Propuesta de trabajo

Potencialización productiva a IPS bajo lineamientos globales por dptos.

Justificación
Mejorar el modelo operativo de las diferentes áreas que afectan de manera directa
e indirecta a la producción institucional de una IPS, ya que muchas de estas
siempre se ven afectadas por muchos factores que obstruyen las buenas prácticas
administrativas y asistenciales, todo esto bajo sometimiento a diversos cambios
obsoletos operacionales ejecutados por las diferentes dependencias que llevan a
cabo los procesos de compras, contratación, convenios, auditorias, radicación,
estrategias de mercado, prestación de servicios, facturación, radicación y terceros.

Objetivos
 Modificar contratos con las ERP pocos beneficiosos y segmentar servicios
médicos constante, con el fin de especializar a los colaboradores y
asignarles tareas específicas.

 Modificar contratos de prestaciones de servicios con especialistas médicos,

con el fin de determinar con base a la producción, cuantos de ellos
necesitamos por cada una de las especialidades y cuáles serían los
beneficios que obtendría la institución por los servicios prestados.

 Depuración de proveedores de insumos y medicamentos, esto con el fin de

mantener un numero de proveedores esenciales que sean capaces de
suministrar todo lo requerido para la prestación del servicio y a su vez se
con esta técnica poder controlar la programación de pagos sin que
represente un riesgo a futuro por bloqueo debido a la falta de pago.

 Depuración de proveedores diversos, este objetivo se plantea como

estrategia de mantener un margen de los gastos referente en
adecuaciones, mantenimientos, servicios públicos, mantenimiento de
equipos médicos y otros gastos no operacionales.

 Determinación de costos por servicios prestados, esto se haría en

comparación con las compras realizadas en el mes vs rotación de
inventarios, con el fin de determinar si las contrataciones con las ERP son
viables o no.

 Control de la auditoria concurrente, esto con el fin de prevenir

inconsistencias medicas en las historias clínicas y poder bajar los altos
índices de glosas y devoluciones.
  Control del manejo medico hospitalario, este con el fin de mejorar la imagen
corporativa, disminuir los errores con la ayuda de la auditoría médica,
simplificar las notas medicas bajo conceptos claves que disminuyan las
probabilidades de glosas o devoluciones y sacar provechos a los diferentes
servicios que se puedan prestar a los usuarios hospitalizados.

 Control de los dptos. De admisiones, solicitudes, facturación y radicación,

esto con el fin de conectar las áreas entre ellas mismas, avanzar rápido en
la facturación y radicación de facturas, bajo esquemas de trazabilidad de
documentación.

 Enfatizar las cuentas por cobrar, esto con el fin de conciliar las cuentas de
difícil cobro y llegar a mutuos acuerdos que representarían para la
institución fluidez de efectivo y menos costos en cobros jurídicos.

 Establecer comunicación con la gerencia general, financiera y de IPS, esto

con el fin de mantener bien informados a las personas que toman las
decisiones mas importantes del establecimiento y que estas a su vez
entiendan y compartan el grado importancia que tienen las demás áreas,
sin importar sus rangos.

 Establecer estrategias con terceros que suministran los dispositivos

médicos, puesto a que ellos son los que determinan e influyen si una IPS
obtiene utilidades o no, esto con el de determinar si es posible constituir
una empresa que nos permita establecer nuestros propios precios de
ventas y otros criterios.

Ejecuciones de estrategias de trabajo

Modificar contratos con las ERP pocos beneficiosos y segmentar servicios
médicos constante; ¿Qué se hará?, se analizarán los registros históricos de
facturación, se determinar los rankings ocupados por número de cirugías
realizadas, estudios médicos realizados, medicamentos suministrados por meses
y estancias en cualquiera de las dependencias hospitalaria, se determinar los
estudios de costos y gastos, se establecerá un costo promedio por diagnósticos
incluyendo costos y gastos adicionales por complicaciones, con el fin sentar la
mesa de dialogo y contratar eso servicios por un 40% adicional a los resultados.

