Perfil Del Cargo

MANUAL DE FUNCIONES
FRAC S.A.S
MARÍA VALENTINA JOYA CALDERON

DANIELA PRIETO BOLAÑOS
ANGÉLICA MARÍA MAYORGA PÉREZ
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO

AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL
SEDE PALOQUEMAO
2021
PÁGINA 1
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
CÓDIGO: M-GTH-MOF-001
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
MANUAL DE FUNCIONES
FRAC S.A.S
APRENDICES:
MARÍA VALENTINA JOYA CALDERON
DANIELA PRIETO BOLAÑOS
ANGÉLICA MARÍA MAYORGA PÉREZ
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO

AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
INSTRUCTORA
EDNA XIMENA DÍAZ RODRIGUEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL
SEDE PALOQUEMAO
2021
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
TABLA DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………….………...……3
Gerente general………………………………………………………….………….
…....4
Contador……….……………..……………………………………………………....…...7
Coordinador SGI…………………………………..……………………………………..9
Jefe de compras………………………………………………….
……………………..12
Auxiliar de compras………………………………………………...…………….
…....14
Jefe de producción…………………………………………………………………..…
17
Panificador ………………………...……………………...…………………………… 19
Hornero ………………………………………………...………………….………….…
21
Técnico en mantenimiento…………………………...……………….………...……
24
Jefe de ventas y distribución …...……………………………....………………..…
27
Distribuidor de mercancías ……………………………………....……………….
….30
Jefe administrativo …………………………….……...………….……………….…..
32
Auxiliar de talento humano…………………………………….………..
…………....35
Secretaria…..…………………………………………………….………………………38
Miembros del Copasst……………………………………….…………………….
…..40
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
Miembros del Comité de convivencia laboral………….……………………..

…...42
Auditor interno..…………………………………………………………………………
44
Brigadista…..…………………………………………………………………………....46
Anexo...………………………………………………………………………………......48
INTRODUCCIÓN
El Manual de Funciones es un documento formal que la organización

realiza para obtener algunas de las formas organizativas que se han
adoptado, y brinda orientación a todos los empleados. El manual de
funciones contiene esencialmente una estructura organizativa, llamada
organigrama y una descripción funcional de todos los cargos en la
organización FRAC S.A.S.
La educación, formación, funciones, etc, son incluidos en la descripción de

cada cargo, considerando que es muy necesario contar este documento
porque su uso interno y uso diario contribuye a minimizar los conflictos
posibles respecto a funciones, marcar responsabilidades, dividir el alcance
del trabajo, etc.
Cómo es posible evidenciar la presencia de un Manual de funciones, en la

organización es crucial, por lo que consideramos su proceso de
formulación.
En el presente documento se muestra el manual de funciones con el cual

se puede evidenciar la jerarquía organizacional en la que se puede
determinar los perfiles del cargo, funciones generales y específicas de
forma clara y eficiente.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
PERFIL DEL CARGO
❖ CARGO: GERENTE GENERAL

OBJETIVO: Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y
conducir el trabajo de la empresa.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
CARGO Gerente general NIVEL Administrativo
Contador,
coordinador SGI,
jefe de compras, jefe
SUPERIOR N/A SUBORDINADOS de producción, jefe
de ventas y
distribución, jefe
administrativo
PERFIL DEL CARGO
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
Ingeniero comercial o
Ingeniero en
administración de
EDUCACIÓN
empresas, o carreras
afines.

●Curso en Análisis EXPERIENCIA 2 años en cargos
financiero similares.
●Curso en Cálculo e
FORMACIÓN interpretación de
indicadores
financieros
●Diplomado en alta
gerencia
FUNCIÓN GENERAL:
● Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
● Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo

plazo.
● Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
● Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
● Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.
● Planificar programas dentro de la organización.
● Destinar los recursos necesarios para la organización.
● Motivar, supervisar y mediar entre el equipo de trabajo.
● Contar con compromiso hacia las funciones de la organización.
● Asignar las tareas a sus subordinados.
● Evaluar el desempeño que realizan sus subordinados en la organización.
● Llevar una buena relación con el equipo de trabajo.
● Atender las contingencias que se puedan presentar en la organización.
RESPONSABILIDADES EN SGI
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del

