MANUAL DE SERVICIOS GENERALES MSG

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
GENERALES

SAN SALVADOR, DICIEMBRE 2009

Dirección Administrativa –Servicios Generales - Coordinación y Desarrollo Institucional MTPS

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Actualizado Fecha: Diciembre 2009

Nombre:
Firma:
Cargo:

APROBADO Fecha:

Nombre: Lic. Zenaida Irasema Moreno de Inestroza

Cargo: Directora Administrativa Firma:
Nombre: Licda. María Elisa Ayala de Guevara
Cargo: Jefa Dpto. de Coordinación y Desarrollo Institucional.

AUTORIZADO Fecha: Diciembre 2009

Nombre: Dra. Victoria Marina Velásquez de Avilés Firma:

Cargo: Ministra de Trabajo y Previsión Social

Edición:01 Revisión: 0 Fecha: Diciembre 2009

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INDICE

I. Introducción 3

II. Objetivos y Alcance del Manual. 3

III. Base Legal 3

IV. Política 3

V. Departamento de Servicios Generales 4

VI. Sección de Mantenimiento. 6

VII. Sección de Intendencia. 7

VIII. Procesos correspondientes al Departamento de De Servicios Generales.

VIII.I Proceso: Asignación de vehículos 8

VIII.II Proceso: Mantenimiento de bienes inmuebles. 9

VIII.III Proceso: Mantenimiento de Vehículos 10

IX. ANEXOS 11

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I. Introducción

El presente manual de organización y funciones del Departamento de Servicios

Generales, tiene como propósito fundamental dar a conocer los objetivos, tanto
general como específico, juntamente a sus bases legales, política, misión, visión,
valores, estructura, funciones, y procesos administrativos, incluyendo en éstos a
sus secciones complementarias Mantenimiento e Intendencia.

Este documento precisa de las funciones encomendadas a las distintas áreas,

puestos y autoridades que conforman éste departamento, priorizando nuestras
responsabilidades para realizar las actividades laborales con máxima eficiencia y
calidad y así dar cumplimiento a los objetivos y metas propuestas, junto a las
exigencias señaladas por las unidades competentes.

Así mismo constituye un instrumento de apoyo administrativo y de consulta

constante para todo el personal perteneciente al departamento y para otras
Unidades, Secciones y Direcciones que requieran consultarlo y necesiten de
nuestros servicios.

II. Objetivo y Alcance del Manual

Poseer un documento en el cual se establezca la organización, funciones y pasos

a seguir para brindar nuestros servicios a las diferentes Direcciones,
Departamentos, Unidades y Secciones que pertenecen a ésta Institución a nivel
nacional, proporcionándolos con eficiencia y calidad.

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III. Base Legal.

El funcionamiento del Departamento de Servicios Generales, cuenta con una Base

Legal fundamentada en los siguientes artículos:

• Art 9, Capitulo II, de la Ley de Organización y Funciones del Sector Trabajo y

Previsión Social “Estructura orgánica del Ministerio de Trabajo y Previsión
Social”

• Art 69, Sección Cuarta de la Dirección Administrativa, Capítulo VII, de la Ley

de Organización y Funciones del Sector Trabajo y Previsión Social “

• Numeral 8, Art 40, del Reglamento Interno del Órgano Ejecutivo.

• Manual de Descripción de puestos y demás reglamentación interna emitida

por el Ministerio.

IV. Política.

El Departamento de Servicios Generales, asume el compromiso con su personal y

usuarios ya sean éstos pertenecientes o ajenos a la Institución, a cumplir bajo una
mejora continua los siguientes puntos que conforman nuestra política:

• Ofrecer calidad y eficiencia en los procesos, funciones y servicios que

presta éste departamento, sustentados en la aplicación de la mejora
continua, para lograr una mayor satisfacción en nuestro personal y
usuarios.

• Desarrollar una gestión administrativa eficiente de los recursos y servicios

con que cuenta el departamento, para llenar las expectativas de nuestros
usuarios.

