UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA.

¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el ejecutivo que para el resto de la
gente?

Existen diversas razones:

 El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la eficiencia y obtención de

resultados.
 El ejecutivo es responsable, no solo de su propio tiempo, sino también del tiempo de
otros.
 Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural que
sienta más las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus
tareas, olvidando que: “Se trabaja para vivir; no se vive para trabajar”.

“LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO.-

 Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, o por que falla su
distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.
 Jerarquización insuficiente de prioridades.
 Incapacidad para decir “no”, fuente, a su vez, de múltiples interferencias extrañas.
 Poca habilidad en el manejo de interrupciones.
 Resistencia a delegar, o el no saber como delegar en forma adecuada.
 Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.
 “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
 Apoyo secretarial ineficiente.

Mitos

Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo.

El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la
ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más. . . . .para no llegar a
ninguna parte.
El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en
todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos
los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía del desempeño laboral: “Los resultados son directamente proporcionales
al volumen de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar
mejor.
El mito de la solución de los problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a
encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que
en el manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los
planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.
 El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe de emplear en asuntos difíciles tratándolos de
manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo el mundo, listo
siempre para dialogar”. Convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de
quienes andan buscando cómo matar el tiempo.

PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.

 Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte
de que los resultados serán mejores.
 Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo
opuesto de los objetivos vitales, y preguntándose ¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?
Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.
 Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras evitar la realización
demasiado correcta de tareas… que no son las que se tienen que hacer.
 Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se
producen mayores resultados. “Tener presente el principio del 80/20” o principio de Pareto: Unos
pocos esfuerzos críticos producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo
del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
 No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
 En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto responsabilidades como la
autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra la autentica liberación del
tiempo.
 También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no
interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de
privacía”.
 Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o FEEDBACK.
 Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto mas tiempo se debe asignar
proporcionalmente, a la planeación.
 Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos
que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
 Mejorar la administración del tiempo, no solo en algunos sino en todos los niveles de la
organización.
 Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar y de tener y mantener
a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio del visibilidad).
 Hacer altamente funcional el equipo “jefe secretaria”.

El equipo jefe-secretaria
 La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.

Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con esto, le
compete ser la protectora de su tiempo.

Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte integrante y
le concede facultad y responsabilidad para:

 “Filtrar” las llamadas y visitas.

 “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y otros
documentos.
 Preparar memoranda para las reuniones.
 Asistir a la mayoría de las reuniones.
 Mantenerse enterada de los planes y de los compromisos del jefe.

Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación, que le permita
considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe.

Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo van los asuntos de la oficina,
enterarla de sus propias intenciones, y enterarse de las de ella.

La personalidad del ejecutivo exitoso con el tiempo.

La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas especiales.

El ejecutivo sobresaliente en este punto:

 Es una persona muy organizada. Solo así es capaz de organizar también a otros para un
pleno aprovechamiento de sus aportaciones.
 Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con el
desperdicio del tiempo y demás recursos.
 Es una persona al mismo tiempo idealista y realista que busca e imagina nuevas rutas y
nuevos métodos, pero calcula los requerimientos de tiempo con los pies firmes sobre la tierra.
 Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones de su personal y de
todos los seres humanos que se cruzan en su camino.
 Es una persona intuitiva, que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y
dentro de sus contextos.
 Es una persona flexible, que acepta la derrota y no se obstina en “dar patadas contra los
muros”; admite que se cometen errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender.
 Es una persona que cree sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar; no
sucumbe a la tentación de actuar como “El hombre orquesta”.
 Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás.
 Es una persona autocrática, que en forma periódica examina las cosas que se ha propuesto
hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.
 Alan Lakein, “El gurú de la administración del tiempo” según lo llamó el New York
Times, sintetiza todo en 6 puntos concisos:

1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por
grado de importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s y no con las “C”s, es decir, con los asuntos de primera y no
de tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en esos
momentos?
5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez.
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en
“pendientes”.

Practica:

1.¿Por qué el ejecutivo, más que otras personas, debe ser un experto en la administración del
tiempo?

R= Los profesionales, supervisores y ejecutivos confrontan diversos problemas en las

organizaciones que están relacionados con “desvíos”, interrupciones, “vías muerta” que alteran
en gran medida lo que ellos hacen y los consiguientes resultados. Conocer cómo lidiar con estos
“desviadores de tiempo” es de vital importancia.

Así como el ejecutivo sabe que “todo lo que no se mide no se controla” debe tener también
presente que “todo lo que el no registra de lo que el mismo hace” no es posible de mejora.

2. En la lisia de los ''ladrones" y de los "mitos" señalar los tres puntos principales de los que
se carezca o hagan falla, y los tres que se estén practicando mejor.

Ladrones del tiempo

 Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, o por que falla su
distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.
 Poca habilidad en el manejo de interrupciones.
 Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.

Mitos

 El mito del activismo

 El mito de la solución de los problemas
  El mito del tiempo enemigo

3. Conversar sobre el tema: "El teléfono como un ahorrador del tiempo, y como un enemigo
del tiempo.

R= Si es una herramienta que se utiliza con relativa frecuencia y que es esencial utilizarlo
siempre para obtener provecho , Internet, Email, sin duda es una herramienta más, de las
muchas que utilizamos a diario que están ahí para ayudarnos. De tal modo que debe aportar, y
contribuir, a que realicemos nuestro trabajo. El teléfono está ahí para ayudarnos a conseguir
RESULTADOS.

Sin embargo, el mal uso que muchos hacen del teléfono, víctimas de malos hábitos y gestos
Improductivos, hace que sea uno de los mayores agujeros negros para la Productividad.

