Procesos de Dirección de Proyectos

Se puede definir un proceso como el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir servicios,
personal, instalaciones y equipos, habilidades y metodologías de gestión, recursos financieros. Los
procesos pueden ser tanto procesos relacionados con el producto del proyecto como con la
gestión del proyecto.

Los procesos de producto son los que crean y especifican el proyecto. Están íntimamente
relacionados con el ciclo de vida y varían según el sector industrial.

Los procesos de gestión o dirección de proyecto. Son aquellos que organizan, describen y permiten
gestionar el trabajo del proyecto. A diferencia de los anteriores son aplicables a la mayoría de los
proyectos aunque con diferente nivel de relevancia.

La marcha de ambos tipos de procesos puede ser analizada mediante la evaluación de las salidas
de los procesos en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de acuerdo a
criterios predefinidos.

La dirección de proyectos puede entenderse como un conjunto de procesos interdependientes

que, si son desarrollados y ejecutados de manera integrada y coordinada, permiten alcanzar los
objetivos planteados.

De acuerdo con el estándar PMI, los procesos de dirección de proyectos pueden ser organizados
en los cinco grupos siguientes, constando cada uno de ellos de uno o varios procesos:

Procesos de iniciación, para autorizar el comienzo del proyecto o de cualquiera de sus fases.

Procesos de planificación, para definir y refinar objetivos, selección de la mejor alternativa o

enfoque de proyecto para alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto.

Procesos de ejecución, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para llevar a cabo el plan
desarrollado en los procesos de planificación.

Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los objetivos planteados mediante la
supervisión y medición del rendimiento que permita tomar las acciones correctivas necesarias.

Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder además al cierre
ordenado del mismo.

Estos grupos de procesos están relacionados, de manera que las salidas de algunos de ellos
constituyen las entradas de otros. En muchas ocasiones los procesos son iterados. Por ejemplo,
aunque la planificación preceda a la ejecución, una vez realizada ésta el plan de proyecto es
actualizado o revisado. Otro ejemplo podría ser cuando es preciso realizar sucesivas iteraciones o
análisis de compromiso de diferentes procesos de planificación (planificación de tiempos, calidad,
alcance, etc.) para poder llegar a la planificación definitiva reflejada en la versión final del plan de
proyecto que permita cumplir con las restricciones u objetivos del proyecto.

Los grupos de procesos intrafase no actúan de manera secuencial, sino que se superponen, siendo
el esfuerzo necesario - medido según la cantidad de recursos empleados por grupo de procesos-
diferente para los distintos grupos en cada fase del proyecto. Es importante destacar asimismo
que estos 5 grupos de procesos se repiten en cada fase del proyecto. Esta repetición de procesos
permite mantener al proyecto enfocado en su plan de negocio, de manera que sólo se continuará
con el proyecto si la reevaluación del plan de negocio –realizada durante el proceso de iniciación
de cada fase- es positiva. Es lo que se conoce como aseguramiento de proyecto (Project
Assurance), conjunto de actividades que permiten asegurar que el proyecto sigue teniendo
justificación y satisfará las necesidades del cliente (actuales o futuras) que son su razón de ser.

Además, existe interrelación entre los grupos de procesos de las diferentes fases del proyecto de
manera que las salidas o entregables de los grupos de procesos de una fase constituyen las
entradas de los grupos de procesos de la fase siguiente. Así por ejemplo, la salida de la fase de
diseño es un entregable que define el diseño del producto que constituye una entrada de la fase
de fabricación siguiente. Esta interrelación no siempre es secuencial siendo frecuente que exista
cierto solape entre alguna de las fases de manera que pueda comenzar una fase sin que haya
terminado totalmente la anterior.