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V. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

1. Objetivo General.

Mantener en condiciones óptimas y funcionales las instalaciones de todas las

dependencias del MINTRAB a nivel nacional, así mismo las unidades vehiculares
pertenecientes a éstas mismas, garantizando la satisfacción y buen trato a todos
los usuarios que demandan nuestros servicios, a través de una buena
administración de nuestros recursos y mejora continua.

2. Objetivos Específicos.

• Garantizar el buen estado de los bienes inmuebles de ésta institución y

demás dependencias de ésta misma.

• Mantener las unidades vehiculares en buen estado, garantizando su buen

funcionamiento.

• Mantener una buena imagen de nuestra institución hacia nuestros usuarios.

• Brindar nuestro servicio a todos nuestros usuarios ya sean estos

pertenecientes o ajenos a la Institución, implementando una mejora
continua.

3. Misión.

Somos un Departamento encargado de mantener en óptimas condiciones las

instalaciones del Ministerio de Trabajo y Previsión Social y todas sus
dependencias a nivel nacional, así mismo coordinando y manteniendo en
condiciones funcionales las unidades vehiculares pertenecientes a éstas mismas,
para brindar nuestros servicios con eficiencia y calidad a través de una mejora
continua.
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4. Visión

Ser un Departamento con un enfoque de mejora continua, que brinde un servicio

con calidad, eficiencia y capacidad técnica – profesional a nuestros solicitantes.

5. Valores del Departamento.

• Responsabilidad
• Honestidad
• Respeto
• Solidaridad
• Honradez
• Generosidad
• Ética

6. Funciones principales

• Coordinar y programar las reparaciones y mantenimientos preventivos y

correctivos de las unidades vehiculares pertenecientes a la Institución a nivel
nacional.

• Asignar y distribuir las unidades vehiculares y combustible a éstas, a las

diferentes Direcciones, Departamentos, Unidades y Secciones de ésta
Institución, que lo solicitan.

• Controlar la distribución mensual de combustible para las Oficinas Regionales,

Departamentales, Paracentral y Centros Obreros.

• Organizar, controlar y supervisar los trabajos a realizar por las secciones y

personal a cargo.

• Velar por el uso racional de los materiales y herramientas a utilizar en el

departamento.
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• Realizar cualquier otra actividad o función a fin o complementaria que sea

asignada.

• Presentar informes mensuales de todas las actividades desarrolladas y a

realizar por el departamento y sus secciones.

7. Estructura de cargos

El Departamento de Servicios Generales, depende de la Dirección Administrativa y

Financiera Institucional de ésta Institución y está conformada de la siguiente
manera:

• Jefe del Departamento

• Secretaria del departamento
• Motoristas
• Jefe de la Sección de Mantenimiento
• Técnicos en Mantenimiento
• Auxiliar de Mantenimiento
• Mecánico
• Jefe de la sección de Intendencia
• Secretaria de Sección
• Ordenanzas
• Vigilantes

8. Resultados principales

• Asignación de vehículos para:

- Inspecciones y Reinspecciones
- Entrega de correspondencia
- Mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Institución

• Mantenimiento y buen funcionamiento de las unidades vehiculares

pertenecientes a la Institución a nivel nacional.

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• Adquisición de materiales y herramientas para el desarrollo de las

actividades del departamento.

• Supervisar y cumplir con todas las actividades asignadas al departamento.

VI. SECCION MANTENIMIENTO

1. Objetivo

Establecer y cumplir todas las necesidades que demandan las dependencias de

la Institución a nivel nacional, referente a los mantenimientos y reparaciones de las
Instalaciones de ésta, ya sean programadas o emergentes.

2. Funciones principales

• Velar por el buen funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones de

todas las dependencias a nivel nacional, pertenecientes a ésta Institución.

• Reparar y dar mantenimiento a bienes muebles de la Institución.

• Elaborar informes de actividades que se programan y realizan, para el buen

funcionamiento de las instalaciones del MINTRAB.