4. Elaborar dos cuadros, con dos columnas cada uno; en el primero: "Los enemigos del
tiempo del jefe, vistos: a) por él mismo; b) por su secretaria En el segundo: "Los enemigos del
tiempo de la secretaría vistos; a) por ella misma; b) por su jefe". Tomar en cuenta:
interrupciones Telefónicas, visitas inesperadas, reuniones que se prolongan, falta de objetivos
claros y prioridades, cambio arbitrario de prioridades. Escritorio desorganizado. Delegación
inadecuada, impuntualidad, comunicación deficiente» indecisión, incapacidad para decir
"no”, sistemas inadecuados de archivo, trabajos a medias, el hábito de aplazar y procrastinar,
de "abarcar mucho y apretar poco", etc. Comentar luego con la secretaria, o con el jefe,
según sea el caso

5.- Escribir: "Mis cinco objetivos principales como gerente" y jerarquizarlos. Elaborar para
cada uno de los objetivos una lista de posibles actividades. Decidir cuáles se adoptarán,
cuándo y cómo

R=
1. Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.
2. Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los
recursos a poner en juego, los plazos y los costos previstos.
3. Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.
4. Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores,
subcontratistas, otras direcciones, etc.
5. Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los
objetivos establecidos.

6. Platicar para desarrollar el tema: "Cómo convenir los objetivos (fines), en actividades
(medios concretos)"
R= Tener en claro nuestros objetivos y metas lo que nos ha de permitir distinguir entre lo urgente
y lo importante

 Desarrollar una concepción personal de Nuestro Tiempo (y también del tiempo de

“otros”)

 Identificar todo aquello que no estoy pudiendo Hacer en el día de hoy, y que realmente es
necesario Hacerse Hoy.

 Delegar eficientemente de modo que podamos aumentar el alcance de nuestra influencia.

 Aumentar nuestro nivel de confianza hacia otros que ha de permitir que a su vez otros
confíen en nosotros.

 La confianza se relaciona con el estilo de liderazgo que elegimos, el tipo y calidad de

relacionamiento, el dominio sobre nosotros, nuestro nivel de competencia, nuestra
capacidad de supervisar, el grado de confiabilidad, y finalmente estos factores influyen
sobre la cultura y clima organizacional.

 Conocer las diferencias entre lo que YO debo hacer y lo que Otros deben Hacer.

 Categorizar, ordenar y organizar. El desorden tiende a desorientarnos y la falta de

organización nos desorganiza lo que influye negativamente sobre lo Que debemos Hacer
y también sobre Como debemos Hacerlo.

 Colocar los objetos (virtuales o no) en espacios, y elegir espacios desde donde funcionar.
Es importante elegir e influir sobre el espacio con el que contamos para hacer las cosas, la
iluminación, la comodidad y la belleza con la que nos rodeemos.

 Desarrollar un plan o una estrategia que no sea demasiado complejo.

 Debe recordarse “Que todo aquello que empieza fácil de todas maneras se complica, y
aquello que comienza complicado se torna muchas veces en algo imposible”.

 Adjudicarse uno mismo tareas y actividades en función de los tiempos más productivos y
más creativos.

7. Escribir en equipo un artículo titulado: "Liderazgo y administración del tiempo"

R= El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin
piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he
aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comúnmente excelentes
administradores del tiempo. Los mejores líderes de este siglo entienden que la administración del
tiempo no se refiere a exprimirle hasta el último minuto al día. Tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata
de concretar lo que es más importante.
7. Preparar en equipo una conferencia: "Cómo ayudar a nuestros subordinados a un mejor
desempeño a través de la administración racional del tiempo"

R=

 Vivir en el presente (con todo lo que Tiene que hacerse Hoy)

 Llevar una agenda semanal, y contar con un Plan mensual y Programa anual
 Hacer una lista diaria (estableciendo límites de tiempo – inicio y fina – para todas las
tareas, especialmente al principio revisando luego si el tiempo estimativo se pudo
cumplir)
 Establecer prioridades dentro de las tareas o clasificar por TDP discriminando lo que
Tiene que hacerse hoy, lo que Debe hacerse hoy y lo que Puede hacerse hoy.
 Desarrolle habilidades para poner foco y dirección
 Reconozca que debe tomar el nuevo concepto de cómo Gestionar Eficazmente Su Tiempo
en lugar del tradicional concepto de Administración del Tiempo.
 De igual manera, si es el uso, sobre el tema: "Cómo aumentar las ventas a través de una
mejor administración del tempo".

10. Entrevistar a un ejecutivo poderoso y triunfador sobre este tema: "Sus experiencias y sus
métodos en la administración del tiempo".

R= Por mucho que se planifique o se proyecte una aventura de negocios siempre existe el factor
riesgo. Las grandes empresas poseen las herramientas y el personal calificado para evaluar los
peligros que toman y por consiguiente los fracasos son reducidos drásticamente, aun así el
porcentaje de error esta presente y de hecho grandes compañías han literalmente quebrado por
errores en sus cálculos o malas decisiones.

La pregunta seria, ¿por qué? Simplemente es que en el transcurso o evolución de una empresa
se pasa por numerosas etapas de desarrollo y crecimiento. Así mismo, en muchos de los casos,
durante este periodo se cometen un sin número de errores por "falta de experiencia”

11. En subgrupos, encontrar media docena de modos (recursos, artificios) para hacer
concluir, sin ofender, una visita o un telefonema que se prolongan innecessiamente

1. Lo siento mucho, pero me tengo que ir

2. Alguien está tocando la puerta
3. Van a usar el teléfono
4. Mi batería se va a terminar
5. Tengo demasiado trabajo/Tarea
6. Me busca alguna persona
7. Fingir que se corta la llamada
8. No tengo saldo