GESTIÓN POR PROCESOS

Unidad 4: Gestión de Documentos

Clase 18: Control Documentario
 Objetivos de la sesión

Presentar y exponer el Control de documentos

relacionados al Sistema de Gestión de Calidad
ISO 9001:2015.
Elaboración de instructivos
• Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo un
proceso o una actividad (ISO 9001: 2015)

Procedimiento: Instructivo:
Actividad 1 Paso 1
Actividad 2 Paso 2
Actividad 3 Paso 3
. .
. .
Paso “n”
Actividad “n”
Elaboración de instructivos

Ejemplos:
• Instructivo de Elaboración de
Contratos
• Instructivo de Operación de
herramientas de poder
• Instructivo de preparación de
mezclas
• Instructivo de ordeño mecánico
Control de Documentos

Se define como la gestión ordenada y eficiente de

los documentos de una organización, los
documentos de una organización pueden estar en
los siguientes medios:
• Digital: La mayoría de documentos
• Físico: Generalmente registros
Documentos digitales
Árbol de
Árbol de
carpetas
carpetas
Sustento

Procedimiento de
Gestión de
Procedimientos Activos
Superado
Documentos físicos
Preguntas

¿Por qué los documentos (procedimientos o

instructivos) deben guardarse en PDF?
¿Por qué es necesario tener los documentos
(procedimientos o instructivos) en versión
editable?
Lista Maestra de Documentos
Lista Maestra de Documentos
Ejercicio 1
Se tiene el siguiente modelo de Lista Maestra de Documentos
para una empresa textil, a continuación se muestra el modelo
de listado maestro
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Área : Fecha de Revisión :

Código Titulo Tipo de Documento Versión I/E Tiempo de Conservación

Ejercicio 1

• ISO 9001: 2015 Sistema de Gestión de Calidad

• Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (año 2012)
• P-BOC-001_ver001 Procedimiento de pesado de químicos
• QEHS-PDG-001 V01 Protocolo de Seguridad contra el COVID-19
• QEHS-FOR-001 V02 Formato de toma de temperatura
• P-FAU-INS-010_ver 001 Instructivo de almacenamiento de producto terminado
Tarea 1

Trabajar en grupos de 3 y elaborar un Listado Maestro de

Documentos que contenga 50 documentos que se encuentran
en Texfina S.A.
Conclusión

La elaboración de documentos en una organización permite

definir objetivos, alcances, lineamientos, responsabilidades entre
otros para estandarizar los procesos y asegurar el cumplimiento
de los mismos para reducir la variabilidad de los mismos.

El control de documentos permitirá que la creación,

almacenamiento y verificación sea eficiente evitando duplicidad,
alteración y circulación de documentos descontrolados.
Gracias