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Procedimiento Gestión del Cambio relacionados con

Seguridad y Salud en el Trabajo VERSION:
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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para gestionar y controlar, de manera planificada y oportuna, la implementación y control de
los cambios operativos temporales y permanentes que generen un impacto al Sistema de gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, identificando los peligros y estableciendo controles, que permitan disminuir o mitigar los efectos
generados.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para los cambios que se puedan presentar en CienoGroup S.A.S,
asegurando que los peligros y riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como los aspectos e impactos al
ambientales, sean identificados y valorados determinando los controles a implementar antes de que se generen los
cambios.

3. RESPONSABLE

 Ejecutor:

 Gerente de Gestión Humana

 Vicepresidente TI - Tecnología
 Coordinador Compromiso Organizacional
 Director de Tecnología
 Business Partner Centro Servicios Compartidos
 Director Juridico y Litigios
 Gerente Centro de Servicio Compartidos
 Supervisor Servicios Generales
 Coordinador Mantenimiento e Infraestructura
 Ingeniero Ambiental

 Verificador:

 Alta Dirección
 Seguridad y Salud en el Trabajo

4. DEFINICIONES

Actividad: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una
profesión o una entidad.

SG-SST: Sigla que significa “Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo”

Control: Proceso, política, dispositivo, práctica u otra acción existente que actúa para minimizar el riesgo negativo o
potenciar oportunidades positivas.
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Control Operacional: Operaciones y actividades realizadas para controlar los peligros identificados y prevenir la
ocurrencia de lesiones, enfermedades o impactos ambientales.

Exposición: frecuencia con las que las personas o la estructura entran en contacto con los factores de riesgo.

Evaluación de los controles: Revisión sistemática de los procesos para garantizar que los controles son eficaces y
adecuados

Evaluación de riesgos: Proceso para determinar qué, cuándo, dónde, por qué y cómo podría suceder algo.

Gestión del Cambio: La gestión del cambio es un proceso sistemático y bien estructurado que hará cambios
propuestos para ser realizados, ajustándose a cualquier requisito o solicitud.

Gestión del riesgo: Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se
administran los efectos adversos.

Identificación de los riesgos: Proceso para determinar qué, cuándo, dónde, por qué y cómo podría suceder algo.

Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control
de la organización. Cuando se considera lo que constituye un lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los efectos de
la seguridad y salud ocupacional sobre el personal que, por ejemplo, se encuentra de viaje o en tránsito (por ejemplo:
va en automóvil, en avión, en barco o en tren), está trabajando en las instalaciones de un cliente, o está trabajando en
su propia casa.

Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un proceso. Introducción de
cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma de un documento.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligroso y la severidad de la lesión o
enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una
combinación de estos.

Sistemas de control: Indica las acciones, adecuadas o no, que viene adelantando la empresa para el control del factor
de riesgo.

Valoración del Riesgo: Proceso de evaluar los riesgos que surgen de un peligro, y la severidad de la lesión o
enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición.

5. DESARROLLO

5.1 Normatividad

 Decreto 1072 de 2015

 Resolución 0312 de 2019
 GTC 45 de 2012
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5.2 Nuevo proyecto

En caso de que alguna área y/o proceso quiera implementar un nuevo proyecto que genere un cambio significativo
para la empresa o trabajadores, deberá reportar al área de Planeación Estratégica y PMO, así como al área de
Seguridad y Salud en el Trabajo, para que se inicie con la revisión, aprobación y respectiva gestión frente a la
identificación y control de peligros que este pueda generar.

Para esto, deberán diligenciar el Formato Project Charter Código: MG-AP-FO-016, el cual se encuentra en DARUMA.

5.3 Identificación de peligros y resultados de auditorías como gestión del cambio

Por medio de la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos ejecutada por el área de Seguridad y
Salud en el Trabajo, así como los elementos plasmados en el reporte de condiciones y actos inseguros y los formatos
de inspecciones de seguridad, se evaluarán los riesgos y peligros encontrados, identificando el cambio requerido, a fin
de mejorar las condiciones laborales de los trabajadores.

