Contabilidad Hotelera

CONCEPTO DE CONTABILIDAD

Es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones

mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados y, través de
estos se puede orientar sobre el curso que sigue un negocio mediante datos
contables y estadísticos. También ayuda en la toma de decisiones.

Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la

corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera
de la empresa

Como toda empresa, la contabilidad constituye un elemento fundamental para

conocer su historia económica y financiera, así como la información de los
Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el estado de pérdidas
y ganancias y el Estado de flujo de efectivo. En el caso de hoteles, además de
llevar contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la
sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece.

El jefe de contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar, y

coordinar las distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los
libros, estados financieros y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o
Tesorería o caja si existieren estas unidades.
OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO

Proporcionar información referente al valor de los activos del hotel, así como las
deudas que se tengan con terceros. Su principal tarea es suministrar información
razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por el
establecimiento.

Esta información debe cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y

facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones
y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones

realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.

Importancia de la Contabilidad Hotelera:

La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial tiene como objetivo

fundamental el proporcionar toda la información requerida por cada una de las
dependencias de la Compañía, ejemplo: restaurante, lavandería, hospedaje,
zonas húmedas, servicios generales y administración entre otros.
Reconociendo que la actividad turística implica la prestación de servicios, la venta
de productos terminados, realización de eventos de diversa índole, encuentros
culturales, además de la comercialización de otros bienes accesorios; se hace
necesario el disponer de información efectiva, inmediata y oportuna para
determinar con toda seguridad los precios de venta de los bienes y servicios que
se ofrecen a los clientes.
De ahí la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien organizado
que cumpla con todas las exigencias de tipo legal, así como con los
requerimientos (informes, costos y presupuestos) de la Administración. Y en tal
propósito no se puede desconocer la importante labor que realiza el Departamento
de Costos y Presupuestos, en todo lo pertinente a la determinación de costos
unitarios y totales, para que la Dirección de Mercadeo y Ventas, ajustada a las
políticas de la Empresa, determine los precios de venta al público.

DESCRIPCION DE PUESTOS

-CONTRALOR GENERAL.

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos

los impuestos a los que está sujeto este, así como proporcionar la información
contable, financiera y fiscal que le sea requerida.

Auxilia al director general para tomar decisiones y su objetivo primordial es vigilar

que los costos y gastos del hotel sean mínimos y justificados dentro de las
posibilidades. Está al cuidado de fondos, valores, y del control general.

-JEFE DE CREDITO Y COBRANZA

Tiene como responsabilidad vigilar que se realicen los cobros a los clientes en
tiempo y forma, custodiar documentos por cobrar, envio de correspondencia de
cobro a los clientes, controlar cupones de agencias y elaborar formular reportes de
antigüedad de saldos.

-JEFE DE AUDITORIA DE INGRESOS

Es responsable de llevar a cabo la auditoria de los ingresos del hotel, la cual

puede ser especial o detallada, durante un ejercicio o periodo determinado.

-JEFE DE COSTOS

Tiene como responsabilidad realizar los cálculos de los costos de producción,

administración y Operación, así como verificar soportar que estos datos sean
verdaderos.

-JEFE DE COMPRAS

Se encarga de establecer sistemas de procedimientos que permitan ejecutar el

plan de compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio
de la calidad y de los plazos de entrega.

-TESORERO

El tesorero es el responsable de resguardar y controlar el flujo de dinero de la

empresa, en este caso del hotel. Él es quien realiza transacciones bancarias para
pago a proveedores, compras, etc. Así como la entrada de dinero por concepto de
ventas, acreedores, etc.

FUNCIONES DE CONTRALORIA

El área de contraloría tiene como funciones el establecer sistemas y

procedimientos de control y registro contables, establecer planes financieros,
formular presupuestos, revisión de estados financieros, interpretarlos y asesorar a
la gerencia general en la toma de decisiones.

Básicamente su tarea principal es el supervisar y controlar las diversas aéreas

dentro del departamento.

FUNCIONES DE CREDITO Y COBRANZA

Esta área se encarga de verificar en una venta a quien, el monto, la forma y el

plazo que se le va a vender. Así mismo se asegura que los plazos de pago se
cumplan y cuando no, tomen medidas para procurar el pago lo antes posible.

Mayormente las empresas efectúan sus ventas a crédito ya que esto representa
una manera de atraer más clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por
esto que toda compañía necesita evaluar el riesgo de financiar temporalmente a
sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este crédito

Así pues, la función principal de esta área es el llevar un control de los créditos
efectuados por concepto de ventas y el seguimiento a los pagos de estos.

