CONTABILIAD BASICA – DOCUMENTOS SOPORTES

Curso de
Contabilidad Básica

Documentos Soportes

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Presentación

En el proceso contable en las empresas se debe soportar físicamente con

documentos que registran todas las operaciones de índole mercantil que
realizan las organizaciones, por tal motivo hay que tener claro la forma de
elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que se realizan en las empresas deben

estar registradas en los libros de contabilidad, pero deben soportarse con los
documentos soporte de cada una, es por ello que a continuación en el módulo
se presentan los papeles comerciales y títulos valores, su definición y sus
principales características e información: Nombre o razón social de la empresa
que lo emite, Nombre, número y fecha del comprobante, descripción del
contenido, firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes (Gómez, 2001).

Estos documentos deben consolidarse con los comprobantes de

contabilidad respectivos, conservarse archivados en orden cronológico,
consecutivo y deben ser verificables; pueden y deben conservarse en el idioma
en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las
operaciones en los libros y estados financieros.

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DOCUMENTOS SOPORTE
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CONTABILIDAD BASICA - DOCUMENTOS SOPORTES

Documentos
soporte de
contabilidad.

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

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Tema 1
Documentos soportes de contabilidad

Recibo de caja.

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo

recaudados por la empresa, donde el original se entrega al cliente y dos (2)
copias para un consecutivo y otra para anexar los comprobantes diarios de
contabilidad. (Gómez, 2001). A continuación un formato personalizado:

Ilustración 2. Comprobante de Caja.

Fuente: Autor.

Recibo de consignación y depósitos bancarios.

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los

clientes. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna; y, tiene la siguiente finalidad, las consignaciones en efectivo y
retiro en efectivo o en cheque. (Gómez, 2001).

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A continuación un formato de un banco en particular:

Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria.

Fuente: Autor.

Factura de venta.

Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que

debe contener los siguientes datos: Descripción de los artículos, los fletes,
impuestos y las condiciones de pago; para el caso colombiano, es un
documento obligatorio por parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales) en cualquier tipo de transacción comercial, la cual puede
ser, física o electrónica. A continuación siguiente formato empresarial:

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NOMBRE
Nit:
Dirección FACTURA No
Teléfono
Correo Electrónico:
VENDIDO A: FECHA:
NIT:
DIRECCIÓN CLIENTE: VENDEDOR:
TELÉFONO:
CORREO ELECTRÓNICO FORMA DE PAGO:
ARTÍCULOS CANTIDAD VR. UNITARIO VALOR TOTAL

SON: Sub total

Descuento
IVA 19%
TOTAL $ -

Ilustración 4. Factura Comercial.

Fuente: Autor.

Cheque.

Es un título - valor por medio del cual una persona natural o jurídica
llamado “girador” ordena a un banco que pague una suma de dinero a la orden
de un tercero llamado “beneficiario” (Gerencie.com, 2017). A continuación un
formato de un cheque:

Ilustración 5. Cheque.
Fuente: Autor.

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Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito.

Las tarjetas débito y crédito son medios de pago que utilizan los clientes
para pagar la compra de productos y servicios, incluso las empresas pueden
usarlas para responder por sus obligaciones financieras.

El empresa para afiliarse al sistema electrónico suscribe un contrato con

la entidad financiera que escoge para recibir y cancelar el dinero de sus
ingresos y egresos por medio del sistema financiero, este servicio le genera a
las empresas unos costos financieros que se deducen por un porcentaje de
comisión entre, el 5 - 10% (Alicia, 2010). ). A continuación un comprobante
de tarjetas débito:

Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito.

Fuente: Autor.

Comprobante de egreso.

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de dinero por medio

de un cheque o efectivo; en la empresa se elabora doble donde, el original se
anexa como comprobante del libro diario y la copia para tener un archivo

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consecutivo durante un período de tiempo; y debe llevar copia del cheque; y

los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa (Gómez, 2001).

Cheque No.

Fecha $

Páguese
a la orden de:

La suma de:

EMPRESA COMPROBANTE DE
DIRECCIÓN EGRESO No.
TELÉFONOS
CONCEPTO VALOR

$
CHEQUE No. EFECTIVO FIRM A Y SELLO DEL BENEFICIARIO
BANCO
DEBÍTESE A

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

C.C. NIT.

Ilustración 7. Comprobante de Egreso.

Fuente: Autor

Letra de cambio.

Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es

un título - valor se extiende por una persona natural o jurídica y recoge una
obligación de pago aceptada por otra persona natural o jurídica de una
cantidad de dinero en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado
por el Código de Comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708

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(Gerencie.com, 2017). A continuación, el siguiente formato:

No. LETRA DE CAMBIO POR $

Fecha

Señor(s)
El día del mes de de

Se servirá(n) Ustedes pagar solidariamente en por esta

ÚNICA DE CAMBIO sin protesto, excusado el aviso de rechazo y la presentación para el pago a la orden,

de:
La cantidad de:

pesos M.L. mas el % mensual duratne el plazo y el % mensual por mora renunciando a
favor del tenerdor de la presente el derecho a nombrar depositario en caso de cobro judicioal o secuertro
preventivo
Dirección Teléfono
C.C. NIT:

C.C. NIT:

Att.

Ilustración 8. Letra de Cambio.

Fuente: Autor

Pagaré.

Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que

obliga a pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos financieros. A continuación,
las partes del pagaré:

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Ilustración 9. Pagaré.
Fuente: (FIDECO, 2015).

Nota Débito.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de

clientes, un valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas
y los intereses causados por la financiación o mora en el pago de las
obligaciones (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

EMPRESA NOTA DÉBITO No.

SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES CARGOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA
CONCEPTO VALOR

$
ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA

Ilustración 10. Nota débito.

Fuente: Autor.

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Nota Crédito.

Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede

descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

BANCO NOTA CRÉDITO No.

SEÑOR(ES) CTA
FECHA:
LE(S) ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES ABONOS HECHOS A SU APRECIABLE CUENTA

CONCEPTO VALOR

ELABORADA REVISADA AUTORIZADA CONTABILIZADA

Ilustración 11. Nota Crédito.

Fuente: Autor.
Recibo de caja menor.

Es el soporte contable para los gastos pagados en efectivo, por cuantías

mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor (Gómez, 2001). A continuación el siguiente
formato:

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NOMBRE: RECIBO DE
NIT: CAJA MENOR No.
FECHA: POR
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:

SON:

APROBADO FIRMA RECIBIDO

Ilustración 12. Recibo de Caja Menor.

Fuente: Autor.

Nota de contabilidad.

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones

que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre (Gómez, 2001). A continuación el siguiente
formato:

NOMBRE: NOTA DE CONTABILIDAD No.

Nit.:
DIRECCIÓ
N: TEL:
DETALLE:

FECHA MM DD AAAA

CÓDIGO CUENTAS PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

Ilustración 13. Nota de Contabilidad.

Fuente: Autor

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Comprobante diario de contabilidad.

Es un documento que se debe elaborar previamente al registro de

cualquier transacción y, en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y valor, así como las cuentas afectadas en el asiento contable;
donde, a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que la
justifiquen (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

NOMBRE:
Nit.:
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN:
TEL:
FECHA No.
CÓDIGO CONCEPTO PARCIALES DÉBITOS CRÉDITOS

PREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

Ilustración 14. Comprobante de contabilidad.

Fuente: Autor

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