Lexmark Global Services

Lexmark Managed Print Services

Soluciones personalizadas para reducir los costes de impresión y mejorar los
procesos empresariales globalmente en su empresa.

“Los compradores deben intentar aprovechar la experiencia

en el sector de sus proveedores de MPS para incorporar
sus documentos a procesos electrónicos. Si dirigen sus
esfuerzos a aumentar el ámbito de sus MPS de este modo,
las organizaciones pueden maximizar el ahorro de costes y
mejorar sus procesos.”

-Gartner, Inc.
Magic Quadrant for MPS, Worldwide
Ken Weilerstein et al., octubre de 2011
 Imprima menos. Ahorre más.

¿Está preparada su tecnología de impresión y digitalización global para los retos del futuro?
Cualquier estrategia de managed print services puede ayudarle a estandarizar y consolidar sus dispositivos de impresión e imagen para
conseguir ahorros de costes puntuales. Pero la estrategia de managed print services de Lexmark va más allá.

La mayoría de proveedores de MPS centran su discurso en el equipamiento: A diferencia de otros proveedores, no le

la retirada de dispositivos, la implementación de unidades o la dirección de llevamos a conformarse con una solución
trabajos de impresión a centros reprográficos centralizados. En Lexmark, nos estándar. Las soluciones de Lexmark
centramos en las páginas o, más concretamente, en las páginas que dirigen sus
procesos empresariales diarios.
se personalizan para satisfacer las
necesidades exclusivas de cada cliente.
Si bien la reducción del número de dispositivos y el aumento de la relación
entre usuarios y dispositivos puede proporcionar ahorros puntuales, no establece una base para el aumento de la productividad y el ahorro de
costes continuado. Para ello, es necesario imprimir menos (reducir la dependencia de la página impresa) y avanzar hacia los grandes retos de
capturar, gestionar y acceder a los documentos en papel y en formato digital de toda la empresa de un modo eficiente.

Curva de intensidad del retorno de la inversión

Lexmark Managed Print Services utiliza un enfoque integral para mejorar la
infraestructura de impresión empresarial. Le ayudamos a aumentar su retorno de la
inversión a través de niveles de participación sucesivos.

1 - Optimizar
Para empezar, alineamos sus
dispositivos con su negocio u objetivo
y determinamos la combinación y
colocación perfecta de dispositivos
en la organización para maximizar la
eficacia y la productividad del usuario.
3 - Mejorar
Para llevar sus ahorros al siguiente
nivel, implementamos estrategias de
impresión probadas que ayudan a
reducir el volumen de impresión y, de
este modo, se frenan las impresiones
innecesarias.

4 - Innovar Mejora de
2 - Gestionar
A continuación, nos centramos en
El objetivo de los MPS es mejorar
continuamente. Lexmark realiza un 4 los procesos
la gestión diaria de dispositivos. empresariales
seguimiento y análisis continuos
Nuestros servicios de soporte
del entorno a fin de aportar valor
proactivo y supervisión continua
con sus soluciones de procesos
maximizan la disponibilidad de
empresariales. Una solución de flujo Reducción de
sus activos y garantizan la gestión
eficiente de consumibles en todas
de trabajo o gestión de documentos
implementada en un subgrupo de 3 los volúmenes
Ahorro y productividad
sus ubicaciones distribuidas. de impresión
la organización puede multiplicar la
productividad y acelerar el retorno de
la inversión.
Gestión de
2 dispositivos
mejorada