Modificar contratos de prestaciones de servicios con especialistas médicos;

¿Qué se hará?, Ya determinados los valores peculiares, se debe establecer un
margen que represente el costo de los servicios especializado, dicho costo no
debería exceder 15% del valor de la facturación radicada por mes. También se
debe establecer un número determinado de especialista a contratar según los
rankings antes mencionados, y para los servicios prestados por disponibilidad de
tiempo o coordinación, se debe establecer un costo que va del 5% al 20%, que
dependiendo los eventos dados por mes o el puesto ocupado en el ranking
anteriormente mencionado.
Nota No 1: Cuando de hace referencia a “dicho costo no debería exceder 15% del
valor de la facturación radicada por mes” se hace con el ánimo de tomar
decisiones, puesto cuyo valor total en costos por prestación de servicios afectaría
el flujo de efectivo de manera negativa, absorbiendo los recursos para compras de
medicamentos, pago a personal laboral y proveedores. Estos casos son muy
comunes en las IPS por eso siempre la mayoría de estas entidades deben meses
de sueldo a los especialistas.
Nota No 2: Cuando de hace referencia a “establecer un costo que va del 5% al
20%,” se hace porque en muchas ocasiones se comenten errores administrativos
y/o estratégicos, ejemplo: se contrata a un medico especialista que coordine el
servicio de neurocirugía, el cual se le descontaran el 30% de los honorarios
médicos por procedimientos realizados y que a su vez se le pagara una comisión
por coordinación de 8.000.000, cuyo valor en ciertos mes del años puede
representar el mismo 30% o más de las ganancias descontados de sus honorarios
médicos.

Depuración de proveedores de insumos y medicamentos; ¿Por qué se debe

hacer?, El objetivo de depurar a dichos proveedores es porque si una IPS se
abastece de diferentes proveedores conllevará al desorden del manejo de flujo de
efectivo e iliquidez, esto se debe a que resultaría muy difícil planificar la
programación de pago, incurriendo al no pago y a la suspensión de los despachos.
Hay que tener en cuenta que no es lo mismo deber 2.000.000.000 a 15
proveedores que a 45, puesto a que las facturas vencidas y por vencer resultan
muy difícil de controlar cuando tienes muchos proveedores, pero si hay un numero
adecuado puedes negociar con los proveedores un porcentaje a pagar por mes o
más tiempo según compras por mes, esto quiere decir que, si debes a un
proveedor 500.000.000 en total, pero en el mes hiciste compras por 150.000.000 y
acordaron un pago del 33.33% por mes a termino de 3 meses, que has planeado
tu programación de pago de forma dinámica que se ajusta al presupuesto
planificado por mes.

Depuración de proveedores diversos; ¿Por qué es importante hacerlo?, la

importancia de mantener depurados estos proveedores, es igual que a la de
depuración de proveedores de medicamentos e insumo, pero con diferente
metodología, puesto a que no son proveedores esenciales, pero son importantes
para mantener en pie a la institución, ¿Qué se debe hacer con ellos?, Se debe
determinar un costo y/o gasto fijo, ya sea mensual, bimensual o trimestral, puesto
a que muchos de estos se aprovechan de contratos que perjudican directamente a
institución, ejemplo: Empresa encargada del mantenimiento de aires
acondicionados y plantas de energía, ese llamado “mantenimiento preventivo”
puede ejecutarse ya sea cada 2 o 4 meses, pero muchas empresas lo hacen
mensualmente, y eso hace que estos proveedores se aprovechen de esas
instituciones, vale de recordar que una empresa siempre va a luchar por
maximizar su producción y es algo que esas proveedores no desaprovecharan y
utilizaran para sacar provecho.

Determinación de costos por servicios prestados; ¿Por qué se debe hacer?,

Es importante para cualquier empresa establecer los costos de las operaciones, y
es muy difícil para una IPS determinar estos costos, aunque no se puede
determinar un valor exacto del costo de estos servicios, si se puede estimar sus
costos, hay muchas formas de hacerlos, pero la mas eficiente en estos casos es la
de medición de eventos presentados por meses, puesto a que se puede
determinar los tipos de medicamentos, tipos de estancias, estudios, costos, gastos
y honorarios médicos por diagnósticos, gracias a esto podemos establecer un
acuerdo de ventas de medicamentos, convenios con aseguradoras, EPS, ARL,
especialistas y establecer metas según nuestro fuerte.

