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Facultad de Ingeniería
Carrera de Ingeniería de Gestión Empresarial
Curso:
Calidad II
Sección:
GE73
Trabajo final:
Consultoría al Proyecto Comparte
Profesor:
Alan Rodríguez Quintana
Integrantes:
Junio, 2019
ÍNDICE
Introducción
Contextualización
La metodología de los siete pasos para el mejoramiento continuo
1. Identificar el problema
4. Establecimiento de metas
Objetivos generales
Objetivos específicos
Alcances
5. Diseño de soluciones
Plan de trabajo
Estructura de Costos
Plan de capacitación
Análisis de Modo de Efecto de falla (AMEF)
6. Implantación de soluciones y evaluación de resultados
Control de plan
Fichas de cada actividad
Indicadores
Herramienta de alerta POKA YOKE
7. Acciones de garantía
Acciones de garantía
Conclusiones y recomendaciones
Anexos
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las organizaciones sin fines de lucro son una forma de brindar servicios a
las personas con bajos recursos económicos, como un deber humano y como
compromiso social. Estas organizaciones fomentan el interés activo, participación y el
compromiso de distintas personas que se sienten identificadas y con vocación para
ayudar a los demás, aportando su tiempo, dedicación y talento.
Estas organizaciones al igual que todas las que existen en el Perú, así como las del
mundo, están expuestas a enfrentar problemas para llegar a ser sostenibles en el
tiempo.
Aquellas empresas que llegan a seguir laborando en el mercado son las que se
destacan por su constante innovación, adaptación a los cambios, investigación de
mercados, por la adecuada gestión en sus procesos, por la aplicación de la tecnología,
entre otras más.
Cuando una compañía logra identificar los procesos claves y potenciarlos está
generando valor y asegurando su permanencia en el mercado, muchas de las
organizaciones con gran trayectoria hacen uso de diferentes herramientas y técnicas
para mejorar sus procesos, para que la empresa logre ser más productiva y rentable.
CompArte, es una organización sin fines de lucro que está presente en el mercado
peruano desde hace más de 8 años. Durante su trayectoria ha ido creando nuevas
formas de llevar a cabo el desarrollo de sus procesos de manera estas sean efectivas y
que se pueda cumplir con su objetivo principal. La situación actual de CompArte se ha
visto deteriorada por la deserción de voluntarios (alumnos de la UPC) y la falta de
financiamiento para su desarrollo.
El propósito del presente trabajo es implementar herramientas de calidad para que la
organización funcione de manera correcta siendo un equipo organizado,
comprometido y consolidado en generar un impacto positivo en los lugares donde se
lleva a cabo las actividades de desarrollo e inclusión social.
CONTEXTO
Servicios
● Visitas: 7 visitas con los voluntarios
● Horario de visitas: Domingos de 9:00 am a :130 pm.
● Lugar: Asentamientos humanos que visitan en Pamplona Alta: Cerro Verde,
Los Rosales y El trébol.
● Fecha de inicio: 2 de septiembre del 2018
● Duración: 6 meses (un ciclo)
● Requisitos: Pago de S/.100.00 por todo el ciclo para cubrir los costos de
movilidad, materiales para los talleres y desayuno de los niños.
