Una introducción a los fundamentos de la

cartografía de procesos
 

   

La creación de un mapa de procesos es un método poderoso para comprender la mejora

de los procesos empresariales. Para aquellos que son nuevos en la tarea, puede parecer
extraño y abrumador.

En esta guía de mapeo del proceso cubriremos:

 ¿Qué es el mapeo de procesos?

 Beneficios
 Ejemplos
 Símbolos y elementos
 Creación de un mapa de procesos

¿Qué es el mapeo de procesos? 

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que se utiliza para representar
visualmente el flujo de trabajo y los pasos y las personas que participan en un proceso
empresarial. Estos mapas también se denominan comúnmente diagramas de flujo o
diagramas de flujo de trabajo. Las organizaciones utilizan esta herramienta para
comprender mejor un proceso y mejorar su eficiencia. Mediante la creación de
diagramas fáciles de seguir, los interesados pueden identificar los aspectos de un
proceso que pueden mejorarse. Esto incluye la identificación de los cuellos de botella en
los flujos de trabajo y otras ineficiencias como las tareas repetitivas que son ideales para
la automatización.   

Los beneficios de crear un mapa de procesos  

El mapeo de procesos ofrece muchos beneficios. Mencionamos varios beneficios a nivel
abstracto: comprender mejor un proceso y mejorar la eficiencia. Los beneficios más
específicos de la creación de un mapa de procesos incluyen: 

 Aumentando la satisfacción en el trabajo. Los empleados saben qué esperar,

cuáles son sus responsabilidades, y aprecian la transparencia que proporciona un
mapa de procesos. 
 Mejorar el rendimiento de los empleados. Los empleados que entienden sus
funciones y dónde encontrar ayuda cuando la necesitan son más productivos. 
 Fácil de usar. Los mapas de procesos de negocios son fáciles de seguir y son
ideales para tareas como el entrenamiento de empleados y sesiones de lluvia de
ideas. El software BPM facilita el diseño y la prueba de los procesos, así como el
compartirlos con el equipo. 
 Certificaciones. Ayude a las organizaciones a obtener y mantener las
certificaciones de la industria como ISO 9000 y 9001. 
 Solución de problemas. Un mapa de procesos empresariales permite a las
organizaciones probar hipótesis y "what-ifs" facilitando la identificación de
problemas y posibles soluciones. 

Ejemplos comunes de mapas de procesos 

Hay muchos tipos diferentes de mapas de proceso. El que se utilice depende en gran
medida del tipo de proceso que se quiera mapear y de los objetivos de la empresa. He
aquí algunos tipos de mapas de proceso comúnmente utilizados.

Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es útil para crear un mapa simple que ilustre las entradas y
salidas de un proceso. Algunos casos de uso ideales para los diagramas de flujo básicos
son la planificación de nuevos proyectos, el análisis y la gestión de los flujos de trabajo
y la mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. Los diagramas de flujo
pueden crearse manualmente utilizando los símbolos del mapa del proceso que hemos
mencionado anteriormente, o en cuestión de minutos utilizando un software de gestión
de procesos empresariales. 

Mapa del proceso de alto nivel

Un mapa de proceso de alto nivel, o mapa de arriba hacia abajo, muestra cómo funciona
un proceso en un número limitado de pasos. Proporcionan una instantánea rápida de lo
que hace un proceso, pero no entran en detalles sobre cómo se realiza un proceso. Los
mapas de procesos de alto nivel son ideales para examinar los procesos con los
dirigentes o con terceros que no requieren detalles. 
Mapa detallado del proceso 

Los detalles son útiles para comprender las complejidades de un proceso. A diferencia
de un mapa de procesos de alto nivel, los mapas detallados también incluyen
subprocesos, lo que los hace más útiles para identificar ineficiencias y documentar los
puntos de decisión dentro de un proceso. 

SIPOC

SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos
clave de un proceso. La sigla significa proveedor - entradas - proceso - salidas - cliente.
El SIPOC se parece más a una tabla o un gráfico que a un mapa. Sin embargo, la
enumeración de los elementos clave es un precursor importante para crear un mapa de
procesos más detallado. Los diagram as del SIPOC también ayudan a definir el alcance
de los procesos comerciales complejos y son útiles para los interesados cuando se
examina un proceso. 

Mapas de Swimlane

Los Swimlanes, o mapas interfuncionales, se utilizan para mostrar "quién hace qué".
Separan las actividades en carriles o canales según quién sea el responsable de realizar
la tarea o el proceso. Los mapas de carriles de natación son útiles para la gestión. Son
ideales para formar a nuevos empleados y aumentar la responsabilidad. Los mapas de
carriles de natación también ayudan a las partes interesadas a entender los flujos de
trabajo y cómo se relacionan e interactúan con otros procesos empresariales. 