Control de la auditoria concurrente y control del manejo medico hospitalario;

La auditoría concurrente es el punto clave para determinar muchos factores, que
se tendrán en cuenta para la debida y adecuada prestación de servicio, depende
de la auditoria concurrente que la prestación de los servicios no sean objetadas,
por ese motivo el plan a ejecutar es el siguiente, en el día a día los médicos hagan
un breve recuento del estado del paciente, explicando el estado de salud y el plan
médico-hospitalario de los pacientes, y el facturador y/o auditor concurrente debe
expresar las condiciones y/o reglas que tiene la ERP, para que el medico tenga
en cuenta esos detalles, mejorando la historia medica y el facturador y/o auditor
tenga claro el servicio a liquidar.
Nota: El auditor concurrente o facturador debe tener una clara visión de la
terminología médica, puesto a que el conocimiento en materia de manuales
tarifarios y anatomía humana es la clave para mejorar los procesos de facturación.

Control de los dptos. De admisiones, solicitudes, facturación y radicación;

¿Por qué se debe priorizar estos dptos.? El área de admisiones y solicitudes son
de mucha importancia, ya que son los encargados de admitir y tramitar la
documentación pertinente para aval de los procesos médicos-hospitalarios,
facturación y radicación se llevan de la mano y son los encargados de organizar
de forma cronológica esa documentación solicitada por las áreas de admisiones y
notificaciones, entonces el motivo por el cual se debe priorizar es porque de ellos
depende la facturación de la institución, es por eso que se deben implementar una
trazabilidad donde se organice la información de manera clara y especifica, para
que el facturador pueda ir auditando en el día a día esos soportes y tenga certeza
de lo que está liquidando.
Enfatizar las cuentas por cobrar; Para este roll la propuesta está en establecer
estrategias de cobranza, empatía con los tercero y minimización del cobro jurídico,
puesto a que con estrategias de conciliación se llegan aun mejor acuerdo, que con
los cobros jurídicos que llevan meses y en muchos casos son irrecuperables.
Ejemplo: Resulta mejor como entidad mantener la armonía con los proveedores,
puesto a que en muchos casos se están cobrando de forma jurídica una deuda y
cuyo cobro afecta otros pagos que no tienen nada en relación o en común, otro
punto, es el desgaste administrativo y pagos de honorarios y porcentajes por
cobro jurídicos, entonces si me adeudan 2.000.000.000 y debo pagar el 30% + 5%
por desgaste administrativo y recuperación de cartera, y en muchos casos pagar
honorarios sin recibir un beneficio, es mejor optar que el acreedor pague el 70%
de la deuda y ahorrarnos el desgaste administrativo y jurídico.

Establecer comunicación con la gerencia general, financiera y de IPS

¿Cuáles son los beneficios y qué se debe hacer?, El objetivo de establecer
comunicación entre los altos directivos, es que en muchos casos por falta de
comunicación en las IPS, no direccionan bien los objetivos, en muchos casos
estos suelen subdividirse y se pierde una gran comunicación entre las personas
encargadas de mantener en pie a la institución, por tal motivo la propuesta se trata
de establecer comunicación entre ellos mismos, puesto que en la salud es de vital
importancia que el gerente financiero y general manejen ambos el mismo idioma
en el momento que ellos tenga en cuentas los factores mencionados
anteriormente, estos pueden direccionar a la institución a un buen camino.

Establecer estrategias con terceros que suministran los dispositivos

médicos; En la salud hay muchos inconvenientes con respecto a los valores de
medicamentos e insumos médicos, pero hay algo mas importante, y es que, en
muchas instituciones, los dispositivos médicos representan un fuerte en ventas y
se ven limitados en facturar por condiciones plasmadas en los manuales tarifarios.
La recomendación para estos casos, es crear un convenio con un tercero que
permita facturar por un valor racional y hacer descuentos que beneficien la
institución, pero lo mas indicado es crear un proveedor que haga parte de la
empresa y así poder acordar mejores precios, donde la institución y el tercero
sean los beneficiados.