Código:

PROCEDIMIENTO PARA PLANEACIÓN DE C01-GTC-ADM-06-03

PROYECTOS Versión:
1.0

1. OBJETIVOS

Describir formalmente la secuencia de actividades que deben realizarse para realizar una correcta gestión de la
planificación de un proyecto aprobado.

2. ALCANCE

Aplica para el desarrollo de las actividades de planeación de proyectos aprobados.

3. DEFINICIONES

3.1 PMBOK: La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos.

4. RESPONSABLES
4.1
4.2 RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: Planeador.
4.3 RESPONSABLE POR EL CONTROL DEL PROCEDIMIENTO: Ingeniero QA/QC.
4.4 RESPONSABLE POR LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Personal Administrativo y residente de
obra

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1 PMBOK

6. DESCRIPCION

La planificación del proyecto inicia con la Notificación firmada por parte del cliente. Esta planeación describe de
forma ordenada y sistemática las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo
debe llevarse a cabo; no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea,
controla y cierra. A continuación, pasos en la planificación.

6.1. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La gestión de alcance es el análisis de la información contenida en el alcance, planos, registros fotográficos,

especificaciones técnicas y demás información del proyecto entregado por el cliente en donde se contempla cada
una de las tareas y actividades en que se divide el proyecto (EDT), y las prioridades para su realización, así como
la distribución de responsabilidades entre todos los participantes.

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Alcance, informes, Socialización de todo el proyecto al
Diseños. personal encargado de la ejecución.
Planos, fotografías, EDT
imágenes.
Especificaciones técnicas
Normas
Registro de aprobación de los permisos y
Permisos, libranzas las libranzas

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por cualquier medio, sin previa autorización de la compañía.
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6.2 GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Contemplar en el cronograma del proyecto todas las actividades que se requieren ejecutar, establecer su
secuencia, estimar los recursos requeridos como: mano de obra, materiales, equipos y la estimación de la
duración de las actividades.

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Notificación
Presupuesto Cronograma de actividades y
Alcance (PDT), de uso de equipos
Paso a paso

6.3 GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Estimación de Costos, preparación del Presupuesto de Costes, Control de costos.

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Notificación
Presupuesto Cuadro control de costos y
rendimientos.

6.4 GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

El aseguramiento y control de la calidad se establecerá en el Plan de Inspección y Ensayos del proyecto, el cual
determina las pruebas y controles necesarios para cumplir con las normas aplicables.

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Alcance Plan de Inspección y Ensayo
Planos Formatos aplicables
Especificaciones técnicas Procedimientos aplicables
Normas

6.5 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

En la planificación de los Recursos Humanos se debe identificar la cantidad de personal necesario para realizar
las actividades y tareas definidas, así como el cargo y las competencias requeridas para la ejecución del proyecto,
así como se muestra en la siguiente tabla:

ITEM FECHA DE ENTRADA CARGO TIEMPO DE CONTRATACIÓN EXPERIENCIA COMPETENCIA CERTIFICADA

La 2solicitud debe hacerse a Recursos humanos a través del formato C01-GTC-ADM-12-10 REQUISICIÓN
SOLICITUD DE PERSONAL.

Servicios Internos

CARGO COMPETENCIA EXPERIENCIA No. De Tiempo de

personas permanencia

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Servicios externos.

CARGO COMPETENCIA EXPERIENCIA No. De Tiempo de

personas permanencia

6.6 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

El Planeador socializará y distribuirá al Residente de obra toda la información correspondiente al proyecto a

ejecutar (alcance, cantidad de obra, cronograma, plan de calidad, planos, especificaciones técnicas, entre otros),
e informar cuáles serán los canales de comunicación.

6.6.1 Informar el Rendimiento: El Residente de obra deberá registrar la ejecución en los informes contemplados
en el anexo A de contrato 20182155 (informe diario, semanal y final).

6.6.2 Gestionar a los Interesados: las dudas generadas en la ejecución de la obra serán trasmitidas al
Coordinador de obra, a través de un correo electrónico o una llamada telefónica, quien dará el respectivo
manejo y éste a su vez les retroalimentará.

