Una apuesta por un control documental rentable

Reduccin de los costes de explotacin Disfrute de un aprovisionamiento ms eficiente gracias a un paquete de aplicaciones integral de un fabricante de autntico prestigio. Reduzca los gastos de explotacin y ahorre tiempo y dinero simplificando la gestin, la supervisin y el control a los administradores de TI. Aumente la eficiencia y la satisfaccin del personal con una interfaz de usuario unificada que garantiza a los usuarios finales una experiencia nica. Mejora de los procesos Ahora, sus trabajadores lo tendrn ms fcil que nunca para escanear y distribuir documentos digitales y mejorar as la accesibilidad y el flujo de trabajo de los documentos en toda la empresa. Gane en precisin y potencie la colaboracin y la productividad de los empleados dejando siempre la informacin donde ms se necesita. Proteccin de la documentacin confidencial Evite que personas no autorizadas accedan a documentos confidenciales gracias a la funcin de impresin segura de documentos, que limita la impresin a los responsables de los documentos. Proteja la informacin confidencial y cumpla siempre con las polticas de seguridad de la empresa integrando los documentos en papel vulnerables en sus flujos de trabajo digitales seguros. Cumplimiento al alcance de la mano Trabajar con unos procesos slidos y bien documentados ya no ser un problema. Gracias a un sistema de seguimiento preciso y detallado los usuarios podrn disponer de justificantes de cumplimiento y acceder a registros de trabajos para realizar auditoras. Simplifique el escaneo y la distribucin de documentos digitales para mejorar los procesos. Introduzca cuotas para garantizar el mximo aprovechamiento de los dispositivos y utilizar las configuraciones ms eficientes. Utilice los informes detallados para controlar el uso eficiente de los dispositivos. Cumpla con sus objetivos de sostenibilidad, elimine residuos y ahorre dinero.

Disfrute en su empresa de las ventajas de un buen control documental

Streamline NX es una gama asequible de soluciones de gestin de documentos de Ricoh diseada para simplificar el da a da en el trabajo y contribuir a dar un salto adelante en la productividad. Si desea verlo usted mismo o recibir ms informacin, pngase en contacto con el responsable de su cuenta de Ricoh. Control y simplificacin de los accesos de usuarios
Los datos y las cifras de este documento tienen relacin con ejemplos concretos de empresas. Los resultados pueden ser diferentes en funcin de las circunstancias particulares. Todos los nombres de empresas, marcas, productos y servicios son propiedad y son marcas comerciales registradas de sus respectivos propietarios. Copyright 2010 Ricoh Europe PLC. Todos los derechos reservados. Este folleto, su contenido o su presentacin no pueden modificarse ni adaptarse, copiarse parcialmente o en su totalidad, ni incluirse en otros trabajos sin el consentimiento previo por escrito de Ricoh Europe PLC.

Segn IDC1 el uso de servicios de gestin de documentos y de impresin puede reducir los costes totales de un 30 a un 40%. Cada vez son ms las empresas que aplican el control documental para gestionar y administrar sus documentos internos. Este control exige una gestin eficaz de los costes, la tecnologa, la sostenibilidad y la seguridad de los documentos en todas sus operaciones2.
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Eficiencia mxima y costes mnimos

Fuente: IDC`s Document & Print Management Solutions Conference Series 2009 Fuente: Coleman Parkes Research Ltd., 2009

