ANEXO 1.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 

1. Objeto 

Producción de material audiovisual y difusión de piezas de comunicación, para los diferentes medios de
comunicación, tradicionales, alternativos y digitales, tendiente a dar a conocer los temas abordados y las
decisiones adoptadas por el Concejo Municipal de Soacha. 
. 

1.1. Productos Esperados 

Producción de piezas de comunicación para medios tradicionales, alternativos y digitales. 

Ejecución del plan de medios para difusión de los mensajes y piezas de comunicación planteadas, con alcance
municipal, que definan los escenarios de convivencia y oportunidad a través de los cuales se deben
implementar y  emitir los diferentes mensajes teniendo en cuenta el público objetivo. 

Realizar los análisis de consumo y audiencias actualizadas al momento de implementar el plan de medios
correspondiente. Así mismo, generar y sugerir estrategias encaminadas a generar un alto impacto en la
comunidad objetivo a través de las pautas. 

2. Aspectos Generales 

Se pretende contratar dos empresas que desarrollarán la totalidad de la campaña, la cual tendrá alcance local
e incluso nacional en medios masivos de  social media, entorno web, radial y escrito, y se estima que su
difusión como mínimo estará comprendida  en un periodo de tres a 6 meses. Todos los costos de cesión de
derechos de uso comercial, cesión de derechos  de uso de imagen, producción, realización de piezas,
coordinación, negociación y pago de pauta publicitaria  deberán ser asumidos y gestionados por el contratista
seleccionado. La oferta debe presentar los valores  individuales de cada uno de los conceptos principales
descritos a continuación, así como el valor total del  proyecto, el cual será tenido en cuenta para la toma de la
decisión.  

3. Cubrimiento Geográfico 
El proceso de publicación y difusión de las piezas de comunicación, como ya se definió, tendrá un alcance
regional en medios masivos de tipo radio, internet, redes sociales y periódicos, del municipio de Soacha,
Cundinamarca 

4. Glosario 

Para todos los efectos del proceso y del entendimiento sucesivo de los términos utilizados en este proceso
de contratación, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

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ARTE FINAL: Arte final es el archivo listo para imprimir, que ha sido objeto de todas las comprobaciones
necesarias: medidas, sobreimpresiones, sangrados, tintas, fotografías, textos. 
BRIEF: Es un documento informativo que contiene la información imprescindible para poder empezar a
planificar  o ejecutar un proyecto. Este documento describe las necesidades y deseos para la realización de
una campaña. 
BOCETO: Idea plasmada en un dibujo que representa aquello que posteriormente será el original de aviso
para  un medio gráfico. 
BUMPERS: Son anuncios en redes de 6 segundos o más. 
CUÑA RADIAL: Es un breve y explicito anuncio publicitario que se emite durante un programa, esta debe ser
clara y concisa a la hora de transmitir su mensaje, la duración promedia de tiempo para una cuña radial debe
ser  corta, no puede pasar del minuto porque sería una sobre carga, se clasifica en: 
 Cuñas Publicitarias: Son aquellas que tienen un sentido de promoción comercial. 
 Cuñas Institucionales: Anuncian actividades e información dirigida al ciudadano, que lleva a término
la  Administración Pública. 
 Cuñas Promocionales de la Emisora: Son las que informan sobre programas radiofónicos, contenido,
día y hora de su emisión. 

EDICIÓN: Es un proceso por el cual un editor coloca fragmentos de video, fotografías, gráficos, audio, efectos
digitales y cualquier otro material audiovisual en una cinta o un archivo informativo. 
PLAN DE MEDIOS: Es la búsqueda y definición de las plataformas en las que se debe promocionar una
marca,  un producto o un servicio. Este plan establecerá la mejor combinación de medios posible para lograr
los objetivos de la campaña de marketing de una empresa. 
PRODUCCIÓN: Son los pasos necesarios para producir un evento o contenido audiovisual. 
UNIDAD DE CONTENIDO: Pieza audiovisual que comunica un concepto. 

5. Componentes del proyecto  

El desarrollo de la campaña publicitaria ha sido clasificado en los siguientes componentes: 

 Creación y producción de contenidos para campaña de socialización del trabajo del Concejo
Municipal 

 Gestión de estudio, monitoreo, negociación y pauta de piezas de campaña en medios masivos y

digitales a nivel municipal.  

5.1. Componente  

Creación y producción de contenidos para campaña de socialización del trabajo del concejo municipal

Para la correcta ejecución de este componente, el contratista deberá, como mínimo, llevar a cabo lo
siguiente:

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Producción de videos contentivos de reportaje acerca de las decisiones del concejo.