S.G.I.
● Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en materia de
seguridad, salud, ambiente y calidad, dentro del marco de sus funciones.
● Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación
de los peligros y control de los riesgos, así como la participación a través
del comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo.
● Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo, ambiente y
calidad.
● Evaluar por lo menos una vez al año la gestión del Sistema de Gestión
Integral.
● Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y
objetivos.
● Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar
el desarrollo del Sistema de Gestión Integral.
● Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores
que ingresen a la empresa, independientemente de su forma de
contratación y vinculación.
● Garantizar un programa de capacitación acorde con las necesidades
específicas detectadas en la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos e impactos.
● Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en
el trabajo, ambiente, calidad y canales de comunicación que permitan
recolectar información manifestada por los trabajadores.
● Utilizar la versión actualizada de la información documentada del S.G.I.
● Depositar adecuadamente los residuos generados en los puntos ecológicos
que disponga la organización.
● Utilizar eficientemente los recursos naturales (Agua, energía, papel, entre
otros), evitando su desperdicio.
● Ahorrar el consumo energético de los dispositivos electrónicos.
● Prestar un adecuado servicio, con el fin de satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente y partes interesadas.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
❖ CARGO: CONTADOR

OBJETIVO: Llevar bajo control el movimiento financiero de la organización.
CARGO Contador NIVEL Administrativo
SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO

EXPERIENCIA
Profesional en 2 años en cargos
EDUCACIÓN contaduría pública o similares.
carreras afines
FORMACIÓN ●Curso de
Contabilidad en las
Organizaciones.
●Curso en Cuentas
contables.
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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
●Curso en
Caracterización del
Sector Financiero.
●Curso de NIIF
(Normas
Internacionales de
Información
Financiera)
FUNCIÓN GENERAL:
● Interpretar la información contable para el planeamiento, el control y la toma

de decisiones.
● Formar parte de las decisiones gerenciales, en base a la interpretación de

la información contable y financiera.
● Administrar e identificar los riesgos financieros en las organizaciones.
● Administrar y supervisar los estados contables históricos y proyectados,
presupuestos y sistemas de costos de la empresa.
● Documentar informes financieros para los clientes.
● Revisar los libros contables de los clientes.
● Analizar las ganancias y los gastos.
● Preparar las diferentes declaraciones tributarias requeridas por los entes de
fiscalización nacional y territorial.
● Mantener al día los soportes contables.
● Expedir certificaciones que se fundamenten en los registros contables.
● Conocer y tener clara la política del SGI de la organización.

● Procurar el cuidado integral de su salud.
● Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
● Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la organización.
● Participar en la prevención de riesgos laborales e impactos ambientales,
mediante las actividades que se realicen en la organización.
● Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
● Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente laboral.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

❖ CARGO: COORDINADOR SGI

OBJETIVO: Documentar, Capacitar, Implementar y monitorear el sistema de
gestión integrado.
CARGO Coordinador de SGI NIVEL Administrativo
SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO

tecnólogo en Gestión EXPERIENCIA 2 años en cargos
Integrada de la Calidad, similares.
Medio Ambiente,
EDUCACIÓN
Seguridad y Salud
Ocupacional, o carreras
afines
FORMACIÓN
●Curso en
Implementación del
SG-SST.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
●Diplomado de Auditor
Interno en las normas
ISO 9001, 14001 y
45001.
FUNCIÓN GENERAL:
● Planificar, gestionar y controlar el conjunto de los procedimientos de

gestión en el ámbito de la gestión de la calidad, la gestión de los impactos
medioambientales provocados por la actividad panificadora y del sistema de
salud y seguridad en el trabajo.
● Asegurar la correcta implementación de control de documentos del sistema,

controlando y actualizando los documentos.
● Realizar auditorías internas.
● Planificar, ejecutar y hacer seguimiento a incidentes de auditorías a los
procesos de la organización
● Realizar control de calidad en las materias primas y trabajos realizados.
● Analizar y diseñar planes de mejora que resuelvan los errores detectados.
● Responsable de formular y divulgar las políticas del SGI que deben
seguirse dentro de la organización.
● Responsable de hacer que se cumplan políticas establecidas.
● Coordinar las actividades de auditorías correspondientes.
● Dirigir todas las actividades relacionadas con asegurar la calidad de los
procesos dentro de la organización.
● Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión

Integral y como mínimo evaluarlo una vez al año.
● Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del
Sistema de Gestión Integral.
● Promover la participación de todos los miembros de la Corporación en la
implementación del Sistema de Gestión Integral.
● Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la
matriz de identificación de peligros – aspectos, evaluación y valoración de
riesgos - impactos y hacer la priorización para focalizar la intervención.
● Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer
seguimiento a su cumplimiento.
● Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la
Corporación.
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FECHA: 10/02/2021
● Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el

