UNIDAD II

SISTEMAS, EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1.- Concepto de Sistema. - Es un conjunto de partes interrelacionados entre

sí para lograr objetivos comunes.

La Empresa, las unidades que la forman y la administración misma, constituyen

sistemas, igualmente los planes y proyectos administrativos son sistemas cuyos
componentes son los recursos humanos, las materias primas, los equipos e
instalaciones, el mercado los clientes etc.,

Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. El

sistema más característico que puede percibirse en ella lo constituye el proceso
administrativo que es efectivamente un todo, cuyas partes interdependientes son
las funciones de administración: Planificación, organización, ejecución y control.

2.- El Proceso Administrativo. - Muchas son las versiones que se conocen

acerca de las funciones que integran este proceso. A los efectos del tema del
presente capítulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro
funciones: Planificación, Organización, Ejecución y Control.

2.1.- Planificación. - Planificar es predecir el futuro, pero es algo más

que eso, es intentar controlarlo. Es proyectar o establecer un futuro deseado y
los medios efectivos para conseguirlo. Es adoptar un conjunto de decisiones
interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. Es un proceso
continuo, que posiblemente tenga un inicio, pero no un fin.

La planificación constituye una necesidad y es además importante porque:

- Elimina y aminora la incertidumbre al cambio

- Enfoca la atención hacia los objetivos
- Contribuye a que las operaciones sean efectivas, eficientes y económicas
- Hace posible y facilita el control interno.

En realidad, planificación es la base del proceso administrativo, pues sin

planificación no hay nada que organiza, ejecutar y controlar

2.2. Organización. - Organizar es estructurar, agrupar y ordenar todos

los elementos materiales y humanos de un ente, con el propósito de obtener el
máximo aprovechamiento de los mismos, con el fin de alcanzar los planes y
objetivos fijados por la alta dirección. Para ello es necesario asignar las

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funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía en las relaciones de
todas las unidades de la organización.

2.2.1.- Organigrama. - Es la representación gráfica y simplificada de la

forma en que están dispuestas y relacionadas las partes de una organización. El
o los organigramas deberían ser elementos constitutivos del manual de
organización que también describe detalladamente las funciones, tareas,
responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto.

Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. Como

comunicación se puede informar a los miembros de la organización sobre la
posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura.
Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control
interno, como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo
cargo, departamentalización inadecuada, como funciones de contabilidad y
ventas asignadas a un mismo cargo, relaciones de dependencia confusas etc.

Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical, Horizontal,

Circular, Semicircular.

2.3.- Ejecución. - La Ejecución es aquel factor de la administración en

que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por las decisiones
generales directamente o por delegación.

Los principios fundamentales de la ejecución son¨

a) Principio de la coordinación de interés, con la finalidad que todos unan sus

esfuerzos para lograr una meta común
b) Principio de impersonalidad de mando, para conseguir que las
disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas.

Un aspecto muy importante dentro de la ejecución es la toma de decisiones que

permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más
ventajas.

La toma de decisiones gerenciales, se basa en intuición, hechos experiencias y

autoridad. La toma de decisiones para ser ejecutada, debe ser oportunamente
transmitida a sus destinatarios, para lo cual es necesario una buena
comunicación, que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor
ejecución de los trabajos, la captación de políticas, el logro de la cooperación con
los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad.

La comunicación tiene etapas, cuya aplicación le permitirá cumplir con su

cometido

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I.- Comprender lo que se desea comunicar

II.- Transmitir eficazmente

III.- Estudiar la eficacia de la comunicación

IV.- Seguir el curso de la comunicación.

2.4.- Control. - Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad

con el plan adoptado, las instrucciones emitidas y los principios establecidos. Su
propósito es determinar las deficiencias con el objeto de corregirlas y recomendar
lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan.

En el control se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo

previsto, ya sea en forma total o parcial, con el fin de corregirlos, mejorar y
programar nuevos planes.

El control permite asegurarse de una óptima ejecución, conocer que parte de una
actividad se está cumpliendo y cual no, de qué modo, en que tiempo.

El gerente al ejercer las funciones de control, no será autoritario, sino cooperador

y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se
cometan nuevamente debiendo ser el gerente en este concepto, un educador,
ayudante y consejero para sus subordinados.