Optimización de la
1 infraestructura de
dispositivos

10%–20% 20%–30% 30%+

Reducción de costes

2

Cree un entorno con menos papel.
Gestione todo el ciclo de vida de su contenido empresarial en papel y en formato digital de un modo eficiente y seguro.
Optimización de infraestructuras
Nuestra máxima prioridad consiste
en seleccionar e implementar la
tecnología adecuada para su empresa u
organización. Lexmark se asegurará de
que disponga del hardware, el software
y los servicios de soporte fundamentales
para conseguir un flujo efectivo de
documentos e información en sus
operaciones globales.
» Evaluación de la impresión
» Evaluación de la seguridad
» Gestión del acceso a dispositivos
» Gestión de políticas de impresión
» Implementación y formación
» Estrategias de sostenibilidad
» Gestión de proyectos
» Gestión de cambios
Impacto estratégico
Gestión proactiva
Para garantizar el buen funcionamiento
de su infraestructura, implementamos
servicios de gestión proactiva y ofrecemos
soporte para el mantenimiento y la
reparación de sus dispositivos, así como
procesos proactivos automatizados
para sustituir el tóner, las piezas y otros
consumibles a tiempo. Además, utilizamos
una regulación de proyecto basada en
métricas. A lo largo del ciclo de vida
de la colaboración, Lexmark cuantifica
objetivamente el valor que proporciona y
no deja de esforzarse para conseguir un
mayor nivel de rendimiento.
» Supervisión proactiva de dispositivos
» Gestión proactiva de consumibles
» Gestión de la configuración
» Servicio de mantenimiento
» Integración del servicio de asistencia
» Seguimiento y generación de informes
» Portal de servicios globales
» Regulación de MPS
Optimización del proceso empresarial
Para empezar a conseguir un valor a
largo plazo de su inversión en MPS,
debe centrarse menos en el coste de
impresión y más en el coste total de
hacer negocios. Lexmark está totalmente
centrada en aprovechar el valor de los
datos recopilados de su infraestructura
gestionada. Utilizamos el análisis y el
modelado estadístico para explotar los
datos en busca de tendencias y patrones.
Combinamos la información con nuestras
observaciones reales y nuestra visión de
su organización, no solo lo que hace,
sino también por qué, para recomendar
soluciones basadas en software que
pueden suponer una mejora progresiva
y decisiva para el rendimiento de su
organización.
» Mejora continua del proceso
» Lean Six Sigma
» Soluciones de flujo de trabajo
específicas del sector
» Soluciones de servicios auxiliares
» Gestión de contenido empresarial
» Servicios en la nube
» Soluciones de movilidad
3
 Visión global del cambio

Transforme su empresa con el colaborador adecuado.

Si realmente está considerando la opción de implementar
una solución de impresión gestionada en su organización,
probablemente ya sospecha que gasta más de lo que debería para
mantener sus dispositivos. Conseguir el apoyo de un profesional
para controlar los costes de impresión es un movimiento inteligente.
Pero encontrar el colaborador adecuado es aún más importante.
Las soluciones de MPS y las técnicas de gestión de proyectos
necesarias para implementarlas son complejas. Para lograr los
mejores resultados, el proveedor de MPS debe demostrar una clara
comprensión de sus objetivos, debe estar dispuesto a realizar una
completa evaluación del entorno de impresión y, lo más importante,
contar con una trayectoria de éxitos. La primera participación en
un servicio entre varios países de Lexmark tuvo lugar a finales de
los 90, lo que la sitúa como precursora en el mercado de MPS. A
lo largo de los años sucesivos, hemos aumentado nuestro equipo
de expertos, codificado las prácticas recomendadas y generado
la infraestructura global necesaria para ofrecer el mejor nivel de
servicio a nuestros clientes.
La estrategia que le recomendamos depende de su entorno,
objetivos y compromiso de gestión específicos. Sin embargo,
nuestro objetivo está claro: ejecución y resultados. Creemos en
la planificación, las comunicaciones y la visibilidad. Nuestro éxito
no depende de la magia. Depende de los principios de la buena
gestión de establecer objetivos bien definidos, de desarrollar planes
detallados para conseguirlos y de proporcionar evaluaciones
continuas de los resultados dentro del contexto del negocio o de su
objetivo.

Sobre ruedas

Cummins, líder global en VISIBILIDAD RELEVANCIA

el diseño, fabricación y
distribución de motores
de servicio y tecnologías
relacionadas, ha
elegido a Lexmark para
gestionar, supervisar y mantener todo su
equipo de dispositivos de impresión, que
facilita el trabajo de 40.000 empleados y
las operaciones que se llevan a cabo en
190 países y territorios.
VELOCIDAD
30 países en 30 días
La coordinación, la logística y la
planificación son la clave para arrancar
rápidamente. Durante la primera fase
del proyecto de Cummins, el equipo
de proyecto de Lexmark realizó una
implementación en tiempo récord al
instalar los dispositivos de todas las
ubicaciones de 30 países distintos en un
solo mes.
4
Claridad de diamante
Con una visión global de todos los
dispositivos de impresión, Cummins sabe
cuántos dispositivos utiliza, dónde se
encuentran, qué contenido imprimen y si
se utilizan demasiado o demasiado poco.
Además, todos los dispositivos tienen un
vinculo directo al servicio de asistencia que
permite solucionar los problemas antes de
que tengan un impacto negativo sobre la
productividad del cliente.
PRECISIÓN
Visión interna
El personal de TI de Cummins es el
responsable de cargar el consumo de
impresión a los departamentos internos.
Gracias al exhaustivo control de toda
la red de dispositivos, Lexmark puede
proporcionar informes mensuales sobre
el uso por dispositivo y ubicación que se
puede enviar directamente al sistema de
facturación.
Las cosas bien hechas
Tras implementar Lexmark Print Release,
los trabajos de impresión de Cummins ya
no se envían a la impresora. La solución
aumenta la seguridad de los documentos,
elimina las pilas de trabajos de impresión
olvidados y reduce el consumo innecesario
de papel y tóner.
RESULTADOS
Optimización de recursos
Durante el primer año, los gastos
mensuales de Cummins cayeron un 62
por ciento, su consumo de páginas se
redujo en 36 millones y se obtuvieron
unos ahorros anuales aproximados de 2
millones de dólares.
 Aspectos básicos de MPS