Trabajo, ambiental y calidad y hacer seguimiento a los indicadores.
● Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según
los riesgos prioritarios y los niveles de la organización.
● Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
● Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
● Implementación y seguimiento del Sistema de Gestión Integral.
Si pertenece al Comité paritario o vigía en seguridad y salud en el trabajo, deberá:

● Proponer a las directivas las actividades relacionadas con la salud y la
seguridad de los trabajadores.
● Analizar las causas de accidentes y enfermedades.
● Visitar periódicamente las instalaciones.
● Acoger las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de
seguridad.
● Servir de punto de coordinación entre las directivas y los trabajadores para
las situaciones relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo.
Si pertenece al Comité de Convivencia Laboral, deberá:

● Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan
situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que
las soportan.
● Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los
que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa
privada.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos

que dieron lugar a la queja.
● Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las
partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una
solución efectiva de las controversias.
● Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos.
● Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las
recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral.
● Elaborar actas de reunión trimestral sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
❖ CARGO: JEFE DE COMPRAS

OBJETIVO: Solicitar y ordenar suministros y llevar el control de inventario.
CARGO Jefe de compras NIVEL Operativo
Auxiliar de
SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS
compras
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Tecnología en EXPERIENCIA 2 años en cargos
comercio negocios similares.
internacionales o
profesional en
administración de
empresas o carreras
afines
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
●Diplomado en
compras estratégicas
y logística.
FORMACIÓN ●Diplomado en
comercio.
●Curso en inventario.
FUNCIÓN GENERAL:
● Gestionar la adquisición de diferentes productos para la organización.
● Generar y enviar las órdenes de compra a los proveedores cuando sea

necesario.
● Analizar precios y buscar las mejores ofertas al momento de adquirir los
suministros que necesita la organización.
● Negociar con los proveedores, solicitar descuentos a fin de beneficiar el
presupuesto de la organización.
● Controlar el inventario de la organización.
● Supervisar al personal que trabaja en el departamento de compras.
● Evaluar, Seleccionar y Reevaluar a los proveedores externos.
● Tener actualizada la base de datos de los proveedores externos.
● Hacer seguimiento a los resultados de la evaluación del proveedor externo,
con el fin de verificar la mejora continua de su desempeño.
● Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y

valoración de riesgos.
● Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
● Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
● Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en
Seguridad y Salud en el Trabajo, ambiente y calidad detectadas.
● Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
● Participar en las inspecciones que realice la Dirección Hseq.
PÁGINA 14
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
❖ CARGO: AUXILIAR DE COMPRAS

OBJETIVO: Coordinar junto al jefe de compras las actividades necesarias para
la cotización, selección, y compra de materias primas e insumos.
CARGO Auxiliar de compras NIVEL Operativo

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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
SUPERIOR Jefe de compras SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico laboral en
auxiliar de compras e
EDUCACIÓN
inventarios o carreras
afines
1 año en cargos
EXPERIENCIA
similares.
●Curso en compras e
inventario.
FORMACIÓN ●Curso en manejo de
herramientas
como(Excel y Word).
FUNCIÓN GENERAL:
● Seleccionar los proveedores de insumos y materias primas de acuerdo con

la necesidad de la organización y requerimientos del jefe de compras, que
cumplan con las estipulaciones por la organización y solicitar las
respectivas listas de precios y realizar las compras.
● Elaborar y mantener actualizada la base de datos de los proveedores.

● Atender a los representantes de los proveedores tanto personal como
telefónicamente.
● Solicitar a los potenciales proveedores de insumos y materia prima el
listado de requisitos que la organización debe cumplir para ser cliente de
ellos.
● Diligenciar los formularios y reunir los soportes exigidos por los proveedores
para la aprobación y firma del jefe de compras.
● Solicitar a los potenciales proveedores los requisitos que la organización
tiene contemplado en sus procesos para ser incluido como proveedor.
● Realizar la revisión documental de la información suministrada por los
proveedores.
● Presentar al jefe de compras la documentación suministrada por un
potencial proveedor con el fin de solicitar su aprobación del ingreso.
● Verificar las existencias de los insumos y materias primas en el sistema y
realizar la proyección de necesidades de compra de insumos, suministros y
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
materias primas para un determinado periodo de tiempo previo a la

confirmación y verificación del listado con bodega.
● Elaborar órdenes de compra de insumos y materias primas, y pasarlos para
aprobación del jefe de compras.
● Archivar las copias de las órdenes de compra según el proveedor.
● Conocer y tener clara la política de Hseq de la Corporación.

● Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la Institución.
mediante las actividades que se realicen en la Corporación.

seguridad.

las soportan.
PÁGINA 17
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

privada.
❖ CARGO: JEFE DE PRODUCCIÓN
OBJETIVO: Coordinar, supervisar y mejorar las líneas de producción de la

organización.
CARGO Jefe de producción NIVEL Operativo
Panificadores,
SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS horneros, técnico
en mantenimiento
PERFIL DEL CARGO
PÁGINA 18
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
Profesional en
ingeniería de
EDUCACIÓN
producción, o carreras
afines.
●Curso Formación de
Jefes y Supervisores 2 años en cargos
de Producción EXPERIENCIA
similares.
●Diplomado en
FORMACIÓN liderazgo
●Diplomado en
Planificación y Control
de la Producción
Industrial.
FUNCIÓN GENERAL
● Garantizar el adecuado funcionamiento de la producción en donde se

planifica y supervisa todos los procesos a nivel operativo.
● Planificar y supervisar el trabajo de los empleados.

● Vigilar y controlar la calidad de los productos.
● Dirigir la producción de la empresa
● Evaluar los métodos más efectivos para reducir el riesgo de incidencias con
el flujo de materiales, pérdidas o deterioro.
● Planificar y gestionar los recursos materiales disponibles.
● Elaborar y coordinar planes de producción, política de compras y logística
de materias primas.
● Supervisar las líneas de producción durante todo el proceso.
● Supervisar el cumplimiento del plan de trabajo establecido.
● Revisar el desempeño del personal, así como el de la maquinaria y equipo
de trabajo

PÁGINA 19
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

● Participar en las inspecciones que realice el coordinador del SGI.
● Trabajadores

seguridad.

las soportan.
privada.
❖ CARGO: PANIFICADOR
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

OBJETIVO: Elaborar el pan y supervisar los procesos de preparación de las
mismas.
CARGO Panificador NIVEL Operativo
SUPERIOR Jefe de producción SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO
Formación Técnica en
EDUCACIÓN
panadería, o carreras
afines.
2 años en cargos
EXPERIENCIA
similares.
● Curso en sistemas
FORMACIÓN de control de
máquinas.

FUNCIÓN GENERAL:
● Preparar, hornear y elaborar los acabados del producto con la maquinaria

necesaria.

● Controlar y ajustar el funcionamiento de las máquinas.

● Realizar el producto.
● Documentar cuando se encuentren fallas en la maquinaria.
● Documentar las conformidades y las no conformidades del producto.
● Verificar el estado en el que se encuentra el producto.
● Suministrar materia prima a la maquinaria.

PÁGINA 21
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
PÁGINA 22
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
❖ CARGO: HORNERO
OBJETIVO: Hornear el producto y darle una buena consistencia.

CARGO Hornero NIVEL Operativo
Jefe de producción
SUPERIOR SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico en
panadería y
EDUCACIÓN pastelería o
carreras afines
2 años en cargos
EXPERIENCIA
similares.
FORMACIÓN ●Curso en
programas de
sistemas de
control de
máquinas.
FUNCIÓN GENERAL:
● Hornear adecuadamente el producto.

● Gestionar los hornos.
● Seguir programas de producción.
● Aplicar requisitos de fabricación de alimentos y bebidas.
● Controlar el funcionamiento de máquinas.
● Aplicar prácticas correctas de fabricación.
● Limpiar el área de trabajo.
● Controlar la temperatura en procesos de fabricación de productos.
● Manejar el proceso de tratamiento térmico.
PÁGINA 23
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
PÁGINA 24
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

❖ CARGO: TÉCNICO EN MANTENIMIENTO

OBJETIVO: Controlar y ejecutar las actividades técnicas de mantenimiento en la
maquinaria.
CARGO Técnico en NIVEL Operativo

mantenimiento
SUPERIOR Jefe de producción SUBORDINADOS N/A

PÁGINA 25
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
PERFIL DEL CARGO
Técnico en
EDUCACIÓN mantenimiento
industrial, o carreras
afines.
● Formación en
FORMACIÓN Mantenimiento
Industrial. EXPERIENCIA 2 años en cargos
●Conocimiento similares.
técnico de equipos
mecánicos,
eléctricos,
electrónicos y
electromecánicos.
FUNCIÓN GENERAL:
● Controlar y ejecutar las actividades técnicas de mantenimiento preventivo o

correctivo como la calibración de instrumentos, la reparación y
mantenimiento de las máquinas electrónicas.
● Lubricar las partes de acuerdo al instructivo de la maquinaria.

