Universidad piloto de Colombia

Especialización en gerencia de proyectos

Introducción a la gerencia de proyectos

Gestión del alcance, tiempo y costo

John Edison Lozada Garavito

Bogotá 29 noviembre 2021

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Gestión del alcance, tiempo y costo

Índice.

Gestión del alcance.................................................................................................................2

Gestión del tiempo................................................................................................................... 3

Gestión de costos.................................................................................................................... 5

Referencias.............................................................................................................................. 7
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Gestión del alcance, tiempo y costo

Gestión del alcance.

James R. Snyder es fundador del PMI, galardonado con el premio PMI person of the year
award en 2010, se desempeño como miembro de la junta de publicaciones del instituto James
R. Snyder nombre recibido en su honor, se desempeño en varios proyectos de construcción
como gerente de proyectos dando cumplimiento en programaciones y presupuestos. Dirigió el
PMI-DVC para enseñar administración de proyectos a estudiantes seleccionados en filipinas,
lidero programas para implementar gestión de proyectos en K12 (se denomina a las edades
educativas utilizadas en Estados Unidos de norte América que van desde kindergarden hasta
12 grado). Actualmente se desempeña como asesor y administrador del PMI Delaware Valley
Chapter.

Snyder enfoca el articulo hacia la importancia de la gestión del alcance de un proyecto y lo

describe como los limites en los que se pueden emplear los recursos de un proyecto, el alcance
es la guía con la cual conseguiremos el éxito de un proyecto, el alcance de un proyecto se basa
en cinco procesos los cuales encontramos: la planificación, la definición, estructura de desglose
del trabajo (WBS), verificación y por último el control.

La planificación es el punto de partida ya que da una definición general o detallada del

proyecto dependiendo la necesidad al igual muestra el qué, donde y como de los entregables
dándole siempre importancia al cliente. En la planificación se debe tener en cuenta cuando
inicia y termina el proyecto.

Luego encontramos la definición donde se enmarca los objetivos complementarios, estos

objetivos deben ser claros y específicos, las decisiones que se tomen en este punto impactaran
en el éxito de las etapas siguientes del proyecto, la definición se puede establecer como un
mapa que da la guía para mantener y controlar el proyecto, adicional da la base para la
creación de la estructura de desglose del trabajo (WBS o EDT).

Una vez se tiene definido el alcance pasamos a la creación de la estructura de desglose del
trabajo (EDT), donde se desglosan las actividades por componentes jerárquicos, esto facilita la
ejecución de las tareas, un EDT bien fundamentada brinda claridad en los entregables para los
involucrados en el proyecto.

Para garantizar que los entregables durante el proyecto se ajusten a los requisitos
establecidos se emplea el proceso de verificación, este proceso se puede llevar acabo en
simultánea con los demás procesos, la implementación de la verificación minimizara los
retrasos en el proyecto.
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Gestión del alcance, tiempo y costo

El control del alcance es un sistema donde se presentan las solicitudes de cambios y

acciones correctivas, esto mitigara los sobre costos y retrasos en el proyecto, al no generar un
control del alcance se pueden tener efectos adversos de tiempo, costo y recursos de los cuales
el cliente no estará enterado y se extenderá el alcance original del proyecto.

El emplear correctamente los cinco procesos para la gestión del alcance genera que el
proyecto nunca quedara a la deriva, es decir que si en el proyecto de grado se emplea
correctamente estos cinco procesos estaremos generando un cimiento solido para nuestro
proyecto de grado y en consecuencia una guía o el mapa que muestra la ruta al éxito de la
especialización.

Gestión del tiempo.

