2/2/2015 Facultad de Ciencias de la Información

Facultad de Ciencias de la Información

 Curso: 2005/2006.
Profesor: Félix del Valle Gastaminza
fvalle@ccinf.ucm.es

LA DOCUMENTACIÓN: CONCEPTO Y CONTEXTO CIENTÍFICO.

 0.Introducción El proceso documental como proceso de producción, transmisión y recepción de información y
conocimiento 

El ser humano produce y consume información y conocimiento de forma continua y por una gran variedad de canales.
Algunos de estos canales son privados, como las conversaciones personales o telefónicas, el correo tradicional o
electrónico. Otros canales son públicos y permiten transmitir información hacia muchas personas. Así los periódicos
o las emisoras de radio y las cadenas de televisión nos mantienen informados de forma permanente. Los estados o
los gobiernos informan también de forma sistemática y ponen en nuestro conocimiento toda la información relativa a
la regulación de nuestras vidas en el espacio público. Los creadores de entretenimiento y ocio ofrecen también sus
productos, películas, libros, discos, comics, videojuegos, etc. Y los creadores de ideología, como los políticos o las
organizaciones religiosas, nos hacen llegar también sus mensajes.

Toda esta información, conocimiento o ideología llega, en nuestra civilización, con mucha facilidad a sus
destinatarios. Y produce enormes cantidades de documentos en los más variados soportes que a veces, por interés
personal, conservamos. Pero la conservación sistemática de todo esto es una necesidad para la sociedad puesto
que muchas veces necesitará recurrir a lo antes escrito. Por ello desde muy pronto en la historia de la humanidad
aparecen lugares que se encargan de conservar los documentos y casi a la vez que el ser humano inventa y
desarrolla la escritura surgen las primeras colecciones de documentos, los archivos y las bibliotecas.

Conserva de lo escrito: Las bibliotecas, los archivos, las hemerotecas.

Conserva de los sonidos: Las fonotecas.

Conserva de las imágenes fijas: Las fototecas e iconotecas.

Conserva de las imágenes animadas: Las filmotecas y las videotecas.

Importante: (Descargar Esquema en PDF)

2. Concepto de Documentación.

La construcción del concepto de Documentación es un proceso complejo que se desarrolla a lo largo del presente
siglo de forma paralela a la evolución práctica, profesional y tecnológica de este campo científico, tal como puede
verse en la Teoría de la Documentación del profesor López Yepes, obra clarificadora que explora las diferentes
teorías, puntos de vista y denominaciones que este campo científico ha visto, o en el estudio de los profesores
Terrada y López Piñero que revisaban la evolución conceptual desde una perspectiva histórica. 

Este proceso se verá caracterizado por un desplazamiento del núcleo de interés, del objeto de la propia ciencia
documental, en función de la perspectiva escogida por cada tratadista: Documento, Información, Mensaje, Proceso
comunicativo, Proceso informativo, Proceso lingüístico son algunos de los conceptos que se sitúan en el centro de la
discusión. Y todo ello sin entrar en consideraciones terminológicas sobre si la denominación más adecuada es
Documentación, Informática, Ciencias/s de la Información, Información científica, Documentología, etc. polémica que
preside la definición de Documentación desde Paul Otlet, como puede observarse en la completa recopilación de
definiciones de Sagredo e Izquierdo. 

En los orígenes de la conceptualización de la ciencia de la Documentación está la obra de Paul Otlet, que sitúa el
objeto de la Documentación en el "documento, biblion o bibliograma", es decir, el conjunto inseparable de información
y soporte, "el pensamiento ya fijado por escritura de las palabras o la imagen de las cosas, signos visibles, fijados en
un soporte material", resultado de la creación intelectual del hombre y objeto, una vez reproducido, de cultura y
civilización. La documentación es pues la ciencia de los documentos, pero también la ciencia auxiliar de todas las
ciencias, porque sus actividades facilitan el desarrollo de ésta, ordenando los materiales y facilitando el acceso a

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ellos por parte de los científicos, y porque les impone sus normas desde que ellas deben plasmar sus resultados en
forma de documento. 