• Coordinar al personal de mantenimiento, para realizar un buen trabajo.

• Solicitar herramientas y equipo adecuados para la realización de las

actividades de la Sección.

• Solicitar contrataciones de diferentes empresas de acuerdo a necesidades

de la Institución.

• Elaborar planos de diseño de trabajos.

• Realizar otras actividades o tareas programadas a fin.

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3. Estructura de cargos:

• Jefe de la Sección de Mantenimiento

• Técnicos en Mantenimiento
• Auxiliar de Mantenimiento
• Mecánico

4. Resultados Principales:

• Mantenimiento y buen funcionamiento de las Instalaciones de las

dependencias pertenecientes a ésta Institución a nivel nacional.

• Mantener en buen estado los bienes muebles de la Institución.

• Supervisar y cumplir con todas las actividades asignadas a la Sección

VII. SECCION DE INTENDENCIA

1. Objetivo

Coordinar actividades de primera necesidad que involucren la imagen, orden y

seguridad de ésta Institución, así mismo colaborar con todas las Direcciones,
Departamentos, Unidades y Secciones en las actividades que soliciten.

2. Funciones principales:

• Coordinar actividades a desarrollar por el personal, para el buen

desempeño de éstas.

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• Elaborar programación diaria de las actividades encomendadas a la

Sección
• Coordinar y apoyar al personal de la empresa privada de limpieza y al
personal de la Sección de Mantenimiento.

• Lograr dar y mantener una buena imagen y seguridad a las Instalaciones,

personal y usuarios que visitan éstas instalaciones.

• Programar, distribuir y controlar los ingresos de agua purificada a todas las

dependencias pertenecientes al MINTRAB a nivel nacional

• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los Oasis, para que

en cada Unidad funcionen adecuadamente.

• Brindar ayuda a todas las Direcciones, Departamentos, Unidades y

Secciones de ésta Institución, en las actividades que lo requieran.

• Ofrecer apoyo logístico en la realización de actividades cívicas o técnicas

de la Institución.

• Supervisar la recepción, entrega y distribución de la correspondencia

generada por la Institución ya sea al interior o al exterior de ésta.

3. Estructura de cargos:

• Jefe de la sección de Intendencia

• Secretaria de Sección
• Ordenanzas
• Vigilantes

4. Resultados Principales:

• Mantener una buena imagen y seguridad a las Instalaciones, personal y

usuarios que visitan éstas instalaciones.

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• Brindar apoyo en todas las actividades requeridas por las diferentes

unidades de ésta Institución.
VIII. Procesos correspondientes al Departamento de Servicios Generales.

VIII.I Asignación de vehículos.

1. Objetivo:
Establecer los pasos necesarios que requiere la asignación vehículos, para
todas las Direcciones, Departamentos, Unidades y Secciones pertenecientes
a ésta Institución, de acuerdo a planificación de visitas, prioridades y/o
actividades especiales no programadas; logrando un uso equilibrado de todas
las unidades vehiculares disponibles de acuerdo a los criterios planteados.

2. Alcance:
Éste procedimiento comprende los pasos desde la solicitud de la unidad
vehicular, la realización del programa, hasta la salida de la misma, llevándose
a cabo en la unidad de Servicios Generales.

3. Desarrollo.
Responsable Paso Actividad
Jefe de Servicios Basado en solicitudes para asignación de vehículos (programación de
1
Generales actividades que requieren transporte), elabora programa detallado.
Determina si se dispone de vehículos suficientes para la demanda que se
Jefe de Servicios presenta. Si no se dispone de vehículos suficientes, informa a solicitantes que
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Generales no pueden se programados que reprogramen su salida para otra hora u otra
fecha.
Jefe de Servicios Si se dispone de vehículos en cantidad suficiente, designa motorista y asigna
3
Generales vehículo.
Jefe de Servicios
4 Notifica a motorista sobre asignación
Generales
Informa sobre kilometraje inicial y cantidad de combustible en el vehículo
Motorista 5
asignado
Jefe de Servicios Determina si es necesario entregar cupones de combustible de acuerdo a
6
Generales recorrido asignado.
Motorista 7 Si no se requiere combustible firma hoja de solicitud de vehículo
Jefe de Servicios Si se requiere combustible para cubrir el recorrido asignado, entrega cupones
8
Generales equivalentes a la cantidad necesaria de combustible (estimado realizado)
Jefe de Servicios 9 Registra, para cada vehículo asignado, los números de cupones y fecha de

