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Sistema de Gestión:
Calidad, Ambiente y Seguridad e Higiene en el
Trabajo
MÓDULO I
Gestión se define como aquel conjunto de acciones que se llevan adelante para
administrar o cumplir un objetivo. Sin embargo, las acciones deben seguir un orden.
De nada sirve “hacer cosas por hacer”, ya que así los recursos no se usan
eficientemente. La ISO 9000, que es una norma que contiene todas las definiciones
relacionadas a la Gestión, establece que ésta es el conjunto de actividades
coordinadas para dirigir y controlar la organización.
Las acciones que se realizan deben ser concordantes con los recursos de los que
dispone la organización: infraestructura, recursos humanos, dinero, cultura
organizacional, etc. La gestión de las acciones utilizadas de manera coordinada con
los recursos disponibles, conforman el Sistema de Gestión, definido como un medio
para logran los objetivos.
Para llevar adelante un Sistema de Gestión, se necesita seguir un modelo, una guía.
Estos modelos pueden ser desarrollados por la propia organización, o adherirse a
modelos ya prescriptos, es decir, ya formulados. Idealmente, desarrollar un modelo
propio sería lo mejor, ya que se encontraría perfectamente adaptado a las necesidades
de la empresa. Sin embargo, esto insume mucho tiempo y dinero, factores que a
ninguna empresa le interesa perder. Asimismo, se hace difícil validar el Sistema de
Gestión frente a clientes o proveedores; ¿cómo avala el cliente que estos modelos de
gestión estén bien desarrollados?
Por lo tanto, en la práctica, los Sistema de Gestión más útiles son los prescriptos, es
decir, modelos ya definidos. Éste tipo de modelos son los llamados normalizados o
estandarizados. Se denominan así por estar compuestos por una serie requisitos que la
organización debe cumplir, lo que permite asegurar que los materiales, productos,
procesos y servicios utilizados son los adecuados para sus propósitos. El sistema de
normalización más conocido es el de la familia de normas ISO 9000, ISO 22000, ISO
14000. En la actualidad, hay más de 20.000 normas formuladas activas.
4. DESARROLLADORES DE NORMAS
Las normas ISO se formulan luego de que varias partes involucradas, incluidos el
ámbito académico, ámbito gubernamental, asociaciones de consumidores,
1000000
800000
600000
400000
200000
0
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
ISO 9001 ISO 14001 ISO 22000
Figura 1. Número de emisiones de normas ISO 9001; ISO 14001 e ISO 22000 a nivel
mundial.
1200000
1000000
800000
600000
400000
200000
0
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
10000
9000
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
A continuación se expone una breve revisión general de los pasos más importantes
que implica la certificación de una norma en particular (Figura3).
El concepto de Misión refiere a un motivo o una razón de ser por parte de una
organización, el motivo por la cual existe. Este motivo se enfoca en el presente, es
decir, es la actividad que justifica lo que la organización está haciendo en un momento
dado. Por ejemplo: “la misión de la compañía es mejorar la calidad de los
automóviles”. Para definir la misión de nuestra empresa, nos ayudará responder
algunas de las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Cuál es
La Visión es como “el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de
rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las
de competitividad” (Fleitman Jack, 2000). La Visión, denominada como el sueño de la
empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo plazo, es la
imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa más adelante. Quizás la
empresa nunca podrá realizar su visión, pero trabajará siempre en pos de ella. Para
definir la visión debemos preguntarnos ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro
negocio?, ¿Cómo seremos en el futuro?, ¿Qué haremos en el futuro?, ¿Qué
actividades desarrollaremos en el futuro?.
Lan Chile:
- Misión: transportamos sueños entregando lo mejor de nosotros para lograr la
preferencia de clientes y comunidades, construyendo una empresa sustentable
donde les encante trabajar.
- Visión: ser una de las 10 mejores líneas aéreas del mundo.
- Valores: calidez, eficiencia, superación, seguridad.
Nestle:
– Políticas generales: son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus
líneas generales.
Una vez definidos la misión, visión y los valores, se delinean las políticas
organizacionales, y a partir de ésta los objetivos. Cuando el cumplimiento del objetivo
implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultáneas o no, es posible
hablar de “metas”. Éstas, al igual que los objetivos, deben ser cuantitativas y medibles.