● Vacantes: 100
Rosales Cerro verde El Trébol
FINANCIAMIENTO 2018-
02
CANTIDAD
DE DINERO
VOLUNTARI RECAUDA
OS DO
INSCRITOS
SITUACIÓN
IDEAL 35 3500
NIVEL
ACTUAL 89 1500
FINANCIAMIENTO 2018-02
S/4,000 S/3,500
S/3,000
S/2,000 S/1,500
S/1,000
S/0
SITUACIÓ N IDEAL NIVEL ACTUAL
GASTOS 2018-02
ACTUAL IDEAL
S/
S/ 3,500.00
Efectivo 1,500.00
S/
S/ 2,450.00
Movilidad 2,450.00
Refrigerio no se sabe monto exacto
no se sabe monto exacto
s
Materiales no se sabe monto exacto no se sabe monto exacto
Utilidad -950.00 1050
ORGANIZACIÓN 60%
VOLUNTARIOS 20%
COMUNIDAD DE PAMPLONA 10%
TOTAL 100%
PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
DESPUÉS DE DEPURAR
ITE
M PROBLEMA
FALTA GESTIÓN DE
P 1 INVENTARIO
P 2 FALTA DE CAPACITACIÓN
AUSENCIA DE UN PLAN DE
P 3 CARRERA
AUSENCIA DE UN PLAN DE
P 4 TRABAJO
FALTA GESTIÓN DE
P 5 FINANCIERA
P 6 FALTA DE COMPROMISO
P 7 FALTA DE COMUNICACIÓN
3. Cuadrante de Vester
1. Depurado
P4: Ausencia de un
plan de trabajo por
ciclo
Ausencia de actitud
Ausencia de actitud Ineficiente plan de
Ausencia de colaborativa entre Falta de tiempo de Falta de motivacion Ausencia de control
colaborativa entre captación de
reuniones colaboradores y los colaboradores intrinseca de costos
los colaboradores financiamiento
voluntarios
Falta de
Inexistente Ineficiente Desconocimiento
capacitacion en
cronograma de planificación de del perfil del
actividades
actividades costos voluntario
colaborativas
Ausencia de
Ausencia de roles
actividades - costos
definidos
definidos
Falta de definición
de un objetivo
comun de
CompArte
Diserción de
voluntarios
Ausencia de
Cronograma de Ausencia de
Actividades Falta de motivación Falta de motivacion cronograma de
actividades estandarizacion de
familiares intrinseca extrinseca actividades a
universitario rigido procesos
realizar
Falta de definición
de un objetivo
comun de
CompArte
4. ESTABLECIMIENTO DE METAS
OBJETIVOS
GENERALES
o Definir un plan estructurado de organización para la gestión de
desarrollo de actividades.
ESPECÍFICOS
o Atraer voluntarios de manera permanente y constante en la
organización de CompArte. Matricular 50 voluntarios para el semestre
2019 – 1.
o Implementar capacitaciones para los voluntarios para que puedan
desarrollarse de manera eficiente sus actividades durante el proyecto.
Desarrollar 2 capacitaciones de voluntarios y líderes en el semestre
2019 - 1
o Definir el cronograma de las actividades del proyecto y realizar las
actividades y funciones para los voluntarios de CompArte por fecha y
taller.
o . Desarrollar el cronograma un mes antes de la ejecución de las
actividades correspondientes al semestre 2019 -1.
ALCANCES
Con el presente trabajo se desea que CompArte tenga la capacidad de gestionar
de forma adecuado sus recursos materiales y humanos con la finalidad de
cumplir los requerimientos de sus próximos colaboradores.
En primer lugar, es importante definir los controles con los proveedores.
CompArte, cuenta con un proveedor principal que es el ofrece el servicio de
transporte, es por ello lo que, esta organización buscará crear un vínculo con
aquel proveedor para poder llegar a un acuerdo semestral (el servicio por 1
ciclo universitario) con el propósito de que este proveedor sea quien los
transporte desde la UPC-Monterrico hacia Pamplona- San Juan de Miraflores.
De esta manera, se busca que se cumpla con el cronograma diseñado desde el
inicio del ciclo, para evitar inconvenientes como el de incumplimiento de la
hora de partida y de esta forma evitar la incomodidad de los voluntarios.
Por otro lado, se busca aumentar la cantidad de alumnos que formen parte de
CompArte y que estos a su vez se involucren con la misión y visión de la
organización y así mismo cumplan con los perfiles de puestos diseñados, para
poder brindar momentos agradables a los niños de Pamplona. También, esta
organización desea mejorar el contenido de los talleres que se brinda durante
las visitas, con el propósito de en cada visita se llegue a transmitir un mensaje
o aprender valores que se encuentran en la sociedad peruana.
