“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.

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 “Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.” 2

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y NORMATIVOS

De acuerdo a los diferentes cambios normativos que se presentan en los temas de

Seguridad y Salud en el trabajo la matriz de identificación de requisitos legales es la
herramienta principal que compila todos los requisitos normativos exigibles a la empresa
acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan
los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),

¿Qué es?

Es una guía que contempla los pasos que deben seguir las empresas para la identificación
de los requisitos legales y normativos aplicables a la organización en Seguridad y Salud en
el trabajo.

¿Para qué sirve?

Para identificar, actualizar, conocer y desarrollar estrategias al interior de las empresas con
el fin de dar cumplimiento legal de acuerdo a la actividad económica de la empresa y la
legislación que le aplique.

¿Cómo funciona?

De acuerdo a los diferentes cambios en la legislación colombiana (normatividad adicionada,

modificada, derogada) o nueva legislación en temas relacionados a Seguridad y salud en el
trabajo y emitida por diferentes actores debe ser revisada y aquella que aplique a la
organización debe ser incluida a la matriz de requisitos normativos.

¿A quién va dirigido?

La guía de identificación de requisitos legales y normativos va dirigida a las empresas

afiliadas a la ARL Bolívar, gerencia, mandos medios, encargado de seguridad y salud en el
trabajo, trabajadores.
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ANTECEDENTES

“Los conceptos ligados a la protección del trabajador frente a los peligros y riegos laborales
y la legislación correspondiente, fueron aspectos prácticamente desconocidos en Colombia
hasta el inicio del siglo XX. En 1904, Rafael Uribe Uribe trata específicamente el tema de
seguridad en el trabajo en lo que posteriormente se convierte en la Ley 57 de 1915 conocida
como la “ley Uribe” sobre accidentalidad laboral y enfermedades profesionales y que se
convierte en la primera ley relacionada con el tema de salud ocupacional en el país.

El retraso en el establecimiento de normatividad en pro de la seguridad de los trabajadores

se debió en gran medida a los sistemas de producción existentes, basados en la explotación
de mano de obra barata y en una muy precaria mecanización de los procesos y esto unido
a una visión política restringida acerca del papel de los trabajadores, sus derechos y
deberes.

Después de esta ley siguieron otras que buscaron fortalecer la protección de los
trabajadores frente a los peligros y riesgos de su trabajo y que tuvieron trascendencia en el
futuro de la salud ocupacional en Colombia: la Ley 46 de 1918, que dictaminaba medidas
de Higiene y Sanidad para empleados y empleadores, la Ley 37 de 1921, que establecía un
seguro de vida colectivo para empleados, la Ley 10 de 1934, donde se reglamentaba la
enfermedad profesional, auxilios de cesantías, vacaciones y contratación laboral, la Ley 96
de 1938, creación de la entidad hoy conocida como Ministerio de la Protección Social, la Ley
44 de 1939, creación del Seguro Obligatorio e indemnizaciones para accidentes de trabajo
y el Decreto 2350 de 1944, que promulgaba los fundamentos del Código Sustantivo del
Trabajo y la obligación de proteger a los trabajadores en su trabajo.

Pero es en el año 1945 cuando se cementan las bases de la salud ocupacional en Colombia,
al ser aprobada la Ley 6 (Ley General del Trabajo) por la cual se promulgaban disposiciones
relativas a las convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y
jurisdicción especial de los asuntos del trabajo. A dicha ley se le hicieron algunas enmiendas
con los decretos 1600 y 1848 del año 19451.
_______________
1.
Tomado de http://rramirez2.blogspot.com.co/2013/04/historia-de-la-salud-ocupacional-
en.html

Los años siguientes son de gran movimiento en el ámbito de salud ocupacional en

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Colombia, porque en 1946 con la Ley 90 se crea el Instituto de Seguros Sociales, con el
objetivo de prestar servicios de salud y pensiones a los trabajadores colombianos.

En 1948, mediante el Acto Legislativo No.77, se crea la Oficina Nacional de Medicina e

Higiene Industrial y posteriormente, con el Decreto 3767 de 1949, se establecen políticas
de seguridad industrial e higiene para los establecimientos de trabajo. Estas estructuras
surgieron como compensación a una situación de desamparo de los trabajadores por parte
de empresas privadas y públicas, en donde no se daba pleno cumplimiento al pago de las
llamadas prestaciones patronales 1”.

OBJETIVO

Establecer la metodología para realizar la identificación y evaluación de la normatividad

nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, que permitan a la
empresa dar cumplimiento a las diferentes normas que existen en Colombia, según la
actividad económica de la organización.

Ejemplo del objetivo

Identificar, evaluar y actualizar la matriz legal con la normatividad nacional vigente
aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo y otros aplicables a las actividades
de la organización, divulgar el cumplimiento y mantener esta información actualizada.

