Universidad Distrital

“Francisco José De Caldas”

Facultad De Ingeniería

GUIA TEORICA” MANEJO DEL TIEMPO”

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un
bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se
derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto
como a medio y largo plazo, es imprescindible: − Identificar metas, objetivos y prioridades. − Conocer las
prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. − Conocer el ciclo vital de trabajo y
adaptar la planificación del tiempo. − Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades. − Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en
la vida académica como en la vida profesional. En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar
a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del
tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde
plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo
visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

DESCUBRIENDO EL CENTRO DE LA VIDA

Una efectiva administración del tiempo está influenciada por el grado de desarrollo que tienen las personas en
relación con la autonomía y la autogestión de sus propias vidas. El análisis de los diferentes roles que cada
persona juega en los diversos campos de la existencia y la prioridad que le da a cada uno de ellos, es una forma
de darse cuenta hasta donde las decisiones de los otros y no las propias decisiones son las que influyen en lo
que hacemos y en las prioridades que le damos a lo que consideramos importante.

Cuando las personas no tienen una visión y unos principios que orienten su vida, posiblemente el cónyuge, el
trabajo, el dinero, los amigos, el placer, entre otros, se convierten en el centro de todas sus decisiones. Lo más
frecuente es que una persona presente una combinación de estos u otros centros posibles.

La mayor parte de los individuos son generalmente el resultado de una gran variedad de influencias que inciden
en sus vidas, ya que según sean las condiciones externas o internas un centro en particular se puede activar.
Sin embargo, cuando una persona fluctúa de un centro a otro es señal de que se carece de una dirección
consistente, de un sentido del valor y de identidad personal. No se pretende eliminar o descuidar alguno de
los roles, pero sí definir un centro claro que haga posible la congruencia y armonía entre todos los aspectos de
la vida.

Las personas centradas en valores o principios, evalúan las opciones y tratan de tomar distancia respecto de la
emoción de la situación, y de otras personas o circunstancias. Están seguras de sus decisiones porque se
basan en valores profundos con resultados predecibles a largo plazo.

Centrar la vida en valores correctos, permite ver con claridad a dónde se quiere ir y cómo llegar allí. Las personas
que logran lo anterior, son autoconscientes, inteligentes, proactivas, no limitadas por las actitudes y conductas
de los demás ni por muchas de las circunstancias e influencias ambientales que limitan a otras personas.

Estas personas evalúan serenamente las diferentes opciones, atendiendo a todos los factores de una manera
equilibrada: necesidades laborales, familiares, sociales, entre otras, y las posibles implicaciones o
consecuencias de las diversas decisiones. Así mismo, tratan de llegar a la mejor solución teniendo en cuenta
todos los factores.
Tomar decisiones basadas en principios y valores esenciales implica:

• Que otras personas o las circunstancias no actúen sobre usted. • Elegir proactivamente la mejor alternativa. •
Fortalecer los valores esenciales. • Ser asertivos. • Sentirse cómodo con la decisión y disfrutarla.

Reflexión individual: ¿En qué emplea su tiempo?

Para identificar los valores esenciales cada una de las personas debe pensar en los diferentes roles de su vida:
trabajador o trabajadora, hombre o mujer de negocios, esposo o esposa, maestro o maestra, padre o madre o
estudiante. Todos estos roles son importantes cuando se trata de asignarles un tiempo en la agenda personal,
y como tal deben estar en equilibrio para no perder la visión de conjunto que necesitamos para vivir con
efectividad.

Pero, con frecuencia, sucede que la gente acosada por el tiempo, pocas veces dedica un espacio para realizar
una exploración interna. En estas condiciones se puede descuidar la salud por el trabajo o supeditar las
relaciones más importantes de la vida en nombre del éxito profesional. Ross Webber afirma, respecto a estas
personas, lo siguiente: “dominados durante largos períodos por el comportamiento - respuesta, pueden perder
la noción de quiénes son y cuáles son sus creencias. Al perder contacto con sus valores y
Aspiraciones, les es imposible iniciar cambios fundamentales. Nunca se enfrentan al futuro”.