● Revisar todas las válvulas de corte de gas en busca de posibles fugas.
● Engrasar los rodamientos o sustituirlos.
● Limpiar el soporte de la protección del anillo y la acumulación de residuos
del anillo.
● Limpiar el cubre cuchilla y la acumulación de residuos de alimentos en el
interior del cubre cuchilla en la pieza blanca de plástico.
● Realizar el mantenimiento adecuado cada 3 meses.
● Escribir un reporte de la maquinaria que esté en pésimas condiciones.

PÁGINA 26
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
PÁGINA 27
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
❖ CARGO: JEFE DE VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

OBJETIVO: Planificar y supervisar el trabajo del equipo de ventas o
vendedores de la empresa.

CARGO Jefe de ventas y NIVEL Administrativo

distribución
SUPERIOR Gerencia general SUBORDINADOS Distribuidor de

mercancía
PÁGINA 28
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Técnico en Gestión de

Ventas y Espacios
Comerciales, o
Profesional en Ventas
y Administración de
Empresas o carreras 2 años en cargos
afines. EXPERIENCIA
similares.
● Diplomado en
comercio y
FORMACIÓN
marketing.
FUNCIÓN GENERAL:
● Coordinar, organizar y gestionar las ventas y las debidas distribuciones del

producto.
● Planificar los presupuestos de ventas.

● Establecer metas y objetivos.
● Pronosticar las ventas.
● Seleccionar a los mejores vendedores.
● Definir los objetivos de cada vendedor.
● Motivar a su equipo de trabajo.
● Evaluar al equipo de trabajo.
● Analizar los resultados pasados para evidenciar si fueron superiores o
inferiores a lo que se había previsto.
● Impulsar a que todo el departamento de ventas se convierta en una sola
fuerza.

PÁGINA 29
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

● Participar en las inspecciones que realice la Dirección SGI.

seguridad.

las soportan.
privada.
PÁGINA 30
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

❖ CARGO: DISTRIBUIDOR DE MERCANCÍAS

OBJETIVO: Garantizar que los productos cumplan con la demanda estipulada
por los clientes y partes interesadas.

CARGO Distribuidor de NIVEL Operativo

mercancías
SUPERIOR Jefe de ventas y SUBORDINADOS N/A

PÁGINA 31
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
distribución.
PERFIL DEL CARGO
Técnico Superior en
Transporte y Logística
EDUCACIÓN o carreras afines.
2 años en cargos
similares.
●Curso de EXPERIENCIA
conducción.
●Curso de
FORMACIÓN
manipulación de
alimentos.
FUNCIÓN GENERAL:
● Planear la entrega de los productos en el tiempo estipulado.
● Verificar que la marca de la organización sea correcta.
● Verificar que las cantidades del pedido son correctas.
● Empacar correctamente los pedidos.
● Realizar la entrega del pedido.
● Entregar a tiempo.
● Llevar a cabo una entrega segura del producto.

PÁGINA 32
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
❖ CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: Organizar y realizar la administración, de las operaciones
económicas para que la empresa funcione en óptimas condiciones.
PÁGINA 33
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
CARGO Jefe NIVEL Administrativo

administrativo.
SUPERIOR Gerencia general SUBORDINADOS Auxiliar de talento humano ,

Secretaria.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en
administración de
EDUCACIÓN empresas, o
carreras afines.
● Diplomado en EXPERIENCIA 2 años en cargos similares.

administración
gerencial.
FORMACIÓN ● Diplomado en
recursos
humanos.
FUNCIÓN GENERAL:
● Realizar el seguimiento del desempeño de cada área de la empresa,

procesos generales, financieros, de recursos humanos, y reposición de
insumos de la organización.

● Controlar el cumplimiento de los procedimientos administrativos de la

empresa.
● Controlar el cumplimiento del marco legal de los subcontratos., de todos los
procesos asociados a RRHH, adquisiciones y contabilidad.
● Controlar el cumplimiento oportuno de suministros y servicios asociados a
los contratos adjudicados.
● Centralizar la información administrativa de los contratos.
● Gestionar la facturación oportuna hacia los clientes.
● Reclutar personal nuevo.
PÁGINA 34
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Presentar, coordinar, organizar y ejecutar programas de selección,