Un instrumento importante en el control gerencial, es el “principio de excepción

“, que tiende a convertir el cumplimiento es lo Normal y las desviaciones de los
planes es lo Excepcional

3.- Sistema de Control Interno. -

3.1.- Introducción. - El sistema de control interno está profundamente

vinculado con la administración de las empresas. La administración consiste en
manejar los hechos diarios mediante la dirección, supervisión y control de la
totalidad de las operaciones de un ente, que tienden a cumplir con los objetivos
preestablecidos en la creación de dicha empresa.

En la época actual, las organizaciones ya fueren privadas o públicas deben poseer

un sistema de control interno, consistente, idóneo y sólido, que tienda a lograr
eficiencia operativa.

3.2.- Naturaleza. - La expresión “control interno” es generalmente,

interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños,
propietarios o ejecutivos para dirigir, coordinar y controlar a sus subordinados
dentro de la pirámide de la organización.
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Es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: la instalación o
implementación, la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente
el detectar desfases respecto de lo que fue predeterminado.

3.3.- Responsabilidad. - El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el

sistema de control interno, pero es el evaluador del mismo y en base a dicha
evaluación podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidades de los
procedimientos de auditoría a aplicar. Pero como evaluador de dicho sistema de
control interno, obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la
empresa y a su vez puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento. Cada
funcionario de la empresa es responsable del control interno en su ámbito de
actuación

3.4.- Definición de Control Interno. - El control interno comprende el plan

de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro
de una empresa para la salvaguarda de sus activos, controlar la exactitud y
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y alentar la
adhesión a las políticas gerenciales establecidas.

3.5.- Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento:

1.- Protección de los Activos. - Para lograr este objetivo se deben

adoptar las siguientes medidas:

1.1- Servicio de Vigilancia

1.2.- Sistema de protección contra incendios
1.3.- Mantenimiento preventivo
1.4.- Separación de funciones y responsabilidades
1.5.- Políticas de seguros
1.6.- Comprobantes o formularios renumerados
1.7.- Registros de firmas y regímenes de autorizaciones
1.8.- Depósito total de ingresos monetarios
1.9.- Emisión de cheque por cada egreso
1.10.- Cheque con más de una firma
1.11.- Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros
1.12.- Archivos

2.- Obtención de información Adecuada. - Medidas a adoptar

2.1.- Manual de cuentas contables
2.2.- la sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética
2.3.- Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad
2.4.- Fuente de información diversa o información cruzada
2.5.- Comparación de datos actuales con datos históricos

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 2.6.- Comparación de información propia con la de terceros
2.7.- Información fluida constante o regular
2.8.- Comparación de la información real con la pronosticada
2.9.- Comprobante y formularios renumerados.

3.- Promoción de la Eficiencia Operativa. - Medidas a adoptar

3.1.- Estructura humana
3.2.- División del trabajo
3.3.- Manuales de función y Procedimientos
3.4.- Medios Materiales y tecnológicos

4.- Estimular la Adhesión a las políticas de la Dirección. - Medidas

a adoptar
4.1.- Manual de organización (Manual donde está la visión, misión,
objetivos)
4.2.- Organigrama
4.3.- Manual de funciones
4.4.- Manual de procedimientos

4.- Elementos. - Podemos mencionar los siguientes elementos del control

interno y las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan:

1.- Un plan de organización que provea una separación apropiada

de responsabilidades funcionales.
1.1.- Definiciones de funciones, autoridad, responsabilidad
1.2.- Segregación de tareas (dividir o separar)
1.3.- Comprobación rutinaria (controlar periódicamente)
1.4.- Nivel óptimo de subordinados (cantidad necesaria de personal)
1.5.- División del trabajo (diferentes actividades)
1.6.- Auditoría interna

2.- Un sistema de autorización y procedimientos de registros

adecuados para proveer un control contable razonable sobre
activos, pasivos, ingresos gastos.

2.1.- Manual de cuentas

2.2.- Plan de cuentas
2.3.- Homogeneidad o Uniformidad
2.4.- Medios tecnológicos
2.5.- Instrucciones por escrito
2.6.- Control operativo

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 2.7.- Comprobantes y formularios
2.8.- Archivos de información

3.- Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes de

cada departamento de la organización.