Aspectos básicos de MPS: gestión del cambio y medición del progreso.

En definitiva, un proyecto de managed print services es un

equilibrio entre productos, procesos y personas. Cambiar
los dispositivos de impresión físicos que usan las personas
es una cosa, pero cambiar sus prácticas de impresión y su
comportamiento es otra muy distinta.

Los MPS de Lexmark ponen énfasis en ambas partes de la

ecuación (gestión de cambios y regulación) para ofrecer unos
resultados satisfactorios y una mejora continua.

Gestión de cambios
Los jefes del equipo de proyecto de MPS de Lexmark cuentan
con una certificación en la metodología de gestión de cambios
basada en la investigación de Prosci. Alineamos los tres
elementos básicos de patrocinio, gestión de proyectos y gestión
de cambios para garantizar que su proyecto alcanza el retorno
de la inversión y los objetivos propuestos.

Nuestro enfoque a la gestión de cambios se aplica a todas En Lexmark, usamos un modelo de regulación global de varios
las fases y aspectos del proyecto. Más que un mero plan niveles que proporciona transparencia y valor a nuestros clientes.
de comunicación, se trata de una metodología estructurada Los niveles primero y medio están formados por revisiones de las
desarrollada después de participar en más de 3.500 proyectos operaciones semanales y mensuales. Estas sesiones tácticas se
de MPS y a través de la adopción de prácticas recomendadas. usan para revisar los datos de rendimiento y los hitos de proyecto.
En el siguiente nivel se incluyen las revisiones ejecutivas estrategias
Regulación e informes
que se realizan cada trimestre. El objetivo de estas reuniones
Si se implementan correctamente, los managed print services
consiste no solo en revisar el cumplimiento de las expectativas de
pueden conducir a una mejora significativa y continua en
la estrategia de MPS, sino también en explorar las oportunidades
el modo de gestionar documentos e información de la
de reducir los costes de forma continua y de aumentar la eficacia a
organización. Una estructura de regulación sólida, junto con un
través de iniciativas de mejora continuas.
grupo bien definido de métricas de rendimiento, proporcionan
los vínculos fundamentales entre estrategia, ejecución y
generación de valor.

Lexmark participa en el plan del cliente con la mirada puesta en el cambio.

Planificación Piloto Optimización Implementación Estado regular

» Obtener patrocinio » Evaluar los procesos » Realizar evaluaciones » Preparación del sitio » Recopilar y analizar
» Definir la estrategia de » Probar los procesos » Implementar los » Transferencia de los comentarios
gestión de cambios de aprobación y planes de GC conocimiento » Integrar nuevas
(GC) excepción » Gestionar a las - Sesiones compartidas formas de trabajo
» Desarrollar todos los » Probar y completar partes interesadas - Formación en el » Producir beneficios
planes de GC las políticas y » Preparar el caso producto » Medir el progreso
» Definir políticas principios de dirección empresarial final - Informes » Identificar áreas de
y principios de » Probar la estrategia y » Gestión de contratos mejora
dirección los planes de GC » Requisitos específicos
» Ofrecer formación » Preparar un borrador del cliente
en GC al equipo de del caso empresarial
proyecto » Preparar la evaluación
de riesgos

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 Enfoque global

¿Qué diferencia Lexmark Managed Print Services del resto?

Ejecución global
Lexmark sabe qué se necesita para que los procesos empresariales
críticos y las redes de impresoras y dispositivos multifunción
funcionen sin problemas en plataformas globales al mínimo precio
posible. Pero asegurarse de que puede imprimir, copiar, enviar por
correo electrónico y digitalizar documentos fácilmente con el mínimo
tiempo de inactividad es solo una parte del valor de los MPS de
Lexmark. A medida que supervisamos, analizamos y notificamos
el rendimiento del conjunto de dispositivos de forma coherente y
global, los beneficios aumentan.
en tiempo real a través del portal de Lexmark Global Services. Este
sitio web seguro permite buscar fácilmente dispositivos de red por
ubicación, ver el estado y el historial de las solicitudes de servicio
abiertas, ejecutar informes detallados y ver los análisis. También
puede usar el portal para pedir suministros o para ponerse en
contacto con el representante del servicio de soporte de Lexmark.
Su organización también se beneficiará del acceso a demanda
a la base de conocimiento de Lexmark, una completa biblioteca
de ayuda y un repositorio de documentos de soporte técnico e
información específica de su cuenta.