Office Solutions

Production Printing

Managed Document Services

Para obtener ms informacin, pngase en contacto con

www.ricoh-europe.com

STREAMLINE NX

Apueste por un control asequible de su entorno documental

SOLICITUDES DE IMPRESIN

Control documental optimizado

USUARIO FINAL
DOCUMENTOS DIGITALIZADOS TRABAJO IMPRESIN
INTEGRATED USER INTERFACE

Scan & Fax Manager

Streamline NX es un potente paquete de aplicaciones de gestin de documentos escalables e integradas que le ayudarn a reducir los costes maximizando la eficacia y la eficiencia de su sistema de control documental. El estudio de IDC* puso de manifiesto que el coste medio de crear, capturar, guardar, recuperar, compartir e imprimir documentos en una empresa representa del 5 al 10% de los ingresos totales por ventas, mientras que el coste del hardware y los consumibles equivale solo a una pequea parte de esta cifra. Por tanto, los factores indirectos determinan en buena parte los costes de impresin que, con una gestin documental ms eficaz, podran sin duda recortarse.
Reduccin del coste total de explotacin y mejora del control documental. Mejoras significativas en los procesos: digitalice los documentos en papel para distribuirlos electrnicamente y compartirlos y almacenarlos de forma rpida y sencilla. Seguridad documental reforzada y mayor cumplimiento legal, gracias a una autenticacin de primer nivel y a unos informes precisos. Gestin inteligente de documentos Despliegue una solucin de gestin documental inteligente estandarizada en cada oficina y a escala global con el paquete Streamline NX de Ricoh de aplicaciones y herramientas integradas. Con esta potente solucin disfrutar de un ahorro considerable en los costes de explotacin y de importantes mejoras en los procesos, al tiempo que lograr cumplir con sus objetivos en lo que respecta a normativas y sostenibilidad. Una aplicacin integral La solucin Streamline NX de Ricoh permite al personal y a los administradores de TI multiplicar su eficiencia, ya que integra las interfaces de usuario y de administrador de TI en los elementos clave de la solucin. Una herramienta de gestin integrada Los administradores de TI podrn gestionar cada uno de los componentes de la verstil solucin y todos los productos multifuncin de su red a travs de una herramienta de gestin integrada en una sola ventana. Autenticacin de usuarios finales Gracias a la autenticacin en el producto multifuncin (MFP) solo los usuarios con autorizacin pueden acceder a las funciones de escaneo, impresin, fax, copia y distribucin digital. Es posible validar la autenticacin y la autorizacin pasando una tarjeta registrada o bien introduciendo manualmente una contrasea. El tipo de acceso de cada usuario depende del grupo al que pertenezcan los usuarios y de su nivel de autorizacin.

ENTRADA & DISTRIBUCIN

USUARIO FINAL

TRABAJO DE IMPRESIN ENVIADO DE FORMA SEGURA POR EL USUARIO A LA MFP STREAMLINE NX SERVER TRABAJO IMPRESIN CARPETA CALIENTE

IMPRESIN SEGURA MEDIANTE AUTENTICACIN

USUARIO FINAL
FAX ENTRANTE

Interfaz de usuario integrada

DOCUMENTOS DIGITALIZADOS SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL (DMS) CARPETA DE RED

Gestor De Impresin Segura Gestor de autenticacin & contabilidad

ADMINISTRACIN IT

USUARIOS FINALES

ESCANEO DE DOCUMENTOS AL SERVIDOR Y DISTRIBUCIN DIGITAL

USUARIO FINAL
IMPRESIN SEGURA MEDIANTE AUTENTICACIN

E-MAIL

Gestin mediante una interfaz

SERVICIO DE FAX

Gestor de administracin

Generador de informes

GESTIN REMOTA DEL PARQUE & ACTUALIZACIONES DE FIRMWARE

CONTROL & AUDITORA DE DISPOSITIVOS CONFIGURACIN POR LOTES ASIGNACIN DE CUOTAS DEFINICIN DE POLTICAS

La herramienta de gestin integrada agrupa los mdulos de funcin y producto en un nico panel

Acceso simplificado de los usuarios a las principales funciones Los usuarios pueden acceder a las principales funciones simplemente iniciando sesin en una interfaz integrada intuitiva y fcil de utilizar. Despus de la autenticacin, los usuarios pueden liberar los documentos impresos protegidos en el servidor Streamline NX y distribuir documentos por va electrnica. Los usuarios de Streamline NX pueden trabajar con flujos personalizados que reducen los errores humanos y multiplican la eficiencia. Adems, tambin pueden personalizar la interfaz de usuario integrada de forma sencilla, con una herramienta de configuracin web que funciona con el sistema de arrastrar y soltar.

Interfaz de usuario integrada Gestor de impresin segura

Gestor de autenticacin & contabilidad

Aplicacin todo-en-uno
Gestor de administracin Generador de informes

Scan & Fax g Manager

Gestin en una sola interfaz El mdulo Administration Manager permite un control y una revisin exhaustiva de los dispositivos, la configuracin por lotes, la seleccin de polticas, el control remoto de la flota y las actualizaciones de firmware. El mdulo Scan & Fax Manager controla el acceso de los usuarios y la distribucin digital, mientras que Secure Print Manager permite a los usuarios autenticados de la MFP imprimir los documentos de forma segura. Adems de controlar el acceso de los usuarios, el mdulo Authentication and Accounting Manager permite gestionar las cuotas, para que los usuarios tomen conciencia de los costes.

Controle los costes vinculados a los documentos con una solucin integrada para usuarios finales y administradores. Gestione el acceso de los usuarios y las impresiones con un sistema fiable de autenticacin y cuotas. Mejore la productividad de la empresa con flujos de trabajo optimizados y personalizados. Visualice estadsticas detalladas del uso de los dispositivos y los costes, con informacin exhaustiva de contabilidad e informes.

*Fuente: IDC`s Document & Print Management Solutions Conference Series 2009