Colegio Bachilleres Del Estado de México

Plantel 08 Atlacomulco

2° Semestre

Libny izyalith Guzmán Ramirez

MANUAL DE EXCEL
¿QUÉ ES EXCEL?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de
texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja
de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto
se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de
cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron
desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese
entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.
HISTORIA DE EXCEL
En el año 1982, Microsoft saca el producto Multiplan unas de las primeras hojas
de cálculo con el que incursiona en el mercado, para hacerle competencia
a VisiCalc de la empresa VisiCorp, que fue el primer programa informático de
hojas de cálculo para computadores personales.

A pesar de que Multiplan podía ejecutarse en varias computadoras, la hoja de

cálculo Lotus 1-2-3 que fue muy popular en la década de 1980 seguía vendiendo
mucho más que Multiplan y se posicionaba rápidamente como una de las hojas de
cálculo más utilizadas. Para el año 1985 Microsoft deja a un lado su producto
Multiplan y comienza a trabajar con la primera versión de Excel.

Esa primera versión de Excel solo trabaja con Macintosh, pero dos años después,
en 1987 se hace el lanzamiento de la segunda versión de Excel. Microsoft lanza
Excel 2.0, que podía ejecutarse en la plataforma de Windows y a partir de ese
momento, la hoja de cálculo de Excel comenzó su crecimiento y popularidad hasta
convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta
herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional,
así como dentro de cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o
aplica el uso de esta herramienta.

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite

organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y
alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos
aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y
utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.

La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información
que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las
tablas dinámicas.
CARACTERÍSTICAS DE EXCEL: HOJAS DE CÁLCULO
Una de las característica principales de Excel, es que en su pantalla principal se
muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas,
de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de
una columna y una fila. 
La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la
columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar
trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una
dirección o nombre de A1

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo

habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es
numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos.
Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos
se alinean a la derecha.
De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una
celda, si es numérico o es un dato alfanumérico. 

OPERACIONES ARITMÉTICAS EN EXCEL

Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como por
ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos
aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda,
seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.


 Sumar =2+4+8
 Restar =9-6-3
 Multiplicar +3000*33
 Dividir +9000/33
En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que
necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de
32,767 en las versiones de Excel más recientes.
Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de
escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la
operación aritmética que estemos realizando

FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más
avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar
cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones
con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un
asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la
función, para entregarnos el resultado correcto.
Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que
indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.
Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los
valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente
imagen.

Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en

algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y
referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de
fecha y hora, entre otras que iremos hablando a lo largo de nuestro recursos.
Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer clic en
la pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que podemos aplicar en
la hoja de cálculo. La siguiente imagen nos muestra algunas de las funciones de la
categoría de funciones lógicas que podemos ejecutar en el Excel.
Si quieres conocer las principales fórmulas de Excel que debes dominar para ser más
productivo en tu trabajo, haz clic en el enlace.

GRÁFICOS EN EXCEL
Una de las razones importantes de por qué Excel es una de las aplicaciones más
populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos.
Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor
interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica para
validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual qué
productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.
Si quieres aprender más acerca de los gráficos en Excel puedes consultar nuestro artículo
de cómo hacer gráficos en Excel con barras de desplazamiento y darte una idea de
las diferentes opciones que tienes para crear gráficos de Excel. Además, también
puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la
pestaña Insertar y de inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que
puedes utilizar en la hoja de cálculo.
Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:


 Columnas
 Líneas
 Circular
 Barras
 Áreas
 XY Dispersión
 Cotizaciones
 Superficie
 Radial
 Cuadro combinado
DATOS TABULARES EXCEL
El Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran
cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel nos facilita trabajar
los datos de esta manera.
Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para darle
formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al momento de
trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato de tabla de
Excel, o necesitemos aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente
darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.
Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos ordenarlos de manera fácil,
filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas avanzadas para
analizar la información o los datos que hemos ingresado a la hoja de cálculo.
VERSIONES DE EXCEL
Frecuentemente podemos encontrar que Microsoft Excel ha estado actualizando y
mejorando la versión de Excel o de su suite office. Las últimas versiones que ha
tenido el Office Excel son: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel
2016, Excel 2019. 
Cada versión viene mejorando la aplicación y añadiendole nuevas funcionalidades
que permiten sacarle su máximo provecho.
Si quieres saber como validar que version de Excel tienes, solo debes abrir Excel
y en la venta “Splash” podemos visualizar la versión de nuestra aplicación de
Excel. También puedes consultarlo, oprimiendo la tecla F1 que abrirá la ventana
de ayuda y donde podemos identificar la versión de Excel para la cual se nos está
mostrando la ayuda al oprimir F1

FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL

1.-SUMA
La función SUMA es una función básica de Excel, como su nombre indica nos
permite sumar cantidades en una hoja… pero cuando me refiero a cantidades es
miles y miles de celdas en un abrir y cerrar de ojos. No es que Excel sea una
calculadora potente, es mucho más, pero puede hacer las veces si sabemos usar
Excel con agilidad. 
2.-SUMAR.SI
Esta función es la prima-hermana de la función SUMA pero añadiendo una sola
condicional que puede estar en el rango de la suma o puede ser una condición
externa al rango que queremos sumar. 
3.-SUMAR.SI.CONJUNTO
Muy parecida a la función SUMAR.SI pero esta función es aún más potente. La
función SUMAR.SI.CONJUNTO nos permite hacer una suma condicional con más
de una condición. 
4.-CONTAR
La función CONTAR es una función que nos permite contar los números de un
rango.  Esta función contará todos los números del rango seleccionado sin tener
en cuenta espacios vacíos ni cadenas de texto. 
5.-CONTARA
La función CONTARA es casi la gemela de la función CONTAR. La diferencia
entre las dos es que la función CONTARA cuenta todas las celdas de un rango
que no están vacías, incluyendo las cadenas de texto y los valores de verdadero y
faltos.
6.-CONTAR.SI
La función del Excel CONTAR.SI es la combinación de las funciones CONTARA y
SUMAR.SI. Esta función nos permite contar el número de elementos (números y
cadenas de texto) de un rango teniendo en cuenta una condición.
7.-DESREF
La función DESREF es una función bastante compleja en Excel pero su uso nos
puede ayudar en muchas ocasiones. Esta función, yo la asocio al juego de
«Hundir la flota» donde dadas unas coordenadas obtienes una valor. 
8.-COINCIDIR
La función COINCIDIR quizás no sea tan usada como las anteriores pero también,
si la conoces y haces Excel avanzado, la deberás usar constantemente. Esta
función permite identificar un valor o cadena de texto dentro de un rango. 
9.-INDICE
La función INDICE es similar a la función DESREF. Dado un rango, devolverá la
intersección de una fila y una columna. 
10.-BUSCARV
Por último, pero no menos importante sino mucho más, la función BUSCARV.
Quizás sea la función más compleja de entender cuando comenzamos a aprender
a utilizar Excel. Esta función permite encontrar el valor de una cadena de texto en
una columna y devolver el valor de otra columna en la misma fila. 
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
La barra de herramientas de acceso rápido es aquella barra de acciones que se
encuentra por encima de la cinta de opciones. Por lo general, tiene habilitadas
las funciones Guardar, Deshacer y Rehacer.
Se puede acceder a ella en cualquier momento y también se puede modificar de
acuerdo a las necesidades. Si presionas la flecha hacia abajo, observarás otros
comandos que puedes añadir a la barra.
Cinta de opciones
La cinta de opciones es la barra en la que se encuentran todas las funciones o
comandos para trabajar en Excel. También es conocida como barra de
herramientas porque está compuesta por pestañas con diferentes acciones que
permiten la inserción de datos, fórmulas, gráficas, etc.
Cómo anclar la cinta de opciones
Por lo general, la cinta de opciones se encuentra anclada a Excel, pero en caso de
que no, solo tienes que hacer clic sobre la pestaña “Inicio”, dirigirte hacia la
esquina inferior derecha y pulsar la opción “Anclar la cinta de opciones (Ctrl +
F1)”.

CÓMO OCULTAR LA CINTA DE OPCIONES

Para ocultarla, debes dirigirte hacia la esquina inferior derecha de la cinta de
opciones y hacer clic sobre la flecha hacia arriba que indica “Contraer la cinta de
opciones (Ctrl + F1)”. De esta forma, no aparecerá la barra de herramientas.
Cuadro de nombres
El cuadro de nombre es el lugar en el que aparece la coordenada de la celda,
es decir, indicará en qué celda exactamente está posicionado un dato en
específico o una fórmula.
BARRA DE FÓRMULAS
La barra de fórmulas indica la fórmula que se ha insertado dentro de una celda, el
texto descrito o el valor que se ha insertado. Se encuentra a la derecha del
“Cuadro de nombres”.

