Eventos 3-4

Tipos de
eventos
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
1
Los Diferentes Tipos De Eventos –
Particularidades Y Diferencias
Como ya hemos podido tomar idea hay distintos tipos de eventos, cada uno dirigido a
públicos meta específicos con objetivos determinados.
Eventos empresariales
A continuación se enumeran algunos de los eventos que las empresas organizan y/o
participan; la sola denominación de los mismos aclara la definición de cada uno:
1. Ceremonias conmemorativas de aniversarios de fundación de la empresa o

inauguración de planta, edificio u oficina.
2. Ceremonias conmemorativas de fechas especiales vinculadas con la empresa: Día de
la industria, día de la publicidad, día mundial de la salud.
3. Aniversarios de sucursales (si las tiene)
4. Entrega de gratificaciones a los empleados, reconocimientos por años de servicios en
la empresa
5. Despedida a los empleados que se jubilan o retiran.
6. Lanzamiento de nuevos productos.
7. Entrega de subsidios a entidades intermedias de la comunidad, entidades de bien
público, Organizaciones No Gubernamentales (ONG).
8. Certámenes para el personal desde lo deportivo a lo artístico.
9. Cursos de capacitación al personal.
10. Convenciones con asociaciones intermedias (sindicato adherido o comisión interna,
cámaras, asociaciones).
11. Campañas de promoción socio cultural con la comunidad.
12. Asistencia técnico profesional a instituciones que lo pidan.
13. Conmemoraciones con otras empresas u entidades, con las cuales guarda relación o
debe tenerla.
14. Campañas coyunturales por acciones de solidaridad.
15. Participación en ferias y exposiciones con su stand.
16. Organización de muestras literarias, pictóricas o artísticas, en la sede de la institución
o fuera de ella para mantener la “imagen”.
17. Ascenso, asunción, cambio de funciones de directivos.
18. Desayunos y almuerzos de trabajo.
19. Conciertos a beneficio o para invitar a clientes.
20. Sponsoring de eventos culturales que son del agrado y asistencia de sus clientes o
potenciales clientes.
2
Concierto a beneficio auspiciado por un laboratorio multinacional de primera línea. El monto
de lo recaudado será destinado a Organización No Gubernamental que combate el
analfabetismo. Una acción de Responsabilidad Social Empresaria (RSE).
Los eventos empresariales sean de la características que sean siempre tienen como
finalidad última influenciar en las personas respecto a la imagen de la empresa
organizadora.
Eventos de promoción
Están destinados a promocionar un producto una marca, o a una empresa, entre estos
eventos podemos encontrar ferias automotrices, acciones de BTL (Below The Line), El
BTL es una actividad dedicada a llevar acciones específicas a mercados
hipersegmentados, que hagan que el target elija el producto del anunciante. Luis Lons
Gerente General de Mica Comunicación 360, que contemplen el testing de producto y
la encuesta. Ej. BTL de marca “Personal Fest”. Promoción de producto campaña de
BTL de Jack Daniel un whiskey americano.
Exposición automotriz internacional a cielo abierto en Punta del Este, en la temporada

veraniega aprovechando la afluencia de turismo internacional se realiza esta exposición.
Participan las marcas más afamadas a nivel internacional presentado los nuevos modelos,
con los adelantos en materia de diseño, confort, seguridad y elegancia. A veces se incluye el
“driving test”.
3
Eventos académicos
 Colación de grados: Es una de las ceremonias más solemnes de la Universidad, es el
momento de fin del proceso educativo, cuando los alumnos que cursaron una carrera se
reciben y pasan a ser graduados. Es el fin de la vida académica y de estudios y el comienzo
de la vida profesional. Es una ceremonia donde reciben sus diplomas los egresados y se
entregan premios. Participan la Comunidad Académica en pleno, los egresados y su familia
que los acompaña en tan trascendente momento.
 Imposición del grado de “Doctor Honoris Causa”: es el máximo grado honorífico que
otorga una Universidad a una persona que se ha destacado en una disciplina académica,
profesional, ha realizado relevantes aportes a la ciencia, o al progreso y bienestar de la
humanidad. La Universidad al otorgar este grado no sólo distingue u honra a una persona,
sino que también destaca las virtudes de dicha persona como ejemplo de Ética, principios y
valores, además de los conocimientos, técnicos, profesionales, científicos o Académicos.
 Designación de profesor invitado: es el título que se le otorga a profesores nacionales

o extranjeros que no pertenecen a la Comunidad Académica de la Universidad, pero que por
su prestigio docente y conocimientos a sido invitado a disertar o a dar una clase magistral, en
solemne acto donde se le entrega el diploma que acredita esa distinción y suele dar una
clase magistral.
 Clase Magistral: es una clase dictada por un Doctor Honoris causa al momento de
haber sido investido como tal. Puede ser una clase dictada por una personalidad relevante
del algún campo del saber o especialidad, convocado especialmente por la Universidad.
 Jornada: este tipo de evento se desarrolla en las universidades, pero también lo

suelen organizar las asociaciones profesionales o entidades técnicas de distintas
especialidades, es una reunión de trabajo de investigación, de estudio e informativa para
resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y
resultado se publican posteriormente. Ej.: Jornadas sobre el Legado Jesuítico, organizadas
por la Universidad Nacional de Córdoba, la Universidad Católica de Córdoba, la Facultad de
Derecho y Ciencias Sociales de la Universidad Nacional de Córdoba.
Acto de entrega del diploma de Dr. Honoris Causa de la Universidad Empresarial Siglo
21 al Dr. Fernando Henrique Cardoso ex presidente de la República Federativa del
Brasil, al centro el Rector de la FUES 21 Lic. Juan Carlos Rabat y a su izquierda (debe
tenerse en cuenta la derecha e izquierda de quien está retratado, no la visión de quien
lee), el Vicerector Académico Lic. Gustavo Parino. Ambos visten togas con las
4
insignias de su jerarquía, la toga universitaria es la vestimenta que los académicos
utilizan en las ceremonias solemnes de las universidades
Eventos deportivos
Los eventos deportivos pueden ser locales, regionales, nacionales e internacionales. La tarea
del organizador de eventos es allí preparar y ejecutar: agasajos, recepción de delegaciones,
acto de apertura, desfile de delegaciones, ceremonia de premiación o coronación, desfile de
clausura, despedida de delegaciones o participantes.
 Agasajo de Bienvenida delegaciones o deportistas participantes: sean equipos

o jugadores individuales se les ofrece un agasajo de recepción donde se les da la bienvenida
y se les entregan obsequios o se intercambian obsequios. Cuando se trata de eventos
internacionales se recibe a los deportistas en el aeropuerto, se pone a su disposición un
vehículo, alojamiento y se designa un “Attache”, un agregado que habla su idioma y se
encarga de acompañar a la delegación o al deportista y asistirlos durante su estadía en el
país.
 Agasajo de despedida: Se organiza una recepción o comida para despedir a la
delegación o deportistas donde si no se intercambiaron obsequios y/o presentes en la
recepción, es el momento en que se realizan. Durante el desarrollo de la profesión me ha
tocado organizar diversos eventos de este tipo, pero recuerdo especialmente un evento de
despedida del equipo de Rugby Sudafricano llamado “Springboks”, en ese deporte se le llama
“tercer tiempo” y consistió en una comida en el Estadio Olímpico Córdoba ofrecida por la
Unión Cordobesa de Rugby. Una vez finalizado el partido los jugadores sudafricanos se
cambiaron y asistieron a la comida con el uniforme social de la delegación esto es blazer
verde inglés, pantalón gris, camisa blanca y la corbata con los colores y el emblema del
equipo. Fueron distribuidos en las distintas mesas (mesas redondas para ocho comensales),
saludaron a todos los comensales con los que participarían en la mesa y aguardaron de pié a
que las autoridades de la mesa principal se sentaran donde estaba su entrenador que les dio
una orden verbal de tomar asiento. Durante la comida no utilizaron su idioma entre sí
(Afrikáans) por respeto a los comensales argentinos que no podrían entenderlo y hablaron en
inglés todo el tiempo con quiénes podían entenderlo. Sus modos en la mesa eran
correctísimos. Se interesaron por preguntar por nuestras costumbres locales, nos contaron un
poco de su país y sobre la gira que estaban realizando por Latinoamérica y al finalizar
entregaron presentes a los comensales locales con los que habían compartido la mesa,
agradeciéndonos la hospitalidad, los presentes eran botones de solapas o pin con el
emblema del club y corbatas con los colores del equipo. Un verdadero ejemplo a imitar, ya
que con profundo pesar debo decir que algunas veces las delegaciones de distintos deportes
de nuestro país dejan mucho que desear en el trato social con los anfitriones o con
participantes de terceros países. Este tipo de eventos sirven para crear vínculos entre
personas de distintos países.
 Ceremonia de apertura: desde una sencilla ceremonia con equipos y jugadores
donde desfilan y saludan, hasta las ceremonias de apertura de eventos magnos tales como
Olimpíadas con desfiles de delegaciones, encendido de la llama olímpica e izamiento de la
bandera olímpica. Mundiales de fútbol con desfile de delegaciones y ejecución de himnos
antes de cada partido. En estos eventos de gran envergadura participan jefes de estado y
“celebrities” por lo que hay que tomar disposiciones protocolares para ubicar por precedencia
a los asistentes, la disposición de las banderas y el orden de desfile de las delegaciones.
 Ceremonia de entrega de premios y clausura: Se entregan los premios
haciendo subir a los premiados al podio (1º,2º,3º) se izan sus banderas en los mástiles
5
disgustos especialmente detrás de cada puesto. Luego se declaran formalmente finalizados
los juegos y se realiza el desfile y despedida hasta la próxima edición.
 Ceremonia de largada y llegada de Rally Internacional: Aquí por tratarse de
una carrera de automóviles que largan en un orden predeterminado se invita a la máxima
autoridad a dar la orden de partida, luego a las autoridades organizadoras y deportivas. En el
caso del Rally Internacional que se disputa en la Argentina se rige por el Reglamento de la
Federación Internacional de Automovilismo, FIA y es organizado por el Automóvil Club
Argentino, ACA, y la Asociación Cordobesa de Regularidad y Rally. Se me ha encomendado
organizar ambas ceremonias donde interactúa lo deportivo propiamente dicho con el ámbito
empresarial (los representantes de las marcas que participan), lo institucional (los
organizadores), los sponsors (quienes financiaron el evento), las autoridades del gobierno y
los invitados especiales. Debo destacar que la FIA, como la Federación Internacional de
Fútbol Asociado, FIFA, y el Comité Olímpico Internacional, COI. tienen normatizadas en un
manual de organización todas sus ceremonias de apertura o largada y de cierre o llegada.
Siendo el manual de organización de la FIA muy preciso y exigente en cuanto a quiénes debe
estar en el palco oficial a la largada, que autoridades dan la orden de largada a los coches,
qué promotoras pueden estar en la rampa de largada (sólo las de los sponsors principales o
“main sponsors”), donde se ubica el maestro de ceremonias (locutor bilingüe) que en el
idioma del país donde se realice el rally y en inglés hace los anuncios (el guión que lee el
maestro de ceremonias debe estar redactado en inglés y el idioma local) y luego la llegada y
ceremonia de coronación. El manual de organización indica dónde debe ir el podio de
coronación, qué medidas debe tener, dónde deben ir colocados los mástiles de las banderas
detrás del podio para izar las banderas de las nacionalidades de los pilotos 3º, 2º y 1º
Además de otro mástil para la bandera del premio a la marca constructora que gana el rally.
Asimismo, indica quiénes deben entregar los premios, y una vez entregado deben retirarse
detrás de una marca que se coloca en el piso para que en la foto sólo salgan los pilotos (se
controla totalmente las imágenes que dan vuelta el mundo evitando publicidades parásitas, o
que aparezcan autoridades políticas del país organizador). En el manual de organización
incluso están determinadas las medidas y materiales de palco, rampa y pórtico, tribuna de
prensa escalonada donde se ubica la prensa internacional especializada acreditada que lleva
chalecos identificatorios y credenciales para acceder a dicha tribuna. También se determina
qué categorías y qué puestos reciben la tradicional corona de laurel y la botella de
champagne (hay distintos tamaños según los puestos) de una marca líder, para el festejo de
rigor. Toda esta organización está supervisada por un veedor de la FIA generalmente el
director de comunicación que no interviene, pero evalúa el desarrollo y luego en la evaluación
del evento entre los ítems que se califican está la ceremonia de largada y llegada, siendo
causal de pérdida del derecho de sede si falla algún aspecto reglamentado.
¿Considera usted que influye en la imagen de un país un evento deportivo internacional?

Un evento deportivo fue capaz de lograr algo que muchos creían imposible.
Estrategia, patriotismo, deporte y un fondo de enfrentamiento racial que parecen salidos de la

mente de un libretista de Hollywood, son los ingredientes de una historia real en la que un
presidente con visión, utilizó un evento deportivo mundial (Campeonato Mundial de Rugby),
del que su país fue sede para conseguir un logro que a criterio de los analistas y
observadores políticos de ese entonces, no era posible.
El deporte que unió a una nación

En un libro de reciente aparición en el mercado argentino (abril 2009) “El factor humano”, su
autor, John Carlin, analiza como el líder sudafricano Nelson Mandela utilizó hábilmente el
6
rugby para unir a una nación que había sufrido un régimen racista, en el que las personas de
raza negra estaban relegados y que estaba al borde de un enfrentamiento armado interno.
Al ser liberado, Nelson Mandela, tras veintisiete años de cárcel en la década del 90 del
pasado siglo, tras una difícil campaña política, llegó a la primera magistratura de Sudáfrica.
Las personas de raza blanca que habían apoyado el apartheid estaban desolados y
temerosos, las personas de raza negra que habían llegado al poder a través de Mandela
exultantes, en Sudáfrica soplaban vientos de guerra civil.
No obstante, Mandela había proclamado ante su partido que ya no se trataba de “ellos” (en
referencia a los blancos), sino de “nosotros”, personas de raza negra y blanca viviendo en un
mismo territorio conformando un país y una nación multirracial; y pensaba en la forma de unir
a ese país separado por diferencias raciales históricas, con un pasado de opresión e
injusticia. No era una tarea fácil.
Nelson Mandela vio la oportunidad de utilizar el Rugby como catalizador de la unión de dos
razas aparentemente irreconciliables y acuñó un eslogan “Un equipo, un país”. Realizó todas
gestiones a su alcance para levar el mundial de Rugby a Sudáfrica. El famoso equipo de ese
país los “Springboks” eran el orgullo de la minoría blanca y sus camisetas verdes un símbolo
de la supremacía racial. Mandela al llevar el mundial de Rugby a Sudáfrica sorprendió a los
blancos agradablemente. Por el sistema político racista que gobernaba antaño a esa nación
había sido boicoteada en la década del ochenta (del siglo XX), y no había podido participar
en eventos internacionales. Terminado el régimen político racista se levantó el boicot y la
sede del evento deportivo sería Sudáfrica.
Los afrikáners (blancos descendientes de los colonos bóers) estaban exultantes y los negros
estaban orgullosos que su país fuera la sede del mundial de un deporte que atraería la
atención del mundo a su tierra. Pero la cosa no terminó allí. Había otro problema. Mandela
había luchado para convencer a los miembros del comité ejecutivo de su Congreso Nacional
Africano (CNA) para que no reemplazaran el himno de los afrikáners el Die Stem (la llamada),
cuya letra celebra los triunfos de los bóers cuando avanzaron en sus carretas hacia el norte
en la Gran Marcha de mediados del siglo XIX, durante la que fueron apropiándose de las
tierras de los negros por el camino, por el himno de la resistencia negra el Nkosi Sikelele
iAfrika (Dios bendiga a África). Y al final lo logró, en su asunción se cantaron los dos himnos.
El ex capitán de los Springbooks y manager del equipo Morné du Plessis tuvo a su cargo la
otra parte. El comprendió que antes de cada partido cuando los “Boks” cantaran su himno
(Die Stem) en afrikáans e inglés sería como volver a abrir una brecha. Entonces decidió
pedirle a una amiga que le enseñase al equipo a cantar el Nkosi Sikelele iAfrika, en “xhosa” el
idioma de los negros. Para algunos de esos jugadores, ése era el idioma del enemigo y el
himno de los negros una canción de guerra y resistencia. No obstante, tomaron clases y se
animaron a ensayar el himno. Uno de los jugadores cuando empezó a cantarlo dijo
posteriormente que fue como una revelación: "¡Allí se quedó mi inocente ignorancia, hecha
añicos!”, "Cuando aprendí la letra de aquel canto se me abrieron las puertas. Desde
entonces, cada vez que oigo a un grupo de negros cantando el Nkosi Sikelele... es
deslumbrante, hombre. Es precioso".
A otros jugadores les costó la pronunciación del idioma, pero habían comprendido la
importancia que tendría para su país que en el partido inaugural contra Australia, el campeón
del mundo en ese momento cantaran ambos himnos. Al llegar al hotel sede de la delegación,
los recibieron los empleados de raza negra cantando y bailando. Uno de los jugadores se
7
animó a decir que nunca habían visto tal entusiasmo por ellos entre los negros y hablando
con sus compañeros dijo: "Si ellos estaban tan dispuestos a estar a nuestro lado, lo menos
que podíamos hacer nosotros era un esfuerzo para aprender su canto".
Y así fue hasta que llegaron a la final, en cada partido que disputaron cantaron ambos
himnos acompañados por todos los asistentes al evento deportivo, era emocionante. En la
final contra Nueva Zelanda, el capitán de los Boks estaba tan tenso que no pudo cantar el
Nkosi Sikelele iAfrika, pero todos los otros miembros del equipo lo hicieron muy serios y con
mucha emoción. Al final ganaron y fueron campeones mundiales. Nelson mandela bajó al
campo de juego para saludarlos con la camiseta y la gorra de los Springbooks. Un nuevo día
comenzaba en Sudáfrica. Un evento deportivo, un equipo nacional y dos himnos que eran
canciones de guerra de dos enemigos irreconciliables: blancos y negros, comenzaban a
restañar las heridas de una larga noche de opresión y racismo.
Nelson Mandela saluda al capitán de los Springbooks François Pienaar, el líder sudafricano
lleva puesta la camiseta y la gorra del equipo. El mundial de Rugby en Sudáfrica excedió
ampliamente el marco deportivo, uniendo a una nación al borde de la guerra civil con el
eslogan “Un equipo, un país”. Un ejemplo para tomar en cuenta.
Otro ejemplo, pero negativo
Lamentablemente, los eventos deportivos magnos más allá de su significación implícita y

objetivos altruistas, también sirven para otros fines. En 1936 Berlín fue sede de las
Olimpíadas y Adolfo Hitler, asesorado por su ministro de propaganda Joseph Goebbels,
utilizó ese evento para transmitir una imagen al mundo de una Alemania exitosa, la
supremacía de la raza aria, el triunfo de sus ideas y su partido el Nacionalsocialismo. El
arquitecto de Hitler Albert Speer, fue el encargado de realizar las monumentales obras que
dieron el marco a ese evento. El mundo pasmado vio “el resurgimiento alemán”, plasmado en
una arquitectura titánica y un pueblo que encolumnado detrás de Hitler que era el canciller del
Reich. Adolfo Hitler oficiaba como anfitrión y era un entusiasta espectador de las olimpíadas.
Toda la iconografía nazi se utilizó como escenografía de esta puesta en escena. Sólo un
hecho arruinó tanto desvelo, el triunfo de un atleta de color (y pobre) estadounidense Jesse
Owens que dio por tierra con el supuesto de la supremacía racial aria. Hitler se retiró del
estadio para no saludarlo. Se avecinaba en Europa una de las peores tragedias del siglo que
se fue y muchos de los atletas que habían competido en las Olimpíadas, símbolo máximo del
enfrentamiento caballeroso por el honor de ganar una corona de laureles, morirían peleando
enfrentados en una guerra cruel.
8
Momento en que llega la llama olímpica a Berlín para dar comienzo a las Olimpíadas. La
ceremonia está enmarcada por las banderas con la cruz esvástica, las formaciones militares
y las juventudes hitlerianas.
Largada del rally Dakar, debajo del “pórtico” se encuentra listo el vehículo para largar, en
ambas columnas del pórtico están los isologotipos de los Sponsors oficiales. Este tipo de
ceremonias requieren una precisa organización que está normatizada en un manual de
organización que la entidad rectora del deporte confecciona y envía a los países sede y a los
locales responsables locales de organizar este evento.
Eventos culturales y artísticos
Eventos Culturales
 Mesa redonda: es una reunión formada por un número limitado de técnicos o

expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y
conocimiento bajo la guía o control de un conductor o coordinador. Ej.: Mesas redondas en la
Feria del Libro con la participación de varios autores coordinados por un periodista.
 Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas e impartidas por
un experto. Ej.: “Aproximación a la Cultura Brasileña”, charla ofrecida por el Cónsul General
de Brasil en Córdoba Ministro Paulo A. da Silveira Soares en la Biblioteca Córdoba.
 Inauguración de muestras: Es el evento de apertura de una muestra de arte con
invitados especiales y medios de prensa, habitualmente se sirve una copa. Ej.: “Bienal
Chandon de la Pintura”. A la muestra en sí la organiza un “curador” que es un organizador
especializado que dispone cómo se colocarán las obras, la iluminación, los soportes a utilizar,
etc.
9
 Presentaciones de libros: El autor o la editorial invitan a diversas personalidades
representativas del ámbito de la temática del libro a presentar, periodistas y a veces a público
en general. Según la cantidad de personas y presupuesto se puede ofrecer una copa.
Consiste en la presentación del autor y el libro a cargo de un especialista, una actuación
musical o teatral breve para amenizar y luego el autor, lee un fragmento del libro que se está
presentando o cuenta el proceso de escritura que llevó adelante para plasmar la obra. Luego
al finalizar el evento firma libros, si hay un stand para la venta, obsequia algunos a personas
determinadas y departe informalmente con los invitados.
La afamada escritora inglesa J. K. Rowling firmando ejemplares de la saga de Harry Potter de

su autoría. Cada año se lanzaba un libro de la saga con un evento a medianoche, a veces
ella leía un capítulo a un grupo de niños de diversas nacionalidades elegidos a través de
concursos que organizaba la editorial que publicó la colección de aventuras del pequeño
mago. El argumento de cada libro se mantenía en total secreto hasta su presentación (se
contrató una afamada empresa de seguridad privada para proteger cada original hasta su
impresión para evitar adelantos “piratas”). Los pequeños que llevan sus libros a firmar están
vestidos como los personajes de las historias de Harry Potter. Mientras aguardaban la hora
de la presentación en algunas librerías les organizaban entretenimientos con animadores y
actores. Recordemos que alrededor del mundo el furor por los libros de Rowling hacía que los
niños y padres hicieran cola de noche enfrente de las librerías para adquirir los libros que se
ponían a la venta y que se agotaban rápidamente.
Eventos Artísticos
Los eventos artísticos tienen una lógica de organización propia y es un sector especializado.
El teatro, la danza, la música clásica y contemporánea, la ópera, los recitales, las raves o
fiestas electrónicas (“Creamfields”, “Love Parade” de Berlín), requieren organizadores
especializados en tales tipos de eventos. Director general, director técnico, la puesta en
escena, sonido, iluminación, regisseur, director de orquesta, vestuaristas, maquilladores,
peinadores, sanidad, seguridad, utileros, maquinistas, acomodadores, boleteros,
recepcionistas, plomos (encargados de cargar y descargar equipos y material).
Aquí, el organizador de eventos pude intervenir armando el dispositivo de recepción y

atención de los invitados VIP (Very Important Person), organizando una recepción en un
entreacto, controlar y administrar las ubicaciones especiales.
En la actualidad en temporada de verano algunas empresas de telefonía celular,

automotores, gaseosas, ropa de deportiva organizan eventos en las playas o lugares de
veraneo con espectáculos gratuitos al aire libre para el público en general como estrategia de
10
marketing, allí habitualmente se contrata a agencias que organizan promociones o
productoras de espectáculos para que organicen el evento.
Los integrantes de “Apocalyptica” una banda de “cello metal” de nacionalidad finlandesa,

integrada por Eicca Toppinen, Paavo Lötjönen, Perttu Kivilaakso y Mikko Sirén. Estos cuatro
violonchelistas son graduados en la academia de música clásica Sibelius y sus
presentaciones junto a otras bandas son de una cuidada estética y puesta en escena,
además de una afinada sintonía musical. Fueron los responsables de la banda sonora de la
película francesa “Vidocq”, protagonizando un video clip como “extra” en la presentación en
DVD (disco versátil digital) de la citada película. Para el lanzamiento de un nuevo producto de
una afamada marca de indumentaria de primera línea fueron contratados como número
central, ya que su estilo se ajustaba a la temática de la colección que se presentaba esa
temporada.
Satoshi Tomiie el popular DJ japonés comenzando su set en la “Creamfields”. Este tipo de

evento masivo requiere una cuidadosa planificación en materia de sanidad y seguridad, si
bien es cierto que su público es uno de los más participativos y tranquilos, siempre es
necesario prever cualquier tipo de contingencia. Hay una infundada leyenda negra sobre este
tipo de eventos. Pero son atractivos para las marcas de ropa, zapatillas y artículos
electrónicos por la franja etaria de los públicos que participan.
Eventos Sociales
Los eventos sociales, que a veces se entrecruzan con el mundo empresarial, oficial,
académico, cultural y netamente familiar, están vinculados con la gastronomía o al menos
con el servicio de bebidas con alcohol y sin alcohol.
11
 Desayuno: de 8 a 10 hs., puede ser de recepción ante un arribo, previo a una reunión
o de trabajo.
 Brunch: de 10 a 11.30 hs., es un mix entre un desayuno y un almuerzo, se sirve en
jornadas campestres, encuentros deportivos y sociales.
 Vino de Honor: 10.30 a 12 hs., Es una copa acompañada por un bocadillo, se sirve
habitualmente luego de un acto.
 Almuerzo de 13 a 15 hs., si es de trabajo no se debe servir alcohol.
 Té de 17 a 18 hs., dinámica propia del mundo femenino para agasajar, presentar a
una señora a un grupo o congratular por alguna situación especial.
 Cocktail de 19 a 21 hs., puede ser sencillo o en bandeja en ese caso se bandejean o
charolean bebidas con y sin alcohol y bocadillos. Cocktail con mesa central: Se bandejea la
bebida y la comida se retira de la mesa central. Las entradas son autoservice, cazuelas
calientes que sirven los mozos, comidas frías que sirven en la mesa central. Ej.: Pavita,
cerdo, arrollados y fiambres especialmente preparados (arrollados). Se cierra con helado, a
veces se estila instalar una mesa dulce, si se lo hace habrá que servir café.
 Comida de 21 a 23 hs., consta de recepción con una copa, sentados: plato, principal,
postre y café.
 Cena a partir de las 24 hs., plato, principal, postre y café
Del ámbito estrictamente familiar
 Cumpleaños de 15 a cargo de “social planner”

 Casamientos a cargo de “wedding planner”
Mesa preparada para un desayuno de trabajo, en el sitio de cada asistente se ha colocado

una carpeta y un bolígrafo para que puedan tomar notas.
En la actualidad han caído en desuso fiestas de bautismo, comunión, confirmación,

aniversarios de casados, comida de graduación profesional. No obstante, hay familias
apegadas a las tradiciones que contratan un “social planner” para estas festividades sociales.
A continuación transcribo una nota publicada en un matutino nacional sobre la tendencia

actual en materia de fiestas sociales organizadas por profesionales. En la nota se destaca la
inversión (no gasto) que realizan hoy los padres para contratar un social planner que organice
el cumpleaños de quince años de sus hijas, donde además de cumplirle un sueño a la
quinceañera y agasajar a sus amigos se envía un fuerte mensaje sobre el poder adquisitivo o
económico de la agasajada y su familia.
12
Nota del diario “La Nación” de fecha lunes 21 de julio de 2008
Una tradición que hoy derrocha glamour
Creatividad y gran despliegue, el sello de las fiestas de 15
Algunas cuestan más que un casamiento
Por Soledad Vallejos
“Ellas dicen que hay dos opciones: “O te vas con tus amigas de viaje o, si no te dejan, hacés
una superfiesta”. Eso asegura Victoria Momeño, que hace un mes festejó su cumpleaños
número 15 con más de 300 invitados en un salón porteño. “además era la oportunidad para
hacerme un book de fotos y un videoclip del musical Chicago con mis amigas que estuvo
buenísimo”, cuenta Victoria.
Glamorosas, detallistas y exigentes. Así definen los organizadores de eventos a las

quinceañeras actuales. “Las de 15 son hoy las fiestas con más creatividad y despliegue, y
también las de mayor presupuesto, incluso que un casamiento”, confía a LA NACIÓN Rafael
Muro, de BAM Eventos.
“En una boda hay ciertas tradiciones que no se rompen. En cambio, con los adolescentes
eso no pasa. Son desestructurados y mucho más flexibles. Se animan a todo”. ¿Un ejemplo?
“Entrar en el salón desde una bola de espejos que baja del techo al mejor estilo Madonna o
traer una actor famosos para que baile con ella el vals” recuerda Muro.
Pistas de leds, decenas de bolas de espejos y pantallas de video que empapelan el salón.
Según coinciden los wedding planners (planificadores de bodas) consultados, los últimos
adelantos tecnológicos siempre están presentes. “Es uno de los rubros donde más se gasta.
Les gusta poder mandar mensajes de texto y verlos inmediatamente en las pantallas, igual
que en los blogs. También son muy exigentes con los videos y la música”, dice Cecilia
Ergueta, socia de Claudia Villafañe y Franco Giorgiutti en Plan V. “Les preocupa ser
originales, por eso tienen que contratar algo que no hayan visto en ninguna otra fiesta. La
competencia es feroz”.
Tantas expectativas, energías y dinero depositados en una sola noche tienen sus
explicaciones. “La fiesta de 15 es una celebración de toda la familia. Incluso los adultos
aprovechan esta oportunidad para darse los gustos que no pudieron darse en su propios
casamiento” dice Muro.
Sin embargo cuando organizó su fiesta, Victoria marcó límites a los deseos de sus padres.
“Restringí los invitados de mis papás a 70, nada más. Al salón entré con papá, por que ese
era su sueño; fue reemocionante. Y después bailamos el vals, como el quería”.
Pero hay tradiciones que según Victoria y sus amigas, “no van más, como el video con
imágenes de la vida de la homenajeada. “Eso de poner fotos de cuando eras chiquita es un
embole. Los videos que están buenos son los que hacés con tus amigas”, asegura.
“No quieren verse como niñas, les gusta mostrarse como mujeres y la mayoría se inclina por
una imagen sexy y bien glamorosa. Contratan a los mejores diseñadores para hacerse el
13
vestido, se hacen producciones de fotos, videoclips con directores de TV y coreografías en
vivo con un ballet de bailarines profesionales que las acompañan”, resume Ergueta.
Pero el espíritu adolescente siempre aflora; en estos casos, en rubros la música o el catering.
“El sushi de entrada es un clásico. Pero luego piden milanesas con papas, pochocleras y
quioscos de golosinas. Y nunca falta el reggaeton de fondo para bailar con un toque de
osadía”, señala Ergueta.
Las fiestas de 15, además, hoy se transformaron en un circuito de competencia: la más

original, la más creativa, la más tecnológica. “Un buen termómetro de esto es la ambientación
del salón. Hacemos fiestas temáticas de los que a ellas se les ocurra. Con estética de
cómics, look Austin Powers o las clásicas princesas, la idea es que todas las fiestas tengan
un sello personal”, señala Ergueta, que suele trabajar con una de las ambientadoras top del
mercado: Fernanda Díaz.
“Piden transformar el salón en una Hard Rock Café o en un recital de Britney Spears-agrega
Muro-. Las chicas no tienen techo para la imaginación como una chica amante de las tortas
que pidió armar una mesa dulce con la temática de Willy Wonka (el personaje fílmico dueño
de una fábrica de chocolate personificado por el actor Johnny Deep)”.
“En muchas ocasiones, las fiestas de 15 superan los costos de una boda, y los presupuestos
más elevados rondan los 50.000 dólares”, informa Muro.
Para los organizadores, un tema difícil de manejar es el alcohol. Mencionan como un hecho
recurrente que las chicas quieran esconder alguna botellita o petaca en las carteras para
juntarse a beber en el baño.
“Intentamos adelantar el horario para que no terminen tan tarde”, dice Ergueta. “Pero es en
vano: las chicas suelen tener la última palabra”.
Eventos del tercer sector

La Organizaciones No Gubernamentales organizan eventos a menudo para:
 Recaudar fondos a través de distintas actividades comidas, recitales, desfiles de

modas, se puede colaborar pagando una entrada con dinero, un alimento, un juguete, un útil
escolar, pañal. O bien participando en un remate de diversos objetos, por los que los
asistentes al evento pujan.
 Reuniones informativas para difundir su accionar: reunión de una sola sesión, de no
más de una hora de duración.
 Talleres: reuniones formativas de trabajo práctico o manual. En un taller todos los
participantes son activos con un coordinador o monitor que los dirige. Un taller es una
actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.
 Tribunal libre: es una reunión en la que un limitado número de participantes
intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cuál no interviene o interfiere.
Eventos políticos
 Actos públicos masivos de campaña: para presentar un candidato o
candidatos, la plataforma partidaria, etc. Son actos donde participan militantes y no
14
militantes se busca exponer las ideas del partido a un público general, se suele prever
la participación de números artísticos para amenizar y convocar al público, el orden y
el buen comportamiento de los participantes es fundamental. El clima es festivo y se
busca trasmitir una buena imagen del candidato con un buen discurso político,
difundiendo los puntos clave de interés de la plataforma partidaria. Puede ser apertura
o cierre de campaña. Se realiza en la calle o en un club que permita albergar a los
asistentes.
 Comida a beneficio para recaudar fondos (Fundraising): Se ofrecen comidas
donde el candidato o los candidatos disertarán y se coloca las tarjetas entre
empresarios y personas que a través del pago de una tarjeta de un valor económico
importante aportarán fondos para la campaña.
 Conferencias públicas en auditorios, universidades y asociaciones
profesionales: Se diserta y debate con el público invitado generalmente perteneciente
a segmentos diferenciados, sobre idea y plataforma partidaria.
 Debates públicos con otros candidatos: Se realizan en un terreno neutral con
un moderador y se debaten ideas, políticas y plataforma de gobierno, pueden ser
televisados, en los Estados Unidos, Brasil y en otros países con tradición de debate,
suelen ser definitorios, para los indecisos, ganando el candidato que mejor presenta
sus ideas y “gana” en el debate al otro candidato.
 Visitas a ciudades, barrios, clubes: Suelen ser recorridas para dialogar con la
gente, interesarse sobre su problemática, hacerse conocer personalmente, finalizando
esa visita con un acto y una comida, o recepción en un club local.
 Conferencia de Prensa: Se estila para dar a conocer una noticia importante
sobre la campaña, fijar posición ante una acusación o una noticia negativa respecto al
candidato.
En épocas no electorales, los partidos políticos organizan ateneos, simposios, debates

para hacer conocer su posición al respecto de una determinada cuestión.
También hay festejos conmemorativos de llegada al poder, fallecimiento de líderes de

su partido, recordación de hechos partidarios fundacionales.
Cada evento de acuerdo a sus características está destinado a cumplir con un objetivo
comunicacional a un público determinado o públicos. De acuerdo al objetivo y los
públicos elegiremos la dinámica a utilizar. Para que el mensaje sea comprendido
correctamente debemos acertar en la elección de la tipología del evento y tener en
cuenta las recomendaciones generales de planificación.
15
Bibliografía
Di Génova, A. E. (2010). Ceremonial empresarial: el ceremonial de relaciones públicas. Buenos Aires,
AR: Ugerman Editor.
Jijena, S. R. (2015). Organización de eventos: problemas e imprevistos, soluciones y sugerencias (3a.
ed.). Buenos Aires, AR: Ugerman Editor.
16
Noción de
servicio
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
El Equipo organizador
La noción del servicio
Cuando un equipo de organizadores de evento se pone en marcha es importante que,
una vez tomada la decisión y se hayan realizado los planes pertinentes, el perfil del
grupo de organizadores esté identificado con la noción del servicio que se deberá
prestar. Esto es trabajar con un alto sentido profesional, respetando a sus
compañeros, las divisiones del trabajo, la puntualidad en el cumplimiento de tareas y
objetivos, el respeto hacia el cliente y la confidencialidad respecto a los aspectos,
organizativos, comunicacionales y económicos del evento. Recordemos que la imagen
del cliente está en nuestras manos y se deberá actuar de acuerdo a ello; la
información que debemos manejar durante el proceso de organización no puede ser
utilizada en beneficio propio o de terceros, ya que podría ser perjudicial para el cliente
que nos ha contratado. Ética y valores están presentes en la noción del servicio y en la
conducta profesional del organizador del evento. Encontramos dos aspectos centrales
que se deben cuidar: Calidad en la atención al cliente y Calidad de los servicios que se
prestan.
El organigrama. Perfil del coordinador. Trabajo por áreas. Pautas de

trabajo
Cuando se pone en marcha la planificación del evento, es el momento de definir el perfil del
grupo de organizadores, es decir, debemos responder a la pregunta ¿Quiénes integrarán el
grupo humano que llevará adelante el evento? De la acertada selección de los miembros del
equipo de trabajo, dependerá alcanzar el éxito y dar cumplimiento a los objetivos
programados.
La experiencia y capacidad del equipo de organizadores para desarrollar el programa de

trabajo y solucionar los inconvenientes que se pudieran plantear, garantizarán la calidad del
evento. El organizador de eventos tiene que poner todos sus conocimientos y habilidades en
el marco específico del mismo y, sobre todo, tener tacto y diligencia con los participantes,
invitados y ponentes. Debe propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la
colaboración abierta de quienes estén involucrados en la realización. Es aconsejable que el
personal que trabaje en la organización de eventos sea extrovertido.
Además, es conveniente equilibrar las personalidades de los miembros del comité

organizador, buscando formar un grupo con diferentes perfiles, líderes, supervisores,
administradores, operadores, creativos y personal de apoyo.
Según el tipo de evento se llega a necesitar hasta cientos de personas, en algunos casos de
distintas nacionalidades, idiomas y culturas que juntos deben llevar adelante un objetivo
común. La multirracialidad y multiculturalidad en equipos de trabajo no sólo son un desafío
para la capacidad de integración y empatía, sino también una única y fascinante oportunidad
para, desde el mundo laboral, aproximarnos o asomarnos a otros modos vivir, concepción de
vida y distintos modos de relacionamiento. ¿Qué sucedería si al momento de organizar un
evento hay disidencias dentro del equipo de trabajo, ansia de protagonismo de unos,
indiferencia o apatía de otros y divergencias extremas? Mejor ni pensarlo, “fracasaríamos
con total éxito” como decía un popular cómico televisivo ya desaparecido.
Organigrama
Para alcanzar el desempeño eficiente del equipo organizador conviene agrupar funciones y
acciones que se ejecutan durante el desarrollo y realización del evento, respetando una
estructura. No puede estar todo el mundo haciendo todo, porque habrá alguien que no haga
algo, pensando que los otros lo harán.
El tamaño y conformación del grupo de organizadores será determinado por la complejidad

del evento. La estructura básica está conformada por un coordinador general, un adjunto del
mismo, el coordinador técnico, coordinador de administración, coordinador de
comercialización y difusión, coordinador de operación, coordinador información y un
coordinador de finanzas.
La necesidad de asignar responsables por cada área de la organización se basa en la

demanda o necesidad del evento. Aquí el criterio del coordinador general es determinante ya
que el equipo de trabajo debe tener la medida justa, ni pocos que se agoten realizando una
tarea ciclópea, ni muchos haciendo poco y obstaculizándose entre sí.
A continuación se muestra un organigrama de un evento, de acuerdo al tipo y envergadura

del evento se adecua la estructura del comité organizador.
Como puede apreciar, acertadamente se han colocado fotografías que permiten identificar a
los miembros del comité organizador.
Organigrama sencillo de unas jornadas de informática, se trata de un evento de especialistas
de un acotado número de participantes.
Perfil del grupo de coordinadores de áreas y descripción de puestos
El coordinador general debe poseer conocimientos académicos y habilidades adquiridas en el

