METODOLOGÍA KAIZEN APLICADA A LA SALUD: APRENDA A OPTIMIZAR SU

HOSPITAL

Constantemente buscando la excelencia en la prestación de servicios de salud a los

pacientes, la gestión hospitalaria siempre ha enfrentado dificultades.  Este escenario
puede haber empeorado en los últimos años.

La subida de los costos de los insumos en función del valor del dólar, el desequilibrio
entre recetas y gastos, el aumento de la búsqueda por la salud, la demanda creciente
por equipamientos y tecnologías más modernas de tratamiento y la baja calidad de la
mano de obra disponible en el mercado: la unión de todos esos factores, explica el
colapso de muchas instituciones privadas.

En esta situación, hacer cortes ya no es suficiente, es necesario hacer un cambio de

ese contexto complicado, un cambio en la visión de la gestión. Se puede empezar
entendiendo lo que es la metodología Kaizen y como eso  puede devolver la
credibilidad y la buena facturación de la institución hospitalaria que usted gestiona.

La metodología Kaizen

Kaizen es una palabra japonesa que significa cambio para mejor. La filosofía ha sido
creada después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el ingeniero  de la Toyota, Eiji
Toyoda, ha viajado a los EUA para observar por qué Ford producía a diario 7 mil
vehículos, ¡mientras la montadora japonesa se limitaba a menos de 3 mil automóviles
en 13 años!

Después de estudiar de forma detallada la competencia, Eiji y su ingeniero de

producción, Taiichi Ohno, han concluido que sería difícil y demandaría costos altos,
transponer el modelo de producción de EUA para la realidad de la Toyota. Era
necesario desarrollar un nuevo método de producción, más sencillo y eficiente,
apoyado en la eliminación de los gastos para mejorar la productividad y la calidad.
Esas serían las bases de la creación del método Kaizen, para la mejoría continuada de
los procesos institucionales.

Los gargallos de eficiencia

Aunque la metodología Kaizen haya sido creada desde una necesidad de la industria
de autos, también se aplica a sectores que trabajan con prestación de servicios,
siendo las instituciones financieras como sus mayores representantes en el área. Su
lema: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”, busca la mejoría constante de los
procesos y superación de los retos individuales y organizacionales, por esa razón los
hospitales se benefician.

Muchos presupuestos y sugerencias esa metodología pueden ser útiles en el

sector de salud. ¿Qué le parece controlar los gastos y mejorar la performance
individual y colectiva, dando mayor dinámica al movimiento de camas,
automatizando procesos diarios, optimizando colecta de informaciones,
 reduciendo las filas de espera y minimizando errores médicos? ¿No le parece
óptimo?

El primer paso en ese redimensionamiento de los procesos hospitalarios empieza con

un diagnóstico de las imperfecciones en las rutinas de la institución. Destacando que
los mayores problemas suelen ser comunes a todos los hospitales que pasan por
dificultades financieras. Vea algunas posibilidades:

 Muchos siguen trabajando con varios sistemas que no se integran, generando

pérdida de tiempo, informaciones conflictivas entre sectores y diversos errores
médicos por la simple falta de datos homogéneos;
 Acceso y pocos indicadores operativos y de gestión para basar decisiones,
dificultando la identificación de quién es más o menos productivo, en los cuales  hay
gargallos en el flujo de atención, lo que sería más dinámico;
 Falta de un fuerte control sobre los materiales y medicamentos, que representan
grande parte de los gastos del hospital;
 Falta de informaciones clínicas de fácil acceso y visualización, perjudicando la
productividad global de la institución — pues hay la interdependencia en el flujo de
procesos;
 Falta de controles exactos, preferencialmente digitales, para evitar errores de
digitación o mal-entendidos en guías médicas no legibles, disminuyendo la incidencia
de rechazos médicos (glosas).
El proceso de cambio

La metodología Kaizen entra en los hospitales para corregir los errores

apuntados arriba, disminuir las rutinas repetitivas y fortalecer el involucramiento
de los profesionales y mejorar el desempeño general. En ese método, el combate
al gasto se apoya en una técnica de identificación de errores llamada 7 Muda, que
puede ser utilizada en la realidad del hospital así:

