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CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

1.1 Administración de proyectos

La gestión, gerencia o administración de proyectos es la disciplina que permite el

planeamiento, la motivación, así como la organización de recursos humanos o
materiales, por lo que las actividades a desarrollar son repetitivas, permanentes o
semipermanentes, con el propósito de desarrollar un proyecto y cumplir con el
alcance, acorde a los límites de tiempo y costos predefinidos que darán lugar a un
cambio positivo o agregará valor.

En la práctica, la gestión de proyectos en cualquier organización trae diversos desafíos,

siendo en primera instancia: alcanzar la meta y objetivos del proyecto; mientras que en
segunda instancia: esta optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e
integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.

Por otra parte, la International Project Management Association (IPMA) define al Project
Management como “la planificación, organización, seguimiento y control de todos los
aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos aquéllos implicados en el
mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de una forma segura y satisfaciendo las
especificaciones definidas de plazo, coste y rendimiento/desempeño. Incluyendo el
conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias
para su correcto desarrollo”.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de fases en que son divididos los proyectos para facilitar
su gestión. Esta división es realizada por los directores de proyectos.
Las organizaciones suelen identificar un conjunto de ciclos de vida específico para emplearlo en
sus proyectos. En el ciclo de vida de un proyecto se definen las fases que vinculan el inicio del
proyecto con su fin. Y esas fases son:

Inicio → Planificación → Ejecución → Cierre del proyecto.

Por lo general, la transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto implica
alguna forma de transferencia técnica. Así, los entregables de una fase son revisados para verificar
su cumplimiento y son aprobados antes del inicio de la siguiente fase.
Sin embargo, hay ocasiones en que una fase comienza antes de la aprobación de los entregables
de la fase anterior, especialmente cuando se identifica riesgos de no hacerlo. Esta superposición
de fases es conocida como ejecución rápida.
No existe una sola forma, única e incuestionable, de establecer el ciclo de vida de un proyecto.
Ciertamente hay organizaciones que han estandarizado todos sus proyectos con un ciclo de vida
único, pero han llegado a ello tras un proceso de aprendizaje. Otras organizaciones tienen la
flexibilidad de permitir al equipo de dirección del proyecto definir el ciclo de vida más apropiado
para el proyecto que desarrollarán. 

¿Qué define el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida del proyecto define:

 Cuál es el trabajo técnico a realizar en cada fase. Por ejemplo: ¿en qué fase se debe
realizar el trabajo de los geólogos?
 Cuándo deben ser generados los entregables de cada fase y cómo serán revisados,
verificados y validados cada uno de ellos
 Quién o quiénes son los involucrados en cada fase.
 Cómo realizar el control y aprobación de cada fase. Se puede contar con descripciones
muy generales o muy detalladas. Las muy detalladas suelen incluir formularios, diagramas
y listas de control.

¿Cuáles son las características comunes de los ciclos de vida?

Los ciclos de vida de los proyectos comparten algunas características comunes:

 Las fases suelen ser secuenciales y definidas por transferencia de información técnica o
transferencia de componentes técnicos.
 Los costos y el número del personal suelen ser bajos al comienzo; alcanzan su nivel
máximo en las fases intermedias y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca a su
conclusión.
 Al inicio del proyecto son más altos el nivel de incertidumbre y las posibilidades de no
cumplir los objetivos. La certeza de concluir con éxito aumenta conforme avanza el
proyecto.
 El poder de los interesados para influir en las características finales y en el costo del
proyecto es más elevado al comienzo del mismo y decrece a medida que avanza el
proyecto. 
Cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Al comienzo de un proyecto, la cantidad de planificación y trabajo requerido parece abrumadora ya
que puede haber docenas, o incluso cientos de tareas que necesitan ser completadas en el
momento justo y en la secuencia correcta, por esta razón se recomienda a los gerentes formarse
en el área con programas de capacitación en gestión de proyectos y habilidades directivas.
Los gerentes de proyecto experimentados saben que a menudo es más fácil manejar los detalles
de un proyecto y tomar las medidas en el orden correcto cuando se divide el proyecto en fases.
Dividir los esfuerzos de gestión de proyectos en estas cinco fases puede ayudar a estructurarlos y
simplificarlos en una serie de pasos lógicos y manejables.

1. Inicio del proyecto

El inicio es la primera fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí es donde se mide el valor y la
viabilidad del plan. Los gerentes de proyecto suelen utilizar dos herramientas de evaluación para
decidir si desean llevar a cabo el trabajo o no:

 Documento de caso de negocio: este documento justifica la necesidad del proyecto e

incluye un estimado de los beneficios financieros potenciales.
 Estudio de factibilidad: esta es una evaluación de las metas del proyecto, cronograma y
costos para determinar si el plan debe ser ejecutado. Equilibra los requisitos del proyecto con
los recursos disponibles para ver si la continuación del trabajo tiene sentido.
Los equipos abandonan los proyectos propuestos que son etiquetados como no rentables o
inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan estas dos pruebas pueden ser asignados a un
equipo de trabajo o a una oficina de proyectos.
2. Planificación del proyecto
Una vez que el proyecto recibe luz verde, se necesita un plan sólido para guiar al equipo, así como
para tenerlo a tiempo y dentro del presupuesto. Un plan de proyecto bien redactado ofrece
orientación para la obtención de recursos, financiamiento y adquisición de los materiales
necesarios. El plan del proyecto brinda al equipo dirección para producir resultados de calidad,
manejar el riesgo, crear aceptación, comunicar los beneficios a las partes interesadas y administrar
a los proveedores.

La planificación también prepara a los equipos para los obstáculos que puedan encontrar a lo largo
del proyecto y les ayuda a comprender el costo, el alcance y el calendario del trabajo.

3. Ejecución del proyecto

Esta es la fase que se asocia de manera más común con la gestión de proyectos. La ejecución
consiste en entregar resultados que satisfagan al cliente. Los líderes del equipo hacen que esto
suceda asignando recursos y manteniendo a los miembros del grupo enfocados en las tareas
designadas.

La ejecución depende en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos del
equipo durante la fase de ejecución se derivan de plan del proyecto.

4. Supervisión y control de proyectos

La supervisión y el control a veces se combinan con la ejecución porque a menudo se producen de
manera simultánea. A medida que los equipos ejecutan lo planificado, deben supervisar
constantemente su propio progreso.

Para garantizar la entrega del proyecto, los equipos deben supervisar las tareas para prevenir la
pérdida de alcance, calcular los indicadores clave de rendimiento , rastrear las variaciones del
costo y el tiempo asignados. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en marcha sin
problemas.

5. Cierre del proyecto

Los equipos cierran el proyecto cuando entregan el trabajo terminado al cliente, comunicando su
finalización a las partes interesadas y liberando recursos para otros proyectos. Este paso vital en el
ciclo de vida del proyecto permite que el equipo evalúe y documente el trabajo realizado y pase al
siguiente proyecto, utilizando los errores y éxitos previos para construir procesos más fuertes y
equipos más exitosos.

Aunque la gestión de proyectos a veces puede parecer abrumadora, dividirla en estos cinco ciclos
distintos puede ayudar al equipo a gestionar incluso los proyectos más complejos y a utilizar el
tiempo y los recursos de forma más inteligente.
Complementar con: https://www.youtube.com/watch?v=voT3tUCZ63E

https://todopmp.com/ciclo-de-vida-del-proyecto/