04/04/2017

Gestión Estratégica de Organismos de

Seguridad y Penitenciarios

Lic. Cpn. David Martin

Diagnostico que debe enfrentar la Gestión Publica actual:

 La problemática sociales son cada vez mas complejos

 Vertiginosos cambios tecnológicos
 Incremento de las demandas y expectativas del ciudadano
 Gran influencia de la política en los organismos públicos.
 La responsabilidad asignada no es seguida por el
otorgamiento de autoridad necesario para llevarla a cabo.
 Demanda creciente en transparencia y coherencia entre los
compromisos asumidos y las respuestas brindadas.
 El esfuerzo en eficiencia y eficacia del personal no es
retribuido proporcionalmente
 Escasa apertura e interrelación entre los diversos niveles de
la Administración Pública
Lic. Cpn. David Martin

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¿Qué entendemos por organización?

 La organización es el acto de disponer y coordinar
los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros) entre los miembros de una
organización, en una forma tal que pueden lograr
los objetivos organizacionales de manera eficiente.
 Las organizaciones son temporales y espaciales, es
decir, existen y están inmersos en un contexto y
un tiempo determinado, siendo influenciado por
este ultimo

Lic. Cpn. David Martin

¿Qué entendemos por organización?

 Una organización sólo existe cuando hay personas
capaces de comunicarse y que están dispuestas a
actuar conjuntamente para obtener un objetivo
común. La cooperación entre ellas es esencial para
la existencia de la organización
 Es un conjunto de cargos con reglas y normas de
comportamiento que han de respetar todos sus
miembros, y así generar el medio que permite la
acción de una empresa.

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 Función Social: Satisfacer necesidades, hacer

que las actividades funcionen, que sean útiles y
que satisfagan las expectativas de un individuo
o de un grupo de individuos
 Función Económica: satisfacer dicha necesidad
con el mejor uso de recursos disponibles

Lic. Cpn. David Martin

 Su estructura organizacional: es la forma que la

organización divide su trabajo
 Su Cultura Organizacional: en la cultura confluyen
los mitos, ritos, pautas, normas y valores de la
propia organización, que se trasmiten a sus
miembros.
 Su Estrategia: incluye el propósito de la
organización, sus objetivos a largo plazo y los
caminos a seguir.
 Sus Recursos: humanos, materiales, tecnología,
movilidades, equipamiento.

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 La estructura debe ser el resultado de los

lineamientos estratégicos de la organización, y no
al revés.

Estrategia Estructura

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 Los recursos humanos y la tecnología limitan o

facilitan la consecución de la estrategia
 La cultura organizacional condiciona a la estrategia
y a la estructura; debido a que las personas en la
organización ya tienen una interpretación del que
hacer y como hacerlo.
 Si la estrategia esta en contradicción con la cultura,
lo mas seguro que esta primera fracase.

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 Posee un fin un propósito, un ¿Para que existe?

 Tiene reglas, jerarquías, un orden interno,
autoridad: ¿Cuáles son?
 La organización no es totalmente independiente,
esta influenciada por el contexto. ¿De quien
depende? ¿Qué la influencia?
 La organización tiene recursos limitados que
deben ser administrados eficientemente. ¿Cuáles
son los recursos?

Lic. Cpn. David Martin

Lic. Cpn. David Martin

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 Es la forma que la organización divide su trabajo,

verticalmente en función de la autoridad y la jerarquía, y
horizontalmente en relación con las distintas tareas que
deben hacerse en ellas
 La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades
de la organización (James Stoner).
 La estructura responde a una planificación estratégica de
la organización.

Lic. Cpn. David Martin

 La esencia de toda organización está en la

vigencia simultánea de dos necesidades:
◦ La necesidad de la división del trabajo entre
distintas personas o unidades de trabajo
◦ La necesidad de la coordinación de las actividades
para alcanzar los objetivos propuestos con eficacia
y eficiencia.
◦ Tenemos que tener en cuenta la complejidad de
las actividades y la diferenciación vertical u
horizontal.

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 Establecer los departamentos o áreas funcionales

especializadas de la empresa.
 Definir jerarquías, las que determinan el grado de
autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel
de la empresa.
 Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los
miembros de la organización mediante la elaboración de
descripciones y perfiles de puestos.

Lic. Cpn. David Martin

 Ante el cambio de funciones, es necesario que la

estructura se adapte a ellas y no al revés
 Debe facilitar la coordinación del esfuerzo de todos
los miembros de la empresa y propicien mayores
niveles de eficiencia en la distribución y manejo de
los recursos, así como en el logro de los objetivos
organizaciones.

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 La organización esta compuesta por diferentes

grados de trabajos
 La división del trabajo consiste en descomponer
una actividad compleja en pequeñas tareas simples
 Las tareas pueden ser llevadas a cabo por una o
mas personas dependiendo la complejidad y las
etapas necesarias.
 Para ello se divide en función, actividad y tarea.

