Escenario 1 – Control de Cambios

Censo físico de taxis de radio de acción urbano en Bogotá D.C.

Versión 1
Fecha: 19/05/12016

Elaborado por: Ing. Cesar Godoy

Ing. Claudia Paipa

Escenario 1 - Proyecto de Caso de Estudio: Control de Cambios Pag. 1

Escenario 1: Control de Cambios
Contexto del escenario:

Se ha completado y formalizado la línea base del tiempo y costo del proyecto, las
cuentas de control 1.1.1 Inicio y 1.1.2. Plan de gestión del proyecto, han sido
completadas al 100%.

Durante la formalización de las líneas base del proyecto, el equipo gerencial expuso
detalladamente los riesgos que fueron identificados durante el ejercicio de
planificación del proyecto y que fueron priorizados como de alta severidad. Lo
anterior, con el fin de sustentar las reservas solicitadas para su correspondiente
gestión1 y hacer de conocimiento de los mismos a los principales interesados.

Riesgo: El incumplimiento de los taxistas a las citaciones realizadas con antelación

para llevar a cabo la inspección vehicular, lo que puede llevar a no cumplir con el
plazo comprometido para la fase del inventario físico de los taxis.

Para gestionar el riesgo, se establecieron acciones enfocadas en mitigar su

probabilidad de ocurrencia, tales como: agendamiento con 15 días de antelación,
recordatorio de la cita, e incluso, la posibilidad de agendar una segunda cita. El
riesgo continúa siendo demasiado alto en impacto para el proyecto, en caso de
materializarse.

Situación: El proyecto se encuentra en ejecución de la Fase I: Planificación de la

operación y preparación; la cuenta de control 1.2.1.1 Procedimiento Detallado
de la operación, se ha completado al 100%. El equipo se prepara para dar
comienzo a las actividades correspondientes a los paquetes de trabajo 1.2.1.2
Análisis de Productividad de la operación y 1.2.1.3 Requerimientos
funcionales de software, que deben ser ejecutados de manera paralela,
comenzando el mismo día.

El trabajo finalizado hasta la fecha, ha dejado un atraso en la ejecución del

cronograma correspondiente a 10 días hábiles y un sobrecosto de las actividades
ejecutadas del 3%. Estos impactos han sido atribuidos a la poca gestión del Gerente
de Proyecto y su equipo.

1
Ver plan documento UBOSQUE_Caso_Estudio_Censo de Taxis_Plan de respuesta al riesgo.xls, documento
que consolida la identificación análisis y definición de las respuestas a 3 riesgos de severidad alta, que se
consideraron como ejemplo, y donde se encuentra detallado el riesgo en mención.

Escenario 1 - Proyecto de Caso de Estudio: Control de Cambios Pag. 2

El proyecto continúa con la ejecución de las actividades; sin embargo, en la última
reunión de seguimiento realizada con la SDM, éste ha solicitado un plan de acción
por parte de la Gerencia del Proyecto, de manera que el impacto en tiempo sea
superado en su totalidad. Frente al costo, como es de esperarse, deberá ser
asumido por el grupo de Gerencia del Proyecto.

Igualmente, en la última reunión de seguimiento del proyecto, realizada con la Junta

Directiva del Consorcio SIM, ésta ha reconocido la importancia que se le debe dar
a la gestión del riesgo anteriormente descrito y del alto riesgo de incumplir con el
plazo comprometido para la fase del inventario físico de los taxis.

Con el fin de mitigar el posible impacto de este riesgo, se hará de manera preventiva,
ya que resulta menos costoso que si se materializara el riesgo; el Consorcio solicita
al Gerente del Proyecto se implemente un sitio adicional para el censo de taxis, de
manera que la demanda de vehículos se redistribuya equitativamente entre los,
ahora, cinco (5) sitios de censo y se asegure así el cumplimiento del plazo
establecido contractualmente con la SDM.

Así mismo, el control de cambios deberá incluir la estrategia de recuperación para

los 10 días hábiles de atraso que el proyecto reporta; sin embargo, el Consorcio no
asumirá más sobrecostos por lo que se pide evaluar técnicas de recuperación como
fast-tracking o trabajar tiempo extra sin costos para el proyecto.

Para formalizar el cambio y actualizar las líneas base del proyecto, según
corresponda, el Consorcio ha solicitado se realice una reunión de despliegue del
cambio solicitado para dar la aprobación formal y gestionar los costos
correspondientes.

El Consorcio solicita una evaluación de impacto detallada a nivel de todos los planes
subsidiarios 2 que podrían verse impactados con este cambio. Esta evaluación debe
presentarse en un formato de control de cambios diseñado por el equipo de gerencia
y deberá incluir la curva S antes y después del cambio a realizarse; también deberá
estar detalladamente explicado, las acciones de recuperación que se van a
implementar así como sus riesgos.

2
Planes subsidiarios, es el nombre que se le da a todos los planes que se desarrollan para obtener el Plan de
Gestión del Proyecto.

Escenario 1 - Proyecto de Caso de Estudio: Control de Cambios Pag. 3

A tener en cuenta:

El plan de Gestión del Proyecto no podrá modificarse hasta tanto el Consorcio haya
firmado el documento de control de cambios, como evidencia de aprobación del
mismo.

Mientras esta evaluación se lleva a cabo, las actividades del proyecto deberán
seguir ejecutándose según la línea base actual.

Escenario 1 - Proyecto de Caso de Estudio: Control de Cambios Pag. 4