VIGENCIA: 08/01/2021

ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

1. OBJETIVO
Adquirir bienes y servicios con altos estándares de calidad para la organización,
apoyándose en el cumplimiento de las directrices y lineamientos establecidos a través de
objetivos, metas y programas proyectados a la implementación del sistema de Gestión de
la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente al interior de las actividades que
desarrolla la CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG.

2. ALCANCE

Las actividades descritas en el presente documento aplican para todos los proveedores
de bienes y servicios que la organización seleccione, evalúe y reevalúe al interior del
Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la
CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG.

3. RESPONSABLE(S)

El responsable de la implementación y aseguramiento del cumplimiento que se

establecen en el presente procedimiento es el Director HSEQ en colaboración con el
Director Administrativo y Gerente General.
4. DEFINICIONES

a) Requisición: Mecanismo mediante el cual se gestiona la realización de una solicitud

de un bien o servicio a nivel interno de la organización.

b) Orden de Compra: Mecanismo mediante el cual la organización emite o notifica, a sus

proveedores, las cantidades, especificaciones y requisitos técnicos, precios,
condiciones de pago, entre otros; relacionadas con los bienes y/o servicios que
requiere para garantizar el desarrollo normal de sus operaciones.

c) Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base

a unos criterios de selección específicos.

d) Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento

de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la
ejecución del contrato.

e) Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un

proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.

f) Proveedor: Persona jurídica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o
servicios a la organización.

Página
1
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

5. ACTIVIDADES

5.1 Selección de proveedores

La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios es
responsabilidad de los funcionarios que se describen en el numeral 3. del presente
documento, quienes al momento de generar las órdenes de compra, deben tener en
cuenta los siguientes aspectos establecidos en el formato SELECCIÓN DE
PROVEEDORES, con el ánimo de llevar a cabo un proceso uniforme y objetivo de
calificación y ponderación de aquellos proveedores con los que la organización pretenda
establecer vínculos de adquisición de bienes y/o servicios necesarios para garantizar el
desarrollo normal de las operaciones de su Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiente:
a) En primera instancia, se deben recibir un total de 3 cotizaciones generadas por los
proveedores con los que la organización haya hecho contacto previo para la
adquisición de bienes y servicios.

b) Estas cotizaciones deben ser evaluadas bajo los criterios establecidos en el formato
SELECCIÓN DE PROVEEDORES, los cuales se enuncian en la siguiente tabla:

TABLA 1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS COTIZACIONES

RECIBIDAS PARA DETERMINAR EL GRADO DE CALIDAD DE LOS BIENES Y
SERVICIOS OFRECIDOS (SERVICIOS GENERALES) - PERSONA JURÍDICA

CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA EL SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS GENERALES

– PERSONA JURÍDICA
PESO DEL
CRITERIO EN LA
CRITERIO CALIFIQUE 5 SI CALIFIQUE 3 SI CALIFIQUE 1 SI SELECCIÓN
DEL
PROVEEDOR
Precios por Precios por
PRECIO Y Precios iguales a
debajo de la encima de la 20%
CONDICIONES la competencia
competencia competencia
TIEMPO DE
De 1 a 3 días De 4 a 8 días Más de 8 días 20%
ENTREGA
Mayor o igual a 5 Menos de un
EXPERIENCIA Y De 3 a 5 años en
años en el año en el 20%
RECONOCIMIENTO el mercado
mercado mercado
GARANTIA / No Ofrece ni
Ofrece garantía y Ofrece solo
SOPORTE garantía ni 10%
soporte técnico garantía
TECNICO soporte técnico

TABLA 2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS PARA DETERMINAR EL

GRADO DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN –
INSTRUCTORES

Página
2
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA EL SUMINISTRO DE SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y

