UNA GUÍA RÁPIDA PARA PLANEAR

GUI RUEDA DE NEGOCIOS

TU PRIMERA RUEDA DE NEGOCIOS

¡Hola!

B2B +
INTERACCIONES DE NEGOCIO QUE GENERAN
VALOR

DE
PRÓLOGO

Las ruedas de negocios B2B no son solo herramientas

para el crecimiento—actualmente están en el centro
de la mayor parte de los negocios.

Ya sea para atraer inversionistas a una nueva

comunidad, o para proveer una plataforma de interacción
entre marcas y compradores, las ruedas de negocios son
la mejor manera para conectar personas y empresas en
los eventos.

De acuerdo con la encuesta State of the Event Industry

2018, realizada por EventMB, “Las ruedas de negocios son
la principal prioridad para eventos corporativos, según el
82% de los encuestados.”

Las ruedas de negocios llegaron para quedarse y las

interacciones B2B se tornan gradualmente en el
principal motor de nuevas oportunidades de negocio.
Esta rápida guía te enseñará todas las sutilezas que
debes conocer para planear y ejecutar dinámicas
significativas de ruedas de negocios.
LA IDEA GENERAL
Así luce la planeación de una rueda de negocios:

PASO 1
1

CONSTRUYE LA
SESIÓN DE RUEDA DE
NEGOCIOS
DEFINICIONES

TIPO DE ASISTENTE PERFILES DE NETWORKING

Los eventos suelen tener diferentes tipos de asistentes,
tales como VIPs, expositores, staff, participantes,
oradores, visitantes, estudiantes, empleados,
patrocinadores, etc. Puedes clasificar fácilmente a tus
asistentes en función de los objetivos de tu evento.
Por ejemplo, decides realizar un evento sobre
ciudades inteligentes, usando la opción de clasificar a
los stakeholders puedes segmentar tu audiencia en los
siguientes tipos de asistentes: emprendedores,
investigadores, urbanistas, arquitectos y estudiantes.
Si los tipos de asistente se refieren a una clasificación
general de fácil manejo para gestionar tus invitados, los
perfiles de networking te ayudarán a estructurar las
conexiones que deseas construir entre tus asistentes.
Cuando los invitados se registren para el evento y la
dinámica de la rueda de negocios, habrán de especificar sus
preferencias e intereses (empresarios, inversionistas, gremios y
profesionales, expositores y compradores profesionales). Estos
perfiles de networking permitirán a tus asistentes a calificar y
estructurar el interés mutuo.

Luego usas esta información para crear diferentes

Usando estas categorías puedes construir el registro
perfiles de networking y segmentar tu audiencia en
y los parámetros de asistencia (precios, formulario de
grupos.
registro, programa, etc.).

4
DEFINICIONES
EJEMPLO #1. Los perfiles de networking son los mismos que los tipos de asistente.

TIPOS DE
ASISTENTE

PERFILES DE
NETWORKING

EJEMPLO #2. Los tipos de asistentes son agrupados en dos perfiles de networking diferentes.

TIPOS DE CAPITAL DE ANGELES

PYMES STARTUPS GRANDES EMPRESAS INVERSIONISTAS
ASISTENTES RIESGO

PERFILES DE
EMPRESAS INVERSIONISTAS
NETWORKING

5
DEFINICIONES
VENTANA DE TIEMPO
Cada encuentro B2B entre asistentes tiene un
comienzo y un fin. Al realizar una dinámica de
rueda de negocios puedes habilitar los tiempos
exactos en que los invitados agendan sus reuniones.
DURACIÓN DEL ENCUENTRO
Puedes determinar la duración de cada reunión al
configurar la cantidad de tiempo que consideres
necesaria para que los asistentes interactúen entre
sí.
6
RESTRICCIÓN DE TIEMPO
Al planear una dinámica de rueda de negocios
puedes decidir cuáles son las horas en las que los
asistentes no pueden agendar encuentros . Por
ejemplo, puedes restringirle a tus invitados reservar
encuentros durante el almuerzo, las sesiones de
aprendizaje o la noche.
CATEGORÍAS DE NEGOCIOS
Tendrás dos opciones a escoger al diseñar el evento. La
primera es “Estoy buscando”, en referencia a aquellos
invitados que asisten para encontrar algo q
e
u
i(un puesto de
s
a
trabajo, un producto, servicios, etc). La Segunda es
“Estoy ofreciendo”, destacando la categoría de
negocio que está ahí para ofrecer algún producto o
servicio.
Así luciría la agenda del encuentro si tienes 2 perfiles de networking.

