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CONTABILIDAD HOTELERA

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Published by: Ivan Rafael Paredes Molina on Jan 16, 2011
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CONTABILIDAD HOTELERA TEMA 1 ORGANIZACION Arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo y como una indicación de la autoridad

y la responsabilidad asignadas a las personas que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas. ORGANIZACION GENERAL DE UN HOTEL la grafica de organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y del as características que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada− En la mayor parte de los hoteles de México se a adoptado un tipo de organización funcional en la que, como antes de a expuesto, cada función esta encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados. atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. la función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. los segundos son aquellos en los que se centraliza una función especifica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad. FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL • CONSEJO DE AMINISTRACION Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes: nombrar al director general elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general. determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas • COMISARIO Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad. • AUDITORIA EXTERNA • DIRECTOR GENERAL Es nombrado por el consejo de administración y sus funciones son las siguientes: 1

vigilar la disciplina de su personal 2 . • AUDITOR INTERNO • GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA • CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Se encargara de crear los sistemas. asi como proporcionar información contable. Trabajar en forma coordinada con : compras. financiera.Establecer los objetivos y políticas a seguir Proponer el tipo de organización que se llevara a cabo para el hotel determinar el presupuesto que se dará a cada uno de los departamentos Trabajar conjuntamente con el consejo de administración • CONTRALOR GENERAL • AUDITOR ADMINISTRATIVO • GERENTE GENERAL • CONTADOR GENERAL Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto este. y costos Supervisar los almacenes y la preparación de platillos Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos de su departamento Implantar controles. así como los insumos utilizados para su elaboración • Verificar que toda salida de alimentos y bebidas este amparada por un formato • revisar las cortesías • valorar las transferencias efectuadas entre los diversos departamentos • hacer los inventarios físicos de los almacenes • elaborar la conciliación de alimentos y bebidas • GERENTE DE COMPRAS • GERENTE DE PERSONAL • GERENTE RESIDENTE • GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes: Dirigir las secciones. procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente supervisarlos. contabilidad. y fiscal que sea requerida. componentes del departamento de alimentos y bebidas. sus funciones son: • comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determino • verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas • revisar porciones y preparación de platillos.

firmas e importes en el registro. anotando fechas. • JEFE DE TURNO es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el consumidor. también es el ultimo con el que es huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel.• GERENTE DE VENTAS • SUBCONTADOR • AUDITOR DE INGRESOS • AUDITOR NOCTURNO • JEFE DE CAJEROS • CAJA GENERAL Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente verificados para su deposito. reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros. la gran importación que tiene su funcionamiento. con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción. a crédito. sueldos y salarios a los trabajadores. entregando cada mañana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada. para aprovecharlo al máximo. dejándole un buen o mal recuerdo. Mantener debidamente actualizado el rack de información Revisar los registros de llamadas telefónicas con servicio controlado Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia • AMA DE LLAVES Es la responsable de mantener limpio el hotel Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza Custodiar las llaves maestras del hotel Controlar el servicio de guardería infantil Ser responsable de los uniformes del personal del hotel 3 . que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad. de ahí. • JEFE DE ALMACEN • RECEPCIONISTA DE ALMACEN • ASISTENTE DE PERSONAL • RECEPCION Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel. Sus funciones son: Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel. Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las extensiones descompuestas. según la forma con lo hayan tratado. además: Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos departamentos del hotel. así como realizar los pagos de compras al contado.

• FOGONERO TEMA 2: SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE • DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado. cuenten con todo el equipo de operación necesario para ofrecer el servicio. notas de salida o requisiciones de almacén etc. nomina. facturas. reporte diario de ocupación. fichas de depósitos bancarios. avisos bancarios de cargos y abonos.Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su responsabilidad Organizar juntas con el personal de intendencia periódicamente Asistir a juntar de la gerencia general con otros jedes de departamento • JEFE DE LIMPIEZA • JEFE DE SEGURIDAD • JEFE DE LAVANDERIA • JEFE DE STEWARD Es el encargado de vigilar que todas las áreas donde se sirvan alimentos o bebidas. reporte diario de tintorería. vales. informes de cajeros de recepción. notas de remisión. • POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS 4 . • RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA • ASISTENTE DE COCINA • CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE • EDECANES • PORTERO • RECEPCIONISTA • OPERADORA DE TELEFONO • COSTURERAS • CAMARISTA • AUXILIAR DE LIMPIEZA • PLOMERO. resumen diario de ventas de alimentos y bebidas. informes de cajeros departamentales. CARPINTERO. relación de remesas de efectivo. PINTOR. recibos. tales como: pedidos. reporte diario de mercancías recibidas. relación de cobradores. • JEFE DE COCINA • GERENTE DE CENTRO NOCTURNO • GERENTE DE BANQUETES • JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES • JEFE EJECUTIVO DE PISO • JEFE DE RESERVACIONES • JEFE DE RELACIONES PUBLICAS • CAJEROS DEPARTAMENTALES • CAJEROS DE RECEPCION • AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN • ASISTENTE DE ALIMENTOS • INSPECTORA DE PISO: Se encarga de vigilar y supervisas que los cuartos y pasillos estén limpios.