La duración de cada reportaje será de al menos 1 minuto, adaptables a formatos de menor tiempo.

Deberá hacerse 21 reportajes por semana, lo que significa que se realizarán por lo menos 84 al
mes, para un total de 336, en toda la ejecución del contrato.

Los videos deberán estar en formato 16:9, es decir 1920x1080 o formato 1:1, es decir 1080 x 1080.

Cuña de radio referencia 1 de 45 segundos con: 

a) Locutor institucional. 
b) Locución de uno o dos miembros del Concejo Municipal. 
c) Sonorización efectos de sonido
d) Locución de miembros de la comunidad.
e) Derechos de uso de voz y música a nivel nacional por tres años. 
f) Edición y adaptación de cuña referencia 1 para sus respectivas versiones de 45 y 30 segundos. 

Producción de fotografías necesarias para el desarrollo de contenidos de redes sociales.  

El contratista deberá producir un paquete de 75 fotos mensuales, para un total de 300 fotos durante toda la
ejecución del contrato. La producción de las fotografías requerirá:

a) Fotógrafo con experiencia en trabajo similar al que se pretende con la presente contratación:

b) Cámaras, equipos y lentes necesarios para planos picados, contrapicados, primeros planos, manejo
de profundidades de campo, enfoque en más de un punto de la imagen (composición), retoque
digital y colorización específica para cada foto según su concepto.

Producción de Videogift para redes sociales  

El contratista deberá producir 8 videogift para redes sociales, cuyas características se describen así:

a) Edición y graficación de un paquete de 8 microvideos de hasta 20 segundos cada uno, creados a partir de
material audiovisual producido por el mismo contratista, esto es, fotos y reportajes, del material entregado
previamente por el área de prensa del Concejo y de videos adquiridos a través de banco de imágenes. Todo
lo anterior para desarrollar material infográfico e instructivo, y b) Animación a partir de imágenes 2D. El
contratista deberá realizar 2 videgift por mes.

El Concejo entregará al contratista material fotografías y/o material audiovisual que reposa en el banco de
imágenes del Concejo, como insumo adicional pero no exclusivo para la producción del material para las
redes sociales y plataformas digitales, sin perjuicios de las piezas de comunicaciones que debe producir el
contratista bajo su propia responsabilidad.

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NOTA GENERAL: La presente actividad y sus entregables están sujetos a la aprobación de la supervisión del
contrato. 

5.2. Componente de Difusión y Divulgación

Este componente implica la gestión de estudio, monitoreo, negociación y pauta de piezas de comunicación en
medios masivos y digitales a nivel municipal.  

El contratista deberá estructurar un plan de medios completo para difundir a nivel municipal las diferentes
piezas producidas por este y por el Concejo, para comunicar los conceptos y mensajes institucionales que
informen a la comunidad del trabajo del concejo municipal de Soacha. Para ello, el contratista deberá:  

 Estudiar y monitorear por medio de herramientas propias de investigación, las diferentes tendencias de
consumo de medios y hábitos de la comunidad, que permitan establecer la mejor composición y
distribución de inversión en medios masivos locales para pautar las diferentes piezas, impactando al
mayor número de personas posible.  

 Presentar ante la supervisión y al grupo de prensa del concejo municipal un plan estratégico que
sustente dicho plan de inversión.

 Realizar la gestión de negociación y compra de espacios publicitarios para ejecutar el presupuesto

destinado al pago de difusión y pauta publicitaria para la campaña en mención, por un periodo de 4
meses.

Los medios de difusión que harán parte del plan de medios son:
 
• Radio municipal, emisora Punto Cinco de Soacha, en el DIAL 1.490 a.m
• Medios impresos (prensa) a nivel municipal, Magazin la Hora.
• Pauta en medios digitales, esto es, en las páginas web del Magazin la hora, Periodismo en acción y de la
emisora Punto Cinco de Soacha, y en sus redes sociales de facebook, instagram y twiter.

 Coordinar la entrega de material publicitario a cada uno de los medios de difusión seleccionados
previamente.

 Analizar y monitorear el impacto de cada una de las publicaciones emitidas durante el plan de
comunicaciones en mención, y entregar al supervisor y grupo de prensa del concejo municipal los
respectivos informes que validen su correcta ejecución  y que presenten los indicadores que permitan
evaluar su impacto.  

 Monitorear la correcta emisión de los diferentes mensajes publicitarios en cada uno de los medios y
espacios previamente contemplados dentro del plan de medios. En función de ellos, el contratista deberá
entregar los soportes de las publicaciones y/o pautas de la siguiente manera:

a) Emisión radial:  Certificación radial del medio,

b) Publicación en prensa: un ejemplar por cada publicación.
c) Publicidad virtual: Certificación del medio y una prueba impresa. 