Michelle Colodzin estudio en el Ithaca college informática, matemáticas, negocios de 1982 a
1986, de 1988 a 1990 realizó una maestría en ciencias y ciencias de la computación en la
universidad de Drexel. Cuenta con más de treinta años de experiencia en la gestión de
programas y proyectos de TI tanto en el sector público como en el privado, actualmente se
desempeña como gerente de proyectos en Dignity health California, gestionó varios proyectos
simultáneos de consolidación y reubicación de centros de datos.  Es experta en la materia para
el PMI, y contribuye a la revisión de las preguntas para el examen PMI-SP, se desempeñó
como vicepresidente del capítulo de MPA en Sacramento durante dos años y recientemente
presentó un documento de su autoría en el Colegio de PMI Programación de la Conferencia
Anual.

La autora dirigió el documento a programadores de proyectos o a quienes contribuyen a una

buena programación de proyectos, el documento no discute herramientas especificas ni
profundiza en la metodología de gestión de proyectos. Su objetivo busca mejorar el proceso de
programación, la autora define cinco factores o secretos que aplicándolo conjuntamente de
forma coherente aumenta la probabilidad de completar un proyecto a tiempo, dentro del
presupuesto y el alcance pactado es decir un proyecto exitoso.

1. Cree cronogramas de proyectos basados en entregables.

Un buen cronograma debe construirse en torno a los resultados que el proyecto debe
producir, existen dos pasos para crear un calendario de proyecto basado en los entregables:

 Identificar todos los entregables y sus "propietarios".

 Construir una estructura de desglose del trabajo (EDT) basada en los entregables.
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Cada entregable debe tener un único propietario, de esa forma se inicia la construcción de
los EDT de forma jerárquica para que los entregables estén al mismo nivel y que todas las
tareas y actividades detalladas enumeradas debajo de cada entregable se relacionen
directamente con la realización de ese entregable.

2. Establecer y mantener el nivel de detalle adecuado.

Antes de iniciar la programación se debe definir el nivel de detalle, es importante que el

calendario de proyecto contenga la información necesaria y nada más, una regla para definir el
nivel de detalle estándar es la que encontramos en el libro Dynamic Scheduling with Microsoft®
Oficece Project de Eric Uyttewaal, PMP, la "Regla del 1%-10%", esta regla establece que la
duración de cualquier tarea detallada debe estar entre el 1% y el 10% de la duración total del
proyecto. Ahora si se quiere mantener un calendario realista se debe actualizar periódicamente
y ajustarlo según los acontecimientos.

3. Implemente un proceso regular de actualización y presentación de informes de

estado.

Para la obtención de un proyecto exitoso no solo es tener un buen calendario, este se debe
actualizar, mantener y ajustar en función de los acontecimientos que se produzcan a lo largo de
la fase de ejecución del proyecto. El programador del proyecto es quien define qué información
se debe recopilar y con que frecuencia, ya los responsables de cada área realizar los informes
que serán revisados por el director de proyectos y analizar las posibles problemáticas y el
programador debe revisar el área o áreas afectadas y generar estrategias queden solución en
conjunto con el director de proyectos.

4. Revise y ajuste el cronograma regularmente.

Es importante establecer y seguir un proceso coherente del cronograma, todos los

cronogramas se pueden ver afectados por eventos inesperados lo cual generaría retrasos, en
de vital importancia contar con procesos para realizar y controlar cambios en el cronograma a
medida que los eventos lo justifiquen, en ocasiones deben ser procesos formales cuando un
cronograma es de gran proyecto o informales cuando el cronograma es de un proyecto
pequeño.

5. Cree y siga los estándares de programación de proyectos.

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Como se observa en los cuatro secretos anteriores la creación y mantenimiento de un buen

calendario o cronograma es complejo y requiere mucho tiempo, tener normas ayuda a disminuir
los tiempos y complejidad del montaje del cronograma.

Como se menciono en el primer ítem de este ensayo la gestión del alcance nos da un
cimiento sólido para nuestros proyecto, ahora vemos que la gestión del tiempo nos da la
estructura de como iniciar a construir las columnas sobre ese cimiento, que pasos debemos
seguir y el control una vez este establecido, el seguimiento y ajustes que se deben hacer en el
momento indicado involucrando a todos los interesados en el proyecto para no generar
contratiempos que afecten la fecha de los entregables de nuestro proyecto de grado.

