Revista Cubana de Ciencias Informáticas

ISSN: 1994-1536
rcci@uci.cu
Universidad de las Ciencias Informáticas
Cuba

Anido Bada, Maybel; García Pérez, Ana María; Enriquez Caro, Saumel; Bombino Valdés,
Carlos A.; Tirado Ruiz, Naivys; Rodríguez Alvarez, Herlyn; Hernández Portales, Pablo
Modelo de control gerencial basado en la gestión integrada de procesos y contenidos
Revista Cubana de Ciencias Informáticas, vol. 3, núm. 3-4, julio-diciembre, 2009, pp. 27-
31
Universidad de las Ciencias Informáticas
Ciudad de la Habana, Cuba

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=378343637003

Cómo citar el artículo

Número completo
Sistema de Información Científica
Más información del artículo Red de Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal
Página de la revista en redalyc.org Proyecto académico sin fines de lucro, desarrollado bajo la iniciativa de acceso abierto
RCCI Vol. 3, No. 3-4 JULIO-DICIEMBRE, 2009 p. 27-31
Recibido: 31/5/2010

Modelo de control gerencial ba-

sado en la gestión integrada de
procesos y contenidos
Manageral control model based on integrated
management of process and contents
Maybel Anido Bada1, Ana María García Pérez1, Saumel En-
riquez Caro2, Carlos A. Bombino Valdés1, Naivys Tirado Ruiz1,
Herlyn Rodríguez Alvarez1 y Pablo Hernández Portales1
1 Universidad de las Ciencias Informáticas. Centro de Desarrollo de Software. Carretera a Camajuaní, Km 4, Santa
Clara, Villa Clara, Cuba.
2
Universidad Central de Las Villas. Centros de Estudios de Informática.Carretera a Camajuaní, Santa Clara, Villa
Clara, Cuba.
Autor para la correspondencia: mab@vcl.uci.cu
28 Resumen
Las herramientas de control gerencial son
instrumentos en manos de los directivos de
empresas que permiten medir el desempeño
de su entidad. En los últimos años, este con-
cepto se ha generalizado en el mundo em-
presarial, en particular el Cuadro de Mando
Integral se ha convertido en una herramienta
útil para dirigir, medir resultados y reevaluar
procedimientos. Sin embargo, según estudios
realizados en el tema, los Cuadros de Mando
Integrales se apoyan informáticamente sólo a
partir de la identificación de los objetivos de
la empresa y no a partir de sus procesos. En
este artículo se propone la implementación
de una herramienta de control orientada a
la gestión de procesos, a la que denomina-
mos Herramienta de Control Gerencial (HCG)
donde se enfatiza en la gestión por procesos
y se describe el uso de tecnologías libres para
su desarrollo.
Palabras clave: Cuadro de mando integral,
gestión por procesos, gestión documental,
software libre.
Abstract
Managerial control tools are instruments in
the hands of managers in order to measure the
performance level of their entity. In the latter
years, this concept has become widespread
among the business world, including the
Balanced Scorecard has become a useful tool in
managing, measuring results and reassessing
procedures. However, according to studies
about this subject, Balanced Scorecards
are supported by computer only from the
identification of the Company objectives,
not from the Company processes. This paper
proposes the implementation of a monitoring
tool turned to process management, which
we call Management Control Tool (MCT)
where process management is emphasized
and using of open source technology for its
development is described.
Keywords: Balanced scorecard, process
management, record management, free
software.
Introducción
En este artículo se propone un nuevo enfoque en
la concepción de una Herramienta para el Control
Gerencial. Durante muchos años las empresas se
han estructurado por departamentos funcionales
dificultándose así la orientación hacia el cliente.
La gestión de procesos concibe a la organización
como un sistema interrelacionado de procesos
que contribuyen conjuntamente a incrementar la
satisfacción del cliente (Urrutia, 2007). La propu-
esta de la investigación consiste en implementar
una herramienta web para la automatización y
control de procesos que permita crear flujos de
trabajo, definir procesos, reflejar los problemas
o las mejoras en los indicadores de forma tal que
la gerencia pueda conocer el estado actual de sus
procesos, gestionar la documentación generada a
partir de los flujos de trabajos definidos y los re-
sponsables en cada caso, implementar un sistema
