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Circuito Administrativo de Compras.

Acciones a Cumplir:

• Determinar el nivel de la compra.

• Elegir al grupo de posibles proveedores y obtener cotizaciones.
• Adjudicar el pedido al proveedor más conveniente.
• Recibir la mercadería adquirida.
• Registrar la compra. Actualizar Stock.
• Cancelar cuentas a pagar y actualizar los estados contables.

Sectores participantes:

• Proveedor.
• Recepción.
• Compras.
• Almacenes.
• Cuentas a Pagar.
• Contaduría.

Documentos Intervinientes:

• Solicitud de Compra.
• Solicitud de Presupuesto.
• Presupuesto.
• Orden de Compra.
• Parte de Recepción.
• Remito.
• Factura.

Partes del Circuito de Compras:

1. Solicitud de Compra.
2. Selección de Proveedores.
3. Adjudicación de la Compra.
4. Recepción de la Mercadería.
5. Almacenamiento de la Mercadería.
6. Registro Contable.
7. Recepción de la Factura.

Normas de Control:

• Sobre el Proceso:
o El inicio del proceso de compra debe estar respaldado por el pedido formal de un
funcionario responsable y designado de tal forma.
o La adjudicación de la compra debe realizarse a partir de la evaluación de diferentes
presupuestos y no en función del criterio personal del jefe o encargado de compras.
o El volumen de la Compra debe guardar relaciones con las reales necesidades del consumo.
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• Sobre la Documentación:
o Todos los formularios deben ser prenumerados para poder ser identificados de manera
univoca.

• Sobre la Mercadería:
o Sobre la cantidad y la calidad de la mercadería recibida se debe efectuar un control
exhaustivo.
o En el caso que la mercadería viaje por cuenta y riesgo del comprador se hace
imprescindible la contratación de seguros que cubran los riesgos del traslado.

• Sobre los Responsables:

o La persona designada para efectuar la compra debe desarrollar su tarea en un área
específica, independientemente de Almacenes, Recepción y Contaduría.
o El responsable de la selección del proveedor debe ser un funcionario especial designado
específicamente para tal fin.

Circuito Administrativo de Ventas.

Acciones a Cumplir:

• Concretar la venta.
• Cobrar el bien vendido.
• Entregar la mercadería.
• Contabilizar la venta.

Sectores Participantes:

• Cliente.
• Caja.
• Empaque.
• Contabilidad de Almacenes.
• Tesorería.
• Contaduría.
• Ventas.

Documentos Intervinientes:

• Factura.
• Plantilla de totales de: Caja y Empaque.
• Minuta Contable: Empaque, Caja y Ventas.

Partes del Circuito de Ventas:

1. Concretar la Venta.
2. Recepción del Dinero.
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3. Entrega de la Mercadería.
4. Registro de la Venta.

Normas de Control:

• Sobre el Proceso:
o Deben fijarse políticas, por escrito, referentes a condiciones de venta, otorgamiento de
créditos, determinación de precios.

• Sobre la Documentación:
o Las notas de Pedido, Remitos y Factura deben ser prenumeradas.
o Es necesario ejercer un control cruzado sobre la facturación.

• Sobre la Mercadería:
o La circulación de los productos debe estar respaldada por el documento comercial
correspondiente en cada caso.
o La devolución de la mercadería debe estar avalada por formularios contables
correspondientes.

• Sobre los Responsables:

o La persona que ejerce la función de vendedor debe tener acceso limitado a los registros de
stock y de cuentas de los clientes.
o Las bonificaciones debe ser autorizadas por un funcionario que tenga las atribuciones
necesarias según su nivel jerárquico.

Circuito Administrativos de Pagos.

Acciones a Cumplir:

• Cancelación de la deuda.
• Determinación del medio de pago.
• Verificación de los antecedentes de la compra.
• Obtención del Recibo.
• Registro del pago.

Sectores participantes:

• Proveedor.
• Cuentas a Pagar.
• Gerencia de Administración.
• Tesorería.
• Contaduría.

Documentos Intervinientes:

• Solicitud de Presupuesto.
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• Presupuesto.
• Orden de Compra.
• Remito.
• Factura.
• Orden de Pago.
• Cheques.
• Recibo.

Partes del Circuito de Pagos:

1. Emisión de Orden de Pago.

2. Confección del Cheque.
3. Autorización del Pago.
4. Control del Recibo.
5. Registro del Pago.

Normas de Control (Generales para el movimiento de fondos):

• Sobre el Proceso:
o Para que el control de los fondos sea realizado de manera eficiente, los fondos
provenientes de Cobranzas deben estar separados de los destinados a Pago.
o Debe guardarse registro contable de las operaciones relacionadas con el movimiento de
fondos.
o La realización de arqueos sorpresivos de Caja permite verificar si los valores en existencia
coincide con los que surgen del registro contable.
o Conciliar los registros contables internos contra los extractos bancarios.

