Sistemas de Información

Resumen Modulo 2.
Lectura 1:
“Un dato es la representación formalizada de entidades o hechos” (Saroka, 2002, p. 24)

En el mismo contexto, Stair y Reynolds (2010) definen los datos como realidades
concretas en su estado primario.

Un dato es aquel que carece de utilidad por sí mismo, es decir que por sí mismo no dice
nada y requiere de un proceso de elaboración que permita transformarlo en algo útil.

“La información es un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto, que

trabaja, en un momento, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo
determinado” (Saroka, 2002, p. 24).

Entendemos por información a un dato o conjunto de datos, elaborado y situado en un

contexto, de forma que tiene un significado para alguien en un momento y lugar
determinados” (Pablos Heredero, López Hermoso Agius y Martín-Romo Romero, 2019,
p. 25).

Por lo tanto, la información, además de ser un conjunto de datos procesados, toma la

real dimensión de información cuando se coloca en el ento“La conversión de datos en
información es un proceso o conjunto de tareas relacionadas de manera lógica, que se
llevan a cabo con el fin de obtener un resultado determinado” (Stair y Reynolds, 2010, p.
6). La ejecución de tareas es el objetivo de los sistemas de informaciónrno, en el
momento apropiado y ante la persona que la necesita.

La información y los sistemas de información asociados permiten que los negocios

obtengan mayores ganancias y mejoren su posicionamiento social.

Conceptualicemos ahora cada uno de ellos:

DATOS: Son distintos tipos deelementos (numéricos,alfanuméricos, imágenes,etc.) que
permiten obteneruna descripción de algún evento, actividad u operación. Son
elementos que es factible almacenar y clasificar, pero no están organizados, es decir que
por si mismos, no son de gran utilidad.

INFORMACIÓN: Corresponde al procesamiento y orden de los datos, de manera tal que

estos puedan dar respuesta a cuestiones específicas o tener un significado en particular
para quien los recibe. La información es utilizada en las empresas para la toma de
decisiones.

CONOCIMIENTO: Es la información evaluada y analizada por una persona en un contexto

determinado. Si funcionan los sistemas de información eso se pone al alcance de
quienes necesitan esa información relevante.

Las características de la información son las siguientes:

EXACTA: La información carece de errores. Esto se refiere a que no se encuentran
elementos en la entrada o en el proceso que hagan fracasar su resultado. Si analizamos
el caso Biblioteca Manuel Belgrano podemos afirmar que, dado que la biblioteca posee
un sistema completamente manual, en donde el registro de cada uno de los socios se
maneja a través de fichas individuales y planillas en papel, el riesgo de cometer errores
es altísimo, sobre todo, teniendo en cuenta la dimensión que ha tomado la biblioteca en
los últimos dos años.

COMPLETA: La información posee todos los datos necesarios. Por ejemplo, cuando
llenamos un formulario web y todos los datos considerados como obligatorios (muchas
veces se presentan con un asterisco) han sido ingresados.

ECONÓMICA: La producción de la información debe ser relativamente económica. Este

es uno de los atributos más difíciles de exponer. Centralmente se refiere a que el costo
de obtener la información (esto es ingresarla y procesarla) no debe ser mayor al
beneficio que se obtiene luego de su uso. Si seguimos analizando los atributos de la
información en relación a nuestro caso Biblioteca Manuel Belgrano, podemos decir que,
al tener un sistema completamente manual, disponer de información puede resultar
antieconómico.

FLEXIBLE: La información debe ser útil para muchos propósitos.

CONFIABLE: La fuente de datos de donde proviene la información debe garantizar su

calidad. Un rumor no es una información confiable. La confiabilidad habla de la calidad
de la fuente de datos. Si volvemos al caso estudiado, está claro que, dado el volumen de
información que maneja la biblioteca, resulta difícil considerar confiable la información
procesada manualmente.

PERTINENTE: Es aquella que se asocia directamente a la persona que la necesita para

tomar decisiones. Es decir que está directamente relacionada con el problema que se
pretende resolver.

SIMPLE: La simpleza permite que la información sea reconocida como tal por quien la
recibe. El grado de simplicidad está asociado al problema y, fundamentalmente, al
receptor. Un informe cargado de datos no es simple.

OPORTUNO: Cuando la información está presente en el momento en el que se la

necesita y, además, se encuentra actualizada.Volviendo al caso Biblioteca Manuel
Belgrano, la información (o datos, en este caso) presentada no fue oportuna, ya que los
directores pudieron disponer del reporte un mes de spués de solicitarlo y su
disgustoante esto nos hace pensar que la necesitaban con antelación.

