MAPEO DE COSTOS

El mapeo de procesos es un conjunto de acciones destinadas a identificar y estudiar todos los

pasos de un procedimiento o tarea utilizada en la organización. Con este fin, se establece una
relación esquemática, que revela oportunidades de mejoras y posibles desequilibrios en la
ejecución y la planificación.

Prestar la debida atención a este ejercicio es esencial para gestionar los procesos de manera
más eficiente. Después de todo, lo que no se controla y administra no se puede medir. Además,
al usar estos pasos, es posible identificar sectores y actividades problemáticos.

TIPOS DE MAPEO DE PROCESOS

los tipos de mapeo para poder identificar el que mejor se adapte a su gestión y que esté de
acuerdo con los procesos de la organización. Básicamente hay cuatro tipos:

Los diagramas y tablas de flujo son herramientas que enumeran todas las fases y pasos de una
tarea de una manera simple, con un diseño intuitivo y funcional que es fácil de ver y comprender
para cualquier persona en el equipo. Los tipos de mapeo, por otro lado, son más detallados y, a
veces, más complejos.

MAPA DE ACTIVIDAD – examina todos los pasos y procesos de todas las actividades que generan
valor para la organización;

MAPA DETALLADO – detalles de documentos que identifican y representan todas las entradas
y salidas de un proceso;

DIAGRAMA DE FLUJO DE TRABAJO – presentación simple de todas las tareas realizadas en la

empresa.;

DIAGRAMA DE CADENA DE VALOR AGREGADO – uso de símbolos para conectar actividades, de

modo que haya comprensión y correlación entre ellas.

DEFINIR LOS PROCESOS A MAPEAR

Se pueden mapear varias y diferentes actividades, desde las más simples, como el servicio al
cliente, hasta las más complejas, como los análisis de contratos y los problemas financieros de
la organización.

El primer paso será definir qué actividad o actividades pasarán por el mapeo del proceso. Por lo
general, los gerentes prefieren comenzar con los más simples que involucran menos pasos y
personas.

Debido a que tienen pocas interacciones, es posible que no se encuentre información relevante
y cuellos de botella, pero es una forma de comenzar esta cultura y encuesta en la empresa. Sin
embargo, verá la necesidad de pasar a procedimientos complejos y más grandes que se ocupan
de un gran volumen de datos para analizar, equipos y fases.
Por ejemplo:

¿Qué quiere descubrir haciendo el mapeo?

¿Qué problema quiere resolver?

¿Qué sectores necesita para mapear y resolver problemas?

¿Quién estará involucrado?

Las actividades que involucran la administración y las estrategias de un negocio se trabajan

comúnmente, ya que estos son procesos que forman parte de las decisiones y el desempeño de
toda la organización. Además, también se analizan los procedimientos que forman parte de la
satisfacción del consumidor y los problemas burocráticos.

ACTIVIDADES DE LLUVIA DE IDEAS

Una vez que se decide la actividad para su mapeo de procesos, es hora de esbozar su diagrama
o flujograma, o una lluvia de ideas. Algunos modelos eligen hacer entrevistas con las personas
involucradas en cada fase.

Por lo tanto, solo complete los espacios en blanco con la información proporcionada por el
equipo o la persona responsable. En este punto, es común comenzar a identificar cuellos de
botella, desequilibrios y fallas en los procesos.

USAR LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS

Para facilitar el mapeo de procesos, las organizaciones generalmente usan herramientas y

métodos. En más común, o Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

En el paso Proveedores, debe establecer una relación con los socios involucrados en la actividad
evaluada. Aquí, es importante considerar esta información porque los materiales e insumos
utilizados en el proceso pueden interferir con los resultados.

En Entradas, se especifica qué se proporciona exactamente para hacer posible esta actividad.

En el campo Proceso, se hace un mapa que detalla cómo se lleva a cabo el proceso, desde el uso
y análisis de documentos, uso de manuales, etc. Para este fin, los diagramas de flujo pueden ser
muy simples y fáciles de completar.

Los resultados, por otro lado, indican los resultados del procedimiento, es decir, qué hace o
produce exactamente esa actividad y cómo afecta los resultados de la empresa. Finalmente, los
clientes deben completar información sobre quiénes son las personas que reciben los resultados
del proceso mapeado.

En un banco, por ejemplo, el proceso de mapeo puede ser un análisis de contrato o crédito. Por
lo tanto, los resultados son para ese cliente que está buscando préstamos, financiamiento y
otros productos puestos a disposición por la institución.

ELIMINAR TAREAS INNECESARIAS

Durante su mapeo, seguramente encontrará que algunas fases de algunos procesos son
totalmente innecesarias y que a menudo consumen recursos humanos y financieros de forma
innecesaria.
Típicamente, estas son tareas que pueden ser eliminadas o completamente automatizadas por
los sistemas de gestión e integración. Esto reduce no solo el tiempo de ejecución, sino también
el costo del proceso.

DETERMINAR EL PAPEL DE TODOS LOS PROCESOS

Para tener un mapeo de procesos eficiente, es importante definir las funciones, atribuciones y
roles de cada actividad analizada. De esa manera, podrá identificar los procedimientos que
necesitan actualizaciones y mejoras, así como aquellos que pueden eliminarse y revisarse.

DIBUJE SU MAPA

Para ayudar a la visualización, la comprensión y la relación entre los pasos del proceso evaluado,
use símbolos y diferentes colores para dibujar su mapa. De esa manera, podrá crear un diagrama
de flujo intuitivo que se podrá comprender rápidamente y que realmente revelará información
importante.

Para este fin, se pueden utilizar flechas que indican correlación entre fases o proveedores,
rectángulos, diamantes, formas ovales y líneas. Idealmente, cualquiera, y no solo usted, debe
comprender los procedimientos de la actividad asignada.

Además, se debe tener cuidado de no realizar algunas acciones que puedan poner en peligro su
mapeo de procesos, como salir de su enfoque inicial e incluir pasos que no sean consistentes
con la actividad en cuestión y detallar excesivamente los pasos de un proceso de una manera
que solo usted pueda entender.

El mapeo de procesos es una herramienta que permite aumentar la productividad de un equipo

al tiempo que mejora los pasos y procesos que han fallado y no presentan resultados
satisfactorios.

Además del mapeo, sus procesos deben estandarizarse para garantizar el nivel de calidad y los
gastos en una actividad. Por lo tanto, aproveche esta oportunidad para ver también cómo
estandarizar sus procesos.