Los procesos de gestión de proyectos son aplicables a la mayor parte de los proyectos en la
mayoría de las ocasiones. Sin embargo, es preciso realizar un análisis en cada proyecto para
determinar el grado de formalidad que debe tener cada proceso, eliminando o dando un grado de
formalidad menor a aquellos procesos que tan sólo proporcionen beneficios marginales. Por
ejemplo, en un proyecto pequeño o con un grado de complejidad bajo puede no ser necesario
elaborar un plan de comunicación (aunque esto no significa que el jefe de proyecto no deba
prestar atención a los aspectos comunicativos del proyecto). De igual manera es preciso identificar
aquellos procesos cruciales para el éxito del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto grande o de
complejidad alta, el grado de formalidad de los procesos relacionados con el riesgo debería ser
alto.

En otros proyectos, la salida de algunos procesos esta predeterminada como una restricción, sin
que surja del proceso de planificación. Por ejemplo, en un proyecto bajo contrato de precio fijo el
coste máximo y el plazo de entrega puede estar fijado en el contrato. En este caso otros procesos
de planificación estarán afectados por esta restricción. También hay ocasiones en las que el orden
de realización de los diferentes procesos no es el estándar. Por ejemplo, en proyectos que
precisan de recursos únicos (por ejemplo un experto único en un proyecto de I+D) es necesario
definir la organización del proyecto (roles y responsabilidades de los miembros del equipo de
proyecto) antes de definir el alcance.

Las Áreas de Conocimiento

El director de proyecto debe dominar diversas áreas de conocimiento necesarias para una gestión
adecuada del proyecto. Las áreas de conocimiento son disciplinas de gestión que son aplicables a
cualquier campo de la gestión empresarial y que en el caso de la dirección de proyectos son
adaptadas a la naturaleza y características de éstos. Las áreas de conocimiento que veremos en
este manual de dirección de proyectos son:

Gestión de alcance.

Gestión del tiempo.

Gestión de costes.

Gestión de riesgos.

Sin embargo, el director de proyecto se manifiesta como tal cuando es capaz de gestionar todas
ellas de manera integrada. El director de proyecto debe tomar continuamente decisiones que
implican decisiones de compromiso que pueden afectar a varios objetivos de proyecto y que
requieren por tanto de un conocimiento adecuado de todas las áreas de conocimiento. Además,
existen procesos de la dirección de proyectos que trascienden e integran las áreas de
conocimiento anteriores. La gestión adecuada de estos procesos es lo que distingue al director de
proyecto de un especialista en un área de conocimiento específica. Estos procesos son:

Elaboración del plan de negocio.

Elaboración del acta de proyecto.

Elaboración del plan de proyecto.

Dirección de la ejecución de proyecto.

Control y seguimiento de proyecto.

Gestión integrada de los cambios del proyecto.

Cierre del proyecto.

LOS 5 GRUPOS DE PROCESOS Y 10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
(DEFINIDOS POR EL PMI EN EL PMBOK)

Según el PMI (Project Management Institute) recoge en la 6.ª edición del PMBOK (el Project

Management Body of Knowledge que si no tenéis, podéis adquirir aquí), todo proyecto que
iniciemos comporta una serie de actividades que se contextualizan en un grupo de procesos
determinado y exigen en el director de proyectos un conocimiento específico.

En el post de hoy vamos a profundizar sobre dichos grupos de procesos y áreas de conocimiento:

qué son por definición, cómo se relacionan y qué actividades abarcan. Comprender todos estos
conceptos es clave de cara a la preparación para la certificación PMP. En este post, además, he
preparado la tabla general que plasma de manera visual la correspondencia entre grupos y áreas,
así como un imprimible para que podamos ponernos a prueba e interiorizar mejor estos
conceptos.

GRUPOS DE PROCESOS

Según la última edición del PMBOK, un grupo de procesos en la dirección de proyectos es, por
definición

“Un agrupamiento lógico de procesos de la dirección de proyectos para alcanzar objetivos

específicos del proyecto. Los grupos de procesos son independientes de las fases del proyecto.”

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en los siguientes cinco grupos:

1.