Mapas de flujo de valor

Los mapas de flujo de valor muestran los pasos necesarios para entregar un producto o
servicio a los clientes. Utilizan un sistema de símbolos para ilustrar los flujos de
información y las tareas. Los mapas de corrientes de valor son particularmente útiles
para identificar los desechos dentro de los procesos y entre ellos. También cumplen una
función importante en la identificación de oportunidades y la planificación de proyectos
futuros. 

Símbolos y elementos del mapa de procesos

Fuente: Leanmethods.com
Los mapas de procesos utilizan más de 30 símbolos diferentes para representar
elementos específicos. Estos símbolos de proceso también se denominan comúnmente
símbolos de diagrama de flujo o formas de diagrama de flujo. Los símbolos proceden
del Lenguaje Unificado de Modelado (UML). El UML fue creado por ingenieros de
software para proporcionar una forma estandarizada de analizar y diseñar programas de
software. Sin embargo, UML se ha convertido en uno de los sistemas más populares
utilizados para el modelado de procesos de negocio.

Los símbolos se clasifican en las siguientes categorías:

 Símbolos de proceso/operación 
 Ramificación y control de los símbolos de flujo 
 Símbolos de entrada y salida 
 Símbolos de almacenamiento de archivos e información 
 Símbolos de procesamiento de datos 

Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la utilización de una pequeña parte
de los símbolos más comunes será suficiente para completar un mapa de procesos.
Algunos de los símbolos más utilizados son 

Proceso - Un rectángulo se utiliza para representar un proceso particular y sus

actividades y funciones.
Línea de flujo → Una flecha se utiliza para mostrar tanto la dirección del flujo como la
conexión entre los pasos.

Terminator- Un terminador muestra el principio o el final de un flujo de proceso.

Decisión- Indica que se debe tomar una decisión después de la cual el flujo seguirá un
camino predefinido basado en esa decisión.

Documento(s)- Un rectángulo con base ondulada indica un documento o información

única que puede ser leído por las personas. Múltiples rectángulos con bases onduladas
indican que hay más de un documento que puede ser revisado.

Retraso... Un símbolo de retraso significa que hay una pausa en el proceso antes de que
el flujo continúe.

Entrada manual... Este símbolo se utiliza para mostrar que un procedimiento será

realizado manualmente por una persona.

Cómo crear un mapa de procesos

Es importante incluir a todos los principales interesados en el proceso. Todos deben
comprender los objetivos de la organización y los fundamentos del mapeo. La creación
manual implica dibujar a mano utilizando los símbolos del mapa del proceso que hemos
mencionado anteriormente. Para simplificar el proceso y mejorar la colaboración, se
puede utilizar el software de gestión de procesos empresariales. El software facilita el
diseño y la prueba de los procesos, permite guardar el trabajo y compartirlo con los
miembros del equipo.  

Identificar el proceso

El primer paso es identificar el proceso empresarial adecuado. Puede tratarse de un

proceso cuyo coste es prohibitivo. O uno que implique procesos manuales y sea
propenso a los retrasos. Nombra el proceso y ponlo en la parte superior del documento. 

Reúne a tu equipo 

Uno de los aspectos más cruciales del proceso es incluir a quienes están más
familiarizados con su funcionamiento interno. La aportación de las principales partes
interesadas garantiza que el mapa del proceso sea exhaustivo y que no se omitan
detalles o consideraciones importantes. Dedique algún tiempo a la lluvia de ideas con su
equipo desde el principio. Determine quién hace qué, cuándo lo hace y cómo lo hace. 

Recopilar datos 

Después de su sesión inicial de lluvia de ideas, empiece a reunir datos e información

relevantes. Determine cuándo comienza y termina el proceso. Enumere todos los pasos
necesarios para completar el proceso. Identifique las entradas, salidas y las personas
involucradas. 
Enumera los pasos en orden secuencial

Una vez que tenga una lista completa de los pasos a seguir, trabaje con su equipo para
colocarlos en orden secuencial. Identifica el evento que desencadena el proceso y las
acciones y decisiones que lo completan. 

Dibujar el mapa utilizando símbolos

Incluya toda la información que identificó en los pasos anteriores y utilice los símbolos
del proceso que identificamos anteriormente en esta guía. Por ejemplo, utilice un óvalo
(terminador) para mostrar el inicio del proceso. Debe ser una representación exacta del
proceso tal y como existe actualmente. 

Analizar

Una vez completado el mapa de procesos, puede utilizarlo para identificar los cuellos de
botella y las ineficiencias. Busca tareas manuales que puedan ser mejoradas a través de
la automatización. Identificar los pasos que pueden ser eliminados. Obtener
retroalimentación y sugerencias de cada miembro de su equipo. 

Mejorar su proceso

Aplique las técnicas y herramientas de mapeo que identificó en el paso anterior. Si las

mejoras y sugerencias van a tener un amplio impacto en el proceso, evite aplicarlas
todas a la vez. Priorice las mejoras. Comience con algo pequeño para evitar posibles
interrupciones en el proceso. Supervise las mejoras. Determine si son necesarias más
mejoras. 

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