Lexmark Managed Print Services, ejecutados en una plataforma

global, combinan la información en tiempo real con los
conocimientos profesionales para aumentar la productividad y la
eficiencia en grandes empresas y organizaciones distribuidas.

Gracias al portal Global Services, tendrá la misma

información que nosotros
Para nosotros, es importante ofrecerle una visión transparente de
sus dispositivos.
Como cliente de MPS, tendrá acceso ininterrumpido a información

Infraestructura global
» Punto único, gestión global
» Conjunto probado de estándares y prácticas
» Plataforma común con soluciones escalables
» Red global de colaboradores, distribuidores y proveedores

Visibilidad global
» Capacidad para llegar a todas las ubicaciones, incluso si existen varios
proveedores implicados
» Reglas de impresión implementadas coherentemente
» Recopilación y notificación de métricas clave

Experiencia global:
» El 80% de los 10 principales retailers de EE. UU. son clientes de MPS de
Lexmark
» El 30% de los 10 principales bancos de EE. UU. son clientes de MPS de
Lexmark
» El 50% de los 10 principales retailers globales son clientes de MPS de
Lexmark
» El 50% de los 10 principales bancos globales son clientes de MPS de
Lexmark
» El 24% de los miembros de la lista Fortune 50 son clientes de Lexmark

Las clasificaciones de los 10 principales se basan en los datos siguientes: los datos de retailers globales se basan en los ingresos de farmacias, comercios generales y comerciantes especializados según la lista 2010
Global 500 de la revista Fortune. Los datos de minoristas de EE. UU. se basan en los ingresos publicados en la lista “Top 100 Retailers” de National Retail Federation de 2010. Los bancos globales hacen referencia a
instituciones comerciales y de ahorro y las clasificaciones se basan en sus ingresos según la lista 2010 Global 500. Los bancos de EE. UU. incluyen bancos minoristas y las clasificaciones proceden del articulo “Bank and
Thrift Holding Companies by Assets” de American Banker del 18 de noviembre de 2010. Las clasificaciones de Fortune 50 son las de 2010.
6
 Capture. Gestione. Acceda.

Lleve sus ahorros a otro nivel con soluciones completas.

Lexmark Managed Print Services puede llevarle más allá de la reducción de costes, con soluciones innovadoras
para optimizar todo el ciclo de vida de los documentos.

Los documentos y la información que contienen son ingredientes
esenciales para el éxito empresarial. Tanto impresos como en
formato digital, cuando los documentos y los datos dejan de circular,
también lo hacen las ideas, las respuestas y, en última instancia,
los resultados. Independientemente de cuál sea su negocio o su
objetivo, facilitar la creación, el uso compartido y la facilidad de
acceso a la información es fundamental para su crecimiento y éxito.
Lexmark considera que la clave para ahorrar de forma significativa
en el espacio de impresión es la reducción de papel. Pero también
pensamos que el acceso a la información no debe verse limitado por
la infraestructura. La información que necesita el cliente para llevar a
cabo su negocio debe estar accesible en cualquier formato, cuando
y donde la necesiten. Las completas soluciones de Lexmark,
equipadas con Perceptive Software, una empresa de Lexmark,
transforman las impresoras multifunción en eficaces herramientas de
productividad que garantizan que la información, la tecnología y la
plantilla siempre estén conectados.

La ventaja de Lexmark + Perceptive Software

La eficacia empieza por los dispositivos multifunción de Lexmark, que permiten a los empleados de la organización iniciar un proceso
empresarial digitalizando documentos en papel. Los dispositivos multifunción de Lexmark, con pantalla táctil e-Task de alta resolución,
mejoran y aceleran este paso al mostrar mensajes intuitivos a los usuarios para que
especifiquen datos adicionales que faciliten una captura, indexación y redireccionamiento
inteligentes.

ImageNow de Perceptive Software almacena los documentos de forma segura con

el resto de tipos de contenido (por ejemplo, archivos informáticos, faxes o correo
electrónico), lo que permite a otros encontrar, gestionar, redirigir y usar la información
donde y cuando la necesiten.

