MÓDULO 3

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
Introducción a Excel
1. Introducción

Este apunte tiene como objetivo acercar al estudiante a los componentes básicos en la
elaboración de planillas de cálculo que faciliten el análisis de información. Además,
contiene las características generales y la descripción de las herramientas para crear,
modificar y dar formato a las planillas y fórmulas, asimismo la aplicación de distintas
funciones estandarizadas para la realización rápida de cálculos.

2. Aproximación introductoria al programa Microsoft Excel

“¿Qué es Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office, que
es una suite ofimática la cual incluye otros programas como Word y PowerPoint. Excel se
distingue de los demás porque nos permite trabajar con datos numéricos, es decir,
podemos realizar cálculos, crear tablas o gráficos y analizar los datos con herramientas
tan avanzadas como las tablas dinámicas.

Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de cálculo. Las hojas de
cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de trabajo
contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel
y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para
un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

Un poco de historia de Excel. En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las

hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo
ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado:
SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea
sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983 fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a
todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.
Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer
lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera
versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.
Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero
dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para
la plataforma Windows. A partir de ese momento, la aplicación de Microsoft comenzó su
crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de Excel podría intimidar

a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en
día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral. Y no, Excel no es
solamente una aplicación para contadores y financieros. Excel se ha convertido en una
herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad, ya que
facilita la manipulación y tratamiento de datos.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques,
será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel. Puedes
comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio
de Excel es una de las habilidades más solicitadas.” (Ortiz).

3. Características de las hojas de cálculo

Como se puede ver en la imagen, la página principal de Excel está compuesta por varios
elementos, los que describiremos a continuación.

1. Barra de título: está en la parte superior de la página y en ella podemos encontrar

el nombre del documento en que estamos trabajando, en este caso Libro1.
2. Cinta de opciones: en este lugar es posible encontrar el grupo de pestañas que
contiene Excel, donde encontramos agrupadas distintas opciones ordenadas por la
funcionalidad, por ejemplo, se pueden encontrar las pestañas inicio, insertar,
diseño, entre otras.
3. Botones de control: en este lugar se encuentran el botón Minimizar ,
Maximizar o Restaurar y Cerrar .
4. Barra de fórmulas: Esta barra es el lugar donde se puede ver el contenido de una
celda, ya sea texto, números, fórmulas y funciones, de tal manera, si tenemos una
fórmula en una celda, en la misma se verá el resultado, es decir, el número y en la
barra de fórmulas se verá solo la fórmula.
5. Indicador de celdas: es un marco de color negro que aparece en la celda o el rango
de celdas que están seleccionadas. Esta selección puede ubicarse en cualquier
posición en la hoja de cálculo y se conoce como celda activa, es decir, cuando
comenzamos a escribir en Excel la información digitada va a aparecer en la celda
activa.
6. Barra de herramientas: es el sector donde se pueden ver las distintas
herramientas diferenciadas por grupos, por ejemplo, en la pestaña inicio se
encuentran: Portapapeles, Fuente, Alineación, Números, entre otros.
 7. Barra de estado: este lugar muestra información relacionada con la planilla.
Cuando se selecciona un rango de datos indica un recuento de los datos
seleccionados, además, si son números indica la suma y el promedio.
8. Barras de desplazamiento: permiten trasladarse de manera simple dentro de la
planilla, cuenta con botones para desplazarse de hacia arriba y abajo, derecha e
izquierda.
9. Botones de vista: da posibilidad de cambiar la forma en que se visualiza la planilla.
10. Barra de zoom: permite aumentar o disminuir la forma como se visualiza la
planilla.

4. Concepto de celdas, datos, filas y columnas

La hoja de cálculo de Excel está compuesta por filas, columnas, celdas y rangos, como se
puede ver en la imagen.

Al mirar la imagen podemos observar 4 componentes de todas las hojas de cálculo de

Excel, las que delimitan los sectores donde es posible trabajar, las cuales describiremos a
continuación.

1. Filas: son los espacios horizontales que componen la hoja de cálculo, están
numeradas desde el 1 hasta 1.048.576.
2. Columnas: son los espacios verticales que componen la hoja de cálculo y están
identificados con letras que van desde la A hasta XFD, es decir un total de 16384
columnas.
 3. Celdas: son cada una de las intersecciones entre las columnas y las filas que
conforman un cuadriculado. Es importante es señalar que cada celda se denomina
por el nombre de la columna seguido del nombre de la fila, por ejemplo, la celda
A1, F5, XFD68, así sucesivamente.
4. Rango: corresponde a un conjunto de celdas adyacentes, es decir celdas que están
una junto a la otra, que habitualmente se seleccionan para realizar una operación
que incluya todas las celdas. Todo rango debe contener desde una celda hasta “N”
celdas, el límite está dado por el máximo de celdas de una hoja de cálculo.