PESTAÑA INICIO
Dentro de la pestaña de “Inicio” conseguirás todas las herramientas para
cambiar las propiedades del texto como su fuente, alineación, formato, estilo,
etc. En el siguiente listado observarás algunas de sus funciones:
 Portapapeles: opciones para cortar, copiar y pegar el contenido.
 Fuente: comandos para modificar la fuente, su estilo y tamaño.
 Alineación: permite alinear los datos a la izquierda, a la derecha y central.
De igual forma, admite la justificación del texto y su ajuste para una mejor
organización.
 Número: opciones para escoger el formato de los valores o números
insertados, bien sea porcentaje, monetario, fecha, hora, etc.
 Estilos: con esta sección se define el diseño de los colores de la tabla.
 Celdas: permite insertar, eliminar o modificar el formato de las celdas de
acuerdo a diferentes condiciones.
 Modificar: desde esta sección se puedes rellenar, sumar o borrar las filas o
columnas de datos. De igual forma, permite ordenarlas por orden alfabético,
bien sea ascendente, descendente o personalizado.
PESTAÑA INSERTAR
Dentro de la pestaña “Insertar” podrás encontrar todas las opciones de gráficos
para inserción de imágenes u otros elementos. En el siguiente listado detallarás
algunas de sus secciones:
 Tablas: creación de tablas con el objetivo de resumir, organizar o clasificar
datos.
 Ilustraciones: inserción de gráficos visuales como imágenes, formas o
esquemas con SmartArt.
 Gráficos: a través de esta opción, se pueden crear gráficos de torta
(circulares), lineales, de áreas, de barras, de dispersión, etc.
 Mini gráficos: son gráficos que ocupan pocas celdas y pueden ser de
línea, columna, ganancias y pérdidas.
 Filtros: puedes segmentar los datos o insertar un control de datos con la
escala de tiempo para así, filtrar datos a partir de las fechas.
 Vínculos: para añadir direcciones URL o enlaces a páginas web.
 Texto: en sección lograrás insertar cuadros de teto, crear un encabezado o
pie de página, insertar una línea de firma o utilizar WordArt para darle un
toque artístico al documento.
 Símbolos: podrás insertar una ecuación o un símbolo.
PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA
En la pestaña “Diseño de página” observarás que tendrás opciones para
modificar la hoja de Excel de acuerdo a tus necesidades. En este listado tendrás
todas las secciones disponibles:
 Temas: podrás escoger el diseño de la hoja de Excel y modificar sus
colores, fuentes y efectos.
 Configurar página: desde aquí puedes cambiar los márgenes, orientación
y tamaño de la hoja. Asimismo, podrás conocer el área de impresión,
agregar saltos de páginas, fondos e imprimir títulos.
 Ajustes área de impresión: en esta sección se delimitará el ancho, alto y
la escala de la hoja.
 Opciones de hoja: puedes escoger si deseas ver las líneas de división y
los encabezados.
 Organizar: lograrás traer al frente o enviar al fondo cualquier texto o
imagen. Asimismo, podrás alinear, agrupar o girar los objetos.

PESTAÑA FÓRMULAS
Es una de las pestañas más utilizadas para el cálculo de operaciones
matemáticas, financieras, contables o estadísticas. Dentro de esta pestaña se
almacenan las siguientes secciones:
 Biblioteca de funciones: desde aquí lograrás conseguir todas las
funciones necesarias para el cálculo de diferentes operaciones, como
matemáticas, trigonométricas, lógicas, etc.
 Nombres definidos: puedes crear, administrar o asignar nombres desde
las celdas seleccionadas.
 Auditoria de fórmulas: permite rastrear precedentes o dependientes, así
como la comprobación de errores, evaluación de fórmulas y la muestra de
fórmulas en vez de los resultados obtenidos.
 Cálculo: podrás escoger si deseas realizar los cálculos de forma manual o
automática. Asimismo, permite el cálculo de la hoja completa o el libro.
HOJA DE CÁLCULO
Las hojas de cálculo son la composición de los libros de Excel. Pueden
representarse como las páginas del libro y generalmente, tienen por nombre
“Hoja1”.
Al hacer doble clic sobre esta opción, podrás cambiarlo por el nombre de tu
preferencia. Si presionas el icono de “Más”, verás que crearás una nueva hoja de
cálculo.
Tipo de vista
En el tipo de vista, podrás observar diferentes perspectivas de las hojas de cálculo
en Excel, las cuales son:
 Normal: el diseño habitual en el que está configurada la hoja de manera
predeterminada. Podrás ver todas las celdas junto con sus filas y columnas.
 Diseño de página: podrás observar los encabezados y las diferentes hojas
de cálculo que componen el libro.
 Vista previa de salto de página: verás la hoja de cálculo a un 60%.

ZOOM
Al lado derecho de los tipos de vista, podrás observar la barra de Zoom, la cual,
generalmente está en 100%. Puedes acercar la hoja hasta un 400% y alejarla
hasta 10%. Solo tienes que arrastrar la línea vertical hacia la derecha o izquierda
para aumentar o disminuir el tamaño de la hoja.
Como has podido observar, la barra de herramientas de Excel posee diferentes
opciones que facilitan la creación de libros con diversos cálculos matemáticos.
CONCLUSIONES
Excel es una de la herramienta más utilizada en el ámbito laboral, ya que nos
facilita muchos procesos administrativos. Y no solo eso, también nos permite
realizar tareas en muy corto tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar errores
que a veces nos pueden costar grandes sumas de dinero.
Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una
herramienta muy versátil, que podemos utilizar para: Contabilidad, manejar
inventarios y gestionar stock, filtrar, seleccionar, buscar grandes volúmenes de
información o datos, calcular plazos y periodos, analizar información, comparar
información, conectarlo con fuentes externas, entre muchos otros tipos de uso.
Por esta razón y sin importar la profesión a la que te dediques, es casi seguro de
que en algún momento, tendrás la necesidad de utilizar Excel. Hoy por hoy,
conocer Excel es una de las habilidades más solicitadas por las empresas y esto
puedes comprobarlo por ti mismo, buscando en las bolsas o agencias de solicitud
de empleo que tenemos disponibles en Internet.
Ahora que ya sabes qué es Excel y estás decidido (a) en aprender a utilizar esta
fabulosa herramienta, te invitamos a consultar nuestro Curso de Excel
Básico, que te ayudará a aprender el uso de la hoja de cálculo desde lo básico .