VI.

DEFINICIÓN DE INVENTARIO
El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que se
valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en las tarjetas
de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa.
En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si los
bienes están en una situación de poder venderse fácilmente, se hace una estimación
o valorización de los artículos en su costo original o en el precio a que podría comprarse
en el mercado abierto, cualquiera que sea el más bajo de estos precios.
El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a través
de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la relación final de
los artículos que se mantienen en existencia.

Figura 1. Inventariado

1. Conceptos generales

Los inventarios deben realizarse periódicamente, a fin de garantizar la consistencia de

los datos y la eficiencia de las gestiones.
Contribuye a reducir al mínimo las posibilidades de fricciones entre las relaciones
internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa. El control de
inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo y
mediano plazo, así como una buena programación de la producción y los métodos de
control.
El inventario en una empresa, en un momento dado, es difícil de estimar, debido a que
deben efectuarse los cálculos mientras se van realizando transacciones, y por lo tanto,
constantemente están en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas
precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta causa, razón por

1
la cual, algunas empresas prefieren paralizar las transacciones, a pesar de la supuesta
pérdida que pueda ocasionar.

2. Plan de inventario

El Plan de Inventario, debe desarrollarse en relación con los planes de producción y

de ventas.
En un mercado de vendedores, el plan de producción debe tener prioridad para
establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe darse
prioridad a los requerimientos de las ventas.
En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artículos y del
almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa.
Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habrá que establecer
controles de inventario para todos los productos.

3. Responsabilidad de los inventarios

La responsabilidad física de los inventarios, es una función netamente de

almacenamiento, razón por la cual se hace indispensable:

a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepción, la distribución y la

seguridad; así como,
b. Mantener al día, registros completos y exactos de los artículos.

Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los

artículos recibidos en el almacén, a no ser que se hayan dispuesto de ellos, previa
aplicación de medidas aceptadas y autorizadas. Los artículos de un almacén “no
desaparecen” sin explicación alguna; pueden dañarse irreparablemente, evaporarse,
ser robados, etc., pero el almacén sigue siendo responsable de ello.
Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artículos, debe hacer que
el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos fuentes
diferentes, a fin de conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La fórmula general,
que debe guiar los controles, es:

I = R-D

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Donde:

I = Inventario en existencia
R = Recepción

D = Despacho o Distribución

De esta fórmula, lógicamente se deduce:

R= I+ D
D= R-I

4. Registro de existencias

Tanto el almacén, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario, por

cuanto son indispensables para:

4.1 Almacenes, a fin de:

• Presentar la situación de los artículos.

• Determinar la disponibilidad de las existencias.
• Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposición de la existencia.

4.2 Contabilidad, a fin de:

• Proporcionar datos básicos, para determinar los activos de la empresa.

• Conciliar los registros de los artículos del almacén.
• Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento, con
respecto a los inventarios físicos.

En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes:

A. Para los artículos que llegan:

• Fecha en que se colocó el pedido

• Fecha de embarque
• Fecha de recepción

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 • Número del pedido (orden de compra)
• Nombre del proveedor
• Nombre del transportista
• Cantidad pedida
• Cantidad recibida
• Número de factura del flete

B. Para los despachos, (que salen), se requiere de una información similar, haciendo
los cambios de términos, que fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir
adicionalmente otro tipo de información, referentes a costos, precios, facturación,
etc.

Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de acuerdo al

diseño que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el sistema de
almacenamiento se ajuste al diseño del formato que se puede tener.

5. Tipos de inventarios

Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales:

a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artículos existentes en un

almacén; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario,
o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia
Logística (o Contabilidad), para asegurar que cada artículo sea verificado dentro
del período prescrito.
b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario
verificar o reajustar el registro de stock de un artículo determinado, por ejemplo,
cuando el registro de stock de un artículo muestra un balance de cero, a pesar de
haber existencias o cuando determinado artículo es denegado en el almacén y la
tarjeta de registro indica que existen disponibilidades para la entrega.

6. Los inventarios y el control físico

Los inventarios, entendidos como la relación de los artículos que se mantienen en

existencia, deben ser controlados periódicamente a fin de garantizar la consistencia
de los datos y la eficiencia de la gestión.

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Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura
adecuada, se establece una clasificación de los tipos de inventarios que responde a
la clase de mercancías existentes.

6.1 Los inventarios regulares

Pueden ser a su vez:

A. De alta rotación
Cuando son mercaderías u objetos de transacciones continuas, renovándose
periódicamente.

B. De baja rotación

Cuando se trata de mercaderías (generalmente repuestos), cuya permanencia

en el almacén permite asegurar la continuidad y eficiencia del servicio, pero
cuyo movimiento es lento y/o aleatorio.

6.2 Inventarios irregulares

Se denominan así, aquellos inventarios que contienen mercaderías que la empresa

adquiere y utiliza solo en casos específicos o muy eventuales y por lo tanto se
justifica mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderías que generalmente
constituyen lo que se llama inventarios irregulares:

A. Transitorias

Son mercaderías adquiridas con un fin específico, por ejemplo la ampliación

de una planta industrial o de oficinas de cierta envergadura. Estas se
almacenan provisionalmente y se espera agotarlas al término del trabajo.
Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos excedentes o
sobrantes que pasarán a formar parte del inventario regular o a la venta si
resulta más conveniente.

B. Cargo directo

Estas mercaderías no pasan por almacén. Son adquiridos y entregadas

(previo control adecuado) directamente al usuario. Algunas son de poco valor
o importancia y otras veces de características tan particulares que no se
justifica almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina).