FUNCIONES DE AUDITORIA DE INGRESOS

Los ingresos son cantidad de dinero que entra o se recibe o que puede generar el
ente contable, refleja la dinámica y el desarrollo de las actividades del negocio de
manera favorable y donde la cantidad debe superar las proporciones del gasto, y
en su defecto por lo menos estar en términos iguales para mantener el equilibrio
financiero del ente contable.

La ausencia del flujo de ingresos genera la necesidad de reclasificar el gasto en

cuentas del activo, mientras se genera el dicho flujo.

Los ingresos pretenden recuperar los recursos que el ente contable ha usado en
los gastos o inversiones representadas en los activos. La dinámica del negocio
involucra la necesidad de mantener una ecuación favorable donde la realización
de los activos más el gasto debe ser menor a la cuantía del ingreso.

Así pues, el área de auditoria de ingresos se encarga de registrar de manera

contable la entrada y el flujo de dinero por concepto de ventas de servicios (en el
caso del hotel) de manera que proporcione la información necesaria para ayudar a
la dirección en el control de operación del negocio o en las funciones implicadas
sobre la producción del establecimiento, asi como elaborar presupuestos y
proyecciones.

Para ello debe efectuar los siguientes puntos:

-Registrar los ingresos e informar en las cuentas de resultados apropiadas sobre

bases coherentes.

-Registrar los ingresos en forma y cantidad correcta

-Registrar los ingresos en tiempo de pago (es decir cuando ya se ha ganado el

dinero).

-Registrar los ingresos en las cuentas correspondientes al balance general.

FUNCIONES DE COMPRAS

El área de Compras tiene como función procurar el suministro de las materias

primas y productos que una empresa necesita: en la cantidad requerida,
cumpliendo las exigencias de calidad establecidas, suministrados en el momento
preciso, al menor precio posible con las mejores condiciones de pago y con las
máximas garantías de solvencia técnica y financiera continuidad en el suministro
bajo cualquier circunstancia

Es responsable de las negociaciones con los proveedores y del seguimiento a

todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de
compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

Descripción de las actividades de un hotel:

Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

A) Principales.
B) Secundarios.
 Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar.
 Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento,
peluquería, etc., todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante.

Características de la Contabilidad Hotelera:

 
Ø La característica especial en la contabilidad hotelera constituye la oportunidad
con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración
que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez”, y en este lapso
habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida.

 Ø El uso de los llamados diarios especializados, como los de compra, ventas,
caja, bodegas, es una característica particular en los hoteles,
aplicando inclusive la modalidad de columnario, porque permite correlacionar las
cuentas con los departamentos respectivamente que generen costos; ventas,
ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc.
Ø Siendo la Actividad Hotelera una rama del sector “Servicios”, en la contabilidad
hotelera se distinguen dos grandes aspectos. Costos d cada servicio; e ingresos
de los servicios.
Ø Los Sistemas de contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus
propias características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios
que tengan el hotel.
Ø Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y
servicios, la contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento
de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin
embargo, no todos los departamentos generen ingresos tal es el caso del área
administrativa.
Ø El soporte molecular de la contabilidad hotelera esta dado por la precisión de los
costos e ingresos imputables a cada departamento, habitaciones, comedor, bar-
restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, piscina, canchas
deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel.
Ø El diario general absorbe el resumen de los diarios especializados y de las
demás transacciones no constante en ellos, lográndose la consolidación tanto
desde el diario general como desde los diarios especializados.
Ø Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de
negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar,
prestamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos, diferidos, etc. y tienen un
tratamiento de tipo general como en otras actividades.
Características de la contabilidad hotelera
Los Ingresos en el sector hotelero
En primer lugar, la mayoría de hoteles y agencias de viajes no almacenan la
producción, sino que se dedican a la prestación de servicios a sus clientes en
lugar de vender productos.

