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Fundación Universitaria del Área Andina

Caso de estudio: auditoria interna para sistema de gestión integrado (ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001)

Francy Elena Ocampo Sánchez

Jennifer Stefany Mahecha Salazar

Robinson Quesada Yaima

Wilmar Smith Duran Arevalo

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Fundación Universitaria del Área Andina

2020
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Caso de estudio: auditoria interna para sistema de gestión integrado (ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001)

Dirigido a:

Max Antonio Caicedo Guerrero

Presentado por:

Francy Elena Ocampo Sánchez

Jennifer Stefany Mahecha Salazar

Robinson Quesada Yaima

Wilmar Smith Duran Arevalo

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Fundación Universitaria del Área Andina

2020

Contacto: focampo2@estudiantes.areandina.edu.co,

jmahecha21@estudiantes.areandina.edu.co, wduran3@estudiantes.areandina.edu.co,

rquesada2@estudiantes.areandina.edu.co
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Índice

Introducción……………………………………………………………………………….....4

1. Diagrama de la planificación de la auditoría interna …………………………………..5

2. Mapa Conceptual……………………………………………………………………….6

3. Descripción detallada de la planeación de la auditoría …..…………………………….7

4. Mapa estratégico ………………………….………………………………………..…..9

5. Plan de auditoría ………………………….………………………………………..…10

6. Conclusiones…………………………………………………………………………..14

7. Referencias……………………………………………………………………………15
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Introducción

El efectivo funcionamiento de una organización requiere una administración que trabaje

enfocada al cumplimiento de los objetivos propuestos, con el fin de lograr la efectividad de la

compañía, en este orden de ideas, el mecanismo de la auditoría, se constituye en una

herramienta fundamental para el seguimiento y control de los procesos que finalmente se ve

traducida en la mejora continua de la organización.

A partir de lo anterior y con el fin de orientar la efectiva toma de decisiones, se desarrolló

un plan de auditoria interna, el cual se aplicará para la verificación de la implementacion de

la norma ISO 9001, por parte de la empresa de seguridad privada COLVISEG LTDA, el

proceso de auditoría interna se enfocará en la verificación de los procesos de la compañía y

como estos contribuyen efectivamente al cumplimiento de sus objetivos. A continuación, el

equipo auditor muestra los resultados obtenidos a partir del desarrollo del plan de auditoria

interna, empleando el ciclo PHVA para el desarrollo de dicha actividad.

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1. Diagrama de la planificación de la auditoría interna.

1.1 Empresa: COLVISEG

Diagrama Ciclo PHVA. Fuente propia

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2. Mapa Conceptual

Mapa conceptual – Auditoría Interna. Fuente propia

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DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

1. Realizar plan de Se seleccionan las á reas, procesos o Líder de
auditoria y notificació n actividades a auditar de acuerdo al mejoramiento
estado e importancia de cada proceso, continuo
resultado de las auditorias previas,
solicitudes externas o internas, cambios
organizacionales y cambios legales.

Se define el tipo de auditoria a realizar

(interna o externa) el nú mero de ciclo de
la auditoria, la fecha el responsable de la
auditoria, el alcance, los objetivos, los
documentos referencia para realizar la
auditoria.

En caso que el responsable de proceso

tenga inconveniente justificado en la
fecha en que se realiza la auditoria,
informa al líder de mejoramiento
continuo quien realiza aná lisis de
solicitud y en caso de ser aprobado re
agenda hora y fecha de la auditoria.