3.1.- Separación de funciones

3.2.- Licitaciones o cotizaciones varias
3.3.- Control de ingresos y egresos de productos
3.4.- Control de documentación
3.5.- Hermeticidad de los depósitos (de forma cerrada)
3.6.- Seguro de fidelidad (póliza que se le hace a todo el personal)
3.7.- Licencia o vacaciones
3.8.- Rotación de las tareas o funciones

4.- Un grado de calidad del personal, proporcional a sus

responsabilidades

4.1.- Selección
4.2.- Entrenamiento
4.3.- Capacitación
4.4.- Evaluación
4.5.- Promociones
4.6.- Remuneraciones
4.7.- Rotación
4.8.- Incompatibilidad.

5.- La función del Auditor. -En el Control Interno, el auditor para desarrollar
su tarea debe cumplir tres funciones que son:
1.- Estudio de la Situación Existente. - El auditor hará un relevamiento
de la organización, consultando las políticas, instrucciones, manuales,
sistemas, controles etc. Que actúan o están en funcionamiento, es decir
que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una primera
etapa de su trabajo, la que le permitirá llegar a la función que sigue.

2.- Evaluación del sistema de control de control interno. - La etapa

anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de
control interno vigente, el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente
examinado en cuanto a:

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 - Su estructura interna.
- Adecuada organización.
- Confiabilidad de la información.
- Eficiencia operativa.
- Acatamiento de las políticas y directrices de la dirección superior.
- Calidad del grupo humano.
- Medios tecnológicos con que cuenta el ente.
- La determinación de cuales son en forma clara y precisa, los puntos
débiles de control.

3.- Programa del trabajo a efectuar. - La evaluación efectuada en el

paso anterior permitirá al auditor programar los procedimientos de
auditoría que tendrá que aplicar.

6.- Técnicas de Relevamiento del Sistema de Control Interno. - La

evaluación es el análisis de algo, ya fuera un sistema, un procedimiento, una
gestión, etc., Pero la misma debe ser realizada con total objetividad e
independencia necesaria para que se llegue a una conclusión lógica, concreta y
consistente. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas:

a) Detallar en forma clara y breve que es lo que se va evaluar

b) Momento y oportunidad en el que se va realizar la tarea
c) Quienes efectuaran y realizaran el trabajo
d) Determinación de un programa de trabajo y control de su cumplimiento
e) Que temas o controles serán profundizados o ampliados
f) Que medios se van a utilizar

El relevamiento de la situación imperante en la empresa al momento de

practicarse la auditoria, debe efectuarse mediante la utilización de medios o
procedimientos técnicos que traten de facilitar el trabajo en cuanto al orden o
cronología y control, pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo
realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el
mismo.

Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son:

1.- Método Descriptivo. - Es la narración o descripción detalladas en

forma de relato de las características de los sistemas o el modo de operar
de una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de
las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: Funciones,
normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes etc.

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 2.- Método de Cuestionarios. - Este método se basa en un conjunto de
preguntas estándares, presentadas por escrito en un formulario pre
impreso, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son
comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas
y operaciones que se realizan en la organización.

3.- Método de Cursograma o Flujogramas. - El cursograma o

flujograma es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido
de una masa de información, o de un sistema o proceso administrativo u
operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización
de símbolos convencionales, que representan operaciones, registraciones,
controles.
Este método muestra la situación total y simplificada y agiliza la tarea del
relevamiento. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e
indica cuando hay errores de información, trabajos innecesarios,
superfluos y duplicidad de tareas.
7.- Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control
Interno. - El siguiente destalle resume los aspectos prácticos que deben ser
tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente.