Finalmente, se busca que CompArte pueda cumplir con todo lo anteriormente
mencionado y de igual manera monitorear permanentemente para poder
mejorar como organización de labor social y tanto los alumnos como los niños
de Pamplona se sientan satisfechos por con los servicios que ofrece CompArte.
PARTICIPANTES
Alumnos de la UPC que tienen interés en ser parte del proyecto de
CompArte durante el ciclo 2019-1.
Jefes y colaboradores de los tallares de CompArte
5. DISEÑO DE SOLUCIONES
PLAN DE TRABAJO
PLAN DE TRABAJO
1. Planificación del cronograma y costos para el ciclo (colaboradores y jefes
de talleres).
Desarrollo una estructura de costos.
Evaluar costos de empresa de transporte.
2. Plan de capacitación
Definición de competencias de los colaboradores y voluntarios
Talleres:
Definición del proceso de las actividades con trabajo bajo
objetivos.
Capacitación colaboradores y voluntarios.
3. Control del Plan de Trabajo
ESTRUCTURA DE COSTOS
IMPACTO
El costo total asciende al monto de S/. 3 920.00. Como sabemos cada voluntario
inscrito tiene que hacer un pago de S/100.00, entonces, si consideramos aquel
monto. Se necesitan de 40 voluntarios por ciclo para lograr cubrir todos los
costos.
En nuestra propuesta de mejora, a todos los costos anteriores le agregamos el
costo de la capacitación, ya que esta ayudará a que los encargados de CompArte
puedan desenvolverse de una mejor manera y asimismo desarrollar una mejor
organización dentro del proyecto.
Por otro lado, una de las respuestas de los voluntarios fue que estaban dispuestos a
realizar las visitas de 6 a 7 veces durante el ciclo, debido a que en cronograma
universitario (pc, exámenes, controles, trabajos) muchas veces era muy cargado y
en los fines de semana ellos aprovechan en realizar sus deberes universitarios y
por ello, algunos domingos no pueden asistir a las visitas en Pamplona.
PLAN DE CAPACITACIÓN.
Según el autor Valadez realizo el Análisis del Modo y Efectos de Falla (AMEF), y
propuesta de mejora en proceso de facturación de proyectos dentro del área de
desarrollo automotriz. Con el fin de encontrar mejoras y reducir los tiempos de
pagos.
CompArte, hará una revisión al final de cada visita para saber si se está
cumpliendo con los objetivos establecidos. Realizaran un documento donde dejen
especificado las lecciones aprendidas para que estas sean usadas para corregir
actividades y mejorarlas constantemente.
CompArte tendrá que evaluar a los voluntarios de cada ciclo para adecuarlos según
sus perfiles a los talleres correspondiente, y de esta manera mejorar el contenido
de talleres y dinámicas que son ofrecidos para los niños.
Observaciones:
El objetivo es controlar las capacitaciones a los líderes de los talleres. Sin
embargo, en el semestre 2019 – 1 no se cumplió el objetivo de realizar dos
capacitaciones. Además, no se cumplió con los requerimientos especificados
en fichas de control como las competencias requeridas. TABLA 3.
De capacitación desarrollada se realizaron actividades para mejorar la
comunicación efectiva a través de señales, desarrollar coordinación colectiva,
empatía y asertividad.
Además, los alumnos tendrán sus derechos a cambio del voluntariado como:
Recibir una capacitación de la organización para que el
voluntario provea de información necesaria para
desempeñar un buen trabajo.
Obtener su Crédito extraacadémico.
Observaciones:
El objetivo es de la ficha fue de registrar los voluntarios que asistían a la feria;
sin embargo, no se realizó el registro, por lo tanto, no se tiene resultado. Se
concluye que no se realizó esta actividad al 100%. TABLA 4.
Observaciones:
En este indicador vemos que de todos los alumnos matriculados en el ciclo
2019-1 de la universidad UPC, el 0.25% de los alumnos están interesados en el
voluntariado CompArte, y desean ser parte de ello. TABLA 5.