de alertas para notificaciones importantes per-
mitiéndole a la organización llevar el control en
dependencias alejadas creando espacios de tra-
bajo y definiendo roles para este propósito. Los
beneficios que se pretenden obtener son: poder
orientar los procesos de forma integrada hacia
una estrategia prevista y poder definir, contro-
lar y manipular los indicadores a corto y a largo
plazo con el objetivo de incrementar el grado de
satisfacción de los clientes y las finanzas de la
Empresa.
El Cuadro de Mando Integral
Las herramientas de control y gestión en la actu-
alidad son muy bien acogidas por la mayoría de las
organizaciones. Muchos directivos comprenden la
importancia de encontrar y poner en marcha una
herramienta que, les ayude a identificar problemas,
medir resultados, organizar y recuperar el flujo de
documentos de la organización; sobretodo porque
en grandes empresas con grandes volúmenes de
información, trabajadores y procesos; llevar el
control de forma manual se hace casi imposible.
Debido a la gran demanda en este tema, los cuad-
ros de mando integrales han pasado a convertirse
en herramientas informáticas que le permiten a
la empresa manejar, desde su modelo de negocio,
los indicadores e informes necesarios para incre-
mentar el rendimiento y alinearlos a la estrategia
concebida.
El concepto de Cuadro de Mando Integral ha evo-
lucionado mucho desde su primera formulación.
En 1992, se definía como: ¨Un conjunto de in-
dicadores que proporcionan a la alta dirección
una visión comprensiva del negocio¨ hasta con-
vertirse hoy en: ¨Una herramienta de gestión que
traduce la estrategia de la empresa en un con-
junto coherente de indicadores¨ (Acuña, 2002).
El Cuadro de Mando Integral sugiere que se vea a
la organización desde cuatro perspectivas (Dávi-
la, 1999):
1. Perspectiva Financiera.
2. Perspectiva del Cliente.
3. Perspectiva de Procesos Internos.
4. Perspectiva de Aprendizaje y Conocimiento.
Luego que se identifican correctamente, en la or-
ganización, los objetivos de cada perspectiva se
deben establecer metas medibles y cuantificables
para cada uno.
Pasando a la implementación se debe medir
cada objetivo e ir subiendo cada meta para su
mejora continua. Para cada caso, probablemente
se necesiten planes de acción para mejorar pro-
cesos y cumplir los objetivos propuestos. En la
figura a continuación se muestran la relaciones
entre las perspectivas.
Figura 1. Relaciones Causa-efecto entre las cuatro per-
spectivas reflejadas (Dávila, 1999).
Cada una de las perspectivas esta formada por
un conjunto de factores claves, también llamados
objetivos estratégicos que a su vez se traducen
en indicadores. Son los indicadores (asociados a
las relaciones Causa-Efecto) los elementos que
harán posible determinar el grado de obtención
de los objetivos. La medición de los resultados
a través de los indicadores permite a la empresa
evaluar los resultados obtenidos para detectar
desviaciones con respecto a lo previsto, ver las
causas y formular acciones para contrarrestar los
resultados indeseados (SIE, 2004).
Indudablemente el aporte más significativo que
ofrece el Cuadro de Mando Integral es que fo-
menta un modelo de negocio y el éxito de su im-
plantación radica en que la alta gerencia de la
empresa en la que se despliegue, dedique tiempo 29
a enriquecer y desarrollar su modelo de negocio.
Modelo de control gerencial basado en la
gestión integrada de procesos y contenidos
Esta etapa sigue siendo aún totalmente manual.
Una empresa, para usar una de estas herramien-
tas tiene que haber identificado sus objetivos y
esto no se puede hacer sin antes haber identifi-
cado los procesos del negocio y cómo se desea
mejorarlos.
La Gestión Documental
En la mayoría de las organizaciones existe un in-
menso volumen de contenido en formato duro y
digital que se encuentra almacenado en locales o
dispositivos sin una estructuración correcta. La
gestión documental (o de contenido) ha sido un
problema desde entonces porque representa un
gasto considerable el almacenar, buscar y orga-
nizar la información, teniendo en cuenta que las
mayores peticiones están dadas en poder acceder
y consultar frecuentemente dicha información.
Para tratar estos desafíos en la información las
organizaciones, en los últimos años, han adop-
