CONSEJO CEA

1. Marco de trabajo

2. Cronograma General

Manual del Coordinador 3. Pasos a detalle

Versión 1.0 (junio 2015)

1. Marco de trabajo

Especificaciones Compromisos Remuneración

• Horario: L - V de 8:00 am - 4:00
pm
• Labor: Organizar de 1 a dos
congresos por semestre, con una
asistencia meta de 150 (octubre) /
230 personas (junio).
• Responsabilidades:
• Diseño y organización del evento.
• Registro regular de datos en
software de la empresa.
• Difusión por redes sociales,
llamadas, visitas, viajes a toda la
república.
• Contacto directo con clientes.
• Estar al frente de la logística y
ejecución del evento.
• Cumplir con una evaluación de
desempeño:
• 70% planteamiento y
cumplimiento de objetivos
• 30% Asistencia y puntualidad
• Reportar y replantear cada junta
semanal.
• Tener por lo menos un 75% de
desempeño global al final del
semestre para obtener utilidades
completas.
• En caso de faltas o impuntualidad,
recuperar el tiempo
paulatinamente.
• Inscribirse y conocer el software de
la empresa: Podio, Mailchimp.
• Cualquier propuesta, exponerla al
equipo y atenerse a la aprobación
del Director.
• No se percibe un sueldo base.
• La remuneración se percibe cada 6
meses es a través de un esquema
de repartición de utilidades, de la
siguiente forma:
• A) Más de 150/230 personas
asistentes: 45% de las utilidades
de tus congresos.
• B) Menos de 150/230 personas
asistentes: 45% del promedio de
todos los congresos de menos de
150/230 personas.
• Menos del promedio de todos los
congresos de menos de 150/230
asistentes: 45% de las utilidades
de tus congresos.

2. Cronograma General

Investigación Diseño Difusión Ejecución

• Encuestas e • Web • Internet • (realizada en la
investigación web: • Fanpage (Facebook, Mail, sede)
• Temas (facebook) Whatsapp, Twitter) • Definición de roles
• Posibles • Boletín informativo • Teléfono • Atención de
ponentes • Poster • Visitas ponentes
• Fechas, sedes, • Programa • Mensajería • Checklist de
Costos (Robert) • Ponentes, temas, • Líderes de grupo equipo técnico
planes de pago y • Definición de
promociones Master (Podio)
• Definición de
Roomlist (Podio)
 1. Investigación
1. Crear, actualizar o expandir base de datos de Universidades
En el sistema Podio existe una base de datos para los congresos que se han realizado
con anterioridad. Cada coordinador debe actualizar o expandir dicha base de datos, o
crearla en caso de ser un congreso nuevo a través de una búsqueda en internet.
2. Análisis de encuestas del evento anterior
Cada evento se realizan encuestas de safisfacción a los asistentes, y los
resultados se registran en el sistema. Consulta los resultados y básate en
ellos para definir los posibles temas y consideraciones de tu congreso.
3. Aplicación de encuesta temática
Es necesario aplicar por lo menos 100 encuestas preguntando el interés de la persona
por cada uno de los temas. Se elaboran 10 preguntas, en cada una se presenta una
breve sinópsis del tema (de qué se trata, cuál es el objetivo y beneficios de la plática) y
se le pide al encuestado que seleccione "Muy interesante, Medianamente interesante,
Poco interesante". Al final se eligen de 6 a 8 temas que hayan obtenido una
puntuación más alta.
4. Selección de Ponentes
Un vez seleccionados los temas, se buscan conferencistas que puedan impartir una
plática o taller de dichos temas. Para ello, se realiza una búsqueda en internet,
sugerencias basadas en eventos anteriores y recomendaciones. Para la invitación, se
envía una carta de Pre-invitación por correo eletrónico de acuerdo al formato ya
establecido.
5. Fechas, sedes y costos
Estas cuestiones son definidas por Robert. Él brindará esos datos. Es sumamente importante que recuerdes que no puedes comenz ar la difusión sin
tener esos datos definidos.
Consideraciones:
1. Clasifica las universidades por región: Norte, Centro, Sur.
2. Mientras buscas escuelas, verifica si puedes contactar RP's
3. No discrimines las escuelas pequeñas.
4. Asegúrate que el sistema esté siempre actualizado.
Consideraciones:
1. Prepara una lista de 10 posibles temas en base a las encuestas.
2. Fusiona temas similares.
3. Si te es posible, pregunta a expertos o maestros del tema qué opinan de tu
selección.
Consideraciones:
1. Elige un nombre definitivo del tema (como aparecerá en el poster en caso de ser elegido), que suene
interesante para el público.
2. Elabora la encuesta en Podio, creando un link y compartiéndolo por todos los canales posibles.
3. Manda el link solamente a un mercado adecuado (jóvenes universitarios, profesionistas y profesores
involucrados en el tema de tu congreso).
Consideraciones:
• Siempre busca en internet si existe un historial de ponentes recomendados.
• Verifica que el ponente cumpla con las siguientes características:: 1) conferencias previas, 2)
preferentemente mayor a 30 años, 3) experiencia profesional interesante, 4) conocimiento del tema
elegido.
• Una vez seleccionado un ponente, pídele su CV y fotografía formal
 2. Diseño

Boletín informativo Programa del evento

Definición de todos los detalles del evento, Organización de actividades de los 3 días
realizado por el coordinador en su totalidad del evento.
(basarse en los formatos anteriores).