Lic. Cpn. David Martin

Agrupación de tareas para lograr una coordinación

entre actividades mas comunes y frecuentes, que se
desarrolla a partir de los siguientes criterios:

 En base al producto o servicio,

 En base a la Zona geográfica
 Agrupamiento Funcional

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 Abarca la diferenciación y agrupamiento de

actividades de acuerdo con los diferentes
productos, líneas de productos o servicios que
ofrece la empresa.
 Además, permite a la dirección general delegar a
su ejecutivo divisional amplia autoridad para la
realización de las diversas funciones que se
desprenden del proceso aludido a un producto a
un servicio.
 Ejemplo de departamentalizan por servicios, es el
caso de los hospitales que tienen unidades de
cirugía, radiología, pediatría, entre otras.

Lic. Cpn. David Martin

Ventajas: permite detectar los problemas por producto

y así evitar que interfieran en los otros. Facilita la
coordinación de especialistas, que concentran la
atención en el producto.
Desventajas: la comunicación entre los especialistas se
dificultan y ya que prestan servicios en diferentes
unidades

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Lic. Cpn. David Martin

 Agrupamiento de las actividades en relación con la

localización en la que el trabajo será desempeñado
o el área donde se encuentran los clientes de la
organización.

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 Ventajas: la organización puede detectar mas

fácilmente y adaptarse a las necesidades de
cada zona en particular. Se puede abarcar un
zona más grande que cuando no se cuenta con
divisiones regionales.
 Desventaja: se dificulta la coordinación y la
comunicación entre las diferentes divisiones
geográficas. Se requiere una estructura
completa en cada región, aunque más pequeña
que en la matriz. TítuloDIRECCIÓN
del diagrama

GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTE

Lic. Cpn. David Martin

 Se separa el trabajo de acuerdo a los procesos o

actividades que se llevan a cabo para lograr un fin.
 Se agrupan actividades teniendo en cuenta ciertas
características homogéneas.

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Título del diagrama

PRESIDENTE

ASISTENTE DEL PERSONAL

PRESIDENTE

COMERCIALIZACIÓN INGENIERIA PRODUCCION FINANZAS

INVESTIGACION ADMINISTRACION PLANEACION DE PLANEACION

DE MERCADOS DE INGENIERIA LA PRODUCCION FINANCIERA

PLANEACION DE DISEÑO INGENIERIA PRESUPUESTO

MERCADEO PRELIMINAR INDUSTRIAL

PUBLICIDAD Y INGENIERIA INGENIERIA DE CONTABILIDAD

PROMOCION ELECTRICA PRODUCCION GENERAL

ADMINISTRACION INGENIERIA COMPRAS CONTABILIDAD

DE VENTAS MECANICA DE COSTOS

VENTAS INGENIERIA MONTAJE ESTADISTICA Y

HIDRAULICA PROC. DATOS

EMPAQUE PRODUCCION
GENERAL

CONTROL
DE CALIDAD

Lic. Cpn. David Martin

 Ventajas: Permite agrupar a personas que realizan

actividades similares, facilitando la comunicación,
la mejora continua y especialización. Simplifica la
toma de decisiones. Ofrece fácil comprensión y
seguimiento de su operación
 Desventajas: las personas tienden a preocuparse
mas por el cumplimiento de su trabajo, que por el
buen producto o servicio que brinda la
organización. Falta de coordinación de personas
que realizan diferentes funciones en otras áreas.
El personal tiende a identificarse más con su
departamento que con la organización.
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Organigrama: Concepto

“Son la representación
ORGANIGRAMAS gráfica de la estructura de la
organización empresarial de una forma sintética y
simplificada”
Concept
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático,
o:
que permite obtener una idea uniforme acerca de la
estructura formal de una organización
El organigrama describe gráficamente los puestos en la
compañía y cómo están organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y las
diversas actividades que realiza cada persona.

Lic. Cpn. David Martin

 Es la línea de autoridad cuyo origen surge en la

parte superior de la organización, hasta la base de
la misma, sirve para aclarar a quien se le debe
reportar.
 La jerarquía divide a la organización en niveles de
autoridad, asignando a los jefes o superiores una
autoridad específica sobre los niveles inferiores, y
en donde se establece el tipo de autoridad de
éstos.

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 De la relación de los niveles

jerárquicos (estratégico, táctico
y operativo), surge el concepto
de cadena de mandos, esto es
“el flujo de autoridad de un
nivel superior a uno inferior en
una organización.

Lic. Cpn. David Martin

 Autoridad: Capacidad de mandar o poder hacer

obedecer. La autoridad reside en los puestos
más que en las personas.
 Unidad de mando: para la ejecución de un acto
cualquiera un solo agente debe recibir ordenes
de un solo Jefe.

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 Es el proceso mediante el cual una persona cede

tareas y funciones a otras personas o
departamentos, asignándole la responsabilidad
por el cumplimiento y otorgándole la autoridad y
los elementos necesarios para que se puedan
cumplir las tareas o funciones preestablecidas.

Lic. Cpn. David Martin

 El que delega sigue siendo responsable ante su

superior de la eficiencia y eficacia con que se
realizo la tarea. La responsabilidad ultima no se
delega
 El que delega concede autoridad.
 La aceptación es una responsabilidad.
 Hay actividades que no se delegan como es el
seguimiento o control del trabajo realizado por
el subordinado.