tado nuevas ideas en la gestión documental.
Se entiende por gestión documental el conjunto
de normas, técnicas y prácticas usadas para ad-
ministrar el flujo de documentos y asegurar la
conservación de la información. Una solución de
Enterprise Content Management (ECM) además de
cumplir con las peticiones anteriores promueve
los siguientes beneficios: permite almacenar, ras-
trear y clasificar la información en poco tiempo y
con menor consumo de recursos.
Las oportunidades y ventajas que brinda el poder
contar con un sistema de este tipo en una em-
presa son múltiples, sin dudas. La posibilidad de
poder optimizar y organizar el flujo de documen-
tos permite mayor agilidad y control sobre los
gastos. En muchas organizaciones incluso consti-
tuye una mejoría en la calidad y rapidez de los
servicios ofrecidos, refinando así la productividad
y agilidad del negocio.
Sin embargo, estas herramientas automatizan
sólo flujo de documentos, y otros tipos de tar-
eas también forman parte de la gestión de una
Empresa.
 ¿Por qué es valioso integrar tec- para implementar el caso de estudio. En el caso
30 nologías? de los Sistemas para la Información Documental
se destacaron, principalmente, dos candidatos:
Los Cuadros de Mando Integrales y los Gestores de
Nuxeo y Alfresco. Teniendo en cuenta criterios de
Contenidos son enfoques que integrados pueden
comparación, como: funcionalidad, usabilidad,
converger al desarrollo de mejores soluciones web
flujos de trabajo y tecnología, ambos sistemas
ya que dichos entornos combinados potencias sus
son muy robustos. Después de realizar un estudio
beneficios. Algunos criterios porque es ventajoso
exhaustivo de ambos sistemas, se decidió utilizar
integrar se detallan a continuación:
el Alfresco en la implementación del caso de es-
tudio propuesto, debido principalmente a la posi-
1. Es valioso personalizar las aplicaciones y los
bilidad de crear roles en los usuarios del sistema,
contenidos informativos que se brindan.
permitiendo mayor flexibilidad en la aplicación.
2. En muchos casos es necesaria la integración
de aplicaciones con documentos que participan
Luego de analizar las ventajas y desventajas de
activamente en los procesos del negocio.
cada tecnología, se decidió utilizar como servi-
3. Es la forma de lograr el desarrollo de solu-
dor web Jboss Portal que es una plataforma de
ciones web de control gerencial mediante la
código abierto y alto rendimiento para albergar y
composición de interfaces graficas con acceso a
servir de interfaz de portales web, apropiado para
contenidos que a la vez le permita al usuario
el entorno de desarrollo de Dashboards. Para la
desempeñar sus tareas y al directivo de la or-
automatización de procesos y flujos de trabajo se
ganización monitorear el desempeño de los
escogió el Jboss JBPM que es un gestor de pro-
procesos y de los objetivos concebidos por la
cesos del negocio, crea y automatiza los procesos
entidad.
permitiendo integrar personas, servicios y recur-
sos. Sin lugar a dudas resulta una herramienta
Tecnología para la implement- recomendada para la investigación, aunque la
aceptación en la comunidad Open Source como
ación de la herramienta de control herramienta empresarial no es muy buena debido
gerencial a que es más una herramienta de programación
En el desarrollo de cualquier software es muy im- que de diseño gráfico. Como lenguaje de desar-
portante la decisión de qué tecnologías y herra- rollo se escogió Java debido a que es libre, multi-
mientas usar para la implementación, una buena plataforma, robusto, muy aceptado en la comu-
decisión en este sentido evita futuros problemas nidad y favorable para el desarrollo web. Para el
y atrasos en el desarrollo. En esta investigación almacenar y gestionar los datos se escogió Post-
los principales criterios de selección se basaron en greSQL que es libre, flexible, de alto rendimiento,
si la herramienta es libre o no, en las restriccio- diseñado para grandes volúmenes de datos y muy
nes, usabilidad, desempeño y la aceptación que a propósito para aplicaciones empresariales.
ha tenido entre sus desarrolladores. Al inicio se
realizó un estudio de las herramientas actuales que Arquitectura de la Herramienta de
existen para apoyar la gestión empresarial. Se de-