Nuestras soluciones flexibles y fáciles de implementar integran el contenido con los sistemas y las aplicaciones de ERP que dirigen las
rutinas diarias. Los usuarios solo tienen que hacer clic para acceder al instante a información relevante en el contexto del proceso actual.

Almacene y proteja sus datos e imágenes

para procesarlos automáticamente

Cree vínculos automáticos con los registros

Extraiga información de
relacionados de su aplicación empresarial
referencia importante

ERP

Inicie flujos de trabajo

y colaboraciones
PO
Capture cualquier tipo PO
de documento desde
cualquier ubicación
e
Proporcione
acceso a quienes
lo necesiten,
donde lo necesiten
EDI eForm
or
XML
SUBMIT

7
 Lexmark Global Services

Lexmark MPS: La oportunidad llama a su puerta

Refuerce la seguridad y el cumplimiento.

A medida que la naturaleza interconectada de las impresiones
y el entorno digital sigue expandiéndose, necesita estrategias
efectivas y soluciones sólidas para gestionar el riesgo y cumplir
la normativa. Lexmark aborda estos retos con un enfoque
de varios niveles. Evaluamos el riesgo potencial de sus
documentos, información e infraestructura de red e integramos
las soluciones adecuadas.

Mejore la sostenibilidad medioambiental.

El enfoque decidido de Lexmark en la reducción de páginas
es fundamental para nuestra propuesta de valor. Creemos
firmemente que la página más rentable y sostenible es la
que no se imprime. Lexmark Managed Print Services utiliza
una perspectiva holística del entorno para deshacerse de la
impresión innecesaria y crear más oportunidades de reducir
el consumo energético y los sistemas electrónicos.

Aumente la productividad y la satisfacción del usuario.

Lo que hace a Lexmark único es que no nos centramos en el número de dispositivos que podemos colocar, sino en colocar los dispositivos
adecuados en la ubicación adecuada y con las capacidades adecuadas para facilitar la optimización continua de su negocio o misión.
Vemos nuestros productos, soluciones y managed print services como bases para lugares de trabajo de alto rendimiento, donde las
personas están más conectadas y satisfechas y son más productivas.

¿Qué dice Gartner?

Gartner, Inc. situó a Lexmark en el cuadrante de líderes en su 2011 Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide.
Gartner Magic Quadrant sitúa a los proveedores en función de su capacidad de ejecución y el alcance de su visión en
managed print services. Según el informe de Gartner, “Los líderes proporcionan MPS a una amplia variedad de clientes,
incluidos los de mayor tamaño y dispersión geográfica, por lo que deben demostrar un alcance global real. Deben demostrar
no solo conocimientos para proporcionar los MPS actuales, sino también la comprensión, iniciativa y recursos necesarios para
prepararse para los MPS futuros. Normalmente, los líderes aumentan el ámbito de los MPS con una gran variedad de servicios
de valor añadido. Por este motivo, a menudo los preseleccionan grandes y medianos clientes.”

El informe de Gartner¹ afirma: “Muchos MPS se centran en los equipos, los suministros y el servicio y pasan por alto objetivos
como la mejora de los procesos basados en papel y la alineación de la estrategia de impresión con otras áreas de TI. Los
compradores deben intentar aprovechar la experiencia en el sector de sus proveedores de MPS para incorporar sus documentos
a procesos electrónicos. Si dirigen sus esfuerzos a aumentar el ámbito de sus MPS de este modo, las organizaciones pueden
maximizar el ahorro de costes y mejorar sus procesos. Por lo tanto, es importante que las organizaciones pidan a su proveedor
de MPS potencial que muestre soluciones para aplicaciones y sectores verticales específicos.”
1
Fuente: Gartner, Inc. “Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide”, por Ken Weilerstein et al., 25 de octubre de
2011.

Gartner no apoya a ningún proveedor, producto o servicio incluido en las publicaciones de nuestras investigaciones y no
recomienda a los usuarios de productos tecnológicos que seleccionen únicamente los proveedores con mejores clasificaciones.
Las publicaciones de las investigaciones de Gartner están formadas por las opiniones de la organización de investigación de
Gartner y no deben considerarse declaraciones de hecho. Gartner renuncia a cualquier garantía, explícita o implícita, respecto a
esta investigación, incluida cualquier garantía de comercialización o adecuación a un fin específico.

Lexmark y Lexmark con el símbolo del diamante son marcas comerciales de Lexmark International, Inc. registradas en los EE. UU. o en otros
países. Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. © 2011 Lexmark International, Inc. 740 New Circle Rd.,
Lexington, KY 40550.