1.- Responsabilidad. - La responsabilidad de todos los integrantes de

una organización debe estar perfectamente delimitada; por lo tanto, cada
uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este
conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y en forma clara.
2.- Funciones. - Se debe realizar la separación de funciones de los
individuos de tal manera que esta se dividan en las siguientes categorías
y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente:
a) Iniciación de una operación
b) Registración en formularios o libros
c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros
c) Custodia de los bienes físicos o materiales
e) Archivo o final de la operación
3.- Delegación. - Existe la posibilidad que los individuos deleguen en
otros de menor jerarquía sus funciones, pero debe quedar claro que la
responsabilidad sobre esa función no puede ser delegada.
4.- Autoridad. - Cuando a un individuo se le asigna una función
acompañada de la correlativa responsabilidad, se le debe dar autoridad
necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función.
5.- Operación. - Ningún funcionario dentro de una organización debe ser
el responsable de una transacción desde que esta se inicia hasta que

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finaliza. Ya que si así fuera, en el caso de existir errores, éstos son difíciles
de detectar, lo que a su vez posibilidad que se cometan dolos o fraudes.
6.- Personal. - El factor humano es fundamental en cualquier tipo de
ente, y, por lo tanto, su selección, entrenamiento y capacitación tiene
mucha importancia, ya que ellos son los que ponen en movimiento y
desarrollan las empresas. Para tener funcionarios idóneos para las
funciones que deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo, deben ser
elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas.
7.- Autocontrol. - Todo procedimiento, sistema, norma o instrucción, en
el momento de su creación, deben proveerse de sus controles propios o
automáticos, que permitan detectar errores de procedimientos que
generen su corrección en forma inmediata. Este tipo de controles es
denominado de diseño pues permite la auto verificación de la información
que se procesa.
8.- Control Selectivo. - Toda organización debe poseer, dentro de su
estructura, funcionarios que efectúen controles por excepciones o
controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma periódica y de
manera sorpresiva ya que, a su vez, evalúan si los controles existentes
actúan de la manera tal como fueron creados.
9.- Funciones Rotativas. - La dotación humana debe tener una rotación
de funciones, que contribuyen a eliminar a los individuos denominados
“indispensables para la organización” y también contribuye a detectar
errores y fraudes. Esta rotación permite que el individuo no se enajene
con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes
que le permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización.
10.- Elementos Materiales. - A aquellos funcionarios que tienen
funciones de custodia de bienes de la organización, debe proveérselos de
elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el
individuo está fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estén
suficientemente protegidos.
11.- Costo. - El costo material de instalar y mantener un control debe ser
menor de lo que realmente se requiere controlar.
12.- Instrucciones por Escrito. - Toda instrucción que se le de al
personal de una organización debe ser entrega por escrito, ya fuere su
descripción de tareas, un manual de procedimientos etc., Y el receptor
debe firmar como que recibió dicha norma.
13.- Remuneración de Comprobantes y Formularios. -La
numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios
siguiendo su secuencia, facilitando la detección de la falta de un ejemplar.
14.- Custodia de los Formularios. - Los formularios que no están
puestos en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie

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pueda tener acceso a los mismos y que una persona encargada de
entregárselos a los usuarios y registre a quien se lo facilitó.
15.- Depósito Total de las Cobranzas. - El total del dinero y los
cheques entregados a la empresa deben ser depositados de inmediato y
en forma intacta en los bancos.
16.- Dinero en efectivo. - El uso del dinero en efectivo debe provenir
solo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para
los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no
justifique la realización de un pago con cheque.
17.- Egreso o Pago con cheque. - Todo pago que efectúa la
organización debe realizar con un cheque a la orden del beneficiario.
18.- Obligaciones con Doble Firma. - Cada vez que la empresa se
compromete o se obliga mediante un documento ya fuere un pagaré, un
cheque, una letra de cambio etc. Es conveniente que dicha obligación
tenga la firma de más de un funcionario.
19.- Cuentas de Control. - La sumatoria de la cuenta analíticas debe
ser igual a lo expresado en las cuentas de control, en el caso de no ser así
se debe realizar la conciliación respectiva.
20.- Vacaciones y Licencias. - Todos los funcionarios deben gozar de
periodos de descanso, pero a su vez es imprescindible que en los casos de
personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan
periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome
su función y pueda detectar si existen errores o fraudes.
21.- Confrontar datos. - Se deben realizar todas las conciliaciones de
datos propios con información de terceros. Por lo tanto, se debe realizar
la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar
“resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores, contestar todos
los recibos.
Se debe efectuar conciliación bancaria una vez al mes.

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