VERIFICABLE: Debe existir otra fuente que compruebe la veracidad del dato que se
ingresa. Por ejemplo, cuando realizamos una compra con tarjeta de crédito
presentamos, a su vez, el DNI. Este documento es el elemento que verifica nuestra
identidad.

ACCESIBLE: La información debe ser de fácil acceso para los usuarios autorizados. Esto
es, todos aquellos que se encuentren habilitados para acceder a ella lo deben poder
hacer fácilmente. La existencia de menús de ayuda, de manuales en línea, de interfaces
claras son elementos que serelacionan directamente con este atributo

SEGURA: La información debe estar protegida para que no accedan a ella usuarios no
autorizados.

Lectura 2:

Definiciones:
Sistema-objeto o proceso de negocios(saroka): Los individuos desarrollan sus
actividades en entornos organizacionales variados y son estos entornos los que les
brindan los procedimientos y normas a seguir.

Sistema de información: sistema integrado y coordinado de personas, equipos y

procedimientos, que transforma datos en información con el fin de apoyar las
actividades de las organizaciones.

Los sistemas de información facilitan el aprovechamiento de dos componentes claves en

una organización actual: la información y los recursos humanos.

La gerencia necesita la información por las siguientes razones:

· El entorno es cambiante.

· La creciente complejidad de la administración de los negocios.

· La necesidad de mejorar sus niveles de producción y atención al cliente.

· La creciente disponibilidad de tecnología para los usuarios finales.

· La globalización de los negocios.

La calidad de los datos suele definirse como “datos apropiados para el uso”, es decir,
datos que sean de utilidad para los consumidores/usuarios en un contexto de uso
específico

Producto de información (PI): resultado del procesamiento de un conjunto de datos.

Calidad de los datos o Calidad de información: es definida como “datos apropiados para
el uso”, es decir,que el usuario es quien determina si un conjunto de datos, usados en
una determinada tarea y en un contexto específico, pueden ser usados para el objetivo
previsto.

Otra definición:

''Grado en que las características de los datos satisfacen necesidades implícitas y

establecidas cuando son usados en condiciones específicas''

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En un sistema de producción de información es posible identificar 3 roles, que en el

método DeWIQ se han denominado roles de DQ:
• Consumidores de datos, quienes usan los datos en un contexto específico.

• Productores de datos, quienes generan los datos en un contexto específico.

• Custodios de los datos, quienes proveen y gestionan los sistemas y recursos

computacionales para almacenar y procesar datos.

Norma ISO/IEC 25012:

Esta norma presenta un modelo genérico de calidad de datos. Plantea que la gestión y
mejora de los datos es importante para abordar situaciones como:

• Adquisición de datos en organizaciones donde la calidad del proceso de producción de

datos es desconocido o débil.

• Existencia de datos defectuosos que contribuyen a generar información insuficiente,

que provoca resultados inutilizables y clientes insatisfechos.

• Dispersión de datos entre varios propietarios y usuarios. Lo que puede implicar la falta
de una visión coherente e integrada, necesaria para garantizar la interoperabilidad y la
cooperación.

• La coexistencia de sistemas heredados con sistemas modernos.

• SI donde los datos cambian con frecuencia y su integración con otros datos es
relevante (por ejemplo, SI en la Web)

El modelo de DQ propuesto por la ISO pretende responder a estas necesidades

contribuyendo a:

• Definir y evaluar los requisitos de DQ en procesos de adquisición, producción e

integración de los datos.

•Identificar los criterios de garantía de DQ, útiles también para la re-ingeniería,

evaluación y mejora de los datos.

• Evaluar la conformidad de los datos con la legislación y/o requisitos.

Punto de vista inherente: la DQ está referida al grado en que los valores de los datos
pertenecen a un dominio específico, cumplen con ciertas restricciones (por ejemplo,
reglas del negocio), y respetan ciertas relaciones de los datos (por ejemplo,
consistencia), entre otros.

Punto de vista dependiente del sistema: la DQ depende del dominio tecnológico en

que los datos son usados. Esto es, depende de las capacidades de los componentes de
los sistemas computacionales como: hardware (por ejemplo, para proveer el acceso
adecuado a los datos), software de sistemas (por ejemplo, para el respaldo de los datos
y proveer la Recuperabilidad de los mismos), y otros tipos de software (por ejemplo,
herramientas de migración para proveer Portabilidad).

Fuentes de información:
Las fuentes más comunes son las siguientes:

Usuarios del sistema: son generalmente los primeros, ya que nos proporcionan
información sobre las tareas y nos hacen conocer sus necesidades.

Formularios y documentos: son utilizadas para los diagramas de flujos de datos y

transacciones.