01/10/2018 13:00 - 15:00 01/10/2018

09:00 RESTRICCIÓN DE 19:00
TIEMPO

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LA ANATOMÍA DE UN FORMULARIO DE REGISTRO PARA UN EVENTO B2B
Para recolectar la información necesaria de tus asistentes y entender cuáles son sus preferencias de networking,
tendrás que configurar un formulario de registro simple. Dependiendo de su tipo de sus asistente s, tus invitados
tendrán acceso a un formulario de registro personalizado que tendrán que llenar.

8
 FORMULARIO DE REGISTRO

FORMULARIO DE NETWORKING

CATEGORIAS DE NEGOCIO

CONEXIÓN DE NETWORKING

9
Para articular el interés de networking de tus asistentes, ellos habrán de diligenciar el formulario, responder
a las preguntas relacionadas con el networking e ingresar información complementaria sobre sí mismos,
como la categoría de negocios (“Estoy buscando” y “Estoy ofreciendo”).

Aparte de esto, contarán con la opción de configurar sus credenciales de conexión y acceder a un espacio
privado de networking. Una vez el espacio de networking ha sido abierto, tus asistentes podrán navegar la
lista de participantes, revisar sus perfiles, y enviar o aceptar las solicitudes de reunión.

10
 EL CRONOGRAMA DE UNA RUEDA DE NEGOCIOS

Pulsa aquí para más información sobre cómo crear un evento y configurar
PASO 1 los perfiles de asistentes usando Eventtia.

11
 Para crear una sesión de Rueda de Negocios pulsa en Rueda de Negocios y luego en Crear Networking.

CONSTRUYE LA
SESIÓN B2B

12
Serás llevado a una página donde podrás:

1. Decidir el número y sitio de la

dinámica de la rueda de negocios.
2. Indicar el nombre y cuenta de email
del remitente.
3. Establecer la fecha de inicio y fin de
la rueda de negocios.
4. Especificar fecha y hora límite en
la que los asistentes pueden
solicitar reuniones.
5. Decidir la duración de cada
encuentro entre asistentes.

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Una vez pulses GUARDAR para crear una nueva sesión B2B, tendrás la opción de configurar los perfiles de networking.
Para esto, tendrás que ir a PERFILES DE NETWORKING.

14
Comienza creando los perfiles de networking pulsando en en el link señalado con una flecha morada.

Cuando hayas pulsado el link, serás traslado a una página con las siguientes opciones: Información general, Formulario
de Networking, Notificaciones de reuniones y Restricciones de tiempo.

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Para configurar los perfiles de networking, debes permanecer en la página Información general. Te será posible
decidir y gestionar los siguientes campos:

1. Nombre del perfil de networking y el precio que el asistente pagará para asistir a la sesión de
networking.

2. El comienzo y el fin de la agenda de los asistentes al networking.

16
3. La necesidad de una locación fija, (como mesa o stand) para cada reunión:

4. La posibilidad para el asistente de marcar espacios en su agenda como no disponibles:

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5. Los tipos de asistente asociados al perfil de networking que estás creando:

6. La categoría de negocio asociada con el perfil de networking que configuras:

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Consecuentemente, puedes configurar el formulario de networking.

Deberás pensar en una serie de preguntas para cada perfil. El formulario de networking puede incluir
preguntas o solicitudes de información para startups, tales como “Describe tus productos o servicios”,
“Agrega tu presentación pitch”, “¿Cuál es el monto de inversión que necesitas?”, “Describe tu modelo de
negocio”, etc.

Por el contrario, dependiendo de las preguntas que incluyas en el formulario, podrás validar o vetar
solicitantes. Esto en función de su nivel de calificación para asistir al evento o rueda de negocios.