desempeño de la organización de eventos. Conocimientos y experiencia es el mix del éxito.
Jack Fleitman Schvarcer autor del texto de bibliografía obligatoria nos dice que el coordinador
general: “tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esta naturaleza, en
puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones;
debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar
decisiones, y suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora, para poder llevar
a cabo eficientemente su responsabilidad.
Además de ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor,
conocimientos de administración e informática, dominio del idioma inglés y si es posible de
otros idiomas, cultura general y buena reputación y presentación.
Para que logre que un evento cumpla con los objetivos planteados requiere de la
coordinación eficiente en muchos y variados detalles; no es sencillo, pero con un buen equipo
de trabajo y una adecuada división de funciones se puede cumplir con los objetivos
planteados.
El coordinador general no puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que
empieza, ignorar comentarios y sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana
durante un período largo” (1).
El perfil de los coordinadores general adjunto y los coordinadores de áreas deben ser dentro
de las posibilidades similar al del coordinador general, teniéndose en cuenta que deben tener
conocimiento y experiencia en el área específica que les toca coordinar, para ejecutar y
asesorar en caso de ser necesario sobre un aspecto específico al coordinador general.
Bibliografía
AR: Ugerman Editor.
Descripción
de puestos y
funciones
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
Descripción de puestos
A) Coordinador General: tiene dos funciones fundamentales la funcional y la vital. Sabe
destinar el tiempo de cada una de las actividades. El rol funcional requiere involucrarse en
los detalles de la administración y operación antes, durante y después del evento. La
función vital se relaciona con obtener el mejor sitio para el evento, alcanzar la
convocatoria deseada, tener creatividad.
La función principal del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores
de área y su grupo cumplan con las obligaciones inherentes a su cargo y área. Una de
las claves del éxito para el coordinador general es que no hay que asumir o suponer
nada. El coordinador general debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento,
saber qué, cuándo, cómo, quiénes, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado
con el evento.
Para que el coordinador general no asuma o suponga nada es de vital importancia que
una vez que se ha trazado el plan general del evento, se programe una reunión general
con todos los sectores involucrados, externos e internos, a los efectos de coordinar las
acciones que se llevarán a cabo en el marco del evento, aunando criterios, funciones,
responsabilidades y sobre todo un legítimo compromiso.
Descripción de funciones:
a. Realización y desarrollo del evento: panificar, organizar, dirigir y controlar la
realización y desarrollo del evento.
b. Políticas, reglamentos, programas y procedimientos: coordinar que se cumplan
dichas políticas, reglamentos, programas y procedimientos establecidos.
c. Coordinar y supervisar todas las áreas intervinientes: se recomienda realizar
reuniones periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los
responsables de las diferentes áreas. Se debe transmitir al equipo un espíritu de
colaboración entre todo el grupo de organizadores, pues permitirá que el evento
tenga mayor calidad.
d. Evaluación del evento: coordinar todos los sistemas y soportes de evaluación
antes, durante y después del evento.
e. Presupuesto general y flujo de dinero: controlar, autorizar y verificar el uso del
presupuesto general y el flujo de dinero. Conocer el flujo de caja permite manejar
eficientemente las finanzas del evento. Los flujos de caja pueden ser anuales,
mensuales, diarios, según los períodos y necesidades del evento.
f. Financiamiento y sponsoring: coordinar la tramitación de financiamiento y
sponsoring, algunos eventos no necesitan financiamiento por tener un presupuesto
asignado para su ejecución.
g. Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles: definir el sitio donde llevar a cabo
el evento.
h. Alojamiento: en caso de ser necesario disponer los alojamientos de equipo de
trabajo, invitados especiales y autoridades.
i. Medios de comunicación: definir junto a la agencia o al agente de prensa el mapa
de medios según temática del evento, la cobertura puede ser local, regional,
nacional e internacional.
j. Seguridad y Sanidad: coordinar y supervisar la seguridad del evento y los invitados
y la cobertura de asistencia sanitaria y de emergencia de todas las personas que
participan del evento.
k. Programa de actividades, difusión y trabajo: aprobar los programas generales y
especiales de actividades, difusión, inauguración y clausura. Todos los eventos se
deben organizar en base a programas, para poder medir sus avances y
cumplimiento. En el caso de que haya desviaciones de los programas originales, el
coordinador general debe analizar y aprobar los cambios que se consideren
pertinentes, de lo contrario poner en marcha el plan B (plan alternativo o de
emergencia).
l. Selección y capacitación de asistentes para el evento: Es clave seleccionar
adecuadamente este personal temporario que cubre entre otros puestos
acreditaciones, guías de salón, asistentes de escenarios, responsables de parking
y toda otra función que haya que desempeñar de acuerdo con la característica de
la reunión o evento. Estos puestos son de vital importancia por que constituyen la
“vanguardia” del evento, los primeros en tomar contacto con el invitado y junto al
anfitrión o cliente son la cara visible del evento y de la entidad convocante, por lo
menos por ese momento, y según su desempeño está comprometido el éxito o
fracaso de la convocatoria. Un gesto fuera de lugar, una palabra descortés y se
vería comprometida la imagen de la entidad organizadora. Por ello, tenemos que
seleccionar cuidadosamente a los asistentes que trabajarán en nuestro evento
para evitar errores lamentables, la buena conducta, el correcto tratamiento de los
invitados, conocer a los mismos (por lo menos a los más importantes, no confundir
al gobernador con el intendente o aun ministro con un empresario) y el cuidado de
lo actitudinal es muy importante. La capacitación es importante para que cumplan
con los objetivos fijados, entiendan su rol y sepan qué se espera de ellos, además
los motiva y estimula para trabajar en equipo y sentirse parte del evento.
B) Coordinador General Adjunto: Es el segundo de la organización trabaja junto al

coordinador general y éste delega en él tareas de control y seguimiento de programas.
Tiene una visión general del evento por si hiciera falta ante un imprevisto asumir la
función del coordinador general. Esto ha sucedido muchas veces por enfermedad del
coordinador general, un accidente, inconveniente en el traslado (embotellamiento de
tránsito) o por cualquier otra causa.
C) Coordinador técnico: es quien, junto al coordinador general, planifica el desarrollo del

evento, selecciona el mapa de invitados, la sede, la distribución de funciones del
personal durante el evento, invita, confirma, programa y atiende los asuntos
relacionados con equipos y materiales técnicos (sonido, luces, maquinaria, etc.).
D) Coordinador de administración: en líneas generales es el responsable de la

coordinación administrativa del evento donde se generan notas, envía y recibe
correspondencia, gestiona permisos, tramita ante distintas reparticiones u organismos
todo lo que sea necesario para llevar adelante el evento, gestiona audiencias,
entrevistas, las comunicaciones telefónicas y electrónicas (el pull de secretarias del
evento), traducciones e interpretaciones, logística de reservas de pasajes,
contrataciones en general (Recursos Humanos, materiales, servicio de catering, sede
del evento, alojamientos).
E) Coordinador de comercialización y difusión: elabora las estrategias de sponsoring o
financiamiento del evento en caso de ser un evento que necesite recursos económicos
y en tal caso dirige y supervisa la fuerza de ventas o el accionar de la agencia de
publicidad contratada para que “venda” el evento. Planifica el posicionamiento ante los
públicos meta, ya sea por medios de comunicación o programas de acción. Supervisa el
desarrollo del plan de comunicación y el desempeño de la agencia de comunicación o
del agente de prensa.
F) Coordinación de operaciones: dirige y supervisa los recursos humanos y materiales
necesarios para hacer más eficiente la operación del evento. Se coordina la selección,
distribución y colocación de los materiales en general, el montaje, aparatos de sonido,
luces, ambientación, ornamentación. Corren por su cuenta también la seguridad y
sanidad del evento, hasta la guardería si hiciera falta. Supervisa la logística de traslado
de materiales y personas.
G) Coordinación de información: es el responsable de coordinar las invitaciones a
participantes especiales, atender a invitados VIP, elaborar, programas, comentarios y
guiones para los locutores que desempeñan el rol de maestro de ceremonias. Proveer y
controlar el contenido de la información que se suministra a la agencia de comunicación
y/ o agente de prensa, y si éstos no se encargan, enviar invitaciones a periodistas,
entregar información (gacetillas y press kit); si hay una sala de prensa supervisar los
servicios que se prestan en ella, elaborar la memoria o conclusión del evento.
H) Coordinación de finanzas: tiene la responsabilidad de integrar, elaborar y ejecutar el
presupuesto general, elaborar y controlar el flujo de dinero, realizar pago a proveedores,
pagar impuestos, tasas, gabelas, seguros, servicios públicos, presentar un informe
financiero, balance y rendición de cuentas al final del evento.
A simple vista, organizar un evento parece fácil, cualquiera con sentido común, conexiones,
glamour y audacia podría hacerlo y puede hacer… cualquier cosa; como lamentablemente
sucede cuando personas ajenas a nuestra disciplina incursionan en ella, complicando el
mercado. Para realizar un evento es necesario un equipo con conocimientos y experiencia
para sortear los eventuales escollos o contratiempos. ¿Usted cree que él éxito del evento es
fruto de la intervención de un “inspirado” que como en las películas logra por azar triunfar?
Obviamente la respuesta es: no.
(1). Fleitman Schvarcer, Jack: “Eventos y Exposiciones, una organización exitosa”.

Editorial Mac Graw-Hill Interamericana Editores SA de CV. DF. México. 1997.
Bibliografía
AR: Ugerman Editor.

Retos Turísticos, Vol. 15, No. 2, mayo-agosto, 2016 / El trabajo del Comité Organizador
Gestión comercial
El trabajo del Comité Organizador en la organización de cualquier evento. Tareas,
responsabilidades y composición
The work of the Organizing Committee in the organization of any event. Tasks,
responsibilities and composition
Eulogio Rodríguez-Millares
Facultad de Turismo, Universidad de La Habana, Ministerio de Educación Superior
Calle G, No. 506, CP 10400, Vedado, La Habana, Cuba
Correo electrónico: eulogio_rodriguez@ftur.uh.cu
Resumen
Se realizó un estudio con el objetivo de analizar la composición del Comité Organizador, su
papel y sus funciones, durante la realización de un evento. El método empleado fue la
exposición, mediante la que se analizó la metodología de trabajo, la estructura, las funciones y
las responsabilidades del Comité Organizador, y la alianza que este establece con el organizador
profesional de congresos. Además, se ofreció importantes recomendaciones para el desarrollo
de las actividades, y otros elementos que garantizan la obtención de un resultado exitoso.
Palabras clave: actividades, Comité Organizador, eventos
Abstract
A study with the aim of analyzing the composition of the Organizing Committee, its role and
functions was performed, during the course of an event. The method used was exposure by
which the work methodology, structure, functions and responsibilities of the Organising
Committee and the alliance that this establishes with the professional conference organizer was
analyzed. In addition, important recommendations for the development of activities, and other
elements that guarantee obtaining a successful outcome offered.
Keywords: activities, Organizing Committee, events
Introducción
La modalidad turística de eventos e incentives, o –como también se le conoce– de turismo de
negocios, turismo profesional o MICE (meetings, incentives, congresses and exhibitions), debe
alcanzar una mayor dinámica de desarrollo en Cuba, debido a la tendencia al crecimiento1 y a
las nuevas condiciones que existen en la isla, a partir del restablecimiento de las relaciones con
EE.UU. Asimismo, se debe tener en cuenta que este país se considera el principal exportador de
eventos a nivel mundial, ya que, anualmente, organiza más de cien mil congresos, de los que se
1
Ver las estadísticas de la ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones), las cuales
muestran la tendencia anual del crecimiento de esta modalidad en todas las temáticas que clasifican los
eventos.
RNPS: 0411, ISSN: 1681-9713 (versión impresa) / RNPS: 2367, ISSN: 2224-7947 (versión en línea)
Retos Turísticos, Vol. 15, No. 2, mayo-agosto, 2016 / Eulogio Rodríguez-Millares
exporta casi el 70 %. Por tales motivos, es necesario retomar algunas de las normas elementales
sobre la práctica de trabajo de esta modalidad, en particular lo relacionado con el Comité
Organizador y el personal calificado, como es el caso del OPC (organizador profesional de
congresos), puesto que aún se cuestiona la importancia que posee el Comité Organizador para
lograr eventos exitosos (Buró de Convenciones de Cuba, 2004).
El evento constituye una empresa colectiva, que es representada por su Comité Organizador, el
cual debe funcionar como un reloj, puesto que los eventos no solo se consideran una empresa
colectiva y transitoria, sino también un producto que requiere un diseño adecuado (Rodríguez
Millares, 2014). Este trabajo no es asumido por una sola persona, puesto que, durante el
transcurso de los diferentes momentos de la organización, un colectivo acomete cada una de sus
funciones. Por ello, los organizadores deben conocer los principios básicos establecidos, de los
cuales depende el éxito del evento (congresos, convenciones, ferias, festivales, así como eventos
deportivos o culturales), independientemente de que este sea de diseño propio o una sede
captada.
En este sentido, el primer objetivo que se debe plantear un Comité Organizador para lograr un
evento exitoso, que prestigie al destino y a la institución que lo organizó, es conocer cada detalle
del trabajo por realizar, lo que depende de la necesidad de alcanzar los resultados esperados,
según las dos direcciones que sustentan dicho éxito:
1) Cumplir con el programa científico o técnico, cultural, deportivo, etc.; así como con el
programa general y con el diseño anunciado, sin introducir –a última hora– cambios que
revelen cierta improvisación. El programa dado a conocer públicamente impone un
principio ético profesional que es de obligatorio cumplimiento.
2) Obtener satisfactorios resultados financieros, para que se cumplan los pronósticos del
presupuesto establecido. Ello depende de la promoción, la adecuada comercialización y
el cumplimiento del presupuesto; lo que también garantizará que se cumpla el
pronóstico de los participantes. La experiencia del OPC y el buen control del trabajo
constituyen elementos imprescindibles, de los que depende el logro de este objetivo.
Las tareas y responsabilidades que se incluyen en el primer objetivo poseen una estrecha
relación, y deben ser ejecutadas por todos los responsables, de acuerdo con la distribución
establecida por el Comité Organizador. En este sentido, se conoce que la tarea principal consiste
en elaborar y garantizar el programa científico, así como todo el soporte para su realización,
incluyendo –en primer lugar– los conferencistas y los mecanismos para la aceptación de sus
contribuciones, lo cual permitirá que la recepción sea adecuada, al igual que la calidad del
contenido (Pérez Socarrás, 2000).
Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente, el Comité Organizador deberá seleccionar un
OPC que sea competente. Además, debe conocer las funciones y las responsabilidades que
deben asumir los prestadores de servicios por contratar, para poder ejercer las funciones de
control y fiscalización.
Por tales motivos, el objetivo del estudio fue analizar la composición del Comité Organizador,
su papel y sus funciones, durante la realización de un evento.
Métodos
Para demostrar la importancia que presenta el trabajo del Comité Organizador de eventos, se
empleó el método de la exposición. También se analizó la estructura, las funciones y las
responsabilidades de dicho comité, y la alianza que este establece con el OPC seleccionado, la
cual constituye una premisa para obtener un nivel de organización eficiente y satisfacer las
expectativas de los participantes.
Resultados y Discusión
La compleja modalidad turística objeto de estudio no es similar a ninguna otra modalidad, pues
los eventos no solo son una empresa transitoria y colectiva, sino también un producto que se
rige por las leyes del mercado. Esto exige que se ofrezca una atractiva presentación y que se
cumplan todas las leyes del marketing. Además, dicha modalidad despierta el interés del sector
del turismo, ya que brinda ventajas con respecto a los ingresos, rompe la estacionalidad, etc. Por
tales motivos, la labor que realizan el Comité Organizador y el OPC seleccionado requiere el
apoyo de los involucrados en dicho evento y de las entidades del turismo.
Composición del comité organizador
Tradicionalmente, según el tipo de evento, el Comité Organizador está integrado por:
 Presidente
 Vicepresidente/s
 Secretario/s
 Miembros del Comité Organizador: conforman, a su vez, las comisiones de trabajo,
entre las que se encuentra la que evaluará las ponencias y conferencias.
 Comité Científico: está integrado por los responsables del programa científico y la
evaluación de las ponencias.
En algunos eventos, el Comité Organizador también está compuesto por:
 Presidente/s de Honor
 Presidente del Comité del Programa Científico
 Tesorero/s
 El OPC y el turoperador seleccionados
En casos particulares de eventos internacionales de determinada importancia, se crea un Comité
Internacional que prestigiará la acción del Comité Nacional encargado de la organización. En
aquellos eventos de gran significación, generalmente se constituye un Comité de Honor,
integrado por relevantes personalidades nacionales e internacionales, las cuales se relacionan

con la temática del evento, y cuyos nombres ofrecen una marca de calidad y trascendencia. Esto
viabilizará la comercialización del evento.
El Comité Organizador deberá confiar su evento a un OPC competente y experimentado; sin
embargo, velará por la garantía de calidad de los servicios afines (alimentación, alojamiento y
otros servicios comprometidos con el evento), de acuerdo con los estándares requeridos.
Además, deberá conocer en qué consiste la responsabilidad de cada organizador, en particular la
del OPC. Igualmente, nunca menospreciará el papel que desempeña el OPC ni considerará que
puede asumir esa tarea técnica de organización profesional, sin contar con esta figura
imprescindible.
Por otra parte, es importante señalar que el Comité Organizador no podrá realizar un adecuado
trabajo de dirección, control y supervisión (profesional, constante, sistemático y bien
estructurado), ni podrá detectar las posibles deficiencias, si no conoce los requerimientos de un
evento y las responsabilidades de los miembros del comité. También es necesario que el trabajo
se distribuya correctamente, para que no existan dudas con respecto a las funciones que se
deben desempeñar.
El papel y las funciones del Comité Organizador
La función principal del Comité Organizador es conocer el orden de las actividades que se
realizarán durante el evento, así como las funciones de cada integrante. Igualmente, debe
controlar y supervisar la cadena de servicios y de acciones, para que se ejecuten con la calidad
de excelencia que se requiere.
Primera función del Comité Organizador: confiar en el OPC seleccionado
La primera función del Comité Organizador es trabajar de conjunto con el OPC, para definir las
variantes que garanticen la realización del evento, con el empleo de la opción económica más
recomendable. Esto permitirá obtener resultados satisfactorios, desde el punto de vista
financiero y en la organización general. Por tanto, si se cumple con la regla de oro de la
organización de cualquier evento (organizar el mejor evento con el menor costo posible), se
podrá garantizar la satisfacción del Comité Organizador y del resto de los involucrados (los
patrocinadores, por ejemplo).
En esta etapa, se deberá controlar diferentes aspectos, entre los que encuentran: la selección de
la sede, de las instalaciones y de los servicios técnicos; la búsqueda de patrocinadores, del
financiamiento de los invitados y de las vías para ejecutar el programa general del evento; la
coordinación del transporte para todas las actividades oficiales; la organización del recibimiento
(programa de protocolo); la elección de los hoteles que se ofertarán, de las tarifas de «precios
paquetes» y de las locaciones para el programa social; los servicios gastronómicos que requiere
el programa oficial; la acreditación de los participantes, de acuerdo con las categorías definidas;
los documentos necesarios para realizar el evento, según el plan elaborado; y la exposición
asociada (importante fuente de ingresos colaterales).
La organización de un buen evento requiere, como mínimo, dos años y tiende a prolongarse,
según sus características y complejidades. Durante ese tiempo, se realizarán los chequeos y las
coordinaciones correspondientes, para determinar cuál es la oferta más adecuada y racional,
desde el punto de vista funcional y económico.
También se establecerán los compromisos para los servicios requeridos, así como la calidad de
estos y sus precios, lo que será garantizado por el prestador, quien tendrá que respetar los
contratos que se firmen, fundamentalmente las cláusulas de protección para las partes. Se debe
evitar la contratación de servicios innecesarios, para no malgastar esfuerzos, equipamiento ni
recursos, lo cual encarecería los costos y afectaría el presupuesto.
El éxito de un evento depende, sobre todo, del cumplimiento de los pronósticos de participantes,
lo que obliga a realizar un adecuado plan de promoción, el cual deberá incluir, en dependencia
del presupuesto, diferentes acciones que permitan acercarse al participante potencial y que
respondan a un análisis económico, determinado por el presupuesto inicial.
Un adecuado trabajo de promoción responde a una labor previa, en la que se haya determinado
los segmentos que pudieran participar, los mercados importantes y las vías más idóneas y
recomendables para acceder a los participantes potenciales. Esto ejercerá una influencia
significativa en la relación costo-beneficio de la inversión promocional, por lo que es preciso
tener en cuenta los elementos siguientes:
a) Elaborar folletos, plegables o cartas de promoción.
b) Elaborar mailing list actualizados, para enviar los folletos por correo.
c) Publicar anuncios y el calendario del evento en la prensa y en revistas especializadas.
d) Realizar giras de promoción o misiones a eventos internacionales de similar temática.
e) Acordar la repetición del mensaje con instituciones homólogas.
f) Utilizar el correo, el fax, la Internet y otros canales de comunicación.
Segunda función del Comité Organizador: conocer que debe hacer el OPC
El OPC es un profesional que asume una gran responsabilidad y que debe ganarse la confianza
del Comité Organizador, desde que aplica la primera herramienta: el requisito inicial, antes de
comenzar el proceso de conformación del presupuesto definitivo, lo cual se precisará durante la
preparación y comercialización del evento (trabajo de promoción).
No obstante, habrá algunas definiciones publicadas en el primer aviso que no serán modificadas,
entre las que se encuentran: el nombre del evento, las temáticas y el contenido general, la fecha,
la sede, los idiomas de trabajo, la estructura del evento (plenaria, comisiones, salones, etc.), el
nombre del organizador, el programa general y los antecedentes del evento (primera vez, diseño
propio, sede captada).
Durante el proceso que concluirá con la elaboración del presupuesto definitivo, los elementos
que se podrían modificar son: los requerimientos técnicos; el total de participantes; los
auspicios, los patrocinios; las actividades sociales, gastronómicas y otras; y la documentación.
A continuación, con la información recopilada en el requisito inicial del evento, y definido su
costo aproximado, se realiza el primer resumen financiero y se establece el valor de la cuota de
inscripción. El OPC, conjuntamente con el Comité Organizador, se encargará de las precisiones
necesarias para elaborar un presupuesto definitivo, el cual depende del establecimiento del
punto de equilibrio y del nivel de riesgo que se considere como el óptimo en las previsiones. En
este sentido, se tratará de lograr la mayor aproximación posible al costo del evento, y se
intentará definir los ingresos y sus fuentes, así como los aportes de la cuota de inscripción. Para
el resto de los aportes se buscarán otras vías, tales como:
 Establecer acuerdos con la agencia receptiva, para facilitar la gestión del Comité
Organizador, tanto con los hoteles como con la línea aérea para los invitados.
 Prever las ofertas de pre y poseventos que generen ingresos al Comité Organizador.
 Si el evento lo permite, incluir exposiciones asociadas, teniendo en cuenta los ingresos
que estas generan.
 Establecer los primeros contactos para la búsqueda de patrocinadores.
 Gestionar los posibles aportes de organismos internacionales, ONG y otras fuentes.
Igualmente, se podría evaluar otras fuentes financieras alternas, entre las que se encuentran: los
aportes del organismo o sociedad científica que organiza el evento, de entidades internacionales
interesadas, de personas individuales o de organismos oficiales nacionales interesados en la
temática del evento.
Por otra parte, se conoce que la elaboración del presupuesto es una actividad compleja, debido a
los diferentes aspectos que se deben considerar, por lo que es necesario que la realice un
personal especializado y con experiencia. No se debe violentar ni relegar ninguno de los pasos,
para no correr el riesgo de un fracaso financiero. A pesar de que todo evento comienza con
cuentas en rojo, los especialistas pueden obtener buenos resultados.
También es preciso que el Comité Organizador valore los antecedentes del evento, o sus
posibilidades si este se efectúa por primera vez, con objetividad y sin entusiasmo. Los cálculos
sobre el estimado de participantes se deben sustentar en un pronóstico lo más aproximado
posible a la realidad, de acuerdo con la segmentación efectuada, los mercados principales, los
canales de promoción, entre otros factores. El estimado de participantes se debe clasificar, al
menos, en: participantes nacionales, participantes extranjeros, invitados (definir qué cubre dicha
invitación), miembros del Comité Organizador, personal de aseguramiento, prensa invitada y
otros participantes (seguridad, personal técnico, etc.).
Posteriormente, el OPC y el Comité Organizador precisarán los objetivos y las pretensiones del
evento, teniendo en cuenta las respuestas a la convocatoria. El éxito organizativo-financiero del
evento depende del control, por lo que se deberá:
 Revisar la lista de los invitados, para impedir una lluvia de estrellas que,
financieramente, será imposible asumir.
 Revisar los gastos por partidas, según los costos fijos y los variables, pasa saber cuáles
fueron emitidos en los avisos previos, lo que impediría su modificación.
 Ajustar las fuentes de ingreso totales: cuota de inscripción, patrocinios, auspicios,
exposición asociada, actividades científicas de pre o posevento, otros aportes, etc.
 Confrontar el programa científico, los requerimientos planteados y los recursos
solicitados, para que estos se incluyan en los aportes del ingreso calculado.
 Revisar, detalladamente, el monto de los egresos estimados, para ajustarlos si no se
pudiera incrementar los ingresos ni pronosticar un déficit financiero que sobrepase el
punto de equilibrio y no pueda ser cubierto por el nivel de riesgo estimado. Esto se debe
conocer lo antes posible, para evitar un descalabro.
En esta etapa ya se puede elaborar el estimado –casi exacto– del costo real del evento. Además,
se realizará el ajuste definitivo del presupuesto, y se definirá sus requerimientos: las
instalaciones y el personal técnico necesario, los servicios técnicos que requiere el evento, el
plan de documentación, el plan de promoción final, la acreditación y sus requerimientos, la
decoración de las salas y los soportes, los servicios gastronómicos, el alojamiento para cifras
cercanas a la realidad, el transporte para las diversas actividades del programa, los gastos de
secretaria y de personal necesario, los imprevistos y el costo de la organización profesional,
según lo acordado en el contrato.
Una vez culminado este proceso de preparación del evento, ya no se podrá modificar la cuota de
inscripción ni el paquete de precio turístico, pues han sido publicados. Solo se podrá realizar
alguna de las acciones siguientes:
 Reducir el gasto, mediante un nuevo diseño del evento que permita cumplir los
objetivos, con un costo menor (modificar las actividades de apertura y de clausura; así
como el número de salas que utilizar, la duración del evento, el personal técnico, las
actividades sociales, etc.).
 Conseguir otras vías de ingreso, con variantes comerciales (nuevas ofertas de pre y
posevento, ventas de materiales científicos, etc.).
 Ampliar la participación de patrocinadores que asuman determinados gastos previstos
(cóctel, módulo de acreditación, entre otros).
 Renegociar con los prestadores de servicios las tarifas acordadas.
Por otra parte, es preciso recordar que un evento no se realiza por capricho ni porque exista
cierto interés en una determinada temática. Tampoco es posible concebir un evento de temática
estrecha, que esté dirigido solo a sectores deprimidos, y después aspirar a tener miles de
participantes. Igualmente, no se debe incluir actividades imprevistas en el diseño acordado, sin
ajustarse a los análisis financieros.
Tercera función del Comité Organizador: proteger el evento y a sus aliados
La tercera función del Comité Organizador determina la existencia de un adecuado y necesario
entorno de confianza, que permita la realización de las actividades, de manera plena. Este
entorno se logra si el Comité Organizador garantiza que los intereses de los miembros y de la
cadena de servicios no se vean afectados. Por ello, es vital que se cumplan y defiendan las bases
de los contratos firmados. Si se protege a cada uno de los comprometidos con el evento, se
asegura la protección de este, de forma general.
El Comité Organizador no debe ceder antes las promesas de terceros (no miembros) ni aceptar
las propuestas de otras agencias de viaje o receptivas que ofrezcan diferentes condiciones, a
espaldas de la entidad que, previamente, se había seleccionado como el receptivo oficial.
Si el Comité Organizador actúa de forma transparente, podrá exigir que sus aliados ofrezcan una
conducta similar. Este principio ético debe ser inviolable, como condición que demuestra el
nivel profesional que poseen ambas partes. Esta función se podría resumir con una sola frase:
«para proteger los intereses del evento, el Comité Organizador debe proteger los intereses de
cada uno de los comprometidos con dicha empresa y defender los intereses de la cadena de
prestadores de servicios comprometidos, cuando se ha hecho coincidir estos intereses con los
del Comité Organizador».
Cuarta función del Comité Organizador: garantizar el programa científico
La única instancia adecuada para poder establecer un buen programa científico es el Comité
Organizador, no solo por ser la entidad que auspicia el evento, sino también por poseer el
conocimiento sobre las temáticas que se debatirán. Por tales motivos, la función más importante
que debe desempeñar el Comité Organizador incluye el diseño del programa científico, y la
selección de los conferencistas invitados y de las modalidades. Dicha función se complementa
con la experiencia del OPC, quien es capaz de sugerir un diseño que permita alcanzar los
mismos objetivos, con un costo inferior.
Un programa científico bien estructurado requiere de un conjunto de consultas y coordinaciones
con especialistas locales y extranjeros, para precisar los temas que se debatirán, los
conferencistas que deben participar y las estructuras para la aprobación de las contribuciones y
las ponencias, las que se ajustarán al formato y se presentarán en la fecha que determine el
Comité Organizador. Esta función eminentemente técnica del contenido del evento solo puede
ser asumida por el Comité Organizador o por la entidad encargada del evento, en colaboración
con su OPC.
Quinta función del Comité Organizador: aglutinar los esfuerzos de todos
A partir de la creación del Comité Organizador, este se convierte en un foro permanente de
coordinación, conciliación y discusión, que debe enfrentar –en ocasiones– debates
contradictorios u opuestos a las opiniones de otros de sus integrantes. Por ello, el Comité
Organizador debe tener la sabiduría necesaria para evitar las fricciones y lograr un consenso,
que garantice la unanimidad en las decisiones finales que se adopten. Esto se alcanzará si existe
un ambiente amplio y democrático en los debates, en el que todos sientan la libertad para opinar
y contribuir con el esfuerzo del colectivo.
La organización de un evento constituye, entonces, una tarea que realiza un colectivo de trabajo,
del cual depende el éxito, ya que esta no es solo el resultado del esfuerzo personal. La unidad de
acción permitirá que se cumplan los objetivos, por lo que debe ser la primicia que determine el
comportamiento del Comité Organizador –en general– y de sus dirigentes principales –en
particular.
Recomendaciones al Comité Organizador
Teniendo en cuenta las funciones analizadas anteriormente, el Comité Organizador deberá
cumplir, al menos, con la metodología que garantice el éxito del evento. De acuerdo con ello, se
recomendó lo siguiente:
 Atender la organización del trabajo que se debe realizar, para poder cumplir los
objetivos, puesto que el Comité Organizador se considera el máximo responsable.
 Garantizar el control del trabajo, de las funciones y de las responsabilidades asumidas
por los implicados en la realización del evento.
 Saber ejercer la supervisión de lo que acontece, durante el proceso de organización del
evento, para conocer, en tiempo real, los detalles de su preparación y si este se acerca, o
no, a los pronósticos.
 Recordar que tutela todo el trabajo y que, por tanto, debe poner en práctica métodos
adecuados que permitan dirigir de manera democrática, no impositiva. El resultado final
del trabajo depende de un colectivo heterogéneo, no de fuerzas aisladas.
 Atender el programa científico, sin dejar de escuchar las sugerencias del OPC, para que
el diseño de realización se ejecute de acuerdo con la mejor opción económica.
 Facilitar los mailing list, para hacer una labor colectiva de contactos con los potenciales
delegados, lo cual permitiría estimar la cantidad de participantes, puesto que no se
puede lanzar una convocar con poca antelación.
 Saber seleccionar los mejores conferencistas (verdaderamente estrellas), cuya sola
presencia garantizaría una importante participación en el evento, sin necesidad de
recurrir a un número de invitados superior a lo que financieramente puede ser soportado

por el presupuesto del evento.
 Seleccionar los posibles patrocinadores y apoyar las gestiones que se realicen para
poder convencerlos, sin obviar que los contactos, sus relaciones e intereses estarán más
cercanos al interés del Comité Organizador –o entidad que auspicia el evento– que al
del OPC u otro miembro de este comité.
 Desarrollar un programa de promoción con homólogos, para que el mensaje adquiera un
valor mayor, teniendo en cuenta que ha sido convocado por un colega, y no por alguien
ajeno al quehacer cotidiano.
 Tener la sabiduría para construir un verdadero colectivo de trabajo en el seno del
Comité Organizador, que actúe de forma consciente y unida, para cumplir con los
pronósticos de participantes y con los estimados del presupuesto.
Premisas que el OPC debe considerar para realizar un trabajo adecuado
En el caso de los eventos de diseño propio, en los que existen excelentes oportunidades en
diversas disciplinas científicas, médicas, culturales, deportivas o en la rama de la tecnología
agrícola e industrial, hay una serie de principios que se deben aplicar en la concepción de un
programa de desarrollo, para garantizar el éxito esperado. Entre los aspectos principales que se
deben considerar se encuentran los siguientes:
Análisis de las potencialidades de cada institución para convocar eventos
Durante los últimos años, el desarrollo que Cuba ha alcanzado en la salud, el deporte, la cultura,
la ciencia y la técnica, así como en otros aspectos de la vida social, permiten que se muestre al
mundo sus logros y resultados novedosos en temas de actualidad y de interés para especialistas,
médicos, artistas y otros profesionales de cualquier parte del mundo. Esto también permite la
organización de eventos de diseño propio, a los cuales la comunidad internacional espera ser
invitada para intercambiar experiencias y conocer más sobre Cuba.
Antes de proyectar un evento de diseño propio, cada organismo, institución o asociación, debe
analizar –internamente– sus potencialidades, el nivel alcanzado en cada una de sus
especialidades, el posible público asistente, el nivel de convocatoria, los eventos similares que
se realizan internacionalmente, entre otros factores, para que la convocatoria tenga posibilidades
de éxito y no se convierta en una idea improvisada, con un alto riesgo financiero.
Conocimiento del glosario de términos y la clasificación de los eventos
El evento tiene que ser «bien bautizado», para que los participantes conozcan a qué tipo de
certamen están siendo convocados. Por ello, es necesario que su definición se corresponda con
la terminología apropiada que reconoce la denominada Industria de Congresos,
internacionalmente.
Además, es importante que todos los que se vinculen a los eventos dominen esta terminología,
lo que redundará en un beneficio directo al elaborar la convocatoria, confeccionar el programa
científico y social, y definir las acciones de promoción y comercialización del evento. Por tal
motivo, se recomienda el glosario de términos de la Asociación Cubana de Organizadores de
Eventos e Incentivos y Afines (ACOE).
Conocimiento detallado de la metodología de trabajo
El Comité Organizador debe conocer la metodología de trabajo analizada anteriormente, para
poder definir el papel que desempeñarán las personas que intervienen en la realización del
evento. Asimismo, dicho conocimiento le permitirá disfrutar las ventajas que ofrece la inclusión
de su evento en el Calendario Comercial, el cual se edita anualmente y aparece en sitios web
especializados (primer nivel de la pirámide de promoción internacional que se desarrolla).
En relación con la fecha que se debe seleccionar para desarrollar el evento, se recomienda que
esta no coincida con algún evento internacional de la misma temática, en el entorno geográfico,
ni con las temporadas de alta turística, para obtener mejores facilidades y contar con las
garantías de los servicios requeridos.
Conclusiones
1. Los eventos no solo son una empresa transitoria y colectiva, sino también un producto
que se rige por las leyes del mercado.
2. Antes de trabajar en los pronósticos financieros del evento, el Comité Organizador y el
OPC deben evaluar sus necesidades (la sede; los servicios técnicos, gastronómicos y de
alojamiento y transporte; los impresos, el plan de promoción nacional e internacional; la
primera versión del presupuesto, entre otros aspectos).
3. La organización de un evento se basa en la capacidad de organización y de negociación
que posea el OPC.
Referencias bibliográficas
Buró de Convenciones de Cuba. Manual de normas para la organización exitosa de eventos. La
Habana, 2004.
Pérez Socarrás A. Eventos, una nueva estructura empresarial. Apuntes 4. Ediciones Bacón,
Escuela de Altos Estudios de Hotelería y Turismo. La Habana, 2000.
Rodríguez E. Busquemos más allá del turismo, una definición más completa y actualizada sobre
el turismo de congresos. TURyDES. 7 (16), junio de 2014 [25/11/2015] Disponible en:
http://www.eumed.net/rev/turydes/16/turismo-congresos.html
Recibido el 23 de marzo de 2016

Aceptado el 3 de junio de 2016
Organización de Eventos: Definición. Tipos
Organización Integral de Eventos
La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de “eventual” por lo que

debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos estándares de calidad
organizativa y estilo. La organización de una Acontecimiento especial demanda gran
profesionalismo y dedicación esmerada.
Por Lic. Antonio Di Génova
Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de
Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea
para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e
institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen,
vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de
forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas
organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.
A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y

movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre
novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los
procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o
inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra
organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la
consideración del público.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado
con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para
transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato,
interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.
Asimismo, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen

institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento
representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que
lo hacemos habitualmente.
Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples

propósitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad
institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro Target Group.
A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o
podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de
comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real
a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a
través de múltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de
venta, etc., y todas han resultado infructuosas.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en
nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La
organización de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un
negocio muy rentable.
La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda
vez que nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados
por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera
tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien
organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas.
Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han
perdido posicionamiento de imagen y consideración pública y que han tenido
repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales..
DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES
En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en:
Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
Principales Eventos Académicos:

1.- Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad

para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas
a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la
etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con
una ceremonia de clausura.
2.- Simposio:
Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias

de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto
o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos
aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la
actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.
3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante,

con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a
cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de
la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales
disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para
experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo

día.
5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de
simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando
las intervenciones y los tiempos.
6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e
informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera
el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox.
7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado.

Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus
ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.
Eventos Empresariales:
1.- Rueda de negocios:
Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno
representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada
parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones

paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en
ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y
se extendió a otros campos.
3. – Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas,
dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no esta

prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y

servicios.
6.- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
7.- Acciones con la prensa.
8.- Participación en Ferias y Exposiciones.
Perfil de un buen organizador:
Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.
Minuciosidad y apego a lo presupuestado..
Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto.
Actitud Pro activa y creatividad.
Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.

Conocedor de método científicos de investigación y planificación.
Experiencia en el segmento en el que actúa.
Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de

calidad, confiables y con precios justos.
Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el

elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar
los resultados.
INVESTIGAR
INFORMACIÓN
TOMA DE DECISIONES
PLANIFICAR
EJECUTAR
EVALUAR LOS RESULTADOS
A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO
En una primera etapa debemos requerir información a nuestros clientes. Se deben pedir
datos estructurales de la organización, y lo podemos hacer a través de cuestionarios
(Brief)
A.1.- BRIEF
Datos que deben pedirse para realizar un Brief:
Nombre de la empresa.
Actividad.
Productos y/o servicios que comercializa.
Público al que apunta (target group):
-público global
-público al que quiere apuntar el evento.

Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico financiero)
Aspiraciones del cliente (económicas y financieras)
Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se busca)
Nómina de Directivos de la organización, y su potencial participación en el evento, o

sea quiénes van a cumplir labores ejecutivas y quienes sólo van a figurar en forma
nominativa.
Fecha tentativa.
Oradores previstos (nacionales, internacionales)
Invitados especiales.
Base de datos.
Lugares alternativos de realización.
Financiación del evento.
Probables sponsors o patrocinadores.
Auspicios nominativos.
Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados especiales.
Organigrama actual de la institución.
A.2.- ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades claves:
Directivos.
Representantes del sector.
Lideres de opinión (formales e informales)
Muestra representativa del target del evento.
Las entrevistas podrán ser, de acuerdo al grado de información previa, totalmente

estructuradas, semi-estructuradas o desestructuradas, en las que se podrán utilizar
preguntas abiertas, cerradas, con alternativas fijas y/o escalas de opinión.
A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO
Investigaciones operativas:
Se determina como opera el mercado desde un punto de vista cuantitativo. Por ejemplo:
hoteles, salas de reuniones o convenciones, servicios, elementos auxiliares,
conformación del público etc.
Investigaciones motivacionales:
Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos,

preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial.
FORMULA FODA
F ORTALEZAS
O PORTUNIDADES
D EBILIDADES
A MENAZAS
Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos

económicos, financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.)
Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no

controlamos o controlamos parcialmente.
Estas y / u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual

de la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.
OBJETIVOS: Proposición que tiene:
1. Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible, creíble y realizable.
2. Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la intención.
3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.
B.- PLANIFICACIÓN
Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un proceso de toma de
decisiones.
Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES
Estratégicas
Tácticas
Procedimientos u operativas
ESTRATEGICA: ¿Qué queremos?
Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones
fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueños o los
representantes de la organización.
TÁCTICAS: ¿Cómo lo vamos a lograr?
Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico. A veces es necesario
definirlo con los parámetros críticos de eficiencia (algo que varía poco, por ejemplo:
tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos Medios.
PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: ¿Quién lo hace?
Importa la técnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.
B.1.- REALIZACIÓN DEL ORGANIGRAMA DEL EVENTO
B.2.- DETERMINACION DE LAS ACCIONES A IMPLEMENTAR
Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas
Contratación de lugar físico de realización.
Concertación y/o contratación de los disertantes.
Designación de colaboradores.
Desarrollo planning.
Fijación de las reuniones de trabajo.
Determinación y contratación de servicios varios.

-servicios de tele o video-conferencias.
– turismo y hotelería.
– elementos auxiliares: traducción simultánea, videos, sonido, iluminación,

filmación,locución, seguridad, coffee break, lunch, eventos subsidiarios, elementos de
merchandising (banderas, lapiceras, portafolios, carpetas, etc.), tarjetas de
identificación.
Diseño de aviso publicitario y planificación de medios.
Calendarización de las actividades.
Determinación de la gestión de ventas.
C.- EJECUCION
Es la puesta en práctica de todas las acciones planificadas.
D.- EVALUACION
Evaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el

evento, a diferencia de los controles que se realizan durante los tres pasos previos.
* Antonio Di Génova. (adigenova@redrrpp.com.ar)
Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar

Director General de e-PR Consultores www.e-
publicrelations.com.ar
Investigación
previa
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
La investigación previa
Cuando ha sido convocado para organizar un evento se debe realizar una
investigación previa sobre:
 Antecedentes del cliente.

 Antecedentes del product.
 Si para fijar la fecha no coincide con otro evento similar
 La climatología prevista para la fecha analizando datos de entidades
meteorológicas y registros históricos del tiempo
 El clima social, para determinar la oportunidad o no de hacer el evento
 La coincidencia de la fecha del evento con feriados o fiestas religiosas.
Además, hay que analizar las situaciones macro, por ejemplo duelo nacional en un país
vecino, paros nacionales anunciados por actividades, estado de funcionamiento de
aeropuertos, transitabilidad de rutas para esa época, estado de seguridad de la ciudad
sede del evento y otras cuestiones conexas previo a la toma de decisión respecto a la
fecha, lugar, pertinencia y hasta la solvencia económica y moral del cliente.
Una vez que hemos realizado la investigación previa se aconseja previo a la toma de
decisión de organizar el evento realizar una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y amenazas), para analizar todas las variables que podrían influir en nuestro
evento.
Bibliografía

AR: Ugerman Editor.