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Responsable Paso Actividad

Generales entrega y verifica que motorista firme la hoja de solicitud de vehículo.
Secretaria 10 Archivar.

VIII.II Proceso: Mantenimiento de Vehículos

1. Objetivo
Establecer los pasos a seguir para mantener en condiciones funcionales
todas las unidades vehiculares pertenecientes al MINTRAB a nivel nacional.

2. Alcance:
Este proceso comprende desde el reporte de la falla de la unidad vehicular,
hasta la entrega de ésta, ya reparada.

3. Desarrollo.
Responsable Paso Actividad
Informa a Jefe de Servicios Generales sobre alguna falla o necesidad de
Motorista 1
reparación o mantenimiento al vehículo asignado.
Jefe de servicios Informa al mecánico sobre el reporte para proceder a su revisión y
2
generales comprobación.
Mecánico 3 Determina si procede la reparación e informa al Jefe de Servicios Generales.
Jefe servicios Envía al Taller de Mecánico para su revisión y presupuesto. Si se trata de
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generales mantenimiento preventivo se realiza la cita con anticipación.
Procede a revisar el vehículo, haciendo un detalle del costo de los repuestos
Taller mecánico 5 y la mano de obra. Elabora presupuesto de servicio y la presenta al Jefe de
Servicios Generales.
Jefe de servicios
6 Recibe el presupuesto de reparación y solicita elaborar requisición.
generales
Elabora y presenta la requisición a la Dirección Administrativa para su
Secretaria 7
aprobación
Dirección
8 Autoriza la requisición y pasa a la UACI
administrativa
Notifica al Jefe de Servicios Generales la disponibilidad de fondos para
UACI 9
efectuar la reparación.
Jefe de servicios
10 Notifica al Taller Mecánico, para proceder a la reparación del vehículo.
generales

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Responsable Paso Actividad

Taller mecánico 11 Realiza la Reparación.
UACI 12 Entrega orden de compra a Servicios Generales
Jefe de servicios
13 Envía la orden de compra al Taller Mecánico para posterior pago.
generales
Recibe la Orden de Compra y entrega el vehículo al Motorista asignado a
Taller mecánico 14
esa unidad.
Recibe el vehículo reparado. Revisa y comprueba la condición del vehículo.
Motorista 15
Notifica el estado del vehículo al Jefe de Servicios Generales.
Jefe de servicios Registra en el cuadro control la reparación del vehículo para el informe del
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generales mes.

VIII.III Proceso: Mantenimiento de bienes inmuebles

1. Objetivo:
Establecer los pasos para mantener en condiciones funcionales todas las
Instalaciones pertenecientes a las dependencias del MINTRAB.

2. Alcance:
Aplica al proceso de mantenimiento de las instalaciones pertenecientes a
todas las dependencias a nivel nacional del MINTRAB; llevándose a cabo en
la unidad de servicios generales.