Cuando estén asignadas las entrevistas,

se guarda el plan y se agendan las tareas.
El software asigna tarea al responsable
de proceso y al equipo auditor y notifica
por medio de correo electró nico.
2. Verificar no Se verifica las no conformidades Auditor Interno
conformidades abiertas por auditorias previas en el
pendientes software y se tiene en cuenta para la lista
de chequeo.
3. Realizar lista de Identificar las preguntas que el auditor Auditor Interno
chequeo considere pertinentes para el desarrollo
de la auditoria que permitan evaluar el
cumplimiento de los requisitos de la
norma ISO 9001:2015, los requisitos
establecidos por la organizació n, los
requisitos del sistema de seguridad y
salud en el trabajo de acuerdo al ciclo
PHVA y registrar en el software.
4. Realizar reunió n de Se diligencian los campos Auditor Interno
apertura correspondientes en el formato “lista de
chequeo y asistencia para la reunió n de
apertura y cierre”
5. Ejecutar la auditoria Se ejecuta la auditoria de acuerdo a lo Auditor Interno
planificado en la lista de chequeo donde
se aplica el ciclo PHVA.
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6. Revisar y clasificar Analizar la informació n recolectada y Auditor Interno

hallazgo clasificarla en no conformidades,
fortalezas y oportunidades de mejora y
compartirlo con el equipo de
mejoramiento continuo con el fin de
unificar criterios de auditoria dentro de
los 3 (tres) días siguientes a la
realizació n de la auditoria.
7. Realizar reunió n de El Jefe de procesos con el grupo de Auditor Interno
cierre personas asistentes en el inicio de la
auditoria firman el formato “lista de
chequeo y asistencia para la reunió n de
apertura y cierre” en la parte
correspondiente a la apertura. Una vez
se presentan los hallazgos del equipo
auditor, fortalezas y oportunidades de
mejora, dentro de los 3 (tres) días
siguientes a la realizació n de la auditoria.
Se firmará en la parte de cierre del
formato “lista de chequeo y asistencia
para la reunió n de apertura y cierre”, lo
que declara cerrada la
Auditoria.
8. Elaborar informe de Registrar informació n proveniente de Auditor Interno
la auditoria la auditoria una vez se haya analizado y
concertado con el jefe de proceso, hacer
seguimiento a las no conformidades
abiertas (cuando aplique) las no
conformidades detectadas, los aspectos
favorables, las oportunidades de mejora
y las conclusiones, en el software y
cerrar la lista de chequeo.
9. Realizar informe Incluir como mínimo: El estado de la Líder de
para la revisió n por la auditoria anterior, objetivo, alcance, mejoramiento
direcció n procesos evaluados, no conformidad por continuo
proceso, estado de las no conformidades,
fortalezas y oportunidades de mejora.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Francy Ocampo Nombre: Robinson Quesada Yaima Nombre: Wilmar

& Jennifer Mahecha. Cargo: Analista de Mejoramiento Smith Duran
Cargo: Analista de continuo Cargo: Líder Mejora
procesos Fecha: 18/05/2020 Continua
Fecha: 18/05/2020 Fecha: 18/15/2020
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3. Mapa estratégico

FINANCIERO
FINANCIERO PROCESOS
¿QUE PROCESOS
¿QUE QUIERO
QUIERO ¿QUE
¿QUE DEBO
DEBO HACER?
HACER?
OBTENER?
OBTENER?
1. Innovación a través de la 7.Cultura organizacional
generación de valor. orientada al usuario.
2. Incrementar el valor a los 8.Gestionar y optimizar los
accionistas. procesos.
3. Incrementar la 9. Cumpliry superar
rentabilidad. estandares de calidad.

10. Implementar TIC en los

4. Mejorar la comunicación puestos de trabajo.
con los clientes. 11. Mejorar las
5. Incursionar en mercados competencias de los
internacionales colaboradores.
CLIENTE
CLIENTE 6. mejorar el tiempo de 12. Mejorar la asesoria
¿QUE respuesta a los reclamos. tecnica para los productos APRENDIZAJE
APRENDIZAJE }Y
¿QUE DEBOOFRECER?
DEBO OFRECER? vendidos.
}Y
CRECIMIENTO.
CRECIMIENTO.
¿QUE
¿QUE DEBO
DEBO TENER?
TENER?