Estrategia.
Planificación
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
La Estrategia: Planificación
¿A cuántos eventos de distinta índole usted ha concurrido donde a su criterio todo salió bien?
Sin dudas a varios. Pero, ¿usted conoce la trastienda de ese evento? ¿Sabía que el orador
principal se olvidó del discurso en la oficina y hubo que darle una copia? ¿Tenía conocimiento
que al arribar el presidente de la empresa al lugar de la reunión le tiraron una taza de café
encima y hubo que proveerle una camisa limpia? ¿Se dio cuenta que hubo un corte de luz,
que se subsanó por medio de un generador móvil que estaba preparado para esa
contingencia? Obviamente que en ese momento no se dio cuenta. Y después se enteró
porque trascendió en los medios o bien nunca lo supo, ni lo sabrá. El éxito del evento pese a
la contingencia que se presentó fue posible gracias a la planificación y previsión, que
sumadas a la actuación rápida, serena y certera de los organizadores permitió concretar la
reunión programada sin molestias o inconvenientes para los concurrentes, invitados o público
en general.
La organización de eventos como herramienta de comunicación se define en base a la

planificación, identificando de esta manera el proceso lógico y coherente que ejercerán las
actividades contenidas en dicha organización de eventos, para alcanzar el éxito deseado y
administrar eficazmente los recursos. Esta planificación debe contener las acciones concretas
dirigidas a cumplir objetivos específicos.
Cuando se ha planificado correctamente se conseguirá el éxito en la realización. Pues al

investigar, analizar, planificar se minimizan los márgenes de error. El concepto de error cero
no existe en el mercado de eventos y reuniones, pues no estamos tratando con objetos, sino
con personas. A esto, debemos agregarle otros factores de incertidumbre como fenómenos
climáticos (una tormenta de magnitud, un terremoto), cortes de luz, alguna crisis política
súbita (impredecible), enfermedades, fallecimientos, accidentes, atentados, robos, protestas
(marchas y piquetes). Todo influye en nuestro evento, según la temática y públicos objetivos.
No obstante si hemos planificado correctamente previendo variantes e incluso tenemos el
salvador plan B nos permitirá capear el temporal y salir airosos de la contingencia.
Siempre algo falla, lo importante es estar preparados para solucionar ese fallo y superar el
problema. Por ello es importante que el plan general y el plan B sean comprensibles, claros,
ambos deben establecer objetivos y procedimientos para llevar adelante el evento.
Para cada objetivo de la organización de un evento se deben definir acciones a efectuar,

anticipar los posibles problemas a resolver o situaciones conflictivas a sortear, priorizar
soluciones, asignar recursos y responsabilidades, y diseñar medidas de seguimiento que
permitan evaluar los avances y resultados.
En este módulo veremos los pasos a seguir para la correcta planificación y que el evento
alcance los objetivos fijados, la selección de lugar donde realizaremos el evento, los
proveedores a contratar y todo lo necesario para organizar un evento con éxito.
Definición de objetivos
Habiendo comenzado por la investigación preliminar respecto a la naturaleza del evento, se

ha realizado un diagnóstico de situación, se ha procedido a la toma de decisión de realizar el
evento, se ha decido la tipología del mismo o tipo de plan y se ha llegado al momento de
definición de objetivos.
El proceso de definición de objetivos generales y específicos (estos últimos en caso de

haberlos) es fundamental para organizar el plan del evento y sus alternativas. Ya hemos visto
qué son los objetivos, ahora debemos determinar cuál es el objetivo o los objetivos a alcanzar
a través del evento. La pregunta que nos debemos hacer es ¿qué se quiere comunicar?, a
través de cada actividad que se lleve a cabo, el objetivo debe ser mensurable, es decir
factible de ser medido. Una vez definido el objetivo general se determinan los objetivos
específicos, si éstos se justifican, no hay que tratar de forzar la determinación de objetivos
que no tengan un sentido o real necesidad. Los objetivos se aplican tanto a la etapa de la
planificación como a la ejecución y en la evaluación se pondera si se alcanzaron o no y
cuáles fueron las causas del éxito o el fracaso.
Cronograma de trabajo
La correcta asignación de tiempos para realizar tareas de organización requiere de una

cuidadosa planificación previa de tiempos, tareas, necesidades, lógica, pertinencia. El equipo
organizador de un evento o comité organizador debe tener claramente especificados los
objetivos que debe cumplir y en que tiempos debe hacerlo.
De no planificarse correctamente los tiempos, podría peligrar la concreción del evento, que se
produzcan resultados no deseados, o en el peor de los casos que el evento fracase, recuerde
lo estudiado en la asignatura Organización de Eventos I cuando nos referimos a la correcta
asignación de tiempos para las tareas de organización. También por no manejar
correctamente los tiempos de organización, tal vez se incrementen los costos recargando el
presupuesto o debiendo ejecutarse gastos que desequilibrarían el presupuesto. Por lo
expuesto en este módulo estudiaremos como realizar un cronograma o diagrama de Gantt.
Al fijar la fecha de un evento si hemos tenido en cuentas las previsiones ya estudiadas,

(que no coincida con otros eventos similares, que no sea un día feriado, patrio, festivo,
religioso-no sólo de religión Católica.), es decir, cuándo ocurrirá, un aspecto fundamental a
tener en cuenta es la determinación de la duración de cada una de las actividades. A esta
mecánica se la denomina habitualmente calendarización del evento.
La correcta Calendarización de un evento, permite evaluar la factibilidad de la realización.

Estimando si existe una distribución uniforme de tareas, si los plazos son factibles de ser
cumplidos, si el tiempo es suficiente para ejecutar las acciones previstas. Ejemplo:
Invitaciones, definir el mapa de invitados, redactar y diseñar invitaciones, mandarlas a
imprimir, personalizarlas, organizar su distribución por mensajería y correo, confirmar la
recepción y asistencia; elaborar el listado de invitados para controlar ingreso y finalmente
agradecer la participación en el evento. Esta acción tiene como pasos previos, decidir a
quién se va a invitar, confeccionar el mapa de invitados, redactar el texto, instruir al
diseñador gráfico para que realice el pertinente diseño con variantes para elegir el mejor, a
criterio de los organizadores, elegir el papel y sobre, color, gramaje, seleccionar la
imprenta, pedir plazos de entrega y precios, evaluar calidad de trabajo de la imprenta.
Determinar qué invitaciones se enviarán por mensajería, cuáles se entregarán en mano y
las que se enviarán por correo, ¿qué correo se utilizará? Público o privado. ¿Qué tiempo
tarda el correo en enviar las invitaciones al destinatario más alejado? ¿Cuáles serán los
costos de diseño, impresión, envío? Como se desprende de lo expuesto sólo la tarea de
invitar, requiere de diversas acciones que involucran a distintas áreas o comisiones de
trabajo, que deben analizar y buscar precios, calidad, tiempo de realización del trabajo,
tiempo de entrega. Por lo que el rubro invitaciones implica mucho tiempo más de los treinta
o quince días de anticipación con que se deben enviar las invitaciones y los cinco días
previos al evento para confirmar.
Administrar los tiempos correctamente y realizar las tareas con anticipación permite corregir
errores, mantener los costos dentro de lo previsto en el presupuesto y ser proactivos, no
reactivos. El tiempo que algunos ensayistas califican como el más preciado tesoro del ser
humano, si es administrado correctamente es nuestro aliado, de lo contrario, es el enemigo
más temible. He asistido a eventos en los que el tiempo estuvo mal administrado y se
evidenciaba en la falta de previsión de algunos elementos, la improvisación y en suma eso
conspiró para que sean eventos mal organizados y fracasados.
El desarrollo del Diagrama de Gantt

A los fines de calendarizar los tiempos de organización de un evento, hay diferentes
herramientas gráficas de apoyo que hacen posible distribuir los tiempos de las distintas
actividades y hacen posible una mirada rápida y totalizadora de la secuencia operativa de la
organización. Permitiendo estimar si los tiempos asignados a cada actividad (máximos y
mínimos) son razonables entre sí o hay desajustes que deben ser corregidos.
La técnica de representación gráfica más adecuada para organizar un evento es el
denominado Diagrama de Gantt, ya que su sencillez hace fácil su confección y
comprensión y es útil para programar el conjunto de actividades de organización de un
evento.
Historia
Un gran contribuyente al área de la administración científica fue Henry L. Gantt, su filosofía
administrativa se describe por su afirmación de que "las diferencias esenciales entre los
mejores sistemas del día de hoy y los del pasado radican en la forma en que las tareas son
«programadas» y la forma en la cual su ejecución es recompensada"1. Siguiendo su propio
razonamiento, Gantt trató de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante
innovaciones en la programación de las tareas y compensaciones o premios.
El diagrama que lleva su apellido, es la primera herramienta de programación que él

desarrolló, esta gráfica proporciona a los administradores un resumen fácilmente
comprensible del trabajo que ha sido programado para periodos específicos, el avance de
este trabajo y quien los ha realizado.
1
Buenas tareas. www.buenastareas.com/.../Diagrama.../103737.html (septiembre de 2010)
Henry L. Gantt (1861-1919). Elaboró teorías para eficientizar sistemas y organizaciones, su
aporte más difundido es el diagrama que lleva su nombre.
El Diagrama de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la

administración de proyectos. A través de este gráfico se puede planificar diversas
actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que
puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que
se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global.
El Diagrama de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y

la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.
El Diagrama de Gantt es una matriz de doble entrada, en la que se asientan, en las líneas,
las distintas actividades que se deben realizar para organizar el evento, en nuestro caso
específico. Y en las columnas el tiempo en el que se llevarán a cabo esas tareas o
actividades. Una barra o coloreado frente a cada actividad representa el período de tiempo
que insumirá realizar dicha tarea. La longitud de barra o coloreado frente a cada actividad
representa el período de tiempo que durará la misma, indicando la fecha de comienzo y
terminación de dicha actividad. En este diagrama las unidades tiempo están expresadas en
semanas, tomando como indicador la decisión internacional de adjudicarle al mes cuatro
semanas.
Para confeccionar el diagrama de Gantt debemos:
a) Listar y ordenar las actividades: Consiste en establecer la lista de actividades

ordenadamente, según el momento en que deben ser realizadas. En el
establecimiento de la secuencia debe ser lógico, (primero redactar el texto de la
invitación, luego diseñar, elegir el diseño apropiado y enviar a impresión,
personalización, selección de correo, envío, confirmación de asistencia y
elaboración de listado de invitados que asistirán para control), comenzando con la
actividad más próxima que se denomina inicial y finalizado con la última actividad
llamada final. Entre ambas actividades hay que establecer las demás según la
secuencia lógica de prelación entre ellas.
b) Construcción de barras. Estimación de tiempos de duración de cada
actividad: Seguidamente hay que estimar el tiempo que dura cada actividad, o
tiempo de realización. Tengamos en cuenta que el tiempo de realización está
relacionado con los recursos, para la determinación del tiempo debemos saber con
que recursos contamos, humanos, financieros, técnicos y materiales, de manera tal
que exista una real posibilidad de llevar adelante la actividad en el tiempo previsto.
Como asimismo la pertinencia “política” de realizar una actividad en determinado
tiempo, (si debemos fijar la fecha de una conferencia de prensa de un evento y
sabemos que hay en ese momento un conflicto gremial en esa empresa y que
durante la conferencia los periodistas tratarán de inquirir sobre ese tema
desviándose la atención del motivo de la convocatoria no es conveniente realizarla,
o mucho peor si el gremio arma un piquete de protesta frente al lugar donde se lleva
a cabo la conferencia de prensa, ¿Quién supone usted que capitalizará la
convocatoria de prensa?). En el Diagrama de Gantt no se puede reflejar la
incertidumbre de tiempo de realización de una actividad, hay que hacer cálculos que
comprendan las dos posibilidades “lo más pronto posible” y “lo más tarde posible”.
Algunos organizadores al día siguiente de de la fecha “lo más tarde posible” cortan
el gráfico con una línea roja vertical indicando que es el punto denominado “Dead
line” a partir del cual la realización del evento no es posible o se corren riesgos de
que salga mal. Esta línea de corte no está prevista en el Diagrama de Gantt, pero
se debe aplicar para tomar la decisión de hacer o no el evento.
c) Confección del gráfico: La confección del gráfico teniendo en consideración el
calendario de operaciones o actividades, asignándole barras horizontales o
coloreadas a cada actividad, cuya longitud es representativa de cada actividad,
indica las unidades de tiempo.
Recordamos aquí que para confeccionar el Diagrama de Gantt debemos contar

anticipadamente con el presupuesto, estimado según el análisis de las necesidades
financieras que demandarán las actividades que van desde la contratación de personal y
servicios, hasta la adquisición o alquiler de bienes. Hay que asegurarse que el suministro
de insumos sea el correcto en cada momento de la organización del evento, que sea el
adecuado en función de las actividades de cada fase de la organización. Es decir que el
diagrama o cronograma de actividades sea el adecuado para la interdependencia de una
actividad con otra y que el flujo de recursos que es necesario para realizar dichas
actividades se cuente para realizar las mismas en el tiempo previsto.
Ejemplo: Si tenemos que enviar a imprimir invitaciones, que contemos con el dinero
necesario para retirarlas en el tiempo previsto, teniendo en cuenta la tramitación
administrativa de una orden de trabajo que pasa por distintas áreas de una empresa, hasta
la autorización del pago y la emisión del cheque de dicho pago, o si se abonará en efectivo,
o si el proveedor del servicio deberá gestionar el pago ante la empresa en los tiempos
internos de la misma en que se realizan pagos a proveedores. Cada empresa cliente tiene
una mecánica de pagos determinada, hay que conocer dicha mecánica, para poder estimar
los tiempos. Pues aunque el gasto esté previsto en el presupuesto, si no se han previsto los
tiempos de tramitación de dicho pago, se retrasará la entrega de los materiales. Este
problema no se plantea cuando se trata de empresas clientes pequeñas o medianas que
habitualmente disponen los pagos en efectivo o cheque con la aprobación del dueño o
gerente, teniendo en cuenta las disponibilidades financieras de la empresa. Si el cliente es
una repartición gubernamental, la tramitación de pagos está reglada por un instrumento
legal interno que establece modos de adquisición, contratación y pago de servicios o
bienes.
Un último ejemplo: Una empresa multinacional organizaba un importante evento en su
planta con la presencia de autoridades nacionales y extranjeras. Decidieron adquirir
banderas de mástil y ceremonia de sus países de origen. Se realizaron los trámites de
búsqueda de calidad, precio y plazo de entrega en los tiempos establecido en el diagrama
de organización, no obstante la tramitación del pago tenía que pasar por las instancias
administrativas internas, las que pese a una orden de la presidencia de la empresa que
disponía que debían realizar rápidamente la gestión de pagos destinados al evento en
cuestión, tenían que solicitarle al proveedor que era de otra provincia que cumpla con los
requisitos impositivos necesarios, tales como constancia de inscripción y pagos de
impuestos nacionales y provinciales, pese a que Internet nos facilita estos trámites, el plazo
de pago se extendió, hasta la remisión del cheque a la otra provincia y el posterior envío de
las banderas. Resultado: las flamantes banderas llegaron después del evento. Para el
evento hubo que pedir prestadas banderas usadas al gobierno provincial y a los consulados
de esos países en la provincia.
Usted, como organizador de eventos, debe investigar la organización administrativa del

cliente, para poder conocer la tramitación de pagos y plazos de los mismos. O bien realizar
el desembolso de gastos de organización de su peculio, corriendo el riesgo de que el
reintegro posterior sea mucho tiempo después del evento, no se le reconozcan gastos o se
pida el cambio de comprobantes y facturas, lo que generará una pérdida de dinero para
usted.
Siempre el diagrama de distribución de tiempos tiene que ser adecuado, luego de la

confección del presupuesto.
Se aconseja que cada área de trabajo o comisión realice su cronograma de trabajo de

acuerdo al cronograma general del evento.
Modelo de Diagrama de Gantt, a la izquierda está la entrada en filas con las actividades a
realizar y las semanas están expresadas en columnas numeradas. El sombreado es tiempo
que lleva cada actividad, la flecha roja que atraviesa el gráfico es la “dead line” que indica el
hasta donde ciertas actividades se deben haber realizado y que si no se lo ha hecho haga
peligrar el resultado o la concreción del evento.
Búsqueda y selección de los proveedores

El organizador de eventos debe elaborar una base de datos de proveedores por cada rubro, a
la que recurrirá en el momento de realizar las compras de los insumos necesarios para el
evento, la contratación de servicios y alquileres. No hay una lista tipo de proveedores para
eventos, pues pueden hacer falta desde alfileres, hasta… ¡alquilar un elefante! (tuvimos que
alquilar uno a un circo de Buenos Aires para el lanzamiento de un producto, fue muy
complicado conseguir el teléfono del empresario del circo, discutir el monto del contrato,
firmar el contrato, pagar el combustible del camión que trajo al elefante, pedir los permisos de
tránsito y sanidad del animal, pagar los viáticos del chofer, el cuidador y su ayudante,
alojarlos en la ciudad y comprar, la comida para el animal, etc.).
Otro detalle a tener en cuenta que no es menor, es el costo o precio de los bienes y servicios,
si bien es cierto que debemos tratar de cuidar los gastos al organizar un evento, no por ello
hay que adquirir lo más barato o económico, pues lo barato y de mala calidad puede hacer
peligrar el éxito del evento. En una ciudad del interior, cuyo nombre obviaré, se organizó un
acto para el cual tuvieron que alquilar una estructura tubular para el palco. Contrataron la más
barata, en el medio del acto el palco cedió y fuera del susto y un par de golpeados sin
importancia fue un papelón. El acto fracasó y al funcionario que contrató a la empresa lo
despidieron. Nunca pagaron el alquiler del palco y demandaron a la empresa.
Según el monto a erogar por los bienes o servicios podemos comprar directamente o bien
recurrir a un concurso de precios. El concurso de precios se realiza con un mínimo de dos
proveedores, debiendo confeccionarse un pliego de condiciones o pedido de precios que
contemple:
a. Características detalladas y calidad del bien o servicio a adquirir o contratar

b. Cantidad de bienes a adquirir
c. Precio base en caso de haberlo, por unidad y por cantidad
d. Precio final incluyendo impuestos (IVA)
e. Plazo de entrega
f. Forma y plazos de pago
g. Lugar, fecha y hora tope para la reopción de los sobres con las propuestas
h. Lugar, fecha y hora en la que se realizará la apertura de sobres y adjudicación de la
adquisición o contrataciones
Es indispensable tener en cuenta la solvencia, trayectoria y capacidad comercial de los

proveedores, para evitar sorpresas desagradables.
Elaboración del presupuesto
Elaboración del presupuesto
Los recursos económicos son los recursos monetarios con que se cuenta para realizar un
evento. Estos pueden provenir directamente de una partida asignada por el cliente o empresa
para tal fin o del esponsoreo y venta del evento. En los eventos que se autofinancian la
procedencia de los fondos es mixta, proviene de los sponsors del evento y del cobro del una
inscripción o derecho de participación. En los eventos culturales o artísticos los fondos
provienen de una empresa o productor y se recuperan con sponsors y la venta de entradas.
Para organizar el presupuesto se deben analizar por área el requerimiento de fondos que
tendrán para llevar adelante las tareas encomendadas para ejecutar el evento. Una vez que
cada área ha elevado al coordinador de finanzas su presupuesto se integra el presupuesto
general del evento, aconsejándose estimar un 10% sobre ese monto para gastos
imprevistos y egresos misceláneos.
Cuando usted es contratado para realizar un evento sus honorarios pueden ser fijados
entre el 10% y el 15% del monto total del evento y debe ser incorporado en el mismo en el
rubro honorarios.
Hay dos tipos de presupuestos:
1. Fijo: Es decir que se asigna un monto determinado de antemano en una

partida presupuestaria para tal fin al que se deberá ajustar al realizar el
evento.
2. A estimar: Nosotros debemos estimar el presupuesto según los gastos
que se deba afrontar para organizar el evento.
Hay que tener en cuenta, para integrar el presupuesto, las compras a los proveedores, el
pago de honorarios al organizador y su equipo; los impuestos, sellados, tasas, gabelas y
cargas sociales.
Modelo de planilla de presupuesto
Cliente: Nabuco Fragrances & Cosmetics
Evento: Lanzamiento de la marca
Proveedor Rubro Descripción Valor Unitario Valor Total

Imprenta Soler Tarjetería Invitac 500 Tarjetas $ 2.500
sobres
GAMA Correo Privado Envío 500 tarjeta $ 2 $ 1.000
Catering “Díaz” Catering Cocktail para $ 150 $ 75.000
inv.
Martín Coria Diseño Gráfico Diseño vs. $ 2.000
Jennifer-Mauro Foto y Filmac. Cobertura foto $ 2.000
film.
Pedro Ríos Sonido y luces Sonido e Ilumina $ 8.000
Valeria Torres Locutora Locución $ 3.000
DJamfa Grupo Covers Musicalización $ 5.000
Andy Falcione DJ Ambient mús. $ 3.000
Hotel Torres Hotelería Aloj. Vs. (6 pax) $ 300 $ 1.800
Promofull Promoción 4 Promotoras $ 500 $ 2.000
Promofull Merchandising 600 kits sorpresa $ 60 $ 36.000
SADAIC Tasa Porc. 600 inv. $ 3.000
Open Eye O de Ev. Organización $ 14.430
integral
Ev.
Total $ 158.730
Aspectos legales
En cada país, provincia, ciudad hay una legislación que regula el funcionamiento de locales
para eventos y su habilitación. Lo ideal es averiguar en el municipio o en la sede policial más
cercana al lugar del evento cuáles son los requisitos que hay que cumplir, si el salón está
habilitado para funcionar, si hay que pedir permiso, ante quién, si hay obligatoriedad de
contratar seguros para cubrir a los asistentes o si el lugar donde se realiza el evento tiene
seguro. Si va a haber actuaciones artísticas hay que consultar con el área que ejerce el poder
de policía del municipio o comuna local para pedir los permisos correspondientes.
Asimismo hay que averiguar si se deben pagar tasas o impuestos por ejecutar el evento, por
ejemplo en el caso de difundir música o que haya algún espectáculo hay que pagar SADAIC,
CAPIF, ARGENTORES, Sindicato de Artistas de Variedades, etc., que son entidades
gremiales que recaudan derechos de autoría sobre música, textos teatrales, actuaciones y
algunas otras especialidades del mundo del espectáculo.
Asimismo es conveniente que todo el personal afectado al evento tenga al día su situación
impositiva (Monotributo o la categoría que le corresponda), como asimismo su ART
(Aseguradora de riesgos del trabajo).
Legislación para autorizar el funcionamiento de una discoteca de la
Municipalidad de la Ciudad de Rosario (rosario.gov.ar)
Habilitación para discoteca
 Requisitos
 Costos

Descripción

Mediante este trámite puede obtener la habilitación municipal de una discoteca.
Características:
- Son aquellos locales donde se difunde música, con pista y actividad de baile, con
acceso libre para mayores de 14 años y menores de 18 años.
- La difusión musical podrá provenir de medios electrónicos.
- Si se contratan números en vivo deberá contarse con escenario y camarín para

ambos sexos, y los mismos deberán ser aptos para menores.
- Podrán funcionar con expendio de bebidas y/o con anexo de bar y/o restaurante,
para lo cual deberán adecuarse a la normativa vigente a dicha actividad.
- No podrán tenerse y/o expenderse bebidas alcohólicas, ni cualquier otra prohibida

para menores de 18 años.
- Los horarios en que podrán desarrollar sus actividades serán:
--- lunes a jueves y domingos de 20 hs. a 24 hs.
--- viernes, sábados y vísperas de feriados de 20 hs. a 02 hs.
¿Quién puede realizarlo?
El interesado o terceros con acreditación suficiente.
Para realizar el trámite se debe concurrir con original y fotocopia del documento de
identidad del interesado. Si es persona jurídica, se deberá presentar original y
fotocopia del contrato social y/o estatutos y/o acta de asamblea según corresponda.
Todas las firmas del/los titular/res en los formularios estarán certificadas por:
Escribano, Tribunales, Banco o efectuadas en presencia del Funcionario Municipal
interviniente. No se acepta certificación de Bancos ni de la Policía.
¿Dónde se realiza el trámite?
 Edificio Aduana / Ases. Legal y Técnica (S.O.P.)

Domicilio: BELGRANO GRAL. MANUEL 328 2º - Tel. 4802287
Requisitos
1. Realizar el siguiente trámite:

Habilitación para espectáculos públicos
2. Factor ocupacional:
o Será de 3 (tres) personas cada 2 (dos) metros cuadrados de la superficie útil.
o Deberán adecuarse las salidas de emergencia y sanitarios para uso del público
a la cantidad máxima autorizada de asistentes.
3. Localización:
Estos locales podrán localizarse en predios donde:
o No exista uso de viviendas residenciales en todo su perímetro.

o De existir residentes linderos, cuando la totalidad de los mismos manifiesten su
consentimiento expreso.
o Cuando no exista además oposición expresa del 33% (treinta y tres por ciento)
o más de los vecinos cuyas residencias se encuentren dentro de los 50
(cincuenta) metros lineales, a ambos lados y de frente al local.
Estos locales sólo podrán localizarse en edificios:
o Cuando los demás inmuebles del edificio no estuviesen destinados para el uso
de viviendas residenciales.
o Cuando los demás inmuebles del edificio estuviesen destinados para el uso de
viviendas residenciales, se requerirá la autorización de los vecinos de las otras
plantas.
Estos locales no podrán localizarse a menos de 200 metros respecto a

establecimientos de salud con internación y salas velatorias, contados por recorrido
peatonal de eje divisorio a eje divisorio más cercano a dichos establecimientos.
Asimismo, deberán ubicarse a más de 200 metros de una confitaría bailable o
cabaret – whiskería, no pudiendo localizarse más de una por cuadra en ambas
veredas.
Cualquiera sea la superficie del local que se pretenda habilitar, los metros lineales
para el ejercicio de la oposición serán contados de eje divisorio a eje divisorio más
cercano, por recorrido peatonal y tomando el mismo eje y la misma distancia, con
relación a los vecinos de enfrente.
4. Superficie:
o La superficie máxima autorizada para estos locales es de 500m2 (quinientos
metros cuadrados) útiles.
o Las discotecas, cualquiera sea su superficie, no podrán localizarse en las
áreas de radicación promovidas declaradas o a declararse.
5. Seguridad:
Los titulares de las habilitaciones tendrán a su cargo la seguridad interna del local,
así como la tranquilidad del entorno externo, para lo que deberán contar con: a)
seguridad interna privada debidamente identificada, contratada en proporción a la
capacidad máxima de asistentes; b) policía adicional; c) agentes de tránsito y de
control urbano; d) detector de metales e) cumplimentar las normas de seguridad
previstas en la Ordenanza N° 7048.
6. Aspectos constructivos:
Se deberá optar por una solución técnica que garantice una efectiva reducción del
nivel sonoro y vibratorio de acuerdo a:
o Alternativa a: retiro de frente y sector circundante, doble pared con cámara de

aire desolidarizada.
o Alternativa b: suelo flotante o desolidarizado, doble pared flotante y cielo raso
para distribución sonora igualitaria.
o Otras alternativas: deben lograr técnicamente el mismo resultado que el
establecido mediante las alternativas anteriores.
Requisitos complementarios: a) ventilación mecánica; b) salidas de emergencia; c)

sanitarios; d) baños para discapacitados; e) luces de emergencia.
7. Nivel sonoro:
El máximo nivel de ruidos permitidos para la difusión de música es de 80 db. A. Los

locales deberán contar con controlador y/o compresor de sonido.
8. Vibraciones:
En estos locales serán exigidas las medidas reglamentadas por el Departamento

Ejecutivo Municipal, el que determinará las tablas de efecto de vibraciones sobre
las personas y las estructuras, los niveles máximos permisibles, el control de
fuentes de las vibraciones y el procedimiento y los medios de medición de los
mismos.
9. Aspectos bromatológicos.
Estos locales deberán cumplir la normativa vigente, conforme a la actividad
autorizada.
10. Desarrollo de la actividad:
Exclusivamente en lugares cerrados y cubiertos.
Costos
Mismo costo que en el trámite Habilitación para espectáculos públicos.
Reglamentos y contratos
En el caso de las ferias y exposiciones las mismas tienen un reglamento para los expositores
que ordena el funcionamiento interno de la feria y especifica claramente derechos y
obligaciones de los expositores: que cantidad de energía eléctrica se proveerá a cada stand,
cuantas personas pueden estar afectadas por cada stand, que elementos son prohibidos
ingresar, que deben un responsable del stand a la hora de apertura de la feria, a que hora se
deben retirar los expositores, etc.
Toda contratación de personal temporario para el evento, servicios y cualquiera otra

prestación que requiera el evento debe ser formalizada por medio de un contrato, el que debe
estar depositado en la administración del evento debidamente sellado, con el sellado de ley,
antes del evento. No puede haber personal, ni ningún tipo de servicio trabajando o
funcionando sin el debido contrato realizado según la legislación vigente.
El éxito o el fracaso de un evento o reunión dependen de la correcta determinación de los

objetivos, el aprovechamiento del tiempo, la estimación del personal que se ha de afectar, la
selección de proveedores, conocer las reglamentaciones en materia de seguridad, higiene y
sanidad, prever plan B y de emergencias, adjudicar roles de emergencia, contratar seguros,
pagar impuestos, tasas y sellados que corresponda en el ámbito público. Planificar con tino,
sentido común y previsión. Nunca dejar cabos sueltos o situaciones que se solucionarán
solas, pues las situaciones poco planificadas o dejadas para último momento son un dolor de
cabeza potencial y peligroso. Nada se arregla solo, como dice una de la famosas “Leyes de
Murphy” “si algo puede empeorar seguramente lo hará”. Y ya que estamos citando a Murphy
recordemos también aquella ley que dice: “si todo está saliendo bien con poca planificación
hay algo que está fallando y no tardará en explotar causando el mayor daño posible”.
La importancia de la Selección del lugar: Selección y montaje. La ambientación
Selección del lugar
De acuerdo a la cantidad de participantes, tipo de actividad a realizarse, estación del año con
respecto al clima y presupuesto fijado para cubrir el alquiler del lugar (en caso de que sea
alquilado y no se desarrolle en instalaciones propias) se selecciona la sede del evento. La
misma debe ser funcional a los objetivos fijados y qué queremos transmitir a través del
evento. Si el lugar es pequeño e incómodo, no tiene estacionamiento cubierto, si es de difícil
acceso, obviamente no transmitiremos una buena impresión.
Para seleccionar la sede del evento se tiene en cuenta:

 Accesibilidad
 Si cuenta con capacidad para albergar la cantidad de invitados al evento (incluida la
cantidad de baños)
 Si posee un estacionamiento cubierto o al aire libre y con seguridad
 Condiciones edilicias (en buen estado y con acceso para discapacitados, si posee
todos requisitos de seguridad) y de higiene
 Si está habilitado por los organismos oficiales pertinentes
 Reputación y trayectoria
 Si posee personal capacitado, electricistas, ordenanzas, valet parking, recepcionistas,
(si no se alquila un salón sin personal)
 Aire acondicionado frío/calor
 Si posee equipos de sonido propio, luces, efectos de luces
 Si posee mobiliario y accesorios para eventos (tarimas, podios)
 Si posee cobertura de servicio de emergencias médicas
 Accesibilidad para personas discapacitadas
La categoría, confort, atención y los recursos tecnológicos (Wifi) son importantes a la hora
de seleccionar el lugar idóneo para nuestro evento.
Los hoteles y lugares para eventos ofrecen datos para relevar en sus páginas web.
Consulte www.holidayinncba.com; www.aca.org.ar; www.chateaumilenium.com;
www.dinosauriomall.com.ar
La limpieza, el buen estado edilicio y del mobiliario, la accesibilidad, el correcto
funcionamiento de los recursos instalados, son tips a tener en cuenta para elegir el salón
donde se realizará una conferencia o congreso. Ese espacio será durante el tiempo que dure
el evento la sede del mismo y es importante para la imagen que se transmitirá del evento
contar con una sede en buenas condiciones.
Puerta de ingreso para discapacitados motrices en un predio donde se realizan ferias y

exposiciones. Siempre debemos tener en cuenta que pueden asistir a eventos masivos
personas discapacitadas y es importante tener en cuenta que esas personas puedan acceder
al lugar donde se realiza el evento sin sufrir inconvenientes.
Aquí tenemos la puerta para discapacitados integrada a un dispositivo de molinetes que se

abren con tarjetas magnéticas en un salón de conferencias y reuniones de una repartición
pública nacional.
En eventos magnos tales como Olimpíadas y ferias internacionales, se inspecciona
previamente la ciudad sede candidata para comprobar las facilidades que tienen de acceso
para discapacitados en los aeropuertos, terminales de buses y trenes. El espacio público no
sólo pertenece a los transeúntes que pueden sortear obstáculos sino también a las personas
discapacitadas, se debe observar cuidadosamente estos detalles para elegir la ciudad sede y
el lugar donde se llevará a cabo el evento.
Montaje
De acuerdo al tipo de evento, la cantidad de invitados y el presupuesto con que se cuenta se
elije y se diseña el espacio funcional donde se realizará. Usted, como organizador de
eventos, debe tener relevados predios, salones, hoteles, clubes, estadios, donde pueda
organizar un evento que le hayan encargado y realizar un montaje acorde.
Una vez seleccionado el sitio donde se realizará el evento. Debe pedir que le entreguen un
plano en escala del sitio que ha elegido. De acuerdo al tipo de actividad que se realizará
durante el evento y la cantidad de personas que asistirán al mismo usted deberá realizar el
diseño del espacio funcional.
Aspectos a considerar para el diseño del espacio funcional:
 Comodidad
 Espacio
 Fluidez
 Descansos
 Alimentos
 Materiales
 Buena Visión
 Sanitarios
Tips específicos a tener en cuenta para el diseño del espacio funcional:
1. Tamaño y forma del sitio del evento, que se adecue a la cantidad de invitados y a la
naturaleza del evento.
2. Si es al aire libre, en un salón, en un predio ferial, en carpa
3. Si es al aire libre (un recital) prever contar con un pronóstico extendido para no tener
que suspender el evento por mal tiempo.
4. Si es en un salón
 Cantidad de invitados
 Si el evento será de pié o si los invitados estarán sentados
 Si posee columnas que obstaculicen la visión, el tránsito o la distribución de
sillas y mesas.
 Orientación de ubicación de invitados según accesos
 Corredores para que los invitados y organizadores puedan transitar si se trata
de un evento donde hay que colocar sillas o mesas y sillas
 Ubicación de sanitarios
 Si hay discapacitados entre los invitados, rampas, ascensores y sanitarios
apropiados
 Instalaciones eléctricas, de sonido e imagen que no pongan en riesgo a los
invitados.
Plano tentativo de un evento con recepción separada a la que se ingresa por un deck, luego
por un corredor se ingresa al salón principal donde se ofrecerá una comida, está prevista una
pista de baile, frente al escenario.
De acuerdo al tipo de evento se realiza la visita previa al salón y con el lay out del salón se
hace un proyecto de diseño del espacio en el que se realizará el evento.
Recuerde:
 Planifique los sitios de ingreso y egreso de los invitados, hay salones o predios que
permiten ingresar por un sitio y salir por otro. Si los invitados deben salir por el mismo
lugar que ingresaron organizar detalladamente recepción y despedida, para evitar
aglomeraciones y contratiempos.
 Si en el evento participarán invitados especiales o autoridades gubernamentales,
prevea un ingreso diferenciado con su correspondiente estacionamiento, para facilitar
un rápido ingreso y egreso.
 No colocar la mesa principal o presidencial de espaldas a ventanas o puertas.
 No colocar mesas u obstaculizar la salida y retorno de personal de servicio, de las
cocinas o del office.
 Dejar espacio suficiente para acceso a los sanitarios.
 No obstaculizar las puertas del sitio donde se realiza el evento y la salida o salidas de
emergencias.
 Colocar el sistema de audio de manera tal que no obstaculice el tránsito, ni que aturda
a los invitados que están cerca.
 Si se colocarán pantallas o pantallas de plasma que sea en lugares en los que permita
visualizarlas claramente con respecto a la altura y ángulo de enfoque respecto a los
invitados.
 Si hay cableado no debe estar colocado en zonas de tránsito, y si hubiera que hacerlo
por un lugar donde hay tránsito cubrirlo con alfombras o encintarlo al piso.
 Si hay que colocar proyectores, éstos deben estar colocados en una estructura
tomada del cielorraso o techo, nunca sobre mesas delante de la pantalla.
 El sitio para manejar el sonido y el audio debe estar enfrentado al escenario
preferentemente en el fondo del salón, si éste no cuenta con una cabina para tal fin.
 Parking diferenciados: VIP (para invitados especiales), de invitados en general, de
emergencias (ambulancias, bomberos, de fácil ingreso y salida), de proveedores, (fácil
acceso de carga y descarga).
Mesa central de una comida armada de modo imperial, nótese el espacio que hay entre ellas
y las restantes mesas que son circulares, por donde podrán transitar cómodamente el
personal de servicio y los invitados. Es preferible que en el sitio del evento sobre espacio y
que debamos decorarlo u ornamentarlo para “rellenarlo”, a que se esté en un evento donde
para que pase un mozo o un invitado todos debamos ajustarnos sobre la mesa, o levantarnos
de nuestro lugar. Además, en todo evento siempre hay que calcular el lugar y los servicios
con una flexibilidad que permita agregar una mesa o dos, una fila de sillas o hacer lugar para
invitados que no teníamos previstos, a quienes usualmente se los denomina “colados”; por
experiencia le digo, aunque usted extreme los controles, siempre habrá algún “colado” que
logrará ingresar y, a veces, habrá que resignarse y darle una ubicación.
3.3 Manejo del Espacio. Composición.