promoción y bienestar social del equipo de trabajo.
● Monitorear y orientar durante el proceso de evaluación de desempeño y la
ejecución de acuerdo con las normas del momento.
● Llevar registro y documentación de situaciones administrativas del personal,
así como expedir certificados de servicio y salario cuando sean solicitados.
● Seleccionar y formalizar los contratos que se suscriben con los
trabajadores.
● Tramitar nóminas, seguros sociales y demás prestaciones sociales.
● Controlar los derechos y deberes de los trabajadores (permisos,
vacaciones, movilidad, salud laboral, seguridad e higiene en el trabajo,
etc.).
● Realizar control de asistencia
● Analizar aspectos relativos a la disciplina del personal.
● Realizar Calificaciones de méritos
● Establecer objetivos de cumplimiento del personal.
● Evaluar el potencial del personal, gestionar la motivación y controlar el
desempeño de tareas.
● Crear planes de formación y realizarlos.
● Estudiar el ambiente laboral.
● Alcanzar eficiencia y eficacia con los empleados disponibles.
● Incorporar nuevos empleados.
● Gestionar promociones o ascensos de trabajadores.
● Actualización y reciclaje de conocimiento de los trabajadores
● Monitorear y orientar durante el proceso de evaluación de desempeño y
reclutamiento de acuerdo con las normas de la organización.

● Participar en las inspecciones que realice la Dirección SGI.
PÁGINA 35
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
PÁGINA 36
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
❖ CARGO: AUXILIAR DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Apoyar en el reclutamiento, selección, contratación, vinculación,
evaluación del personal, así como la preparación y liquidación de nómina.
Auxiliar de talento
CARGO NIVEL Administrativo
humano
SUPERIOR Jefe administrativo SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO
Carrera técnica de
EDUCACIÓN auxiliar en recursos
humanos.
2 años en
cargos
●Curso especial en EXPERIENCIA similares.
salud ocupacional.
FORMACIÓN ●Curso de manejo de
herramientas de
office (Excel y Word).
FUNCIÓN GENERAL:
● Establecer y ejecutar los procesos pertinentes para la selección,

contratación, vinculación y evaluación del personal de acuerdo a las normas
estipuladas por la organización.

● Mantener todos los documentos de las contrataciones por orden de fecha y

versión.
● Programar las entrevistas de trabajo.
● Divulgar información sobre convocatorias laborales.
● Brindar acompañamiento al reclutador del personal.
● Realizar la verificación de los datos de los candidatos.
● Registrar la documentación de los candidatos.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Responder y revisar correos electrónicos, llamadas y diferentes

mecanismos. de comunicación.


seguridad.

las soportan.
privada.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

❖ CARGO: SECRETARIA

OBJETIVO: Gestionar y mantener toda la documentación necesaria para el
área administrativa de la organización.

CARGO Secretaria NIVEL Administrativo
SUPERIOR Jefe administrativo SUBORDINADOS N/A

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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
PERFIL DEL CARGO
Técnico superior en
asistencia a la
EDUCACIÓN dirección, o carreras
afines.
EXPERIENCIA
● Idiomas (inglés). 2 años en cargos
●Curso de manejo similares.
de herramientas de
FORMACIÓN office (Excel y
Word).
●Curso de protocolo.
FUNCIÓN GENERAL:
● Programar y comunicar las reuniones previstas para los directivos.
● Archivar los documentos en el lugar correspondiente.
● Comunicar las fechas y horas de las reuniones.
● Contestar las llamadas y pasarlas al jefe administrativo.
● Responder a PQRS y dar información clara, lógica y concreta.
● Atender oportunamente al público general y darle la información que solicite
atendiendo el asunto que motiva su llamada ó su visita.
● Redactar las comunicaciones que le delegue el jefe inmediato.
● Enviar la correspondencia y demás documentos que se originen en la
oficina a las distintas dependencias del municipio u otras entidades y
controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
● Velar por la conformación, organización, preservación y control del archivo
de gestión de su oficina.

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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021


seguridad.

las soportan.
privada.
❖ CARGO: MIEMBROS DEL COPASST

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento por medio de la promoción, divulgación y
la vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
CARGO COPASST NIVEL N/A
SUPERIOR N/A SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN N/A
EXPERIENCIA N/A
FORMACIÓN N/A
FUNCIÓN GENERAL:
● Proponer, mantener y mejorar propuestas que contribuyan al bienestar
físico, mental y biológico de los trabajadores.
● Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la

adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y
mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
● Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud
en el trabajo dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la
empresa o establecimiento de trabajo.
● Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de seguridad
y salud en el trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa
y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
● Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene
y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes,
promover su divulgación y observancia.
● Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los

programas que se hayan realizado.
● Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes,
máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal
de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al
empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas
correctivas y de control;
● Estudiar y considerar las sugerencias que presentan los trabajadores, en
materia de medicina, higiene y seguridad industrial.
● Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores
en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el
trabajo. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la salud
ocupacional.
● Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y
enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo
estipulado en la presente resolución.
● Elegir el secretario del Comité.
● Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que
se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del
empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.
● Las demás funciones que le señalen las normas sobre seguridad y salud en
el trabajo.
❖ CARGO: MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