Por otro lado, dentro de los conceptos importantes debemos destacar los tipos de datos
que podemos ingresar en una planilla.

Datos: corresponde a la información que se puede ingresar para ser almacenada en las
celdas, la que puede ser alfanumérica, numérica o fórmulas.

Para iniciar el trabajo en Excel, debemos conocer los tipos de datos que podemos ingresar
y cómo van apareciendo en la planilla.

Cuando hablamos de datos alfanuméricos nos referimos al ingreso de distintos tipos de

información, en este caso veremos las diferentes formas en que se puede ingresar este
tipo de datos. En este caso puede ser solo texto o combinaciones entre texto, números
y/o símbolos, como se puede ver en la siguiente imagen.
Además, podemos ingresar datos numéricos, entre los que se encuentran números
enteros, decimales, fechas, horas, como se puede ver en la imagen.

Lo importante de conocer estos conceptos es saber con qué tipo de datos podemos
realizar cálculos, porque con ellos es posible comenzar a crear fórmulas.

5. Creación de fórmulas básicas

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, utilizando
datos existentes. El resultante de esa fórmula queda asignado en la celda donde estamos
ubicados al momento de crear la fórmula. Los datos que utilizamos en las fórmulas
pueden estar ubicados en una o varias celdas, de tal manera que debemos saber
relacionarlas.

Para comenzar a trabajar con fórmulas, lo primero que debemos hacer es tener algunos
datos numéricos, en este caso ingresaremos los siguientes datos tal como aparecen en la
imagen.
Antes de empezar a realizar cálculos debemos conocer los símbolos que se utilizan:

Para multiplicación se usa el * (asterisco).

Para división se usa el / (Slash).

Para suma se usa el + (más).

Para la resta se usa el – (menos).

Como se puede ver en la imagen, en la celda A2 ingresamos el número 36 y en la celda B2

el número 54. Ahora realizaremos los cálculos según se indica en la planilla, es decir, la
primera fórmula que realizaremos es la multiplicación, así que nos ubicamos en la celda
C2. Es importante saber que para comenzar a crear una fórmula se debe iniciar
escribiendo el signo =, luego ocupar para los cálculos las celdas donde se encuentran los
números, en este caso A2 y B2 y relacionarlas con el signo de multiplicación *, con lo que
la operación quedaría de la siguiente forma =A2*B2 luego presionamos Enter y nos va a
aparecer el resultado, tal como se puede ver en las siguientes imágenes.

De esta misma manera iremos utilizando las celdas para realizar los distintos cálculos,
pero vamos a ir cambiando la operación según se indica en las celdas, es decir, división,
suma y resta.

Seguimos con la división.

Luego presionamos Enter.

Ahora, continuamos con la suma y la resta, pero es importante darse cuenta que se
ocupan las mismas reglas que en las matemáticas.

Otra de las operaciones matemáticas más utilizada es el cálculo de porcentajes. Ahora

realizaremos una serie de cálculos de porcentajes, tal como se indica en las celdas A7, B7 y
C7, como se ve en la imagen.
Para esto es importante saber que cuando se desea calcular cualquier porcentaje siempre
debemos multiplicar, así que ahora realizaremos los cálculos. Para esto nos ubicamos en
la celda A8, que es el lugar donde va a quedar el resultado del primer porcentaje, luego
como toda fórmula comenzamos con =, después debemos saber a qué celda le vamos a
calcular el porcentaje, como lo indica la referencia en la celda A7, a la celda C2 le vamos a
calcular el 10%, entonces la fórmula quedaría de la siguiente forma =C2*10%, tal como
veremos en la siguiente imagen.

De la misma forma realizaremos el cálculo en B8, quedando de la siguiente forma.

=F2*30%. En este caso queda como tarea para que practiquen.

Ahora realizaremos el cálculo del porcentaje solicitado en la celda C7, donde se mezcla
una suma con una multiplicación para el porcentaje. Debemos recordar que en
matemáticas hay algunas operaciones que se realizan antes que otras, es decir algunas
operaciones tienen prioridad sobre otras, de tal manera que se utiliza el siguiente orden:

1. Los paréntesis ().

2. Multiplicación y/o división.
3. Suma y/o resta.

Como en esta ocasión se solicita el 35,78% de la suma de E2 y C2, lo primero que debemos
hacer es darnos cuenta que la operación que debemos realizar primero es la suma de los
datos de las celdas indicadas y luego a esa suma le debemos calcular el porcentaje, por lo
tanto, la suma debe quedar entre paréntesis, resultando la siguiente fórmula:
=(E2+C2)*35,78%, lo que significa que a la suma de las celdas se le calculará el porcentaje
indicado, como se puede ver en las
siguientes imágenes.

