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Autor: Scarleth Pérez Oliva

Administración del Tiempo

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Programación y Rendimiento del Tiempo

Objetivos:
1. Los participantes sabrán señalar la íntima relación entre el rendimiento
del tiempo y la programación de las actividades.
2. Repasarán las cuatro fases del proceso administrativo del tiempo y la
programación de las actividades.
3. Examinarán sus propias conductas frente a cada uno de los principios
básicos de la buena administración del tiempo.
4. Aprenderán la práctica del “Registro de tiempo diario” y quedarán
motivados a emplearla.
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5.1 El tiempo y el Proceso Administrativo

Siempre que me encuentro ante la tarea de desarrollar un tema académico por

primera vez ante un público, me gusta pedir la opinión de amigos competentes en
la respectiva materia. Tengo la experiencia de que formular preguntas en forma
directa a tales personas permite obtener con facilidad material interesante y
valioso. La primera vez que me tocó dar un seminario de administración del
tiempo, quise conocer el punto de vista de una persona que admiro por su
eficiencia y capacidad de disfrutar la vida. Mi amigo jamás ha estudiado el tema, su
respuesta a mi pregunta de cómo mejorar el tiempo – respuesta inmediata, segura,
directa, categórica – consistió en tres palabras: “Lo primero, planear”.

En efecto, la mayor parte de las actividades de la vida moderna son complejas,

sufriendo la interacción de muy diversos factores. Pretender que en forma
espontánea converjan hacia nuestros objetivos y bienestar, es tanto como
pretender que arrojando al azar mil tipos de imprenta, resulte una página de
poesía, limpiamente redactada.

Todos somos administradores, en el sentido de que a todos nos toca manejar

recursos heterogéneos y situaciones que nos abren camino hacia cuatro fases:

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5.2 Controlar o Dejarse Manejar

Lo contrario a la planeación, es el hondureñismo: “ai se vá” o el “a ver qué sale”.

En la vida tomada en su conjunto, y en sus diversas etapas y escenas, se nos

presentan dos alternativas muy diferentes: a) determinar nuestro camino y b) ser
juguetes de las circunstancias.

Si es absurdo gastar nuestro tiempo en constantes reacciones y acomodaciones a

los planes de otros, entonces la alternativa b) es insensata.

Principios Generales: Teóricos

 El tiempo es un recurso noble y justo, que
se distribuye equitativamente a pobres y
ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y
ancianos. Todo mundo dispone de todo el
tiempo que hay; ni más ni menos.

 Nuestro tiempo es un campo muy

expuesto a engaños y a ilusiones. La
mayoría de las personas no sabemos de
manera exacta cómo lo estamos
administrando.

 La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar

sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro
mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a
mediano y corto plazo).

 Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores,

toda programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse
a los imprevistos.

 En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante (lo

urgente es lo que exige atención inmediata). La tiranía de lo urgente hace
postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar prioridades y
responde en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis.

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 El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios

con un mínimo de esfuerzo.

 Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber

identificarlos y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de
energías (principio del descuido calculado).

 El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de

perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo
género.

 Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo

de las personas y de las organizaciones (alrededor de 80%); y que
actividades que rinden mucho consuman poco tiempo (alrededor de
20%). Este principio es conocido Como “la regla del 80/20”.

5.3 Principios Prácticos: Aplicados

 Para quien sinceramente se pospone mejorar la administración de su

propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está
empleando (análisis del tiempo).

 Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo
del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan
desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños
de la situación.

 Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse

a sí mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones
y, de este modo, favorece la eficiencia.

 Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos

periódicamente (por ejemplo, una vez al mes, o siquiera cada seis
meses), parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no
malgastar tiempo y energías en cosas secundarias.
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 Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina

repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.

 Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales
programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones.

Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en:
 Objetivos de mantenimiento: Actividades de alimentación, ejercicio,
recreo terapias…
 Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente, aprender
(leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos…
 Objetivos de innovación: Nuevos métodos, nuevos campos de
acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos…

Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo

prioridades.