FORMACIÓN - INSTRUCTORES
PESO DEL
CRITERIO EN LA
CRITERIO CALIFIQUE 5 SI CALIFIQUE 3 SI CALIFIQUE 1 SI
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
La experiencia
La experiencia La experiencia
laboral en las
laboral en las laboral en las
TRAYECTORIA temáticas
temáticas temáticas 25%
LABORAL relacionadas es
relacionadas es relacionadas es
igual o superior a
igual a 4 años igual a 2 años
5 años
La experiencia La experiencia
La experiencia
docente general, docente general,
docente general,
TRAYECTORIA o en las temáticas o en las
o en las temáticas 25%
DOCENTE relacionadas es temáticas
relacionadas es
igual o superior a relacionadas es
igual a 4 años
5 años igual a 2 años
Si el instructor ha
Si el instructor ha completado
completado satisfactoriamente
satisfactoriamente una
una maestría especialización Si el instructor no
relacionada con relacionada con cuenta con
NIVEL
las temáticas a las temáticas a procesos de 20%
ACADÉMICO
desarrollar, o se desarrollar, o se formación a nivel
encuentra encuentra de posgrado
matriculado en matriculado en
una maestría en una
general especialización
en general

TABLA 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DEL GRADO DE CALIDAD DE

LOS BIENES Y SERVICIOS OFRECIDOS (SERVICIOS GENERALES) – PERSONAS
NATURALES

CRITERIOS DE SELECCIÓN PARA EL SUMINISTRO DE SERVICIOS GENERALES –

PERSONAS NATURALES
PESO DEL
CRITERIO EN LA
CRITERIO CALIFIQUE 5 SI CALIFIQUE 3 SI CALIFIQUE 1 SI
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
La experiencia La experiencia
laboral general o laboral general o
en las en las
actividades, actividades, No cuenta con
TRAYECTORIA
funciones y funciones y experiencia 70%
LABORAL
responsabilidades responsabilidades laboral
requeridas requeridas
solicitadas es solicitadas está
superior a 2 años entre 1 y 2 años

Página
3
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

TABLA 4. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES: REQUISITOS EN

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
PESO DEL
CRITERIO EN LA
CRITERIO CALIFIQUE 5 SI CALIFIQUE 3 SI CALIFIQUE 1 SI
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
El proveedor cumple
parcialmente (basta
con que incumpla un El proveedor no
El proveedor cumple
REQUISITOS DE sólo requisito para cumple con los
totalmente con los
CUMPLIMIENTO EN calificar como requisitos en materia
requisitos en materia
SEGURIDAD, SALUD incumplimiento de Seguridad, Salud
de Seguridad, Salud
EN EL TRABAJO Y parcial) con los en el Trabajo y
en el Trabajo y
AMBIENTE requisitos en materia Ambiente
Ambiente solicitados
de Seguridad, Salud Solicitados
en el Trabajo y
Ambiente solicitados
PERSONA JURÍDICA PERSONA NATURAL
DOCUMENTOS
(PROVEEDORES DE (CONTRATISTAS E
EXIGIBLES
SERVICIOS GENERALES) INSTRUCTORES)
1.Certificado de afiliación al
Sistema General de Riesgos
Laborales (EPS, ARL y AFP).

2.Copia de las planillas

correspondientes a los aportes
al Sistema General de Riesgos 1.Certificado de afiliación al
Laborales (EPS, ARL y AFP) Sistema General de Riesgos
Laborales (EPS, ARL y AFP).
3.Certificado de accidentalidad 30%
generado por ARL. 2.Copia de las planillas
correspondientes a los aportes
4.Certificación de al Sistema General de Riesgos
implementación del SG-SST, Laborales (EPS, ARL y AFP)
emitido por ARL.
3.Acta de compromiso de
5.Acta de compromiso de cumplimiento de las medidas,
cumplimiento de las medidas, directrices y procedimientos
directrices y procedimientos que se hayan establecido en el
que se hayan establecido en el marco de la implementación,
marco de la implementación, mantenimiento y mejora
mantenimiento y mejora continua del Sistema de
continua del Sistema de Gestión de la Calidad,
Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente para
Trabajo y Ambiente para proveedores y contratistas.
proveedores y contratistas.