Según el tipo de evento y los invitados involucrados se realizará el montaje conveniente.
Ergonomía del Cuerpo Humano. La funcionalidad de Muebles y Accesorios.
El término Ergonomía tiene origen griego y se refiere al estudio de los datos biológicos y
tecnológicos que permiten la adaptación entre el hombre y las máquinas y los objetos. La
Ergonomía usa nociones de la Ingeniería, Diseño Industrial, Psicología, Sociología,
Fisiología, Biomecánica, entre otras ciencias y disciplinas para cumplir con sus objetivos de
comodidad y eficiencia. Todo mueble ergonómico fue diseñado especialmente para
adaptarse al hombre.
En lo específico a nuestra asignatura la aplicación de la Ergonomía está destinada a dar

comodidad y seguridad a los participantes de un evento.
Aquí podemos apreciar un corte longitudinal de un sector de plateas de un estadio donde las
gradas y los asientos están colocados a determinada altura y ángulo para que los
espectadores estén cómodos y puedan ver el evento deportivo sin obstáculos.
Aplicando la Ergonomía se realiza el montaje de un evento. En nuestra asignatura el montaje:

son todas aquellas actividades desarrolladas en un tiempo determinado con el fin de que el
espacio para los trabajos o exposición esté listo para alguna actividad (colocación distribución
de mesas y sillas, mamparas, antepechos, displays especiales de decoración, cableado
instalación eléctrica y de mobiliarios y equipo, entre otras).
El espacio Standard que normalmente se asigna al cuerpo humano es de 0,75 m, en una

mesa de trabajo.
Distribución de espacios para mesas y sillas

1. “Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como sistema
integral. (Aplicar la ergonomía).
2. Comprender la dimensión humana y las diversas posturas que el cuerpo toma.
(Principios de anatomía).
3. Considerar la máxima anchura del cuerpo de una persona con mayor tamaño
corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; esta medida oscila de 76
cm., a, hasta un mínimo admisible de 61 cm. La provisión de 76 cm., por persona
deja espacio suficiente espacio para los codos.
4. El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales.
5. La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser
suficiente debe ser suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima
anchura de cuerpo de una persona de gran tamaño que circule por el espacio que
separa silla y pared. Considerar lo más lejos posible que puede estar la silla de la
mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa
la silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida.
6. La distancia aconsejable entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico
más cercano para circular por detrás de las personas es de 122 cm., para evitar
interferir con las medidas de la silla. La distancia mínima que se considera suficiente
para estos movimientos es de 90 cm., que permite el desplazamiento eventual de la
silla hacia atrás. La comodidad sugiere una distancia mesa-pared de 152 cm., con
vista a un paso de circulación y acceso directo con la silla apartada de la primera a
una distancia máxima, y la mínima distancia con circulación es de 91 a 107 cm., con la
desventaja de obligar a las personas a acercar la silla a la mesa. Con el objeto de
habilitar dos pasos de circulación por detrás de la silla apartada de la mesa debe ser
de 228 a 243 cm., espacios claramente generosos.
7. El especio perimetral destinado a las personas debe ser suficiente para acomodar la
máxima anchura corporal, considerando la separación de codos, los costados y
elementos de trabajo.
8. La zona óptima de servicio es de 46 x 76 cm.
9. Debe de considerarse los espacios necesarios para una buena circulación alrededor
de las mesas.
10. La altura del asiento respecto al suelo será aquella que permita a los pies apoyarse
firmemente en el mismo. La mayoría de las personas estarán cómodas con una altura
de asiento de 40 y 43 cm.
11. Dejar espacio suficiente entre la parte superior del muslo y la inferior de la mesa, con
un mínimo de 20 cm.
12. Es recomendable que el respaldo tenga las características adecuadas para dar
superficie de apoyo a la región lumbar.
13. La altura del plano superior de la mesa respecto al suelo debe oscilar entre 74 y 76
cm.
14. La altura a que debe prender una lámpara o aparato de iluminación suspendido sobre
la mesa de comedor se basará en la dimensión humana. La solución ideal la dan los
aparatos de iluminación dotados de mecanismo regulador de altura.
15. Definir las dimensión las dimensiones adecuadas de las mesas está en función del
número de personas que se piensa sentar a su alrededor y el tipo de actividad.
16. Es muy importante considerar la relación entre campos de visión, la altura de los ojos
y la exposición de mercancías.
17. El sistema de exposición más imaginativo carece de valor si es visible sólo para un
limitado número de personas. Para eludir todo obstáculo para la visión, en caso de
dos personas, una de gran y otra de pequeño tamaño. La medida a antropométrica a
tener en cuenta es natural del ojo en posición sedente.
18. La eficiente separación de asientos resulta esencial para estructurar líneas visuales
óptimas en los espacios que incorporan sistemas audiovisuales. Las líneas visuales y
los ángulos de visión también están en función de la distancia entre el borde de la
mesa y la pared en que se instala el sistema audiovisual”.2
2
Fleitman Schvarcer, Jack, Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Editorial McGraw-Hill
Interamericana Editores. México DF. 1997. Pags. 250 y 251.
Plano de distribución de 15 mesas circulares para una comida. La numeración es interna para
el personal de servicio, no guarda orden de precedencia protocolar. La mesa principal está
identificada con la letra “P” y las mesas de apoyo están indicadas con los números de mesas
a las que corresponden. El ingreso principal (de invitados) está indicado con la letra “A” y el
ingreso de servicio (mozos) se halla entre la mesas 11 y 12. Las columnas de servicio de
mozos se han indicado del 0 al 4
Mesa imperial armada en un salón para una comida. Nótese los amplios espacios de servicio
detrás de las sillas y el espacio entre los puestos de los comensales que permitirá comer
cómodos y una interacción fluida.
Zonas de la mesa
a. Zona de servicio: Allí se encuentran los cubiertos, la vajilla, el plato del pan, las
copas y la tarjeta de sitio frente al plato del comensal. Se denomina en la gastronomía
“puesto”.
b. Zona compartida: es la superficie central de la mesa, donde se colocan elementos a

compartir, botellas de agua, jarras de gaseosa, saleros, pimenteros y también se
hallan los centros de mesa, candelabros y otros arreglos ornamentales.
Zona de Servicio de una comida, presentada para servir un caldo de entrada, la cuchara
corresponde que esté a la derecha delante del cuchillo. Una vez que tomamos asiento la
servilleta se coloca sobre nuestra falda. Sólo falta la tarjeta de sitio frente al plato.
Pequeños elefantes plateados para tomar las tarjetas de sitio frente al plato del comensal, se
trata de objetos propios para un evento social, para las comidas protocolares o
empresariales, la tarjeta de sitio o tarjeta mesera tiene un pliegue de la propia cartulina que
le sirve de sustento.
Mesa imperial armada en la terraza de una vivienda particular, la zona compartida de la mesa
está decorada con un camino de tela sobre el que se han colocado velas y un cenicero cada
dos personas.
Jack Fleitman3 sostiene que las dimensiones de la zona compartida “pueden variar de
acuerdo al tipo de actividad, clase de alimentación, del servicio que se proporcione,
circunstancia y número de personas”.
Agregando que: “En las mesa rectangulares con capacidad para seis personas, de 137 x 244
cm., la zona de servicio tendrá, aproximadamente, 46 x 76 cm. y quedará una zona
compartida central con una profundidad de 46 cm.”.
“En las mesas rectangulares con capacidad para seis personas de 137 x 244 cm., la zona de
servicio tendrá, aproximadamente 46 x 76 cm., y quedará una zona compartida central de
profundidad de 46 cm.”.
“Las mesas rectangulares por su forma reducen significativamente la superficie y la zona

compartida. La mesa rectangular de 152 x 167cm., en cambio, teniendo una superficie
similar, de acomodo a seis personas y disfrutan de las zonas de servicio y compartida de una
manera óptima”
3
Op.cit.
“Una mesa cuadrada para ocho personas, el lado puede tener 137 y 152 cm., eligiéndose la
segunda medida para acomodar a personas de gran tamaño y brindar una zona de trabajo
más holgada”.
Ambientación
La ambientación se obtiene con el mobiliario, cortinas, alfombras, plantas, mantelería,
servilletería, vajilla, luces interviniendo la iluminación y el sonido. Puede ser temática de
época (fiesta romana), étnica (japonesa, brasilera), de estación (invierno, verano), de lugar
(playa, bosque), cinematográfica (similar a la de una película), de un lugar famoso (simular un
teatro, un bar conocido). Decoradores y arquitectos se ocupan de ambientar el sitio para que
cumpla con el objetivo comunicacional deseado.
Decoración de una mesa de adorno de un restaurante resuelta con hojas y flores dentro de
floreros con agua. Detalles simples que crean un ambiente especial. El buen gusto debe
primar sobre lo pretencioso o rebuscado.
Decoración y ambientación con flores, en el caso de las flores que se coloquen sobre una
mesa donde se comerá recordamos una vez más que no deben tener aroma, por más
agradable que éste sea. No es grato comer envuelto en perfume. En el caso de la
ambientación de un living si se puede tener flores con aroma. Aunque algunos especialistas
sostienen que tampoco deben ser flores que exhalen perfumes.
La ambientación con living en las fiestas se utilizan bastante en la actualidad, el buen gusto
debe primar en la elección del diseño del mobiliario, aquí tenemos un mobiliario sobrio y una
decoración acorde. Si los muebles son de alquiler tiene que estar sanos y limpios, es
desagradable sentarse sobre muebles desvencijados corriendo el riesgo de caerse,
ensuciarse o romperse la ropa. Máxime si hay muebles con tapizado blanco como en el caso
de esta fotografía.
Ambientación temática de oriente para una fiesta social, cuenta con una sombrilla y una
cómoda alfombra con cojines, que suple al living en el exterior de la tienda.
Montaje interior y exterior de una carpa árabe (jaima) para un casamiento. En este caso el
menú y la uniformología de los mozos completaban la ambientación.
La iluminación y el sonido
Cuando se debe crear un determinado clima para un evento la utilización de luces es

una herramienta importante para ambientar. La utilización de luces para crear
ambiente y dotar de “clima” a la presentación de una persona, paisaje u objeto, es
propia de la cinematografía, el teatro, los espectáculos, los pubs y discotecas, la
ópera, la fotografía artística y comercial. También para ambientar un evento. Si se
desea realizar una ambientación adecuada y además resaltar una persona o producto,
debemos consultar a un iluminador profesional, que nos diseñará un proyecto de
esquema de iluminación para luego realizar una puesta de luces.
La luz no sólo ilumina ambientes y personajes. Según su color, orientación y

características les dará una determinada forma y dotará a esos ambientes o
personas de un determinado carácter.
Características de la luz
La luz que recibe un cuerpo o superficie es reflejada por la misma y luego percibida
por el ojo. Cuando observamos la luz sobre un cuerpo vemos la luz reflejada, en
cambio si nosotros somos el cuerpo iluminado veremos la luz incidente.
Hay dos tipos de luces artificiales: De fuente expandida (Ej. Bombillas eléctricas
comunes), y de fuente concentrada (lámparas que emiten un haz luminoso recto).
Las fuentes para iluminar una persona u objeto pueden ser dirigidas para que
iluminen directamente o rebotadas para que iluminen rebotando los rayos sobre una
superficie y luego lleguen a la persona u objeto a iluminar.
A las luces dirigidas se las denomina en el ámbito cinematográfico y teatral luces

duras y las rebotadas luces suaves. Las luces duras permiten visualizar en todos sus
detalles la persona, objeto o ambiente iluminado y las suaves dan una sensación más
difusa.
Cuando se ilumina a una persona se suele aplicar la puesta triangular de luces que
posee los siguientes componentes:
a. Luz principal: ilumina el rostro y está colocada en un ángulo de 45º respecto a

la dirección de la mirada de la persona iluminada.
b. Luz de relleno: equilibra la otra mitad de la cara. La diferencia de nivel se
denomina ratio.
c. Contraluz: está colocada detrás de la persona, “despega” la figura del fondo.
Fórmulas de iluminación básica:
1. Iluminación de silueta: Se ilumina de atrás (contraluz) al objeto o persona y

hay ausencia de luz principal.
2. Iluminación frontal: Las fuentes de luz están direccionadas sobre rostros y
objetos en la misma posición que quienes observan.
3. Iluminación amplia: cuando hay poco ratio entre la luz de relleno y la luz
principal.
4. Iluminación estrecha: cuando mucho ratio entre la luz de relleno y la luz
principal.
5. Iluminación contrastada: cuando hay mucho ratio entre la persona u objeto y
el fondo.
6. Iluminación de contraluz: es cuando la más alta la luz de contraluz que las
demás luces.
Cuando se va a realizar una puesta de luces habitualmente el responsable de
iluminación nos envía un rider con los requerimientos en materia de luces y como
deber ser el armado o puesta de luces. Una vez que hemos consultado con nuestros
proveedores confirmamos la disponibilidad de los recursos, o bien si no se cuenta con
todos los recursos solicitados, enviamos un contrarider detallando los recursos con
los que podemos contar o que podemos contratar por costo económico.
Luces de fuente concentrada en una disco, suele ser utilizadas con cabezales móviles,
en este caso forman figuras, suelen ser audiorítmicas, es decir funcionan con el
sonido, a través de una programación o de forma manual. Cuando se manejan de
forma manual, de acuerdo al ritmo o si se trata de una presentación especial lo hace el
LJ (Light Jay).
Aquí vemos una ambientación con luz que comúnmente se denomina indirecta, en
este caso se ha utilizado la modalidad rebotada, lo que da un efecto de iluminación
suave. También hay luces dirigidas desde el techo hacia el piso iluminando un sector
en especial. La puesta se completa con dos arbolillos que dan un toque particular a la
iluminación creando un ambiente cálido e íntimo.
Aquí se han utilizado lámparas con leds para iluminar las columnas y “pintarlas” de
distintos colores rebotando en el entorno y pintándolo. A nivel del piso hay lámparas
de color de fuente concentrada de color azul. El ambiente está iluminado en el sector
del fondo de la fotografía por rebote. Un detalle: cada mesa está iluminada por una
vela encendida. Un toque que distingue. El tipo de lámparas led.
Luces rebotadas iluminan el ingreso a un evento. Nótese que los tachos a derecha e
izquierda iluminan hacia el techo, detrás de ellos hay sendos arreglos vegetales, a
derecha e izquierda haciendo camino hay velas. En el lobby notamos una importante
araña que da luz rebotada sobre todo el ambiente.
Layout de puesta de luces de un espectáculo
Fachada de un edificio iluminada en los contornos de ventanas, arcos, balcones, torre

y molduras, ilumina por rebote todo a su alrededor.
Camino de luces que conducen a una carpa, en este caso se han utilizado velas. A mi
criterio están demasiado cerca una de otras lo que da demasiada luminosidad
rebotada, sería conveniente espaciarlas un poco. Y deberían retirarlas a la salida de
los invitados si éstos se retiraran de día o bien reemplazarlas por otro tipo de
iluminación para evitar accidentes o un incendio en el predio natural que se aprecia.
Sector Lounge iluminado con luces suaves, sólo hay luz dirigida sobre la mesa y
algunos detalles de ornamentación.
Mesa y sillas vestidas para una comida, iluminadas por luces de rebote, sólo hay
directa una luz sobre cada mesa, lo que permite a los comensales comer
cómodamente.
Un récord Guinnes para celebrar los 850 años de la fundación de Moscú.

El 06/09/1997 Moscú celebró sus 850 años. Uno de los puntos culminantes de la
celebración (a mi criterio el punto más alto), fue cuando el músico francés Jean Michel
Jarre hizo su presentación denominada “Oxígeno en Moscú” un tecno-concierto frente
a la Universidad Lomonosov, con láseres que pintaron todos los edificios y el edificio
de la universidad que servía de fondo, el músico utilizó un arpa láser, pantallas
gigantescas que estaban montadas sobre la universidad transmitían en vivo el acto, un
show de música y luces que deslumbró a más de tres millones y medio de asistentes.
Este evento incluyó un saludo en pantallas de un cosmonauta ruso que estaba
orbitando la tierra en una estación espacial, la proyección de imágenes en láser de la
historia de Rusia en las paredes de la universidad, mientras Jarré y su banda tocaban
y el cierre apoteósico con un coro multitudinario compuesto por el coro del ex ejército
rojo, el coro de niños del teatro Bolshoi y bailarines del teatro Bolshoi en vivo y fuegos
artificiales. Este evento histórico ingresó al famoso libro de récords Guinnes.
Jean Michel Jarré frente a sus sintetizadores y teclados que ejecutó para el concierto
“Oxígeno en Moscú”.
Escenario montado frente a la universidad Lomonosov que está iluminada con la frase
“Moscú” y el isologotipo “Oxigeno en Moscú”. Sonidos, luces y láseres crearon un
evento que tuvo repercusión mundial.
El escenario iluminado y sobre el edificio universitario se proyecta la imagen de un

cosmonauta ruso, acompañada por iconografía estelar. En el recital se evocaron
visualmente también, los aspectos más relevantes de la historia de Rusia en
imágenes.
Luces y fuegos artificiales que pintan de rojo el escenario y el edificio universitario,

permiten ver parcialmente el público frente al escenario.
Momentos culminantes de “Oxígeno en Moscú” proyección de edificios sobre el edificio

universitario y fuegos artificiales.
El evento al que no hemos referido, donde además de la música de Jarré, la

arquitectura, las luces y los efectos lumínicos fueron los protagonistas, que deleitaron
al público que lo presenció, son la muestra más acabada de un megaevento
conmemorativo, donde los aspectos estéticos acompañaron a la música. Una cuidada
puesta en escena para transmitir un concepto a más de tres millones y medio de
espectadores en vivo y al mundo. Además el alcalde de Moscú Yuri Luzhkov y Oleg
Belikov, director ejecutivo de los fastos, eligieron a Luciano Pavarotti, Jean Michel
Jarré y Andréi Konchalovski (cineasta ruso) como responsables de los números
artísticos conmemorativos centrales. Entendiendo que la celebración del 850
aniversario de Moscú era un evento que trascendía las fronteras del país. Por lo que
para conmemorarlo convocaron a artistas internacionales, que junto a un destacado
cineasta local, destacaron los logros artísticos y culturales de Rusia. Jarré a su versión
de Oxígeno le agregó coros y pasajes remixados de música local (rusa) además de la
proyección sobre el edificio de la universidad Lomonosov de los hitos más importantes
de la historia rusa. Un verdadero ejemplo de comprensión de la trascendencia de la
efeméride que se celebra, sin caer en un falso nacionalismo, se abre la convocatoria a
artistas de relieve mundial, para que sea un verdadero festejo universal. Un ejemplo a
imitar.
Sonido
Este recurso es clave para todo evento, ya que la musicalización ambienta y amplifica
discursos y alocuciones. Si las luces fallan se puede improvisar llegado el caso y en la
emergencia (se improvisa sólo si se produce un contratiempo), siempre tendremos previsto
tener un generador eléctrico y luces de auxiliares. Pero si el sonido falla o se escucha mal,
hay acoples o distorsiones el evento fracasa. La música acompaña, crea clima. No debe
aturdir ni ser estridente cuando se está comiendo (no se aconseja electrónica, rock o
reggaeton).
Los micrófonos deben ser bien colocados para no estorbar y poder ser utilizados
correctamente. El sonido se prueba sin que estén los invitados ya que es muy molesto o
muestra de improvisación estar haciendo prueba de sonido con el público presente. La
distribución de los elementos de sonido se hace de modo tal que no obstaculicen a los
participantes y se pueda escuchar correctamente. Los cables se colocan de modo que nos
sean pisados o no se tropiece alguien con ellos.
El sonido y las luces deben estar armados, montados y probados una hora antes como
mínimo de que empiece el evento. Cuando actúen grupos musicales en vivo se le debe
proveer con anticipación el rider (requerimiento de equipo de sonido, micrófonos y elementos)
con tiempo al sonidista para que cuando se ensaye y ecualice tenga todos elementos. Si hay
actuaciones acompañadas con música grabada se le entrega el CD con anticipación al
sonidista y se le aclara que temas se utilizarán, igualmente se hace si se va ejecutar el himno
nacional o himnos de otros países. El sonidista e iluminador responden ante una sola
persona que les da las instrucciones y les indica que debe hacer en caso de un imprevisto.
Para acceder a una lista de proveedores de distintos tipos de servicios puede consultar
www.revistamilopciones.com
El sonidista debe estar ubicado de manera tal que no obstaculice el evento y que pueda
escuchar como está saliendo el sonido, por eso no se tiene que poner la mesa de sonido al
lado del escenario sino enfrente. En la fotografía vemos aun DJ de un evento social colocado
estratégicamente en un sitio que le permitirá trabajar cómodo.
Planta de sonido o “rider” de una banda con los requerimientos básicos especificados y
donde deben estar colocados los retornos (mon) los micrófonos para los instrumentos,
incluyendo los micrófonos de la batería y las voces. Debajo de la batería esta el rectángulo
del tapete para evitar las vibraciones. Con este rider se arma el sonido y cuando llega el
grupo para ensayar con su sonidista, éste verifica y prueba todo el armado y ecualiza a la
banda.
Planta de sonido y luces combinadas están indicadas las especificaciones técnicas con
íconos de distintos colores como referencia.
Los equipos
También hay que prever contar con los equipos necesarios tales como proyectores, laptops,
puntero láser. En fin todo elemento expositivo que sea necesario utilizar en el evento. Si
necesitamos alquilar pantallas, televisores de led, proyectores, todo debe ser probado y tener
equipo de repuesto ante cualquier falla. Si utilizaremos equipos alquilados, debemos
familiarizarnos para su correcto uso.
“Teleprompter”, este aparato permite leer los discursos en su pantalla
semitransparente y se adecua a los ritmos de lectura del orador, es uno de los
materiales de apoyo didáctico que se utilizan en reuniones diplomáticas o políticas de
alto nivel.
La planificación de emergencias y medidas de seguridad
Plan de emergencias
Los organizadores del evento deben tener un plan de emergencias en caso de un

imponderable o siniestro y que se deba evacuar el lugar, en el plan se asignan roles de
evacuación a los organizadores para que la misma se produzca de manera ordenada y se
evite el pánico. La mayor cantidad de tragedias se producen cuando se declara el pánico y
todos tratan de salir a la vez. La policía o bomberos pueden suministrar planes de evacuación
y capacitar a los organizadores para asumir los roles de evacuación y como utilizar
matafuegos y mangueras.
También debe estar previsto quién llama a emergencias, bomberos y ambulancias o servicios
de emergencias médicas, en algunos casos se da alerta del evento a las autoridades
sanitarias del municipio o provincia y se arman corredores sanitarios tentativos (para derivar
rápidamente a heridos graves), poniendo en alerta a los hospitales o centros asistenciales
más cercanos, con disponibilidad de camas, sangre y plasma. Estas medidas se implementan
cuando hay visitas de estado o Jefes de Gobierno. Incluso se puede llegar a demarcar un
sector para que aterrice un helicóptero sanitario, que haya una unidad de emergencias de
alta complejidad con dotación completa en el sitio y un estacionamiento especial para
ambulancias, a los efectos de que puedan salir rápidamente si hay una emergencia.
Plan de Evacuación
Planta 2
N° 7 salida
A • 8 8
8 7
7
7
7
Escalera de
7
Incendio
Plano de un plan de evacuación donde están señaladas las salidas y escaleras de incendio,
es importante que todo el personal afectado al evento tenga un rol asignado y conozca los
planos de evacuación. Incluso se aconseja una recorrida previa al lugar del evento para
reconocer los sitios que conoce por el plano.
Plan de Evacuación General
 Mantener la calma
 Seguir las instrucciones del coordinador de piso
 En caso de no existir coordinador seguir la señalización
establecida hacia las zonas de seguridad, y evacuar según
la escalera que le corresponda, y área de seguridad en la
planta baja
 No volverse por objetos olvidados
 No correr
 Quitarse los tacones altos
 Utilizar las escaleras de emergencias
EXTINCIÓN DE INCENDIOS – USO DE MATAFUEGOS – PLAN DE EVACUACION
Por Lic. Quím. MARCELO H. FIGUEROA
“CLASES DE FUEGO
Clase A: Fuego de materiales combustibles sólidos (madera, tejidos, papel,

goma, etc.). Para su extinción requieren de enfriamiento, o sea se elimina el
componente temperatura. El agua es la sustancia extintora ideal. Se usan matafuegos
Clase A, ABC o espuma química.
Clase B: Fuego de líquidos combustibles (pinturas, grasas, solventes, naftas,

etc.) o gases. Se apagan eliminando el aire o interrumpiendo la reacción en cadena.
Se usan matafuegos BC, ABC, AFFF (espuma química).
Clase C: Fuego de equipos eléctricos de baja tensión. El agente extintor no

debe ser conductor de la electricidad por lo que no se puede usar agua (matafuego
Clase A ni espuma química). Se usan matafuegos Clase BC ó ABC. (Una vez cortada
la corriente, se puede usar agua o extintores Clase A o espuma química AFFF).
Clase D: Fuego de ciertos metales combustibles (magnesio, titanio, zirconio,

sodio, potasio, etc.). Requieren extintores con polvos químicos especiales.
Clase K: Fuego de aceites vegetales o grasas animales. Requieren

extintores especiales para fuegos Clase K, que contienen una solución acuosa de
acetato de potasio.
TIPOS DE MATAFUEGOS
Extintores de agua Clase (A)
Los extintores Clase A contienen “agua” que actúa disminuyendo la temperatura y

la reacción química del fuego. El agua está presurizada con un gas inerte. El agua sale
por una manguera con un pico al final (para un chorro fino).
Aplicaciones típicas: fuegos de madera, papel, cartón, algodón, plásticos, gomas,
telas, etc.
Extintores de espuma (AB)

Los extintores de espuma además de bajar la temperatura aíslan la superficie en
llamas del oxígeno. El agua y la espuma conducen la electricidad y no deben usarse
en fuegos Clase C. La espuma química conduce la electricidad y sale por una
manguera provista de pico (chorro fino)
Los extintores de agua con espuma AFFF son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos) y Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos).
Aplicaciones típicas: Industrias químicas, petroleras, laboratorios, comercios de
distribución de productos químicos, transporte, buques, aeronavegación, etc.
Extintores de dióxido de carbono (BC)

Desplazan o eliminan el oxígeno de la reacción química del fuego creando una
atmósfera inerte y disminuyen el calor debido al enfriamiento que causa el dióxido de
carbono al expandirse.
Deben usarse únicamente para extinguir fuegos Clase B o C. Estos matafuegos son
poco efectivos para fuegos clase A, porque tienen pobre poder extintor aunque pueden
usarse para fuegos chicos.
Los extintores de dióxido de carbono son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de incendio Clase B (combustibles líquidos y gaseosos) y Clase C
(equipos eléctricos energizados). Las toberas de salida son de plástico o goma, para
evitar que a las personas se les congele la mano.
Aplicaciones típicas: Industrias, equipos eléctricos, viviendas, transporte, comercios,
escuelas, aviación, garajes, etc.
Extintores de Polvo Químico Seco (ABC)
Actúan interrumpiendo la reacción química del fuego.
El polvo químico ABC es el extintor más utilizado en la actualidad y es efectivo para
fuegos clase A, B y C. Sale por una manguera con un orificio de la misma sección que
ella.
En los fuegos clase A actúa enfriando la superficie en llamas ya que se funde,
absorbiendo calor y además, crea una barrera entre el oxígeno del aire y el
combustible en llamas. Tiene que saberse que como desventaja, el polvo químico es
algo tóxico para las personas, ensucia mucho y es oxidante de metales y circuitos
electrónicos. Para equipos electrónicos sofisticados, se recomienda matafuego ABC
de gas HCFC 123 (gas Halon o Freón, ecológicos).
Los extintores de polvo químico seco son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos), Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos), Clase C (equipos eléctricos energizados).
Aplicaciones típicas: Industrias, oficinas, viviendas, transporte, comercios, escuelas,
garajes, etc.
Extintores para fuegos Clase K (a base de de Acetato de Potasio) (K)

Estos extintores contienen una solución acuosa a base de acetato de potasio, para
ser utilizados en la extinción de fuegos de aceites vegetales o grasas animales, no
saturados, para los que se requiere un agente extintor que produzca un agente
refrigerante y que reaccione con el aceite produciendo un efecto de saponificación que
aísla la superficie del oxígeno del aire. La fina nube vaporizada que sale del extintor,
previene que el aceite salpique o salte encendido, atacando solamente la superficie
del fuego. Los extintores a base de acetato de potasio para fuegos de clase K fueron
creados para extinguir fuegos de aceites vegetales en freidoras de cocinas
comerciales o incendio de grasas en acopios industriales o en restaurantes o cocinas
industriales. La solución sale pulverizada.
Aplicaciones típicas son: restaurantes, cocinas industriales, etc.
Extintores a base de productos Halogenados (ABC)

Actúan, al igual que los extintores a base de polvo, interrumpiendo la reacción
química del fuego.
Tienen la ventaja de ser agentes limpios, no ensucian (es un gas) y son aptos para
fuegos de las clases A, B y C. Por ello se los recomienda en centros de cómputos,
equipamientos sofisticados electrónicos (audio, aparatos científicos, computadoras,
televisión, etc.)
Los extintores de HCFC 123 bajo presión son diseñados para proteger áreas que
contienen riesgos de fuego Clase A (combustibles sólidos), Clase B (combustibles
líquidos y gaseosos) y Clase C (equipos eléctricos energizados). El gas sale por una
manguera con final con expansión.
Aplicaciones típicas: áreas de computadoras, comunicaciones, bibliotecas,
documentos, galerías de arte, laboratorios, etc.
Extintores de Polvo para fuegos clase D

Son similares a los de químico seco, pero actúan separando el oxígeno del
combustible o eliminando el calor. El polvo sale por una manguera con un final con
expansión.
Solamente son efectivos para fuegos clase D metales combustibles.
Extintores de Agua Vaporizada (AC)

Los extintores de agua pulverizada son diseñados para proteger todas las áreas que
contienen riesgos de fuegos Clase A (combustibles sólidos) y Clase C (equipos
eléctricos energizados) en forma eficiente y segura. Son muy modernos.
Tienen una boquilla de salida especialmente diseñada para producir una salida del
agua en forma de niebla , que sumado a que el agente extintor es agua destilada muy
pura, lo convierten en un agente extintor que no conduce la electricidad y además no
daña los equipos electrónicos que no son atacados por el fuego. El tanque del
matafuego es de acero.
Aplicaciones típicas son: servicios aéreos, edificios de departamentos, bancos
museos oficinas, hospitales, centro de cómputos, industrias electrónicas, centro de
telecomunicaciones, escuelas, supermercados, etc.
Nota:
En el caso de los matafuegos de agua y espuma química, la manguera termina en un
pico.
En los casos de matafuegos de dióxido de carbono, la manguera de goma termina en
un grueso mango aislante seguido de una tobera, o directamente, del matafuego se
observa una tobera; esto es para impedir el congelamiento de la mano cuando el
dióxido de carbono se descomprime bruscamente.
En el caso de los matafuegos ABC, encontramos 2 tipos: de polvo y de gas HCFC
(halón o freón).
Los matafuegos de polvo poseen una manguera de goma que por lo general finaliza
simple con la misma sección y en algunos casos se observa una boquilla de aluminio
de abertura plana.
Los matafuegos de gas HCFC poseen una manguera con un terminal pequeño en forma de
corneta.
Los anillos de plástico de color: los matafuegos deben tenerlos en forma obligatoria
por Norma IRAM y es la garantía que tenemos, de que el proveedor revisó el interior
del matafuego y le renovó la carga, sí o sí, una vez vencido, aunque no se haya
descargado. Porque para cambiar el anillo, hay que descargar el matafuego y
destornillar el cabezal. Ahí es donde se le debe cambiar el anillo. A cada año le
corresponde un color prefijado de anillo plástico, con los colores siguientes:
Los que se recargan en el 2008 Verde claro
Los que se recargan en el 2009 Naranja
Los que se recargan en el 2010 Marrón claro
Los que se recargan en el 2011 Negro
Los que se recargan en el 2012 Amarillo
....siguiendo sucesivamente el orden de los colores....
Origen de un incendio
Los incendios siempre comienzan siendo pequeños, por lo general, por algún descuido
humano o por problemas eléctricos y van adquiriendo mayor dimensión e intensidad si
encuentran oxígeno y combustibles disponibles. En el interior de un edificio puede que
el oxígeno se agote a medida que crezca el tamaño del incendio. Si hay oxígeno
suficiente y la combustión es relativamente completa, como resultado, el incendio es
muy rápido. Las temperaturas llegarán a un orden de entre 35º y 400º C. En ella
aumentan las llamas y la temperatura sube de 400º a 550° C. Se reduce
drásticamente el contenido de oxígeno, retrocediendo el fuego a su punto de origen y
se mantiene latente en forma de brasas, al no poder propagarse por falta de oxígeno.
La producción de calor es muy elevada, con temperaturas de 550 hasta 1.100° C. En
esta etapa, la combustión incompleta emite un humo denso, quedando atrapado en el
interior del edificio junto con los gases combustibles sobrecalentados, estos gases se
calientan por encima de su temperatura de inflamación, la que no se puede producir
por falta de oxígeno. Si penetra aire en el lugar antes de desalojar los gases, éstos
pueden inflamarse y provocar una explosión súbita llamada explosión de humo, que es
la que tanto daño hace a las estructuras y a los bomberos.
Humo
En un incendio nuestro peor enemigo es el humo, es por ello, que debemos saber que
hacer frente a esta situación. Causa más muertes primero, que el fuego mismo.
Manténgase cerca del piso para evitar el humo y los gases tóxicos. El mejor aire se
encuentra cerca del piso. Los gases y el calor ascienden, la respiración se hace
dificultosa cuanto más alta está la cabeza. Por ello es conveniente gatear o moverse
arrastrándose por el piso (reptando). Si es posible, cubra su boca y nariz con un trapo
húmedo para ayudar a su respiración. Las escaleras serán su ruta primaria de escape.
Una vez que esté en la escalera, descienda (si no hay fuego) y nunca vaya hacia un
piso más alto. A menos que no pueda descender, diríjase a las terrazas o trate de
pasar en forma segura a las propiedades vecinas solicitando ayuda. No salte del
edificio. Muchas personas mueren absurdamente en la desesperación. Espere a que
llegue la ayuda que solicitó.
USO DE LOS MATAFUEGOS

Como utilizar un extintor portátil frente al fuego • Gire el pasador o clavija, quite el
pasador que traba el gatillo. Para ello gírelo y al girar rompa el precinto. • Apunte la
boquilla del extintor hacia la base de las llamas. • Apriete el gatillo, manteniendo el
extintor en la posición vertical. • Mueva la boquilla de lado a lado, cubriendo el área del
fuego con el agente extintor.
RECUERDE
• Si su ruta de escape se ve amenazada… • Si se le acaba el agente extintor…. • Si el
uso del extintor no parece dar resultados… • Si no puede seguir combatiendo el fuego
en forma segura… ¡ABANDONE EL AREA INMEDIATAMENTE!
Modo de uso del extintor
En caso de incendio....RECUERDE:
 Llamar lo más rápido posible a los Bomberos.
 Conservar la calma y actuar con rapidez.
 En un incendio, evalúe de cortar la electricidad en los sectores que se
necesite.
 Antes de iniciar la evacuación, piense en las vías de escape más viables.
 Si decide atacar el fuego, sitúese entre las puertas de salida y el fuego.
 Elija el matafuego apropiado.
• Ataque al fuego dirigiendo los chorros del matafuego a la base del fuego.
Antes de abrir la puerta de una habitación que tenga fuego, toque la puerta con la
palma de la mano. Si está muy caliente, aléjese, hay llamas del otro lado.
• Si decide abrir la puerta, no lo haga de golpe, es muy peligroso; ábrala lentamente. •
Al abrir la puerta de la habitación incendiada, hágalo pegado a la pared y del lado del
picaporte, nunca de frente.
• Aprenda el manejo y funcionamiento de los equipos matafuegos que posea.
• No utilice agua para apagar los fuegos eléctricos.
• No utilice el ascensor como vía de evacuación. Puede quedar atrapado y varado.
• Para evacuar un edificio, utilice las escaleras y hágalo de manera pausada, no se
fatigue porque requerirá más aire del que hay. No traslade objetos que quiera salvar.
• Una vez en la escalera, muévase con cautela, agachado. • Tápese la nariz y la boca
con un pañuelo, de ser posible húmedo.
• En un incendio, muévase reptando; los gases y el calor ascienden y la respiración es
tanto más difícil si respira con la cabeza erguida la atmósfera superior.
• Si se le prenden las ropas, no corra, tírese al suelo y ruede.
• Al huir de un fuego, si fuera posible, cierre las puertas y ventanas que pueda en su
camino.
Si se encuentra atrapado en una habitación:

• Tape con trapos, de ser posible húmedos, las rendijas de puertas y ventanas. •
Cierre todas las puertas.
• Hágase ver a través de los cristales, agitando un objeto visible que llame la atención.
PLAN DE EVACUACIÓN
La presente Capacitación ante Riesgos o Siniestros está diseñada para formar

personas que deseen precaverse y entrenarse para contrarrestar sucesos súbitos y
desgracias. Este escrito es general, orientativo y sirve de base para los cursos.
Por ello contempla un Plan de Evacuación de aplicación general, el cual se pondrá en

ejecución ante casos de siniestros o emergencias, cuyo fin es el de prever y
comprender las medidas que será necesario ejecutar y la responsabilidad de las
personas que deban o puedan intervenir.
El Plan cumple con las exigencias de la normativa vigente Ley 1.346/04 Gobierno de la
Ciudad de Buenos Aires; Dec. Reg. Nº 1.082/04 para casos de incendios y pautas
reglamentarias de Defensa Civil del GCBA.
TIPOS DE RIESGOS Los tipos de riesgos pueden ser muchos, pero los que obligan a
la ejecución de un plan para contrarrestarlos, son los riesgos por inundación o
pérdidas masivas de agua, escape de gases, derrames de sustancias químicas o
patogénicas, explosiones de sustancias o equipos, cortocircuitos eléctricos, incendio,
derrumbes o catástrofes naturales como sismos, huracanes, etc.
FORMULACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA: Para la formulación del plan se

tuvieron en cuenta las diferentes situaciones que pueden presentarse, distinguiendo
los momentos en que se desarrolla la actividad normal de los otros en que sólo
funciona la administración y de aquellos horarios en los que no se cumplen actividades
salvo las de vigilancia.
BRIGADA
“Es el conjunto de personas que actúan entrenadas y coordinadamente para

ejecutar determinadas tareas con capacidad y responsabilidad”.
� La “brigada”, está formada por personas responsables, entrenadas y capaces

para realizar cierta función en forma coordinada con otras, que fueron
capacitadas para detectar ciertos sucesos, evaluar posibilidades de
contingencias, tomar medidas correctas y operar medios técnicos con
eficiencia.
� Por cada turno y para sectores de determinadas dimensiones, se requiere una

brigada mínima. La misma está compuesta por 4 funciones básicas que
cumplen los siguientes roles (cada función puede ser cubierta por 1, 2 o más
personas).
� Responsable del control del siniestro.
� Responsable del corte de suministros.
� Responsable informante.
� Responsable de evacuación.
� 1) Responsable del control del siniestro: es la persona que evaluará el riesgo

o la contingencia y actuará como corresponde para contrarrestarla. Llevará a
cabo los primeros auxilios. Pueden intervenir una, dos o más personas. Según
sea el siniestro, hará uso de herramientas o medios técnicos diversos. Como
ser:
� Incendio: evaluará el foco y apagará el fuego con el extintor correcto y

siguiendo una técnica lógica.
� Cortocircuitos eléctricos: evitará el fuego, desconectará equipos, interrumpirá

el flujo eléctrico y solicitará que lo hagan desde el tablero.
� Derrame de sustancias químicas: contendrá los derrames, los neutralizará.
� Derrame de sustancias patógenas: contendrá los derrames y efectuará la

desinfección del área y los objetos contaminados.
� Pérdidas de agua o gases: obturará las salidas, pondrá a resguardo y alejará a
las personas y objetos, solicitará la ayuda de la brigada e indicará tomar ciertas
precauciones.
� Explosiones: evaluará el/los daños a las personas o los bienes. Efectuará los
primeros auxilios. Evitará males secundarios.
� 2) Responsable del corte de suministros: es la persona que actuando

subsidiariamente, sabiendo la ubicación del tablero eléctrico, la ubicación de
los disyuntores y termomagnéticas, proceda al corte de la electricidad. Ídem
podría cortar los suministros de gas y de agua si fuera necesario, según la
contingencia.
3) Responsable informante: es la persona que actuando subsidiariamente,

informa a los directivos y al personal cercano, acerca del hecho que está
ocurriendo, para alertarlos y principalmente, al responsable de la evacuación,
para que en caso de que sea necesario, comience a guiar a las personas para
salir del edificio. En el caso de que el siniestro cobre formas mayores, será el
encargado de dar aviso a las fuerzas de seguridad externas con previo
consentimiento de la Dirección.
� 4) Responsable de evacuación: en el caso de que haya necesidad de evacuar,

es la persona que ordena la salida, guía a las personas por las rutas o pasillos
seguros hacia la salida, verifica que no haya nadie que no haya sido avisado o
que esté trabajando y no se entere del siniestro y que reúne y cuente a los
individuos en el lugar de encuentro acordado.
Medios técnicos necesarios
� Reconocimiento de los tipos de riesgos más probables.
� Plan preconcebido para actuar ante una emergencia.
� Planos de evacuación para saber ubicar las salidas, sentidos de escape y

memorizar la ubicación de matafuegos, hidrantes y llaves de corte de los
servicios.
� Luces de emergencia. Señalización correcta y suficiente.
� Extintores de incendio. Sistema hidrante.
� Equipos adicionales básicos para evacuación y elementos de protección

personal.
� Botiquín de primeros auxilios.”

