MÉTODO SEIS SIGMA

DEFINIR:

 La empresa Fortune 500 buscaba la manera de reducir costes y mejorar los procesos
empresariales.
 Los costes de impresión de oficina eran difíciles de gestionar y en algunas unidades
empresariales los procesos eran demasiado heterogéneos.
 Ninguna unidad sabía lo que realmente gastaba en la impresión de documentos de oficina.

MEDIR:
 Adaptar la infraestructura de oficina en varias divisiones.
 Normalizar y racionalizar los equipos, el servicio, los suministros y la asistencia al usuario
final.
 Mejorar la calidad de los servicios documentales.
 Reducir el coste total de propiedad.
 Garantizar la seguridad de la información.
 Promover la sostenibilidad.
 Desarrollar una solución de externalización de documentos eficaz que pueda adaptarse a
toda la empresa.

ANALIZAR:

 El análisis de Xerox prácticamente coincidió con el propio análisis de la empresa de

páginas impresas por empleado.
 Comentarios de usuarios finales con “la voz del cliente”.
 La calidad acreditada de la tecnología que ofrecía Xerox.
 Las completas certificaciones de seguridad de la información conseguidas por los
dispositivos multifunción (MFD).
 La gama de herramientas Servicios de Impresión Empresarial de Xerox® (EPS) se ajustaba a
los estrictos requisitos de seguridad de la empresa.
 El rentable e innovador modelo de servicios de Xerox para la externalización de
documentos.
 La herramienta automatizada de Xerox presentó informes sobre el uso real de los
dispositivos, proporcionando un grado de ahorro mayor que el que proponían los
proveedores de la competencia.
 El uso de la Calculadora de sostenibilidad de Xerox® permitió medir la repercusión de las
mejoras en la oficina. El análisis resultante demostró que la solución había conseguido
reducir significativamente el impacto medioambiental del entorno de impresión de
oficina.
MEJORAR:

 Una evaluación de la infraestructura de oficina basada en Lean Six Sigma.

 Una flota de eficientes dispositivos multifunción Xerox® con certificación NIAP (National
Information Assurance Partnership).
 Gestión y supervisión proactiva de dispositivos.
 Un modelo de fijación de precios de “utilidad” rentable basado en un coste por página
estándar.

CONTROLAR:

 La instalación de dispositivos multifunción Xerox® de última generación con completas

certificaciones de seguridad de la información de la National Information Assurance
Partnership (NIAP) para validar la seguridad de los productos y servicios de TI.
 El uso de la Calculadora de sostenibilidad de Xerox® permite medir la repercusión de las
mejoras en la oficina. Esta consigue reducir significativamente el impacto medioambiental
del entorno de impresión de oficina, constituyendo una historia de éxito en cuanto a
responsabilidad medioambiental.
 La calidad acreditada de la tecnología que ofrece Xerox.
 Basándose en los resultados, el cliente solicita que Xerox continuara con sus esfuerzos y
ampliara sus soluciones a otras tres grandes divisiones, incluida una con oficinas en más
de 30 ubicaciones en todo el país.
La optimización por fases en nuevas divisiones se espera que reduzca el número global de
dispositivos de documentos en casi un 60% y permita al cliente ahorrar aproximadamente
un 40% de sus costes totales de infraestructura. La implementación de la solución en otras
dos divisiones se encuentra actualmente en curso.
 MÉTODO MEJORA CONTINUA
PLANEAR:

 Una reducción de los costes totales que se realiza en la salida impresa.

 Adaptar los dispositivos de salida y los servicios en toda la empresa.
 Instalación de equipos para las diferentes divisiones.
 Posibilidad de realizar tareas de seguimiento, presentar informes y diferentes indicadores.
 Estrategias para reducir la demanda de copias impresas y migrar a una plataforma más
digital.
 Capacitación concurrente del personal para garantizar una mejor atención a los clientes.
 Gestionar el mantenimiento y cuidado de los equipos de la empresa.

HACER:

 Una evaluación de la infraestructura de oficina basada en Lean Six Sigma, determinando el

nivel de los servicios documentales en la oficina de división.
 Un plan de optimización de las oficinas para mejorar la calidad de los servicios de
asistencia de los empleados y la proporción de usuarios por dispositivos de 2:1 a 8:1,
mucho más eficiente.
 Una flota de eficientes dispositivos multifuncionales Xerox con certificación NIAP.
 Implantación de una innovadora calculadora de sostenibilidad, para proporcionar una
valoración comparativa del entorno anterior y posterior.
 Un modelo de fijación de precios de utilidad rentable basado en un coste por página
estándar.
 Implementación de equipos y servicios de asistencias adecuado para satisfacer las
necesidades de los empleados para una buena atención al cliente.
 Gestión y supervisión proactiva de dispositivos.

VERIFICAR:

 Normalización y simplificación de la gestión de los servicios documentales.

 El esfuerzo de optimización redujo el número de dispositivos para documento en el
entorno de oficina del cliente en más de un 60 %.
 Los dispositivos con certificación NIAP mejoran la seguridad de la información
 El uso de la calculadora de sostenibilidad permitió medir las importantes reducciones en el
consumo de energía y en las emisiones de gases de efecto invernadero y residuos sólidos
en el entorno de la oficina.
 Reducción del 60 % en el número de dispositivos para documentos y reducción 40% en el
coste total de infraestructura.
 Tras la implementación en la primera división, la solución permitió a los clientes ahorrar
entre 35 -59 % respecto a sus gastos anteriores.
  Los servicios proactivos de supervisión y mantenimiento de Xerox prolongaron el tiempo
de funcionamiento de los equipos y asistencia del usuario final.

ACTUAR:

 Una evaluación de la infraestructura de oficina basada en Lean Six Sigma.

 Una flota de eficientes dispositivos multifunción Xerox® con certificación NIAP (National
Information Assurance Partnership).
 Gestión y supervisión proactiva de dispositivos.
 Un modelo de fijación de precios de “utilidad” rentable basado en un coste por página
estándar.
 Basándose en los resultados, el cliente solicitó que Xerox continuara con sus esfuerzos y
ampliara sus soluciones a otras tres grandes divisiones, incluida una con oficinas en más
de 30 ubicaciones en todo el país.

La optimización por fases en nuevas divisiones se espera que reduzca el número global de
dispositivos de documentos en casi un 60% y permita al cliente ahorrar aproximadamente
un 40% de sus costes totales de infraestructura. La implementación de la solución en otras
dos divisiones se encuentra actualmente en curso.

IDENTIFICAR LA RELACION ENTRE EL METODO SEIS SIGMA Y DE MEJORA CONTINUA

 Incrementar la eficiencia de sus trabajadores.
 Minimizar defectos y costos en sus productos.
 Mejorar la atención brindada a los clientes.
 Buscar la mejora de la empresa con un rendimiento eficaz.
 Reducir y eliminar los defectos o fallos en los procesos. 
 Generar un cambio organizacional.