Con lo aprendido, es posible realizar algunos cálculos simples, pero esta vez llevado a
algunas situaciones más comunes, como el cálculo de sueldos, el registro de notas o las
ventas de algún almacén, como se muestra en la imagen.
Para completar la planilla debemos saber que el Total Neto es la multiplicación del precio
por la cantidad, así que creamos la fórmula para realizar ese cálculo, que en este caso es
=B3*C3, quedando como se verá en la imagen.

Ahora que tenemos realizado el primer cálculo, del Total Neto debemos conocer otra
herramienta muy útil al momento de trabajar en Excel. Se trata de cómo realizar la copia
de las fórmulas, para esto existen varias maneras, dentro de las cuales destacaremos 2.

1. Una vez que realizamos la fórmula y nos damos cuenta que está bien realizada, es
decir que utilizamos las celdas que contenían los valores y nos dio el resultado
correcto, nos ubicamos en la celda donde está la fórmula, en este caso la celda D3,
y llevamos el mouse a la esquina inferior derecha de la celda
activa, es decir D3 y va a aparecer una cruz negra, una vez
que aparece hacemos doble clic con el botón izquierdo del mouse y
automáticamente se va a copiar la fórmula a todas las celdas de nuestro listado, es
decir desde D3 hasta D13, quedando de la siguiente forma.
 2. La segunda alternativa es que una vez que aparece la cruz
negra hacemos clic con el mouse y arrastramos hasta el lugar
donde queremos que llegue la copia de la fórmula y el resultado va a ser el mismo
que en el punto anterior. Esta vez haremos el ejemplo con el cálculo de IVA, que
corresponde al 19% del total neto.

Luego copiamos la fórmula y quedará así.

Ahora, utilizando cualquiera de las alternativas complete el total.

Para hacer que la planilla luzca de una manera más atractiva,

realizaremos algunos cambios simples, de tal manera que se vea
distinta. Para lograr esto lo primero que debemos hacer es
seleccionar la planilla, para hacer esta selección debemos ubicarnos
al centro de la celda A2 y va a aparecer una cruz blanca, como se ve
en la imagen, luego debemos hacer clic y sin soltarlo arrastramos el mouse hasta que la
selección cubra la planilla, en este caso hasta la celda F13, quedando de la siguiente
forma.
Lo primero que haremos será ponerle bordes, para eso vamos al grupo Fuente de la
pestaña inicio y buscamos la opción Bordes y seleccionamos el que dice todos los bordes y
al seleccionarla aparecerán los bordes en cada una de las celdas del rango que tenemos
seleccionado, quedando de la siguiente forma:

El siguiente paso es que a todos los números que corresponden a pesos les pondremos
formato de contabilidad para que los valores aparezcan con el símbolo $ y que el símbolo
quede alineado a la izquierda. Para realizar esta acción lo primero que debemos hacer es
seleccionar los datos que corresponden a valores, es decir, desde la celda C3 hasta la celda
F13.
Una vez seleccionadas las celdas vamos al grupo número y hacemos clic sobre la lista
desplegable y seleccionamos contabilidad, si aparece el signo $ seguimos con nuestro
trabajo, pero en ocasiones aparecen otros signos, como por ejemplo el símbolo del euro.
En ese caso, lo que debemos hacer es ir a la misma lista desplegable y seleccionar la
opción que dice más formatos de número y donde dice símbolo seleccionar la opción $

español Chile, como se ve en las imágenes.

Quedando la planilla de
la siguiente forma.

De esta forma podemos ir haciendo cambios a la planilla para que cada vez se vea más
presentable.
6. Uso de funciones básicas

Las funciones en Excel son operaciones o fórmulas predefinidas por Excel que se utilizan
considerando los elementos que tenemos en la planilla para incorporarlos como
argumento de la función, obteniendo con esto el resultado deseado, el que aparecerá en
el lugar donde incorporamos la función.

Para organizarlas de manera más fácil de utilizar debemos saber que Excel cuenta con la
agrupación de las funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, entre otras.
En este caso iremos revisando las funciones básicas o más utilizadas en Excel, entre las
que consideramos las siguientes:

SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN.