Todos los trabajadores deben estar perfectamente informados de qué es lo que la
organización espera de su trabajo para alcanzar los objetivos definidos. Los objetivos
tienen el cometido de concretar qué se desea conseguir, y son los elementos que
sirven de referencia a las personas que tienen responsabilidad sobre los procesos que
han de posibilitar alcanzar los retos planteados.
Así, por ejemplo, si un objetivo para el 2018 es “aumentar las ventas un 5%”,
pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivo del
5%. Es muy importante que los objetivos o metas contengan o indiquen cantidades:
¿cuánto se pretenden incrementar las ventas? ¿en qué porcentaje se pretende reducir
el número de reclamos? ¿en cuánto tiempo se logrará?.
En primer lugar, hay que estar seguros de que los objetivos sean coherentes con la
política organizacional, y ayuden a la organización a cumplir con ese compromiso. En
su definición, es conveniente tener en cuenta:
Por ejemplo, si una organización plantea el objetivo "aumentar las ventas", ¿será lo
mismo para la empresa que sus ventas se hayan incrementado un 0,1% o que se
incrementen un 30%? Pues no, seguramente no será lo mismo. Por ello, en el objetivo
es fundamental que se defina el cuánto, para poder luego determinar si se ha
conseguido o no lo propuesto. Además, no es lo mismo que el objetivo se alcance en 1
año, 5 años o 6 meses, entonces, es necesario incorporar en el objetivo un límite de
tiempo. Para que un objetivo cumpla su cometido, y ayude a la organización, debe
cumplir con cuatro características:
A partir de la definición del objetivo, también se definirá quién o quiénes son los
encargados de lograrlo, y definirán una estrategia para hacerlo. Si no se definen las
estrategias, se cae en el error de querer “mejorar” haciendo siempre las cosas igual.
Sin embargo, “para alcanzar resultados diferentes es necesario actuar diferente”. Las
estrategias son, entonces, las acciones y actividades que se deberán realizar de un
cierto modo, para alcanzar el objetivo.
Una vez que el objetivo está planteado, se han especificado los responsables y las
estrategias, se debe desarrollar una forma de poder “observar” si se ha cumplido el
objetivo o no. Para esto, se utilizan indicadores.
Para aclarar estos conceptos podría valer el siguiente ejemplo: “matar moscas a
cañonazos”. Este es un proceso verdaderamente eficaz, pues siempre se consigue el
objetivo. En cambio no resulta eficiente, pues los recursos utilizados son demasiado
elevados. Utilizando un spray insecticida convencional se consigue el mismo objetivo
(quizás con algo menos de eficacia según el tipo concreto), y además los recursos
utilizados tienen un coste mucho menor. Si además se tienen en cuenta los efectos
secundarios ocasionados, que al fin y al cabo también pueden incurrir en costes
adicionales, se puede concluir que este segundo modo de matar moscas es mucho más
eficiente y sigue siendo eficaz.
Una vez obtenido los datos, es necesario su análisis para poder obtener resultados y
concluir sobre el grado de cumplimiento del objetivo. Para ello, es necesaria una
reunión donde participen todas las personas involucradas, incluida la alta dirección.
Es frecuente, y muy útil, que los indicadores sean graficados para una fácil
interpretación, y colocados en lugares visibles en las zonas donde se realizan los
procesos, para que todos los trabajadores puedan acceder a ellos. Es necesario que a
cada indicador se le asigne un tipo de gráfico que nos permita visualizar e interpretar
fácilmente la información del indicador.
En este caso, se deben calcular intervalos para poder graficarlos, ya que se necesita
incluir un gran número de valores intermedios. Para que el histograma sea
representativo, todos los intervalos deben tener el mismo ancho. Para ello, la forma de
construir un histograma es realizando los siguientes pasos:
También es conocido como la Ley 20-80, la cual expresa que “generalmente unas
pocas causas (20%) generan la mayor cantidad de problemas (80%)”. Este tipo de
análisis es una forma de identificar una serie de causas o factores que afectan a un
determinado problema, el cual permite, mediante una representación gráfica o tabular
identificar en una forma decreciente los aspectos que se presentan con mayor
frecuencia o bien que tienen una incidencia o peso mayor. Se utiliza para establecer en
Las ventajas del Diagrama de Pareto es que permite centrarse en los aspectos cuya
mejora tendrá más impacto, optimizando por lo tanto los esfuerzos. Tiene una visión
gráfica fácil de comprender, y da una idea de la importancia relativa de los problemas.