OBJETIVO: Definir, prevenir, corregir y sancionar las diversas formas de
agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo.
CARGO Comité de convivencia NIVEL N/A

laboral
SUPERIOR N/A SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO

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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
N/A
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA N/A
FORMACIÓN N/A
FUNCIÓN GENERAL:
● Gestionar los procesos necesarios para prevenir y reducir las modalidades

de acoso laboral.

las soportan.
privada.
● Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos
el principio de la confidencialidad.
● Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes
involucradas en la queja y verificando su cumplimiento de acuerdo con lo
pactado.
● En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se
cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité
de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General
de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité
informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador
puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el
juez competente.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la
gestión del Comité de Convivencia Laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.
● Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el
Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano
y salud ocupacional de las empresas e instituciones públicas y privadas.
● Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o
empresa privada.
❖ CARGO: AUDITOR INTERNO

OBJETIVO: Analizar y evaluar los procesos de la organización para hallar
conformidades y no conformidades.

CARGO Auditor interno NIVEL Administrativo
SUPERIOR Director del SGI SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO

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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
Profesional en
EDUCACIÓN Administración o
carreras afines.
FORMACIÓN ●Conocimiento en la
norma a auditar. 2 años en cargos
EXPERIENCIA
●Formación como similares.
Auditor interno.
●Diplomado de
auditor interno en las
normas ISO 9001,
14001 y 45001.
FUNCIÓN GENERAL:
● Asesorar, corregir y mejorar el sistema de gestión integrado en función de

los objetivos de la organización.

● Planificar y llevar a cabo las responsabilidades como auditor de la

organización.
● Conocer los requisitos para realizar una auditoría.
● Proponer oportunidades de mejora para la organización.
● Realizar la auditoría dentro del horario y lugar planeado.
● Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia para una
auditoría eficiente.
● Documentar las observaciones y recomendaciones hacia la organización.
● Informar los resultados a la gerencia general de la organización.
● Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas de la
organización.
● Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoría.
● Cooperar y apoyar al auditor líder.
● Planificar la auditoría de acuerdo a la disponibilidad de la organización.
● Mostrar responsabilidad en todas las etapas de la auditoría.
● Organizar y dirigir a los miembros del equipo de auditoría.
● Dirigir y orientar a los auditores en formación.
● Prevenir y resolver conflictos dentro de la auditoría.
● Representar el equipo frente a la gerencia general de la organización.
● Evidenciar las no conformidades basadas en la evidencia de los objetivos y
metas planteadas por la organización.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Plantear reuniones de enlace para que se realicen regularmente en la

organización.
● Preparar y presentar el informe de auditoría para la organización.
● Guardar reserva sobre la información respecto a los hechos, en los cuales
tenga conocimiento ejerciendo su función como auditor.
● Velar por el cumplimiento de los estatutos y demás reglamentos de la
organización.
● Cuidar y responder por los útiles y elementos de trabajo que se encuentren
en la dependencia y estén bajo su cargo.

❖ CARGO: BRIGADISTA

OBJETIVO: Liderar, organizar y ejecutar mecanismos de ayuda para
salvaguardar la vida de todos los trabajadores de la organización.

CARGO Brigadista NIVEL Administrativo
SUPERIOR Jefe de brigada SUBORDINADOS N/A
PERFIL DEL CARGO

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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
EDUCACIÓN Bachiller
●Capacitación en
primeros auxilios.
●Capacitación contra
incendios. EXPERIENCIA N/A
●Capacitación en
FORMACIÓN sistemas de
evacuación.
●Nota: Si no cuenta
con la capacitación
se convalida dentro
de la organización.
FUNCIÓN GENERAL:
● Establecer, mantener y actualizar programas de prevención contra

desastres en la organización.
● Guiar a los trabajadores en caso de presentarse una emergencia.

