DOMINIO DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO DEL PROYECTO

Curso:
GERENCIA DE
PROYECTOS
Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP.,
PMP., RMP
pyamakawa@esan.edu.pe
DOMINIO DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO DEL PROYECTO

El Dominio del Desempeño

del Trabajo del Proyecto
aborda las actividades y funciones
asociadas con el establecimiento de los
procesos del proyecto, la gestión de los
recursos físicos y el fomento de un
entorno de aprendizaje.
DOMINIO DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO DEL PROYECTO

La ejecución efectiva de este

dominio de desempeño da como
resultado los siguientes resultados deseados:
▪ Desempeño eficiente y efectivo del proyecto.
▪ Los procesos del proyecto son apropiados para
el proyecto y el entorno.
▪ Comunicación adecuada con los interesados.
▪ Gestión eficiente de los recursos físicos.
▪ Gestión eficaz de las adquisiciones.
▪ Capacidad mejorada del equipo gracias al
aprendizaje continuo y la mejora de procesos.
DOMINIO DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO DEL PROYECTO

El trabajo del proyecto mantiene al

equipo del proyecto enfocado, y las
actividades del proyecto se
desarrollan sin problemas.
Esto incluye, pero no se limita a:
 Gestionar el flujo de trabajo existente, nuevo trabajo y
cambio en el trabajo.
 Mantener al equipo del proyecto enfocado.
 Establecer sistemas y procesos de proyectos eficientes.
 Comunicarse con las partes interesadas.
 Gestión de materiales, equipos, suministros y logística.
 Trabajar con profesionales de contratación y
proveedores para planificar y gestionar adquisiciones y
contratos.
 Seguimiento de cambios que pueden afectar al
proyecto.
 Permitir el aprendizaje de proyectos y la transferencia
de conocimientos.
PROCESOS DEL PROYECTO
PROCESOS DEL PROYECTO

El director del proyecto y el

equipo del proyecto establecen y
revisan periódicamente los procesos que utiliza el
equipo del proyecto para realizar el trabajo.
Esto puede tomar la forma de revisar los paneles
de tareas para determinar si hay cuellos de botella
en el proceso, si el trabajo fluye al ritmo esperado
y si hay algún impedimento que esté bloqueando
el progreso.
PROCESOS DEL PROYECTO

La adaptación de procesos se puede

utilizar para optimizar el proceso de acuerdo con las
necesidades del proyecto.
En general, los proyectos grandes tienen
más proceso en comparación con los proyectos
pequeños, y los proyectos críticos tienen
más proceso que los proyectos menos importantes.
La adaptación tiene en cuenta las exigencias
y condiciones del entorno. Las formas de optimizar
los procesos para el entorno incluyen:
 Métodos de producción Lean
 Retrospectivas o lecciones aprendidas.
 ¿Dónde se gasta la siguiente mejor inversión?
PROCESOS DEL PROYECTO

Métodos de producción Lean

La producción ajustada utiliza técnicas como
el mapeo de la cadena de valor para medir la
proporción de actividades que agregan valor
y actividades que no agregan valor.
Las métricas calculadas forman una base y
un sistema de medición para identificar y
eliminar los desechos de los sistemas de
producción.
PROCESOS DEL PROYECTO

Retrospectivas o lecciones
aprendidas
Estas reuniones brindan una oportunidad para
que el equipo del proyecto revise la forma en
que funciona y sugiera cambios para mejorar el
proceso y la eficiencia.
 PROCESOS DEL PROYECTO

¿Dónde es la siguiente
mejor inversión?
Hacer esta pregunta puede ayudar a
los equipos del proyecto a determinar
si deben continuar con la tarea actual
o pasar a la siguiente actividad para
optimizar la entrega de valor.
PROCESOS DEL PROYECTO

Revisar los procesos puede implicar

determinar si los procesos son eficientes o si hay
desperdicios en el proceso que se pueden
eliminar.
El tiempo que se dedica al
seguimiento de la conformidad
con el proceso es un tiempo que el equipo
del proyecto no puede dedicar a entregar los
resultados para los que se encargó el proyecto.
Por lo tanto, los equipos de proyecto
utilizan el tiempo suficiente para revisar la
conformidad del proceso para maximizar los
beneficios generados por la revisión y, al mismo
tiempo, satisfacer las necesidades de gobierno
del proceso.
 PROCESOS DEL PROYECTO

Además de ser eficientes, los procesos deben ser efectivos.

