de funciones
y descripción de cargo
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En cuanto personal técnico (Auditores y director Técnico) se realizó proceso de calificación y

autorización del personal de acuerdo con el procedimiento GH-PR-01 Selección y contratación de
personal.

Posicionamiento de la marca

Como no se han iniciado operaciones esta actividad aun no es susceptible de avaluación.

Tiempos de respuesta en los procesos de evaluación

Como no se han iniciado operaciones esta actividad aun no es susceptible de avaluación.

Quejas procesadas en un tiempo menor o = a 8 días

Como no se han iniciado operaciones esta actividad aun no es susceptible de avaluación.

NPS Net Promoter Score Satisfacción del cliente

Como no se han iniciado operaciones esta actividad aun no es susceptible de avaluación.

Aumentar la rentabilidad

Como no se han iniciado operaciones esta actividad aun no es susceptible de avaluación, está
pendiente la entrega del informa de contador a corte del 31 de diciembre del 2022 para evaluar la salud
financiera del OCPR.

Recomendaciones de mejora

Realizar una verificación dentro de un periodo de 6 meses para verificar que se estén cumpliendo con
el seguimiento de los indicadores, esto teniendo en cuenta que hay unos objetivos que se requieren
verificar a la entrada en funcionamiento del OCPR.

3.7 Cambios Que Podrían Afectar al Sistema De Gestión

Se informa por parte de la dirección técnica que a la fecha no se tiene previsto o no se tiene información
de cambios asociados a los requisitos normativos o reglamentarios relacionados con el alcance del
Sistema de gestión del OCPR en cuanto a juguetes y vajillas, este último fue modificado en el 2022 y
organismo ya implementó las directrices para su cumplimiento.

En cuanto a RETIE y RETILAP se informa que estos encuentran incurso de revisión y actualización, y
que de acuerdo a las revisiones ejecutadas donde ha participado la gerencia se informa que dichos
documentos una vez sean aprobados traerán cambios al sistema de gestión.

Adicional se considera que los cambios que se podrían dar al sistema de gestión estarían relacionados
con el proceso de evaluación de otorgamiento de a la acreditación

Recomendaciones de mejora
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Estar atendo a la actualización y a los resultados de la evaluación con fines de acreditación y realizar
los ajustes en consecuencia

3.8 Quejas y Apelaciones

Al ser un OCPR que se encuentra en proceso de acreditación y no estar ejecutando las actividades no
se cuentan con quejas ni apelaciones presentadas.

Recomendaciones de mejora

N.A

4. COMPROMISOS

A continuación, se relaciona los compromisos que definido en esta revisión por la dirección
extraordinaria:

Fecha de
Actividad Responsable Recursos
compromiso
Se solicitó por parte de la
gerencia llevar a cabo una
divulgación de la matriz de Director Calidad 1er semestre del Honorarios y tiempos para
riesgos con el personal para Coordinador calidad 2023 ejecutar las actividades
garantizar una gestión continua
de los riesgos a la imparcialidad
Capacitación al personal del
Director Calidad 1er semestre del Honorarios y tiempos para
OCPR en acciones correctivas y
Coordinador calidad 2023 ejecutar las actividades
preventiva.
Realizar una verificación dentro
de un periodo de 6 meses para
verificar que se estén
cumpliendo con el seguimiento Director Calidad
Próxima Revisión Honorarios y tiempos para
de los indicadores, esto teniendo Coordinador calidad
por la Dirección ejecutar las actividades
en cuenta que hay unos Gerencia
objetivos que se requieren
verificar a la entrada en
funcionamiento del OCPR
Estar atendo a las
Director Técnico
actualizaciones y a los
Director Calidad Honorarios y tiempos para
resultados de la evaluación con Permanente
Coordinador calidad ejecutar las actividades
fines de acreditación y realizar
Gerencia
los ajustes en consecuencia
Una vez ALC se encuentre
acreditado en los respectivos
Director Comercial
alcances, y se inicie operaciones 1er semestre del Honorarios y tiempos para
Director Calidad
se inicia encuesta de 2023 ejecutar las actividades
Coordinador calidad
satisfacción con el fin de revisar
satisfacción de los clientes

5. CONCLUSIONES
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A partir de esta revisión por la dirección se puede concluir que se han revisado cada una de las entradas
y salidas, así como también se han tomado las decisiones en cada uno de los aspectos evaluados para
una futura solicitud.

Actualmente el sistema de gestión del organismo da cumplimiento a los criterios definidos en la ISO/IEC
17065:2012 contando con personal capacitado y competente para para el desarrollo de las actividades
de certificación por tanto se concluye que, una vez realizados los ajustes detallados en el presente
informe, el organismo se encontraría en condiciones para atender el proceso de evaluación con el
organismo nacional de acreditación ONAC.

Actualmente ALC cuenta con un sistema de gestión que cumple con los criterios y/o lineamientos
definidos en la norma ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17067 y los referentes normativos se encuentran
conformes.