ANEXO 1.

  ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 

1. Objeto 

Producción de material audiovisual y difusión de piezas de información, para los diferentes medios
de comunicación, tradicionales, alternativos y digitales, tendiente a dar a conocer los temas
abordados y las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal de Soacha. 
. 

1.1. Productos Esperados 

Producción de piezas de comunicación para medios tradicionales, alternativos y digitales. 

La ejecución del plan de medios para difusión de las piezas de comunicación planteadas, con alcance
municipal, que definan los escenarios de convivencia y oportunidad a través de los cuales se deben
implementar y emitir los diferentes mensajes teniendo en cuenta el público objetivo. 

Realizar los análisis de consumo y audiencias actualizadas al momento de implementar el plan de

medios correspondiente; Así mismo, generar y sugerir estrategias encaminadas a un alto impacto en
la comunidad objetivo a través de las pautas. 

2. Aspectos Generales 

Se pretende contratar (1) una empresa que desarrollará la totalidad de la campaña, el cual tendrá
alcance local e incluso nacional en medios masivos de social media, entorno web, y escrito, y se
estima que su difusión como mínimo estará comprendida en un periodo de tres a 6 meses. Todos los
costos de sesión de derechos de uso comercial, sesión de derechos de uso de imagen, producción,
realización de piezas, coordinación, negociación y pago de pauta publicitaria deberán ser asumidos
y gestionados por el contratista seleccionado. La oferta debe presentar los valores individuales de
cada uno de los conceptos principales descritos a continuación así como, el valor total del proyecto,
el que será tenido en cuenta para la toma de la decisión.  

3. Cubrimiento Geográfico 
El proceso de publicación y difusión de las piezas de comunicación, como ya se definió, tendrá un
alcance regional en medios masivos de tipo internet, redes sociales y periódicos, del municipio de
Soacha-Cundinamarca 

4. Glosario 

Para todos los efectos del proceso y del entendimiento sucesivo de los términos utilizados en este
mismo a la contratación, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 
 
 

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ARTE FINAL: Arte final es el archivo listo para imprimir, que ha sido objeto de todas las
comprobaciones necesarias: medidas, sobreimpresiones, sangrados, tintas, fotografías, textos. 
BRIEF: Es un documento informativo que contiene la información imprescindible para poder
empezar a planificar o ejecutar un proyecto. Este documento describe las necesidades y deseos
para la realización de una campaña. 
BOCETO: Idea plasmada en un dibujo que representa aquello que posteriormente será el original de
aviso para un medio gráfico. 
BUMPERS: Son anuncios en redes de 6 segundos o más. 
EDICIÓN: Es un proceso por el cual un editor coloca fragmentos de video, fotografías, gráficos,
audio, efectos digitales y cualquier otro material audiovisual en una cinta o un archivo informativo. 
PLAN DE MEDIOS: Es la búsqueda y definición de las plataformas en las que se debe promocionar
una marca, un producto o un servicio. Este plan establecerá la mejor combinación de medios posible
para lograr los objetivos de la campaña de marketing de una empresa. 
PRODUCCIÓN: Son los pasos necesarios para producir un evento o contenido audiovisual. 
UNIDAD DE CONTENIDO: Pieza audiovisual que comunica un concepto. 

5. Componentes del proyecto  

El desarrollo de la campaña publicitaria ha sido clasificado en los siguientes componentes: 

·         Creación y producción de contenidos para campaña de socialización del trabajo del

Concejo Municipal 

 
·         Gestión de estudio, monitoreo, negociación y pauta de piezas de campaña en medios
masivos y digitales a nivel municipal.  

5.1. Componente  

Creación y producción de contenidos para campaña de socialización del trabajo del concejo
municipal para la correcta ejecución de este componente, el contratista deberá, como mínimo, llevar
a cabo lo siguiente:

 
 
Producción de videos contentivos de carácter infantil del concejo.
 

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La duración de cada video será de al menos 3 minutos, adaptables a formatos de mayor tiempo.
 
Deberá hacerse en promedio 2 por mes hasta completar los 8 durante los seis (6) meses
 
Los videos deberán estar en formato 16:9, es decir, 1920x1080 o formato 1:1, el cual corresponde
1080 x 1080.

 
NOTA GENERAL: La presente actividad y sus entregables están sujetos a la aprobación de la
supervisión del contrato. 

5.2. Componente de Difusión y Divulgación

Este componente implica la gestión de estudio, monitoreo, negociación y pauta de piezas de

comunicación en medios masivos y digitales a nivel municipal.  

El contratista deberá estructurar un plan de medios completo para difundir a nivel municipal las
diferentes piezas producidas por este y por el Concejo, para comunicar los conceptos y mensajes
institucionales que informen a la comunidad del trabajo del concejo municipal de Soacha. Para ello,
el contratista deberá:  

·         Estudiar y monitorear por medio de herramientas propias de investigación, las diferentes

tendencias de consumo de medios y hábitos de la comunidad, que permitan establecer la mejor
composición y distribución de inversión en medios masivos locales para pautar las diferentes
piezas, impactando al mayor número de personas posible.  
 