Señalética básica que debe haber en todo lugar donde se realizan eventos. Antes contratar
un salón, usted debe verificar si se halla la señalética, colocada, los matafuegos requeridos (y
que no estén vencidos), luces de emergencias, puertas que abran hacia fuera y si cuentan
con plan de emergencias y evacuación. Si le parece demasiado lo que estoy consignando
recuerde la tragedia de Cromañón y otras discos, o el incendio del supermercado en
Paraguay. Nadie espera que los accidentes o los incendios sucedan; conocer el lugar estar
preparados, saber cómo actuar, no sólo ayuda a salvar vidas de otros, sino también la propia.
Además, como organizador, usted es responsable por las personas que están el evento.
Plano general de la Creamfields, están indicados los lugares de emergencias, bomberos cruz
roja y salidas de emergencias del predio donde se realiza la fiesta. Una organización
responsable debe colocar señalética indicadora, difundir y suministrar este tipo de planos.
Este detalle, que no es menor indica no sólo la previsión, sino también la calidad del evento.
Diversión sí. ¡Pero segura!
En todo evento que las circunstancias lo requieran el servicio de emergencias médicas debe
estar en el predio. Atentos a actuar ante cualquier requerimiento. El personal médico y
paramédico debe estar alerta, para que no se repita lo sucedido en un recital de rock que un
asistente tuvo un inconveniente de salud y pese a estar la ambulancia en el lugar los médicos
no estaban en ningún lado, hasta que dieron con ellos en la carpa VIP, comiendo, bebiendo y
sacándose foto con las “celebrities”. Cuando llegaron a atender al enfermo, éste había
fallecido…
Medidas de Seguridad
La seguridad de un evento puede ser supervisada por las fuerzas del orden o una empresa
privada contratada a tal fin. Seguridad del lugar: Puertas que abran hacia fuera, salida de
emergencia señalizada (y sin obstaculizar y abierta), luces de emergencia, señalética
luminosa, materiales inflamables con tratamiento ignífugo, matafuegos de distinto tipos y
mangueras, instalación eléctrica y de gas habilitada y en buen estado de uso, no puede haber
almacenadas en el lugar del evento substancias u elementos inflamable o tóxicos. El lugar del
evento debe estar habilitado por la autoridad de aplicación en la materia y no pueden entrar
una cantidad de personas mayor al límite establecido por la legislación vigente en el lugar
que se realiza el evento.
El personal de seguridad está para evitar algún contratiempo, ingreso de una persona no
invitada, robo, altercado, cuidar a las personas y bienes mientras se desarrolla el evento.
Cuando hay eventos con concurrencia oficial el lugar del evento es chequeado por la Brigada
de Explosivos de la policía y bomberos.
Se debe tener cobertura de emergencias en el lugar, botiquín de primeros auxilios, guantes

descartables y es aconsejable que el personal afectado al evento tenga nociones de primeros
auxilios. Si bien hay personal de seguridad privada o policías en el evento pueden auxiliar
momentáneamente a alguien que sufra algún tipo de problema de salud o accidente.
Personal de seguridad privado al ingreso de la “Creamfields” la famoso megafestival de
música electrónica que se realiza en Buenos Aires. Es conveniente por la concurrencia de
público mixto al evento, la presencia de guardias femeninas que pueden controlar e incluso
cachear a alguna mujer por algún inconveniente. El personal uniformado tiende a imponerse
con su presencia ante cualquier descontrol o disturbio. Aunque habitualmente en estas fiestas
de música electrónica no suele haber desmanes ni exaltados. Sólo se va a bailar y a disfrutar
de la música (y, ¿por qué no?) a mostrarse y fotografiarse en los sectores VIP que montan
las empresas sponsors.
La logística
La transportación del personal que organiza y en algunos casos especiales de quienes
participan del evento es aplicar la logística al evento. Es necesario prever vehículos, buses,
transporte, aéreo, fluvial o marítimo; de acuerdo a las necesidades, es decir contratar con
tiempo dichos medios, comprobar si poseen las licencias de autorización pertinentes, si están
en buenas condiciones de uso, si están limpias, si cuentan con personal capacitado. Si es
necesario prever la alimentación de este personal o son contratados con un viático que cubra
sus necesidades alimentarias durante el desempeño de sus funciones como chofer,
conductor, piloto, como asimismo prever que tengan un sitio donde descansar y poder
disponer de baños.
También hay prever dichas cuestiones para el personal afectado al evento, que cuente con
cambiadores, duchas, baños, lugares donde dejar la ropa si tiene que cambiarse, un buffet
con catering para organizadores y una cabina telefónica o teléfono móvil para sus llamadas
de emergencias.
El guión del evento

El guión del evento es el relato de lo que sucederá en el momento de ejecución del evento y
será leído por un locutor idóneo. Está compuesto por una introducción donde se da la
bienvenida a los participantes, se anuncia el motivo del evento, un vocativo donde se nombra
a las autoridades que presiden, quiénes están presentes, anunciándose a renglón seguido las
actividades que se desarrollarán. Debe ser sobrio no estar adjetivado en exceso y guardar la
línea comunicativa del evento.
A veces se desarrolla un guión técnico, que es el desarrollo del evento en cuanto a
musicalización, proyecciones, uso de luces mientras se desarrolla el evento, en ese caso en
el guión del evento se realizan las aclaraciones en distinta tipografía y color de letra de las
intervenciones de luces, sonidos y filmaciones que interactuarán con la palabra hablada. Se
debe ensayar la interacción entre el guión y el guión técnico para evitar fallas en su ejecución.
El locutor del evento deberá contar con el guión definitivo por lo menos cuarenta y ocho horas
antes del evento para que lo pueda estudiar. A veces se realiza un ensayo 24 horas antes
donde se corrigen los puntos de ambos guiones. Es posible hacer agregados y correcciones
de último momento para solucionar situaciones planteadas en el momento, no obstante hay
que minimizar al máximo la improvisación. Por ello, hay que contratar a un buen locutor con
experiencia y oficio que pueda salvar algún inconveniente no previsto durante el acto o
evento.
La estrategia de comunicación: Identidad, MKT, Publicidad, Promoción,

Gestión de prensa
Identidad
Identidad visual del evento
La identidad visual del evento, debe estar diseñada y aplicada de manera tal que transmita,
sea coherente o refuerce lo queremos comunicar a través de él. La ambientación,
uniformología del personal afectado o el dress code, señalética, construyen la identidad visual
de un evento. El coordinador general debe convocar a un profesional en diseño gráfico para
que elabore un proyecto de identidad visual del evento, luego de aprobado dicho proyecto el
diseñador se encarga de confeccionar un instructivo de aplicación de isologotipos, colores,
texturas, tamaños, tipografía, etc., para que todos los materiales, uniformes, colores de luces
y efectos sean coherentes. A veces, el diseñador gráfico trabaja en conjunto con
escenógrafos, arquitectos y decoradores para cumplir con la demanda de eventos complejos
que requieren además mobiliario, ambientación, disfraces.
Soportes gráficos diseñados por un estudio de diseño gráfico, que transmite la identidad
visual del evento.
Isologotipo y aplicación de un congreso, están especificadas las tipografías y el cuerpo
(tamaño) de las mismas.
Proyecto de stand con la identidad de la empresa, se ha trabajado integralmente adecuando

el mobiliario en su formato, color y materiales para que sea coherente y pertinente.
Señalética del Estadio del Club River Plate, están aplicados los colores del club con tipografía
de fácil lectura, e incluso tiene agregado el isologotipo de un sponsor, una buena manera de
generar ingresos además de cumplir con la finalidad de indicar los accesos.
Cartelería conmemorativa aplicada en un acto de la Unión Europea, el wall está colocado
detrás del podio centrado sobre el escenario, ideal para las fotografías y filmaciones. Se ha
aplicado muy bien la vinculación con el color de la bandera de la Unión Europea, en la
alfombra, cartelería, podio (vulgarmente llamado atril) y el wall.
MKT (Marketing), Publicidad, Promoción, Gestión de prensa.
A la organización de eventos como servicios se le pueden aplicar los principios generales del
MKT, entendiendo éste según la definición de Jay C. Levinson “Marketing es todo aquello que
se haga para promover una actividad, desde el momento que se concibe la idea, hasta el
momento que los clientes comienzan a adquirir el producto o servicio regularmente”.
De esta disciplina podemos tomar los siguientes elementos para aplicar a la organización de
eventos:
 Misión: Establecer qué espera de su entidad, cuáles serán los valores y creencias que
la sostendrán a lo largo del tiempo, qué beneficio brindará a sus clientes.
 Objetivos: de carácter cualitativo y cuantitativo, crecimiento económico, prestigio.
 Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas): Es un estudio
profundo de todo nuestro potencial.
 Unidad de negocio: Determinaremos cuáles son las unidades de negocio de nuestra
empresa. Un organizador de eventos puede tener como unidades de negocios. 1
Diseño Gráfico a cargo de un profesional 2. Prensa a cargo de un periodista. Pueden
tener distintas tarifas y ser manejadas independientemente, con un presupuesto
propio y un plan de comercialización diferente.
 Analizar el mercado: Cuál es la demanda posible para cada unidad de negocio.
Mercado atendido (usuarios) Mercado posible de atacar (potenciales clientes)
 Segmentación de mercado: Geográfica (por zona), Demográfica (edad, ocupación),
Psicográfica (personalidad), Conducta (beneficio, uso). Atributos de la segmentación:
Medible, alcanzable, amplia y homogénea, posible.
 Posicionamiento: Cómo deseamos ser percibidos por el cliente. Las cuatro
dimensiones claves: Atributos del servicio, beneficios, comparación, imagen.
 Desarrollo práctico: Describa el mercado meta, beneficios a obtener, propuesta de
servicios, posicionamiento, objetivos de ventas y utilidades, estrategia de precios,
planificar comunicaciones y promociones, mensaje publicitario (Apelando a una de
estas tres dimensiones: La razón, la emoción, la moral). Ofrezca beneficios. Venda los
beneficios no el servicio. Elija los medios de comunicación, el alcance y el
presupuesto de cada campaña.
 Evalúe: Periódicamente el plan de acción, no sólo los resultados.
Desde el punto de vista de la utilización de un evento como herramienta en una estrategia de

MKT, es una de las opciones habituales para presentar un producto, posicionar la imagen de
una persona u entidad.
Publicidad
La publicidad tradicional denominada ABL (Above the line), (Sobre la línea): incluye todas las
actividades publicitarias relacionadas con medios masivos donde el objetivo es lograr el
mayor número de impactos aunque no siempre se llegue exclusivamente al target o grupo
específico en el que se quiere incidir. Por ello, los contenidos en estos medios deben ser
especialmente cuidados ya que además de ser vistos por el segmento objetivo, serán vistos
también por otros que pueden incluir menores de edad, adultos mayores, adolescentes,
grupos étnicos y religiosos con diversas creencias... Algunos expertos en mercadotecnia
afirman que esta estrategia se utiliza para posicionar y construir marcas. Recurre al BTL que
en algunos casos se vehiculiza a través de eventos. Ej. La campaña publicitaria: avisos en
medio gráficos, vía pública, spots televisivos, radiales es ABL. El evento artístico: Es BTL
durante dos horas un público segmentado, jóvenes, estarán participando de un evento
artístico donde la marca del organizador “Personal” estará siempre presente.
Promoción
Se puede observar esta actividad desde dos puntos de vista, como promoción del evento,
entonces estaremos entregando flyers, haciendo acciones de promoción con promotoras y
promotores del evento o bien se utilizará el evento para promocionar una actividad, persona,
producto, empresa o entidad. En este caso último el evento será una herramienta de
comunicación, más en el marco de una estrategia comunicacional o de MKT.
Gestión de prensa
En la mayoría de los eventos, salvo casos muy particulares, actos o reuniones a
puertas cerradas que por la gravedad de los temas a tratarse sea necesaria la reserva,
se prepara un plan de prensa para obtener la cobertura mediática del evento o la
difusión por envío de material fotográfico o fílmico acompañado por una gacetilla de
prensa o un “press kit”.
Cuando estamos organizando un evento debemos realizar una cuidadosa selección de

la agencia que se encargará de la prensa del mismo y/o el periodista que se contratará
para que elabore el plan de prensa según los objetivos fijados y en base a las
necesidades de cobertura y los públicos a los que se desea llegar con el mensaje,
elabore un mapa de medios.
Un evento es el resultado del trabajo conjunto de diversos profesionales. Aunque

usted sea el organizador o coordinador general debe convocar a especialistas de cada
área para llevar adelante el evento. No caiga en el error tan común de ser “todólogo”
(especialista en todo), que son personas que saben, opinan y hacen de todo y que
generalmente se terminan equivocando o cometiendo un error que hace peligrar la
ejecución del evento o la consecución de sus fines. Recuerde que Leonardo da Vinci
fue uno de los pocos hombres que abarcaba un amplio arco de conocimientos y
especialidades desde pintura, anatomía y física hasta ingeniería y cocina. A partir de él
hubo muy pocos hombres por no decir casi ninguno que haya abarcado con autoridad
y pericia tanto. ¿Qué quiero decir con esto? Que para manejar el tema de prensa
debemos convocar a una agencia o periodista, no improvisar nosotros planes de
prensa, realizar contactos ni elaborar gacetillas caseras. Para las otras áreas que
integran la comunicación y la organización también debemos buscar a especialistas,
desde diseñadores gráficos hasta iluminadores, chefs, escenógrafos y expertos en
seguridad.
Aunque hemos manifestado que el evento para quienes asisten personalmente tiene
un alto impacto y si ha sido correctamente programado y ejecutado y el asistente o
participante queda conforme con él, en la modalidad “boca a oído” o “boca a boca”
difunde el mensaje de la reunión por lo que personas que no fueron al evento se
enteran de que sucedió en él por un tercero y luego también lo comentan lográndose
así una difusión “viral” de lo sucedido, claro que al transmitirse de esta manera la
noticia corremos el riesgo que se produzca el efecto de “teléfono descompuesto” y
entonces el mensaje sufrirá alteraciones no deseadas. Para evitar la situación
planteada se deberán fijar las políticas de comunicación, un plan de prensa es lo
adecuado para difundir el evento y que llegue a conocimiento de las personas que no
asistieron. Es obvio que a un evento no podemos invitar a todo el mundo, pero
queremos que además de los públicos objetivos que tenemos especial interés que
concurran a nuestro evento, queremos que otras personas se enteren, entonces
recurrimos a la difusión de nuestra reunión por distintos medios de comunicación, por
imágenes, crónicas verbales y escritas.
Modelo de un mapa de medios
Aunque la consultora de comunicación o el periodista contratado para desempeñar

esta tarea lo confeccionarán, a modo ilustrativo se inserta un modelo de mapa de
medios.
Mapa de Medios: Inauguración Gasoducto Virtual en Jovita Provincia de Córdoba

Medios Nombre del Nombre Teléfono Correo Dirección
Internacionales Medio del fijo y móvil electrónico Calle,
contacto número,
ciudad,
país
Televisión
Aire
Cable
Radios
AM
FM
Gráficos (diarios
y revistas )
Ediciones
digitales de
medios
televisivos,
radiales y
gráficos
Paneles de
noticias de
buscadores
Sitios Web de
interés
Blogs
Medios Nacionales
Mismos ítems
Medios provinciales, regionales y locales

Mismos ítems
Modelo de Plan de Prensa
El siguiente plan de prensa fue implementado en ocasión de inaugurarse en la localidad de

Jovita, provincia de Córdoba el primer gasoducto virtual proyectado y ejecutado totalmente en
Argentina. Por lo novedoso de la tecnología se esperaba (y se logró) exportar esta tecnología
a otros países del mundo para proveer de gas natural por distribución de red para uso
domiciliario, sin realizar tendido de cañerías desde el gasoducto, ya que por la baja densidad
poblacional de estas localidades no podrían financiar el costo de la obra. El gasoducto virtual
consiste en una red de distribución por cañerías en una pequeña ciudad o pueblo desde una
planta en las afueras del mismo, donde llega transportado y comprimido en camiones en
envases especiales de gran capacidad. En dicha planta se descomprime y distribuye luego.
“Gas para todos”
Inauguración y puesta den marcha del primer gasoducto virtual del país y el mundo
Cliente: GNC Galileo
Objetivo: Lograr publicaciones y difusión a nivel internacional, nacional y provincial de la

puesta en marcha del primer “gasoducto virtual”, tecnología desarrollada totalmente en la
Argentina por GNC Galileo para proveer de gas natural a poblaciones de baja densidad
habitacional sin el tendido de cañerías.
Desarrollo: Se trabajará con un mapa de medios para informar a los periodistas
seleccionados quiénes serán informados de la actividad a través del envío de material
informativo, gacetillas de prensa, gestión de notas, convocatoria al evento con seguimiento
telefónico, vía E-Mail y seguimiento de resultados a través de una agencia de auditoria de
medios contratada a tal fin.
Acciones puntuales
Antes del evento

1. Selección de Periodistas y Medios, confección de mapa de medios
2. Presentación de plan de prensa (cronograma)
3. Elaboración de material de difusión, gacetillas, “press kit” e invitaciones
4. Confección de agenda y gestión de notas
5. Envío y confirmación de invitaciones para asistir al evento (acreditaciones)
6. Seguimiento telefónico y por correo electrónico
7. Conferencia de prensa de presentación del producto
8. Control de lo difundido por los Medios a través de seguimiento de agencia de auditoría
de medios.
Durante evento
9. Recepción de periodistas acreditados
10. Entrega de “press kit” y obsequios institucionales
Después de evento
11. Seguimiento de publicaciones y notas
12. Envío de agradecimientos.
13. Medición y Evaluación
14. Presentación del informe
Cronograma de actividades
Fecha: Día, mes, año
Confección de mapa de medios

Confección de gacetillas,
Fecha:
Confección y envío de invitaciones (para acreditarse y participar en el evento)
Fecha:
Gestión de notas
Fecha:
Confirmación de asistencia a Conferencia de Prensa y evento
Fecha:
Conferencia de Prensa
Fecha:
Evento
Fecha:
Seguimiento y envío de agradecimientos
Fecha:
Medición y evaluación
Fecha:
Entrega de informe
Tips para redactar una gacetilla
Consejos para enviarnos su gacetilla
Fuente: www.infonews.com
Fecha de Publicación: domingo, 16 marzo 2008

¿Qué destino quiere para su gacetilla: que sea publicada o arrojada al canasto?
(o a la papelera de reciclaje!)
No sería exagerado afirmar que la redacción y presentación de una gacetilla es un arte

que no todos cultivan. En gran medida, la redacción y presentación de un comunicado
de prensa marcan su destino: que sea publicado o arrojado al canasto.
Pero no debe caer en el error de suponer que una cuidadosa redacción y una prolija
presentación garantizan por sí solas su publicación. En primer lugar el tema que trate
o la información que brinde debe ser tan atractiva que despierte el interés del medio y
del periodista, cuya opinión no siempre puede coincidir con la suya.
Y no olvide algo fundamental: no delegue su representación en el correo (postal o

electrónico), ni en el fax. Establezca un contacto personal, enriquezca su relación los
medios y periodistas especializados en el tema o actividad que Ud. desarrolle, anuncie
el envío de la gacetilla y asegúrese que haya sido recibida.
Incluimos aquí una serie de consejos para la confección de comunicados de prensa,

basándonos en nuestra experiencia y en la consulta a periodistas de distintos medios.
Si desea formular alguna opinión o sugerencia que mejore nuestros consejos no dude
en enviarnos un e-mail con sus comentarios.
Secretos de una gacetilla exitosa
Al redactar una gacetilla piense en un título de impacto; un copete de no más de tres

líneas que sintetice lo más atractivo de la información y luego desarróllela.
Una gacetilla debe ser sobria, evitando redacciones ampulosas y llenas de adjetivos,
propias de la publicidad comercial, que sólo sirve para que el periodista tenga que
quitar la adjetivación superflua o rehacer completamente la información. El hecho de
que muchas agencias de publicidad funcionen como agencias de prensa indujo a esta
deformación.
Sea específico en el mensaje. Un periodista apurado puede resumir la noticia tomando

dos o tres conceptos que tal vez sean descartables y secundarios. Comience por lo
fundamental y deje lo accesorio para el final.
Tenga cuidado que no falte nada esencial: día, horarios, nombres, etc. Aunque
parezca imposible llegan invitaciones en donde no figura el horario o el día
correspondiente. Antes de redactarla anote todo lo que no debería faltar.
Firme las gacetillas. Incorpore al final de la información los datos de la persona

(nombre, cargo, teléfono, fax) para ampliar la información en la empresa y en la
agencia de prensa. Incorpore en todos los casos el e-mail para una fluidez en la
comunicación. Una gacetilla es una comunicación oficial de la empresa, no la convierta
en una especie de anónimo. Firmar como "departamento de prensa" no es correcto.
Esté dispuesto a brindar un verdadero servicio al periodista. Las agencias de prensa

nunca deben ser una barrera que se interponga entre los medios y las organizaciones.
Los cuidados si emplea Internet
Si envía la gacetilla por Internet debe adoptar cuidados específicos. Trate de incluir la
información dentro del cuerpo del e-mail. Los archivos adjuntos de Word o similares
pueden contener virus o ser incompatibles con los procesadores del periodista que los
recibe.
No presione "enter" sino hasta terminar el párrafo. El texto de cada párrafo se

acomoda automáticamente en el respectivo programa de correo electrónico. Si
presiona enter en cada línea se torna un texto difícil de comprender e imposible de
imprimir.
No envíe fotos adjuntas en el e-mail a menos que se lo soliciten. Tenga en cuenta el

medio a quien le envía la información (diario, revista, Internet, etc.) y ofrezca enviar la
foto contra pedido por correo en algún soporte magnético (disquete - CD- Zip - etc.),
con la resolución y tamaño adecuado para cada caso. Si tiene un web site puede
referenciar donde bajar las fotos mediante un link.
En el caso que le soliciten el envío de fotos para su publicación en Internet mándelas

en un e-mail aparte de la información, teniendo en cuenta que cada foto no debería
superar los 150 KB aproximadamente en formato JPG y no enviar más de dos fotos en
un e-mail, ya que demoraría y entorpecería la recepción de los mensajes de correo
electrónico del destinatario y puede ser borrado del servidor sin que la información
llegue a destino.
No utilice tablas o gráficos en medio de la información, no todos los sistemas son

compatibles. Utilice fotos de los gráficos o tablas y envíelos como documentos
adjuntos teniendo en cuenta lo detallado en el párrafo anterior.
Incluya claramente como referencia los links donde ampliar la información respectiva.
No envíe el e-mail con fondos ni imágenes animadas que demoran la recepción

de los mismos y hasta llegan a hacer ilegible el contenido.
No envíe repetidas veces la misma información, ya sea en el mismo día o al mes
siguiente, perderá credibilidad, con enviar una sola vez una gacetilla de prensa es más
que suficiente, es muy molesto recibir lo mismo en más de una oportunidad o por
distintos medios (correo y/o fax y/o e-mail) y tener la tarea adicional de verificar en
archivo dicha información.
Para verificar su fue recibida la información consulte al medio o al periodista a quien le

envió la información personalmente.
Decida previamente que soporte (papel o medio electrónico) usará para enviar la
información, teniendo en cuenta el tipo de medio recibirá la misma. Lo lógico sería
usar principalmente papel (correo o fax) o el e-mail, para los medios gráficos,
televisivos o radiales y el correo electrónico para las sitios en Internet.
Los periodistas y el medio van a agradecer estos cuidados.
Modelo de Gacetilla
“Gacetilla de prensa – 15/03/2…
Agradecemos su difusión
Revista 90+10 – Nº 2
90+10, la nueva revista bimestral dedicada al diseño, la creatividad y la comunicación

en Argentina lanzó su segundo número.
En esta edición (marzo-abril) muestra el trabajo de excelentes diseñadores y creativos

como el arq. Fabián Parra, el fotógrafo Gabriel Rocca, la agencia creativa La
Comunidad, la diseñadora de indumentaria Marina Casas y Brión, una empresa
dedicada a la comunicación a través de su arte industrial que ahora incursiona en la
experimentación y que ponemos bajo la lupa de Carolina Muzi, periodista
especializada en diseño. A esto sumamos una reflexión del arq. Roberto Busnelli
sobre el espacio y una completa galería con imágenes de exhibiciones que ya pasaron
y otras que recién empiezan, como ¡Dios es Argentino! Se presenta el Programa
Innovar, una buena y esperada idea. El personaje referente entrevistado es Raúl
Shakespear, que cuenta con más de 30 años de experiencia en su labor de exprimir
ideas como diseñador y comunicador. Cuenta además con las secciones habituales de
noticias breves, agenda, guía de contactos y resumen en inglés.
El precio de venta en Argentina es de $14. Disponible en Kioscos de revistas y

librerías (Yenny/El Ateneo, Tienda Malba, Librería técnica CP67, Librería Concentra,
Editorial ComTools, La Paragráfica, Librería Prometeo y Librerías Santa Fe).
Más info: www.90mas10.com.ar | info@90mas10.com.ar
Móvil: 444444444
Atentamente.
Lic. Gonzalo Fargas
Editor / Director”
Bigliografía
AR: Ugerman Editor.

6 consejos a la hora de elegir el lugar de su
evento
En esta publicación traemos consejos que te ayudarán a elegir el lugar más idóneo para tu evento.
bajada
Al momento de organizar un evento, el salón es uno de los primeros ítems que aparecen en la lista,
ya que dependiendo del lugar elegido, se podrán definir los demás como cantidad de invitados,
modalidad y estilo del evento, actividades a realizar durante la reunión, requerimientos en cuanto
a mobiliario y equipamiento, entre otros. Para evitar problemas como tránsito, lugares calurosos o
tumultuados, mala acústica, te dejamos aquí 6 consejos a la hora de elegir el lugar de su evento.
1. Decidir el tamaño que tendrá su evento: las dimensiones correctas del salón pueden influir en el
éxito o fracaso del evento. Evitar por ejemplo, que los invitados estén incómodos por un espacio
reducido lleno de gente o la sensación de fracaso por exceso de espacios vacíos. Por lo general se
cuenta 1 metro cuadrado por persona y hasta 3 metros cuadrados por mesa de 10 personas en el
caso de agasajos. Para la pista de baile, se calcula 1 metro cuadrado cada dos invitados.
2. Localización del salón: seguramente los eventos realizados en ubicaciones con facilidad de acceso
tengan mayor número de asistencias. Y si además ofrece espacio para estacionar, será una
verdadera solución para la mayoría de los invitados. En el caso de elegir un salón más alejado, o en
zonas nuevas o desconocidas, se puede resolver la llegada entregando mapas de acceso, con
información útil, carteles indicativos y datos de contacto (para quien se pierda!)
Salón en Amérian Villa María Park Hotel
3. Además de saber tamaño y localización, dos aspectos no menores para que el evento sea
considerado un suceso son la cocina y los baños. Independientemente de quien sea el proveedor
del catering, es importante verificar que el salón elegido posea una cocina de apoyo donde el
personal de catering pueda trabajar cómodamente y que se encuentre cerca de los comensales para
asegurar la calidad tanto de la comida y la bebida como la rapidez en el servicio y atención de mozos.
En cuanto a los baños es necesario tener en cuenta cantidad según el número de invitados y prever
la forma de mantenerlos siempre ordenados e higienizados.
Salones en Amérian Hotel Casino Gala
4. El clima es otro factor importante. Lo mejor es elegir un lugar donde puedas evitar sorpresas ante
la lluvia, demasiado calor o frío, ya sean salones que tengan suficiente capacidad bajo techo, la
posibilidad de anexar carpas y que cuenten con equipos adecuados de climatización. A su vez, es
recomendable que cuente con un espacio al aire libre para fumadores y tener en cuenta que el
volumen de la música no afecte a vecinos. Aparte de contratar un buen equipo de sonido, el salón
debe tener buena insonorización.
Salón en Amérian Villa María Park Hotel
5. Según el tipo de evento y la exigencia de quien lo organice, se pueden considerar

requerimientos extras a tener en cuenta como un salón de apoyo para la producción. Este espacio
puede servir como depósito de decoración, vestidor para la novia, prueba de sonido para una
banda, mesa de acreditaciones, recepción de mercadería, etc.
Salón en Amérian Portal del Iguazu
6. Lo último pero no menos importante: la anticipación para realizar la reserva del salón. Nuestro
consejo: ¡cuanto antes mejor! sobre todo, si la decisión y la fecha ya están claramente definidas.
Un último consejo es tener a mano este listado cuando vayas a conocer los salones, así te será más
fácil compararlos y tomar la decisión correcta. Ahora, ¡a planear!
Fuente
Amerian Hoteles. (11 de diciembre 2014). 6 consejos a la hora de elegir el lugar de su evento.
Recuperado de https://goo.gl/3XP4nZ
Organización
de eventos
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
1
La Organización de eventos
Concepto de Evento y qué significa organizar eventosComo sostiene Alicia Richero1 en su obra
“Eventos, guía práctica para su planeación y ejecución”: “Los eventos pueden ser considerados como
una técnica de las ciencias sociales ya que, en algunos casos, proporcionan la oportunidad de
organizar la investigación, y en otros, ofrecen un marco de colaboración nacional o internacional
así como también pueden convertirse en un procedimiento para suscitar cambios en los individuos o
en las instituciones que ellos representan”.
Hay especialistas que sostienen que no se debe hablar de organización de eventos ya que en
sentido lato cuando se aplica el adjetivo eventual se hace referencia a un hecho que puede
suceder o no, dependiendo del desarrollo de los acontecimientos, entonces estaríamos
haciendo referencia a que organizaríamos algo que puede suceder o no. Estos tratadistas
sugieren que en vez de utilizar el vocablo eventos se diga o escriba reuniones. Empero en el
desarrollo de esta asignatura utilizaremos indistintamente ambas palabras ya que la actual
definición de evento es “suceso o acontecimiento”. Habiendo aclarado esta cuestión, debemos
saber que la reunión o el evento es una de las dinámicas sociales y grupales más antiguas de la
humanidad. Desde sus orígenes el hombre se ha reunido para comer, celebrar rituales de toda
clase, debatir, comunicar, negociar y una larga lista de etcéteras. Y para organizar estas
reuniones o eventos ha debido planificarlos, definir objetivos, seleccionar lugares de realización,
elegir quiénes proveerán los recursos necesarios para la concreción, quiénes participarán la
organización y qué rol cumplirán, qué medidas de seguridad se aplicarán.
Actualmente la cantidad de eventos que se realizan de la más diversa índole requieren de

profesionales en la organización de los mismos ya que no se puede dejar librado a la intuición,
el “carisma social” o la “facilidad innata para las Relaciones Públicas”, una acción de
comunicación que si llegase a fracasar estaría poniendo en peligro no sólo el objetivo
comunicacional para el que fue planificado el evento, sino la imagen del ente, institución o
persona física que convoca al mismo. Es importante reconocer que cuando decimos convoca
nos referimos al anfitrión y dueño del evento, que no es el organizador del evento, quién
también sería perjudicado al perder el trabajo o el cliente ante un resultado adverso, fruto del
desconocimiento o impericia.
En la carrera que usted se encuentra cursando, la Organización de Eventos es una poderosa y

útil herramienta de comunicación que deberá conocer y aplicar cuando la ocasión lo requiera,
teniendo en cuenta de cumplir con las instancias de la planificación: “investigación, toma de
decisión, selección y administración de recursos y ejecución estratégica”.
1
Richero, Alicia. “Eventos, guía práctica para su planeación y ejecución”. Ed. Trillas.
México.1999
2
Diferentes objetivos para organizar un evento
Hemos definido a los eventos como una herramienta de comunicación. Esta
herramienta se utiliza en el marco de una estrategia general comunicativa como uno
de sus programas. Hay que destacar aquí, que el evento así concebido pone una
estructura adecuada a los mensajes que se quieran transmitir a través de la reunión,
siendo el evento el soporte conductor de los mismos.
Cuando se desea hacer conocer o reconocer a una persona, presentar un producto,

organizar un ciclo de conferencias para no sólo difundir determinadas ideas, sino
también para posicionar entre los públicos a la entidad organizadora, recurrimos a un
evento; entonces aquí el evento es de utilidad no sólo para transmitir un mensaje sino
también para conformar una imagen.
Hay diversos objetivos para organizar un evento o reunión y de acuerdo con ellos será
la temática o tipología de reunión que vamos a organizar, la determinación del
mensaje o mensajes a emitir y cómo llegarán a ser comprendidos por los públicos
destinatarios del evento.
Al cierre del Módulo abordaremos la tipología de eventos, lo cual nos permitirá conocer
el estado de desarrollo e importancia que tiene la organización de eventos en la
actualidad en un mundo globalizado, y con la comunicación como factor decisivo en la
interrelación de los individuos en todos los ámbitos de la vida.
Diferentes objetivos de la organización de los eventos

Cuando nos convocan a organizar un evento, debemos definir los objetivos del mismo.
Entendemos por objetivos el para qué se hace un evento y qué se espera obtener. Los
objetivos están contenidos en la tercera pregunta de las diez preguntas básicas que nos
hacemos a la hora de elaborar un proyecto de evento. Los objetivos conforman el elemento
fundamental, ya que expresan los logros definidos que se busca realizar.
Las 10 preguntas
1. Qué Se quiere hacer Tipo de evento

2. Por qué Se quiere hacer Origen y fundamentación
3. Para qué Se quiere hacer Objetivos y propósito
4. Cuánto Se quiere hacer Metas
5. Dónde Se quiere hacer Lugar físico
6. Cómo Se va a hacer Actividades, tareas, metodología
7. Cuándo Se va hacer Calendarización o cronograma
(Tiempo)
8. A quiénes Va dirigido Público Meta
9. Quiénes Lo van a hacer Recursos Humanos
10. Con qué Se va hacer Recursos Materiales
Se va a pagar Recursos financieros
Es necesario distinguir entre la finalidad del evento y los objetivos. La finalidad del evento
puede ser lanzar un producto determinado. Los objetivos serán entonces hacer conocer al
3
público meta con el producto, obsequiarlo a “celebrities”, Motorola para el lanzamiento de un
teléfono móvil con detalles de lujo (Oro, símil piel de serpiente), hizo un evento de
presentación convocando a “celebrities” a las cuales le obsequiaron el producto y los
fotografiaron delante de un banner de la marca para difundir esas fotografías en diversos
medios. Además de demostrar el prestigio social de la marca debido a la capacidad de
convocatoria a su evento. Esto incide en la imagen de la empresa y en la conducta de los
futuros consumidores del producto.
Ningún evento adquiere significado pleno, si no se produce una clara definición y explicitación
de los objetivos a alcanzar. La buena determinación del objetivo principal y de los objetivos
específicos (si ello es necesario), es garantía (no total) de organizar un evento exitoso, ya
que en torno al o a los objetivos, se brinda coherencia al conjunto de actividades que
componen el proyecto, costos, estrategias, tiempos, etc.
 Objetivo Principal, llamado también objetivo general, es el propósito central del

evento.
 Objetivos específicos, inmediatos o complementarios, son posteriores
especificaciones o pasos (en determinadas circunstancias de carácter intermedio) que hay
que dar para alcanzar el objetivo general. En algunos casos puede tratarse de objetivos que
se derivan de alcanzar el objetivo general. Hay que tener en cuenta que no hay que
establecer objetivos específicos en todos los eventos. La necesidad será dada por la
complejidad del objetivo principal.
La temática de un evento
La temática del evento es el encuadre dentro de una determinada actividad, campo de acción
o disciplina en la que está inscripto el evento y según esa temática se decidirá la tipología de
evento, su conveniencia de realización temporal, quiénes son los públicos involucrados, sus
fortalezas y debilidades que lleven a tomar la decisión acertada. Para presentar un producto,
¿organizamos una presentación formal o una creativa, inusual y transgresora? Una conocida
marca de ropa de primera línea internacional decidió presentar su colección de temporada
primavera/verano 07/08 con un evento exclusivo. La temática era la moda. El tipo de evento
se concibió como una comida buffet, con desfiles, performances, participación de deejays,
bodypainting. El nombre de la colección era “Lujuria” y el concepto del evento hacía
referencia a los siete pecados capitales. Al llegar al evento nos recibían y chequeaban
nuestras invitaciones acompañándonos hasta donde estaban los otros invitados jóvenes de
ambos sexos, vestidos y caracterizados como faunos y ninfas muy escasos de ropa pintados
de dorado y plateado. Primer traspié algunos invitados se sintieron chocados por la falta de
ropa de los recepcionistas. Las performances e intervenciones informales y
descontracturadas interactuando entre y con los invitados eran osadas, obviamente se
vinculaban con la lujuria y con la gula y con similar vestuario que los recepcionistas (escaso y
mínimo) acompañados por una música estridente y actuaciones desenfadadas, además se
fotografiaban y filmaban todas las intervenciones quisiera el invitado o no cuando actuaban
involucrándolo a él, segundo traspié. El desfile fue audaz por que las y los modelos
desfilaban desnudos cubiertos sólo con pintura y con las prendas sobre el cuerpo como
perchas caminantes con los brazos extendidos, tercer traspié. Muchos de los asistentes se
fueron ante de que terminara el evento. Pese a que la propuesta nunca fue grosera, ni de mal
gusto, la comida buffet estuvo excelente, la bebida era de primera calidad y sin límite, los
deejays reconocidos, los regalos fueron espectaculares. ¿Qué falló entonces para que se
produzcan los tres traspiés? La selección de los invitados. No todos de los invitados
pertenecían al mundo de la moda, temática en la que este tipo de presentaciones son
4
habituales, habían personas provenientes de otras actividades que se habían invitado por
sumar número y caras y no se habían tenido tampoco en cuenta las edades de los invitados,
ya que el presidente de una reconocida empresa de Córdoba muy mayor de edad, salió
espantado con las performances, no llegó a presenciar el desfile. Además si los performers
interactúan con el público las fotografías y/o filmaciones deben ser con consentimiento de los
invitados.
Diversas temáticas: Automovilismo, industria textil, moda, industria del calzado, construcción,
videojuegos, salud, edilicia, metalmecánica, deportes, gastronomía, vinos, golosinas, etc.
Cada una de estas temáticas tiene ferias, muestras, congresos, exposiciones, para que
participen sus públicos y llegar hasta ellos con su mensaje. Elegir la tipología de evento de
acuerdo a la temática y los públicos involucrados es lo fundamental.
Comida de gala del evento “The Millenium Technology Prize”, fue ambientada con una
temática relacionada con la ecología, nótese la colocación de pequeños pinos sobre y al
costado del escenario y ramas de esos árboles en arreglo en el frente del escenario. Los
arreglos de las mesas también son vegetales (centros de mesa). Los platos de sitio
cuadrados y los platos son verdes.
Muestra temática de moda, una exposición de vestidos de diseño, al pié de cada maniquí
tiene la señalética que indica modelo y nombre del diseñador. Se observa en la pared del
fondo el cartel de salida (exit), aún en los salones más distinguidos es necesaria la señalética
que indica las salidas y salidas de emergencias para cualquier caso de evacuación.
5
Damas vestidas de época para fiesta temática en Punta del Este. Este tipo de fiestas se
suelen realizar al cierre de congresos o reuniones corporativas. Es de rigor vestirse como lo
indica el dress code, suelen haber premios para los asistentes que mejor han elegido su
vestimenta o disfraz. Nótese también detrás de ellas en la pared el botón de emergencia de
incendios. (Lugar de la fotografía: Hotel Conrad de Punta del Este).
Un evento de temática agropecuaria, aquí se alternan las superficies cubiertas con predios al
aire libre donde se expone maquinaria agrícola. Por esas características es importante elegir
la estación del año conveniente, verificar el pronóstico extendido y las estadísticas del tiempo
de por lo menos tres años hacia atrás para seleccionar una fecha adecuada. Empero, como
nadie tiene la capacidad de predecir totalmente el tiempo, el predio elegido debe tener buena
capacidad de desagües y contar con las comodidades necesarias por si llueve o hace mal
tiempo.
6
Stand de la empresa automotriz “Mercedes Benz” en un salón del automóvil. Este tipo de
evento temático se realiza en distintos países del mundo, se muestra la tecnología, la
innovación y los nuevos productos de cada fábrica.
Performance tribal en un evento al aire libre, generalmente este tipo de actuación se

programa para transmitir, reforzar el mensaje comunicacional del evento o bien como
separador de actividades o momento de distensión. Debe ser pertinente y breve. (No debe
durar como un ballet o una obra teatral, es una” intervención” y como tal es un número de
corta duración).
En lo social que es el ámbito de los “Wedding Planners” para las bodas y “Social Planners”
para los cumpleaños de 15, la acepción de fiesta temática se refiere a un evento con
ambientación, actuaciones y vestuario especial. Hay carnavales venecianos con los típicos
disfraces de la Comedia del Arte Italiana (Colombina, Pierrot, Arlequín, Polichinela) y otras
máscaras, fiestas brasileras, mexicanas, japonesas, ambientadas en otras épocas. En fin, la
creatividad no tiene límites. Las únicas fronteras aquí son el buen gusto y el bolsillo
(presupuesto del cliente). La propuesta escenográfica y de vestuario va acompañada por la
propuesta gastronómica y la musicalización, grupos en vivo, deejays y animadores completan
el combo.
7
En las fiestas de casamiento los “weddings planners” pueden aplicar todas sus habilidades y
conocimientos, para que las familias de ambos consortes descansen y disfruten de la fiesta.
Es usual en la actualidad que este tipo de organizadores de eventos sociales ofrezca un
evento “llave en mano” encargándose hasta de la selección de la ropa de los novios y sus
parientes directos, además de todos los otros aspectos del evento que van desde la comida
hasta la ambientación, montaje y ornamentación.
El cumpleaños de quince, un rito de pasaje, indica el cambio de una condición de niña a

señorita. En el pasado en algunos círculos sociales (principalmente europeos y americanos)
se hacía una fiesta o comida de presentación formal para introducir “en sociedad” a las
jóvenes y allí se mostraba el poder económico de los padres por la envergadura de la fiesta,
el vestido y los espectáculos que se ofrecían. Se invitaba no sólo parientes y amigos, sino
también a otras familias del mismo círculo social con hijos casaderos para facilitar el
conocimiento y tal vez una ventajosa alianza familiar a través del matrimonio en un futuro.
Exceptuando este último aspecto en muchos casos en la actualidad dicho evento no se hace
sólo para agasajar a la que cumple años, sino también para demostrar el poderío o la
capacidad económica de sus progenitores.
El “revival” del cumpleaños de quince ha abierto un interesante mercado laboral a los “social
planners”.
En el ámbito empresarial también se suele hacer eventos temáticos internos (para sus
empleados) en ocasiones de fiestas de aniversario de la empresa o lanzamiento de productos
(públicos externos), fiestas de fin de año, recuerdo especialmente dos que tuve que organizar
con ambientación, una de circo para una conocida marca de gaseosas y otra con
ambientación de película “La Guerra de las Galaxias” para una empresa de software que
8
presentaba un producto de avanzada. La temática del evento en estos casos tiene que ser
seleccionada cuidadosamente para no ofender o molestar a los invitados.
Usted puede ingresar a www.buenosaires.gov.ar/areas/hacienda/cen_exposiciones y

observar el Centro de exposiciones de la Ciudad que cuenta con amplias facilidades para
organizar exposiciones.
Fiesta temática “hawaiana” de verano, generalmente se suelen ofrecer a fin de año. Como
expresamos en un párrafo precedente, es necesario elegir bien la temática adecuada,
además, los asistentes no deben olvidar en el fragor del jolgorio que se trata de una fiesta de
la empresa. A veces una conducta inapropiada o el consumo de bebidas alcohólicas en
exceso arruinan una carrera o una relación laboral de compañeros de distinto (o del mismo)
sexo.
El organizador de eventos profesional

Juan Manuel Buendía en su libro “Organización de Reuniones, Convenciones,
Congresos y Seminarios”2, nos dice al respecto: “La importancia de los recursos
económicos y humanos y los resultados que justificadamente se esperan de toda
reunión en los niveles profesional, comercial, industrial gubernamental o de cualquier
tipo que se celebran hoy en día, requiere el más alto profesionalismo de las personas
que asumen bajo su responsabilidad la ejecución de estos eventos”.
En Europa y los Estados Unidos de América y luego en Latinoamérica y nuestro país,

ha surgido la profesión del organizador de eventos. En Europa recordemos que es
sede del Buró Internacional de Ferias con sede en París que fija las normas para
organizar ferias internacionales y exposiciones mundiales, desde ese organismo se ha
reglamentado el ejercicio de la profesión.
El organizador debe ser un profesional con experiencia, conocimientos de la actividad

empresarial, capacitado y debe continuar capacitándose continuamente para prestar
servicios profesionales, en el proceso ejecutivo y administrativo que requiere organizar
un evento.
2
Juan Manuel Buendía, “Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos y
9
Seminarios”, Trillas Editorial, 2004.
10
Calidades sugeridas para un organizador profesional de eventos
“INSTITUTO ECUATORIANO DE NORMALIZACIÓN