COMPROMISO GERENCIAL

Para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa el punto de partida es el

compromiso Gerencial, por tanto es importante que el responsable de seguridad y salud en
el trabajo socialice el programa de identificación de requisitos legales y normativos a la
Gerencia y Directores de procesos para garantizar el respaldo en el desarrollo e
implementación de las actividades de una manera efectiva, que permita dar logro a los
objetivos planteados apoyando la mejora continua de la seguridad y salud en el trabajo.
Para la reunión del compromiso Gerencial le sugerimos realizar la presentación del
programa a las partes interesadas (Gerentes, Directores, Supervisores, etc.), donde se
exponga entre otros puntos los siguientes:

● Nombre del programa

● El alcance
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● Área impactada
● Procesos involucrados
● Trabajadores (directos, contratistas)
● Objetivos y metas
● Disminuir accidentalidad, cumplimiento plan de trabajo, mejorar
condiciones de sintomatología por enfermedad, mejora del resultado de
los indicadores de seguridad y salud, mejorar o impactar la
productividad, disminuir días perdidos, mejorar el bienestar de los
trabajadores, controlar el riesgo, etc.
Como se desarrollará el programa
● Cronograma con fases
● Tiempo
● Recursos evaluados, requeridos o proyectados
● Quien lo desarrollará
● Área de seguridad y salud, asesor externo, trabajadores, directivos, etc.
● Resultados esperados del programa
● Requisitos legales aplicables

El resultado de los programas se evaluaran periódicamente y podrán ser incluidos en la

revisión por la alta dirección.

DEFINICIONES

Artículo: Parte de un tratado, ley o documento oficial que forma, junto con otras una
serie numerada y ordenada.

Circular: Es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las
inferiores, sus instrucciones y decisiones. Las circulares tienen el carácter de abstractas,
obligatorias para los subordinados, sin tener las características del reglamento. Para los
particulares tienen valor, si ellas se ajustan a la ley o a su correcta interpretación y siempre
que de alguna manera no les afecte, ocasionándoles un perjuicio.

Cumplimiento: condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones

cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas
en un requisito legal.
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Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y

que generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes.

Legislación: un cuerpo de leyes que regulan una determinada materia o al conjunto de leyes
de un país.

Ley: es una norma jurídica dictada por el legislador es decir, un precepto establecido por la
autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia. Su
incumplimiento trae aparejada una sanción.

Matriz Legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde

con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables.

Normativa: se refiere al establecimiento de reglas o leyes, dentro de cualquier grupo u

organización. Siempre son necesarias las reglas, leyes y políticas, debido a que sebe existir
un orden y común acuerdo de los integrantes de los grupos y organizaciones

Normatividad: es el conjunto de reglas o leyes que se encargan de regir el comportamiento

adecuado de las personas en una sociedad, dentro de la cual influyen diversos factores en
las personas para poderlas acatarlas y respetarlas como son la moral y la ética
principalmente.

Norma Vigente: Es la entrada en vigor y su aplicación en un espacio y un tiempo

determinados

Norma Derogada: Determina la pérdida de existencia de un enunciado jurídico

Resolución: es el acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las

peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de determinadas medidas.

Sentencia: Es una resolución judicial dictada por un juez o tribunal que pone fin a
la litis (civil, de familia, mercantil, laboral, contencioso-administrativo, etc.) o causa penal.
La sentencia declara o reconoce el derecho o razón de una de las partes, obligando a la otra
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a pasar por tal declaración y cumplirla. En derecho penal, la sentencia absuelve o condena
al acusado, imponiéndole la pena correspondiente

Ministerio de Trabajo: Es la cabeza del sector administrativo del trabajo su principal objetivo
es la formulación y adopción de las políticas, planes generales, proyectos y programas en
materia de trabajo a nivel nacional.

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

La organización debe especificar el objetivo (s), para la identificación de requisitos legales y

normativos , de acuerdo a los resultados y análisis de años anteriores, así como definir las
metas específicas que quiere lograr con la implementación del mismo, con el fin de poder
evaluar su desempeño en el tiempo y establecer planes de mejoramiento. La identificación
de requisitos legales y normativos debe ser un procedimiento documentado por la
organización, con alcance y control de cambios.

IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

De acuerdo a la estructura definida anteriormente, a continuación se describe cada uno de

los ítems anteriores, los cuales si se hacen de manera planificada aseguraran el éxito y su
mejoramiento continuo:

1. NIVELES DE RESPONSABILIDAD DEL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE

REQUISITOS LEGALES

Definir las responsabilidades en los diferentes niveles de la organización documentarlas y

divúlgalas, para que se desempeñen y de una manera efectiva e integral en la organización.
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1. Niveles de 2. Fuentes para la

responsabilidad del 3. Identificar la
identificación de los
procedimiento de legislación y normativa
requisitos legales y
identificación de en seguridad y salud
otros requisitos
requisitos legales en el trabajo

4.Verificar e
interpretar los 5. Comunicar la
6. Actualizar la matriz
requisito legales y legislación aplicable en
legal
análisis de la la organización
aplicabilidad

7. Evaluar el 8. Proponer medidas

cumplimiento de cumplimiento

● Gerente:

● Conocer el marco normativo aplicable en Seguridad y salud en el trabajo y el

nivel de cumplimiento de la organización.
● Aprobar la legislación aplicable a la empresa luego de que se ha identificado
● Brindar los diferentes recursos necesarios para el cumplimiento normativo.
● Realizar la revisión anual de la eficacia de la gestión de los requisitos legales o de
otra índole aplicable a la organización.

