ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL
CODIGO: 250601029

VIC TOR FA B I A N QU IN TE R O G R A N O B L E S
J UNI O DE 201 4
3.1 Actividades de
Reflexión inicial
E L D ATO, LA IN FO R M AC I ÓN Y E L
D OC U ME NTO
DATO
• Se considera como una unidad pequeña, elemental y
de gran importancia.
 CARACTERISTICAS DEL DATO
• puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión
de la información
Fluidez Solidez

Precisión

Claridad
 CARACTERISTICAS DEL DATO
en la medida en que se recolectan los datos se procede a realizar un
procesamiento de éstos, para que así se transformen en
información.
LA INFORMACIÓN
conjunto de datos, debidamente organizados, que
apoyan el objetivo de la comunicación en una
actividad, una investigación o estableciendo de
manera comparativa una situación o un fenómeno
CARACTERISTICA DE LA
INFORMACION
Dependiendo de la naturaleza
del contenido
Institucional Personal

Documental
DOCUMENTO
según su naturaleza, situación, persona o
entidad:

Internos
Externos
3.2 Actividades de
contextualización e
identificación de
conocimientos
 Soportes Textuales
NOTAS APUNTES RÁPIDOS BORRADORES

Soportes Gráficos

PLANOS
MAPAS DIBUJOS
FOTOGRAFÍAS
 Soportes de Imagen

CUADROS VIDEOS

Soportes de Cinta

CINTAS MAGNÉTICAS
Otros Soportes

DISCOS DUROS
3.3. Actividades
de transferencia
del conocimiento
RECOLECCION:
• se identifica que los datos se encuentran en
una disparidad organizacional pero que van
por una misma línea de flujo, esto indica
que el la recolección de datos  es el
mecanismo que se aplica bajo una técnica
para la obtención de la información
permitiendo resultados útiles en la
actividad.
PROCESAMIENTO:

• la línea de flujo del dato es constante y

organizada, el cual se puede decir que el
procesamiento es continuo a la
recolección del dato pero este tiende a
que la información es manipulada con el
fin de producir una información
significativa.
TRANSFORMACION

• Una vez recolectado los datos y luego

procesados se tiene el resultado final que
es la transformación, de acuerdo a la
imagen se tiene que los datos toman la
forma la cual se requiere la información,
con el fin de obtener su importancia y
precisión de la información.
Correspondencia comercial

• En el proceso administrativo documental, es de suma

importancia esta actividad ya que las empresas se dan a
conocer sus productos al cliente externo, la calidad de
estos y la competitividad en el mercado.
• Por otro lado, internamente las empresas a través de
esta actividad les sirve para procesar sus informes de
medición, permitiendo ver el resultado final.
Documentos contables:

• En el proceso administrativo documental, esta

actividad es importante ya que le permite a las
empresas registrar los datos que fueron
recolectados durante el proceso de las
actividades económicas.
• Esta actividad tiene una importancia de
transmitir información interna y externa.
Documentos especiales:

• En el proceso administrativo documental,

esta actividad maneja un grado de
importancia ya que a futuro la recolección de
sus datos pueden ser de utilidad o
complementarios a otros documentos.
 Documentos legales
• En el proceso administrativo documental, esta
actividad es de suma importancia ya que la validez
de estos sirven para la recolección de los datos de
carácter secreto, estratégico o conocimiento
intelectual.
• A demás la importancia de estos documentos es que
se puede requerir de su información en cualquier
momento de la vida.
• También, asumen de autoridad legal y profesional.
3.3. Actividades
de apropiación
del conocimiento