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 Predisposición para delegar

 Realizar un análisis de los posibles
candidatos a la delegación.
 Especificar que es lo que se va a delegar.
 Comunicar claramente lo que se delega (el
que y el como)
 Establecer un sistema de control.
 Evaluar la delegación.

Lic. Cpn. David Martin

 Poca confianza en el personal

 Miedo a perder poder
 Ser el centro de atención.
 No hay tiempo para capacitación
 No saber desprenderse de anteriores puestos
 Falta de capacidad de las personas
subordinadas

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 En la descentralización una persona otorga tareas con los

medios necesarios para poder cumplirlas, otorgándose el
poder para la toma de decisiones sobre la realización de
las tareas
 Es necesaria por la magnitud y complejidad que toman
las organizaciones
 Sirve para una mayor motivación al personal al disponer
la posibilidad de mayor toma de decisiones.
 Ayuda a la mayor velocidad de respuesta ante las
necesidades de ambientes locales
 Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover la
expansión y mejora de la organización y a elaborar la
planificación estratégica.

Lic. Cpn. David Martin

 En la centralización se concentra la totalidad de la

decisiones en los altos niveles de la organización.
Mientras que los subordinados se limitan a ejecutar
los programas o actividades preestablecidos
 En algunas organizaciones la toma de decisiones está
altamente centralizada, los problemas fluyen hacia
arriba y un ejecutivo de alto nivel decide qué acción
tomar.

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Descentralización
Centralización

Nivel estratégico

Nivel táctico

Nivel operativo

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 Podemos señalar que el grado de centralización o

descentralización varia de acuerdo al tipo de
organización.
 Mientras más grande se la tendencia a crear
departamentos o áreas que necesiten funcionar
interrelacionados en su laborar diaria y en sus
decisiones a corto, mediano y largo plazo, mayor
será la necesidad de coordinarlos desde la parte alta
de la jerarquía y por tanto, mayor será la tendencia a
la centralización.

Lic. Cpn. David Martin

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◦ Organización formal. Es aquella que se establece de

manera deliberada para alcanzar un objetivo específico.
Se caracteriza por tener una estructura claramente
definida y contar con políticas y reglamentos de acción
claros y conocidos por sus miembros que la conforman.

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 Organización informal. Se
refiere a las relaciones sociales
y se desarrollan
espontáneamente entre los
individuos libres y cuyas
actividades no siguen
reglamentos, ni estructuras
específicas.

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Organización
Formal

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Línea y staff

 DE LINEA: La autoridad de línea

muestra la relación jefe-subordinado
y, por lo tanto, la relación autoridad –
responsabilidad que le es inherente.

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 STAFF: Esta relación se producen cuando existen

unidades que le dan a la organización algún tipo
de información especializada o asistencia técnica
que normalmente toma la forma de
recomendaciones, consejos o sugerencias.

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Manual de Funciones

Área (División, departamento, dependencia, etc.):

Puesto:

Reporta a: Supervisa a:

En caso de ausencia es reemplazado por:

Objetivo del Puesto

Principales Funciones

Competencias técnicas requeridas

Competencias blandas requeridas (habilidades y actitudes)

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MATRIZ REFERENCIAL PARA DEFINICION DE FUNCIONES

LISTADO DE VERBOS DE NORMAS IRAM 34531 PARA DEFINIR FUNCIONES, CLASIFICADOS SEGÚN CIRCULO DE CONTROL

PLANIFICAR:
•Analizar. •Establecer. •Programar •Asignar. •Diagnosticar. •Prever.
•Calcular. •Estudiar. •Recopilar. •Clasificar. •Evaluar. •Proyectar.
•Codificar. •Investigar.

EJECUTAR:
•Capacitar. •Ordenar. •Estudiar. •Colaborar. •Promover. •Firmar.
•Compilar. •Realizar. •Gestionar. •Completar. •Recopilar. •Autorizar.
•Comprar. •Registrar. •Imputar. •Entregar. •Representar. •Implantar.
•Comunicar. •Seleccionar. •Inspeccionar. •Conciliar. •Valorar. •Informar.
•Consultar. •Diagnosticar. •Procesar. •Convenir. •Distribuir. •Operar.
•Coordinar. •Efectuar. •Recibir. •Cumplimentar. •Elaborar. •Proponer.
•Decidir. •Emitir. •Reglamentar. •Definir. •Enviar. •Reemplazar.
•Delegar. •Establecer. •Tramitar. •Intervenir. •Estimular. •Resolver.
•Valuar.

CONTROLAR:
•Analizar. •Inspeccionar. •Calcular. •Vigilar. •Revisar. •Fiscalizar.
•Aprobar. •Verificar. •conformar. •Confrontar. •Diagnosticar. •Supervisar.
•Asegurar. •Asistir. •Investigar. •Custodiar. •Evaluar

AJUSTAR:
•Asegurar. •Calcular. •Establecer. •Garantizar. •Mantener. •Proponer.
•Asistir. •Conciliar.

Ing. Luís Chávez

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