Así mismo se tendrán en cuenta los resultados de las auditorías realizadas, la evaluación de la alta gerencia, como el
seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora plasmadas.

5.4 Documentación del cambio

De acuerdo con los hallazgos identificados anteriormente, se procede con el diligenciamiento del formato gestión del
cambio, en donde se describirá de forma detallada:

 Porque se requiere el cambio

 Áreas de servicio y/o aplicaciones afectadas
 Descripción del cambio
 Alcance del cambio
 Análisis del impacto
 Beneficios del cambio
 Consecuencias al no realizar el cambio solicitado
 Opciones de manejo del riesgo
 Medidas de control del riesgo
 Plan de contingencias frente a la materialización del riesgo
 Plan de actividades previas al cambio
 Entregables (pruebas)
 Documentos anexos (si existen)

Una vez diligenciado dicho formato se procederá a la entrega del mismo al área de SST a través de un SOS - Intranet,
a fin de evaluar junto con Planeación Estratégica, PMO y la Alta Dirección, los aspectos allí plasmados, para revisión,
evaluación y aprobación del cambio.

CienoGroup S.A.S gestiona y controla cualquier cambio que afecte o tenga impacto sobre los peligros y riesgos de
SG-SST, incluye cambios en la estructura, personal, sistema de gestión, procesos, actividades, uso de
materiales, donde estos son evaluados mediante una identificación de peligros y una evaluación de
riesgos antes de introducirse.
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5.5 Evaluación de la Solicitud Gestión del Cambio

Se evalúa la factibilidad técnica del cambio relacionada con los recursos financieros, administrativos,
humanos teniendo en cuenta la identificación de requisitos legales y de otra Índole, garantizando la inclusión y análisis
oportuno de nuevos requisitos que le aplique al SG-SST que le competan a su actividad, definiendo como la
organización dará cumplimiento a cada uno de ellos a través de planes para el cumplimiento, teniendo
en cuenta que la información pertinente de requisitos legales y de otra índole se han comunicado a las personas
que trabajan bajo el control de la organización y partes interesadas pertinentes.

5.6 Aprobación o rechazo del cambio solicitado

La Alta Dirección rechazará o aprobará el cambio solicitado, teniendo en cuenta el direccionamiento, apoyo y asesoría
del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, quien verificará efectividad de las medidas de control de riesgos e
impactos, para la aprobación final.

Así mismo cuando se requiera, solicitarán la asesoría técnica y/o profesional, según corresponda, a fin de velar por la
seguridad y salud de la población trabajadora.

5.7 Ejecución y seguimiento del cambio

Se desarrolla la ejecución del cambio teniendo en cuenta la revisión del arranque para asegurar que las
recomendaciones del responsable del SG-SST han sido implementadas.

Todo cambio debe ir soportado en el Formato Control de Cambios en la Planificación.

En la revisión el responsable del SG-SST debe verificar que las recomendaciones para la implementación se hayan
cumplido, y que todo el personal involucrado en la ejecución del cambio ha sido completamente entrenado y que los
procedimientos a utilizar son los adecuados y seguros.

Así mismo informará a la alta gerencia sobre las actividades desarrolladas, los cambios generados y la eficacia de los
mismos.

6. BIBLIOGRAFÍA

COLOMBIA, PRESIDENTE DE LA REPUBLICA. Decreto 1072 de 2015 (mayo 26) por medio del cual se expide el
decreto único reglamentario del sector trabajo

7. ANEXOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS

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Anexo 1. Formato gestión del cambio

 Reportar a la ARL quienes van a tener el beneficio

 Formulario ARL Dirección de la casa del trabajador, número fijo, para reporte, jornada laboral de 8 am a 5 30
definir también hora del almuerzo

 BLUECARE 9 personas
 CIENO
 FUNDACIÓN MANOS PINTADAS

Fase de aprobación del beneficio de trabajo en casa

MEDPLUS Por definir *****