6.Contrato vigente con el gestor

ambiental, para la gestión de
los residuos peligrosos y
especiales (Si aplica).

Cabe resaltar que el peso que tiene la verificación del cumplimiento de los requisitos en
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente por parte del proveedor/contratista, tienen un
impacto sobre la selección del mismo del orden del 30%, razón por la cual, la
organización ha establecido que dicho criterio de selección de proveedores será un factor
determinante para el establecimiento de relaciones contractuales para la adquisición de

Página
4
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

bienes y/o servicios requeridos para garantizar el desarrollo normal de las operaciones del
Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente,
respectivamente.
c. Una vez procesadas las calificaciones, la ponderación y puntaje obtenidos en el
diligenciamiento del formato SELECCIÓN DE PROVEEDORES, la organización ha
definido los siguientes elementos de valor y juicio para la selección definitiva de
proveedores:

Método de cálculo de selección de proveedores de bienes y servicios generales

(Personas jurídicas):

(Puntaje de precios y condiciones X % peso del puntaje) + (Puntaje de tiempo de

entrega X % peso del puntaje) + (Puntaje de experiencia y reconocimiento X % peso
del puntaje) + (Puntaje de garantía y soporte técnico X % peso del puntaje) + % del
cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud
en el Trabajo y Ambiente.

Método de cálculo de selección de proveedores de servicios de capacitación y

formación - Instructores:

(Puntaje de trayectoria laboral X % peso del puntaje) + (Puntaje de trayectoria docente

X % peso del puntaje) + (Puntaje de nivel académico X % peso del puntaje) + % del
cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud
en el Trabajo y Ambiente.

Método de cálculo de selección de contratistas de bienes y servicios generales

(Personas naturales):

(Puntaje de trayectoria laboral X % peso del puntaje) + % del cumplimiento de los

requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente.

De acuerdo a lo anterior, los rangos de selección de proveedores/contratistas son los

siguientes:

TABLA 5. RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Y ACCIONES A SEGUIR PARA LA NOTIFICACIÓN DE LAS CALIFICACIONES –
PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS GENERALES (PERSONAS JURÍDICAS)

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y

SERVICIOS GENERALES (PERSONA JURÍDICA)

Página
5
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

PUNTAJE CALIFICACION ACCION A SEGUIR

De 1 a 1,8 No Aceptado Informar vía correo electrónico
Evaluar el desempeño cada 6
Mayor de 1,8 a 3 Aceptado condicionado
Meses
Mayor a 3 Aceptado Evaluar el desempeño cada Año

TABLA 6. RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Y ACCIONES A SEGUIR PARA LA NOTIFICACIÓN DE LAS CALIFICACIONES –
CONTRATISTAS DE SERVICIOS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
(INSTRUCTORES)

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS DE SERVICIOS DE

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN (INSTRUCTORES)
PUNTAJE CALIFICACION ACCION A SEGUIR
Igual a 1 No Aceptado Informar vía correo electrónico
Mayor de 1 e igual Evaluar el desempeño cada 6
Aceptado condicionado
a3 Meses
Mayor a 3 Aceptado Evaluar el desempeño cada Año

TABLA 7. RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Y ACCIONES A SEGUIR PARA LA NOTIFICACIÓN DE LAS CALIFICACIONES –
CONTRATISTAS DE SERVICIOS GENERALES (PERSONAS NATURALES)

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS DE SERVICIOS DE

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN (INSTRUCTORES)
PUNTAJE CALIFICACION ACCION A SEGUIR
Igual a 1 No Aceptado Informar vía correo electrónico
Evaluar el desempeño cada 6
Igual a 2,4 Aceptado condicionado
Meses
Igual a 3,8 Aceptado Evaluar el desempeño cada Año

Todas y cada una de las acciones a seguir establecidas por la organización y la

calificación obtenida en el ejercicio de selección de proveedores, se deben notificar vía
correo electrónico.