1. Transporte de papeles: fin del transporte innecesario de fichas de un lugar para el

otro, de forma física, adoptando un sistema de gestión para digitalizar toda la carga de
informaciones;

2. Compra de materiales: para acabar con la permanencia de materiales y

medicamentos sin utilidad, lo ideal es implementar una solución tecnológica que
calcule el punto de pedido y el movimiento de stocks, para que la compra se realice de
forma correcta, en la cantidad exacta;

3. Duplicación de informaciones: los días de duplicación de informaciones clínicas se

cuentan con la migración de datos para solamente el ambiente digital;

4. Movimiento de personal: también puede acabar el constante desplazamiento de los

empleados en la búsqueda de salas para atención por medio de una mejor
planificación del uso de los espacios, con la remisión automática, vía sistemas de
información;
 5. Disminución de la espera: por medio de sistemas automatizados de clasificación de
riesgo, es posible combatir el alto tiempo de espera de los pacientes en la institución;

6. Procesos complicados y retrabajos: para tratar el (re)agendamiento de citas, una

opción es la inversión en el SMS automático avisando a los pacientes con 24 horas de
antecedencia sobre la cita o examen, reduciendo las faltas;

7. Repetición de errores: no cambiar fichas y consultorios equivocados entre pacientes

con un sistema que organice el flujo, dejando los asistentes encargados de presentar
la ayuda y quitar dudas.

Ese flujo también se hace utilizando técnicas de mapeo de flujo de valor. Se trata de
una representación visual de los flujos de materiales e informaciones, analizando el
funcionamiento de los procesos. De esta forma, queda más fácil tener insights para
proponer mejorías. Es, por lo tanto, una técnica esencial en la implantación de la
metodología Kaizen.
Entendidos los puntos de debilidad en las operaciones del hospital, la incorporación de
un sistema de gestión de salud es el próximo paso para su corrección. Pues,
soluciones como esa organizan el uso de la mano de obra, reducen el tiempo de
espera y disminuyen los errores o divergencias de informaciones.

Más allá de los puntos ya tratados, destacamos algunas iniciativas que son
fundamentales para ese éxito en la restructuración:

 Formación de grupos multidisciplinarios para el análisis y reflexión de las deficiencias

operativas del hospital, con o sin la ayuda de metodologías comunes en gestión de
procesos — como el ciclo PDCA y 5W2H;
 Reducción de costos con acciones simples, usando borradores para economizar los
gastos con papel o cambiando las toneladas de impresiones de fichas clínicas e
informes por historiales clínicos electrónicos;
 Participación de los colaboradores en todos los niveles de la institución, del director del
hospital a los recepcionistas, ya que el éxito de la metodología Kaizen tienen relación
de la directa con el grado de involucramiento de los agentes de la unidad de salud;
 Foco en las personas, con los proyectos centralizando el estímulo a la mejoría del
desempeño individual;
 Medición exacta y justa de las variaciones de performance con la ayuda de un sistema
de gestión de salud que disponga de panel de indicadores, con informaciones en
tiempo real sobre la velocidad de registro de los recepcionistas, los procedimientos
clínicos realizados por el cuerpo médico, la rapidez en la clasificación de riesgo
realizada por los enfermeros, además de otras medidas.
 Mejoría en la toma de decisión, a través de la integración de los sistemas de gestión y
sinergia de trabajo, con informaciones más exactas y reales con reflejo directo en los
temas que involucran grandes cantidades financieras, con inversiones a largo plazo
(¿Comprar o no una máquina de tomografía? ¿Aumentar la capacidad de mi centro
diagnóstico con RX o invertir en USG?
 Medición de las obligaciones de las asesorías en una única base o con visualización
conjunta, para rendir cuentas al gobierno municipal, estadual y federal de forma
rápida, incluso on-line, con sus obligaciones con los órganos responsables. Para
seguir actualizado sobre las más importantes novedades de los procesos de gestión
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