Esto significa que deben cumplir con los requisitos de calidad,
las regulaciones, los estándares y las políticas organizativas,
además de producir el resultado deseado.
La evaluación de procesos puede incluir auditorías de procesos
y actividades de aseguramiento de la calidad para garantizar
que se sigan los procesos y se logren los resultados previstos.
EQUILIBRIO DE LAS RESTRICCIONES EN COMPETENCIA
EQUILIBRIO DE LAS RESTRICCIONES EN COMPETENCIA

Liderar con éxito un proyecto

incluye comprender las limitaciones asociadas con
el trabajo.
Las restricciones pueden adoptar la forma
de fechas de entrega fijas, cumplimiento de los
códigos reglamentarios, un presupuesto
predeterminado, políticas de calidad,
consideraciones de triple restricción, etc.
Las restricciones pueden cambiar y
cambiar a lo largo del proyecto.
Un nuevo requisito de las partes
interesadas puede implicar ampliar el
cronograma y el presupuesto.
Una reducción en el presupuesto
puede implicar la relajación de un requisito de
calidad o la reducción del alcance.
CONSERVACIÓN DEL ENFOQUE DEL EQUIPO DE PROYECTO

Los gerentes de proyecto tienen la

responsabilidad de evaluar y equilibrar el
enfoque y la atención del equipo del proyecto.
Esto implica evaluar las proyecciones
de progreso a corto y largo plazo hacia las
metas de entrega.
Liderar el equipo del proyecto
incluye equilibrar la carga de trabajo y evaluar si
los miembros del equipo del proyecto están
satisfechos con su trabajo para que sigan
motivados.
CONSERVACIÓN DEL ENFOQUE DEL EQUIPO DE PROYECTO

El objetivo es
mantener al equipo
del proyecto
enfocado en la
entrega de valor y estar
al tanto de cuándo entran en el
proyecto problemas potenciales,
retrasos y sobrecostos.
COMUNICACIONES E INVOLUCRAMIENTO EN EL PROYECTO

Gran parte del trabajo del

proyecto está asociado con
la comunicación y el
compromiso, especialmente el trabajo
asociado con el mantenimiento de la
participación de los miembros del equipo
del proyecto y otras partes interesadas.
COMUNICACIONES E INVOLUCRAMIENTO EN EL PROYECTO

Como se describió
anteriormente en el Dominio
de desempeño de las partes
interesadas, la comunicación
implica comunicación formal e informal,
además de comunicación verbal y escrita.
La información se puede recopilar en
reuniones, conversaciones y extrayendo
información de repositorios electrónicos.
Una vez recolectado, se distribuye como se
indica en el plan de comunicaciones de
gestión del proyecto.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICO

Algunos proyectos requieren

materiales y suministros de
terceros.
La planificación, el pedido, el transporte, el
almacenamiento, el seguimiento y el control de estos
recursos físicos pueden requerir una gran cantidad de
tiempo y esfuerzo.
Grandes cantidades de recursos
físicos requieren un sistema
logístico integrado.
Esto generalmente se documenta en las políticas de
la empresa que luego se implementan en los
proyectos.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICO

La documentación de respaldo
incluye estimaciones para el tipo de material, la
base de las estimaciones, el uso esperado a lo
largo del tiempo, las especificaciones para el grado
y el momento y la ubicación de las entregas.
Un plan de logística describe cómo se
implementará la política de la empresa en el
proyecto.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICO

Los objetivos desde la

perspectiva de los recursos
físicos son:
 Reducir o eliminar la manipulación y el
almacenamiento de materiales en el sitio.
 Eliminar los tiempos de espera de los
materiales.
 Minimice los desechos y desperdicios.
 Facilitar un entorno de trabajo seguro.
Todo este trabajo está integrado
con el cronograma del proyecto
maestro para proporcionar expectativas y
comunicaciones claras para todas las partes
involucradas.
TRABAJO CON ADQUISICIONES

Muchos proyectos involucran

alguna forma de contratación o
adquisición.
Las adquisiciones pueden cubrir todo,
desde material, equipo de capital y suministros
hasta soluciones, mano de obra y servicios.
En la mayoría de las organizaciones, los directores
de proyectos no tienen autoridad
contratante.
Más bien, trabajan con agentes de
contratación u otras personas con
experiencia en contratos, leyes y regulaciones.
TRABAJANDO CON ADQUISICIONES

Las organizaciones suelen tener políticas

y procedimientos rigurosos asociados con las
adquisiciones.
Las políticas identifican quién tiene autoridad
para celebrar un contrato, los límites de la autoridad
y los procesos y procedimientos que deben
seguirse.
INTEGRACIONES CON OTROS DOMINIOS DE DESEMPEÑO
INTERACCIONES CON OTROS DOMINIOS DE DESEMPEÑO

El dominio de desempeño del trabajo

del proyecto interactúa y habilita otros dominios
de desempeño en el proyecto.
El trabajo del proyecto permite y
respalda una planificación, entrega y medición
eficientes y efectivas.
Proporciona el entorno para que las
reuniones del equipo del proyecto, las
interacciones y la participación de las partes
interesadas sean efectivas.
El trabajo del proyecto permite
navegar por la incertidumbre, la ambigüedad y la
complejidad; y equilibra sus impactos con las
otras limitaciones del proyecto.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
 GESTION DE LAS ADQUISICIONES

El término adquisición es sinónimo de comprar y

podría no ser una correcta traducción al español del
término en inglés “procurement”.
Procurement incluye no sólo las compras externas,
sino también el aprovisionamiento de insumos
internos del proyecto. Por lo tanto, el término
adquisiciones también podemos interpretarlo como
“abastecimiento” o “aprovisionamiento”
La organización puede ser la compradora o
vendedora de los productos, servicios o resultados
de un proyecto.
IMPORTANCIA DE LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES

La Gestión de las Adquisiciones del

proyecto incluye los procesos
necesarios para comprar o adquirir
productos, servicios o resultados que
es preciso obtener fuera del equipo del
proyecto.
Incluye los procesos de gestión del
contrato y control de cambios
requeridos para desarrollar y
administrar contratos u ordenes de
compra emitidos por miembros
autorizados del equipo del proyecto.
Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
 PROCESOS DE LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES

Control y Monitoreo
3. Controlar las adquisiciones

Planificación
1. Planificar la gestión de las adquisiciones

Ejecución
2. Efectuar las adquisiciones
Planificar la Gestión de
Planificar la Gestión
las Adquisiciones
de Recursos
PLANIFICAR LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES

Es el proceso que consiste en documentar las

decisiones de compra para el proyecto, especificar la
forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.
Identifica qué necesidades del proyecto pueden o deben
satisfacerse de mejor manera, mediante la adquisición
de productos, servicios o resultados fuera de la
organización del proyecto, y qué necesidades del
proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.
Se debe considerar quién es el responsable de obtener
o ser titular de permisos y licencias profesionales
relevantes que puedan ser exigidos por la legislación,
regulación o política de la organización para ejecutar el
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que determina si
es preciso adquirir bienes y servicios desde fuera del
proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera
y cuándo hacerlo.