Si el proveedor obtuvo calificación de “Aceptado condicionado” o “Aceptado”, se le debe

solicitar la siguiente documentación legal para ser ingresado a la base de datos de
proveedores de bienes y servicios generales (Personas jurídicas) que se soporta a través

Página
6
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

del formato LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES. Para los contratistas de servicios

de capacitación y formación (Instructores), y contratistas de servicios generales (Personas
naturales), deberán ser ingresados a la base de datos denominada LISTO MAESTRO DE
TRABAJADORES Y CONTRATISTAS, respectivamente.

TABLA 8. INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL INGRESO DEL

PROVEEDOR/CONTRATISTA AL LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA
CONTRATISTAS DE SERVICIOS DE
PROVEEDORES DE BIENES Y
FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Y
SERVICIOS GENERALES (PERSONAS
SERVICIOS GENERALES (PERSONAS
JURÍDICAS)
NATURALES)
R.U.T vigente y/o actualizado R.U.T vigente y/o actualizado
Certificado de Existencia y Representación
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
Legal no mayor a 2 meses
Archivo de la Hoja de Vida o Currículum
Fotocopia del Representante Legal
Vitae

NOTA: Al momento de implementar todos los parámetros establecidos para la selección

de proveedores al interior de las operaciones del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la organización, ya se contaba con una
base de datos de proveedores con los se han establecido vínculos de adquisición de
bienes y/o servicios; por lo tanto, dichos parámetros establecidos en el numeral 5.1 del
presente documento, regirá para aquellos proveedores que no se encuentren
identificados en la base de datos anteriormente mencionada.

5.2 Identificación de los requerimientos

Los responsables establecidos en el numeral 3. del presente documento, deben identificar

las necesidades de adquisición de bienes y/o servicios para el aseguramiento del
desarrollo normal de las actividades, programas y demás operaciones asociadas al
Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la
organización, a través del diligenciamiento del formato denominado REQUISICIÓN, para
el cual, se han establecido las siguientes condiciones de revisión y análisis de dichas
necesidades para su posterior adquisición:
a) Identificación del solicitante del bien o servicio requerido.

b) Descripción técnica del bien o servicio requerido.

c) Definición del nivel de prioridad que bien o servicio requerido.

d) Definición de la unidad con la que se requiere el bien (para el caso de requerirse un

servicio, en este campo se debe escribir la palabra N/A).

Página
7
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

e) Definición de la cantidad del bien requerido (para el caso de requerirse un servicio, en

este campo se debe escribir la palabra N/A)

f) Justificación del bien o servicio requerido.

g) Aprobación de los bienes y/o servicios requeridos por parte de los responsables
establecidos en el numeral 3. del presente documento.

5.3 Emisión de la Orden de Compra/Servicio de los bienes y servicios requeridos

Los responsables establecidos en el numeral 3. del presente documento, deben notificar
las necesidades de compra a sus proveedores, a través del diligenciamiento del formato
ORDEN DE COMPRA, para el cual, se han establecido los siguientes requerimientos para
llevar a cabo del debido proceso de verificación y confirmación de los bienes y/o servicios
comprados por parte de la organización:
a) Registro de la fecha en la que se realiza la orden de compra.

b) Identificación específica del proveedor que se ajuste a las necesidades y condiciones

de los bienes y/o servicios requeridos.

c) Descripción técnica del bien o servicio requerido.

d) Definición de la unidad con la que se requiere el bien (para el caso de requerirse un

servicio, en este campo se debe escribir la palabra N/A).

e) Definición de la cantidad del bien requerido (para el caso de requerirse un servicio, en

este campo se debe escribir la palabra N/A)

f) Establecimiento del valor unitario del bien y/o servicio identificado en la orden de
compra.

g) Establecimiento del valor total del bien y/o servicio identificado en la orden de compra.

h) Establecimiento del valor total de la orden de compra.

i) Establecimiento de la forma de pago de la orden de compra generada.

j) Establecimiento de los plazos de entrega del bien y/o servicio identificado en la orden
de compra.