Contenido: Actividades:
• Invitación • Conferencias y talleres
• Objetivo • Registro
• Conferencias / Talleres (6-8, con sinopsis y • Check - in
ponente invitado) • Comida
• Garantía de formación • Actividades recreativas
• Promociones • Tiempo libre
• Proceso de inscripción • Noche social
• Autobuses
• Paquetes

Tips:
• Si no tienes todas las fotos de los ponentes, poner
imágenes relacionadas con el tema.
• Usar el término "conferencista invitado" (eso
implica posibles cambios sujetos a confirmación)
• Verifica que toda la información sea correcta
leyendo detenidamente y dando a leer tu boletín a
un compañero.
• Evita poner datos incompletos o mal explicados.
Tips:
• Apóyate en los formatos anteriores
• Agenda las conferencias y talleres sólo por las
mañanas (en la tarde hay mucha menos asistencia).
• Son pocos los que pagan un taller adicional, trata
de evitarlos o sincronizarlos muy bien con los
ponentes para que no impliquen costos extras no
recuperados.

Web, Poster, Diseño en redes

sociales
Confirmación de ponentes
Cartas de
El coordinador Las redes
invitación
debe brindar los sociales las Asegurarse de
formal,
datos (boletín genera el tener foto
Realizados por realizadas por Elaborar video
informativo + coordinador con (formal),
el diseñador correo semblanza.
semblanza y la imagen teléfono celular,
electrónico de
foto de los proporcionada CV, Semblanza.
acuerdo a los
ponentes) por el diseñador.
formatos.
 3. Difusión

Internet Teléfono Visitas

Facebook:
• Publicar diariamente
• Buscar grupos relacionados al congreso y
publicar ahí.
• Mandar inbox a asistentes pasados y a
administradores de grupos y fan pages.
• Si detectas a alguien que se interese o
participe bastante, invítalo a ser RP.
• Procura no enfadar a la gente con
publicaciones repetitivas. Haz
publicaciones interesantes y diferentes.
Correo electrónico
• Todo se maneja a través de Mailchimp.
Inscríbete y crea una cuenta a partir de tu
correo institucional. Existe una base de
datos en Podio que puedes utilizar para
mandar correos masivos.
• No uses el correo para promoción
constante. Úsalo solamente 3 veces: 1)
Para hacer encuesta temática, 2) para
hacer una invitación formal con el boletín,
3) Para hacer un recordatorio de que se
acercan las fechas límite de inscripción.
• Siempre checa detalladamente que no
existan errores de redacción u ortografía,
y que los datos proporcionados sean
correctos.
Las llamadas telefónicas deben ser
estratégicas, siguiendo las siguientes
consideraciones:
• Realiza llamadas solamente cuando ya hayas
definido toda la información necesaria.
• Apoya la llamada de un correo electrónico
previo o listo para mandarse.
• Procura utilizarlo para llamar a maestros,
directivos, coordinadores o gente con
potencial de convertirse en líder de grupo.
• Utilízalas para concretar citas o para ofrecer
posibilidades de colaboración, becas,
cortesías, promociones.
Recomendaciones:
• Apóyate en la base de datos compilada en
Podio. Toda nueva infomación o contactos,
es necesario darlos de alta en Podio.
• No marques demasiado, al azar ni en horas
poco convenientes (demasiado temprano,
demasiado tarde o a la hora de la comida)
• Para contactar con instituciones, busca
conseguir nombres y teléfonos a través de
alumnos, en general eso es más eficiente que
ser atendido por la secretaria.
• Llama a ponentes pasados que sean
directivos o profesores de instituciones
educativas.
Cada coordinador debe visitar las ciudades
que se le asignen (muchas veces es de
acuerdo a dónde tengas posibilidad de ser
hospedado).
En cada ciudad, se dura una semana
visitando todas las universidades posibles,
dando prioridad a las Instituciones más
grandes.
Las visitas son para promocionar todos los
eventos, no sólo los de cada coordinador.
Es mucho más sencillo visitar Universidades
públicas (más apertura y apoyo)
Para escuelas privadas, la estrategia más
eficiente es buscar conocer a alguien (o por
lo menos su nombre y puesto) que te reciba,
y una vez adentro visitar otras oficinas o
departamentos.
En cada visita, busca hablar con alumnos que
puedan convertirse el líderes de grupo o
ayudarte a acceder más fácilmente a
promocionar los eventos.