3. Desarrollo.
Responsable Paso Actividad
Jefes oficinas centrales, Informan a la jefatura de Servicios Generales sobre las necesidades
regionales o de mantenimiento o reparación que no estén programadas o resulten
1
departamentales o de una emergencia. Esto se realiza por medio de un Memo, fax o vía
centros obreros telefónica.
Hacen llegar al Jefatura de Servicios Generales directamente sus
Empleados / usuarios 2 solicitudes, puede ser vía telefónica, por medio de nota o a través de
los Jefes de sus respectivos Departamentos.
Recibe todas las solicitudes y se las informa al Jefe de Servicios
Secretaria 3
Generales o Jefe de Mantenimiento

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Responsable Paso Actividad

Informa al Jefe de Mantenimiento sobre los trabajos programados

Jefe servicios generales 4 para el mes, siempre que no exista ninguna solicitud de emergencia
por parte de cualquier dependencia del MINTRAB a nivel nacional.
Procede a revisar cada solicitud para determinar las necesidades y
prioridades de las mismas, además si estas se realizan dentro o
Jefe de mantenimiento 5
fuera de las Oficinas Centrales, programando la fecha y hora a ser
realizado.
Determina si la reparación o mantenimiento se efectúa fuera de las
Jefe de mantenimiento 6
instalaciones se procede a llenar la solicitud de vehículo
Jefe de servicios Autoriza la salida del vehículo de Mantenimiento y si fuera necesario
7
generales el combustible para dicho viaje
Procede a dar instrucciones al personal asignando a su cargo,
Jefe de mantenimiento 8
detallando la tarea a efectuarse
Técnicos 9 Proceden con su equipo a dirigirse al lugar asignado para la labor.
Inspeccionan el lugar o área de trabajo, para así, determinan bajo su
Técnicos 10 criterio la necesidad de materiales y equipo adicional, sino, proceden
a efectuar su trabajo.
Realizada la inspección e Informan al jefe de Servicios Generales
sobre las necesidades de materiales o equipo para llevar a cabo
Técnicos 11 dicha reparación o mantenimiento. Si la reparación o mantenimiento
no requiere de ningún elemento, se procede a realizar de inmediato
el trabajo.
Determinan si es requerido material y equipo adicional al equipo
Técnicos 12 asignado, hacen una lista e informan al Jefe de Mantenimiento y al
solicitante del servicio.
Presenta la lista de materiales y equipo a la secretaria del
Jefe de mantenimiento 13
departamento para elaborar requisición
Elabora y presenta la requisición a la Dirección Administrativa para
Secretaria 14
su aprobación
Dirección administrativa 15 Autoriza la requisición y pasa a la UACI
UACI 16 Cotiza con los proveedores los materiales y equipo solicitado.
UACI 17 Efectúa la compra de los materiales y equipo
Proveedores 18 Hacen llegar los materiales y equipos solicitados a bodega MINTRAB
Informa al Jefe de Mantenimiento sobre la llegada del material o
Bodega 19
equipo
Jefe de mantenimiento 20 Retira los materiales de la bodega
Procede con su personal a llevar a cabo la reparación o el
Jefe de mantenimiento 21
mantenimiento.
Realizan el trabajo y una vez terminado informan al solicitante para
Técnicos 22
su revisión y aprobación
Técnicos 23 informan sobre la finalización del trabajo al Jefe de Mantenimiento
Jefe de mantenimiento 24 Verifica la realización del trabajo y la conformidad del Solicitante por

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Responsable Paso Actividad

la acción realizada.(Mantenimiento o Reparación)
Jefe de mantenimiento 25 Informa de la finalización del trabajo al Jefe de Servicios Generales

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MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULOS

CÓDIGO:
REVISIÓN 0
FECHA 01/10/2008
PAGINA 1 DE 2

Documentos
Solicitud de servicios
Cotización de taller

Insumo: Proceso: Producto:

Reporte de falla de vehículo Vehiculo reparado

MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULOS
Solicitud de mantenimiento preventivo Vehiculo con mantenimiento preventivo provisto
PROPOSITO
Clientes:
Mantener en condiciones adecuadas todos los vehículos del
Proveedor: MINTRAB asignados a las oficinas centrales, Previsión Social, Todos los procesos
Oficinas Regionales y Departamentales.
Talleres de mantenimiento
UACI

Indicadores de gestion:

Tasa de fallas de vehículo

Costos de reparación

ELABORÓ APROBÓ

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