Con el ánimo de verificar eficazmente cada uno de los bienes y/o servicios adquiridos por
la organización, los responsables establecidos en el numeral 3. del presente documento,

Página
8
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

deben llevar a cabo dicha gestión a través del diligenciamiento del formato ORDEN DE
COMPRA, el cual cuenta con los espacios necesarios para tal fin. Si se identifica algún
tipo de No Conformidad en la verificación de los bienes y/o servicios comprados, ésta se
debe notificar inmediatamente al proveedor a través del diligenciamiento del formato
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME, con el ánimo de establecer el debido plan de
acción y/o contingencia de dicha eventualidad. Se debe dejar registro tanto de la
notificación de la No Conformidad como de la respuesta generada por el proveedor,
respectivamente.
De igual manera, se les debe reportar a los contratistas de servicios de capacitación y
formación, y de servicios generales, las necesidades de contratación por parte de la
organización a través del diligenciamiento del documento denominado ORDEN DE
SERVICIO, respectivamente.
5.4 Evaluación del desempeño de proveedores/contratistas
La evaluación del desempeño de los proveedores es responsabilidad de los funcionarios
que se describen en el numeral 3. del presente documento, los cuales deben tener en
cuenta los siguientes aspectos establecidos en el formato EVALUACIÓN Y RE-
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, con el ánimo de llevar a cabo un
proceso uniforme y objetivo de calificación y ponderación de aquellos proveedores con los
que la organización ha establecido vínculos de adquisición de bienes y/o servicios
necesarios para garantizar el desarrollo normal de las operaciones de su Sistema de
Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.
Tabla 9. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:
CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES

ASPECTO A EVALUAR PUNTAJE ASIGNADO

EL 20% DE LAS COMPRAS CUMPLIERON CON LAS
1
ESPECIFICACIONES
EL 50% DE LAS COMPRAS CUMPLIERON CON LAS
2
ESPECIFICACIONES
EL 70% DE LAS COMPRAS CUMPLIERON CON LAS
3
ESPECIFICACIONES
EL 90% DE LAS COMPRAS CUMPLIERON CON LAS
4
ESPECIFICACIONES
EL 100% DE LAS COMPRAS CUMPLIERON CON LAS
5
ESPECIFICACIONES
EL PESO QUE TIENE LA EVALUACIÓN DEL CRITERIO CORRESPONDIENTE AL
CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES SOBRE LA EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES ES DEL 25%

TABLA 10. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:

CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA Y CALIDAD DEL BIEN Y/O SERVICIO
ENTREGADO

Página
9
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

CONCEPTO PARA LA
CONCEPTO PARA
ASPECTO A PUNTAJE CALIDAD DEL BIEN
EL CUMPLIMIENTO
EVALUAR ASIGNADO Y/O SERVICIO
EN LA ENTREGA
ENTREGADO
NO CUMPLE CON LA CALIDAD DEL
LOS PLAZOS DE BIEN Y/O SERVICIO
MALO 1
ENTREGA ENTREGADO ES
ACORDADOS DEFICIENTE
EVENTUALMENTE
EN OCASIONES EL
SE ATRASAN,
BIEN Y/O SERVICIO
REGULAR 4 GENERANDO
ENTREGADO ES
DIFICULTADES CON
DEFECTUOSO
EL CLIENTE
LA CALIDAD DEL
CUMPLE A TOTAL
BIEN Y/O SERVICIO
CABALIDAD CON
ENTREGADO
EXCELENTE 5 LOS PLAZOS DE
CUMPLE CON LAS
ENTREGA
ESPECIFICACIONES
ACORDADOS
REQUERIDAS
EL PESO QUE TIENE LA EVALUACIÓN DEL CRITERIO CORRESPONDIENTE AL
CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA SOBRE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE
LOS PROVEEDORES ES DEL 15%, Y EL DE LA CALIDAD DEL BIEN Y/O
SERVICIO ENTREGADO ES DEL 25%