Por tanto, sus ingresos principales provienen de lo que facturan a sus clientes

en conceptos de alojamiento, restaurante, bar, etc.
Los ingresos secundarios complementan la actividad principal del hotel y
representan por consiguiente un volumen inferior en su cifra de negocios.
Podemos destacar los ingresos por el uso del teléfono, lavandería, parking,
instalaciones deportivas o gimnasio.
Otro tipo de ingresos que perciben las empresas hoteleras son los procedentes
de arrendamientos, ya sean por tiendas ubicadas dentro del establecimiento
hotelero o a los clientes que alquilan salas para celebrar congresos, seminarios y
similares.
En el caso de una cadena hotelera que gestiona o franquicie a otra obtendría
también ingresos procedentes por estos contratos de gestión o por contrato de
franquicia.
En muchas ocasiones las agencias de viajes intermedian entre el hotel y el
cliente. Pueden darse dos circunstancias:
1. Que el hotel cobre directamente al viajero que ha reservado previamente a
la agencia de viajes. En este caso, la agencia tendrá derecho a su comisión
por intermediación.
2. Que el viajero haya pagado directamente en la agencia de viajes su
estancia, con lo que el hotel le factura a dicha agencia y le descuenta la
correspondiente comisión.
Los Gastos en la contabilidad hotelera
Los gastos por compras de aprovisionamientos se pueden clasificar en cuentas
diferentes para tener la contabilidad más ordenada:
 Compras de Alimentos.
 Compras de bebidas.
 Compras de combustibles.
Las comisiones a agencias de viajes por intermediar las registrarán en la cuenta
de gasto correspondiente. Por ejemplo, «comisiones a agencias de viajes».
Los hoteles cuyo modelo de negocio sea la franquicia tendrán que registrar el
gasto por canon de franquicia.
En ocasiones este canon tiene un componente fijo y otro variable que depende por
ejemplo de la ocupación, por lo que se crearían dos cuentas para cada concepto.

Debido a que la producción de un hotel es intensa en factor trabajo, una parte

importarte de sus gastos la componen los sueldos y salarios.
Las reservas que los clientes realizan a las agencias de viajes no se contabilizan
como anticipo de clientes sino como depósitos recibidos a corto plazo (pasivo).
De hecho, uno de los errores en que incurren muchas agencias de viajes es
denominar a estos depósitos, que el Reglamento de las agencias de
viajes denomina específicamente depósitos, como cantidades a cuenta.
Esta diferencia es importante debido a que una entrega a cuenta (anticipo de
clientes) sí devenga IVA y genera la obligación de ingresar el impuesto en el
momento en que se cobre dicho concepto.

Organigrama de un Hotel:

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO

Fuentes de Ingreso y su Contabilización:

 Ø Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestación de

servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por área principales, de tal
manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los
ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada
rubro, sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del
ingreso total. Además, constituye un elemento fundamental para la programación
presupuestaria para cada ejercicio financiero.

 Ø   En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son

habitaciones, comedor, bar-restaurante, otra fuente complementaria lavada y
planchado de ropa, casino, salas de conferencias, peluquería, etc.  Según la
categoría a la que pertenezca el hotel.

 Ø   La primera información que se capta en hotel a la llegada de los huéspedes es

el registro de huéspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de
identidad, procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la
habitación.
Ø   El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos de un
hotel, es necesario mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y
anotar los días de permanencia. De tal suerte que cuando el huésped decide
abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura
correspondiente.

Ø En las tarjetas de habitaciones también llamadas libro de habitaciones o

cargo de habitaciones ocurre que se va anotando el número de personas que han
registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal
manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes
existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.

Aspectos diferenciadores del Balance en el sector hotelero

Con respecto a la empresa en general, el balance de situación de un hotel

presenta ciertas diferencias como las detalladas a continuación:
Las existencias
En las agencias de viajes las existencias no son abundantes y como mucho
poseen material de oficina y de propaganda. En los hoteles encontramos una
mayor variedad como las bebidas, comida, productos de limpieza, artículos de las
habitaciones o combustibles.

Los clientes
La problemática del saldo de los clientes es muy variada en la contabilidad
hotelera. Las expectativas de cobro por operaciones que constituyen la actividad
principal de la empresa se registran en cuentas de Clientes.
Por otra parte, las expectativas de cobro por operaciones que no forman la
actividad principal del hotel se incluyen en cuentas de Deudores.
El Activo Fijo
En la contabilidad de los hoteles un activo muy característico son la vajilla,
lencería, cristalería, etc. Hay distintas opciones respecto a su contabilización y
amortización. Incluso hay quien no lo trata como si fueran inmovilizado y lo
contabilizan como gasto del ejercicio.
En cualquier caso, su permanencia en el hotel suele ser superior al año por lo que
sí se deberían tratar como inmovilizados y no como gastos.

En lo que respecta a las agencias de viaje, su inmovilizado representa un

porcentaje muy pequeño respecto a su activo total.

Un elemento que se puede destacar es el pago del canon inicial de franquicia que
debe registrarse como un activo intangible.

Categorías de Hoteles: