Estudio de Caso DISTRIMAY

Aprendiz

Jesús Andrés Calero Cermeño

Programa:

Análisis y desarrollo de sistemas de la información

Ficha:

2175990

Centro Industrial y Desarrollo Empresarial de Soacha

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

2021
 INTRODUCCION

La empresa DISTRIMAY es una empresa reconocida en el mercado, pero

actualmente presenta falencias en su área financiera y contable al no contar con un
debido sistema de información
 OBJETIVO GENERAL

Buscamos desarrollar un aplicativo o sistema de información que le brinde la

oportunidad a la empresa Distrimay de integrar los procesos administrativos y
financieros, realizados en el departamento financiero y contable, ventas e
inventarios con el fin de mejorar sus procesos y poder presentar una información
exacta y veraz correspondientes a balance, pago a proveedores, ventas y pago de
impuestos de la organización.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Mejorar el balance entre los procesos administrativos con el fin de tener una
trazabilidad de los procesos y minimizar los errores administrativos
 Poder revisar la trazabilidad en los procesos financieros.
 Hacer una mejor administración de los tiempos en la generación y
presentación de informes.
 Generar un sistema de información contable que nos permita hacer los
balances reales para el pago de impuestos y así evitar pérdidas y sanciones
 Indicar un inventario exacto de los productos que se posee en el punto de
venta y bodega.
 Especificar los ingresos y los egresos periódicos a corto, mediano y largo
plazo.
 DESARROLLO

El problema que encontramos en la empresa Distrimay, corresponde a no contar

con un sistema de información para las actividades principales de la empresa:
contabilidad, ventas, inventario de insumos, pago a proveedores y pago de
impuestos. Estas situaciones afectan la operatividad y genera errores que afectan
los estados financieros de la empresa. Se han observado diferentes inconvenientes
en el desarrollo de este proceso, entre los cuales podemos destacar:

 La contabilidad no es exacta
 No se tiene una base de datos de todos los productos en el punto de venta y
en la bodega, lo cual conlleva a que el inventario no sea confiable.
 Debido a no poseer un sistema de información se generan sanciones y
demoras en los pagos de los respectivos impuestos.
 No encontramos una información fidedigna referente a compras y ventas
 Demora en la generación de los informes financieros.

El proyecto que se plantea es viable ya que los procesos se agilizaran,

convirtiéndose de esa forma en una gran herramienta para los diferentes procesos
que se realizan en Distrimay, lo cual se proyectara en los siguientes beneficios:

 Control adecuado y óptimo de la información

 Aumentos de la productividad
 Adecuado manejo de la información de los diferentes productos que se tienen
en el punto de venta y en la bodega.
 Base de datos actualizada del inventario, ventas, pagos y compras a
proveedores.
 Mayor control y seguimiento a los clientes y proveedores.

El sistema de información tendrá la capacidad de realizar las siguientes

operaciones:
 Mostrar información clara he histórica de todas las transacciones que se
realicen en la empresa Distrimay
 Mostrar, añadir, eliminar y actualizar inventario.
  Proteger la información almacenada a través de la validación de un usuario
y una contraseña.

RECURSOS DISPONIBLES

 Computador de escritorio desactualizado

 Kardex físico y manual
 Escritorio y silla ejecutiva
 Talonario de facturas de ventas
 Estados financieros debidamente firmados por contador público.
 Cuenta bancaria.

ANALISIS DOFA
FORTALEZAS
Responsabilidad, seriedad y
compromiso de la empresa.
Reconocimiento por su
trayectoria en el mercado.
Conocimiento en ventas
DEBILIDADES
En el mercado existen
variedades de empresas de la
misma línea.
Cambio de los precios de los
productos de los
competidores.
OPORTUNIDADES
Su experiencia y recorrido en
el mercado.
Comercialización de abarrotes
a nivel local y regional
ESTRATEGIAS FO
Aprovechar la tendencia
actual de consumir productos
naturales
ESTRATEGIAS DO
Creación de nuevas
sucursales para ampliar la
organización y establecerse
como una entidad con poder
en el mercado.
AMENAZAS
Aparición de un gran
competidor con el mínimo
producto.
Posible disminución de
precios en algunos productos
por parte de la competencia
ESTRATEGIAS FA
Ampliar variedad de productos
aprovechando nuestra
posición en el mercado y
reconocimiento
ESTRATEGIAS DA
Compra directa a los
productores y fabricantes.
Idear campañas publicitarias
para competir con empresas
similares y seguir mejorando
el reconocimiento de los
clientes a la empresa.

La ejecución del proyecto se realizara de la siguiente manera:

 Estudio del estado actual de la empresa antes de implementar el sistema
 Recolección de la información necesaria para empezar con el desarrollo
 Desarrollo y creación del sistema de información
 Implementación del sistema de información
 Capacitación y campañas de sensibilización al personal.
 MATRIZ MARCO LOGICO
NIVEL DE MEDIOS DE % TIEMPO DE EJECUCION
INDICADOR
OBJETIVO VERIFICACION
El sistema de Informes contables Se tiene proyectado para todas
información mejora los y financieros. las fases del proyecto 12
procesos administrativos Inventarios. meses.
y financieros buscando Informe de
reducir errores entradas y salidas
operativos. mensuales.
FINES

Incremento del 40% en Encuestas por el

ventas. nivel de
aceptación.
Gana un nivel de
aceptación mayor de los
productos por los clientes
y empresas
Reduce errores en el Software contable. La primera fase está
área financiera. Auditorias. comprendida en analizar la
información con la que cuentan
Mejora en los productos. Consolidados de actualmente (inventarios,
Optimización de los fechas y de pagos facturación, etc.), se debe dar
PROPOSITOS

inventarios. realizados a inicio con el desarrollo del

proveedores. 40% software para la organización
Mejora de pago a de la información. Se contara
proveedores. Informe de con un tiempo máximo de 2
entradas y salidas meses y posterior a esto se
Aumenta volumen de las mensuales. dedicara el tiempo al desarrollo
ventas. del sistema de información (4
Base de datos de meses)
Aumenta el número de clientes
clientes.
Mercadeo. Informe de En segunda fase ya se debe
Ventas y entradas y salidas contar con un prototipo del
COMPONENTES

posicionamiento. mensuales. software y se debe integrar la

información organizada en la
Seguimiento a procesos Informes primera fase. Después de este
30%
financieros. financieros proceso, la empresa debe
realizar pruebas piloto de
Seguimiento a procesos software. El tiempo estimado
administrativos para la integración la
información es de 5 meses.
Número de Actas y listas de Se capacitara al personal
capacitaciones. asistencia a las correspondiente en la
ACTIIVIADES

capacitaciones. generación de informes según

Personas capacitadas. las necesidades de Distrimay y
30%
Informes las demás funcionalidades del
Numero de monitoreo periódicos sistema de información. Esta
realizados al software capacitación tiene una
duración de 1 semana.