Diagrama Mapa Estratégico. Fuente propia

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4. Plan de auditoría

Plan de auditoria interna de Sistemas de gestión de calidad Versión: 2.0

Código registro: 1-PR-008 Página 1 de 1

Fecha: 19/05/2020 Ciclo 2 No. Audit: 2

Información General
1.1 Organización
COLVISEG- Colombiana de Vigilancia y Seguridad ltda
1.2 Sitio web. www.colviseg.com
1.3 Localización del sitio permanente principal
Cra. 20 No. 66-15 Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia
2. Objetivos de la auditoria
2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestió n con los requisitos de la norma
de sistema de gestió n.
2.2. Determinar la capacidad del sistema de gestió n para asegurar que la Organizació n
cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del
sistema de gestió n y a la norma de requisitos de gestió n.

2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestió n para asegurar que la Organizació n
puede tener expectativas razonables con relació n al cumplimiento de los objetivos
especificados.

2.4. Determinar la conformidad del sistema de gestió n con los requisitos de la norma
de sistema de gestió n.
3. Alcance de la auditoria

3.1 Verificar la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios

aplicables en el alcance del sistema de gestió n, establecidos mediante su identificació n,
la planificació n, la implementació n y la verificació n por parte de la Organizació n de su
cumplimiento.
4. Tipo de Auditoría
Inicial o de Extraordinari
Seguimiento Renovació n Ampliació n Reducció n Reactivació n Actualizació n
otorgamiento a
X X
Gerente o Director de la organizació n
María Eugenia Arenas Cargo: Gerente General
Auditor líder: Wilmar Duran
Personal a auditar Departamento o
área
Juliá n Montoya Acevedo Analista de Calidad
Co. (RA) Laura Gutiérrez Direcció n
Administrativa y
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Financiera
Adriana Paola Mejía Direcció n de
Talento Humano
Diana Ló pez Arévalo Direcció n Comercial
y de Seguimiento al
Cliente
Héctor Cifuentes Direcció n de
  Seguridad
 
La conformidad con todos los requisitos pertinentes de la norma ISO 9001:2015 se
verificara durante la auditoria de los procesos conexos.
Día en que se llevará a cabo la auditoria 25/05/20
Lugar donde se hará la auditoria COLVISEG
Qué se auditará El cumplimiento de
la Norma ISO
9001:2015
Hora de iniciación, finalización, tiempos y temas
Apertura de la reunió n 8:00 a. m. - 8:30 am
Direcció n estratégica y objetivos; cambios importantes en el
ú ltimo período; Contexto de la organizació n. 8:30 am - 10:30 am
Planificació n de objetivos; procesos, riesgos y oportunidades,
10:30 - 12:00 pm
plan de monitoreo, medició n y aná lisis.
Descanso 12:00 pm – 13:00
Visita en los diferentes departamentos o á reas 13:00 – 16:30
Descanso 16:30 – 17:00
Reunió n interna del auditor y Reunió n de Cierre 17:00 – 18:00
 
Requisitos que se auditará n Requisitos legales,
reglamentarios y
contractuales
aplicables en el
alcance del sistema
de gestió n y a la
norma de requisitos
de gestió n. ISO
9001:2015
Documentos solicitados para realizar la auditoria
Procedimientos, Manual de calidad, Instrucciones de trabajo,
registros y documentació n técnica obligatoria para una
auditoria ISO 9001:2015.
Alcance
Operació n de los procesos
Política y objetivos de Calidad.
Recursos para el seguimiento y la medició n
Competencias
Informació n documentada
Salidas del diseñ o, desarrollo y cambios
Control de los procesos, productos y servicios suministrados
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externamente
Producció n y prestació n del servicio
Trazabilidad
Control de los cambios
Liberació n de los productos y servicios, control de salidas no
conformes.
Seguimiento, medició n, aná lisis y evaluació n.
Auditoria interna y no conformidades
Revisió n por la direcció n
Se verificará con un check list, como la empresa cumple los
requisitos de las normas

