Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean

símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso.

También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o

etapas y su interacción.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos

de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de

los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor,

pues el proceso que representa está ahora disponible para ser

analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas

las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y

mejorarlo.

Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirven principalmente

para:

a) Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona.

b) Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.

c) Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados

por un proceso.

d) Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.

e) Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado,

identificando las oportunidades de mejora.

 f) Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.

Los símbolos básicos para elaborar un diagrama de flujo.

El símbolo terminal es un ovalo que identifica

sin ninguna ambigüedad, el principio y el final
de un proceso, según la palabra del símbolo
terminal.

El símbolo actividad es un rectángulo que

designa una actividad. Dentro de cada
rectángulo se incluye una breve descripción
de cada actividad.

El símbolo decisión es un rombo. Señala un

punto en el proceso en el que hay que tomar
una decisión, a partir de él, se ramifica en dos
o más vías el camino que se puede seguir.

El símbolo de triángulo inverso indica que el

documento se debe archivar, no se enumera.

El símbolo de documento representa el serial

generado por el proceso, y es donde se
almacena información relativa de él.

La línea de flujo representa una vía del

proceso, que conecta elementos del proceso:
actividades, decisiones, documentos, etc. La
punta de la flecha sobre la línea de flujo indica
la dirección del flujo del proceso. Se permiten
flechas horizontales y verticales, no
inclinadas.
 El conector es un círculo que se utiliza para
indicar continuidad del diagrama de flujo,
abarca de dos o más hojas si se desea hacer
referencia a alguna actividad anterior o
posterior a la que se está describiendo.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como

un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un
buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del

proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los
reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en

ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las
mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos

empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se
realizan mejoras en el proceso.

Desarrollo del Diagrama de Flujo

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de

flujo :

Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el

diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del
proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y
de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
 Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera

quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el
comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están

incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas

también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y

asignando los correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y

describa con exactitud el proceso elegido.
Diagrama de flujo a nivel macro y micro
Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el
tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo.
Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los
detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso.

Este es el caso del ejemplo siguiente, un diagrama de flujo a nivel macro.

Ejemplo : Reparación de la PC
En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de
nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de
mejora, será necesario disponer de una descripción detallada
del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro,
como muestra el ejemplo siguiente.
Conclusiones

Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de

los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y
aquéllas que son redundantes o innecesarias.

También son de gran utilidad durante el desarrollo de la

documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una
descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho
más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto.

Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la

resistencia del personal a emplear los documentos como referentes
para el desempeño de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de
flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y
promueve la creatividad.

Es conveniente emplear programas específicos para la confección de

los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo
sencillo y facilitan notablemente la tarea.

Bibliografía:

1.- GÓMEZ CEJA GUILLERMO, SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, PÁG. 338-341.

2.- SCHROEDER ROGER G. ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES, EDITORIAL: MC

GRAW HILL

3.- J. M. JURAN, JURAN Y LA CALIDAD POR EL DISEÑO, EDICIONES DIEZ DE

SANTOS S.A. 1996.