Redactar la misión en los términos de los roles importantes de la vida, proporciona equilibrio y permite revisarlos
con frecuencia para tener la seguridad de que uno de ellos no está absorbiendo a los demás.

PARADIGAMAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

“Organizar y realizar las actividades según prioridades”, es una frase en la cual se puede sintetizar la evolución
de tres teorías de la administración del tiempo, como lo plantea Stephen Covey.

Primera generación: Se caracteriza por las notas o listas de tareas que se pueden ir tachando, experimentando
una cierta sensación temporal de éxito, pero donde se desconoce el concepto de prioridad. La disciplina y la
distribución del tiempo es impuesta externamente dejando a las personas la impresión de que ellas no son
responsables por los resultados. Muchas personas administran con el paradigma de la primera generación. En
él no hay angustia ni tensión y la efectividad en el trabajo es poca.

Segunda generación: Esta se caracteriza por el uso de las agendas y por el intento de mirar hacia el futuro
planificando con anticipación. Los administradores de esta generación asumen un poco más de control sobre
su trabajo, distribuyen mejor el tiempo y se les considera más responsables porque alcanzan a cumplir las
actividades en las fechas previstas.

Tercera generación: refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a las generaciones
precedentes, la idea esencial de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las
actividades, sobre la base de su relación con esos valores.

Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y corto plazo. También incluye el concepto
de planificación diaria para alcanzar las metas de mayor prioridad. Si bien es cierto, esta planificación ayuda a
dar prioridad a las actividades, en lo esencial sólo ayudan a organizar las crisis y el trabajo urgente. Con este
enfoque de administración las personas se vuelven rígidas e inflexibles y se sienten culpables cuando no pueden
cumplir con lo programado o cuando tienen que efectuar cambios.

El paradigma de eficiencia de la tercera generación de la administración del tiempo no está en armonía con el
principio de que las personas son más importantes que las cosas. Centrarse en la eficiencia crea expectativas
que no concuerdan con las oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y
disfrutar de momentos espontáneos día tras día. El peligro de la administración del tiempo de la tercera
generación es que las personas con el ánimo de recuperar o preservar la calidad de vida, vuelven a las técnicas
de la primera o segunda generación, sin preocuparse por recoger la información necesaria, para planear y
meditar con miras al futuro.

Cuarta generación: El desafío de esta generación no consiste en administrar el tiempo sino en administrarnos
a nosotros mismos. Las herramientas de esta generación se basan en la eficiencia del manejo del tiempo de la
tercera generación, pero con la flexibilidad necesaria para salirse de los esquemas rígidos de la planificación
diaria y entrarse en la organización del tiempo semanal. La ruta del tiempo para alcanzar los objetivos no se
basa en un mapa sino en una brújula.

Bajo este supuesto se pueden hacer los cambios que se requieran en la planificación semanal, cuando por
ejemplo uno de nuestros valores superiores entra en conflicto respecto a lo que se tiene programado. El manejo
del tiempo de la cuarta generación subordina los horarios a los valores superiores, equilibra la vida
estableciendo metas y actividades de cada rol clave y permite hacer adaptaciones diarias, según las
necesidades, dentro de un contexto más amplio de organización semanal.

En lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta generación se centran en preservar
y realizar las relaciones pero alcanzando los resultados.

¿Cómo decidir por prioridades?

Nuestras prioridades deben analizarse a partir del enfoque de la cuarta generación y estar en relación con los
objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. Para lograrlo es útil hacerse las siguientes preguntas, en
relación con sus actividades de la semana y del día:

¿Es urgente e importante? ¿Sólo importante más no urgente? ¿Simplemente urgente? ¿Ni urgente ni
importante?

Cuando los criterios importantes - urgentes no son suficientes para jerarquizar varias de las actividades,
entonces tenga en cuenta dos preguntas más:

¿Si no se realiza esta actividad cuáles serían sus consecuencias? ¿En qué aporta esta actividad al cumplimiento
de los objetivos estratégicos de mi vida profesional y personal?