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 También excepcionalmente algunas de estas mercaderías son devueltas al
almacén; generalmente cuando se ha cometido un error en su adquisición y
se almacenan hasta que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna
aplicación o destino.

7. Procedimientos de control físico de inventarios

El control físico del inventario, es la comprobación, (mediante el recuento), de que las

existencias están de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad.
Existen diversos métodos de control físico de las existencias; los más empleados son
los siguientes:

7.1 Inventario rotativo permanente

Este método implica la revisión continua de las existencias, mediante un equipo

de inventariadores que actúan en función a una programación específica.
El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depósitos
y se realiza sin paralizar las actividades del almacén. A lo más, sólo se debe
efectuar un bloqueo temporal de la documentación y del despacho de un reducido
número de artículos, máximo por un día; la mayor parte de las veces por algunas
horas.
Son dos formas de efectuar el inventario:

A. Al barrer
En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto
determinado del depósito o estante y continuando con el control de toda la
mercadería allí almacenada, sin excepción.
Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y
encontrar algunos “tapados” (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar
averías o malas condiciones de conservación de la mercadería.

B. Selectivo
Aquí se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en cuenta su
ubicación, algunos artículos específicos, utilizando los diversos criterios de
selección. Este método se emplea para realizar inventarios de tipo especial o
parcial.

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7.2 Inventario masivo periódico

Es el método más común de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las

operaciones del almacén por varios días, generalmente 2 veces por año y requiere
una adecuada preparación y planificación a fin de evitar la prolongación excesiva
del cierre y la paralización de las actividades de la empresa. Sirve principalmente
a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderías.
Requiere la participación de todo el personal estable del almacén y algunas veces,
apoyo de personal de otras dependencias afines. Este método se aplica para
efectuar inventarios de tipo general o completo.

8. Preparación del inventario físico

En ambos métodos, el rotativo y el masivo, la ejecución de inventario físico requiere de

una preparación adecuada. Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en
consideración los aspectos siguientes:

8.1 Ordenamiento del almacén

Esta condición es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se hace

imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor de
los inventariadores.

8.2 Personal necesario

Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que requieren los

inventariadores, debe conocer el material y estar en condiciones de ejecutar
labores que exigen habilidad y capacidad física. Este personal puede ser el que
trabaja a diario en los almacenes pero deberá además, instruírsele sobre los
procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar la documentación.

8.3 Documentación

Igualmente importante es preparar la documentación para la toma de inventario.

Son dos los aspectos a considerar en relación con la documentación:

1. La puesta al día de los Registros Contables y del Almacén que facilitará la

conciliación.
2. El bloqueo de la documentación de entrada y salida durante el control físico
para evitar omisiones y/o duplicidad en el conteo.

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8.4 Medios físicos

De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, será necesario

disponer de herramientas o equipos que permitan manipular (subir, bajar,
desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o rotular, etc.).
Igualmente será necesario disponer de equipos de seguridad y primeros auxilios
en caso de accidente.

8.5 Programa y presupuesto

La programación del inventario físico, es decir, la determinación del número de

veces que un artículo debe ser controlado en un período dado deberá basarse en
los siguientes elementos de juicio y criterios:

a. Variedad y cantidad de artículos existentes.

b. Horas-Hombre disponibles. En especial el número de inventariadores
disponibles en forma permanente o periódica.
c. Valor de consumo de cada ítem del inventario, en función a la clasificación A,
B, C. (Los ítems de un stock se clasifica por orden decreciente del volumen
anual en dólares, separado en 3 niveles A – B - C).
d. Frecuencia de salida de cada ítem.

Como ejemplo se plantea aquí un caso supuesto de inventario rotativo:

Se trata de un almacén que cuenta con 5 000 artículos y un valor de consumo total
de S/. 200 000 000,00. Si se sabe que durante el año se van a efectuar dos
inventarios permanentes, esto equivale a 2 880 horas-hombres: si tenemos en
cuenta los 240 días útiles del año, de 6 horas efectivas de trabajo c/u se tendría:

2 x 240 x 6 = 2 880 HH. Esto equivale a 35 minutos disponibles por ítem:

2880/ 5000 HH = 0,576 de hora

O sea: 0,576 x 60 = 35 minutos.

Para una supuesta determinación de ítems de 30, 470 y 4 500 (en total 5 000), la
clasificación A, B, C, será la siguiente:

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 Tabla 1

Valor
Porcentaje Porcentaje de
Nº de ítems Clases consumido o
de ítems valor
vendido
30 0,6 % A 100 000 000,00 50 %
470 9,4 % B 60 000 000,00 30 %
4500 90 % C 40 000 000,00 20 %
5000 100 % 200 000 000,00 100 %

Efectivamente, así se mantiene un inventario más copioso como alternativa

económica, en vez de aumento de costos usado por un control más riguroso del
inventario.
El sistema de computadoras ha cambiado mucho esta situación, a favor de un
control estricto de las existencias.
Ahora es posible aplicar las reglas de decisiones de nuestros miles de ítems,
comparando los registros de existencias (entradas y salidas), en el sistema de
procesamiento de datos de una firma que posea las computadoras de modesta
capacidad, ofrecido por los fabricantes de equipo para oficinas. Estas
computadoras pueden llevar los registros de existencias, como parte de la
corriente normal de datos de sus transacciones. Con ellas se puede programar y
almacenar las reglas de decisión, para la aplicación por la computadora que
después tomará las decisiones rutinarias de completamiento; y las firmas
minoristas, distribuidoras y manufactureras, utilizando los equipos de
computación podrán disponer de programas preestablecidos para pronósticos,
lotes económicos de pedido y análisis de existencias rutinarias.