Quito - Ecuador
NORMA TÉCNICA ECUATORIANA NTE INEN 2 448:2007
*TURISMO. COORDINADOR DE EVENTOS. REQUISITOS DE
COMPETENCIA LABORAL.
Primera Edición
*Norma en proceso de oficialización.
DESCRIPTORES: Turismo, competencia laboral, alojamiento, coordinador de eventos,
requisitos
1. OBJETO
1.1 Esta norma establece los requisitos mínimos de competencia laboral y los
resultados esperados que debe cumplir el coordinador de eventos.
2. ALCANCE
2.1 Esta norma se aplica a hombres y mujeres que laboran como coordinador de
eventos en empresas de alojamiento del sector turístico, en empresas de organización
y comercialización de eventos sociales, culturales, profesionales y otros.
3. DEFINICIONES
3.1 Para los efectos de esta norma, se adoptan las siguientes definiciones:
3.1.1 Actitud. Disposición de ánimo manifestada exteriormente.
3.1.2 Cliente importante (VIP). Persona importante o recomendada que recibe un trato
preferencial, de acuerdo a las políticas del establecimiento de alojamiento.
3.1.3 Competencia. Capacidad de desarrollar y aplicar conocimientos, habilidades y
actitudes en el desempeño del trabajo y en la solución de problemas para cumplir con
los requisitos establecidos.
3.1.4 Conocimiento. Noción, idea, información, es el saber.
3.1.5 Habilidad. Es la destreza de una persona para realizar una tarea, es el saber
hacer.
3.1.6 Ocupación. Actividad diferenciada caracterizada por un conjunto articulado de
funciones, tareas y operaciones, que constituyen las obligaciones atribuidas al
trabajador, destinadas a la obtención de productos o prestación de servicios.
3.1.7 Postura profesional. Posición, actitud, disposición de una persona con respecto a
su trabajo.
3.1.8 Resultados esperados. Conjunto mínimo de actividades que componen una
ocupación laboral.
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1 Descripción de la ocupación. El coordinador de eventos se ocupa

principalmente, de acoger, orientar y acompañar a los participantes y presentadores
del evento; entregar información, materiales y equipos necesarios para la realización
del evento; ayudar a la coordinación del evento de acuerdo a las características
establecidas en el proceso comercial.
11
5. REQUISITOS
5.1 Resultados esperados
5.1.1 El coordinador de eventos debe:
5.1.1.1 Apoyar al equipo humano en la ejecución del evento:
a) Dar instrucciones y orientaciones técnicas sobre productos y servicios que serán
presentados en el evento;
b) preparar el ambiente y materiales para recibir al cliente;
c) chequear funcionamiento de los equipos de apoyo, iluminación y sonido;
d) verificar la limpieza y organización del ambiente;
e) orientar al equipo humano de servicio de limpieza, mantenimiento y reposición;
f) coordinar con las áreas involucradas.
g) recibir y devolver el material no utilizado;
h) ayudar en la tabulación y reporte de resultados;
i) controlar los productos consumidos y utilizados en el evento.
5.1.1.2 Recibir al participante:

a) Recibir y acoger al cliente o invitado al evento;
b) coordinar las inscripciones en el evento;
c) coordinar la distribución de identificaciones, material del evento y material
promocional para el cliente;
d) entregar información sobre el evento, productos y servicios;
e) orientar sobre la localización, intervalo y refrigerios;
f) distribuir y controlar la devolución de equipos;
g) atender solicitudes especiales no programadas;
h) prever servicios de traslado.
5.1.1.3 Apoyar al presentador:

a) Recibir y acompañar al presentador;
b) informar sobre la utilización del tiempo;
c) atender solicitudes de servicio por parte del cliente, distribución de materiales,
utilización de equipos;
d) atender solicitudes especiales de acuerdo a la naturaleza del evento y a las políticas
del establecimiento.
5.1.1.4 Operar equipos:

a) Operar teléfono, micrófono, fax, copiadora, impresora, computador, calculadora,
radio transistor y equipo audiovisual.
5.1.1.5 Velar por la seguridad y privacidad del participante:

a) Garantizar la privacidad en la entrega de información;
b) controlar el acceso de personas al evento;
c) detectar posibles anomalías que provoquen problemas;
d) informar y sugerir a los superiores sobre un problema existente;
e) ejecutar los procedimientos de seguridad;
f) orientar al participante en situaciones de emergencia.
5.1.1.6 Asegurar la satisfacción del cliente:

a) Distribuir y recibir formularios para investigar la satisfacción del cliente;
b) recibir y solucionar quejas y reclamos;
c) atender a un cliente importante (VIP) o con necesidades especiales;
12
d) anticiparse a las necesidades del cliente;
e) recoger, catalogar y devolver objetos extraviados.
5.1.1.7 Cuidar de la apariencia personal y postura profesional:

a) Cuidar de la higiene y apariencia personal;
b) adecuar el vestuario de acuerdo al tipo de evento;
c) solucionar situaciones conflictivas;
d) usar lenguaje y trato apropiados.
5.2 Competencia
5.2.1 El coordinador de eventos, para alcanzar los resultados esperados debe ser
competente con base en los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes.
5.2.1.1 Conocimientos:
a) Tipos de evento y su montaje, funcionamiento y respectivas rutinas;
b) técnicas de atención, reglas de etiqueta y protocolo;
c) vocabulario técnico relativo a eventos;
d) higiene y presentación personal adecuadas;
e) procedimientos para garantizar privacidad y seguridad de los participantes del
evento.
5.2.1.2 Habilidades:
a) Comunicación oral y escrita, clara, articulada y expresiva, con empleo de gramática
y vocabulario adecuados;
b) planificación de corto plazo;
c) cálculos de estimación numérica y de tiempo;
d) trabajo en equipo y toma de decisiones;
e) interpretación del lenguaje corporal.
5.2.1.3 Actitudes:
a) Previsor. Planificador, programa con antelación, disfruta fijando objetivos, proyecta
tendencias y planea proyectos.
b) Equilibrado emocionalmente. No transparenta emociones, reservado en sus
sentimientos, controla explosiones temperamentales.
c) Confiable. Establece relaciones fácilmente, sabe cómo actuar y qué decir, hace que
otros se sientan cómodos.
d) Razonador con datos. Le gusta trabajar con datos, se basa y actúa sobre hechos,
goza midiendo y evaluando.
APÉNDICE Y
(Informativo)
Y.1 Otros resultados
Y.1.1 Este apéndice tiene por objeto ejemplificar otros resultados aplicables en
situaciones particulares de la ocupación de coordinador de eventos. Estos resultados
no son exigidos por esta norma.
Y.1.2 Realizar servicio de protocolo diplomático:

a) Seguir el protocolo oficial en ceremonias con participantes internacionales;
b) identificar las diferencias culturales.
13
Y.1.3 Mantener red de contactos:
a) Establecer y mantener red de contactos con proveedores y prestadores de
servicios, agencias de viaje, guías turísticos, compañías aéreas y clientes
corporativos, públicos o privados.
Y.1.4 Entregar información local:

a) Dar información sobre los medios de acceso, condiciones de seguridad, tarifas y
horario de servicios, atracciones turísticas, compras y placer.
Y.1.5 Comunicarse en otro idioma:

a) Poseer fluidez verbal en idioma inglés, necesario para dar información y orientación
a los participantes.
Y.1.6 Cada resultado ejemplificado en este apéndice requiere competencia y sus

respectivos conocimientos, habilidades y actitudes que pueden no estar establecidos
en esta norma.”
APÉNDICE Z
Z.1 DOCUMENTOS NORMATIVOS A CONSULTAR
Esta norma no requiere de otras para su aplicación.
Z. 2 BASES DE ESTUDIO
NIH-30:2000. Instituto de Hospitalidade - Turismo - Recepcionista de eventos.

Competencias de personal. Salvador de Bahía, 2000.
TÍTULO: TURISMO. COORDINADOR DE EVENTOS.

REQUISITOS DE COMPETENCIA LABORAL.
Subcomité Técnico: Competencia Laboral en Turismo

Fecha de iniciación: 2006-01-20 Fecha de aprobación: 2006-10-10
Esta normativa es un antecedente a tener en cuenta para intervenir ante los

organismos homólogos de la República Argentina a los efectos de gestionar el dictado
de una medida administrativa gubernamental análoga.
Otra opinión experta sobre el perfil del Organizador de Eventos o Reuniones.
El especialista mexicano en Organización de Reuniones, Juan Manuel Buendía3, ya

citado asevera: “El papel de este profesional puede ser tan amplio o limitado como la
empresa o asociación lo estime conveniente. Tal ejecutivo puede integrarse totalmente
desde el inicio de la reunión, o asumir funciones de asesoría externa o
responsabilidades ejecutivas en ciertas áreas de la reunión”.
Los eventos como herramienta de comunicación

3
Op. Cit.
14
De acuerdo a lo expresado en los Fundamentos de la materia, podemos definir al
evento o reunión también como una expresión visual comunicativa, donde participan la
expresión verbal, no verbal, la semiótica y la proxemia, esta última entendida como “el
estudio sobre la conducta espacial y territorial que desarrolla el ser humano en su
interacción con otras personas” (1). El evento así concebido ayuda a crear un clima a
favor de la organización, facilitando la convivencia y la comunicación, a la vez que
propicia la identificación de los públicos.
Un evento entonces es portador de mensajes, un vehículo de comunicación a través

de distintos elementos, donde prima la comunicación no verbal. El profesor Albert
Mehrabian de la Universidad de California de los Ángeles (UCLA), realizó un
importante estudio entre los tres únicos elementos que están ligados cada vez que
hablamos en público en una reunión o evento. Estos elementos son la voz, que es el
mensaje en sí mismo, o sea las palabras que se dicen, el elemento vocal, que
llamamos entonación y el elemento visual, determinado por la gesticulación, la
indumentaria, el espacio físico donde se desarrolla la reunión y la escenografía.
Mehrabian midió las diferencias entre la credibilidad de los elementos verbales,
vocales y visuales en nuestros mensajes y determinó que el grado de inconsistencia
entre estos tres elementos era el factor determinante para la credibilidad del mensaje.
Los porcentajes que se descubrieron para evaluar la inconsistencia de un mensaje

fueron: Verbal 7%, Vocal (paraverbal), 38% y Visual (corporal) 55%. Cuando hay un
equilibrio entre los tres elementos el mensaje es consistente. ¿Cómo evaluaremos a
un disertante en la presentación de un producto si cuando hace referencias a las
bondades del mismo mueve la cabeza como negando? Indudablemente tenderemos a
desconfiar de las supuestas virtudes del producto presentado. Si al dar la bienvenida a
un cocktail el presidente de la empresa anfitriona lo hace cruzado de brazos en una
postura rígida y detrás de un podio ¿Creeremos que realmente está contento con
nuestra presencia y la bienvenida es sincera? También en este caso la opinión será
negativa.
En cuanto al espacio físico donde hemos elegido realizar nuestro evento o reunión si
no es adecuado para el mensaje a transmitir u objetivo a conseguir también influirá en
la credibilidad del mensaje o en la imagen del anfitrión. ¿Qué pensaría usted si para
realizar la entrega de ropas y alimentos a carenciados una empresa que está
ejecutando un plan de responsabilidad social empresaria contrata el mejor hotel de
cinco estrellas de la ciudad, prevé un cocktail y todos los ejecutivos asisten vestidos de
rigurosa etiqueta? Sin duda se tratará de un evento glamoroso digno de la página
social de las revistas que se ocupan de cubrir este tipo de eventos, pero ¿Es acertada
la elección del lugar, menú y el atuendo o “dress code” de los ejecutivos? Sin a lugar
a dudas serán criticados duramente… ¡Y se lo merecerán!
15
(1) Hall, Edward T. “The Silent Language”. Ed. Fawcet. Nueva York. Reimp. 2000.
Discurso de entrega de premios Quatrium
De la perfecta coherencia entre los elementos vocal, verbal y visual, dependerá el

éxito o el fracaso de nuestro discurso o presentación.
Entendemos entonces al evento o reunión como una oportunidad única para tomar
contacto con nuestros públicos objetivo, el personaje, el producto, la marca, la
empresa, tienen un contacto directo cara a cara con su potencial cliente, votante,
adherente, usuario. El impacto directo sobre el destinatario del mensaje es muy alto, el
poder de pregnancia del evento en los asistentes que han participado de él también.
¿Participó alguna vez de un evento empresarial? Si es así, seguramente aún recuerda
lo más impactante del evento, la presentación, el catering, una performance, un
discurso emotivo. Si aún no lo ha hecho, cuando asista a un evento empresarial
observe, no mire, analice todo y vea cómo impacta el evento y todas sus alternativas
en los asistentes.
Quienes presencian o participan de un evento que los sorprende, emociona, agrada o,

por el contrario, desagrada recordarán siempre ese evento y es más, no sólo lo
recordarán sino que lo comentarán con personas que no estuvieron en él. Al respecto
tengo recuerdos de eventos donde participé como organizador pero que a la vez me
impactaron de distintas maneras.
Tres ejemplos:
1. La visita de S.S. el Papa Juan Pablo II a Córdoba, me impresionó su

capacidad de empatía y el carisma que irradiaba, aún hoy recuerdo casi todos los
detalles del programa que realizamos desde el gobierno de la provincia para esa visita
de estado. Motivo de evocación: Impacto por la personalidad del visitante.
16
2. Para el Consulado General de la República Oriental del Uruguay tuve
que realizar la coordinación protocolar de la visita académica del Ministro de
Relaciones Exteriores de ese país el Embajador Didier Operti Badán quien iba a ser
distinguido como “Doctor Honoris Causa” por una universidad local, cuando llegó al
lugar donde se iba a realizar el evento fue increpado por la periodista de una radio
local que a toda costa lo quería hacer opinar sobre una cuestión de relaciones
bilaterales Argentina-Uruguay, a lo que el diplomático declinó en varias oportunidades,
mientras caminaba hacia el salón donde se realizaría el acto, por encontrarse en una
visita académica y no de estado. Luego, cuando finalizó el acto académico y salíamos
del salón donde se había servido un agasajo acompañados por el rector y las
autoridades de la Casa de Altos Estudios, el chofer del rector y otros funcionarios de la
universidad tuvieron un altercado con el periodista y el camarógrafo de un canal
televisivo que finalizó de modo violento. Tuve que “sacar” al Ministro de Relaciones
Exteriores del Uruguay ayudado por el personal de seguridad de la policía que el
gobierno provincial había dispuesto que acompañara a este embajador. Fuimos a un
bar en la esquina de la universidad a tomar una café para recomponernos y seguir con
la agenda prevista para la tarde. Por supuesto que este señor, como buen diplomático,
no hizo comentario alguno sobre el escándalo del cual había sido involuntario testigo y
partícipe pasivo, sólo lamentó no haberse podido despedir del rector de esa
universidad más formalmente. Motivo de evocación y conclusión: Desagrado por la
conducta irrespetuosa de la movilera y por el incidente al finalizar el acto
académico, la entidad anfitriona no puede exponer a una personalidad que la
visita a un trato irrespetuoso y mucho menos sus autoridades y empleados no
pueden protagonizar un bochornoso incidente cuando despedían a su invitado.
Reconocimiento a la capacidad del Ministro de Relaciones Exteriores para
superar los incidentes.
3. Para el Ministerio de Educación de la Provincia de Córdoba en el año

2001 se me encomendó organizar unas jornadas para docentes sobre niños y jóvenes
con dificultades de aprendizaje. En la jornada de clausura el cierre estuvo a cargo de
un coro de niños sordomudos que, con sus manitos en lenguaje de señas, nos
interpretaron dos temas que todos podíamos escuchar. Cuando finalizaron todos
estábamos conmovidos, participantes, autoridades de gobierno, invitados especiales,
disertantes, y organizadores. Ése era el cierre del evento que dejaba un último
mensaje, la síntesis perfecta sobre la temática del evento. Al escribir este manual aún
hoy ese recuerdo me emociona…Motivo de la evocación: Reconocimiento de la
capacidad de aprendizaje y superación demostrada por los pequeños
integrantes del coro.
De los tres ejemplos expuestos he anotado en cursiva y negrilla por qué recuerdo tan
vívidamente esos eventos. El evento debe sorprender, alegrar, conmover, hacer
reflexionar, convencer, siempre sin excesos o trazos gruesos. Recuerde: Hay un solo
paso hacía el ridículo o el mal gusto. Evite darlo.
¿Por qué lo que nos emociona es lo que más recordamos e incluso llega a condicionar
futuras conductas?
La respuesta nos la brinda el psicoanalista, antropólogo cultural y experto en

marketing Clotaire Rapaille, director del “Archetype Discoveries Worldwide” y consultor
de cincuenta compañías de la lista “Fortune 100” entre las que se cuentan Chrysler,
General Electric, AT&T, Boeing, Honda y L´Oreal entre otras, en su libro “El Código
17
Cultural una manera ingeniosa para entender por qué la gente alrededor del mundo
vive y compra como lo hace” (2), quien sostiene que hay “una clara conexión entre
aprendizaje y emoción”. Para ello se basó en los trabajos del científico Henry Laborit a
quién cita refiriéndose a la conexión entre “aprendizaje y emoción, demostrando que
sin esta última el aprendizaje era imposible” (3), concluyendo que “La combinación de
la experiencia y su emoción correspondiente crean lo que es conocido ampliamente
como una impronta, un término que por primera vez aplicó Konrad Lorenz. Una vez
que una impronta ocurre, condiciona fuertemente nuestros procesos de pensamiento y
le da forma a nuestras acciones futuras. Cada impronta nos ayuda a ser más lo que
somos. La combinación de improntas nos define” (4).
Bien, ahora se nos plantean dos preguntas: ¿Quién es Konrad Lorenz y qué es una
impronta?
Respuestas: La definición del vocablo impronta que dio su creador el Dr. Konrad
Zacharias Lorenz Premio Nobel de Medicina y fundador de la Etología (ciencia que
estudia el comportamiento de los animales en su medio natural que se interesa por la
evolución en todos sus sentidos) es la “Forma de aprendizaje establecida
genéticamente por la que un animal es capaz de aprender un determinado
comportamiento durante un espacio determinado de tiempo”4. Este eminente
investigador en su obra “El Anillo del rey Salomón” divulga sus estudios sobre las
conductas del mundo animal y las relaciona con las conductas humanas, ya que el
hombre desde la prehistoria (entre el Paleolítico y el Neolítico) por convivir con los
cánidos ha tomado conductas de ellos tales como reverencias (gesto de sumisión, de
reconocimiento de una jerarquía superior en la monarquías), el no mirar a los ojos
como gesto de respeto (mirar a los ojos es la acción previa de ataque o defensa, en
algunas culturas es tomado como un gesto de desafío), y otros gestos habituales de
cortesía, para inhibir el ataque de otro más poderoso de su especie.
Claro que Rapaille en su trabajo le otorga un sentido más amplio a la impronta

humana, pues indica que se pueden adquirir, además de heredarse genéticamente.
Esas improntas adquiridas por la experiencia y el entorno se aprenden en su mayor
parte hasta los siete años. “No obstante la emoción continúa suministrándonos
improntas a lo largo de nuestra vida” (5).
¿Qué reuniones en su vida personal recuerda como las más felices o los momentos de
reunión familiar que le causan más placer? Un cumpleaños, un casamiento,
festividades de fin de año. Son todos eventos sociales. ¿Cuál sería el objetivo y el
mensaje para reunirse en estas ocasiones? El objetivo es reunirse con seres queridos
para juntos compartir una comida, una fiesta, por que ello nos gratifica espiritualmente
y el mensaje es decir: „eres importante para mí‟, „disfruto de tu compañía‟, „me hace
bien estar contigo‟, „quiero que estemos juntos en este momento especial para ambos‟,
„te quiero‟. Por el contrario, también recuerda los momentos tristes o dolorosos, el
funeral de un ser querido, la comida donde se despiden los parientes luego del entierro
y vuelven a sus hogares. El funeral y la comida fúnebre son reuniones sociales del
ámbito familiar o íntimo, también tienen finalidad comunicacional a la que podríamos
definir como interna, propia del ámbito familiar íntimo. En estas ocasiones no sólo se
exterioriza el dolor ante la pérdida, con lo que comienza a elaborarse el duelo, sino
4
Diccionarios Digitales: www.diccionariosdigitales.net/.../ciencias%20ambientales-2-
etologia.htm (septiembre de 2010).
18
que también queda instalada la nueva situación social de los sobrevivientes, viuda/o,
huérfana/o. Las que fijan lo recuerdos de estos sucesos son las emociones.
Emociones de distinto signo, pero emociones al fin y al cabo.
Comida de gala en la sede un museo para recaudar fondos, apréciese la acertada

iluminación sobre el esqueleto de dinosaurio alrededor del cual se han situado las
mesas. De la ambientación y la originalidad de la misma dependerá el impacto que
cause la comida en los asistentes. ¿Qué mejor manera de invitar a pasar una grata
velada y apreciar el ámbito al que contribuirán con fondos a mantener los donantes?
¿Recordarán su participación en la comida si la misma tuvo una ambientación original,
un menú apropiado y números artísticos que animaron e hicieron agradable la velada?
En suma un evento planificado y ejecutado con un objetivo de obtener fondos y
“fidelizar” a los donantes con la entidad.
La utilización del evento para enviar mensajes a distintos públicos de distintas culturas,
en la actualidad ha surgido como respuesta al desafío de franquear las barreras en
materia de comunicación. Ya que debido a la globalización y a los avances
tecnológicos se interactúa con personas de otras regiones o países casi a diario.
¿Cómo encontrar entonces un lenguaje, no escrito, ni verbalizado para llegar a ellos
con nuestro mensaje? La respuesta es utilizar un evento que transmita ese mensaje.
En el caso de los eventos deportivos magnos como las Olimpíadas o los mundiales de
fútbol más allá de lo meramente deportivo transmiten un mensaje de convivencia
pacífica de las distintas nacionalidades, durante el transcurso de esos eventos
deportivos hay una especie de hermandad universal. En la ceremonia de apertura de
los juegos deportivos hay desfiles de delegaciones, intercambio de presentes entre los
participantes, saludos cordiales, agasajos, recepciones de bienvenida y despedida,
desde las plateas son aplaudidos por sus compatriotas y por otros asistentes de
distintas nacionalidades y en los palcos de autoridades están ubicados sus
gobernantes o representantes según la precedencia que indica el protocolo, pero
todos juntos.
19
El despliegue tecnológico puesto en escena durante la ceremonia de apertura y
clausura olímpicas y la capacidad de organización demostrada por la China en las
Olimpíadas del año 2008 influyeron positivamente sobre su imagen en el resto del
mundo. El objetivo comunicacional del país organizador fue mucho más allá hecho
meramente deportivo. Se hicieron diversas interpretaciones o lecturas de la realidad
de ese país, desde el aspecto económico, político y hasta en el ámbito diplomático,
que le fueron altamente favorables.
A veces, la comunicación puede verse obstaculizada no sólo por el idioma, sino

también por antagonismos o disputas políticas, de clase, raciales o religiosas. Sin
embargo, lo importante es la oportunidad que brinda el evento para una coexistencia
en la participación. Que los participantes hablen o no, no es lo fundamental, sino su
intervención física y mental en el grupo. ¿Imagina usted jóvenes israelíes y palestinos
realizando una actividad conjunta? Es difícil. Pero el maestro Daniel Baremboin lo ha
hecho posible formando una orquesta de jóvenes de ambas nacionalidades que
ofrecen conciertos por el mundo. Ha demostrado que el entendimiento es factible por
vía del arte, en este caso específico la música. Y ¿Qué es un concierto? Un evento
cultural por cierto, donde además de disfrutar de la música ejecutada por virtuosos
jóvenes dirigidos por un eximio maestro, captamos también un mensaje que nos dice
que el entendimiento y la paz entre los pueblos, es posible.
El evento ofrece un ambiente de experiencia profesional compartida en el caso de los

congresos, donde cada miembro sacará el provecho que su interés y capacidad le
faciliten. La organización de eventos dentro de una comunidad cualquiera sea su
naturaleza, cobra importancia por que ellos constituyen una forma más de
comunicación entre los miembros al interior del grupo y hacia el exterior, con otros
grupos. ¿Los eventos profesionales tienen como objetivo reunirse sólo para adquirir
conocimientos o intercambiar experiencias? No, ese es el objetivo declarado. También
sirven además para relacionarse y conocer a otros profesionales. ¿Quién sabe si ese
interlocutor con el que tuvo una conversación ocasional no es su futuro cliente o
empleador? Por cierto: Usted, cuando asiste a eventos, ¿lleva tarjetas de presentación
social o profesional? Solía decir un brillante diplomático brasileño junto a quién tuve el
honor de trabajar y de quién aprendí mucho, el Embajador Paulo Alberto da Silveira
Soares: - “quién no lleva tarjetas para intercambiar en un evento, no existe, es como si
se hubiera quedado en su casa viendo televisión”.
Como hemos visto hasta aquí el evento transmite diversos mensajes a los asistentes y
destinatarios del mismo. Todo lo relacionado con el evento comunica impactado en la
percepción de los públicos meta. Principalmente en el nodo emotivo, marcando
improntas, influyendo sobre los esquemas mentales de los individuos. Recuerde que
20
actuamos como pensamos y tomamos decisiones basadas esos pensamientos, que se
han adquirido por cultura familiar, social o grupal.
(2) Rapaille, Clotaire. “El Código Cultural, una manera ingeniosa para entender por
qué la gente alrededor del mundo vive y compra como lo hace”. Ed. Norma.
Bogotá. Colombia.2007.
(3) Ibíd.
(4) Ibíd.
(5) Ibíd.
21
Bibliografía

AR: Ugerman Editor.

22
Ejecución
del evento
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
Ejecución
El programa. El desarrollo del evento. Atención a invitados
especiales, disertantes, participantes, autoridades
gubernamentales y protocolares, los participantes y los medios
de comunicación. Hospitalidad empresaria. Cierre del evento.
El programa del evento

El programa del evento contiene los datos básicos:
 Motivo.
 Lugar.
 Fecha.
Programa:
00 Hs. Arribo de autoridades
Y así sucesivamente en orden cronológico se detalla el desarrollo del evento; cuando se
trata de un evento de varias jornadas se imprime un programa que está detallado día a
día para que los participantes puedan seguir todas las actividades.
A continuación se muestra un Modelo de programa:
Acto de Inauguración Planta de Montaje - Renault Argentina (Córdoba).
Arribo del Sr. Presidente del Grupo Brasil y comitiva al Aeropuerto

Córdoba “Arq. Ambrosio Taravella”.
Reciben:
• Sr. Intendente de la Ciudad de Córdoba
• Sr. Cónsul de Brasil en Córdoba
• Sr. Presidente de la Unión Industrial de
Córdoba Traslado a Renault Argentina Planta
Santa Isabel
Arribo de comitiva a Renault Argentina Planta Santa

Isabel Reciben:
• Sr. Director de la Planta Santa Isabel Renault Argentina
• Sr. Gerente de Relaciones Institucionales de la Planta Santa Isabel Renault
Argentina Acto de Inauguración – Bendición protocolar

Palabras de Bienvenida a cargo del Sr. Director de la Planta Santa Isabel Renault
Argentina Palabras a cargo del Sr. Presidente del Grupo Brasil
Palabras de cierre a cargo del Sr. Intendente de la Ciudad de
Córdoba Corte de cinta y recorrido por las instalaciones
Recepción en salón comedor
Finalización del acto y traslado del Sr. Presidente del Grupo Brasil y comitiva al
Aeropuerto Córdoba
Partida del vuelo con destino a la ciudad de Porto Alegre. Brasil
Atención a invitados especiales, disertantes, participantes, autoridades

gubernamentales y protocolares, los participantes y los medios de
comunicación.
En todo evento es importante atender a invitados especiales, disertantes, participantes,
autoridades gubernamentales y protocolares, los participantes y los medios de
comunicación, por ello se designarán personas responsables de atender específicamente
a cada uno de estos grupos. El responsable debe cerciorarse que en cada actividad
tengan las ubicaciones adecuadas y estar pendientes de los pequeños detalles, así como
verificar el hospedaje, alimentos y transporte que utilizarán.
Aunque pueda parecer evidente, vamos a repasar algunos aspectos de la recepción de

una personalidad que son esenciales:
1° Necesitamos asegurarnos que su llegada no sufra inconveniente alguno.

2° Para ello habremos confirmado con su secretaria privada, asistente o nuestro par de
Relaciones Públicas que éste viajará con todos sus documentos de viaje en orden. Por
ejemplo, si es un viaje internacional: validez del pasaporte, visa, vacunas, obligación de
registro de extranjeros, reserva de vuelos, entre otros detalles. Ahora bien, si el viaje es
local, necesitamos también constatar los vuelos, traslados en bus, en taxi, siempre
buscando respetar los cronogramas asignados.
3° Para lo cual, se le habrá hecho llegar un programa provisorio de actividades, tanto
profesionales como sociales y culturales, de manera que al partir ya tenga una idea
suficientemente clara de su agenda durante la estadía.
4° Al preparar la agenda, conviene tener en cuenta que todo el mundo necesita
esparcimiento y descanso. Por lo tanto, a excepción que resulte absolutamente vital,
debemos evitar ser abusivos con una maratón de compromisos, tratando de programarle,
en proporción al tiempo disponible, alguna mañana o tarde para las compras y paseos,
así como alguna noche para descansar de las comidas oficiales. (Estos intervalos se
suelen
llamar “libres” y se entiende que el visitante tendrá absoluta libertad de acción, dentro de
lo razonable, para disfrutarlo como le parezca.
5° El programa de actividades se irá precisando paulatinamente, siempre en coordinación
con la secretaría privada, asistentes o par de Relaciones Públicas del visitante, de
manera que al llegar, éste tenga un panorama lo más completo posible de sus
actividades y que los imprevistos estén reducidos al mínimo.
6° Asimismo, habremos establecido contacto con el área de relaciones públicas
correspondiente tanto del Aeropuerto de arribo, como del hotel donde se hospedará, para
coordinar con cierta anticipación todos los aspectos relativos a la tramitación de sus
documentos de viaje, retiro de equipaje, calidad de sus habitaciones y del servicio, entre
otros. Naturalmente, también habremos controlado que su transporte, tanto al llegar
como durante su visita sea adecuado a su nivel. No menos importante es la partida, el
traslado acompañamiento y despedida es el cierre de la visita.
Imagine que usted, como Relacionista Público, logró el desarrollo de una estrategia de
alianza corporativa brillante para la rentabilidad y sustentabilidad de su organización.
Entonces reciben en su ciudad al Presidente de la organización con la cual firmarán la
alianza. Pero el Aeropuerto demoró su arribo, el coche que lo trasladó del Aeropuerto al
Hotel no le funcionaba el aire acondicionado, la reserva de la habitación en el Hotel no
había sido confirmada por lo cual se hospedó en una habitación de menor nivel al
esperado.
¿Cómo cree usted que resultarán las negociaciones entonces? Con seguridad estos
descuidos en los detalles pondrán en peligro la alianza, el negocio de su empresa y por
supuesto su puesto de trabajo. Recuerde: “Las grandes obras empiezan por sus
detalles”.
7° Otro aspecto importante es el de la seguridad y la salud. Tendremos que tomar
siempre las medidas necesarias para que el visitante cuente con una protección acorde
con su importancia y que esté prevista la posibilidad de una pronta atención médica si
llegara a sufrir algún problema.
8° En ese sentido, también es fundamental poder contar con servicios legales y jurídicos,
de manera que toda contingencia de este tipo sea debidamente cubierta, tanto en cuanto
a la defensa del extranjero en nuestro país, como en lo relativo a la eventual
responsabilidad del propio organizador si por alguna circunstancia desgraciada se
incurriera en un ilícito civil o penal. Visitas a establecimientos y otros acontecimientos.
En el caso de atención a los medios de comunicación el área pertinente destaca el
enlace que conoce a los periodistas, les provee el material, press kit y todo otro
requerimiento que se le haga por parte de los periodistas.
Hospitalidad Empresaria
Referente a la organización de visitas transcribimos una serie de tips que aconseja la
especialista española en ceremonial Lola García1 directora de la empresa Soluciones
Eficaces:
1
http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrpp/recepcion_visitas.mspx (septiembre de 2010)
“La inversión que se realiza para posicionar y potenciar la imagen corporativa
habitualmente suele ser costosa. Se cuidan bastante los símbolos y elementos gráficos
que permitirán la comunicación con los públicos objetivos y, en ocasiones, descuidando
los pequeños detalles que conforman su propia filosofía institucional.
Se pone mucha atención en cuidar aquellas cuestiones por las que “paga”, pero se
despreocupan de las que, en principio, no cuestan dinero, no prestando la atención
adecuada en su repercusión.
Un ejemplo lo podemos observar en la publicidad, tan explotada como herramienta de

difusión y promoción y de la que podemos obtener dos lecturas: la publicidad directa y la
publicidad indirecta. La primera hace referencia a la publicidad por la que se paga (por
ejemplo, un anuncio) y la segunda, la que se produce de forma espontánea y colateral
(por ejemplo, un problema que tuvo con un cliente y que no se solucionó de forma
conveniente, lo que habitualmente produce una muy mala publicidad).
Pues lo mismo sucede cuando alguien va a visitarle a su empresa. Si usted no cuida los
detalles en cómo le recibe y el trato que le dedica, la impresión que puede sacar de su
compañía puede ser muy distinta de la que usted desea transmitir. Si desea cuidar todos
los elementos por los cuales, usted y su empresa, comunican hacia el exterior, debe
dedicar un tiempo en planificar cómo lo quiere hacer y cuáles son los cuidados que usted
les va a dedicar. Esto resultará más fácil si usted cuenta con un lugar para la recepción
de las mismas y si no es así, deberá pensar en cómo lo desea hacer para causar una
buena impresión y ser hospitalario con sus visitas. Para ello, a continuación le indicamos
una serie de ideas que le ayudarán en la planificación de este tema y que le
recomendamos documente e incluya en el Manual de Protocolo y Comunicación de su
empresa:
1. Una de las acciones más importantes en relación a la imagen corporativa que

deseamos transmitir es la forma en la cual nos relacionamos con los demás y el cómo
recibimos a nuestras visitas es una de ellas, por ello, es importante prever una zona
donde las personas que vienen a vernos a nuestra empresa puedan ser atendidas.
Dejarlas de pie en recepción no es una buena idea. ¿Dejaría usted a los invitados a su
casa esperándoles en la entrada o les haría pasar al salón?
2. Siempre que sea posible, la zona de espera debe tener unas características
óptimas para que nuestro visitante se sienta cómodo: colores claros, luz no
demasiado tenue ni potente (a ser posible natural), una temperatura agradable (entre 22
y 24º), con ventilación apropiada, un olor agradable y si hay música, que sirva de fondo,
nunca de protagonista.
3. Si generalmente tiene distintos tipos de visitas y dispone de espacio, establezca

diferentes zonas de espera según el tipo de visita. No deje al directivo de una empresa
proveedora con otra de su competencia o con un cliente. Planifique sus visitas y haga
que no coincidan.
4. Sea hospitalario con sus visitas y deje a su disposición algún tipo de lectura,
como por ejemplo, su revista corporativa o también son una buena opción, las revistas
del sector. Otra cuestión interesante es que la persona de recepción le ofrezca algo de
beber, como un vaso de agua o café.
5. El tiempo es oro. No haga esperar a sus visitas, especialmente cuando la reunión

se ha fijado con anterioridad. La puntualidad es obligada tanto para el que visita como
para el que recibe. Hacerse esperar no es señal de ser más importante o superior,
sino de falta de respeto y consideración hacia el otro.
6. Si tiene que hacer esperar a su visita más de diez minutos, disculpe la tardanza y
dé una breve explicación. Si se prevé que la reunión se retrasará más, debe hacer que
alguien se disculpe en su nombre y avise al interesado sobre el tiempo de espera, para
que éste actúe en consecuencia.
7. Observe y planifique con atención que todas las personas que forman parte de
la cadena de recepción, sigan las mismas normas de cortesía y de actuar: personal
de seguridad, de recepción, de secretaría, directivo... Una vez definida la filosofía de la
empresa todos los miembros de ésta, deben de implementarla con el mismo grado de
compromiso. Para ello y tal y como hemos comentado anteriormente, lo preferible es
documentarlo en su Manual de Protocolo y Comunicación
8. Establezca una jerarquía a la hora de atender las visitas. Cuestiónese quién recibe
y cómo hacerlo. Hágase las siguientes preguntas dependiendo de su organización:
¿quién recibe a un comercial que va a visitar a un director o un jefe de departamento? ¿Y
a un director general que recibe el director general de su empresa? A mayor importancia
de la visita, mayor deferencia al momento de recibirle. Establezca normas y prioridades al
respecto.
9. Es conveniente que la persona que atiende al recién llegado, bien como

interlocutor o como guía, se identifique, salude y le indique cómo se va a proceder.
Por ejemplo: “Vamos a ir a mi despacho” o “le voy a llevar al despacho de D. Julián
Gómez”. Hacer que nuestro visitante se sienta perdido o desorientado, no facilita la
buena imagen que se desea transmitir, es necesario que la visita sepa en todo momento,
dónde está y quién le atiende.
10. Una vez que la visita es recibida por su interlocutor, éste debe actuar cómo un
buen anfitrión. Saludar de forma firme y sincera, invitar al visitante a sentarse y entregar
y recibir la tarjeta corporativa, si fuera necesario. Si es la primera vez que recibe a esta
persona lea la tarjeta, memorice el nombre y cargo de la persona y a ser posible, déjela
a la
vista por si necesita recordar el nombre de la persona o la empresa. Si recibe o se reúne
con varias personas, coloque las tarjetas encima de la mesa, con un orden que le permita
poder dirigirse a ellos por su nombre, simplemente echando un vistazo a las mismas.
Independientemente de si la visita ha sido o no productiva, lo que sí hemos de conseguir

es que el visitante se haya sentido cómodo y bien atendido, ya que esto permitirá que la
persona que nos ha venido a ver se marche con una buena sensación y esto redundará
en una mejor imagen y más positiva.
Cualquier acción que permita mejorar la imagen corporativa de nuestra empresa y de las
personas que la integran, estará contribuyendo a mejorar la comunicación, a transmitir
aquello que deseamos y a establecer relaciones más cordiales que permitan un mayor
entendimiento y muchos puntos de encuentros, que nos permitan conseguir nuestros
objetivos.”
Bibliografía
Di Génova, A. E. (2010). Ceremonial empresarial: el ceremonial de relaciones públicas.
Buenos Aires, AR: Ugerman Editor.
Jijena, S. R. (2015). Organización de eventos: problemas e imprevistos, soluciones y

sugerencias (3a. ed.). Buenos Aires, AR: Ugerman Editor.
Iluminación Adecuada vs. Iluminación Inadecuada
Los seres humanos dependemos de la visión La gran mayoría de nosotros confía más en la vista
que en cualquiera de los otros sentidos. Contamos con ella para aprender, para realizar nuestro
trabajo durante el día.
Cualquier interferencia con nuestra visión normal tendrá su costo. El precio puede ser un dolor de
cabeza, fatiga o simplemente una vaga sensación de disconfort. Cuando esa interferencia es
continua, el efecto es acumulativo.
El stress diario de forzar la vista puede provocar a largo plazo problemas de salud, perdida en la
productividad e insatisfacción en nuestro trabajo y en nuestro lugar de trabajo. A continuación
veremos ciertos problemas que la luz inadecuada puede causar y algunas sugerencias para prevenir
estos problemas simplemente aplicando las técnicas de iluminación adecuadas.
Iluminación Inadecuada
Deslumbramiento Directo
Es el resultado de la luminancia proveniente directamente de una ventana o luminaria. Puede crear
disconfort y fatiga visual como consecuencia del continuo ajuste y reajuste de las pupilas a dos
niveles de iluminación muy diferentes.
Deslumbramiento Reflejado
Es la luz reflejada por superficies brillantes y que contribuye a un esfuerzo visual y fatiga. Una fuente
de luz reflejada en la pantalla de un monitor crea una imagen brillante que dificulta la lectura de los
caracteres en dicha pantalla.
Luminancia de Velo
Es el reflejo producido por una luminaria que obscurece parcial o totalmente detalles (como por
ejemplo palabras impresas sobre un papel brillante) por la reducción del contraste entre los detalles
y el fondo. Puede obscurecer partes de un texto o velar imágenes fotográficas dificultando su visión.
Sombras Duras y Alto Contraste
Cuando existe una diferencia significante entre la iluminancia del objeto y su entorno inmediato y que
puede contribuir al disconfort visual. Un ejemplo de esto son las sombras producidas por una fuente
puntual sobre la cabeza o la mano que escribe de una persona y que oscurecen el plano de trabajo
donde se está leyendo o escribiendo. Las mochilas de los "action offices" también suelen producir
sombras y crear disconfort. Cuando las pupilas deben ajustarse continuamente a diferencias de
iluminancia entre el objeto de trabajo y el entorno inmediato trabajan mucho más y la vista se cansa
más rápidamente que en ambientes en los cuales las sombras son difusas y las iluminancias más
uniformes.
Otras Consecuencias
Al margen de los problemas visuales apuntados, la iluminación incorrecta de los puestos de trabajo
trae como consecuencia una cantidad de dolores corporales (cuello, hombros y espalda
especialmente) derivados de las posiciones anormales que, inconscientemente, el individuo adopta
para evitar de alguna manera ser víctima del deslumbramiento.
Iluminación Adecuada
Una iluminación adecuada permite a las personas realizar sus tareas sin esfuerzos físicos ni
disconfort psicológico. Una iluminación indirecta bien diseñada contribuye a lograr este propósito.
Reducción de las luminancias

La iluminación indirecta convierte al cielorraso en una única "fuente de luz" suave y difusa, eliminando
los deslumbramientos y los reflejos en los monitores de las computadoras, como así también, los
molestos brillos en superficies horizontales y verticales.
Minimiza las sombras y los altos contrastes

La iluminación indirecta reduce las sombras producidas por la cabeza y las manos. Si existen
mochilas o elementos elevados que puedan producir sombras, estas siempre serán más "blandas"
que las producidas por la luz directa. De todas formas, siempre se podrá recurrir a una iluminación
bajo mochila si las sombras fueran demasiado molestas.
Niveles de iluminación bien balanceados
La iluminación indirecta proporciona una excelente uniformidad en la
iluminación general del recinto, además de mantener una buena
relación de contrastes entre los diversos entornos, evitando así la
continua reacomodación de las pupilas, especialmente en el caso del
trabajo con computadoras, donde la luminancia del papel blanco de
los datos que se están leyendo suele ser inmensamente superior a la
de la pantalla del monitor.
De esta manera, será mucho más fácil lograr la relación de ! : 3 entre el plano de trabajo y el entorno
inmediato, valor recomendado por todos los entes Nacionales e Internacionales al respecto.
Otras consideraciones
Es cierto que un ambiente iluminado solamente de forma indirecta puede derivar en una falta de
apreciación de los detalles y las texturas de determinados elementos. Para estas situaciones,
bastará con disponer una serie de spots, generalmente orientables, para crear una iluminación de
destaque sobre elementos como obras de arte, plantas, paredes, etc. Sobre estas últimas, una de
las técnicas más habituales es el "wall washing" o bañado de paredes y el "scalloping" o secuencia
de elipses dibujadas sobre las mismas por medio de líneas continuas de spots con lámparas
dicroicas o PAR de haz concentrado.
También será conveniente la distribución de una moderada cantidad de "downlights" (iluminación

directa) por medio de spots generalmente embutidos en el cielorraso y de haces de luz no muy
"duros" a los efectos de proveer iluminación modeladora. Este complemento deberá ser balanceado
según cada situación en particular. En aquellos espacios en los que la reducción del
deslumbramiento sea la prioridad, este complemento deberá ser mínimo, digamos entre un 2% y un
5%, mientras que en lugares de encuentros y reuniones, donde es importante el modelado de las
facciones, se podrá experimentar entre un 30% y un 40% dependiendo de las dimensiones del local.
xión en su superficie y al mismo tiempo controlar los niveles de iluminación y tratar de generar
contrastes no demasiado bruscos en todo el ambiente.
Evaluación.
Indicadores.
Eventos,
Ceremonial y
Protocolo
Cierre del evento
El cierre del evento se verifica una vez finalizado el mismo, se deben enviar los
agradecimientos por haber asistido, participado, cubierto el mismo, así como liquidar
todas las cuentas pendientes, incluyendo abonarles los honorarios a las personas que
participaron en el comité organizador. Se realizan las sesiones de evaluación de cierre,
se procede a elaborar la memoria, el dossier, el envío del mismo a los sponsors, junto a
los agradecimientos; se publica en el facebook del evento el agradecimiento general,
pudiéndose colgar fotos y filmaciones. Si el material fílmico es abundante conviene
habilitar un canal en Youtube con vínculo al Facebook. Si los organizadores poseen un
Facebook también se agradece allí y se comenta el éxito alcanzado en el evento,
vinculándolo con el Facebook del evento y el canal de youtube.
Definición de Indicadores: Evaluación general del evento.