Ahora bien, ¿Cómo diferenciar lo urgente de lo importante?

Lo urgente significa que se necesita una atención inmediata ahora. Generalmente son cosas que en otro
momento fueron importantes, pero que, por algún motivo, no se planearon proactivamente. Las cosas urgentes
actúan sobre nosotros y a menudo complacen a otros.
Lo importante: Tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión,
a nuestros valores y a nuestras metas de alta prioridad.

Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Si no se tiene una
idea clara de lo que es importante, de los objetivos estratégicos de la empresa, de los resultados que desea y
los que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados a responder ante lo urgente.
MATRIZ DE LA ADMINSTRACIÓN DEL TIEMPO

Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro secciones.
Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada
Cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente. Veamos esto con
mayor detalle.

El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que nos movemos cada día, donde producimos,
aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son
importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han
convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fecha
límite, reuniones,…Cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen
de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.

El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo

plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un
desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos
incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y
preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad.

El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte
del tiempo (a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I), Suelen ser
actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas,
interrupciones, reuniones, correos, informes,
El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la pérdida de tiempo, a donde
nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin
consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas,
conversaciones intrascendentes,..

Tras reflexionar sobre ésta matriz, es hora de plantearse algunas preguntas:

• ¿Dónde pasaste la semana pasada la mayor parte de tu tiempo? ¿En qué cuadrante? • ¿Qué cosas
importantes no recibieron su tiempo y atención? • ¿Cuál es la actividad que sabes que si la desempeñaras con
excelencia y sin descanso habría redundado en importantes resultados positivos en su vida
personal/profesional? • Y si sabes todo esto ¿Por qué no lo haces?
Por qué no son urgentes ni acuciantes. No actúan sobre ti, eres tú el que tiene que actuar sobre ellas.
La diferencia entre lo urgente y lo importante
En productividad, se ha escrito mucho ya sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante inútil
explicar cómo se debería actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar.
Mea culpa y mil gracias por el aviso.
En realidad, no es una cosa tan complicada, pero si queremos hacerla de manera casi instantánea para no
inundar nuestras listas de tareas de cosas completamente inútiles empecemos por el principio.
Las definiciones
Que no te cuenten batallas, la diferencia es fácil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no
tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones que son el pilar básico de todo
razonamiento.

Tarea urgente
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite,
como con el tamaño de la tarea.
Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes. Si dos
tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer. Si se aplaza la fecha
límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente. Si descubres que una tarea será más larga de lo que
pensabas, se volverá más urgente. Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir
es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos
decir que es “poco urgente”.
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

Tarea importante
Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de
fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos
al no hacerla son graves.
• Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son
igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada) • De dos
tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso
de no completarla. • Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia
de la tarea cambia (aumenta o se reduce).

¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la
urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede
ser urgente e importante a la vez.
Además esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea
y en otro tienes la importancia.
Cómo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes,
una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0
segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
0: No es urgente ni lo será nunca 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la darás
hecho antes de la fecha límite
Por último alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es más de 1?
Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es
una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o por el contrario, negocia ampliar la fecha
límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida homogénea.

Sé que te puede sonar un poco defraudante esta conclusión pero en realidad es al contrario, te recomiendo que
protejas esto constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar
indirectamente lo que haces.
Tu madre cuando quería que te comieses un plato de lentejas te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En
nuestro modelo, eso no es ni más ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre
se le añadía la de no poder jugar después. Por lo tanto acababas percibiendo la tarea como más importante.
¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!
Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas
exclusivamente tú el único que la define.

Stephen Covey, es el autor del best seller “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Efectiva” en el que
describe un modelo de 4 Cuadrantes para administrar el tiempo.

ACTIVIDAD 1:

CÓMO ESTOY ADMINISTRANDO MI TIEMPO

Piense en el último día académico y / o laboral que transcurrió dentro de lo normal, y utilizando la matriz
de administración del tiempo, registre las actividades que realizó en cada cuadrante. Al final identifique
sus fortalezas y debilidades en el manejo que hace de su tiempo laboral.