con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares • POLIZA DE INGRESOS POR DEPOSITO DEL BANCO su base de preparación será el informe diario del cajero general. • POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS 5 . se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza−cheque. traspasos etc • POLIZA DE CUENTA POR COBRAR se formulara para registrar las ventas a crédito.Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios: De ocupación de cuartos de ventas de alimentos y bebidas diario de tintorería teléfonos telégrafos lavandería de lectura para uso del auditor nocturno • POLIZAS DE COMPRAS se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén. el cual se hará de acuerdo a las remisiones y facturas. la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos. de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa. teléfonos. su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno. sueldos. suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado. bares. por ajustes. de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como restaurantes. etc. • POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE se expedirá por pagos regularmente mayores. lavandería tintorería y otros. Provisión para pago de impuestos. Compras de alimentos y bebidas. • POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS Se expedirá por provisión para pago de nominas. en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día. honorarios. derechos y servicios públicos etc.

• POLIZA DE COSTO Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y bebidas. INSTRUCTIVO Y REGLAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS Catalogo de cuentas: Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de resultados acreedoras Cuentas de resultados deudoras Cuentas puente Subcuentas mas importantes o que presentan dificultad para su uso o interpretación CUENTAS DE ACTIVO • fondo fijo caja • bancos • huéspedes particulares • Agencias de viajes • Funcionarios y empleados • Documentos por cobrar • Cheques devueltos • Deudores diversos • Rentas por cobrar • Anticipo a proveedores 6 . • Ventas totales • ajustes y descuentos • relación de cortesidad a precio de venta • relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta • importe de inventarios iniciales • importe de compras netas • costo de ventas bruto • costo de ventas aparentes • relación de los inventarios finales debidamente valuados • Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados. TEMA 3: CATALOGO DE CUENTAS. estacionamiento etc. lavandería. en relación con las ventas neta. cortesías de huéspedes. roturas y pérdidas al costo.Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en alimentos. • Costo de ventas neto • Factores de costo de venta neto. tintorería. telégrafos. bebidas. ventas a empleados. teléfonos. traspasos entre los restaurantes y bares.

• Estimación para cuentas y documentos incobrables • Anticipo a contratistas • IVA acreditable • Almacén de alimentos • Almacén de bebidas • Almacén de suministros generales • Terrenos • Depreciación acumulada de edificios y construcciones • Edificios y construcciones mobiliario y equipo • Depreciación acumulada de mobiliario y equipo • Herramientas • Construcciones en proceso • Equipo de operación • Equipo de transporte • Depreciación acumulada de equipo de transporte • Deposito en garantía • Inversiones en valores • Gastos pagados por anticipado • Gastos preoperatorios y de inauguración • Amortización acumulada de gastos preoperatorios y de inauguración • Gastos de organización • Amortización acumulada de Gastos de organización • Gastos de instalación • Amortización acumulada de gtos de instalación • Adaptaciones a locales arrendados • Amortización acumulada de adaptaciones a locales arrendados • Licencias de funcionamiento CUENTAS DE PASIVO • Proveedores • Acreedores diversos • Documentos por pagar • Impuestos por pagar • Sueldos y salarios por pagar • Prestamos bancarios a corto plazo • Participación de los trabajadores en las utilidades • Depósitos por rentas y concesiones • Depósitos para reservaciones • Provisiones para indemnizaciones gratificaciones al personal • IVA por pagar • Provisión para reposición de equipo de operación • Prestamos hipotecarios CUENTAS DE CAPITAL • Capital social • Reserva legal • Utilidades por aplicar (perdidas) • Pérdidas y ganancias CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 7 .

comisiones y concesiones • Otros ingresos • Descuentos sobre compras CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS • Costo de venta de alimentos y bebidas • Costo de ventas. ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de: • Cajas registradoras de recepción • Cajas registradoras por departamento • Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos 8 . tintorería (se supone que el hotel no cuenta con este servicio) • Costo de ventas teléfono • Costo de ventas telégrafo • Ajustes y descuentos • Sueldos y prestaciones CUENTAS PUENTE • Compras contado • Ventas contado • Ventas a crédito • Sueldos y salarios • Propinas pendientes de pago • Reembolsos pendientes de pago TEMA 4: LIBROS Y REGISTROS LOS PRINCIPALES SON: • Inventario y balances • Mayor • Diario general • Libro de actas • Diario de ingresos por ventas • Diario de cuentas por cobrar • Diario de compras • Diario de egresos o de cheques expedidos • Diario de ingresos o de depósitos al banco • Diario de operaciones diversas • Diario de salidas de almacén OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios. planta de lavandería • Costo de ventas.• Ventas • Rentas.

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