Agosto de 2021 Papelería utiliza en caja de Recepción
Facturas: Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para
reflejar la cancelación de los servicios que el hotel brindó al huésped a lo largo de su estadía.
Este formato debe tener espacios destinados a información como: Numero
de habitación, nombre de la empresa, cuales son los cargos específicos que cubre la empresa, cargos de naturaleza crédito, cargos de naturaleza débito, de tal razones por las cuales se dan los cargos tanto de naturaleza debito como de naturaleza crédito. Nombre de los huéspedes que están alojado en el hotel, tanto del titular como del acompañante.
Sobre de concentraciones: Existen los llamados cajeros
departamentales, los cuales laboran en algunos restaurantes y bares del hotel. Al terminar turno, estos cajeros deben colocar en un sobre su reporte y los ingresos recibidos durante el turno. Generalmente, estos sobres se depositan en una caja de seguridad especial colocada junto a la caja de recepción. Para evitar la pérdida de estos sobres, se requiere llevar un control escrito del depósito; para ello algunos empleados deben firmar como testigos.
Vale de caja: Es un documento de uso interno que se emplea con el fin de
dejar constancia en caja del movimiento de dinero, entregado para su posterior rendición de cuentas. Se utiliza para soportar una salida de dinero de caja en la cual se dispone el efectivo de esta.
Para realizar la transacción debe ser autorizada por quien indique el manual de procedimientos y solo para fines definidos en las políticas del hotel.
El vale de caja lo elabora el cajero de recepción cada vez que requiere
comprobar una salida de efectivo de la caja con cargo al hotel. El vale de caja debería llevar invariablemente la firma de una persona autorizada por el hotel para dar validez a este documento.
Recibos de pago anticipado: Cada vez que se reciba un pago de algún
cliente se extiende un recibo, sin importar si éste se realiza como pago total o como abono a la cuenta. El huésped recibe el original del recibo y el cajero conserva una copia, para posteriormente abonar la cantidad a la cuenta del huésped. Cuando en el momento de la entrada del huésped, éste decide pagar por anticipado la noche y no desea dejar una cantidad adicional para consumos extras, el cajero entregará este recibo, indicando al huésped que no tiene cuenta abierta, por lo que deberá pagar al recibir cualquier otro servicio que genere cargo. Ajuste: Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para retirar cargos de las cuentas de los huéspedes, estos cargos pueden ser retirados porque el huésped, se niega a pagar un consumo o servicio y/o porque un vale fue cargado por equivocación a la cuenta del cliente, esto es quitar de la cuenta el cargo hecho por error. Antes de realizar el ajuste en la computadora o sistema de caja respectivo, se debe llenar la forma de papelería especial para estos casos. Este formato debe tener un espacio destinado a explicar la razón del ajuste y debe ser firmado por tres personas: el huésped, el cajero y la persona que autorizó el ajuste (jefe de cajeros, gte. div. de habitaciones, ejecutivo de guardia, etcétera).
Cargo de misceláneos: Es el comprobante y soporte de pago de algún
servicio extraordinario. Pueden ser vales por cambios de divisas y vales de caja. Cover Report: Refleja los ingresos extraordinarios, como los misceláneos por alquiler de salones de banquetes, o cualquier petición del huésped que no se encuentre en la carta.
Traspasos: Este término se refiere al hecho de quitar un cargo que se hizo
a una cuenta y carpirlo a otra. En términos contables esto implica: hacer un abono a una cuenta X v el cargo a una cuenta Y.
Caja de seguridad: En la mayoría de los hoteles, el cajero de recepción llevará el
control de estas cajas, ya que todos los huéspedes pasarán a la caja de recepción antes de su salida. Generalmente existen cuatro sistemas para guardar los valores de los huéspedes:
• Sistema de sobre y una caja fuerte.
• Cajas de seguridad con cerradura doble.
• Caja de seguridad individual para cada habitación, con cerradura móvil.
• Caja de seguridad individual para cada habitación, con clave electrónica.
Informe de cajero: Al término de cada turno, se debe elaborar el informe
de caja de turno. Actualmente, con el empleo de las computadoras, este trabajo es más sencillo, ya que el programa que utiliza la mayoría de ellas ya tiene contemplada la elaboración de este informe.
En caso de no tener computadora, este informe se puede realizar con la
máquina registradora o, en los hoteles pequeños, incluso de manera manual.
En este informe se deben detallar los siguientes aspectos:
a) Pagos recibidos (efectivos, tarjetas, etc.).
b) Devoluciones.
c) Cuentas por cobrar.
d) Ajustes.
e) Misceláneos.
Se debe anexar a este informe el sobre de concentración que contenga:
efectivo recibido, cheques de viajero, pagarés de tarjetas de crédito. Pagares para tarjeta de crédito: Cuando el huésped llega al departamento de recepción a registrarse, se le pide su tarjeta de crédito para abrir el pagaré (voucher) de la tarjeta de crédito; esto se hace por dos motivos: para garantizar el pago y para comodidad del huésped, para que tenga su crédito abierto en todas las áreas del hotel y pueda cargar a su cuenta todos los consumos.
Sobres de despedida: Se hace entra al huésped la factura con los
comprobantes respectivos en un sobre especial, en el cual deben estar anotados los teléfonos del hotel para facturas reservaciones. Pases de salida: Este formato es entregado por el Cajero de Recepción al huésped únicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel y este lo debe entregar a botones para que él tenga la seguridad de que ningún huésped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios que se le han brindado.
Cambio de dólares: Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción,
para realizar cambio de Dólares a moneda nacional. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación. Se debe identificar plenamente la persona con la cual realizo la transaccion y conservar la informacion relatica a su nombre, direccion, clase de documento de identidad extranjero, monto, fecha de la operación y forma de pago de la transaccion. Depósito de cajeros: Es un formato para el control del depósito de los sobres de concentración de los cajeros departamentales en la caja fuerte, este control puede hacerse en una libreta a manera de bitácora. Para evitar la pérdida de estos sobres, se requiere llevar un control escrito del depósito; para ello se requiere la firma de un testigo y la firma del cajero general.