La ruptura con el punto de vista otletiano, dejando aparte las discusiones de enfoque sobre las relaciones existentes
entre Biblioteconomía y Documentación, vendría dada por la perspectiva norteamericana que pasa a denominar a la
Documentación con el término Ciencia de la Información. No es un simple cambio terminológico, sino el resultado de
la observación del hecho de que con la aparición de la tecnología informática y su inclusión en los procesos y
actividades relacionados con la Documentación, el binomio información/soporte, característico de la teoría otletiana,
se veía roto. Los teóricos de la Information Science, y sus seguidores de las escuelas soviética y alemana, centran
el interés en el proceso de transferencia de información, independientemente de su contenido, y, en concreto, en la
recuperación de la información (Information Retrieval) previamente tratada en un proceso anterior, el proceso
documental. La perspectiva informativa "nace de la consideración del proceso documental como proceso informativo;
se aprovecha, por tanto, de la metodología de las ciencias informativas y establece sobre la categoría de los
depósitos documentales ­archivo, biblioteca, museo, etc.­ la aplicación del flujo informativo y la dinamización de las
fuentes para obtener nuevo conocimiento". 

El profesor Desantes avanza substancialmente en la cuestión al situar en el contenido del documento el objeto de la
Documentación cuando afirma que "el mensaje es el centro objetivo del proceso informativo y se puede afirmar que
es el núcleo mismo del proceso documentario", estableciendo una compleja tipología en función de su disposición en
el proceso comunicativo­documental. Proceso que es situado en el centro de la concepción "ordinaria" de la
Documentación de Sagredo e Izquierdo que señalan que "la Documentación es el proceso de comunicación por el
que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los "documentos") debidamente
tratados ­opcionalmente también esos mismos objetos referidos­ expresa o presuntamente pedidos (demandados),
relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempeña, tales que le hacen competente
(en su doble sentido) para el ejercicio de esa actividad, cuando atinadamente los maneja. 

Ahora bien, el problema central de todo el proceso documental está en cómo representar los documentos que
posteriormente será preciso recuperar. La tecnología informática y la telemática han incrementado la velocidad y
precisión del proceso de búsqueda, pero ni siquiera el programa de recuperación de información más desarrollado,
basado en los algoritmos de búsqueda más complejos, puede recuperar el documento mal representado. La
perspectiva lingüística de la Documentación iniciada por el profesor García Gutiérrez aborda este punto e incide en el
significado del documento y en su correcto análisis y representación, operación de carácter lingüístico que marca el
funcionamiento efectivo de cualquier sistema documental. 

 
1.1. Contexto científico de la Documentación.

 La Documentación, actividad de comunicación humana, se ocupa de los procesos de transferencia de la
información, desde su generación hasta su uso. Estos procesos incluyen la selección y adquisición, organización,
interpretación, almacenamiento, recuperación y difusión de información contenida en cualquier tipo de soporte. 

Información, en este contexto, es todo elemento de conocimiento, cualquiera que sea su nivel o su dominio,
susceptible de ser transmitido o hecho público. Se incluyen pues todos los aspectos de la producción cultural:
literaria, científica, técnica, económica, jurídica, etc., cualquiera que sea el medio, el tema o el nivel de especificidad.
Toda esta producción, materializada en diferentes soportes físicos y conservada a través del tiempo, constituye el
objeto de la Documentación que actúa sobre ella para explotarla y ponerla a disposición de cualquier individuo. El
trabajo del documentalista, por tanto, es una función de comunicación en un contexto social: Es un intermediario
entre el conocimiento registrado acumulado y el individuo, persona o grupo, que requiere información. En un universo
saturado de información, el documentalista es el gestor capaz de extraer de ella su significado esencial con el objeto
de erigirse como mediador entre los siempre crecientes stocks de información y sus múltiples usuarios. 

La Documentación, como cualquier ciencia, establece unas relaciones entre pensamiento, conocimiento y sociedad,
relaciones que se manifiestan en aspectos diferentes que estudiaremos aquí en la parte que corresponda a nuestro
campo de interés: La ciencia es un fenómeno social y económico. La Documentación tiene por objeto básico la
información (elementos de conocimiento producidos por el hombre) contenida en documentos (vehículos de
transmisión y dinamización de ese conocimiento) y, especialmente, el tratamiento de esa información para facilitar su
difusión a los usuarios que la necesiten. Si consideramos a la Documentación como ciencia de la información
científica, su papel social estará directamente relacionado con el propio de la ciencia, motor social del conocimiento y
del desarrollo. La dimensión que adquiere la Documentación al extender su campo de acción a otras áreas del
conocimiento no estrictamente científicas (Documentación social) reafirman aún más sus características de
fenómeno social. En cuanto a su consideración como fenómeno económico no hay sino constatar las características
de verdadera industria del conocimiento que la Documentación ha llegado a ser gracias a los avances tecnológicos.
En la sociedad actual, la llamada sociedad postindustrial, el conocimiento y, por tanto, la información toman un papel
de motor económico. 

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Por otro lado toda ciencia constituye un área en la dimensión social del trabajo. El desarrollo de la Documentación ha
hecho que el campo profesional se amplíe y diversifique: a los clásicos bibliotecarios y archiveros se han sumado los
documentalistas, analistas de información, agentes de información, especialistas en información científica y técnica,
especialistas en búsqueda en línea, profesionales activos en el campo de la Documentación, especialistas en el
manejo de la información contenida en documentos que desarrollan su trabajo para todo tipo de instituciones y
empresas y que se organizan en asociaciones profesionales. 

La ciencia, además, es un proceso en el desarrollo del conocimiento. Junto a su consideración como ciencia
informativa la Documentación se sitúa en el ámbito de la Ciencia de la ciencia. Como afirma José López Yepes en su
artículo "¿Qué es Documentación?", "la Documentación busca las causa últimas de la comunicación de la ciencia en
todos los procesos que posibiliten la transmisión última de los conocimientos científicos con el fin de convertirse en
nuevos conocimientos". En este sentido puede considerarse que la Documentación contribuye al desarrollo del
conocimiento humano en dos sentidos: en primer lugar, en el ya señalado de auxiliar interdisciplinar de las demás
ciencias y, en segundo lugar, en su propio desarrollo y conceptualización, mediante la puesta en escena de nuevos
fundamentos científicos que ayuden a la comprensión del fenómeno de la transmisión de conocimientos. 

Desde un punto de vista conceptual, la Documentación se sitúa en el marco teórico de las Ciencias de la
Información. Es información social especializada al actuar sobre áreas de especialización científica, social,
profesional o industrial, pero también, de forma creciente, es información social general, al socializarse sus productos
y ampliar sus áreas de acción erigiendose como garante de la conserva de la comunicación y la cultura. 

Considerada en sentido estricto la Documentación coincide en este contexto con otras actividades como la
Biblioteconomía y la Archivística que, en un sentido más generalista y, sin duda, más pragmático, forman parte con
ella de un mismo tronco común ya que las tres se ocupan de un mismo objetivo: conserva e información del
conocimiento y de las actividades humanas registradas, aún situándose las tres en posiciones diferentes frente a la
bipolaridad Información/Conservación. En efecto, el documentalista trabaja fundamentalmente para informar, para
difundir lo que recoge y procesa. El archivero, por su parte, conserva información registrada, emanada por un
determinado organismo o actividad, siendo éste su principal objetivo, y, sólo en segundo término, la difunde. El
bibliotecario, por último, oscilará entre ambos polos en función de su marco de trabajo; así, el bibliotecario
especializado no difiere, en sus objetivos, del documentalista, como tampoco lo hace el bibliotecario que ejerce su
función al servicio de la educación, pero habrá un bibliotecario cuya función primordial sea la conservación del
patrimonio bibliográfico, lógicamente menos orientado a la difusión de los documentos por los que vela. 