Para ver cómo se utilizan estas funciones vamos a calcular el Total, Máximo, Mínimo,
Promedio y Cantidad de ventas de la columna Total, como se muestra en la planilla que
aparece a continuación.
En el Grupo Editar de la ficha Inicio encontramos un acceso a algunas funciones:

En este caso, lo primero que haremos es calcular el total con la función Suma, para eso
nos ubicamos en la celda F16 y, utilizando la flecha que está al lado del símbolo Autosuma,
seleccionamos la opción Suma, lo que hará que en la celda F16 aparezca la función Suma
en el rango que corresponde a lo que queremos sumar. En este caso la función quedaría
así: =SUMA(F3:F15) y al presionar
Enter aparece el resultado que
corresponde a $105.953.
Ahora veremos cómo calcular el promedio, para esto utilizaremos otra opción para ocupar
las funciones, donde escribimos la sintaxis de ellas. En este caso nos ubicamos en la celda
F16 y ahí escribimos el siguiente comando: =PROMEDIO(F3:F13) y presionamos Enter y
nos dará el resultado $9.632, tal como se muestra.

De la misma forma que las funciones anteriores utilizaremos las funciones para calcular el
Mínimo y Máximo, utilizaremos las funciones MIN y MAX, agregando a cada una de ellas
los rangos donde vamos a buscar estos valores, en este caso el mismo rango utilizado con
anterioridad. Entonces, en la celda F18, escribimos la función =MIN(F3:F13) y para
completar el cuadro ocuparemos también la función MAX en la celda F19, en este caso
=MAX(F3:F13), donde nos mostrará la venta más alta y la más baja, además podemos
saber cuántas ventas se realizaron.

De la misma forma que las anteriores se utiliza la función CONTAR, cuyo objetivo es
mostrar cuántas celdas contienen números dentro de un rango de celdas. En este caso
contaremos cuántas ventas se realizaron, es decir, desde F3 a F13. Para esto escribimos la
función y su rango, =CONTAR(F3:F13) y presionamos Enter, dándonos como resultado 11
como se muestra en las imágenes.
7. Creación y modificación de gráficos

El gráfico es uno de los objetos que ayudan a entender cuáles son las variaciones que hay
entre la relación de los datos. Además, es de gran ayuda cuando hay que crear reportes o
resúmenes de información, de esta manera resulta mucho más simple realizar análisis
para la toma de decisiones.

Una vez que sabemos esto debemos conocer la forma de crear y modificar un gráfico,
para esto debemos saber siempre cuáles son los datos que queremos graficar, elemento
que es muy relevante. En este caso realizaremos un gráfico con la columna detalle y la
columna total, ya que cuando sabemos cuáles son los datos debemos seleccionarlos.
Como las columnas están separadas, no podemos seleccionarlas al mismo tiempo, para
seleccionarlas debemos seguir los siguientes pasos.

1. Seleccionar la primera columna, en este caso desde la celda A2 hasta la celda A13.
2. Presionar Ctrl del teclado y sin dejar de presionarlo seleccionar la columna total, es
decir, desde la celda F2 hasta la celda F13, una vez seleccionado el rango dejamos
de presionar Ctrl, quedando las dos columnas seleccionadas, como se puede ver en
la imagen.
Una vez seleccionados los datos, vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos el tipo de
gráfico que deseamos ocupar, en este caso elegiremos el gráfico Circular en 3D.

Una vez seleccionada esta opción va a aparecer el gráfico inmediatamente.

Luego podemos tomar el gráfico del borde y lo podemos cambiar de posición. Cuando la
flecha del mouse cambia a también podemos cambiar el tamaño del gráfico,
buscando en los bordes la opción donde aparezca la siguiente flecha , así
podemos cambiar los tamaños tal como lo hacemos con cualquier objeto que insertamos,
como alguna imagen.

Por otro lado, también podemos cambiar algunos elementos como el formato o la
información que aparece en el gráfico, entonces para hacer estos cambios debemos
seleccionar el gráfico e ir a la pestaña Diseño que aparece en la parte superior de Excel,
luego seleccionamos el grupo Diseños de gráfico.

Entre las opciones podemos elegir la que más nos agrade, en este caso elegiremos Diseño
4, quedando de la siguiente forma.

ACEITE; $4.284
LECHE; TALLARINES;
$1.428 $5.950 MANTEQUILLA;
VINO; $4.755
BEBIDAS; $7.140
$10.710 JAMON; $3.570

QUESO; $9.520

PAN;
PAÑALES; $286
$55.811
ARROZ; $2.499
De esta misma forma podemos ir realizando muchos cambios a los gráficos, solo debemos
ir probando las distintas alternativas que nos van apareciendo.

8. Conclusión

Durante el desarrollo de este apunte hemos revisado las opciones más utilizadas para
trabajar con las planillas de cálculo y los conceptos más elementales de Excel, como la
creación de fórmulas, el uso de funciones y la creación y modificación de gráficos. Espero
les sirva. Ahora los invito a investigar para seguir aprendiendo de esta gran herramienta.

Bibliografía

Ortiz, M. (s.f.). https://exceltotal.com. Recuperado el 02 de 12 de 2018, de

https://exceltotal.com/que-es-excel/
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

Introducción a Excel