Programa de Líderes de Grupo

El esquema es el siguiente: el
promotor gana una cortesía completa
El programa está diseñado para que estudiantes o profesores realicen promoción de los eventos si lleva un grupo de 20 personas. A
a cambio de una cortesía y un esquema de remuneración por comisiones según el número de partir de la persona #21, se ofrecen
personas que lleven al evento. Puedes consultar el manual y video explicativo en la página web $100 pesos de comisión por persona
extra. Si no se completan los 20, se
de la empresa.
ofrece un descuento proporcional al
tamaño del grupo.

Proceso:
1. Se contacta un candidato y se le explica el esquema de colaboración con nuestra
empresa.
2. Se le pide que se registre llenando el formulario de nuestra página web.
3. Se verifica que no haya otros promotores en el área de acción que haya
seleccionado.
4. Se confirma por teléfono, correo , facebook o whatsapp.
5. Se da de alta el promotor en el sistema Podio.
Sugerencias:
1. No es conveniente que un líder de grupo tenga asiganadas más de 3 escuelas
como area de acción.
2. Los más eficintes normalmente son los pertenecientes a grupos o sociedades
estudiantiles., profesores o coordinadores. Si puedes contactar este tipo de
personas, se recomienda hacerlo.
3. Cuando contactes por redes sociales, mándales el link al video y manual,
confimando después con ellos que hayan comprendido el sistema.
4 Siempre brinda apoyo y seguimiento a tus promotores. Virefica que sepan todo lo
necesario y estén en movimiento. Para ello, el contacto telefónico es el más eficiente.
 4. Ejecución

• Los pagos son realizados a partir de la fase de difusión y hasta el día del evento.
• Cuando el pago se hace con anticipación, se realiza en dos partes: un primer pago mínimo de $1000 antes de determinada fecha y después se realiza la
liquidación.
• Dichos pagos suelen realizarse por depósito directo a las cuentas proporcionadas, en Banco, OXXO o por PayPal o Transferencia interbancaria.
Recepción de pagos • Para cada pago realizado debe solicitarse al asistente que lo registre en el formulario encontrado en la página web de la empresa.
• El registro realizado por los asistentes se encuentra en el sistema Podio en "Master". Se debe exportar el dato a Excel para posteriormente importarlo en
Mailchimp y así enviar una confirmación del pago.
• Para dichas confirmaciones, se recomienda hacerlas todas juntas usando la herramienta de "Últimas ediciones" en Podio para seleccionar más facilmente los
pagos pendientes.

• Los roles de la ejecución se definen ya estando en la sede, dos días antes del evento. Se asigna un número de personas para cada rol de acuerdo al tamaño del
evento. Los roles existentes son los siguientes:
• Ponentes: Atiende y transporta a los conferencistas.
• Registro: Realiza el registro de asistencia y entrega el material (libreta, gafette, pluma y programa).
• Técnico: Se ocupa de las cuestiones de equipo audiovisual (computadora, proyector, sonido, micrófonos)
Definición de roles • Accesos: Controla la entrada y salida del público durante las ponencias.
• Sellado: Al final de cada ponencia, coloca el sello de la empresa en el gaffette de los asistentes (aquellos que asistan a l 90% de las conferencias tienen derecho
a un reconocimiento con valor curricular).
• Animador: Organiza las actividades recreativas en la tarde (música en la alberca , juegos y concursos para ganar barras libres en la noche). Si el hotel cuenta
con animadores disponibles, su trabajo es contactarlos y apoyarlos.

• Los requerimientos de mobiliario los pone el hotel. El coordinador debe preparar una lista de necesidades para entregarselos, y
Requerimientos verificar un día antes del evento que todo esté montado de acuerdo a lo solicitado.

técnicos • La empresa cuenta con equipo técnico (pantalla, proyector, computadora, bocinas, micrófonos, etc.) . El coordinador debe montar
todo y utilizar el formato de checklist para verificar que todo esté listo para el evento con un día de anticipación.

• Ya estando en la sede, se compran de manera electrónica los boletos de los ponentes. Una vez comprado el boleto, se le manda la
clave de reservación al ponente por correo electrónico y se le llama para confirmarle que todo está listo y que nos pondremos en
Vuelos de ponentes contacto para recogerlo en el aeropuerto.
• Es importante tener el celular del ponente y una foto para reconocerlo.
• Se debe checar que no existan incoherencias en el programa con respecto a la compra de boletos.

• Es importante procurar que todos los detalles de administración en el sistema Podio queden cerrados una semana antes del evento.
Definición de Master En ocasiones quedan algunos pendientes, pero el priimer día del evento, todo debe estar cerrado y cotejado (saldo = 0).
• Si al principio del evento hay adeudos, se hace una lista especial exportándolos desde Podio y se atiende aparte el día del evento.

• Se exporta el Roomlist desde Podio y se entrega a la coordinadora de grupos del hotel. Si hay habitaciones pendientes de pago se
Definición de marcan en rojo y en el hotel te dan un talón para validar la habitación una vez que se realiza el pago.
• Es necesario anticipar si alguien llega antes para pedirle una habitación con acceso privilegiado. Sólo la coordinadora de grupos puede
Roomlist gestionar esta clase de movimientos, y normalmente sólo está en el hotel en un horario específico, por lo que hay que estar en
comunicación constante.