• Sobre los Responsables:

o Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del
registro de las operaciones.
o La responsabilidad sobre la custodia y el manejo de los fondos debe recaer en una única
persona.
o Es conveniente que el personal que maneja fondos rote periódicamente.

Normas de Control (Pagos específicamente):

• Sobre el Proceso:
o Es vital la existencia de fondo fijo o caja chica.

• Sobre los Documentación:

o Realización de pagos mediante cheques.
o El pago debe estar amparado por la totalidad de los comprobantes correspondientes.

• Sobre los Responsables:

o Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del registro de las asistencias y del
pago de los sueldos y jornales.
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Circuito Administrativo de Cobranzas.

Acciones a Cumplir:

• Detección de la situación de Cobro.

• Cobro del bien vendido.
• Contabilización de la Cobranza.

Sectores participantes:

• Cliente.
• Cobranzas.
• Cobrador.
• Caja.
• Cuentas Corrientes.
• Contaduría.

Documentos Intervinientes:

• Listado de Cobranza.
• Recibo.
• Plantilla de totales de Caja.
• Minuta contable de Caja.
• Minuta contable de Cuentas Corrientes.
• Factura.

Partes del Circuito de Cobranzas:

1. Detección de la necesidad de Cobro.

2. Cobro y entrega de recibo.
3. Recepción del Dinero o Valores.
4. Registro Contable.

Normas de Control (Generales para el movimiento de fondos):

• Sobre el Proceso:
o Separar los fondos provenientes de cobranzas de los destinados a pagos.
o Debe guardarse registro contable de las operaciones relacionadas con el movimiento de
fondos.
o La realización de arqueos sorpresivos de Caja permite verificar si los valores en existencia
coinciden con los que surgen del registro contable.
o Realizar los movimientos de fondos a través de banco.

• Sobre los Responsables:

o Separar las funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del
registro de transacciones.
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o La responsabilidad sobre el control de los valores monetarios debe recaer en una única
persona.
o Es conveniente que el personal rote periódicamente.

Normas de Control (Propias de la cobranza):

• Sobre el Proceso:
o Proceder a la liquidación inmediata de la cobranza.
o Realizar el Control de los valores recibidos por correspondencia.
o Efectuar el deposito integro e inmediato de la Cobranza.

• Sobre la Documentación:
o Utilizar los recibos prenumerados.
o Confección de cheques con restricción de cobro.
o Evitar la aceptación de cheques de pago diferido.
o Documentar las transferencias internas de dinero o de valores.

• Sobre los Responsables:

o Designar un responsable de la asignación de descuentos.
o Custodiar los documentos a cobrar.

Circuito Administrativo de Producción.

Acciones a Cumplir:

• Ingresar la mercadería y los productos terminados a Almacenes.

• Llevar a cabo el proceso de transformación de materia prima.
• Registrar las entras y salidas de material.
• Dar las respuestas a los pedidos de materiales desde distintos sectores.

Sectores participantes:

• Almacenes.
• Costos.
• Contaduría.
• Control de Calidad.
• Contaduría de Almacenes.
• Producción.

Documentos Intervinientes:

• Pedido de materiales.
• Solicitud de Compra.
• Parte de Producción.
• Orden de Producción.
• Minuta contable de Cuentas Corrientes.
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• Factura.

Partes del Circuito de Producción:

1. Fabricación.
2. Pedido de Materiales.
3. Control de Producción.
4. Salida de Producción.
5. Registro Contable.

Normas de Control:

• Sobre el Proceso:
o Debe realizarse un Inventario Permanente que permita tener actualizado el valor y
volumen de las existencias y posibilite, de este modo, un eficaz control de estos activos.
o Conciliación de inventarios físicos con registros debe efectuar recuentos periódicos de las
existencias, y confrontarlos contra los saldos que surjan de los Activos de Stock.

• Sobre la documentación:
o Debe guardarse documentación de todo movimiento de existencias, asi toda entrada o
salida de bienes de Almacén, debe estar amparada por un comprobante.

• Sobre la Mercadería:
o Deben fijarse niveles de Stock de existencias máximos y mínimos a efectos de evitar
decisiones no programadas de reposición, con los consecuentes riesgos asociados a las
mismas.
o Contratación de seguros suficientes para proteger los activos.

• Sobre los Responsables:

o Se debe actuar con riguroso celo en lo que respecta a la Custodia de las Existencias, tanto el
control como la custodia de los bienes, debe ser llevado a cabo por una sola persona, ya
que al distribuirse esta responsabilidad entre varios, se empieza a perder el control sobre el
mismo.
o Los Ajustes de Inventario debería estar justificados y autorizados por una persona
responsable ajena al movimiento de materias.