1.2. Relaciones de contribución. 

La Documentación es un campo interdisciplinar al que contribuyen distintos saberes científicos y técnicos. La
aparentemente principal relación de contribución es la que se establece con la tecnología informática, protagonista
excesiva del panorama actual de la Documentación, sobre todo en la vertiente profesional, pero también en la
investigadora. Así hay otras disciplinas muy importantes para el desarrollo y el trabajo documental que no siempre se
verán reflejadas en los programas de formación, como la lingüística, la teoría de sistemas, la lógica, la psicología, la
sociología, las matemáticas, la estadística, las ciencias jurídicas, la filosofía de la ciencia o las ciencias de la
gestión (management).

 Particular importancia tienen las aportaciones de la Lingüística, concretamente la Semántica, la Psicología cognitiva
y la Lógica en el proceso de análisis y recuperación documental. El estudio del análisis documental exige comprender
en primer lugar el contenido del documento expresado en lenguaje natural, por lo que será necesario precisar cómo el
documentalista lee, percibe e interpreta lo escrito, como lo analiza y como lo representa en nuevo lenguaje. En suma,
toda teoría del Análisis documental deberá estar basada en una teoría clara del lenguaje y el significado. 

1.3. Factores constituyentes de la Documentación.

 La documentación en su dimensión de ciencia social actúa en el conjunto de la sociedad desarrollando una actividad
profesional caracterizada por un conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento.

 El primer factor a considerar es el factor humano, que obliga a estudiar, desde un punto de vista
psicosociológico a los actores de la documentación: Productores de información, Documentalistas y Usuarios.
El estudio de los comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y de las
esperanzas de los protagonistas de la Documentación, integrados en su propio contexto social, constituye uno
de los aspectos, a veces subestimado, absolutamente necesarios para el progreso de la Documentación.

 El segundo factor constituyente en el factor metodológico: La Documentación, como actividad humana, está
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sujeta a la normalización, pero es cierto que, en sí misma, por propia vocación, es una ciencia normalizadora.
La mayoría de los servicios de información y documentación trabajan en áreas específicas y necesitan de
otros centros para atender con la mayor precisión al usuario. Para ello realizan intercambios y préstamos de
documentos o consultas directas vía ordenador. Todo esto, unido al hecho de que sería un grave obstáculo
para los usuarios que cada centro utilizara normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible
procedimientos normalizados. De este modo en la Documentación estarán normalizados los siguientes
aspectos: La presentación de los documentos (Normas de edición); El tratamiento físico de los documentos
(Normas de catalogación); El tratamiento intelectual de los documentos (Lenguajes documentales); La
transliteración, es decir la transcripción de caracteres de un idioma a otro cuando el alfabeto es diferente; Los
locales y los equipos (Normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanterías); La informática
documental (Soportes de datos, lenguajes de programación, software).

Especial transcendencia, por lo sobrevalorado, conlleva la revisión del factor tecnológico. Si bien es obvio el
papel transformador que ha jugado y juega la tecnología en la evolución de la Documentación, también es
cierto que la continua evolución de estas tecnologías, en las que lo que era nuevo y útil hace un año hoy está
superado por algo más completo, más rápido y más barato, plantea enormes problemas. Es cierto que la
informática y sus aplicaciones están avanzando de forma muy rápida, pero lo que avanza más rápido es el
hardware (la "máquina"), después el software (los programas de aplicación) y, por último, el uso de ambos, que
fácilmente se queda rezagado. La informática no es el centro de nuestro trabajo, no es un fin en sí misma,
como desgraciadamente a veces se cree, sino un medio para poder desarrollar mejor nuestras actividades.
Ahora bien, al afectar a todas las operaciones del Centro de Documentación, tanto a las propiamente
documentales como a las de carácter administrativo, los previsibles cambios influyen sobre el desarrollo global
de la Documentación.