Evaluación de impacto y difusión. Evaluación del equipo.
Resultados, informes financieros: presentación. Dossier.
Introducción
En la primera parte de la asignatura hemos hecho referencia a la evaluación constante
del evento desde el primer momento. El coordinador general evalúa el cumplimiento de
los tiempos de organización y la gestión que lleva a cabo cada una de las áreas del
evento a través de reuniones informativas con los coordinadores de cada área, donde se
evalúa el avance y el cumplimiento de los objetivos fijados para cada etapa de
organización. Esta evaluación del evento en el curso del momento de planificación y
organización permite corregir errores y prevenir contratiempos o salvar el obstáculo de un
imponderable, (suceso climático, clima político turbulento, amenazas de atentados, etc.),
pues la evaluación desde el génesis mismo del evento permite plantear alternativas,
tiempos de realización posteriores a la fecha original del evento, cambio de sede, etc.
Todos los antecedentes de la organización y su evaluación antes y durante se registran

para proceder a su análisis y evaluación.
Tipos de evaluación:
1. Evaluación por áreas y del comité organizador en general. (Evaluación de

Desempeño). Antes durante y después de evento. Se evalúa el desempeño de
cada área y el comité organizador en general. Es una evaluación intraequipo. Se
evalúa el desempeño y el cumplimiento de metas y objetivos.
2. Evaluación financiera. Se evalúa la ejecución del gasto previsto en el
presupuesto, para organizar. Si se trata de un evento destinado a generar
fondos, se evalúa si
hubo pérdidas o ganancias y si éstas son las previstas, menores o mayores. Si se
trata de un evento financiado por patrocinantes, sponsors, adherentes, etc., si se
alcanzaron los ingresos previstos.
3. Evaluación de Prensa. Si se alcanzaron los objetivos de prensa fijados, se debe
acompañar con el correspondiente clipping y la evaluación de impacto y de
valoración de la noticia del evento que hicieron los medios de comunicación.
4. Evaluación General (Dossier). Es la evaluación del evento, si se alcanzaron o
no los objetivos específicos y general del evento.
En la evaluación general se incluye la evaluación de prensa. A veces, según el tipo de

evento se incluye, si corresponde, la evaluación financiera.
Memoria del Evento
La memoria del evento es la totalidad de archivos y documentos en soporte, papel, digital

u objetos e indumentaria (remeras, gorras), que se utilizaron durante el evento que se
clasifican y guardan para futuras realizaciones. En la memoria se archivan los resultados
y evaluaciones de toda índole. Como su denominación lo indica, son la memoria de todo
el evento desde el primer momento en que se organizó hasta su término y cierre.
Memoria Académica o Memoria de un congreso
Cuando se celebra un congreso al finalizar el mismo se realiza una publicación que se le

envía luego a todos los participantes sobre las ponencias, comisiones de trabajo,
conclusiones, nómina de participantes, comité organizador, comité académico, comité
científico, comité de honor. En este libro está contenido el trabajo llevado a cabo durante
el congreso. También se puede enviar esta memoria por e-mail y colocarla en el sitio web
del congreso en formato PDF.
Memoria para patrocinantes y sponsors
Junto al agradecimiento (generalmente una nota), se envía a los patrocinantes y

sponsors una memoria con todo el material que se utilizó en el evento que lleve su
isologotipo, imágenes, filmaciones, apariciones en el sitio web del evento, clipping de
prensa. Con estos elementos el sponsor o el patrocinante podrán apreciar su
participación y además, si fue satisfactorio el evento para ellos, y cubrió sus expectativas
u objetivos de participación, tendremos un vínculo positivo si es la primera vez que son
nuestros sponsors que permitirá contarlos nuevamente en futuras realizaciones.
Recuerde que ellos creyeron en nosotros e invirtieron no sólo dinero, mercaderías,
bienes o servicios, sino que también sumaron su marca, imagen y el prestigio comercial
que poseen (bienes intangibles más preciados), a nuestro evento.
Indicadores
Evaluar un evento tiene una doble finalidad:
1. Mejorar la calidad y pertinencia de los eventos en lo referente a los temas

seleccionados, la metodología utilizada y los objetivos fijados y alcanzados.
2. Recabar datos que permitirán una mejor organización de eventos futuros.
En lo referente a la evaluación específica del evento, según las características del mismo
serán los indicadores a evaluar. Detallo a continuación los más utilizados:
Análisis de consecución de objetivos específicos y general o principal. A través de

encuestas de satisfacción a los públicos involucrados al finalizar el evento.
Convocatoria: Asistencia de invitados esperados contrastada con la cantidad de invitados

que asistieron (cuantitativa). Jerarquía o prominencia oficial, empresarial, deportiva,
cultural, científica y social de los invitados (cualitativa).
Cantidad de público asistente, si se trató de un evento pago (concierto o recital). En ese

caso específico, el resultado económico, beneficios.
Cumplimiento de los horarios de las actividades programadas.
Análisis de difusión del evento: previo, durante, después. A través de los soportes
habituales (campaña publicitaria y de prensa). Consecución de objetivos, justificación de
costo de inversión publicitaria.
Análisis de cobertura específica del objetivo principal del evento por los medios de
difusión a través de clipping, análisis y valoración del tratamiento de la noticia y análisis
de impacto.
Cierre financiero del evento, ya sea un evento destinado a generar fondos o un evento
donde se ha invertido una determinada cantidad de dinero para presentar un producto,
lanzar una marca, celebrar el aniversario de una empresa (saldar deudas, realizar pagos
finales, determinar el costo final del evento, informe final de las operaciones financieras).
Si era un evento para generar fondos, si se alcanzaron las metas fijadas. Si se trató de
un evento con fines institucionales, de promoción, de gestión, si la ejecución
presupuestaria fue la planificada, si se ejecutó la totalidad del presupuesto o no, o si
hubo que reforzar el presupuesto, pues éste se excedió y consumió incluso la reserva
prevista y, por lo tanto, fue necesario ampliar el presupuesto.
A continuación se muestra un modelo de evaluación que posee la Unión Europea, que

organiza una gran cantidad de eventos anualmente en distintos países de la Unión, de
diversas temáticas.
Como se podrá comprender de la lectura y análisis de este material que se inserta
seguidamente, lo que se evalúa en este caso específico son eventos informativos, de
difusión, discusión de temas, talleres, seminarios, jornadas.
La evaluación sugerida es a la vez simple y práctica, siendo metodológicamente correcta

y utilizable en la tipología de eventos citada.
Como hemos manifestado en la introducción, a cada tipo de evento le corresponde una
determinada herramienta de evaluación. Seguidamente presentamos el trabajo de dos
profesionales mexicanos, Jorge Everardo Aguilar Morales y Jaime Ernesto Vargas
Mendoza, que rediseñaron un instrumento de evaluación para cursos de capacitación de
personal de oficinas públicas de México.
Como usted podrá apreciar, se han aplicado en el diseño de este instrumento

herramientas de Métodos y Técnicas de Investigación Social, que han permitido evaluar
certeramente los resultados y arribar a una conclusión final sobre el mejoramiento de la
herramienta de evaluación.
1
Trabajo presentado en el XXXII Congreso del Consejo Nacional para la Enseñanza e Investigación en Psicología realizado en
Mexicali en el abril del 2005.
Centro Regional de Investigación en Psicología, Volumen 1, Número 1, 2006 Pág. 97-102
LA EVALUACIÓN GLOBAL AL EVENTO DE CAPACITACIÓN:

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO1
Jorge Everardo Aguilar-Morales, Jaime Ernesto Vargas-Mendoza
Asociación Oaxaqueña de Psicología A. C.

Centro Regional de Investigación en
Psicología México
Resumen. En el presente documento se reporta un estudio de validez y confiabilidad de un

instrumento diseñado para evaluar los eventos de capacitación realizados por una institución
pública federal. Se utilizó un diseño de dos mitades, presentado en bloques disparejos,
obteniéndose una correlación positiva fuerte con r=0.99.
Palabras clave: capacitación, evaluación.
La capacitación de los trabajadores de una empresa es actualmente una parte de la vida cotidiana
de la mayor parte de las organizaciones laborales. Dentro de esta práctica es común el empleo de
un instrumento de evaluación del evento, al término de la impartición de cada curso.
Con frecuencia el instrumento utilizado arroja información que resulta útil para la planeación de
los siguientes eventos, la distribución de los recursos, la programación de los cursos, la
contratación de profesores, etc. Sin embargo, también es posible emplear este instrumento para
detectar las necesidades de capacitación del personal de instructores, generando de ellas el
programa de formación y actualización de profesores que nos aproxime a las metas de calidad que
nos hemos trazado como Institutción.
En este sentido en el departamento de capacitación y planeación de una institución pública federal,

se contaba con un instrumento de este tipo (Anexo I), sin embargo, no era suficiente la información
que arrojaba y no se había evaluado su confiabilidad como instrumento de medida. Estas razones
motivaron la intervención del personal de la asociación en el diseño de un nuevo instrumento que
superara estas limitaciones técnicas y cuya experiencia se reporta en este documento.
Método
Sujeto
Se trabajó con dos grupos que terminaban su capacitación en dos diferentes cursos, uno impartido por un
instructor interno y el otro por uno externo. El primer grupo tuvo 12 participantes y el segundo 8.
Materiales
Se desarrolló un instrumento con reactivos presentados como diferenciales semánticos (Osgood,

1979) que fueron distribuidos para cubrir los rubros de contenido y estructura del curso,
comportamiento del instructor y organización del evento. (Anexo 2).
Procedimiento
Se empleó una metodología para evaluar la confiabilidad de los dos instrumentos, para ello se
decidió por un diseño de dos mitades (Magnuson, 1969), presentado en bloques disparejos, para
distribuir aleatoriamente cualquier efecto secuencial de los reactivos particulares (Montgomery,
1991).
Resultados
Se muestra en la siguiente Tabla, donde se puede observar que para ambos instrumentos se obtuvo una
correlación positivo fuerte r = 0.99
Discusión
Como pudimos observar, queda claro que el instrumento que se había estado utilizando
para evaluar los cursos, no era tan malo. Tenía una alta confiabilidad.
También resulta evidente que el nuevo instrumento contó con una confiabilidad
igualmente alta y que el cambio de tipo de reactivos no fue un factor relevante.
La ventaja, en realidad radica, en que el nuevo Instrumento nos arroja mayor

información, exactamente de lo que queremos medir. Es decir, tiene una ventaja en el contexto
de la validez.
Aguilar-Morales y Vargas-Mendoza
Conclusión
Es deseable que se desarrolle en los trabajadores de las instituciones

Gubernamentales, una actitud científica ante los acontecimientos de la vida laboral y sea
posible, como este caso, someter a comprobación y desarrollar Instrumentos sencillos y
confiables para el desarrollo de un mejor desempeño.
Referencias:
 Magnuson.- Los Tests psicológicos.- Edit. Trillas.- 1969.

 Montgomery, D.C.-Diseño y análisis de experimentos. Edit. Iberoamericana.-1991.
 Osgood, Ch.- Curso superior de psicologíaLaexepvaelruiamceiónntaglo: bM
alé…
todo y teoría.- Edit. Trillas.-
1979.
ANEXO 1
HOJA DE EVALUACIÓN AL EVENTO
Curso: Instructor:
Periodo: Horario
Con el propósito de valorar el curso con el cual has participado y poder optimizar las
acciones de capacitación, te agradecemos que respondas en forma completa y sincera el
presente cuestionario.
Instrucciones:
Marca con una x la opción más adecuada utilizando la siguiente tabla de valores:
(E) Excelente, (B) Bueno, (R) Regular, (D) Deficiente
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL CURSO E B R D

a) ¿Consideras que adquiriste los conocimientos, habilidades o destrezas
señaladas en el objetivo general de manera?
b) ¿Los temas vistos durante el curso correspondieron a los programados?
c) ¿Los temas abordados fueron los adecuados para lograr el objetivo general?
d) ¿Consideras que el curso estuvo relacionado con tus intereses y expectativas?
e) ¿Los contenidos abordados durante el curso son aplicables en tu trabajo?
Total:
INSTRUCTOR E B D R
F) El dominio que tuvo el instructor sobre los temas fue...
g) La forma en que enseña el instructor es...
h) La retroalimentación y solución de dudas por parte del instructor fue...
i) El instructor fomentó el interés y la participación de los alumnos de manera...
j) El ambiente y las relaciones humanas que propició el instructor en el grupo
durante el desarrollo del curso fueron...
k) El uso que dio el instructor al pizarrón, láminas, impresos, etcétera, para
facilitar el aprendizaje fue...
Total:
ORGANIZACIÓN E B D R
l) Las condiciones del equipo e instalaciones utilizadas en su curso fueron...
m) Para cubrir los temas y actividades, el tiempo de duración programado fue...
n) En términos de oportunidad, preparación, orden y atención recibida por la
institución, la organización general del curso fue.
Total:
Comentarios Adicionales:
1. De los temas tratados durante el curso, ¿Cuáles serán más útiles para el desempeño de tu
trabajo?
2. ¿Qué otros temas o actividades desearías que se incluyeran en este curso?
3. ¿Recomendarías este curso (Si/No) y ¿por qué?
4. Otras sugerencias, comentarios, críticas, quejas, etcétera, que permitan mejorar el curso.
La evaluación global …
Anexo 2
FORMATO DE EVALUACIÓN A LOS CURSOS

CURSO: PERÍODO:
INSTRUCTOR: HORARIO:
COORDINADOR: NÚM. DE PARTICIPANTES
LUGAR DE IMPARTICIÓN:
INSTRUCCIONES: Encierre en un círculo el número que represente mejor

su respuesta a cada reactivo.
1 es el más bajo, 4 es el más alto.
Considere que este cuestionario no afectará sus calificaciones.

CONTENIDO DEL CURSO Y ESTRUCTURA DEL CURSO
1.- LOS TEMAS REVISADOS SON APLICABLES A SU ACTIVIDAD SIEMP 4 3 2 1 NUN
LABORAL RE CA
2.- LOS TEMAS REVISADOS RESPONDIERON A SUS INTERESES Y SIEMP 4 3 2 1 NUN
EXPECTATIVAS RE CA
3.- EL DESARROLLO DE LOS TEMAS SE REALIZÓ DE LO SIEMP 4 3 2 1 NUN
SENCILLO A LO COMPLEJO RE CA
4.- LAS DINÁMICAS DE TRABAJO PERMITIERON AL ESTUDIANTE SIEMP 4 3 2 1 NUN
SER ACTIVO RE CA
5.- LAS ACTIVIDADES VARIARON DE ACUERDO AL CONTENIDO SIEMP 4 3 2 1 NUN
DEL CURSO RE CA
6.- LAS ACTIVIDADES PERMITIERON LA SOCIALIZACIÓN DE LOS SIEMP 4 3 2 1 NUN
PARTICIPANTES RE CA
7.- EL MATERIAL DIDÁCTICO (LÁMINAS, ACETATOS, SIEMP 4 3 2 1 NUN
DIAPOSITIVAS, LECTURAS, ETCETERA) FUE VARIADO Y RE CA
APROPIADO
8.- SE REALIZARON EVALUACIONES CONSTANTES SIEMP 4 3 2 1 NUN
RE CA
9.- DESPUÉS DE CADA EVALUACIÓN SE REALIZARON LOS SIEMP 4 3 2 1 NUN
AJUSTES NECESARIOS PARA ASEGURARSE DE QUE TODOS RE CA
APRENDIERAN
10. LA PLANEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO PERMITIÓ EL SIEMP 4 3 2 1 NUN
LOGRO DE LOS OBJETIVOS RE CA
-
HABILIDADES DEL INSTRUCTOR
1.- PROYECTÓ UNA IMAGEN AGRADABLE SIEMP 4 3 2 1 NUN
RE CA
2.- DESPERTÓ Y MANTUVO EL INTERÉS DEL PARTICIPANTE SIEMP 4 3 2 1 NUN
RE CA
3.- PRESENTÓ ESQUEMAS GENERALES DE LOS TEMAS Y EXPLICÓ SIEMP 4 3 2 1 NUN
LOS OBJETIVOS A LOGRAR RE CA
4.- RELACIONÓ UN TEMA CON OTRO, REMARCÓ LO SIEMP 4 3 2 1 NUN
IMPORTANTE Y REALIZÓ SÍNTESIS Y CONCLUSIONES RE CA
5.- AYUDÓ A LA COMPRENSIÓN DE LOS TEMAS CON SIEMP 4 3 2 1 NUN
EJEMPLOS, ANALOGÍAS, ANÉCDOTAS, ETC. RE CA
6.- UTILIZÓ UN LENGUAJE, UN RITMO DE EXPOSICIÓN Y UN SIEMP 4 3 2 1 NUN
TONO DE VOZ APROPIADOS RE CA
7.- APOYÓ SU EXPOSICIÓN CON DESPLAZAMIENTOS EN EL AULA SIEMP 4 3 2 1 NUN
Y ADEMANES APROPIADOS RE CA
8.- OBSERVÓ A LOS PARTICIPANTES, LOS ESCUCHÓ Y LOS SIEMP 4 3 2 1 NUN
LLAMÓ POR SU NOMBRE RE CA
9.- LOGRÓ LA PARTICIPACIÓN DE LA MAYORÍA DEL GRUPO SIEMP 4 3 2 1 NUN
RE CA
10. RECOMPENSÓ LOS ACIERTOS Y SEÑALÓ LOS ERRORES SIEMP 4 3 2 1 NUN
RE CA
-
11. LA INFORMACIÓN QUE PROPORCIONÓ FUE CLARA, SIEMP 4 3 2 1 NUN
COMPLETA Y CORRECTA RE CA
-
12. LAS REFERENCIAS DEL INSTRUCTOR INCLUYERON SIEMP 4 3 2 1 NUN
INFORMACIÓN ACTUALIZADA RE CA
-
13. ESTABLECIÓ RELACIONES AMISTOSAS CON LOS SIEMP 4 3 2 1 NUN
PARTICIPANTES RE CA
-
ORGANIZACIÓN
1.- EL TIEMPO ENTRE LA PUBLICACIÓN DE LA SUFICIENT 4 3 2 1 INSUFICIE
INVITACIÓN PARA PARTICIPAR EN LOS CURSOS E NTE
Y EL CIERRE DE INSCRIPCIONES FUE
2.- LA INFORMACIÓN QUE SE LE PROPORCIONÓ COMPLETA 4 3 2 1 INCOMPLE
SOBRE EL TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN Y EL TA
REGLAMENTO DE CAPACITACIÓN FUE
3.- EN GENERAL, EL TRATO QUE RECIBIÓ DEL BUENO 4 3 2 1 MALO
PERSONAL DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN FUE
4.- EL MATERIAL QUE SE UTILIZÓ (MANUALES, SIEMPRE 4 3 2 1 NUNCA
PLUMONES, PROYECTORES, ETC.) FUE
PROPORCIONADO OPORTUNAMENTE Y EN
BUENAS CONDICIONES
5.- EN CUANTO A VENTILACIÓN, HIGIENE, ADECUADA 4 3 2 1 INADECUA
ILUMINACIÓN Y MOBILIARIO, LAS S DAS
INSTALACIONES FUERON
6.- LA SUPERVISIÓN QUE REALIZÓ EL PERMANEN 4 3 2 1 NUNCA
DEPARTAMENTO FUE TE
7.- SE RESPETARON LAS FECHAS Y TIEMPOS SIEMPRE 4 3 2 1 NUNCA
ESTABLECIDOS
8.- AL TERMINAR EL CURSO SE ENCUENTRA SATISFECH 4 3 2 1 INSATISFE
O CHO
Nota:
Por favor, anote lo que le gustó y no del curso, así como sus sugerencias y si lo desea puede anotar su
nombre.
¡MUCHAS GRACIAS!
Como usted ha podido leer el instrumento del anexo 2 además de evaluar los
contenidos del curso se evalúa también al disertante más ampliamente y a la
organización.
Hay que tener en cuenta que cuando se encuesta a los públicos asistentes a eventos,
el vocabulario del instrumento y el diseño del mismo debe ser acorde al tipo de evento
y edad de los participantes. A continuación, presentamos una encuesta de un evento
en el que participaron niños y adolescentes.
Encuestas on line
Hay organizadores de eventos que envían las encuestas del evento por mail a los
invitados que asistieron, junto a un agradecimiento por haber asistido. Es una manera
práctica de encuestar. Si se envía por este medio una encuesta la misma debe ser
breve y puntual, para que sea respondida.
Hay empresas en la actualidad que para sus lanzamientos de productos o eventos

promocionales habilitan un blog con comentarios previos del evento creando una
expectativa respecto al mismo y luego suben fotografías y videos o lo vinculan con un
canal Youtube donde se suben imágenes del evento. En ese blog es donde reciben
adhesiones, felicitaciones y críticas del evento, abriendo así la posibilidad de opinar
libremente a personas que no han asistido personalmente, pero han visto las
imágenes y hacen llegar su opinión.
Otra alternativa para evaluar eventos es a través de Facebook, donde también se

puede crear una expectativa desde el principio, utilizándolo como una herramienta de
difusión y convocatoria. Se puede ir mostrando un “work in progress” y durante la
etapa de organización del evento y durante el mismo ir colgando fotografías e
imágenes o también vincularlo con un canal de Youtube donde se cuelgan imágenes.
Allí, al igual que en el blog del evento, podrán participar personas que han asistido y
otras que lo han seguido por la web. Las respuestas son instantáneas.
Por último también Twitter, con sus 140 caracteres, sirve para ir contando cómo va la
organización, hacer convocatoria y recoger opiniones del evento que permitan
evaluarlo. Su mayor virtud es que las intervenciones son en el momento y muy
precisas, ya que sólo se pueden utilizar 140 caracteres.
Una vez realizada la recolección de datos en general, la tabulación y análisis de

encuestas, el análisis de medios según lo recopilado en el clipping de prensa y el
informe financiero, el coordinador general del evento está en condiciones de evaluar el
evento junto a su grupo de colaboradores, es decir, el grupo de coordinadores de
áreas. Luego del análisis de todo el material aludido precedentemente y el debate, se
elaboran dos evaluaciones, una intraorganización, que permite evaluar la eficiencia del
equipo y el cumplimiento de los objetivos del comité organizador y otro informe final
específico sobre la consecución o no de los objetivos fijados para el evento. De la
evaluación al equipo nos ocuparemos en el punto que sigue.
En la Región de Traslasierra, en la provincia de Córdoba, se realizó un evento

deportivo denominado “Megaevento Ciclístico Traslasierra 2010”, al finalizar el mismo,
el comité organizador realizó una evaluación que remitió a los medios de
comunicación y los sponsors.
Evaluación del Comité Organizador (Evaluación del desempeño)
Desde el mismo momento en que se pone en marcha la organización del evento, cada
responsable de área debe ir evaluando el desarrollo del trabajo de su equipo, el
coordinador general y el coordinador general adjunto evaluarán el desempeño general
de todo el comité organizador hasta llegar al momento “O”.
¿Qué es la evaluación del desempeño?
Se puede hablar de evaluación del desempeño como un proceso sistemático y

periódico de estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las
personas llevan a cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que
desarrollan. Por ser una herramienta del área de Recursos Humanos del Comité
Organizador, es aconsejable que a esta tarea la lleve adelante un profesional de esta
especialidad.
Finalidad
§ Los coordinadores:
 Potenciar la comunicación y cooperación con la persona evaluada.

 Dar a conocer a los trabajadores sus puntos fuertes y sus puntos débiles, así
como las áreas donde debe mejorar.
 Dar información a los trabajadores sobre las prioridades y pautas de actuación
en su trabajo.
 Reforzar la sensación de equidad con el reconocimiento al trabajo bien hecho.
 Fomentar las relaciones personales con sus trabajadores.
§ Los integrantes de las comisiones de trabajo:
 Desarrollar la comunicación y el conocimiento con su responsable.

 Tener retroalimentación de cómo se percibe su trabajo.
 Definir conjuntamente con su responsable los planes de desarrollo para
mejorar las competencias profesionales.
 Saber cómo se le va a valorar.
§ El Comité Organizador:
 El establecimiento de un estilo de dirección común.

 Estimular a los colaboradores para mejorar la consecución de los resultados.
 Hacer una valoración objetiva de los resultados individuales
 Detectar el grado de adecuación de la persona al puesto de trabajo.
 Ser más equitativos a la hora de tomar decisiones que afectan a la gestión de
las personas (promoción, retribución).
Perfil del
Puesto Adecuación Evaluación del
Estrategias,
Colaborador/Puesto Potencial de
capacitación y
Desarrollo
desarrollo
Perfil del
Colaborador
Barreras ante una evaluación del desempeño
A pesar de las ventajas anteriormente citadas, un sistema de evaluación del

desempeño no es garantía de éxito. Existen dificultades a la hora de implantar un
sistema como éste. Entre las más importantes destacar:
Ø Falta de apoyo de la dirección al sistema de evaluación.

Ø Falta de acuerdo entre el evaluador y el evaluado.
Ø Mala utilización de los resultados de la evaluación a efectos de retribución,
formación, promoción y otras decisiones inherentes a los recursos humanos.
Ø Falta de motivación de los responsables a la hora de realizar las entrevistas
Ø Problemas técnicos y de comunicación.
Uno de los problemas más importantes es la oposición de los colaboradores, para lo

cual será fundamental la realización de una campaña de comunicación sobre el
sistema de evaluación. Una campaña que difunda de forma muy clara; los objetivos,
beneficios, etc.
Aplicaciones de un sistema de evaluación del desempeño
Un sistema de evaluación del desempeño aporta una fuente de información de suma

importancia que repercute en el resto de las siguientes áreas de desarrollo de los
recursos humanos:
A) Selección
Mediante la evaluación del desempeño, se pueden definir el perfil en lo referente a
conocimientos y cualidades, de las personas que deberían incorporarse a ese puesto.
Asimismo, observando los resultados obtenidos con un sistema de selección, se
puede obtener información sobre la validez y eficacia del mismo.
B) Formación
A través de la evaluación, se detectan las áreas de mejora, constituyendo estas áreas,
un dato fundamental para la elaboración de un plan de formación integral individual y
grupal (conocimientos técnicos y habilidades).
C) Análisis del Potencial
De la evaluación se obtiene una información valiosa sobre el valor que cada
colaborador puede aportar a la organización en su puesto y en otros posibles.
D) Ajuste persona-puesto
La evaluación, actúa en lo relativo a rendimiento, observación del grado de adecuación

de la persona al puesto de trabajo. Es posible que la persona esté en un puesto
inadecuado donde no puede desarrollar al máximo sus capacidades.
E) Planes de Carrera
En el momento que tenemos identificadas las capacidades y resultados de un
colaborador, se pueden tomar decisiones en lo referente a promoción y futuro dentro
de la organización.
F) Comunicación interna
La evaluación del desempeño implica un proceso de comunicación entre responsable

y trabajador, proceso en el cual existe un cambio de impresiones sobre formas de
trabajar y resultados.
G) Motivación
El reconocimiento tanto favorable como desfavorable de los responsables hacia sus

colaboradores, es un mecanismo que puede facilitar la motivación dentro de la
organización.
H) Política retributiva
La evaluación del desempeño facilita, de una forma más objetiva, tomar decisiones
relacionadas con retribuciones, incentivos, etc.
Proceso de implantación
Para la implantación de un sistema de evaluación del desempeño, existen cuatro

fases:
1. Fase de diseño:
 Los objetivos que se pretenden conseguir: de progreso, de apoyo, de

supervisión
 A la persona que va destinada la evaluación
 Enfoque, criterios, métodos.
2. Fase de implantación:
Se establecen las bases para que tenga éxito el sistema, como por ejemplo, la
comunicación a los interesados, diseño del programa de formación de evaluadores.
3. Fase de aplicación:
Lo más importante de esta fase es la entrevista de evaluación, sin embargo, no se

pueden perder de vista aspectos relacionados con el envío de cuestionarios,
convocatorias, comunicación de fechas.
4. Fase de desarrollo
Tiene como finalidad que el sistema siga fiel a los objetivos predeterminados y
requeridos para la organización. En esta fase también se pueden introducir
aportaciones de los evaluados, dándole de este modo mayor credibilidad y utilidad al
sistema.
Diseño Implantación Aplicación Desarrollo
 Definición de  Estrategia de  Etapas de  Aplicación de

objetivos implantación la puesta los
en Mecanismos
marcha de control del
sistema
 Definición de  Formación de  La
destinatarios los entrevista
participantes de
evaluació
n
 Elección
método,
criterios,
enfoque
Métodos de evaluación
En cuanto a los posibles métodos, es importante escoger uno que permita tener en
cuenta y dejar reflejado la aportación concreta de cada persona con un alto grado de
objetividad. En cualquier caso cada método intenta comparar las cualidades y los
resultados, respecto a determinados índices de medición, de la personas en sus
puestos de trabajo.
La evaluación por objetivos

Con este método se comparan los resultados logrados por la persona con los
resultados que se esperaban de él, analizando posteriormente las causas que han
podido intervenir en esa diferencia.
Es el método más flexible de todos, ya que facilita variar los criterios a lo largo del
proceso. Además, no compara con otros evaluados.
Para aplicar este método, el evaluado debe conocer a priori los objetivos o resultados
que debe conseguir.
Ventajas:
 Altos niveles de objetividad

 La evaluación no se centra en el análisis de la persona sino de sus logros
 Es personalizada, considera funciones por puesto
 El evaluador pasa a ser un entrenador-facilitador
 Potencia la iniciativa en la persona evaluada, ya que se da cuenta de sus
progresos y sus deficiencias
 Fomenta la planificación de los recursos
 Hace que se desarrolle la comunicación entre responsable y colaborador
Inconvenientes:
 No es fácil establecer objetivos concretos, realistas y que se puedan medir

 Requiere una formación específica en el evaluador
 La definición de objetivos lleva mucho tiempo
Algunas consideraciones que podrían suavizar los problemas:
 Hacer participar a los evaluados en la definición de los objetivos

 Recoger las opiniones de los evaluados sobre cómo conseguir los objetivos
 Considerar las inquietudes y posibilidades de futuro de los evaluados
La evaluación por escalas
En ésta, se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de los criterios que
se pretenden evaluar. El evaluador debe marcar para cada criterio el punto de la
escala que especifique el desempeño del evaluado. Lo normal es que todos los
criterios se les aplique una misma escala.
Las escalas consisten en una serie de grados (ABC, 123, bajo, regular, normal, bueno,
excelente).
Evaluación por medio de acontecimientos significativos
El evaluador deja constancia en un documento de todos los acontecimientos que a él

le han parecido significativos u otros establecidos al principio del periodo, como
acontecimientos predeterminados a observar.
El evaluador da su opinión sobre la persona, basándose en los diferentes
acontecimientos anotados, como índice de su actuación global.
La evaluación abierta
El evaluador emite por escrito, de forma espontánea, su valoración sobre el

desempeño de la persona evaluada.
El evaluador elige el enfoque, los factores y la forma de exponer la valoración. No se

requiere una formación específica de los evaluadores y el coste del proceso es
reducido.
Existen dos métodos:
a) Por clasificación: Se establece por parte del evaluador una clasificación entre
las personas que tiene que evaluar. En el primer lugar estaría el colaborador
más eficaz y en el último lugar el que menos rinda. Se comparan los
colaboradores en función de la sensación que se tiene del desempeño de cada
uno de ellos.
Ventajas:
 Tiempo reducido
 Poca formación de los evaluadores
 Bajo costo
Inconvenientes:
 Es un método muy subjetivo

 Genera desconfianza y escepticismo
b) Por distribución determinada
Se parte de la premisa de que en la organización existen tres tipos de colaboradores

según su desempeño sea bajo, medio y alto. Se considera que la mayoría tiene un
rendimiento normal.
Ventajas:
 Tiempo reducido
 Poca formación de los evaluadores
Inconvenientes:
Hace una distribución sin tener en cuenta las diferencias dentro de un comité
organizador.
Evaluación del desempeño basada en Gestión por Competencias

En la gestión de los recursos humanos es necesario tomar decisiones sobre la
promoción, desarrollo y reubicación de las personas.
Generalmente, esta práctica se divide en dos partes:
1. Una que permite realizar una evaluación del desempeño (pasado)

2. Otra que permite determinar el potencial de las personas dentro de la
organización (futura)
Los sistemas de evaluación del desempeño basados en competencias incorporan a

los estándares de evaluación tradicionales aquellas conductas del trabajo necesarias
para realizar tareas específicas. Una evaluación del desempeño efectiva se basará en
el análisis de actuación de las personas en los puestos y en su evaluación, según
parámetros predeterminados y objetivos para que proporcionen información medible y
cuantificable.
Un método efectivo para una primera aproximación al desempeño de las personas es

el análisis de adecuación al puesto. Se mantienen las mismas especificaciones
técnicas de los perfiles definidos por competencias (manual de Gestión por
competencias) y se identifica el nivel de ajuste de la persona a la ocupación de
manera objetiva, utilizando las competencias necesarias para cada puesto definiendo
los puntos fuertes y débiles de cada persona.
Finalidad de la evaluación
Mejorar la actuación futura
 Establecer un estilo de dirección participativo

Mejorar
 Crear un sistema de comunicación entre el coordinador de área y sus
los
colaboradores
resultados
 Informar a los colaboradores cómo lo están haciendo
del
 Evaluar objetivamente las contribuciones individuales Comité
 Motivar a los colaboradores mediante el reconocimiento del trabajo bien Organizador
hecho
 Involucrar a las personas en los objetivos
 Estimular a los colaboradores para obtener resultados eficaces
Evaluación 360º
En los procesos tradicionales únicamente el superior inmediato realizaba la evaluación

de cada uno de sus subordinados, que alguna veces se veía influida, tanto positiva
como negativamente, por aspectos subjetivos de la persona que no tenía relación
directa con su desempeño en el puesto de trabajo.
Para obtener una visión más global y objetiva se ha implantado en las organizaciones
lo que se denomina evaluación de 360º. Desde el enfoque de las competencias, este
método consiste en cumplimentar un cuestionario confidencial por parte de todas las
personas relacionadas con el evaluado, internas o externas.
Dicho cuestionario busca conseguir información acerca del desarrollo de las

competencias para el puesto de trabajo de una manera objetiva y completa. Esto es,
los superiores, compañeros, subordinados, agentes externos y alguna persona que
tenga relación profesional con el puesto, evalúan a la persona en relación con las
competencias necesarias en esa tarea.
Evaluación 360º
Global y objetiva
La entrevista de Evaluación
La entrevista de evaluación es un diálogo entre el superior directo (Coordinador de

Área o Comisión), y sus colaboradores sobre aspectos de su actuación y resultados
obtenidos durante un periodo de tiempo determinado.
Su objetivo básico y más importante, es conseguir mejorar el rendimiento y el

desarrollo de sus colaboradores, se deberá:
 OFRECER UNA SÍNTESIS CONTRASTADA
Mostrar claramente el balance, el peso relativo de los logros, al igual que el de las
carencias, con respecto a los resultados esperados; y todo ello de manera sintética.
De este modo, en primer lugar a partir de un análisis de los elementos significativos

(resultados parciales en conocimientos, habilidades y actitudes), extraer una síntesis
que ponga de manifiesto los puntos fuertes y débiles y su peso relativo.
 CONCEDA TODA SU IMPORTANCIA A LO QUE SE HA CONSEGUIDO
Encontrar las palabras apropiadas para hablar de lo positivo. Y hablarlo, realmente,

con el colaborador, incitarle a hablar de ello y dedicar un tiempo a hacerlo. Pero no
basta con que se exprese usted mismo, aunque esto sea indispensable. También tiene
que hacer que se exprese su colaborador, escucharle y dialogar con él al respecto.
Proponga preguntas como:
¿Qué obstáculos, qué dificultades ha encontrado?

¿Cómo ha conseguido superarlas?
¿Qué necesitaría para hacerlo mejor?
Plantee preguntas auténticas, no meras apariencias; interésese realmente por las

respuestas. Y déjese sorprender.
 LO QUE HA IDO BIEN: HECHOS Y SOLUCIONES
Lo negativo, lo que debe ser rectificado o añadido, hay que definirlo únicamente con
hechos, sin recurrir a la moral o a interpretaciones psicológicas sobre la persona
evaluada.
 DIALOGAR, ESCUCHAR Y RESPONDER CON PRECISIÓN
La entrevista de evaluación es una reunión, por tanto debe ser un diálogo. El Directivo,
el Mando intermedio es sin duda quien formula sus evaluaciones, saca las
conclusiones, toma o valida las decisiones de actuación. Pero también es fundamental
que la persona cuyos resultados están siendo evaluados, pueda expresarse y recibir
las respuestas pertinentes. No se trata solamente de “intercambiar” con él / ella, sino
de ayudarle a profundizar su reflexión.
Por lo general, no tendemos a hacer suficientes preguntas, cuando en realidad las
buenas preguntas ayudan a progresar y a descubrir. Y recuerde que dialogar significa
ante todo un tiempo de palabra equilibrado entre responsable y colaborador.
ESCUCHAR, RESPONDER, es tratar todas las cosas importantes que se dicen,
especialmente las dudas, las dificultades o los bloqueos, para hacerlos desaparecer.
 CONCLUIR CON PLANES DE ACCIÓN
La entrevista de evaluación, debe aportar el máximo de respuestas a estas preguntas:

¿Qué es lo que estos resultados, y la manera de conseguirlo, nos enseñan?
¿Qué podemos sacar de provechoso para actuaciones venideras?
La entrevista no concluye, con la valoración atribuida (aunque obviamente ésta es

importante para la persona evaluada) sino con las decisiones que inspira para el
periodo que viene.
El desarrollo de la entrevista
Es conveniente que durante la entrevista se encuentre otra persona con usted, que
sea la que vaya completando la información del dossier, y usted puede prestar toda su
atención al entrevistado, preservando la calidad de los intercambios de esta reunión.
Para conservar durante la entrevista el máximo de disponibilidad para su interlocutor y
para el fondo de lo que están evaluando juntos, es recomendable proceder de la
siguiente manera:
a. Redacte previamente su evaluación de los resultados

b. En relación con los objetivos resalte los puntos fuertes y los débiles que
éstos ponen de manifiesto, su evaluación global, sus recomendaciones
sobre la evolución profesional, etc.
c. Trate en primer lugar todos los puntos positivos y las conclusiones que
usted saca de todo ello y discútalo con su colaborador
d. Cuando concluya este capítulo, anote las conclusiones en el dossier,
utilizando ampliamente sus notas previas.
e. Luego haga lo mismo con todos los puntos negativos. Y por último la
valoración global.
RECUERDE QUE:
Su colaborador al igual que usted, debe preparar su evaluación. Al concertar con él /

ella, dos o tres semanas antes de la entrevista, NO OLVIDE RECORDÁRSELO.
CRITERIOS DE CALIDAD
Lo consideraremos desde un doble punto de vista: el Coordinador General o

Coordinador de Área o Comisión, cómo conduce la entrevista; y el colaborador, sus
conclusiones, su sensación al termino de la entrevista.
Coordinador General/ Coordinador de Área o Comisión
 Muestre los elementos positivos, el éxito, exprese su satisfacción, sea

entusiasta.
 Muestre también lo que no va bien y lo que quiere ver en su lugar, sin
agresividad pero con firmeza. Sea ASERTIVO
 Estimule el intercambio y la expresión del colaborador
 Intente hacer progresar y guiar a su colaborador
 Anuncie de manera clara y firme su valoración y abra expectativas de futuro.
 Llegue, en los puntos esenciales, a conclusiones prácticas de progreso
El Colaborador
El colaborador debe pensar:
 Mi jefe y yo hemos hecho, juntos, un análisis correcto de mis resultados.