Objetivo: Tener un cronograma detallado con las fechas como mínimo se debe
visitar a Pamplona Alta para dar alegría a los más pequeños del lugar.
41
=87.23 %
47
Observaciones:
Como se puede apreciar en la ficha presentada, nos muestra una lista de
alumnos voluntarios que asistieron en la primera reunión programada.
Utilizamos un indicador de control de asistencia, es decir colocamos el número
de alumnos asistidos a Comparte entre número total de alumnos inscritos a
CompArte y nos da un valor de 87.23%. TABLA 6.
Actividad:
Evaluar voluntarios por perfiles
Se desarrollará el análisis y descripción de 3 puestos de CompArte: Voluntario
del taller de Deporte, voluntario del taller de Arte y Voluntario del taller de
Animación.
Es necesario darle la importancia al proceso de selección para encontrar el
candidato ideal y conseguir que su adaptación en CompArte sea la idónea para
que se encuentra cómo en su puesto ideal y rinda al nivel que se espera.
La metodología de selección de personal en la CompArte se realizará mediante
una entrevista de competencia a todos los postulantes, grupales y dinámicos, un
test de personalidad para ver su adaptabilidad al puesto, añadiéndole el
currículo vitae y así hacer posible hallar el candidato ideal para el puesto.
Percibir estas características hace posible que el candidato ideal para el puesto
de trabajo este cada vez más cerca de ser encontrado.
Resultados:
Actividad:
Presentación del proyecto a los voluntarios
En esta actividad el proyecto CompArte, realizara una presentación de los
objetivos del proyecto CompArte, la estructura de plan de trabajo.
FECH TOTAL DE
A ASISTENCIA VOLUNTARIOS %
1 41 47 87.23
2 35 47 74.47
3 31 47 65.96
4 36 47 76.60
5 29 47 61.70
6 21 47 44.68
7 23 47 48.94
Observación:
Como se puede apreciar en la ficha presentada, la primera visita tuvo un mayor
compromiso de asistencia por parte de los voluntarios hacia el proyecto
CompArte. A comparación, de los siguientes 6 domingos programados en el
cronograma va disminuyendo notablemente como se puede ver en el cuadro
pequeño. Debido, a los siguientes factores como que muchos trabajos que
presentar, exámenes al día siguiente, problemas familiares, accidentes
inesperados entre otros.
Actividad:
En la siguiente charla se menciona a los voluntarios los valores que se desea
inculcar a los niños y como pueden realizarlo. Esta información se encuentra
precisada en la TABLA 8
Observaciones:
La ficha realiza una valoración cualitativa, por lo tanto, no se puede cuantificar
los valores.
Ficha de visita a Pamplona.
Nombres:
N Actividad
cumplimiento
° ACTIVIDAD de costo observaciones
1 Reunión puntual Si no
2 Llego puntual a Pamplona si no
3 Inicio puntual de taller si No
4 Desarrollo normal del taller si No
5 Materiales disponibles si No
6 Asistencia de niños si No
Reunión de organización
si
7 para tratar tema de mejora no
Observaciones:
El objetivo es de la ficha fue dar un seguimiento a las actividades realizadas en
las visitas a Pampona; sin embargo, no se realizó el registro, por lo tanto, no se
tiene resultado. Se concluye que no se realizó esta actividad al 100%.
3. HERRAMIENTA DE ALERTA POKA YOKE
Según López Mortarotti en La implementación del método anti-errores Poka Yoke, señala
respecto a la herramienta como un sistema que apunta a ser sencillo y simple que enfatiza
en realizar cosas obvias, en la detección de errores o evita que se cometa. Por lo tanto, está
herramienta nos ayudaría a la implementación de una alerta en el proceso de recaudación
de dinero de los voluntarios. Los montos pactados deben ser recordados para ser pagados
y disminuir problemas falta de fondos. El autor desarrolla un método de implantación de 6
pasos. A continuación, se desarrolla los pasos:
PREGUNTA RESPUESTA
¿Qué ocurre? Ausencia de un plan efectivo para
recaudar dinero insuficiente para
costear los gastos
¿Desde cuándo ocurre? Segunda fecha de visita
PREGUNTA RESPUESTA
¿Dónde ocurre exactamente En el proceso de cobro de las cutos para
el error? el voluntariado
PREGUNTA RESPUESTA
¿El error necesita un método para Sí, no que genere alertas de incumplimiento de
solucionarse? pago a los voluntarios.