Asegúrate de recibir los asistentes adecuados, con preguntas como: “¿Cuál es tu posición en la toma de
decisiones de la compañía?”, “¿Cuál es tu área de experticia?”, “¿Cuál es el tamaño de tu compañía?” etc.
Por supuesto, estas preguntas dependen del carácter y objetivos de tu rueda de negocios.

20
Si seleccionas “Filtrar por este campo”, permitirás a tus
asistentes realizar búsquedas en el espacio B2B, usando este
filtro específico.

21
Aparte de eso, puedes configurar las notificaciones de reuniones y las restricciones de tiempo.

22
Para lanzar el evento, ve al constructor de sitios web y agrega el bloque Conexión, luego pulsa en PUBLICAR.
Posteriormente, envía un email a tus potenciales asistentes y hazles saber que el evento se encuentra activo y
que pueden registrarse.

23
TIP EXTRA: COMUNICA LA RUEDA DE NEGOCIOS

Uno de los elementos más importantes para una rueda de negocios exitoso es cómo lo comunicas.
No puedes realizar una sesión de alta calidad si no explicas adecuadamente el evento a tus
invitados; de hecho, corres el riesgo de organizar un evento fallido si no puedes mostrar los
beneficios reales de una dinámica eficiente.

Estas son algunas formas de comunicar eficazmente el evento a los participantes:

Explica el formato de la rueda de negocios mediante boletines informativos (newsletters).

Puede que tus asistentes no sepan cómo actuar en este marco, así que si tu evento tiene un sitio web, dedica
un módulo a la sesión de networking, explicando cómo funciona la rueda de negocios y por qué hará una
diferencia en sus vidas profesionales.

Muéstrate atento para asistir a tus clientes. No olvides pedir a voluntarios o miembros de tu equipo estar
presentes en el salón de la rueda de negocios por si surgen preguntas.

24
Una rueda de negocios posibilita a los asistentes agendar cortas reuniones con
personas que consideran importantes para sus negocios o carreras.

Esto es posible gracias al espacio online privado al que tus clientes

tendrán acceso mediante sus credenciales de conexión.

Ellos tendrán absoluto control sobre la rueda de negocios. No solo podrán

explorar la lista de invitados, también decidir con quién desean conectarse.

25
Para navegar el espacio de networking, tus invitados deberán ingresar usando las credenciales que han
indicado en el formulario de registro.

26
Al acceder a su espacio privado de networking, tus asistentes podrán ejecutar las siguientes acciones:

1. Editar su perfil.

27
2. Observar otros participantes y clasificarlos usando los filtros preestablecidos:

28
4. Solicitudes de reunión:

29
5. Aceptar o cancelar reuniones.

30
6. Revisa o imprime la agenda de reuniones.

31
IMPORTANTE
Para asignar
mesas y generar
reuniones entre
asistentes,
contáctanos en
help@eventtia.com
TIPS EXTRA

Define el espacio para las reuniones

Aparte de los espacios del sitio del evento dedicados a otras actividades (si es necesario), prepara también
un entorno cómodo con múltiples mesas y sets para sesiones de networking. Aquí lo que deberías
considerar:

Adecuaciones para el sitio del evento

Dependiendo del formato de tu evento, puedes instalar mesas y sillas o stands. Si te decides por las
mesas, puedes apuntar por escritorios o mesas tradicionales. Si organizas una feria comercial, asegúrate
de instalar los stands para las interacciones B2B, en caso de ser esta rueda de negocios parte de la
exposición.

Espacios y reuniones
Un importante detalle por considerar es el número de reuniones agendadas y el número de mesas
disponibles. Si tienes 20 reuniones registradas, habrás de disponer de 20 mesas. Presta especial atención a
este aspecto para evitar sorpresas desagradables. Recuerda que el algoritmo asignará una mesa para cada
reunión.
Debes adaptar el sitio a las necesidades de tus asistentes. Asegúrate que el espacio está bien iluminado y
que cada mesa disponga de mesas de energía. Definitivamente debes tener una buena conexión Wi-Fi.

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 GUI RUEDA DE NEGOCIOS

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INTERACCIONES DE NEGOCIO QUE GENERAN VALOR

DE