Los siguientes ítems que pasen de 80,001% hasta el 95% se denominan B y al resto
hasta completar el 100% se denominan C. Esto es lo que se conoce como Ley ABC o Ley
20-80, ya que aproximadamente el 20% de las causas en estudio generan el 80% del
total de los efectos.
Ejemplo: Una gráfica desea conocer cuáles son las principales causas por las cuales
no se tienen impresos los pedidos a tiempo. Para ello, registran a lo largo de un mes
las causas que han frenado el proceso de impresión. Una vez registrados, se calcula su
frecuencia relativa y relativa acumulada.
También son útiles para la planeación. Por ejemplo, un grupo podría realizar una
lluvia de ideas de las “causas” de un evento exitoso, tal como un seminario, una
conferencia o una boda. Como resultado, producirían una lista detallada agrupada en
una categoría principal de cosas para hacer y para incluir para un evento exitoso.
¿Cómo se elabora?
1- Se debe identificar el problema o situación que se quiere mejorar. El problema
deberá ser específico y concreto: incumplimiento con las citas para instalación,
cantidades inexacta en la facturación, errores técnicos en las cuentas de proveedores,
etc. El problema se coloca hacia la derecha del gráfico, y remarcado o encerrado en un
rectángulo para su rápida visualización.
Es una representación gráfica de un proceso mostrado paso a paso. Tiene una gran
capacidad para la organización de los mismos y así poder enfocar esfuerzos. Los pasos
(datos, actividades) se representan mediante figuras de distintos tipos, y el flujo de la
actividad mediante flechas que conectan las figuras. En gestión de la calidad es una
herramienta básica para la representación de los macroprocesos, procesos,
subprocesos y/o tareas; en este gráfico general, se pueden incorporar valores de los
indicadores para poder observar, en un simple golpe de vista, cuáles son las áreas o
procesos que presentan problemas. Por otra parte, es una herramienta igualmente
valiosa para el análisis dado que muestra los elementos básicos de la actividad
eliminando elementos superfluos. Se puede aplicar fácilmente en todas las
organizaciones y permite que los procesos se lleven a cabo más eficazmente.
Otros símbolos ayudan a completar el diagrama aunque hay que evitar el abuso en
su utilización puesto que pueden entorpecer más que ayudar (no olvidemos que la
función principal del diagrama de flujo es clarificar el proceso). Los símbolos pueden
Es una representación gráfica que ayuda a identificar la posible relación entre dos
variables. Es relativamente fácil interpretar los datos; no obstante, para establecer
relaciones (no causales) es necesario luego realizar análisis estadísticos más
elaborados. Sin embargo, es una herramienta útil de visualización.
La relación entre dos variables puede ser: positiva o negativa. Si es positiva, significa
que un aumento en la variable x se asocia con un aumento en la variable y. Si es
negativa significa que un aumento en la variable x se asocia con una disminución en la
variable y. También se puede visualizar si no existe asociación entre las variables.
Los puntos que caen aleatoriamente dentro de los límites de control indican que su
proceso está bajo control y presenta solamente una variación de causa común. Los
puntos que caen fuera de los límites de control o muestran un patrón no aleatorio
10.2.5. Checklist
Las preguntas, en forma de cuestionario sirven como una guía, ayuda memoria, que
obliga a quien las contesta a reflexionar sobre el nivel de acatamiento de
determinados requisitos (reglas). La ckecklist enumera una serie de ítems (muchos o
pocos dependerá de la exhaustividad que se pretenda) que deberían verificarse uno a
uno para asegurarnos de lograr el producto final con un nivel de calidad previamente
aceptado. Generalmente la forma de preguntas que se responden es de forma binaria:
lo tiene o no lo tiene, está presente o no está presente; aunque también se pueden dar
más de dos opciones de respuesta, pero siempre de forma cerrada. Se puede habilitar
un recuadro para comentarios.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
http://www.estrucplan.com.ar
http://www.gestiopolis.com