 
Equipo auditor Firma
Auditor Líder- Wilmar Duran  
Analista Mejoramiento Continuo - Robinson Quesada Yaima  
Auditor Interno- Francy Elena Ocampo  
Sub auditor - Jennifer Mahecha  
 
Wilmar Smith Duran  
Nombre y firma del auditor líder Autorizado por: María Eugenia Arenas Fecha
actualizació n
   

Análisis estratégico – Planeación de la Auditoría

Teniendo en cuenta que el objetivo de la auditoría interna, será verificar el nivel de

aplicación de la norma ISO 9001:2015, en primera instancia se realizará una reunión previa

con los líderes o responsables de proceso, así como con la alta dirección, con el fin de

socializar el objetivo, alcance, procesos a auditar, horarios y metodología a utilizar durante la

auditoría, con el fin de facilitar la preparación de los funcionarios para la misma.

Una vez en el terreno, se realizará la revisión de los procedimientos, conforme a lo

establecido en la norma ISO 9001:2015, así como en los manuales de procedimientos

establecidos por la entidad, a partir de la aplicación de una lista de chequeo y entrevistas

personalizadas a los funcionarios involucrados dentro del proceso a auditar, esta aplicación
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en dos direcciones, permitirá evidenciar el nivel de aplicación de la norma, así como el grado

de apropiación de la misma, con que cuenta el personal.

El cumplimiento con el horario establecido para la auditoría es crucial para el cumplimiento

en cuanto al objetivo, alcance y horario dispuesto para tal fin, por este motivo es importante

que los líderes de proceso, así como el personal bajo su supervisión, tengan disponibilidad de

la información solicitada por el equipo auditor, con el fin de verificar el cumplimiento a la

norma.

La identificación de incumplimientos a la norma, ausencia de soportes o falencias dentro de

los procesos, será determinado como una no conformidad y quedará registrado dentro del

informe final de auditoría, el cual se consolidará por parte del equipo auditor.

Una vez cumplido el cronograma de la auditoría, se procederá al cierre de la auditoría, con

una reunión entre el equipo auditor, la alta dirección y los encargados de proceso, con el fin

de acordar la finalización de la actividad, así mismo se establecerá un periodo de 3 días

posterior a la terminación de la auditoría, para la presentación de sugerencias o peticiones.

El equipo auditor contará con un máximo de 15 días hábiles para la entrega del informe de

auditoría, en el cual estarán consignadas las fortalezas y debilidades encontradas en el

proceso, así como las no conformidades y oportunidades de mejora identificadas, con el fin

de que la entidad genere las acciones correctivas y de mejora a que haya lugar.
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5. Conclusiones

La planeación de la auditoría interna es un factor fundamental tanto para equipo auditor

como para los integrantes de los procesos, puesto que en este documento se encuentra la

organización, tiempos y aspectos a revisar, con el fin de que los auditados tengan claridad

sobre el objetivo y alcance de la auditoría, así como de la documentación que se va a revisar

en este procedimiento, con el fin de lograr la disponibilidad de la misma, lo cual permitirá

una dinamización del ejercicio de la auditoría, optimizando así los tiempos.

El proceso de elaboración del plan de auditoría requiere un compromiso y participación

total por parte del equipo auditor, así como el nivel directivo de la organización, con el fin de

concertar los requerimientos específicos de la auditoría, así como los tiempos y normatividad

a auditar, lo anterior teniendo en cuenta que la auditoría es un proceso de control de los

procesos y no debe ser vista como un factor represivo dentro de la organización, puesto que

su enfoque es coadyuvar a la mejora continua y a la corrección de aspectos que contrarían la

norma.
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6. Referencias

Morales, I. (2016). Documentación Obligatoria para una Auditoria de Calidad ISO

9001:2015 | 5 Consultores. Recupardo el 20 May 2020, de:

http://www.5consultores.com/2016/03/25/documentacion-obligatoria-para-una-auditoria-de-

calidad-iso-90012015/

Colombiana de vigilancia y seguridad ltda. http://colviseg.com/?page_id=1442