·         Presentar ante la supervisión y al grupo de prensa del concejo municipal un plan estratégico
que sustente dicho plan de inversión.
 
·         Realizar la gestión de negociación y compra de espacios publicitarios para ejecutar el
presupuesto destinado al pago de difusión y pauta publicitaria para la campaña en mención, por
un periodo de 4 meses.

Los medios de difusión que harán parte del plan son:

 

• Medios impresos (prensa) a nivel municipal.

• Pauta en medios digitales, esto es, en las páginas web de tres medios locales, y en sus redes
sociales de Facebook, Instagram y Twitter.
 
·         Coordinar la entrega de material publicitario a cada uno de los medios de difusión
seleccionados previamente.
 

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·         Analizar y monitorear el impacto de cada una de las publicaciones emitidas durante el plan de
comunicaciones en mención, y entregar al supervisor y grupo de prensa del concejo municipal
los respectivos informes que validen su correcta ejecución y que presenten los indicadores que
permitan evaluar su rendimiento.  
 
·         Monitorear la correcta emisión de los diferentes mensajes publicitarios en cada uno de los
medios y espacios previamente contemplados dentro del plan de medios. En función de ellos, el
contratista deberá entregar los soportes de las publicaciones y/o pautas de la siguiente manera:
 
a) Publicación en prensa: un ejemplar por cada publicación.
b) Publicidad virtual: Certificación del medio y una prueba impresa. 
 
 

Difusión en Prensa

Para efectos de las publicaciones en prensa, el Concejo suministrará los artes y bocetos finales en el
tamaño y formato definidos, cuyas características de publicación corresponden a la difusión una
página, full color, en las páginas internas del medio impreso.

El contratista deberá pautar en el medio impreso, una vez al mes, lo que significa que durante la
ejecución del contrato se estima la realización de 6 pautas, previa coordinación con el grupo de
prensa del Conejo.

Difusión Medios Digitales

Se estima que se realicen 2 pautas de publicaciones semanales por red social y página web de cada
medio informativo, por lo que durante el plazo del contrato se procurará la pauta de 144 emisiones
de información.

Además de lo anterior, el contratista se deberá cumplir las siguientes reglas:

En caso de que durante la ejecución del contrato se requiera la realización de alguna actividad de
difusión y divulgación no contemplada en las diferentes categorías, el contratista deberá presentar a
los supervisores del contrato, mínimo 3 cotizaciones del servicio, con el propósito de identificar la
mejor oferta. Si se requiere pautar en algún programa, espacio u horario específico, el contratista
presentará la cotización del medio de comunicación a través del cual se pretenda difundir.  

El contratista deberá presentar su oferta económica indicando cuál será el porcentaje de comisión
que cobrará sobre el valor total del presupuesto de inversión para compra de espacios publicitarios. 

El contratista deberá presentar ante el concejo municipal de Soacha todos los soportes y certificados
de pago y desembolsos, que validen el 100% de los pagos realizados a medios de comunicación por
concepto de compra de espacios publicitarios y pauta.  

Teniendo en cuenta que los valores de los espacios en los diferentes medios de comunicación
pueden variar según horarios de emisión, tiempo al aire y parrilla de temporada, la frecuencia y las

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cantidades de pautas estimadas en el presente anexo podrán ser modificadas, en atención al
presupuesto fijo asignado para el componente.

NOTA GENERAL: La presente actividad y sus entregables están sujetos a la aprobación de la

supervisión del contrato. 

Comisión de Intermediación: 

El proponente deberá ofertar el costo de intermediación correspondiente al monto a lo pactado para

el proceso de difusión y divulgación. El % ofertado no podrá superar el establecido por la entidad en
su estudio del mercado, el cual se definió en un valor máximo del 10 %.

6. Disposiciones varias  

Todas y cada una de las ideas, decisiones o modificaciones que pretenda ejecutar el contratista y
que afecte directa o indirectamente el desarrollo y la estrategia del plan de comunicaciones del
Concejo, deberá ser aprobada por el grupo de prensa del Concejo.

El contratista deberá responder por la redacción de los textos de todas las piezas, materiales,
elementos promocionales, etc, tanto gramática como ortográficamente, por lo que si se presentan
errores por estos conceptos, el Concejo no pagará los valores de éstos, ni tampoco los costos que
se hayan generado con ocasión de su difusión.

Todo plano, esquema, dibujo, diseño, foto, pieza, elemento promocional y material en general que
sea creado o entregado con ocasión de la ejecución del contrato, será de propiedad del Concejo
Municipal de Soacha y debe ir acompañado de su última versión y listas para producción, con todos
los archivos y documentos soportes que respaldaron la creación o entrega del mismo, en ese
sentido el contratista deberá entregar una disco memoria con los materiales finales desarrollados y
producidos para la campaña publicitaria al finalizar la contratación.

7. Plazo de ejecución:  

El plazo de ejecución del contrato será de 6 meses contados a partir de la suscripción de la orden de
inicio, previo cumplimiento de los requisitos del mismo, sin que sobrepase el 30 de diciembre de
2022.