Programas: son utilizados principalmente para ver estructuras de datos y

procedimientos.

Manuales de procedimientos: permiten conocer todas las actividades que realiza el

personal dentro de una organización.

Informes: sirven para detectar diferentes salidas en un sistema. Con estos no se podrá
obtener toda la información requerida, pero si la gran mayoría.

Consideremos en detalle los pasos del proceso de toma de decisiones :

Identificación del problema o situación problemática

La necesidad de tomar una decisión surge de la identificación de una brecha entre la

situación actual y la situación efectivamente deseada.

Definición de objetivos o metas de resolución del problema

Implica evaluar y analizar cuál es el problema a resolver para, desde allí, poder
determinar cuáles son los objetivos o metas que se quieren alcanzar.

Obtención de información relevante en función de la situación o del problema

En esta etapa, con la información obtenida se puede reformular el problema o los

objetivos

Búsqueda de alternativas

La capacidad de desarrollar alternativas es tan importante como la de ser apto para

seleccionar correctamente una de ellas. Es importante tratar de definir la mayor
cantidad de opciones posibles, para que luego se las pueda evaluar.

En este punto, es fundamental considerar el factor limitante, que será aquello que
puede llegar a interponerse interpone en el camino del cumplimiento de un objetivo
deseado. La percepción de los factores limitantes en una situación dada permite
restringir la búsqueda de alternativas a únicamente aquellas que trascienden los
factores limitantes).

El principio del factor limitante es el siguiente: “para seleccionar el mejor curso de

acción alternativo se deben identificar y trascender los factores que más firmemente se
oponen al cumplimiento de una meta” (Koontz, Weihrich y Cannice, 2008, p. 159)

Análisis para la evaluación de alternativas

Análisis marginal: puede ser necesario el empleo de la técnica de análisis marginal que
compara los ingresos adicionales producidos con los costos adicionales. Si se desea
como objetivo optimizar las utilidades, esa meta se logra (como lo enseña la economía
elemental) igualando los ingresos adicionales. Es decir que cuando se analizan las
alternativas no se tiene en cuenta el total de la opción, solo se realiza el análisis sobre lo
adicional (Koontz et al., 2008). Por ejemplo, si tenemos que incrementar la producción
de 100 a 150 unidades, se trabajará en este análisis sobre 50, que es lo adicional en la
producción, no sobre el total de 150.

Análisis de costo-beneficio: esta evaluación persigue la mejor parte de beneficios y

costos, esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costos para el
cumplimiento de un objetivo o para la obtención del mayor resultado, dados ciertos
gastos (Koontz et al., 2008). Por ejemplo, se analizan –si seguimos con el caso anterior–
los ingresos y costos de las 100 unidades y de las 150, y se los compara.

Evaluación de alternativas

Cuando se tienen todas las alternativas posibles, el siguiente paso es evaluarlas y

seleccionar aquellas cuyas contribuciones resultan ideales para el cumplimiento de la
meta. Es probable que, al comparar planes alternativos para el cumplimiento de un
objetivo, se piense exclusivamente en factores cuantitativos de evaluación, ya que el
recurso es un factor limitante para quien toma la decisión. Estos agentes son los que
pueden medirse en términos numéricos, como el tiempo o los diversos costos fijos y de
operación. La importancia de este tipo de análisis es incuestionable, pero el éxito de un
proyecto puede correr peligro si se ignoran los factores intangibles o cualitativos (son
aquellos difíciles de medir numéricamente) (Koontz et al., 2008).

Selección de una alternativa

Los administradores pueden emplear tres enfoques básicos:

Experiencia: tomar las decisiones en función de hechos pasados.

Experimentación: tomar la decisión para adquirir experiencia.

investigación y análisis: tomar la decisión para investigar y analizar las opciones que se
tienen (Koontz et al., 2008).

TIPOS DE DECISIONES:

Decisiones programadas: Por ejemplo: cuando en una transacción de venta se aplica un

descuento de los productos que se encuentran en promoción y este resultado aparece
expuesto en el ticket,

Las herramientas son:

Procedimiento: son diferentes pasos que deben seguirse a la hora de tomar una decisión
referida a un problema estructurado.

Reglas: son normas explícitas que establecen qué es lo que es posible y lo que no es
posible realizar en determinadas situaciones.

Políticas: son líneas de acción concretas para la toma de decisiones, y se diferencian en

gran medida de las reglas, ya que las políticas lo que hacen es orientar el trabajo de
quien tomará las decisiones, pero no brinda instrucciones concretas sobre lo que es
posible o no realizar en cada caso (Robbins y Coulter, 2015).