Gestión de costos.
Sam Anderson Es licenciado en ingeniería general por la Universidad de Illinois y tiene un
máster en operaciones industriales por la Universidad de Bradley. Además de la certificación
como Profesional de la Gestión de Proyectos (PMP®), tiene la certificación de la Sociedad
Americana de la Calidad como Cinturón Negro Seis Sigma. Actualmente tiene más de 47 años
de experiencia fabricación, operaciones industriales, gestión de instalaciones y construcción,
enseñanza y consultoría.

EL autor nos sumerge en una problemática la cual debemos resolver siguiendo los pasos
establecidos por el, inicialmente menciona un proyecto que se encuentra en el estado ideal en
cuanto a alcance, tiempo y presupuesto, pero de un momento a otro se desmorona por
inconvenientes en el presupuesto y se inicia con la resolución del problema. Lo primero a
generar será una requisición con la información necesaria para todo los involucrados y que a
futuro entregue datos de contacto de cualquier tipo, existen software para control, pero muchas
veces no todo el grupo de trabajo tiene acceso o conocimiento para el manejo, se puede pensar
en una tabla sencilla de Excel que se pueda compartir por una red LAN de fácil acceso el
segundo paso es el nivel de control y como se operara, encontramos cuatro niveles de
conocimiento, control y autoridad sobre la toma de decisiones de la requisición es de vital
importancia escoger el nivel al cuál se va a involucrar, el tercer paso nos menciona la
codificación que se debe tener desde el inicio de la requisición y que debe pasar a la orden de
compra esta codificación ayudara a saber por que responsables paso por autorización y mas
controles que se requieran, el cuarto paso se refiere al control que se debe realizar a la orden
de compra y el área encargada a manejarlo, el quinto punto nos habla de la persona que hace
la recepción física del pedido el cual debe solicitar una remisión, y o factura para legalizar el
pedido, con este proceso es mas sencillo el control de costos en los proyectos, aplicando este
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Gestión del alcance, tiempo y costo

proceso no quiere decir que los proyectos no generen sobrecostos, pero es una herramienta
muy útil para mantenerse al tanto de los costos del proyecto y ver por donde se generan fugas
o sobrecostos, es de vital importancia generar seguimiento constante a los costos y tomar las
decisiones acertadas, presentar informes a medida que avanza el proyecto a las partes
interesadas y a medida que se generen sobrecostos mantenerlos informados durante el
proceso y no al final cuando ya no se pueden tomar medidas.

Ya se había hablado que la gestión de alcance nos genera el cimiento de nuestro proyecto y
la gestión de tiempo es nuestra columna desde donde inicia, hasta donde termina y el control
de factores que debemos tener para no desviarnos, la gestión de costos va de la mano con el
tiempo, se debe controlar los costos a medida que avanza el proyecto transcurrido el tiempo,
controlando estos dos procesos estimáramos si estamos en concordancia con el avance del
proyecto en el tiempo establecido y con los costos reales asumidos, si en algún momento de
nuestro proyecto vemos deficiencias debemos tomar los correctivos necesarios para llegar a
nuestro entregable final es decir un proyecto exitoso o en este caso el proyecto de grado
aprobado.
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Referencias.
 https://www.pmi.org/about/awards/winners/fellows/james-r-snyder
 https://virtual.unipiloto.edu.co/pluginfile.php/859869/mod_resource/content/
8/01_pm_knowledge_wire_issue_1.html
 https://docs.moodle.org/all/es/K-12
 https://www.linkedin.com/in/michelle-colodzin-gunsher-pmp-6988302/
 https://docslide.net/documents/informe-lectura-5-secrets-of-project-scheduling.html
 https://virtual.unipiloto.edu.co/pluginfile.php/859870/mod_resource/content/
8/02_the_five_secrets_of_project_scheduling.html
 https://virtual.unipiloto.edu.co/pluginfile.php/859871/mod_resource/content/
8/03_project_cost_control.html