PLAN DE GESTIN DEL COSTO

Expansin de lnea de negocio, mediante la implementacin de un

PROYECTO
Depsito Comercial Aduanero.

PREPARADO POR: Luis Mora FECHA 12 06 2017

REVISADO POR: Jorge Lpez C. FECHA 14 06 2017

APROBADO POR: Cristian Jimnez C. FECHA 16 06 2017

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo:
Nombre Cargo Ubicac
in
Jorge Lpez C. Gerente General Oficina de Gerencia

Francisco Murgua C. Jefe de Ventas Departamento Financiero

Cristian Jimnez C. Direccin de Operaciones
Patrocinador Oficial.

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costo contractual:

Nombre Cargo Ubicac
in
Cristian Jimnez C. Patrocinador Oficial. Direccin de Operaciones

Jorge Lpez C. Gerente General Oficina de Gerencia

Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de costo interno ofrecido:
Gerente de Proyecto, Jefe de Divisin de Energa.
Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto

-Adecuacin en el Alcance del Proyecto (cambios)

- Ampliaciones en el Alcance del Proyecto
- Incremento de los costos de los sub contratistas o equipos y materiales necesarios
- Cambios en las fechas de entrega de partes que conforman el desarrollo del pro
(aceleraciones)
- Restriccin presupuestal
- Otros debidamente sustentados.
Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo :
Para reportar el impacto por cambios en el costo se utilizar el formato N FGPR-011-A que
incluye la siguiente informacin:

1. Persona que solicita el cambio.

2. Descripcin de las caractersticas de la situacin que requiere una solicitud de cambio de
costos.
3. Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, Calidad, tiempo y alcance).
4. Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las diferentes reas (costo,
calidad, tiempo y alcance).
5. Recomendacin en la seleccin de la alternativa de solucin (Propuesta).
6. Documentos sustentatorios.
7. El tiempo mximo de respuesta que tiene el o las personas encargadas para dar la aprobacin.

Describir como sern administrados los cambios en el costo:

Los cambios en el costo se denominarn presupuestos adicionales o deductivos, segn sea el
caso. La persona autorizada a solicitar cambios en el costo deber elevar su solicitud a la persona
autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en forma documentada.
Slo procedern presupuestos adicionales si se demuestra que stos son necesarios e
imprescindibles para lograr el alcance del proyecto y que sean originados por omisiones o
defectos en la formulacin del alcance. Las modificaciones al alcance que no cumplan con este
requisito podrn ser aprobadas slo si cuentan con la autorizacin del patrocinador o sponsor
del proyecto. En caso contrario no se modificar el costo del proyecto, siendo de
responsabilidad del equipo de trabajo los mayores costos en que ste incurra. Para el caso de
presupuestos deductivos, slo sern aceptados aquellos que se produzcan por reducciones en el
alcance del proyecto o por decisiones del sponsor del proyecto.

El procedimiento a seguir para aprobar un presupuesto adicional o un deductivo ser el siguiente:

1. Dentro de los quince das calendario posterior al hecho que determine una modificacin
del costo del proyecto, la persona autorizada a solicitar cambios en el costo, deber
sustentar su pedido, indicando las causas que originaron el adicional o el deductivo,
debiendo acompaar, necesariamente, una propuesta de la modificacin del presupuesto
precisando los montos y el sustento analtico necesario. Esta documentacin deber ser
presentada a la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto.
2. La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los cinco das calendario
posterior a la recepcin de la solicitud, deber analizar el pedido y, de encontrarlo conforme
en forma total o parcial, deber emitir la orden de proceder, autorizando el cambio del
costo.

Una vez emitida la orden de proceder, ser responsabilidad del equipo de trabajo actualizar los
documentos que se vean afectados por dicha orden de proceder.
 PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Expansin de lnea de negocio, mediante la implementacin de un
Nombre del Proyecto: Depsito Comercial Aduanero.
Preparado por: Karina Estvez Analista de informacin
.
Fecha: 16/06/2017
Descripcin de la metodologa de gestin del riesgo a ser usada:
Alcances
La identificacin, priorizacin y seguimiento de riesgos ms crticos ser realizado por el
Gerente de Proyectos asignado.
Las acciones a tomar sern aprobadas y visadas por la Superintendencia de la Empresa la
cual tomara las medidas necesarias.
El proceso de Gestin de Riesgo debe ser definido e implantado por toda la organizacin
(IMPOEX S.A.).
Herramientas
Opinin de la Alta Gerencia.
Opinin del patrocinador.
Opinin de la Gerencia General.
Juicio de expertos entrevista.
Check list riesgos potenciales.
Anlisis de los supuestos identificados.

Fuentes de Datos
La identificacin de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del proyecto
segn experiencia y juicio de especialistas.
Se revis el banco de proyectos anteriores Histricos.

Roles y responsabilidades:
Gerente de Proyecto: Responsable de identificacin, priorizacin y seguimiento de riesgos,
proponer acciones para afrontar los riesgos identificados.
Departamento de Desarrollo del proyecto: Aprobar acciones propuestas para mitigar los
riesgos. Aprobar el presupuesto para Riesgos de Gestin.
Equipo de Trabajo: Responsable asesoramiento de riesgos, identificacin de los riesgos.

Accin del manejo del Riesgo #1:

Debido a que el encargado de la construccin del proyecto incumpla con el equipamiento
diseo y construccin del rea y ste no estara listo, lo que implicara un atraso en la
programacin de entrega.
Lder del Equipo
Jefe de diseo y construccin a cargo de la obra.

Miembros del Equipo

Supervisor de la Obra
Ingeniero a cargo
Administrador

Soporte

Definir en el contrato una clusula de penalidad por el no cumplimiento de la fecha de entrega.

Accin del manejo del Riesgo #2:
Debido a que el encargado incumpla con el servicio de programacin del aplicativo del
plan desarrollado para el proyeto.

Lder del Equipo

Jefe a cargo del proyecto.

Miembros del Equipo

Director de proyectos.

Soporte
Definir en el contrato una clusula de penalidad por el no cumplimiento en la fecha de
entrega del servicio.

Accin del manejo del Riesgo #3:

La inadecuada ubicacin de los servicios de proteccin de los elctricos, mecnicos que
puede producir distorsiones o efectos negativos en el desarrollo del depsito Aduanero.

Lder del Equipo

Jefe de Diseo y Construccin.

Miembros del Equipo

Director de proyectos.
Supervisor de la Obra.
Asistentes de diseo y control.

Soporte

Definir en el contrato una clusula de penalidad por el no cumplimiento en la fecha de

entrega del servicio.

Presupuesto:
El presupuesto de contingencia asignado para riesgos de gestin es del 15% del costo total
del proyecto.

Sincronizacin:

El Gerente de Proyectos, est encargado de identificar y gestionar los riesgos del

proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisin es continua
para detectar nuevos riesgos.
Los puntos a revisar durante la ejecucin del proyecto sern en el control quincenal
donde se informa el rendimiento del trabajo y la situacin de los riesgos actualizados
con su respectivo plan de contingencia y soluciones alternativas.