Decisiones no programadas: decisiones estratégicas, poco frecuentes y que no poseen

un procedimiento establecido que establezca qué se debe hacer

Lectura 4
Algunas de las actividades relevadas por los especialistas, en función a las entrevistas
realizadas con todos los involucrados, son las siguientes:

1. Aceptar nuevos socios.

2. Recibir pagos.

3. Realizar préstamos.

4. Recibir devoluciones.

5. Realizar reservas.

Método por estímulo o evento:

En este método iniciamos el relevamiento a partir de la presencia de un estímulo o

evento. En este contexto, se denomina evento a un hecho ocurrido en el entorno y que
habilita a que el sistema de información responda

-Evento: hecho ocurrido en el entorno y que habilita a que el sistema de información

responda.

Método por departamento o secciones: Este método parte de la actual estructura de la

organización. Es decir que necesitamos conocer las áreas funcionales de la misma y que
se representan en gráficas como organigramas, planos, descripciones de procesos.

Método orientado a las funciones o actividades: Se utiliza para tener en claro qué
información se necesita para iniciar y/o realizar determinada actividad. Se utiliza como
complemento del método por departamento o por estímulo.
Método orientado al objeto: Este método se concentra en el estudio de las cosas y
servicios que se producen en una determinada organización o dominio de problema.

Método de análisis de salidas: Este método se basa en el análisis de los documentos de

salida de la organización.

Análisis de documentos:
Dos tipos:

1) Documentos cuantitativos: reportes usados para la toma de decisiones, reportes de

desempeño y otros formularios. Estos documentos se caracterizan por poseer
nformación de resultados o números.

Elementos:

Reportes usados para la toma de decisiones: Frecuentemente reportes en papel que

reflejan el estado del inventario, las ventas o la producción (Kendall y Kendall, 1997).

Reportes de desempeño: La mayoría de los reportes de desempeño comparan el

desempeño actual con el programado (Kendall y Kendall, 1997).

Registros: Los registros proporcionan actualizaciones periódicas de lo que sucede en el

negocio. Si el registro está actualizado, puede proporcionar gran cantidad de
información al analista.

2) Documentos cualitativos:

Elementos:

Memorándum: Estos son documentos formales enviados al interior de la organización

(Kendall y Kendall, 1997).

Papeles sueltos utilizados como recordatorios: Aunque las consignas pueden parecer
incidentales a lo que sucede en la organización, sirven como reforzadores de los valores
de quienes los leen (Kendall y Kendall, 1997).

Manuales: Los manuales organizacionales, incluso los manuales de procedimientos y los

manuales de usuario del software existente (Kendall y Kendall, 1997).
Manuales de politíca: Establecen políticas de servicios, uso, acceso y cambios relativos a
los procedimientos y, luego, al sistema de información. Estos elementos nos brindan
información sobre las restricciones del sistema a desarrollar.

Sitio web/ e-mails: En la actualidad, el estudio de la información contenida en sitios web

y en e-mails de trabajo son considerados documentos cualitativos (Kendall y Kendall,
1997)

Definición

Observación: Llamaremos observación al proceso por el cual el analista toma contacto

con el comportamiento de los distintos tomadores de decisiones y el ambiente o
contexto donde se desarrolla el problema.

Métodos especiales a desarrollar durante la observación:

El muestreo de tiempos da la posibilidad de que el analista disponga intervalos
particulares en los cuales le sea posible observar las actividades de los distintos
empleados, ya sean gerentes, mandos medios u operarios. La ventaja de esta
herramienta es que elimina la ascendencia y, entre las desventajas, encontramos el
problema de que la observación por intervalos de tiempo implica la recolección
fragmentada de datos y esto, tal vez, no sea suficiente para desarrollar completamente
un evento.

El muestreo por eventos recolecta un evento completo; esto es, situaciones completas
en las que se observan a los involucrados. Por ejemplo: observar la forma en la que se
desarrolla la jornada de atención al cliente en una mesa de entrada, desde el inicio hasta
el final de la misma.

USUARIOS:

Los usuarios de los sistemas de información: Son aquellos para quienes se construye el
sistema. Son las personas que tendrá que entrevistar el analista de sistemas, a fin de
conocer las características que deberá tener el nuevo sistema para su éxito. En resumen,
es quién hará uso del sistema.
Requerimientos: aquella funcionalidad o característica que deberá poseer para cubrir
las necesidades planteadas por los usuarios.

Requerimiento funcional es el que describe la funcionalidad que se espera que el

sistema provea.

Requerimiento no funcional impone restricciones al sistema que limitan la forma en la

que será implementado.