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Difusión en Prensa

Para efectos de las publicaciones en prensa, el Concejo suministrará los artes y bocetos finales en el tamaño
y formato definidos, cuyas características de publicación corresponderán a: publicaciones media página, full
color, en las páginas internas del medio impreso.

El contratista deberá pautar en el medio impreso, esto es, en el Magazín la Hora, principal medio impreso del
municipio de Soacha, una vez cada 15 días, lo que significa que durante la ejecución del contrato se estima la
realización de 8 pautas, previa coordinación con el grupo de prensa del Conejo.

Difusión Radial

Para efectos de la emisión radial de las cuñas, las piezas que al respecto produzca el contratista deberán ser
difundidas en la emisora Punto Cinco de Soacha, en el DIAL 1.490 de la frecuencia A.M., teniendo en cuenta
los temas de interés que abordan y su población objetivo.

El contratista deberá contratar la pauta de, al menos, 1 cuña al día, durante los días de lunes a viernes, en
horario prime time. Lo anterior significa, que se deberá procurar pautar 96 veces durante el plazo de ejecución
del contrato.

Difusión Medios Digitales

Los videogift se deberán pautar en las páginas web del Magazin la hora, Periodismo en acción, y de la
emisora Punto Cinco de Soacha, y en sus redes sociales de facebook, instagram y twiter. En ese sentido, se
estima que se realicen 4 pautas de publicaciones semanales por red social y pagina web de cada medio
informativo, por lo que durante el plazo del contrato se procurará la pauta de 192 publicaciones.

Además de lo anterior, el contratista se deberá cumplir las siguientes reglas:

En caso de que durante la ejecución del contrato se requiera la realización de alguna actividad de difusión y
divulgación no contemplada en las diferentes categorías, el contratista deberá presentar a los supervisores
del  contrato, mínimo 3 cotizaciones del servicio, con el propósito de identificar la mejor oferta. Si se requiere
pautar en algún programa, espacio u horario específico, el contratista presentará la cotización del medio de
comunicación a través del cual se pretenda difundir.  

El contratista deberá presentar su oferta económica indicando cuál será el porcentaje de comisión que
cobrará sobre el valor total del presupuesto de inversión para compra de espacios publicitarios. 

El contratista deberá presentar ante el concejo municipal de Soacha todos los soportes y certificados de pago
y desembolsos, que validen el 100% de los pagos realizados a medios de comunicación por concepto de
compra de espacios publicitarios y pauta.  

Teniendo en cuenta que los valores de los espacios en los diferentes medios de comunicación pueden variar
según horarios de emisión, tiempo al aire y parrilla de temporada, la frecuencia y las cantidades de pautas
estimadas en el presente anexo podrán ser modificadas, en atención al presupuesto fijo asignado para el
componente.

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NOTA GENERAL: La presente actividad y sus entregables están sujetos a la aprobación de la supervisión del
contrato. 

Comisión de Intermediación: 

El proponente deberá ofertar costo de intermediación correspondiente al monto establecido para el proceso
de difusión y divulgación. El % ofertado no podrá superar el establecido por la entidad en su estudio del
mercado, el cual se definió en un valor máximo del xx %.

6. Disposiciones varias  

Todas y cada una de las ideas, decisiones o modificaciones que pretenda ejecutar el contratista y que afecte
directa o indirectamente el desarrollo y la estrategia del plan de comunicaciones del Concejo, deberá ser
aprobada por el Grupo de prensa del Concejo.

El contratista deberá responder por la redacción de los textos de todas las piezas, materiales, elementos
promocionales, etc, tanto gramática como ortográficamente, por lo que si se presentan errores por estos
conceptos, el Concejo no pagará los valores de éstos, como tampoco los costos que se hayan generado con
ocasión de su difusión.

Todo plano, esquema, dibujo, diseño, foto, pieza, elemento promocional y material en general que sea creado
o entregado con ocasión de la ejecución del contrato, será de propiedad de la AUNAP y debe ir acompañado
de sus versiones finales listas para producción, con todos los archivos y documentos soportes que
respaldaron la creación o entrega del mismo. En se sentido, el contratista deberá entregar a la finalización del
contrato un disco duro con todos los materiales finales desarrollados y producidos para la campaña
publicitaria.

7. Plazo de ejecución:  

El plazo de ejecución del contrato será de 4 meses contados a partir de la suscripción de la orden de inicio,
previo cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo, sin que sobrepase el 30 de diciembre de 2021.