● Analizar los puntos más viables para la evacuación.
● Prestar primeros auxilios a los trabajadores.
● Utilizar las herramientas necesarias para socorrer a los trabajadores.
● Determinar la cantidad de trabajadores antes y después de la emergencia.
● Apoyar a las demás entidades de emergencia.
● Actuar en el momento preciso y exacto cuando existan señales de una
emergencia.
● Asistir a todas las capacitaciones programadas por SGI.
● Realizar entrenamientos continuos y simulacros de manera periódica,
contra incendios, salvamento de bienes y personal, evacuación, rescate y
actividad de primeros auxilios.
● Tomar el control de las actividades en caso de emergencia, dirigiendo la
evacuación de personas y salvamento de bienes de valor de la
organización.
● Implementar equipos de alarma como sirenas, o establecer códigos de
alarma y hacerlos conocer a todo el personal.
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VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021
● Verificar periódicamente el funcionamiento óptimo de la señal de alarma

para que todos los trabajadores se desplacen de inmediato, asegurándose
de que la alarma sea escuchada por absolutamente todo el personal.
● Reaccionar inmediatamente ante cualquier imprevisto, contingencia o
presencia de un peligro inminente.
● Intervenir con los medios disponibles para tratar de evitar que se produzcan
daños y pérdidas en las instalaciones como consecuencia de una
emergencia.
● Ejecutar un directorio actualizado de las entidades especializadas de apoyo
externo, como Hospitales, Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil y otros
organismos, que finalmente darán la atención final a los afectados de una
emergencia.
● Vigilar que no haya sobrecarga de líneas eléctricas, ni que exista
acumulación de material inflamable.
● Vigilar que los equipos de emergencia estén de fácil localización y no se
encuentren obstruidos.
● Conocer el uso de los equipos de extinción de fuego, de acuerdo a cada
tipo de fuego y utilizarlos adecuadamente.
● Reconocer si los equipos y herramientas de emergencia están en
condiciones de operación.
● Detectar los riesgos de las situaciones de emergencia por incendio, de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa.
● Guardar reserva respecto a los hechos o informaciones en los cuales tenga
conocimiento, con respecto al ejercicio de sus funciones.
● Velar por el cumplimiento de los estatutos y demás reglamentos de la
organización.
● Cuidar y responder por los útiles y elementos de trabajo que se encuentren
en la dependencia y estén bajo su cargo.
ANEXO
PÁGINA 49
VERSIÓN: 001
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 10/02/2021

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MANUAL DE FUNCIONES

MARÍA VALENTINA JOYA CALDERON

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Miembros del Comité de convivencia laboral………….……………………..

El Manual de Funciones es un documento formal que la organización

La educación, formación, funciones, etc, son incluidos en la descripción de

Cómo es posible evidenciar la presencia de un Manual de funciones, en la

En el presente documento se muestra el manual de funciones con el cual

PERFIL DEL CARGO

❖ CARGO: GERENTE GENERAL

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Gerente general NIVEL Administrativo

● Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

● Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo

● Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Contador NIVEL Administrativo

SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS N/A

PERFIL DEL CARGO

● Interpretar la información contable para el planeamiento, el control y la toma

● Formar parte de las decisiones gerenciales, en base a la interpretación de

● Conocer y tener clara la política del SGI de la organización.

● Utilizar eficientemente los recursos naturales (Agua, energía, papel, entre

❖ CARGO: COORDINADOR SGI

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Coordinador de SGI NIVEL Administrativo

SUPERIOR Gerente General SUBORDINADOS N/A

PERFIL DEL CARGO

● Planificar, gestionar y controlar el conjunto de los procedimientos de

● Asegurar la correcta implementación de control de documentos del sistema,

● Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión

● Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el

Si pertenece al Comité paritario o vigía en seguridad y salud en el trabajo, deberá:

Si pertenece al Comité de Convivencia Laboral, deberá:

● Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos

❖ CARGO: JEFE DE COMPRAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Jefe de compras NIVEL Operativo

● Generar y enviar las órdenes de compra a los proveedores cuando sea

● Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y

● Ahorrar el consumo energético de los dispositivos electrónicos.

Si pertenece al Comité paritario o vigía en seguridad y salud en el trabajo, deberá:

Si pertenece al Comité de Convivencia Laboral, deberá:

❖ CARGO: AUXILIAR DE COMPRAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Auxiliar de compras NIVEL Operativo

SUPERIOR Jefe de compras SUBORDINADOS N/A

PERFIL DEL CARGO

● Seleccionar los proveedores de insumos y materias primas de acuerdo con

● Elaborar y mantener actualizada la base de datos de los proveedores.

materias primas para un determinado periodo de tiempo previo a la

● Conocer y tener clara la política de Hseq de la Corporación.

Si pertenece al Comité paritario o vigía en seguridad y salud en el trabajo, deberá:

Si pertenece al Comité de Convivencia Laboral, deberá:

circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa

❖ CARGO: JEFE DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO: Coordinar, supervisar y mejorar las líneas de producción de la

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

CARGO Jefe de producción NIVEL Operativo

● Garantizar el adecuado funcionamiento de la producción en donde se

● Planificar y supervisar el trabajo de los empleados.