TABLA 11. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:

RESPETO DE CONDICIONES COMERCIALES

ASPECTO A EVALUAR PUNTAJE ASIGNADO

EL PROVEEDOR CAMBIÓ LAS CONDICIONES
1
COMERCIALES Y EN CONTRA DE LA ORGANIZACIÓN
EL PROVEEDOR CAMBIÓ LAS CONDICIONES
COMERCIALES EN COMÚN ACUERDO CON LA 3
ORGANIZACIÓN
EL PROVEEDOR MANTUVO LAS CONDICIONES
4
COMERCIALES CON LA ORGANIZACIÓN
EL PROVEEDOR MEJORÓ LAS CONDICIONES
5
COMERCIALES ESTABLECIDAS CON LA ORGANIZACIÓN
EL PESO QUE TIENE LA EVALUACIÓN DEL CRITERIO CORRESPONDIENTE AL
RESPETO DE LAS CONDICIONES COMERCIALES SOBRE LA EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES ES DEL 25%

TABLA 12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:

SERVICIOS DE POST VENTA Y RELACIONES CON LA ORGANIZACIÓN

ASPECTO A EVALUAR PUNTAJE ASIGNADO

EL PROVEEDOR NO ATENDIÓ EFICAZMENTE LAS 1

Página
10
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

DUDAS, SUGERENCIAS Y COMENTARIOS ASOCIADOS A

LOS BIENES Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS
EL PROVEEDOR NO ATENDIÓ EFICAZMENTE LAS
DUDAS, SUGERENCIAS Y COMENTARIOS ASOCIADOS A
LOS BIENES Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS, SIN 3
EMBARGO CORRIGIÓ LOS INCONVENIENTES
GENERADOS CON LA ORGANIZACIÓN
EL PROVEEDOR ATENDIÓ OPORTUNA, EFICAZ Y
PROFESIONALMENTE LAS DUDAS, SUGERENCIAS Y
5
COMENTARIOS ASOCIADOS A LOS BIENES Y/O
SERVICIOS ADQUIRIDOS
EL PESO QUE TIENE LA EVALUACIÓN DEL CRITERIO CORRESPONDIENTE AL
SERVICIOS DE POST VENTA Y RELACIONES CON LA ORGANIZACIÓN SOBRE
LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES ES DEL 25%

Para efectos de evaluar el desempeño de los contratistas para la provisión de servicios de

capacitación y formación, y servicios generales; los parámetros se encuentran
establecidos en el documento denominado DESEMPEÑO CONTRACTUAL, para lo cual,
se han establecido los siguientes períodos de evaluación/re-evaluación para dichos
contratistas:

 Frecuencia de evaluación/re-evaluación de instructores: Cada vez que se finalice un

programa de capacitación y formación.

 Frecuencia de evaluación/re-evaluación de contratistas para el suministro de servicios

generales: Cada seis (6) meses.
Son proveedores aceptados para continuar con la organización, serán aquellos que
obtengan un puntaje mayor o igual que 3.7 puntos; por lo tanto, se les debe notificar por
escrito el resultado de la evaluación, y a su vez, dichos resultados deben archivarse en la
carpeta de cada proveedor. Para el caso de aquellos proveedores que obtengan un
puntaje menor a 3.7 puntos, se les debe notificar por escrito el resultado de la evaluación,
resaltando aquellos criterios en los que su desempeño haya afectado su evaluación; de
igual forma, se les debe solicitar que elaboren un plan de acción o contingencia, en donde
contemplen estrategias de mejoramiento de dichos criterios; para esto, estos proveedores
tienen un plazo no mayor a 30 días, respectivamente. El nivel de implementación y
ejecución del plan de acción o contingencia será analizado en la fase de reevaluación de
proveedores.
El ejercicio de evaluación del desempeño de los proveedores se llevará a cabo al finalizar
el primer semestre de la vigencia de operaciones del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la organización.
5.5 Re-evaluación de proveedores y contratistas
La re - evaluación del desempeño de los proveedores es responsabilidad de los
funcionarios que se describen en el numeral 3. del presente documento, los cuales, deben