cidió dividir la búsqueda en dos grupos: Cuadros Control Gerencial
de Mando Integrales y Sistemas para la Gestión Sobre el servidor de aplicaciones Jboss Portal se
Documental. ejecuta la aplicación principal (HCG) y el Alfresco
para la gestión documental en un segundo servi-
Existen varias aplicaciones que permiten implemen- dor independiente. Ver figura 2.
tar Cuadros de Mandos para organizaciones pero
muchas de ellas entran en la categoría de software
propietario, y tienen altos costos de adquisición. Con
el advenimiento de Internet, el Software Libre se ha
consolidado como una alternativa técnicamente vi-
able y económicamente sostenible frente al comer-
cial, contrariamente a lo que a menudo se piensa;
convirtiéndose en otra nueva opción para ofrecer
los mismos servicios a un costo significativamente
reducido (Korzeniewski et al, 2002). En esta sección
se muestran un grupo de herramientas que fueron
analizadas en la investigación como candidatas Figura 2. Arquitectura del HCG
La relación entre ambas aplicaciones y sus fun-
cionalidades se muestra en la Figura 3.
Figura 3. Diagrama de Componentes de la HCG.
Desde la HCG se puede activar Alfresco y los in-
formes, reportes y alertas de envió son definidos
y almacenados allí. Los espacios de trabajo,
roles, asignación de tareas y flujos de trabajo
relacionados con los usuarios del sistema tam-
bién puedes ser definidos desde Alfresco. En la
HCG se manejan los indicadores que permiten a
la dirección de la organización observar el grado
de cumplimiento de los objetivos propuestos y
tomar acciones al respecto. JBoss JBPM permite
definir e implementar los procesos críticos de la
empresa a través de nodos y transiciones donde
los nodos son los posibles estados a tomar y las
transiciones se refieren al conjunto de condicio-
nes que deben cumplirse para pasar de un estado
al siguiente. Implementado estos procesos en
JBPM y manejándolos desde la aplicación a través
de los indicadores que reflejan los resultados del
desempeño de los proceso, se puede crear una
infraestructura que le permita a los directivos
mantenerse al tanto del funcionamiento de sus
empresas y tomar medidas cuando los indicadores
se desvíen de los resultados esperados.
Propuesta de la Herramienta de Con-
trol Gerencial
La propuesta se orienta a la creación de una
solución web donde resulte ventajoso integrar
avanzadas técnicas de manejo de contenidos en
un sitio web con la ejecución de aplicaciones
(bandejas de procesos, formularios, consultas,
business intelligence).
Conclusiones
Las herramientas actuales que permiten a las Em-
presas tener un Cuadro de Mando Integral infor-
matizado adolecen aún de enfoque dirigido a la
gestión de procesos, basan su apoyo a la gestión
del cumplimiento de Objetivos.
Las herramientas actuales de gestión documental
permiten gestionar flujos de revisión de documen- 31
tos, este tema es sólo una parte de lo que la gestión
Modelo de control gerencial basado en la
gestión integrada de procesos y contenidos
de procesos requiere.
Sin lugar a dudas, la implementación de una her-
ramienta para el control y gestión gerencial que
apoye a la empresa desde la etapa de definición
de sus procesos, y permita su gestión, constitu-
irá un instrumento útil y de aplicación práctica,
permitiéndole a la Empresa mejorar en aquellos
aspectos de la gestión que la empresa considere
más débiles.
Referencias
Acuña, Adrian (2008) Cuadro de Mando Integral.
Disponible en: http://www.auladeeconomia.
com/articulosot-17.htm
Dávila, Antonio (1999) Nuevas herramientas de
control: El cuadro de Mando Integral.
Disponible en: http://www.ee-iese.
com/75/75pdf/afondo4.pdf
Juanjo, N. (2005) Comparativa de bases de datos
de código abierto. Disponible en: http://
www.versioncero.com/noticia/108/
Korzeniewski, Maria I.; Barrera, Maria A.; Herrera,
Claudia M. y Sosa, Eugenia. (2002)
Utilización del cuadro de mando Integral
en la Gestión de la Estrategia de un
proyecto de Software.
Disponible en: http://www.editorial.unca.
edu.ar/Publicacione%20on%20line
Urrutia, J. Portal de Gestión Empresarial.
Introducción a la Gestión de Procesos
(2007) Disponible en: http://www.
misbytes.com/wp/2006/08/07/jboss-
jbpm-open-source/
SIE 2004/05. El Cuadro de Mandos (Balanced
Scorecard). Disponible en: http://www.
sie.ua.es/DocDocencia/SIE2/lecciones