Marlin Quintero C.I 29.774.

276

Jesus Rodriguez C.I 27.806.794

Ensayo / Contabilidad de Costo I / Modulo II / UNELLEZ / IV Semestre.

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades,

para asegurar que los objetivos y planes de la organización se llevan a cabo, por lo tanto un buen
administrador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la
empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de los acontecimientos
de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para
asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. Para el desarrollo de la presente
unidad se han estructurado tres partes que justamente vienen a ser los elementos del costo,
materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación.

Control de los Materiales

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción

considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea
cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad
y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulación de costos de los materiales en un
producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben
decidir cómo tratar los costos de adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los
procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los
materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y
distribución de los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre
materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría
una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras
presentar agotamiento de existencia.

Significado e importancia del control de materiales

En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción es la

obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito.
El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos
relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén
respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para
valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y
administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las
operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos
de control interno, entre los cuales se mencionan controles de: autorización, procesamiento y
clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física. Los objetivos de autorización tratan de
todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas
adecuadas establecidas por la administración, se podrían mencionar los niveles de inventario a
mantener, método de valuación de inventarios, los ajustes de inventarios. Los objetivos de
procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento,
reprocesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplo se
puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de
materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso.
Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica
de los saldos que se informan, así como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este
sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su
comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales. Los objetivos de salvaguarda física
hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y
procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas
autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes. La utilización de medios y
soportes documentales constituyen las vías que un contador de costos debe emplear si pretende
llegar a controlar el componente directo del costo del material.

Principios que rigen el control y la contabilización de materiales:

1.- Todas las transacciones que impliquen compra, recepción, almacenaje y consumo de
materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables
basados en pedidos expresos.
2.- Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción
deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o
malversaciones.
3.- Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea de manera inmediata en
la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada
vigilancia.
4.- Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos
productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente
conseguidas.
5.- En cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y
valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las materias
primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud
de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y
materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de
compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y
mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso
productivo, facilitando las labores de auditoria. Principios que rigen la contabilización y
control de la materia prima y materiales
Formas más utilizadas en el control de los materiales:
Solicitud de compra

Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material,

dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al
departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las
especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el número de requisición, nombre de
la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de
artículos solicitados, identificación del número de catálogo, descripción del artículo y firma
autorizada.

Orden de compra

Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor

seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los términos
establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y
dirección de la empresa que hace el pedido, número de la orden de compra, nombre y dirección
del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, términos de la entrega y de pago, cantidad de
artículos solicitados, número de catálogo, descripción, costo por unidad y total, costo total de la
orden y la firma autorizada.
Informe de recepción

Es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos.

Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el
Informe de Recepción debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepción
generalmente debe incluir el nombre del proveedor, número de la orden de compra, fecha en que
el pedido es recibido, código del material, cantidad recibida, descripción de los artículos, las
diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.

Devolución de compras

Es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato
debe llevar impreso el número y fecha de la devolución, el nombre del proveedor, número de la
orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, código del material,
cantidad devuelta, descripción de los artículos, las observaciones correspondiente y la firma
autorizada.

Requisición de materiales

Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material y se
presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del
departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y número de la requisición, fecha de
entrega, identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden, la
cantidad y descripción del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma
de la persona que autoriza la requisición, firma de la persona que despacha los materiales y firma
de la persona que recibe.

Devolución de materiales

Tiene el efecto inverso de una Requisición de Materiales y muestra los materiales que se
devuelven al almacén. Su formato es semejante a la requisición. Los datos más importantes que
debe incluir este informe son: fecha y número de la devolución, identificación del departamento
que devuelve los materiales, la cantidad y descripción de los materiales, el costo unitario y costo
total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolución, firma de la
persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacén. De igual
manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor, por distintas razones, entre las que
se pueden mencionar: material no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se
emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras.

Tarjeta kardex

Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las
cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en
existencias.

Orden de producción

Se usan para gestionar la conversión de los materiales adquiridos en productos

manufacturados. Las órdenes de producción dirigen el trabajo por los distintos centros de
trabajo o de máquina de la planta. Es un sistema que acumula los costos de la producción
de acuerdo a los trabajos de los clientes; los costos que demandan cada orden se van
acumulando para cada una, siendo el objeto de costos un grupo o lote de productos
homogéneos o iguales. Como cada trabajo es diferente es razonable que los costos de
producción de cada trabajo también sean distintos y por tanto deben acumularse por
separado.
Sistema apto cuando los productos fabricados son como identificables en todo momento
como pertenecientes a una orden.
Sistema apto cuando los productos fabricados son como identificables en todo momento
como pertenecientes a una orden.
Sistema apto cuando los productos fabricados son como identificables en todo momento
como pertenecientes a una orden.