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Informe diario
Información ejecución de la obra Informe Semanal
Informe Final
Comunicaciones Listado de e-mail y teléfonos con cargos

A continuación, el listado de los cargos y sus correos electrónicos:

REQUERIMIENTO CARGO NOMBRE E-MAIL

Solicitud de servicios a
terceros/ control de Auxiliar administrativo Gina Martinez auxiliaradmin@c7rsas.com
asistencia
Materiales, equipos y Asistente/ auxiliar de Eduardo Simancas eduardo.simancas@c7rsas.com
consumibles Compras Dayana Correa dayana.correa@c7rsas.com
Andres Navarro andres.navarro@c7rsas.com
Programación,
cronogramas, EDT Programador Katerine Martinez katerine.martinez@c7rsas.com

Cursos Cerrejón Sup. HESQ Luz Padilla luz.padilla@c7rsas.com

Coord. HSEQ Mario Hernandez
Solicitud EPP especiales Coord. HSEQ Mario Hernandez mario.hernandez@c7rsas.com

Plan de Inspección y
ensayos, revisión Ing. QA/QC Martha Cerchiaro martha.cerchiaro@c7rsas.com
documental

Todos los requerimientos deben ser copiados al Ing. Alfredo Ortega Salazar alfredo.ortega@c7rsas.com
Nota: Antes de enviar la Requisición de materiales o servicio (RQ) a Compras, se debe verificar con almacén
(materiales) y coord. de obra (Jhon-Alfredo Jr) la disponibilidad materiales equipos y herramientas.

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6.7 GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Identificar, controlar y minimizar los riesgos o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o
negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como lo son:

6.7.1 Económicos: reproceso en la fabricación, mala calidad del material

6.7.2Tiempo de entrega: atrasos en el plazo de entrega establecido en el cronograma
6.7.3 Calidad: el no cumplimiento de los criterios de aceptación contemplados en el Plan de Inspección y Ensayos
del proyecto
6.7.4 Laboral: están definidos en el análisis de riesgo y procedimientos seguros de trabajo
6.7.5 Medio Ambiente: Atrasos por las condiciones ambientales, altas velocidades de viento, alta humedad
relativa, lluvias, etc.

6.8 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

6.8.1 Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar las cantidades de material, herramientas y equipos
requeridos para la ejecución del proyecto y solicitarlos al área de compras a través de una Requisición de
materiales.

6.8.2 Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar
a los posibles vendedores. Para el caso de contratación de terceros se debe seleccionar el proveedor que cumpla
con las especificaciones del servicio solicitado.

Nota: los materiales, equipos y servicios deben ser tramitados en sus respectivos formatos.

• Requerimientos de servicio en C01-GTC-ADM-12-11 FORMATO PARA SOLICITUD DE SERVICIO

• Requerimientos de equipos en C01-GTC-ADM-12-12 FORMATO PARA SOLICITUD DE EQUIPOS
• Requerimientos de materiales en LYC-COM-12-01 FORMATO PARA REQUISICION DE MATERIALES
O SERVICIOS

6.8.3 Solicitar Respuestas de Vendedores: Definir tiempo de entrega pendientes

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)

Listado de materiales, consumibles, equipos,
herramientas y servicios requeridos para la ejecución Requisición de los materiales y cronograma
de del proyecto de llegada de materiales y equipos

6.9 CIERRE DEL PROYECTO

Para el proceso de cierre se debe entregar la siguiente información:

ENTRADAS SALIDAS (ENTREGABLES)
Registro de pendientes menores ejecutados Dossier
Bitácora Informe final de obra (De acuerdo al
Anexo A)
Planos Red Line Planos Asbuilt
Registro fotográfico (antes y después de la Acta de cierre
obra)
Valor Cotizado y valor ejecutado indicando el Lecciones aprendidas
porcentaje de ejecución
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7. REGISTROS

7.1 Formato para plan de trabajo.

8. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

1.0 -

REVISION Y APROBACION

FECHA DE
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR APROBACION

Martha Lucia Cerchiaro Figueroa Alfredo Ortega Alfredo Ortega

Ingeniero QA/QC Gerente de obra Gerente de obra

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