DIPLOMADO VIRTUAL EN

CONTABILIDAD BÁSICA
Guía didáctica 2: Documentos Soporte

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DIPLOMADO VIRTUAL EN CONTABILIDAD BÁSICA
 Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica No. 2 del
Módulo: Documentos Soporte, el estudiante logre la siguiente competencia
específica:

 Identificar los documentos soporte de las transacciones contables según

las necesidades legales para el adecuado manejo del área de
contabilidad.

Documentos
soporte de
contabilidad.

Ilustración 1. Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

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DIPLOMADO VIRTUAL EN CONTABILIDAD BÁSICA
Tema 1: Documentos soportes de contabilidad

Los documentos o soportes contables son aquellos que respaldan una

transacción comercial, se pueden convertir en dinero efectivo o representan una
promesa de pago. En las siguientes páginas se realiza una breve definición y
ejemplo de cada uno.

Recibo de caja.

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo

recaudados por la empresa, donde el original se entrega al cliente y dos (2) copias
para un consecutivo y otra para anexar los comprobantes diarios de contabilidad.
(Gómez, 2001). A continuación, un formato personalizado:

Ilustración 2. Comprobante de Caja.

Fuente: Autor.

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Recibo de consignación y depósitos bancarios.

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los clientes.

El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna; y,
tiene la siguiente finalidad, las consignaciones en efectivo y retiro en efectivo o en
cheque. (Gómez, 2001)

. A continuación, un formato de un banco en particular:

Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria.

Fuente: Autor.

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Factura de venta.

Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que debe

contener los siguientes datos: Descripción de los artículos, los fletes, impuestos y
las condiciones de pago; para el caso colombiano, es un documento obligatorio por
parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en cualquier tipo
de transacción comercial, la cual puede ser, física o electrónica. A continuación,
siguiente formato empresarial:

NOMBRE
Nit:
Dirección FACTURA No
Teléfono
Correo Electrónico:
VENDIDO A: FECHA:
NIT:
DIRECCIÓN CLIENTE: VENDEDOR:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO FORMA DE PAGO:
ARTÍCULOS CANTIDAD VR. UNITARIO VALOR TOTAL

SON: Sub total

Descuento
IVA 19%
TOTAL $ -

Ilustración 4. Factura Comercial.

Fuente: Autor.

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Cheque.

Es un título - valor por medio del cual una persona natural o jurídica llamado
“girador” ordena a un banco que pague una suma de dinero a la orden de un tercero
llamado “beneficiario” (Gerencie.com, 2017).

A continuación, un formato de un cheque:

Cheque No.

Fecha $

Páguese
a la orden de:

La suma de:

Ilustración 5. Cheque.
Fuente: Autor.

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Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito.

Las tarjetas débito y crédito son medios de pago que utilizan los clientes para
pagar la compra de productos y servicios, incluso las empresas pueden usarlas para
responder por sus obligaciones financieras.

La empresa para afiliarse al sistema electrónico suscribe un contrato con una

entidad financiera previamente seleccionada para recibir y cancelar el dinero de sus
ingresos y egresos por medio del sistema financiero. Este servicio les genera a las
empresas unos costos financieros que se deducen por un porcentaje de comisión
entre, el 5 - 10% (Alicia, 2010).). A continuación, un comprobante de tarjetas débito:

Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito.

Fuente: Autor.

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Comprobante de egreso.

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de dinero por medio de

un cheque o efectivo; en la empresa se elabora doble donde, el original se anexa
como comprobante del libro diario y la copia para tener un archivo consecutivo
durante un período de tiempo; y debe llevar copia del cheque; y los soportes
contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente
las transacciones que diariamente se realizan en una empresa (Gómez, 2001).

Cheque No.

Fecha $

Páguese
a la orden de:

La suma de:

EMPRESA COMPROBANTE
DIRECCIÓN DE EGRESO No.
TELÉFONOS
CONCEPTO VALOR

$
CHEQUE No. EFECTIVO FIRM A Y SELLO DEL BENEFICIARIO

BANCO

DEBÍTESE A

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

C.C. NIT.

Ilustración 7. Comprobante de Egreso.

Fuente: Autor

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Letra de cambio.

Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es un

título - valor se extiende por una persona natural o jurídica y recoge una obligación
de pago aceptada por otra persona natural o jurídica de una cantidad de dinero en
la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de Comercio
Colombiano en sus artículos 691 a 708 (Gerencie.com, 2017). A continuación, el
siguiente formato:

No. LETRA DE CAMBIO POR $

Fecha

Señor(s)

El día__________ del mes de _________________________ de___

Se servirá(n) Ustedes pagar solidariamente en _________________________________________ por esta

ÚNICA DE CAMBIO sin protesto, excusado el aviso de rechazo y la presentación para el pago a la orden,

de:________________________________________________________________________________________

La cantidad de:

pesos M.L. mas el __________% mensual duratne el plazo y el ________ % mensual por mora renunciando a
favor del tenerdor de la presente el derecho a nombrar depositario en caso de cobro judicioal o secuertro
preventivo
Dirección Teléfono
C.C. NIT:

C.C. NIT:

Att.______________________________

Ilustración 8. Letra de Cambio.

Fuente: Autor

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Pagaré.

Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que

obliga a pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento
se utiliza para respaldar los créditos financieros. A continuación, las partes del
pagaré:

Ilustración 9. Pagaré.
Fuente: (FIDECO, 2015).

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Nota Débito.

Es un comprobante

que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de clientes, un valor por

concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados
por la financiación o mora en el pago de las obligaciones (Gómez, 2001). A
continuación, el siguiente formato:

EMPRESA NOTA DÉBITO No.

SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES CARGOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA
CONCEPTO VALOR

$
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA

Ilustración 10. Nota débito.

Fuente: Autor.

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Nota Crédito.
Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede descuentos y
rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías. Este comprobante se prepara
en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad (Gómez,
2001).

A continuación, el siguiente formato:

BANCO NOTA CRÉDITO No.

SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES ABONOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA

CONCEPTO VALOR

ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA

Ilustración 11. Nota Crédito.

Fuente: Autor.

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Recibo de caja menor.
Es el soporte contable para los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor (Gómez, 2001). A continuación, el siguiente formato:

NOMBRE: RECIBO DE
NIT: CAJA MENOR No.
FECHA: POR
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:

SON:

APROBADO FIRMA RECIBIDO

Ilustración 12. Recibo de Caja Menor.

Fuente: Autor.

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Nota de contabilidad.

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que

no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre (Gómez, 2001). A continuación, el siguiente formato:

NOMBRE: NOTA DE CONTABILIDAD No.

Nit.:
DIRECCIÓN:
TEL:
DETALLE:

FECHA MM DD AAAA

CÓDIGO CUENTAS PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

Ilustración 13. Nota de Contabilidad.

Fuente: Autor

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Comprobante diario de contabilidad.
Es un documento que se debe elaborar previamente al registro de cualquier
transacción y, en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y valor, así
como las cuentas afectadas en el asiento contable; donde, a cada comprobante se
le anexan los documentos y soportes que la justifiquen (Gómez, 2001). A
continuación, el siguiente formato:

NOMBRE:
Nit.:
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN:
TEL:
FECHA No.
CÓDIGO CONCEPTO PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

Ilustración 14. Comprobante de contabilidad.

Fuente: Autor

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 Ahora que has revisado los contenidos de la guía didáctica, te invito a
diligenciar documentos y soportes contables a partir de la siguiente información.

EMPRESA DE SERVICIOS LA VIRTUALIDAD S.A.S.

Presenta la siguiente información:

Día 1. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S recibe aportes de 3 socios, los

cuales corresponden a 50.000 acciones por un valor de $5.000 cada una, distribuida
de la siguiente manera:

• Socio Joaquín Méndez Rodríguez, identificado con cédula de ciudadanía No.

70.123.456 de la ciudad de Medellín, aportó 15.000 acciones, según recibo de caja
No. 001

• Socia Elsa Victoria Rojas Hincapié, identificada con cédula de ciudadanía No.
43.619.852 de la ciudad de Cali, aportó 20.000 acciones, según recibo de Caja No.
002

• Socia Sandra María Giraldo identificada con cédula de ciudadanía No.

1.285.951.335, de la ciudad de Bogotá, aportó 15.000 acciones, según recibo de
Caja No. 003

Día 1. Con el dinero aportado la Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza

apertura de cuenta corriente 00935738264, de Bancolombia, según recibo de
consignación 0000741

Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S adquiere 5 equipos de

cómputo Marca Asus Referencia P45-d por un valor de $2.500.000 cada uno, le
facturan IVA del 19%, la compra fue realizada a la empresa CEDECÓMPUTO S.A.
NIT. 900444888, factura No. 321

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Día 10. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza pago del 50% a factura
No. 321, cuyo beneficiario la empresa CEDECÓMPUTO S.A. NIT. 900444888, con
cheque No. 001, comprobante de egreso No. 001.

Día 20 La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S le presta servicios de Asesoría

Financiera a la Empresa el Porvenir por $6.000.000, el IVA es del 19%, según
factura No. 0001.

Día 20. La Empresa el Porvenir, cancela a La Empresa de Servicios la Virtualidad

S.A.S la factura No. 0001, Recibo de caja No. 004.

Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S realiza la nómina del mes de
sus 2 empleados por $1.300.000 cada uno, les paga auxilio de transporte por
$102.854, y les realiza las deducciones para salud (EPS) y Pensión (AFP)

Día 30. La Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S cancela los salarios a sus 2
empleados así:

• Armando Armas: Comprobante de Egreso No. 002, cheque No. 002

• Betty Bello: Comprobantes de Egreso No. 003 con cheque No. 003

Taller: Empresa de Servicios la Virtualidad S.A.S

Fuente: Autor

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Andrea Sepúlveda. (12/12/2012). ¿Cómo identificar un "voucher" falso?.
10/08/2018, de Publimetro Sitio web:
https://www.publimetro.cl/cl/nacional/2012/12/12/fotos-identificar-voucher-
falso.html

Edgar Varela. (23 mayo, 2017). El Cheque. 26/07/2018, de Aquí Se Habla Derecho®
Sitio web: https://apunteslegalesblog.wordpress.com/2017/05/23/el-cheque/

Alicia MD. (12 de noviembre de 2010). Soportes de Contabilidad. 26/07/2018, de

Blogspot.com Sitio web: http://lossoportesdecontabilidad.blogspot.com

Biztree. (2018). Factura de ventas. 26/07/2018, de Biztree Sitio web:

http://www.biztree.com/es/doc/factura-de-ventas-D3925

John Jairo Cañaveral Díaz y otros. (26 de abril de 2014). Comprobantes de

contabilidad. 26/07/2018, de LinkedIn SlideShare Sitio web:
https://es.slideshare.net/jhonjairopanb/comprobantes-de-contabilidad-
33975097

FIDECO Inversiones S.A. (19 de noviembre de 2015). Las partes de un pagaré.

26/07/2018, de FIDECO Inversiones S.A. Sitio web:
https://www.descuentodepagares.net/las-partes-de-un-pagare.asp

Gerencie.com. (5 de noviembre de 2017). ¿Qué es un cheque? 26/07/2018, de

Gerencie.com Sitio web: https://www.gerencie.com/cheque.html

Giovanny Gómez. (2001). Los soportes contables. 26/07/2018, de Gestiopolis Sitio

web: https://www.gestiopolis.com/soportes-contables/

John Jairo Pinilla. (4 de febrero de 2013). Contabilidad Colombiana 2.013.

26/07/2018, de blogspot.com Sitio web:

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 http://jhonjairopinillacontabilidad2013.blogspot.com/2013/02/recibo-de-
consignacion-bancaria.html

El Faro Distribuciones. (2018). Nota Debito 4012 X100 Legis 02573. 26/07/2018, de
El Faro Distribuciones Sitio web: http://distribuidoraelfaro.com/nota-debito-
4012-x100-legis-02573/

El Faro Distribuciones. (2018). Formas Nota Crédito 40-13 X100 Legis26/07/2018,

de El Faro Distribuciones Sitio web: http://distribuidoraelfaro.com/nota-
debito-4012-x100-legis-02573/

Nelly y Andrea. (2011). Recibo de caja. 26/07/2018, de Blogspot.com Sitio web:

http://andreanelly02.blogspot.com/2011/02/recibo-de-caja.html

Nessan. (2018). Letra de cambio. 26/07/2018, de Nessan Sitio web:

http://nessan.com.co/index.php/linea-oficina/producto/133-letra-de-
cambio/category_pathway-21

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
CONTABILIDAD BÁSICA del Politécnico de Colombia, y solo podrá ser
reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en
los escritos donde se utilice la información que aquí se presenta.

GUÍA DIDÁCTICA N°2

M2-DV50-GU02
MÓDULO 2: Documentos Soporte
DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2021

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica Virtual

Realización del texto: Beatriz Gallo, Docente
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones

Editado por el Politécnico de Colombia

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