¿Cuáles son los métodos que Reporte a los correos electrónicos de los
tenemos a nuestro alcance? voluntarios por falta de pago.
¿Cuál es el costo de la inversión? 500 soles, una aplicación que contabilice los
montos cobrados a los alumnos. Esta puede
emitir de manera automática un correo de
recordatorio de pago dado una fecha plazo.
¿Cuál es el tiempo de recupero de Un semestre
la inversión?
¿Cuál es la eficacia del método? 99% el error se puede producir por errores de
dirección errada de correo
Política de CompArte
La política propuesta para el proyecto CompArte se basa en el respeto de todos los
colaboradores y voluntariados.
En la organización se valora compromiso, la buena actitud, las ganas de ayudar y
empatizar con los niños de Pamplona Alta.
Esta política hará cumplir las normas principales de la organización, que son los
siguientes:
Dirigido a los voluntarios
BIBLIOGRAFÍA
¿Qué es AMEF? | Análisis del Modo y Efectos de Fallas. (s.f.). Recuperado 27 junio,
2019, de https://www.datalyzer.com/es/conocimiento/amef/
IMPLEMENTACIÓN DEL MÉTODO ANTIERRORES POKA. | YOKE Recuperado 26
Junio http://www.edutecne.utn.edu.ar/coini_2013/trabajos/COA12_TC.pdf
ANEXOS
Tabla 1:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Título de puesto: Voluntario en el área de Deporte
Departamento: Taller de Deporte
Resumen del puesto
Persona con capacidad de coordinar actividades deportivas, elaborando planes y programas deportivos a fin de entrenar a las
futuras estrellas del deporte.
Tareas y responsabilidades:
Presentar los objetivos del día
Presentar las actividades a realizar
Separar por rango de edades
Agrupar por equipos de juego
Informar que implementos se usara
Comenzar el partido de futbol
Turnar a los equipos que ingresen a la cancha
Supervisar las actividades deportivas
Mantener el orden el equipo
Preguntar que aprendieron con la actividad
Cerrar la actividad con un logro
Requisitos educacionales
Ser estudiante de la UPC
Estar matriculado en el ciclo lectivo.
Cualidades necesarias: Perseverancia, dedicación por lo que haces, concentración y control en momentos de presión.
Competencias: Habilidad para realizar varias tareas, Destreza, Resistencia física y fuerza física.
Tareas y responsabilidades:
Presentar los objetivos del día
Presentar las actividades a realizar
Separar por rango de edades
Informar que materiales se usara
Comenzar la actividad
Generar una idea principal
Plasmar esa idea de manera gráfica
Supervisar las actividades
Terminar el taller
Preguntar que aprendieron con la actividad
Cerrar la actividad con un logro
Requisitos educacionales
Cursar estudios superiores
Ser estudiante de la UPC
Estar matriculado en el ciclo lectivo.
Cualidades necesarias: Alegre, entusiasta, esperanzado, dinámico, creativo, una actitud positiva y extrovertida.