Entradas
Plan de Dirección del Proyecto
Acta de Constitución del
Proyecto
Documentos de proyecto
Documentos de Negocio
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organización
PLANIFICAR LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES
Herramientas y técnicas Salidas
• Estrategia de las Adquisiciones
Juicio de expertos • Criterios de Selección de
Proveedores
Reuniones • Documentos de las licitaciones
• Estimaciones independientes
de costo
Análisis de datos • Enunciados del Trabajo
Relativos a Adquisiciones
< Recopilación de datos (SOW)
• Decisiones de Hacer o Comprar.
Análisis de selección de Plan de Gestión de
proveedores Adquisiciones
Solicitudes de cambio
ACTUALIZACIONES
Documentos de proyecto
Activos de los procesos de la
organización
 TIPOS DE CONTRATOS

Contrato Riesgo del Riesgo del Descripción Ejemplo

comprador vendedor
Ordenes de Neutral Neutral Un acuerdo Monitores de
compra (PO) unilateral, precio computadoras por $140
definido
Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de Comprar una
un documento implementación de una
detallado del Trabajo red por $3000

Precio fijo + Mínimo Alto Como el anterior pero Una construcción de un

incentivo (FPIF) con un incentivo carretera por $4000000.
Por cada semana que
termine antes el
vendedor, este recibe
$65000
Precio Mínimo Alto Como el anterior, Una construcción de un
fijo+ajuste pero con ajuste carretera por $4000000.
precio económico por los Al comienzo de cada año
económico cambios de cada año ajuste del monto por los
(FPEPA) efectos económicos
 TIPOS DE CONTRATOS

Contrato Riesgo del Riesgo del Descripción Ejemplo

comprador vendedor
Tiempo y Mínimo Mínimo Pequeñas iniciativas, inicio Un baño adicional a $50 por hora
materiales del proyecto y costo de materiales
(T y M) Analista por $30/h
Costo + Tarifa fija Medio Mínimo Usado cuando el comprador Un comprador contrata una
(CPFF) sabe lo que se necesita pero empresa para producir un video
no conoce los detalles pero no está seguro de los
detalles. Acuerda en pagar al
proveedor los costos + 37000

Costo + Incentivo Medio Mínimo Como el anterior, pero El comprador paga los costos por
fijo permite al comprador un incentivo de 5000 por cada
(CPIF) motivar al vendedor semana que se termine antes

Costo + % de Alto Mínimo A mayores costos, mayores El comprador paga los costos +
costos pagos. No es el más un 17% de los costos
(CPPC) conveniente
 STATEMENT OF WORK (SOW)
Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición. Un buen
SOWs da a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de
los compradores.
Ejemplo de un SOW:
• Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle.
Especifica los requerimientos
• Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
• Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
• Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a
entregar
• Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo
• Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el
trabajo es aceptable
• Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento
adicional
RFP (REQUEST FOR PROPOSAL) O SOLICITUD DE PROPUESTA

1. Propósito
2. Background
3. Básicos requerimientos
4. Infraestructura de TI
5. Descripción del proceso de RFP
6. SoW
7. Apéndices:
a) Características del actual sistema
b) Requerimientos del sistema
c) Volumen de la data
d) Muestra del contrato
 Efectuar
Planificar la Gestión
las Adquisiciones
de Recursos
 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso que consiste en obtener respuestas

de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.
El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará
criterios de selección definidos a fin de
seleccionar uno o más vendedores que estén
calificados para efectuar el trabajo.
Se puede elaborar una lista restringida de
vendedores calificados basándose en una
propuesta preliminar.
El beneficio clave de este proceso es que
selecciona un proveedor calificado e implementa
el acuerdo legal para la entrega.
 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

Vendedores
Plan de Dirección del Proyecto Juicio de expertos
Documentos de proyecto Acuerdos
Habilidades interpersonales y
de equipo Solicitudes de cambio
Documentos de las adquisiciones Análisis de datos

Propuestas de los vendedores Conferencia de oferentes

Factores ambientales de la Publicidad

empresa ACTUALIZACIONES

Activos de los procesos de la Documentos de proyecto

organización
Plan de Dirección del Proyecto

Activos de los procesos de la

organización
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Son reuniones entre el comprador y todos los

Conferencias posibles vendedores que se celebran antes de la
presentación de las propuestas. Con el propósito
de Oferentes de asegurar que todos los vendedores
comprendan los requisitos de la adquisición.