Por último, pero no menos importante, el factor económico­político determinado por el valor de la
documentación y la información como bien económico necesario para el progreso y el desarrollo. La
fabricación de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. La
documentación, como gestor privilegiado de información, es parte integrante de este proceso. La
documentación es un servicio esencial si han de progresar los planes de desarrollo económico.Sin embargo, la
consideración de la documentación como bien económico ha provocado un encarecimiento de su coste, por lo
que un bien social que debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un bien de
consumo.

1.4. El proceso documental.

 La documentación tiene como objeto de trabajo el análisis del documento, entendido éste como "el conjunto formado
por un soporte de información, los datos registrados sobre o en ese soporte y su significación, que sirve para la
consulta, el estudio o la prueba", y son los datos registrados, la información, y su significado lo que ha de trascender
al usuario, fin último del proceso documental que de forma global puede verse en el esquema siguiente:

                                  Como puede observarse, el proceso no se cierra totalmente en lo que se refiere al soporte, ya
que este no tiene por qué llegar siempre al usuario sin sufrir cambios. La definición de Documentación propuesta  por
Antonio García Gutiérrez está basada precisamente en este doble proceso. Este autor define la Documentación como
"la información acumulada externamente por el hombre y/o su proceso lingüístico­informativo".
DOCUMENTO

Soporte Información

Conservación Proceso Lingüístico­interpretativo

Almacenamiento Resultado Mensaje documental

USUARIO
 

2 Conceptos básicos de Información y Documentación.
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Norma UNE 50 113

Documentación (1)

        Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento,
recuperación, utilización y transmisión.

Documentación (2) 

                   Conjunto de documentos reunidos para un fin determinado.

Documentación. Definición de Paul Otlet

Ciencia general que abarca el conjunto sistemático clasificado de los datos relativos a la producción,
conservación, circulación y utilización de escritos y documentos de cualquier especie.

Documentación. J.López Yepes

Ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de transmisión y recuperación de las fuentes
para la obtención de nuevo conocimiento.

Documentación. García Gutiérrez

Exomemoria: Información acumulada externamente por el ser humano y/o su proceso lingüístico e
informativo.

Documentación Periodística. Galdón

Saber práctico que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo de los textos y
referencias que, una vez recuperados, sirven para elaborar una información periodística verdadera,
inteligible y adecuada y/o difundir información de base periodística

Documento

        Información registrada que puede considerarse como una unidad  en un proceso de documentación.

Recuperación de información

        Acción, métodos y procedimientos para recuperar información específica, previamente almacenada.

Recuperación de documentos

        Acción, métodos y procedimientos para recuperar documentos específicos, previamente almacenados.

Recuperación de referencias

        Acción, métodos y procedimientos para recuperar referencias específicas, previamente almacenadas.

Información (1)

        Hechos que se comunican.

Información (2)

        Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un proceso de comunicación, con el fin de aumentar los
conocimientos.

Información registrada

        Información almacenada en o por medio de un soporte de información.
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2/2/2015 Facultad de Ciencias de la Información
        Información almacenada en o por medio de un soporte de información.

Centro de documentación

        Organismo que desarrolla tareas de documentación y de manejo y difusión de información en diversos grados.       

Biblioteca

Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos, u otro tipo de documentos gráficos o
audiovisuales, disponibles para préstamo o consulta.

Archivo

Conjunto de documentos de archivo conservados permanentemente por los responsables de su producción o sus
sucesores para su propio uso, o por archivos adecuados en razón de su valor permanente.

©Félix del Valle Gastaminza fvalle@ccinf.ucm.es Despacho 208. Tel. 913942206. Página Web de Félix del Valle Home Page

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