Competencias: Habilidad de promover la participación de todos, Liderazgo, sociabilidad y trabajo en equipo
Tabla 2:
Descripción de puestos – Líderes de taller
Observar su desenvolvimiento
Realizar estiramientos
Observar el juego
Tener pedagogía
Presentar
Presentarlas
lasactividades
actividadesaarealizar
realizar
Dar
Darpase
pasealalvoluntario
voluntario
Observar
Escucharelsus
manejo del taller
indicaciones
Recolectar
Observar ellas opiniones
ambiente que se desarrollara
Escoger
Chequearla la
mas votada de los grupos
distribución
Observar
Ayudar enelelmando del voluntario
desempeño del taller
Ver la realización
Observar de la idea
la satisfacción de en
los un grafico
niños
Culminar
Culminarelcon
taller de 2 horas
2 horas y media
y media de taller
Cerrar
Cerrarlalaactividad
actividadcon
conun
unlogro
logro
Requisitos educacionales Tener 25 años hacia adelante
Requisitos educacionales Tener 25 años hacia adelante
Tener pedagogía con niños
Tener experiencia con niños
Tener experiencia con trucos de magia
Cualidades necesarias Optimista,
Sonriente, Imaginativo,
Tener experiencia comoDivertido,
profesor Amigable
de dibujo yy pintura
Alegre
Cualidades necesarias Autentico, Brillante, Imaginativo y mente abierta
Competencias
Competencias Creativo,
Liderazgo,Proactivo,
Capacidad capacidad de generar
para adaptarse nuevassituaciones,
a nuevas ideas, capacidad de análisis
Compromiso éticoyysíntesis.
Habilidad para trabajar
en forma autónoma.
Tabla 3:
FICHA DE CAPACITACIÓN PARA EL TALLER DE DEPORTE
FECHA:
Nombres Apellidos DNI Competencias Entrada de Proceso Inicio Duración Fin Salida de Proceso
Planificar
Mejorar sus
Buen físico Miércoles, 15 de
conocimientos y 3 horas por día Jueves, 16 de agosto de 2018 Personal plenamente capacitado para sus funciones
Interés por el deporte agosto de 2018
competencias
Capaz de llevarse con todos
Planificar
Mejorar sus
Buen físico Miércoles, 15 de
conocimientos y 3 horas por día Jueves, 16 de agosto de 2018 Personal plenamente capacitado para sus funciones
Interés por el deporte agosto de 2018
competencias
Capaz de llevarse con todos
Planificar
Mejorar sus
Buen físico Miércoles, 15 de
conocimientos y 3 horas por día Jueves, 16 de agosto de 2018 Personal plenamente capacitado para sus funciones
Interés por el deporte agosto de 2018
competencias
Capaz de llevarse con todos
CÓDIGO
Nombre Completo
Correo Personal
Carrera que se encuentra estudiando
Teléfono Personal
Indicador:
Alumnos que llenaron su ficha de datos-alumnos no interesados × 100
Alumnos asistidos a la feria de voluntariado de UPC
Tabla 5:
Tabla 6:
Nombres:
N Asistenci Actividad de Justificación de
Horario
° Fecha a costo una falta
1 Domingo, 16 de Setiembre de 2018 9am-12:30pm
2 Domingo, 23 de Setiembre de 2018 9am-12:30pm
3 Domingo, 14 de octubre de 2018 9am-12:30pm Transporte,
4 Domingo, 21 de octubre de 2018 9am-12:30pm Materiales y
9am-12:30pm Desayuno
5 Domingo, 28 de octubre de 2018
6 Domingo, 11 de noviembre de 2018 9am-12:30pm
7 Domingo, 18 de noviembre de 2018 9am-12:30pm
Tabla 7 :
PERFIL DEL VOLUNTARIO DEL TALLER DE DEPORTE
Nombre:
Competencias: SI NO
Coordinación de equipos de trabajo
Liderazgo y motivación
Trabajo en equipo
Optimismo
Responsabilidad
Planeación y dirección sesiones de entrenamiento
Resistencia fisica
VALORES
Solidaridad:
Sostenibilidad:
Fraternidad:
Compromiso:
Sitio Web:
CompArte Pamplona | https://www.facebook.com/comparte.upc/
Equipo de CompArte
1
Ref. ¿Qué es AMEF?: https://www.datalyzer.com/es/conocimiento/amef/
Primera visita
ASENTAMIENTO HUMANO CERRO VERDE
A la 12.50 horas culmina las actividades con un balance de las actividades y una
oración.