Técnicas de • En caso de adquisiciones complejas, con criterios

Evaluación de ponderación definidos previamente, se definirá
de un proceso formal de revisión de la evaluación, de
acuerdo a las políticas de adquisición.
Propuestas

• La organización compradora puede elegir entre

Estimaciones preparar su propia estimación independiente o
independientes contratar los servicios de un perito profesional
externo para realizar la estimación de costos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Las listas existentes de vendedores potenciales a

Publicidad menudo se pueden ampliar mediante la colocación
de anuncios en publicaciones de amplia difusión.

• Pueden ayudar a las organizaciones a identificar la

Técnicas preparación de un proveedor para proporcionar el
estado final deseado, a determinado costo
Analíticas esperado para la elaboración del presupuesto y
evitar sobrecostos.

Negociación • Permite aclarar la estructura, los requisitos y otros

términos relativos a las compras para que se logre
de alcanzar un acuerdo mutuo antes de la firma del
Adquisiciones contrato.
 EJEMPLO DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Criterio Peso Calificación Puntuación Calificación Puntuación Calificación Puntuación

Enfoque
30%
técnico

Enfoque
30%
Dirección

Logros
20%
pasados

Precio 20%

Total
100%
Puntuación
 Controlar
Planificar la Gestión
las Adquisiciones
de Recursos
 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso que consiste en gestionar las

relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeño del contrato y efectuar cambios
y correcciones según sea necesario.
Debe asegurar que ambas partes cumplan
con sus respectivas obligaciones
contractuales y que sus propios derechos
legales se encuentren protegidos.
El beneficio clave de este proceso es que
garantiza que el desempeño tanto del
vendedor como del comprador satisface los
requisitos de adquisición de conformidad
con los términos del acuerdo legal.
 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

Adquisiciones cerradas
Plan de Dirección del Proyecto Juicio de expertos
Documentos de proyecto Información de desempeño
Análisis de datos del trabajo
Solicitudes de cambio
Documentos de las adquisiciones Inspección

Acuerdos Auditoría
ACTUALIZACIONES
Solicitudes de cambio Administración de
aprobadas Reclamaciones Plan de Dirección del Proyecto

Datos de desempeño del Documentos de proyecto

trabajo
Factores ambientales de la Documentos de las adquisiciones
empresa
Activos de los procesos de la
Activos de los procesos de la organización
organización
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS QUE SE APLICAN

 Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto.

Para autorizar el trabajo del vendedor en el
momento oportuno
 Controlar la Calidad. Para inspeccionar y
verificar la conformidad del producto del
vendedor.
 Realizar el Control Integrado de Cambios. Para
asegurar que los cambios sean aprobados
correctamente y que todas las personas que
necesiten estar informadas de dichos cambios
efectivamente lo estén.
 Controlar los Riesgos. Para asegurar que los
riesgos sean mitigados.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Revisiones de • Es una revisión estructurada del avance del vendedor

para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto,
desempeño de las dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el
adquisiciones contrato como referencia.

• Se pueden realizar durante la ejecución del proyecto

Inspecciones y para verificar la conformidad de los procesos o
Auditorías entregables del vendedor..

• Los datos e informes de desempeño del trabajo

Informes de suministrados por los vendedores se evalúan en
desempeño función de los requisitos del acuerdo.

• Todos los pagos deben ser efectuados y

Sistemas de pago documentados en estricta observancia de los términos
del contrato.
Aspectos clave
 ASPECTOS CLAVE

Una correcta gestión de las adquisiciones,

administrada por el personal idóneo, tendrá como
objetivo fundamental aumentar el valor de la
empresa, dedicándose a actividades propias de
optimización en la adquisición de recursos.
Ejemplos:
 Realizar previsiones.
 Negociar precios
 Encontrar múltiples fuentes de aprovisionamiento.
 Rotar stocks.
 Establecer negocios a largo plazo.
 Encontrar productos o servicios sustitutos.
RESUMEN DE LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES

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 ¿Preguntas?

Curso:
GERENCIA DE
PROYECTOS
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PMP., RMP
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