1. Grupo de procesos de INICIO: procesos realizados para definir un nuevo proyecto

o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el
proyecto o fase

2. Grupo de procesos de PLANIFICACIÓN: procesos requeridos para establecer el

alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido
para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto

3. Grupo de procesos de EJECUCIÓN: procesos realizados para completar el trabajo

definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos
del proyecto

4. Grupo de procesos de MONITOREO Y CONTROL: procesos requeridos para hacer

seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para
identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes

5. Grupo de procesos de CIERRE: procesos llevados a cabo para completar o cerrar

formalmente el proyecto, fase o contrato

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Según la última edición del PMBOK, un área de conocimiento es, por definición
“Un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y
que se describe en términos de los procesos, prácticas, entradas, salidas, herramientas y técnicas
que la componen.”

Estas áreas de conocimiento están interrelacionadas y se utilizan en la mayoría de proyectos, la

mayoría de veces. Son 10:

1. Gestión de la INTEGRACIÓN del proyecto: incluye los procesos y actividades para

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de
dirección del proyecto dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos

2. Gestión del ALCANCE del proyecto: incluye los procesos requeridos para garantizar que el
proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para
completarlo con éxito

3. Gestión del CRONOGRAMA del proyecto: incluye todos los procesos requeridos para

administrar la finalización del proyecto a tiempo

4. Gestión de los COSTES del proyecto: incluye los procesos involucrados en planificar,

estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos
de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado

5. Gestión de la CALIDAD del proyecto: incluye los procesos para incorporar la política de

calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión, y control de los requisitos
de calidad del proyecto y el producto, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados

6. Gestión de los RECURSOS del proyecto: incluye los procesos para identificar, adquirir y

gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto

7. Gestión de las COMUNICACIONES del proyecto: incluye los procesos requeridos para

garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del
proyecto sean oportunos y adecuados

8. Gestión de los RIESGOS del proyecto: incluye los procesos para llevar a cabo la

planificación de la gestión identificación, análisis, planificación de respuesta,
implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto

9. Gestión de las ADQUISICIONES del proyecto: incluye los procesos necesarios para la

compra o adquisición de los productos, servicios o resultados requeridos por fuera del
equipo del proyecto

10. Gestión de los INTERESADOS del proyecto: incluye los procesos requeridos para identificar
a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el
proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto ene l proyecto, y
para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de
los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto

En la tabla que os muestro a continuación tenéis plasmada la correspondencia entre los grupos y
áreas y qué actividades conllevan. El número que aparece justo delante de dichos grupos, áreas y
actividades se corresponde al capítulo del PMBOK, 6.ª edición, en el que se desarrollan más a
fondo:
Para ayudar a entender mejor la correspondencia y poder autoevaluar nuestro progreso, he
creado un imprimible que podéis descargar aquí con todos los grupos, áreas y actividades. El
objetivo es que seamos capaces de saber qué actividades tienen que suceder y cuándo, y cómo el
trabajo previo sienta las bases para el siguiente.

Esta sería una muestra de dicho imprimible, correspondiente a la primera página:

Como siempre nos advierte el PMBOK, todo su contenido sobre gestión de proyectos es general,
por lo que este marco deberemos aplicarlo según convenga a la realidad del sector en el que
trabajemos y del proyecto específico que estemos dirigiendo: las necesidades específicas de un
proyecto pueden requerirnos pasar más tiempo en una actividad que en otra o incluso suprimir
aquellas que no apliquen. Asimismo, hay sectores que podrían necesitar incluir más áreas de
conocimiento, como por ejemplo Gestión Financiera o Gestión de Seguridad y Salud en el caso del
sector de la Construcción.
Independientemente de nuestra realidad empresarial y de nuestro sector, si deseamos obtener la
certificación PMP, en el examen las preguntas situacionales que nos plantearán serán aplicables a
cualquier sector y basadas en dicha tabla, algo a tener muy en cuenta.

Y tú, ¿conocías las 10 áreas y los 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos? ¿Cuáles son
aplicables en tu día a día como gestor de proyectos? ¿Añadirías algunas? ¿Te estás preparando
para la certificación PMP? ¡Cuéntamelo en la sección de los Comentarios!