Página
11
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

llevar a cabo las mismas actividades que se establecen en el numeral 5.4 del presente
documento, salvo que, al momento de ser reevaluado el proveedor su puntaje sea menor
a 3.7 puntos, la implementación del plan de acción o contingencia será revisado y
analizado en la fase de evaluación de proveedores, el cual se ejecutará una vez finalice el
primer semestre del año siguiente de haber sido reevaluado, respectivamente. El plazo
para la presentación del plan de acción o contingencia por parte del proveedor es el
mismo que se establece en el numeral 5.4 del presente documento.
NOTA: Si el proveedor obtiene un puntaje menor a 3.7 puntos tanto en las fases de
evaluación y reevaluación de proveedores, y a su vez, la implementación de los planes
acción o contingencias para la mitigación de las no conformidades generadas en dichas
fases, la organización dará por terminada la relación con dicho proveedor; por lo tanto, se
debe guardar registro de dicha decisión, respectivamente.
5.6 Evaluación del cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente para los proveedores y contratistas

Con el ánimo de asegurar que los proveedores con los que la organización ha establecido
vínculos para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos para garantizar el
desarrollo normal de las operaciones de la organización, los funcionarios que se
describen en el numeral 3. del presente documento, deben llevar a cabo la evaluación del
cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente por parte de
los proveedores, a través de inspecciones programadas a sus instalaciones, a su vez, se
debe diligenciar el formato denominado LISTA DE CHEQUEO DE CUMPLIMIENTO
LEGAL SSTA PARA PROVEEDORES, en el cual, se analizarán y revisarán los siguientes
criterios:
PERSONA JURÍDICA (PROVEEDORES DE SERVICIOS PERSONA NATURAL (CONTRATISTAS E
GENERALES) INSTRUCTORES)
 Certificado de afiliación al Sistema General de Riesgos
Laborales (EPS, ARL y AFP).

 Copia de las planillas correspondientes a los aportes al

Sistema General de Riesgos Laborales (EPS, ARL y
AFP)
 Certificado de accidentalidad generado por ARL.
 Certificación de implementación del SG-SST, emitido
por ARL.
 Acta de compromiso de cumplimiento de las medidas,
directrices y procedimientos que se hayan establecido
en el marco de la implementación, mantenimiento y
mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente para
proveedores y contratistas.
 Certificado de afiliación al Sistema General de
Riesgos Laborales (EPS, ARL y AFP).
 Copia de las planillas correspondientes a los aportes
al Sistema General de Riesgos Laborales (EPS, ARL
y AFP)
 Acta de compromiso de cumplimiento de las medidas,
directrices y procedimientos que se hayan establecido
en el marco de la implementación, mantenimiento y
mejora continua del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente
para proveedores y contratistas.

 Contrato vigente con el gestor ambiental, para la

gestión de los residuos peligrosos y especiales (Si
aplica).

Página
12
 VIGENCIA: 08/01/2021
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 02

6. CUADRO DE FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Mario Alberto Nombre: Iván Darío Jabib Nombre: Luis Carlos Prada
Peña Martínez López Prada
Cargo: Director HSEQ Cargo: Gerente Cargo: Representante Legal
Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO

Emisión inicial del
01/06/2020 01
documento
Revisión estratégica y
08/01/2021 02
gerencial del documento

Página
13