La unidad de costos es generalmente te un grupo o lote de artículos iguales, se genera

mediante la emisión de órdenes de producción los costos se cumulan para cada orden
Por separado y la obtención de los costos unitarios de producción se obtiene de la división
del costo total de cada orden para el N° de unidades producidas en dicha orden.
Este sistema se utiliza en las industrias en las que la producción es interrumpida porque
puede comenzar y terminar en cualquier momento o fecha del periodo de costos; diversa
porque se pueden producir uno o varios artículos similares, para lo cual se requieren de
las respectivas ordenes de producción o de trabajo específicas, para cada lote o artículo
que se fabrica.
Para cada orden de producción se acumulan los valores de los tres elementos del costo
de producción (materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación) que permiten la determinación de los costos totales y unitarios, en la hoja de
costos respectiva.
Tipos de Inventario:
a. Sistema de Inventario periódico
En un sistema de inventario periódico las compras más el inventario inicial es
igual a los materiales disponibles para usar durante un periodo. Para determinar
el inventario final de materiales, debe realizarse un conteo físico de los
materiales todavía disponibles al final del periodo.
El costo de los materiales usados en el periodo se determina restando el
inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el
periodo, de la siguiente manera:
Inventario Inicial de materias primas 100
(+) Compras 200
(=) Materiales disponibles para usar 300
(-) Inventario final de materiales (con base en un conteo físico) 50
(=) Costo de los materiales empleados 250
Nótese que con éste método, el costeo de los materiales usados no se determina
directamente; se calcula de manera indirecta como un residuo.
Es un sistema que no requiere de un registro continuo de cambios en el inventario. No
pueden calcularse con precisión los costos de materiales directos utilizados o los costos
de productos vendidos hasta la terminación de los inventarios, se determinan por su
conteo físico, y se restan de la suma de inventario inicial, compras y otros costos de
compra.
b. Sistema de Inventario perpetuo
Bajo éste sistema se requiere un registro continuo (“tiempo real”) de adiciones y
reducciones de inventarios. Para un comerciante, este método significa un registro
continuo de adiciones y reducciones de mercancías para su reventa.
Para el fabricante este método significa un registro continuo de adiciones y reducción de
materiales directos, producción en proceso, y productos terminados. Con esta información
puede calcularse un costo acumulativo de productos vendidos o consumidos.
Así en el método de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el
costo del inventario final de materiales pueden determinarse directamente después de
cada transacción o movimiento.
Cuando se emplean éste método deben mantenerse tarjetas de registro del libro mayor
auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales.
El uso del método de inventario perpetuo también requiere un conteo físico al menos una
vez al año para verificar la validez de los registros y/o revisar algún posible error o pérdida
producidos por robo o daño.
Método de valuación de inventarios NIC 2:
a. Primeras Entradas, Primeras Salidas PEPS
Este método de valuación de Existencias se basa en el principio de que las existencias
más antiguas en stock son las primeras en ser vendidas o consumidas. Quedando de esta
manera un saldo final de inventario que corresponde a las existencias adquiridas
recientemente.
b. Promedio diario, mensual o anual (ponderado o móvil)
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo
entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente
existentes, como los de la nueva compra.
Costos asociados a los inventarios de materias primas y productos terminados:
Procedimientos contables:
Son procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones en los libros contables. Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se
definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos
e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se
pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos
generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos
contables, son los siguientes:
 Recepción de inventarios
 Ventas de productos
 Fabricación de productos
 Registro de estimaciones
 Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden
asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio,
permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los
estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados
a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos
clasificables como
Procedimientos contables
Este primer pasó del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error
pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro. La amortización de
una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa
manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean
éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y
suministros. Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios
involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una
empresa manufacturera.
Casos especiales en la contabilización de materiales:
Material de desecho
Materias primas que quedan del proceso de producción; éstas no pueden volver a
emplearse en la producción para el mismo propósito pero es posible utilizarlas para un
proceso de producción o propósito diferente o venderse a terceras personas por un valor
nominal.
Material de desperdicio
Aquella parte de las materias primas que queda después de la producción y que no tiene
uso adicional ni valor de reventa.
Material que se pierde, evapora, en un proceso de fabricación, o que constituye un
residuo sin ningún valor mesurable de recuperación. Ejemplo los gases, el polvo, el humo,
estos residuos son invendibles y no generan ningún beneficio económico.