● Responsable del sistema de gestión:

● Identificar y/o revisar la normatividad legal vigente relacionada con seguridad y
salud en el trabajo y otros requisitos que sean aplicables.
● Actualizar la matriz legal de acuerdo a los cambios que se presenten o nuevas
disposiciones.
● Presentar la nueva normatividad a la Gerencia con el fin de informar y se avale
su aplicación a los procesos.
● Evaluar el cumplimiento legal de la organización mediante la matriz legal
consolidada.
● Gestionar las actividades que permiten dar cumplimiento a las normas aplicables
de la empresa.
● Realizar capacitación a las áreas directamente responsables y sensibilizar sobre
la importancia de dar cumplimiento a la normatividad.
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● Responsable del proceso:

● Es quien da cumplimiento a la legislación aplicable a la organización en las

actividades asignadas.

2. FUENTES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

REQUISITOS

Para garantizar la identificación de los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo aplicables
a la organización, es importante consultar periódicamente las fuentes generadoras de este tipo de
requerimientos ingresando a los portales de:

● Ministerio del Trabajo - www.mintrabajo.gov.co

● ARL Bolívar (www.segurosbolivar.com)
● Fondo de Riesgos Profesionales - www.fondoderiesgosprofesionales.gov.co
● Presidencia de la Republica - www.presidencia.gov.co
● Ministerio de transporte - www.mintransporte.gov.co
● IDIGER - www.idiger.gov.co
● Diario oficial http://svrpubindc.imprenta.gov.co/diario/

Otras fuentes de información a que la empresa esté inscrita u otros ministerios que emitan
normatividad aplicables.

3. IDENTIFICAR LA LEGISLACIÓN Y NORMATIVA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

Identificar todas las normas que emiten las entidades gubernamentales, consultando las
fuentes de información definidas y con base a las normas que aplican para la empresa según
la actividad económica realizar el registro en la matriz definida en los temas relacionados
con seguridad y salud en el trabajo, según los diferentes tipos de disposiciones:

● Leyes
● Resoluciones
● Decretos
● Circulares
● Sentencias
● Reglamentos
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● Entre otros

Anexo 1. Matriz de requisitos legales.

4. VERIFICAR E INTERPRETAR LOS REQUISITO LEGALES Y ANÁLISIS DE LA

APLICABILIDAD

Para las normas que apliquen en Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa, se

obtendrán y deben ser analizados los artículos, parágrafos, numerales con el fin de
determinar su vigencia, aplicabilidad en los diferentes procesos desarrollas por la empresa
para el desempeño y se concertará con la alta dirección de la empresa la Matriz legal.

5. COMUNICAR LA LEGISLACIÓN APLICABLE EN LA ORGANIZACIÓN

Comunicar la legislación aplicable a la organización (Gerencia, directores, trabajadores,

comités de apoyo interno según aplique Copasst, la brigada, Comité de convivencia) y
partes interesadas (contratistas, proveedores, clientes, etc) para prever el cumplimiento
de la misma, evitando con esto posibles sanciones o cierres de la organización.
Para comunicar los requisitos legales se puede utilizar las herramientas de comunicación
establecidas en el Sistema de gestión (plegables, afiches, correo electrónicos, intranet) en
los que se resalte las leyes, resoluciones, decretos, y normas aplicables, dejando la evidencia
de la actividad.

6. ACTUALIZAR LA MATRIZ LEGAL

La actualización de la matriz se debe realizar periódicamente por tanto la empresa define

los tiempos dentro del procedimiento con el fin de mantener actualizado el documento a
los cambios normativos que se presenten por derogación, nuevas disposiciones registrando
los respectivos campos en la matriz legal o por cambios en los procesos o actividades
económicas.

7. EVALUAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO

Al establecer los requisitos legales que debe cumplir la empresa se debe evaluar el
cumplimiento haciendo una revisión de cada uno para determinar en qué medida y cómo
se están cumpliendo el requerimiento registrando dentro de la matriz la evidencia, se puede
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usar valoración cualitativa generada como consecuencia de la revisión de las acciones

realizadas
El reporte de dicha valoración debe estar documentado y disponible para consulta, de tal
manera que se puedan responder oportunamente los requerimientos realizados por los
entes reguladores.

8. PROPONER MEDIDAS DE CUMPLIMIENTO

El incumplimiento parcial o total de un requisito legal requiere el planteamiento de un plan

de acción por parte de la empresa que garantice el cumplimiento en su totalidad del
requisito evaluado. Para ello se deberán establecer las acciones correctivas eficaces que
conlleven al cumplimiento definiendo las actividades, las fechas, los responsables, los
recursos y las fechas de revisión de la ejecución de las mismas.

RECURSOS DE APOYO
• Guía de identificación de requisitos legales y normativos

• Anexos matriz de requisitos legales.

Versión. 02
Fecha. Enero 2021