 Hemos sacado conclusiones de acción; para mí y eventualmente para nuestro
trabajo en común.
 He podido expresarme
 He sido escuchado
 He percibido satisfacción de mi jefe por lo que he logrado.
 He comprendido lo que tengo que modificar
 Mi evaluación me parece objetiva, justa, formadora y motivante.
Lo esencial
 Querer influir en su colaborador

 Querer convencer no significa invadir el terreno
 Utilice a fondo lo positivo, construya sobre puntos fuertes
 Estar convencido y convencer a su colaborador
¿Qué se evalúa en las distintas áreas?
Antes de evento
1. Presentación personal.
2. Capacidad de Comunicación.
3. Conocimientos específicos y generales.
4. Actitud y predisposición.
5. Proactividad
6. Capacidad de trabajar en equipo.
7. Capacidad para interpretar las instrucciones.
8. Aptitudes organizativas, de improvisación y para solucionar problemas. Aptitud
de trabajar bajo presión.
9. Aprovechamiento del tiempo y cumplimiento de los tiempos de organización.
10. Cumplimiento de metas fijadas.
Durante Evento
1. Habilidades de comunicación.
2. Predisposición para cumplir órdenes.
3. Cumplimiento del rol asignado.
4. Capacidad de comunicación.
5. Capacidad de negociación y resolución de conflictos.
6. Capacidad de trabajar bajo presión.
7. Cortesía y buenos modales.
8. Presentación personal.
9. Puntualidad.
10. Proactividad.
Post Evento
1. Cierre adecuado de actividades.

2. Predisposición para la actividad.
En los coordinadores de áreas se evalúa:
Antes de evento
1. Capacidad de dirección y liderazgo.

2. Capacidad de motivación.
3. Capacidad para delegar y controlar.
4. Sentido de la utilización del tiempo por parte del equipo.
5. Capacidad para negociar y resolver conflictos.
6. Capacidad para cumplir y hacer cumplir directivas.
Durante Evento
1. Capacidad de dirección y liderazgo bajo presión.

2. Modales y cortesía al dirigirse a sus subordinados.
3. Capacidad de resolución de conflictos y negociación.
4. Actitud.
5. Presentación.
6. Puntualidad.
Post evento
1. Sentido crítico.
2. Funcionamiento de su equipo pre y durante evento.
3. Cumplimiento de objetivos fijados al área.
4. Resultados obtenidos en el evento y la contribución de su área a la
consecución del objetivo general.
El especialista Jack Fleitman2 indica algunas preguntas que se pueden hacer el
coordinador general y sus colaboradores son:
1. ¿He sido un buen coordinador?

2. ¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
3. ¿Trabajé organizadamente y utilicé correctamente los papeles de trabajo?
4. ¿Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?
5. ¿Qué es lo que más me gustó del evento?
6. ¿Qué es lo que menos te gustó del evento?
7. ¿Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?
8. ¿Con quién me gustaría volver a realizar un evento y con quién no?
9. ¿Me gustaría volver a coordinar un evento?
La evaluación de desempeño del equipo debe ser crítica, equilibrada y asertiva,

efectuándose la devolución a cada área y la devolución de la evaluación general del
evento.
2
Fleitman, Jack, Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Cap. 5. Pág. 160.
La evaluación del desempeño (ED) o evaluación del Comité Organizador comienza
desde el inicio en la etapa de planificación y finaliza cuando el evento se cierra, esto
permite alcanzar una alta calidad en la ejecución del evento.
La evaluación del equipo antes del evento permite corregir y determinar, puntos ciegos
en el plan (si los hay), no se debe tomar las observaciones o críticas como una
cuestión personal, sino funcional, que ayuda a corregir errores, mejorar el modo de
trabajo y desempeño personal. De los errores se aprende mucho, sirven para
acumular experiencia (sobre lo que no se debe hacer, o lo que se debe hacer para
evitar que suceda lo que no debe suceder), entendiéndose, por supuesto, que se trata
de errores de buena fe. Las evaluaciones deben ser asentadas en minutas que
servirán para la organización futura de otros eventos. Estas evaluaciones de equipo
son intraorganización. Se aconseja hacer además de la evaluación pre evento, hacer
al finalizar el evento una evaluación “en caliente”, es decir, ni bien finalizó y luego una
evaluación por área y una evaluación general de organización.
Comunicación Post Evento
Una vez finalizado el evento es necesario que, por el área de prensa, se envíe la
gacetilla de cierre del evento, donde se explicita la cantidad de público, que asistió, los
fondos que se recaudaron, las “celebrities” que fueron, la calidad de la actuación si fue
un recital o un evento artístico, los resultados si fue un evento deportivo, notas amenas
de lo que se produjo, comentarios del público, etc.
Si hay que cursar agradecimientos, hacerlo por nota o e-mail. Se deben enviar al día
siguiente del evento. Puede tratarse de fotografías, imágenes, filmaciones, efectuar
agradecimientos, colgar fotos, audio y filmaciones en el sitio web del evento, blog,
Facebook, colgar imágenes en Youtube. Utilizar Twitter para evaluar el evento
haciendo comentarios.
En el caso de congresos nacionales o internacionales, publicar la “Memoria

Académica” del evento con ponencias y conclusiones. Estas publicaciones se pueden
realizar en soporte papel con formato de libro o se pueden enviar por vía de correo
electrónico a todos los participantes.
Memoria de un Foro Internacional realizada en soporte papel en formato de libro, que

se envió por correo a todos lo que participaron de dicho evento.
Cuando ha sido un evento a beneficio u organizado para terceros con una finalidad
económica, hay que enviar el balance y la rendición de cuentas de cierre.
La tarea post evento es importante porque es el “cierre” formal del evento. El evento
no finaliza cuando se van los invitados o el público sino cuando se hace el cierre de
prensa, los agradecimientos y la difusión posterior del mismo.
Los agradecimientos junto a los resultados obtenidos, predispondrán a los sponsors,

disertantes, asistentes “VIP” a participar en futuros eventos organizados por nosotros.
En el caso de los eventos deportivos, se realiza una ceremonia especial para

presentar a los sponsors que se suman para apoyar una actividad deportiva o una
entidad deportiva, se suele organizar un evento para presentar al sponsor y luego se le
entrega el clipping de prensa de la cobertura obtenida por la conferencia de prensa.
Conferencia de Prensa de presentación de sponsors en el Club Atlético Boca Juniors,
al centro está ubicado el escudo del club, por orden alfabético a derecha e izquierda
los isologotipos de LG y Total.
En otros casos se entregan presentes a un sponsor en acto especial en un club o

entidad deportiva, al terminar la temporada o campeonato, como reconocimiento y
para “hacer prensa”, generalmente participan los deportistas más destacados, en su
calidad de ídolos o “celebrities” para jerarquizar el evento y “agregarle valor” con su
presencia al sponsor.
Entrega de camiseta personalizada del Barca, a un sponsor, nótese detrás el escudo

del club, flanqueado por el isotipo de Audi, delante hay trofeos ganados por el club. El
Barca es el club que marca tendencia en Europa por su política de captación de
sponsors.
Dossier del evento
Se debe elaborar un informe final del evento conteniendo los resultados obtenidos, las
metas alcanzadas, la concurrencia, el eco mediático obtenido con una memoria de
prensa (clipping), donde se especifique la difusión alcanzada en los distintos medios
de comunicación: gráficos, radiales, televisivos, en la web. Pre, durante, post evento.
La valoración de la noticia por parte de los medios de comunicación. Junto a imágenes
fílmicas, fotografías, afiches, papelería de soporte, carpetas, merchandising, etc.,
donde aparece el sponsor. Habitualmente se envía en soporte papel encarpetado y en
soporte digital en CD o DVD.
Dvd destinado a ser entregado a sponsors de un evento ciclístico con imágenes
fotográficas del evento, filmación del evento con presencia de sponsors, clipping de
medios de comunicación y nota con evaluación del evento.
Fotografía de promotores de un producto alimenticio delante de un banner con slogan

e isologotipo del producto al ingreso de una feria, las fotografías fueron tomadas por
los organizadores de la feria y remitidas en soporte digital al sponsor en un DVD, junto
a imágenes del evento con el público asistente degustando las amenities de
promoción del producto. También se adjuntaron filmaciones de la feria y los lugares
donde había puntos de promoción de este sponsor, detallando la cantidad de personas
que visitaron la feria durante su funcionamiento. Realizando el siguiente cálculo:
Monto total de la inversión del sponsor dividido por la cantidad de visitantes =
Costo de la inversión por persona.
Además en el blog, página web, Facebook y Youtube del evento, se cuelgan según la
categoría de los sponsors (aparición según categoría) fotografías e imágenes, con la
valoración de participantes (positiva), seleccionada por la organización. En el blog,
página web, Facebook, Youtube se realizan comentarios de agradecimiento a los
sponsors junto a sus imágenes y filmaciones. También durante el evento o a cierre de
evento se puede adelantar el agradecimiento por Twitter al sponsor.
Ejemplo: www.megaeventociclisticotraslasierra2010.com
Afiche del Megaevento Ciclístico Traslasierra 2010, con los isologotipos y escudos de
sus sponsors privados y oficiales. A estos sponsors, se les envió el DVD de
evaluación, junto a nota de agradecimiento, diploma de sponsor y carpeta de
evaluación deportiva, social y turística del evento.
La constante evaluación desde el comienzo de la organización del evento hasta su

finalización y cierre, ayuda no sólo a prevenir y corregir errores de organización, sino
que hace a la calidad de organización del comité organizador de un evento. Ser
autocrítico es fundamental para un organizador de eventos.
Además, la evaluación sea del tipo que sea, nos sirve como un rico banco de
experiencias para organizar futuros eventos. Puede ser que nos toque organizar el
mismo evento, una feria nacional, por ejemplo, varias veces, aunque ya sabemos
todos los pasos para organizarla y sea el mismo plan rector año a año. El evento
nunca será el mismo, por las condiciones políticas, sociales y económicas imperantes
al momento de cada realización, parte de los públicos asistentes serán distintos o
renovados año a año, con sus perfiles propios y problemáticas o demandas, siempre
cambiantes. Siempre habrá algún nuevo factor o problema al que deberemos tener en
cuenta o enfrentar.
Entonces, teniendo en cuenta la memoria del evento y las evaluaciones, podremos

prever en parte los problemas que se pueden llegar a suscitar y estos elementos serán
complementarios a la investigación que deberemos hacer para organizar el evento
este año, que no será igual al del año que pasó, ni al del año que viene.
El evento termina recién cuando se hicieron todas las evaluaciones, se hicieron los
cierres de actividades: económica, de prensa, agradecimientos, entrega de memoria y
resultados a sponsors, pagamos a todos los proveedores y al equipo.
Es éste el momento en que nos retiramos a descansar, hasta que recibimos un correo
electrónico, un llamado a nuestro móvil, o en una reunión alguien nos pregunta a qué
nos dedicamos y luego de cambiar tarjetas, nos manifiesta que desea reunirse con
nosotros, porque quiere organizar la presentación de un producto…
Y de nuevo comenzamos desde el principio, empezamos a investigar, a pensar, crear,

formular planes, calcular costos y vamos al archivo a consultar la memoria de un
evento similar que organizamos, para revisarla y formular nuestra propuesta, habiendo
analizado sus datos.
Bibliografía

AR: Ugerman Editor.

Diseño del proceso de evaluación
del desempeño del personal y las
principales tendencias que
afectan su auditoría
Jorge Sánchez Henríquez

jsanchez@utalca.cl
Magíster en Administración y Dirección de Recursos Humanos,

Universidad de Santiago de Chile, y Contador Público y Auditor de
la misma universidad. Actualmente cursa estudios doctorales en la
ULSETB de Bélgica. Profesor de la Universidad de Talca, en Chile.
Viviana Calderón Calderón

viviana.calderon@cl.pwc.com
Contadora Pública y Auditora. Auditora Pricewaterhouse Coopers

Chile. Ayudante de investigación Universidad de Talca (Chile).
Correspondencia: Casilla 721 Talca. Universidad de Talca, Chile o en
su defecto a Hermanos Amunategui N° 630, departamento 1009,
Santiago, Chile.
pensamiento y gestión, N° 32
ISSN 1657-6276
Resumen
Se presenta un análisis detallado de las diversas etapas del proceso
de evaluación de desempeño y las principales tendencias genéricas de
recursos humanos y aquellas tendencias que se relacionan directamente
con la evaluación, que inciden directamente al efectuar una auditoría. La
metodología utilizada se basó principalmente en revisiones bibliográ
ficas y de artículos en publicaciones especializadas. Los resultados de
esta investigación se presentan con una definición amplia del concepto
de evaluación, referenciando diversos autores, principalmente contem
poráneos, y continúa con una presentación teórica y gráfica del proceso
de evaluación; posteriormente se muestran las principales tendencias
que afectan a la administración de recursos humanos, como también a
la evaluación de desempeño, realizando comparaciones entre la visión
pasada y futura de una serie de conceptos vinculados con la evaluación,
y se concluye con referencias contemporáneas de conceptos relacionados
con la auditoría a la evaluación del desempeño.
Palabras clave: Tendencias, auditoría, evaluación del desempeño.
Abstract
We present a detailed analysis of the various stages of a performance
evaluation process and the main human resource trends and those gene
ric trends that are directly related to the performance evaluation, which
directly affect the conduct of an audit. The methodology is based mainly
on literature and articles reviews which were published in specialized
publications. The results of this research are presented with a broad
definition of performance evaluation, referencing mainly contemporary
authors, and we continue with a theoretical presentation and a graphic
presentation of the evaluation process. Subsequently, the major trends
affecting human resource management are described, as well as perfor
mance evaluation, making a comparison between past and future visions
of a series of concepts related to the evaluation, and concluding with
contemporary references to concepts related with audits of performance
evaluation.
Keywords: Trends, auditing, performance evaluation.
Fecha de recepción: Mayo de 2011

Fecha de aceptación: Marzo de 2012
Jorge Sánchez Henríquez, Viviana Calderón Calderón
1. INTRODUCCIÓN
El desempeño de los trabajadores cobra cada día mayor relevancia, y las

organizaciones están conscientes de que son un elemento fundamental
e importante de considerar cuidadosamente en el proceso de dirección
estratégica. La redacción de este artículo se llevó a cabo en medio de un
intenso trabajo profesional y académico que nos convoca desde hace ya un
tiempo, y en este devenir profesional, tratando de vincular el trabajo del
auditor y del administrador de personal, han surgido muchas cosas nuevas
e interesantes que afectan directamente la productividad organizacional.
Este artículo es producto de una necesidad que se presenta en el largo

proceso que se ha desarrollado desde mediados de los años 90, relacionado
con incursionar y desarrollar conceptos técnicos básicos en la incipiente
área de la auditoría de recursos humanos. En efecto, durante todo este
lapso nos hemos dado cuenta de que cada cierto tiempo aparece una serie
de aspectos principalmente exógenos a la organización auditada, que
tienen un efecto directo en la organización y, por ende, deben ser incluidos
desde el comienzo en el trabajo de auditoría, desde la planificación y,
sobre todo, a nivel de evaluación preliminar de riesgos.
La auditoría a la evaluación del desempeño es muy importante, sin em

bargo, es un campo que aún no ha sido mayormente profundizado, por
consiguiente, no son muchas las publicaciones que se encuentran y que
hagan alusión al tema; por tal razón, la presentación de este artículo se
realiza con el objetivo de dar a conocer algunos de los aspectos básicos,
primordiales y que son importantes tanto para las organizaciones que
llevan a cabo la evaluación del desempeño como también para los audi
tores que desarrollan su trabajo de revisión en estas áreas.
2. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO:

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
A través del tiempo, en las organizaciones cada vez ha venido tomando

más fuerza la idea de que el factor clave que determina su éxito es la
forma en que aprovechan el trabajo de sus empleados, y que éstos son
56 pensamiento & gestión, 32. Universidad del Norte, 54-82, 2012

Diseño del proceso de evaluación del desempeño del personal
y las principales tendencias que afectan su auditoría
un recurso sumamente valioso. Con base en esta idea surgió el término

“recursos humanos”, y nació también la necesidad de saber cómo están
siendo administrados y si éstos aportan a la organización con base en
los parámetros que desea y necesita ésta. Para conocer esta incógnita es
necesario poder evaluar su desempeño.
A pesar de la importancia de la evaluación de desempeño para las orga

nizaciones, no siempre se ha tomado con el peso y relevancia que requiere,
ya que, como señala Lavanda (2005), la evaluación históricamente se
restringió al simple juicio unilateral del jefe respecto al trabajo de su
empleado, pero a medida que ha evolucionado la gestión de recursos hu
manos se han establecido generaciones de modelos de evaluación, hasta
el punto que hoy en día se pueden encontrar modelos de evaluación de
cuarta generación.
Diversos autores han expresado su visión respecto a lo que representa y

significa la evaluación de desempeño. A continuación se dan a conocer al
gunas de estas definiciones que encontramos a través del tiempo.
Harris (1986) señala que
(…) los procedimientos de evaluación se establecen a partir de los obje

tivos y metas predeterminados por la empresa con el objeto de deter
minar las contribuciones que se esperan de cada trabajador a nivel indi
vidual. Las metas más importantes se convierten en medidas normales
de desempeño para el trabajador individual. El desempeño real del tra
bajador se compara con las medidas normales requeridas en forma regular
o a intervalos establecidos, para determinar si las acciones del trabajador
contribuyen satisfactoriamente al logro de los objetivos totales (p. 276).
Para Robbins (1995),
(…) una de las metas principales de la evaluación del desempeño es

determinar con precisión la contribución del desempeño individual como
base para tomar decisiones de asignación de recompensas. Si el proceso
de evaluación del desempeño insiste en los criterios equivocados o mide
imprecisamente el desempeño real en el puesto, se sobrerecompensará o
subrecompensará a los empleados (p. 666).
pensamiento & gestión, 32. Universidad del Norte, 54-82, 2012 57

Werther y Davis (1995) señalan que la evaluación de desempeño “cons

tituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del em
pleado. Constituye una función esencial que de una u otra manera suele
efectuarse en toda organización moderna” (p. 231).
Además, según Gil, Ruiz y Ruiz (1997), la evaluación del desempeño
(…) supone una herramienta al servicio de la persona, con una concepción

más responsable de su trabajo y de la empresa, para la optimización de
recursos. Es también una técnica para apreciar sistemáticamente, dentro
de la mayor objetividad posible, la actuación de una persona durante un
determinado tiempo, en relación con su trabajo actual y sus características
personales, así como su contribución a objetivos previstos (pp.129 - 130).
Por su parte, para Chiavenato (1999),
(…) la evaluación de desempeño es una apreciación sistemática del

desempeño de cada persona en el cargo o del potencial de desarrollo
futuro. Toda evaluación es un proceso para estimular o juzgar el valor,
la excelencia, las cualidades de alguna persona. La evaluación de los
individuos que desempeñan roles dentro de una organización puede
llevarse a cabo utilizando varios enfoques, que reciben denominaciones
como evaluación del desempeño, evaluación del mérito, evaluación de los
empleados, informes de progreso, evaluación de eficiencia personal, etc.
(p. 357).
Para Sastre y Aguilar (2003), “la evaluación del desempeño es aquel

proceso sistemático y estructurado, de seguimiento de la labor profesional
del empleado, para valorar su actuación y los resultados logrados en el
desempeño de su cargo” (p. 321).
Según Dolan, Valle, Jackson y Schuler (2007),
(…) la evaluación del rendimiento se define como un procedimiento

estructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los atributos,
comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, con el fin de
descubrir en qué medida es productivo el empleado, y si podrá mejorar
su rendimiento futuro (p. 229).

Finalmente, en 2008 Sánchez y Bustamante señalan que
(…) las organizaciones necesitan conocer cómo están desempeñando sus

labores los empleados, a fin de identificar quiénes efectivamente agregan
valor y cuáles no, para esto se lleva a cabo la evaluación del desempeño,
en donde es posible asignar calificaciones a los empleados, para que de
esta forma se pueda discriminar entre empleados efectivos e inefectivos
(p.104).
Como se puede apreciar, existe consenso entre los autores más contem
poráneos en relación con la visión sobre el concepto técnico del desem
peño, la cual se focaliza principalmente a una forma de medir el aporte de
cada trabajador al logro de objetivos. Ello es un buen punto de partida,
sin embargo y lamentablemente, aún no hay acuerdo en la forma de
evaluar el desempeño, y tampoco se hace una referencia sobre los efectos
que pueden y van a existir necesariamente en el sistema de evaluación,
producto de la internalización que la organización debe hacer, de manera
obligatoria, a circunstancias y hechos concretos que producen cambios
que se están desarrollando en el entorno.
3. EL PROCESO DE EVALUAR EL DESEMPEÑO
Evaluar a los trabajadores en las organizaciones es tremendamente impor

tante y muy difícil de lograr de manera adecuada. En efecto, es un proceso
sistémico, muy caro y lleva bastante tiempo construirlo y afinarlo, por lo
tanto, la organización debe asignarle el tiempo suficiente y la importancia
que requiere; afortunadamente, la mayoría de las organizaciones están
tomando consciencia de ello, y ya casi no se encuentran empresas públicas
ni privadas que sean ajenas a esta realidad.
Tomando consciencia de la importancia que tiene la evaluación de desem

peño en las organizaciones y, por ende, la importancia que tiene el proceso
en sí, tanto para las empresas que constantemente están tratando de
evaluar el grado de aporte que efectúa su personal para el cumplimiento
de los objetivos como para los auditores de recursos humanos que deben
dar una opinión acerca de la razonabilidad de este proceso, a continuación
se presenta un apretado resumen de la publicación efectuada por Sánchez

y Bustamante (2008, pp. 119 - 126), que da a conocer cada una de las
etapas constitutivas del proceso de evaluación del desempeño.
• Planificación del proceso de evaluación del desempeño
Corresponde a la primera etapa del proceso, y de acuerdo con la definición

conceptual, formal, la “planificación”, para Sastre y Aguilar (2003), “es
la fase en la que se debe decidir la población a evaluar, el criterio bá
sico de valoración (qué medir) y la metodología de evaluación (cómo
medir), debiendo haber un alto grado de coherencia en tales decisiones”
(p.323). La planificación del proceso de evaluación debiera involucrar
a todos y cada uno de los aspectos relacionados, pues una planificación
es un proceso a través del cual se establece el cómo, quién y cuándo se
ejecutarán los planes para alcanzar los objetivos planteados. Esta etapa del
proceso va mucho más allá de determinar algunos puntos de antemano;
por lo que es necesario que en esta etapa la organización se introduzca en
el tema y busque toda la información relevante, de modo que sepa cuáles
son los riesgos que enfrenta y que, por lo tanto, debe intentar aminorar,
precisamente a través de la planificación. Es por esto que resulta im
prescindible que la organización, una vez que reconoce la necesidad de
realizar la evaluación del desempeño y decide implementar un sistema,
recopile información respecto a todo el proceso. Una vez conocida esta
información y divisado el escenario al que se puede enfrentar, la organi
zación debe realizar la planificación del proceso, de modo que se pueda
satisfacer efectivamente sus necesidades. Posteriormente, debe definir de
forma clara y precisa cuál es el objetivo que persigue al implementar el
sistema, pues la planificación se realiza precisamente para delinear las
acciones que permitan conseguir un objetivo específico. También deberá
identificar cuáles son los riesgos que podrían afectar el proceso, a fin de
que la planificación permita aminorar estos riesgos. Seguidamente, la
organización debe definir cuál es su población que debe evaluar, aun
que el proceso debiera abarcar a todos los empleados, sin embargo, la
organización debe especificar su población y si realizará la evaluación
individualmente o por equipos, por ejemplo, si es que esta modalidad de
trabajo existe en la entidad. Además, en esta etapa debe definir el criterio
en el cual basará su evaluación, es decir, si evaluará a los empleados con

base en sus resultados, en sus competencias, en sus características, etc.

Esto con base en lo que la organización considere más apropiado. Y
también debe definir la dimensión general que condicionará la evaluación.
Una vez que tiene claro la población y los aspectos mencionados debe
definir quiénes participarán como evaluadores, lo cual dependerá, en
cierta medida, del tipo de información que quiera obtener y del objetivo
del proceso. Finalmente, es necesario que se definan todas las etapas en
las cuales desea realizar el proceso, así como también las actividades de
cada una de ellas, haciendo referencia al tiempo que tomará cada una, la
secuencia en que la realizará, quiénes serán los responsables, y también
los recursos destinados a cada una, en términos de tiempo y recursos
financieros, los cuales se deben asignar en función de los requerimientos
de la organización para alcanzar el objetivo planteado.
• Diseño del sistema de evaluación
Una vez que planificados los aspectos principales que implica el proceso
de evaluación, es necesario que se diseñe el sistema mediante el cual se
llevará a cabo la evaluación. En esta etapa del proceso es muy importante
que se preste atención a los aspectos que se plantearon en la planificación,
pues son los que le darán la forma general al mismo.
La etapa de diseño tiene como fin la construcción total del sistema que
se desea aplicar. En esta etapa del proceso es necesario que se considere
la cultura organizacional, el perfil del puesto y los planes de trabajo esta
blecidos para la organización y el soporte tecnológico, a fin de que el
sistema sea coherente con la realidad organizacional (Chinchilla, 2000).
Lo primero que se debe realizar en esta etapa del proceso es la identificación

de las dimensiones que permitirán evaluar el desempeño de los empleados;
esto generalmente se consigue a través del análisis de puestos. Esta
actividad del proceso es fundamental, ya que “si no se tiene en cuenta
una dimensión significativa, es probable que la moral de los empleados
se vea afectada, porque los empleados que tengan buen rendimiento en
esa dimensión no serán ni reconocidos ni recompensados. Por otra parte,
si se incluye una dimensión irrelevante o trivial, los empleados pueden

pensar que todo el proceso de valoración carece de sentido” (Gómez-

Mejía, Balkin & Cardy, 2001, p. 246). Estas dimensiones, si bien deben
relacionarse con el puesto, deben estar directamente relacionadas con lo
que la empresa quiere evaluar en términos generales.
Luego, solo si la empresa lo desea, se debe asignar a cada evaluador las

dimensiones que cada uno de ellos deberá evaluar, pues la empresa podría
desear que cada evaluador (si ha definido más de uno) evalúe dimensiones
específicas; todo va a depender de las necesidades de información que
la organización tenga y de cómo desee obtenerla, o más bien, a través
de qué fuentes informativas. Una vez que se ha definido claramente lo
anterior se está en condiciones de seleccionar el método de evaluación.
Según Sastre y Aguilar (2003, p. 324), al elegir un método de evaluación
se está frente a una cuestión táctica, sin embargo, es muy importante
para obtener los resultados que se desean, en términos de cantidad y
calidad de la información obtenida a partir de ellos. En algunos casos, los
métodos utilizados pueden ser muy simples, sin embargo, en estos casos,
probablemente la información que se obtendrá será poco estructurada o
de baja calidad; por otro lado, cuando se usan métodos más sofisticados
se debe realizar mayor esfuerzo en el seguimiento de los empleados,
pero, obviamente, esto redundará, generalmente, en una evaluación más
completa y objetiva. Una vez seleccionado el método se está en condi
ciones de elaborar el instrumento de evaluación. Cuando existe más de
un evaluador, la organización podría asignar ponderaciones a las distintas
fuentes de evaluación que permitan obtener una evaluación final com
puesta por las diversas fuentes utilizadas.
Otro de los aspectos importantes que se deben considerar en esta etapa

es la elaboración de una escala que permita discriminar el desempeño
de los empleados a partir de los resultados obtenidos en la evaluación,
y juntamente con ello se deben definir posibles acciones que se tomarán
con los empleados en función de la discriminación (o clasificación de los
resultados) antes mencionada.
Luego se debe asignar clara y específicamente la población que cada eva

luador deberá evaluar y el tiempo asignado para ello (en función de lo

planificado), establecer el periodo de evaluación, es decir, en qué momento

del año se aplicará la evaluación formal, y también la periodicidad, es
decir, cada cuanto tiempo se evaluará a los empleados formalmente.
Una vez que todo esto se ha especificado se está en condiciones de comenzar

con la implementación del sistema que la organización ha diseñado.
• Implementación del sistema de evaluación
Una vez conocidos los aspectos principales que debiera tener la plani
ficación del proceso y luego de que se ha diseñado el sistema con el cual
se realizará la evaluación en la organización, se está en condiciones de
implementarlo. En esta etapa del trabajo se identificarán aquellos aspectos
principales que se deben considerar a la hora de implementar el sistema,
así como lo que debiera hacer la organización cuando el sistema está en
marcha.
La etapa de implementación corresponde a aquella en la cual la organización

pone en práctica el sistema diseñado, sin embargo, antes de comenzar a
utilizarlo es importante que la organización informe a los trabajadores
sobre el sistema que se va aplicar, principalmente respecto a qué se va a
evaluar, de modo que ambas partes concuerden. En algunos casos es más
fácil definir las expectativas de desempeño cuando éstas son con base en
resultados específicos, sin embargo, si bien existen puestos de trabajo en
los cuales esta tarea es más complicada, “la evaluación se deberá basar
siempre en expectativas de desempeño claramente entendidas” (Mondy
& Noe, 2005, p. 271). Además, los trabajadores deberán conocer cómo
funciona el sistema, el objetivo del mismo y cuál es su rol en el proceso,
según lo señalado por Maristany (2000, p. 284). Juntamente con ello, en
esta etapa se debe capacitar a los evaluadores en el uso del sistema, darles a
conocer su objetivo, lo que deberán evaluar, el uso adecuado de las escalas
de evaluación, si corresponde, etc., todo lo relacionado con el sistema
que se aplicará; así mismo, se les debe dar a conocer la oportunidad de la
aplicación y la periodicidad. También es importante mencionar que “la
capacitación de los evaluadores debe ser un proceso continuo, de modo
que éste pueda garantizar congruencia y exactitud, en donde se debe

también abarcar cómo realizar entrevistas de evaluación y cómo dar y

recibir retroalimentación” (Mondy & Noe, 2005, p. 272).
Una vez que todos los participantes del proceso conocen el sistema,
se está en condiciones de que los evaluadores lo utilicen y apliquen la
evaluación, usando el instrumento elaborado para tal fin. En esta acti
vidad es en la que se compara el desempeño del empleado con los están
dares establecidos y se asigna una calificación con base en su desempeño
real. Para que la evaluación sea efectiva es indispensable que se haya
realizado una supervisión continua y adecuada, así como también la en
trega de retroalimentación constante; esto permite que los evaluadores
realicen evaluaciones efectivas y que los empleados no se sorprendan de
los resultados obtenidos. Mondy y Noe (2005) mencionan que “la docu
mentación constante del rendimiento de los empleados es de vital im
portancia para realizar evaluaciones exactas. Si bien mantener un regis
tro continuo de incidentes observados y reportados puede ser una tarea
tediosa para los supervisores es imprescindible cuando se desea realizar
una evaluación que proporcione información útil” (p. 272).
Una vez que se hace la evaluación, se calcula la calificación final y se rea

liza una clasificación de los empleados con base en la escala diseñada.
Con este procedimiento ya se está en condiciones de que el departamento
de recursos humanos utilice esta información para tomar decisiones
relacionadas con el personal y para la retroalimentación de las actividades
propias del departamento.
• Retroalimentación del empleado
Una vez que se ha realizado la evaluación formal a través del método

seleccionado por la empresa y se ha obtenido un resultado, se procede
a realizar la entrevista de evaluación y retroalimentación. El objetivo
de esta entrevista es proporcionar comunicación y retroalimentación al
empleado respecto a los resultados obtenidos en el último periodo de
evaluación. Para muchas personas, esta entrevista

(…) es el ‘talón de Aquiles’ del proceso de evaluación, debido a que, por

lo general, estas crean hostilidad y pueden deteriorar más que beneficiar
la relación entre subordinado y superior, es por esto que, para minimizar
este riesgo y la posibilidad de sentimientos negativos, es necesario que la
entrevista personal y la revisión escrita tengan como fin el mejoramiento
del desempeño y no la crítica (Mondy & Noe, 2005, p. 273).
En esta actividad es necesario que se logre tener una comunicación clara y

fluida con el empleado a fin de que se le pueda dar a conocer su evaluación
provechosamente y se logre conocer cuáles podrían ser las causas que
afectan su desempeño. El evaluador debe analizar estas causas y deberá
finalizar la entrevista con conclusiones específicas que tengan como
finalidad la realización de acciones que le permitan al empleado mejorar
su desempeño, alentarlo cuando éste es satisfactorio, u otras medidas más
radicales cuando su desempeño es reiterativamente insatisfactorio.
• Retroalimentación del sistema de evaluación
Finalmente, y una vez que se han realizado todas las etapas anteriores del
proceso, éste se termina (en cierta forma, no olvidemos que es un proceso
continuo) con la retroalimentación del proceso de evaluación como un
todo. En esta etapa, la organización debe verificar si se alcanzaron los
objetivos que perseguía con el proceso, si la planificación fue adecuada
y efectiva, si el proceso se llevó a cabo de la forma en que se planificó y,
en definitiva, si cada una de las actividades que se realizaron ayudaron
efectivamente a realizar un proceso de evaluación efectivo. También será
necesario que la organización identifique si las acciones que decidió im
plementar para mejorar el desempeño fueron adecuadas para mejorarlo, y
si no lo fueron, determinar por qué no. Todo esto con el propósito de que
poco a poco el sistema se perfeccione, y de esta forma, la organización en
su totalidad se beneficie con su aplicación.
Para complementar el proceso anterior, y continuando con la misma línea

de investigación, durante el desarrollo en México de la XLIII Asamblea
Anual del Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración se
presentó una original propuesta para auditar la evaluación del desempeño
del talento del personal, en la que se mostró un modelo preliminar sobre

el proceso de evaluación del desempeño que contenía 4 etapas básicas:

planificación, diseño, implementación y retroalimentación, para el pro
ceso de evaluación del desempeño del personal en las organizaciones. El
modelo original, en el que se inspiró esa presentación en México, es el que
se presenta a continuación en la figura 1.
Fuente: XLIII CLADEA, propuesta para auditar la evaluación del desempeño del talento del
personal.
Figura 1: Proceso de Evaluación del Desempeño
4. TENDENCIAS EN RECURSOS HUMANOS
Para comienzos de 2010 habíamos logrado identificar 32 grandes cambios

principales que afectan a la administración y dirección de recursos
humanos y que, sin lugar a dudas, impactarán el desempeño de los tra
bajadores en las empresas, por lo que los auditores de recursos humanos
necesariamente deberían considerarlos. Estas tendencias, que llamaremos

“tendencias generales”, hacen referencia a los siguientes aspectos: Imper

sonalidad, Complejidad, Efecto inmediatez, Reconocimiento de la cali
dad de vida, Consumismo, Costo de vida creciente, Desarrollo en el
concepto de compromiso, Cambios en remuneraciones, Capacitación en
cambio, Desarrollo tecnológico galopante, Igualitarismo y atacamiento,
Promoción interna, Visión cortoplacista, Potenciamiento, Trabajo en
equipo, Seguridad del empleo, Inversión cada vez más rentable en salud y
bienestar, Cambio en el género, Migraciones demográficas, Fuerza de tra
bajo más calificada, Competencias diferenciadoras, Nueva metodología
para las compensaciones, Irrupción del mobbing, Profesionalización de
la gestión de los recursos humanos, Control de gestión, Nuevas enferme
dades laborales, Desarrollo ergonómico a nivel de política organizacional,
Desarrollo de competencias, Presión social creciente, Depresión creciente,
Cambio de paradigma y Cambios valóricos.
En la realización de esta investigación hemos tratado también de vincular

el trabajo del auditor a las diversas variables exógenas que pueden afectar
su auditoría; por lo tanto, durante 2010 publicamos un total de 56 ten
dencias que afectan el proceso de capacitación en las organizaciones, las
cuales fueron agrupadas en un total de 11 categorías, y que influyen en el
trabajo del auditor, que correspondían a las siguientes:
• Tendencias en relación con el entorno

• Tendencias relacionadas con los métodos de capacitación
• Tendencias respecto a los involucrados
• Tendencias en relación con el costo y financiamiento
• Tendencias orientadas a los objetivos organizacionales
• Tendencias respecto a la consideración e importancia de la capacitación
• Tendencias respecto a las capacidades requeridas
• Tendencias relacionadas con el puesto de trabajo y remuneraciones
• Tendencias respecto al tiempo empleado en la capacitación
• Tendencias con efectos secundarios
• Otras tendencias
A continuación damos a conocer las conclusiones generales publicadas

por Sánchez y Calderón (2010, pp. 75-99) de cada una de esas categorías:

1. Tendencias en relación con el entorno: Los grandes cambios en

los cuales nos vemos envueltos han afectado directamente la impor
tancia que se ha dado a la capacitación; es más, es la manera como
las organizaciones hacen frente a aquellos cambios en el entorno,
políticos, culturales, buscando una diferenciación y reconocimiento
social. Son estos cambios, además, los que han impulsado tanto a
trabajadores como organizaciones a una necesidad constante de resul
tados inmediatos y han llevado a las entidades a la necesidad de evolu
cionar hacia un perfil de organización flexible.
2. Tendencias relacionadas con los métodos de capacitación: En

contramos un paraíso de oferta respecto a la capacitación, pero, sin
duda, la tecnología es uno de los elementos de apoyo más importantes,
la cual hoy en día ha adquirido un carácter fundamental, e incluso en
ocasiones se llega a una sobreutilización y abuso de ésta. En adición, se
han implementado otros métodos que buscan principalmente impulsar
el autoaprendizaje y la eficiencia del tiempo; entre los principales,
coaching y e-learning.
3. Tendencias respecto a los involucrados: Generalmente contábamos

con dos actores principales en la capacitación: un instructor, quien hoy
se caracteriza más bien por ser un facilitador, y el capacitado, quien
actualmente juega un rol activo, con mayor participación al momento
de ser capacitado, sin embargo, en la actualidad encontramos un nue
vo involucrado, el Estado, que se hace presente dando incentivos e
incentivando a las organizaciones para que inviertan más recursos en
capacitación.
4. Tendencias en relación con el costo y financiamiento: Respecto

a los costos de la capacitación, hoy éstos tienden a ser compartidos
entre la organización y el trabajador y poseen además múltiples finan
ciadores, léase, la organización, el trabajador, el Estado e inclusive el
cliente. Al apostar por capacitación se apuesta también a una futura
rentabilidad, sin embargo, el costo de vida tiende a ir en aumento,
lo que pone en un dilema a quien desea capacitación entre destinar
recursos a su diario vivir o invertir para capacitarse. Este dilema ha

impulsado a poner énfasis en lograr mayor optimización y eficiencia

de los recursos, buscando alternativas de capacitación que reduzcan los
costos, entre los que tenemos: focalización en la calidad, capacitación
a empleados específicos, con la finalidad que éstos deriven en efectos
positivos en la organización para aquellos trabajadores que no han sido
capacitados.
5. Tendencias enfocadas a los objetivos organizacionales: Se da gran

importancia a contar con una estrategia clara, que permita conocer
falencias en la organización; se busca, además, una capacitación con
el fin de lograr beneficios colaterales, orientada hacia el logro de la
estrategia y hacia el reconocimiento de los valores que desea reflejar
la organización, dando énfasis especialmente al liderazgo y la moti
vación.
6. Consideración, importancia y capacidades requeridas: Hoy no

solo las empresas están considerando de suma importancia la ca
pacitación, al punto de incluirla en el presupuesto empresarial y
focalizarse también a la evaluación del proceso, sino que además los
trabajadores están reconociendo que la capacitación es la única ma
nera y la más viable para mantenerse vigentes. Por otro lado, las orga
nizaciones buscan tener personal competente, calificado, por lo que
se han enfocado en luchar para contar con trabajadores íntegros, que
posean capacidades múltiples, capaces de trabajar en equipo, poniendo
especial énfasis en el fomento de las capacidades blandas, como el li
derazgo, la motivación, comportamiento, etc.
7. Tendencias relacionadas con el puesto de trabajo y remune

raciones: Hoy más que nunca las empresas están interesadas en no
realizar cambios bruscos de personal; por el contrario, quieren man
tener a sus empleados actuales; por este motivo utilizan diferentes
políticas de retención, con tendencia a mejorar el salario a aquellos
trabajadores capacitados, por tanto la responsabilidad de mantener un
puesto de trabajo ha migrado principalmente desde la entidad al tra
bajador.

8. Tendencias en la capacitación con miras a efectos secundarios:

Se busca con mayor énfasis lograr efectos colaterales a través de la
capacitación, se espera que además de aumentar la eficiencia y com
petitividad, ésta derive en otros efectos valiosos tanto para colabo
radores como para la organización en sí, por tanto, se busca un cliente
satisfecho, disminución de los accidentes laborales; se utiliza además
como ablandador de posiciones y mejoramiento de la comunicación.
9. Tendencias respecto al tiempo empleado en la capacitación: Hoy

se busca un concepto de capacitación basado en un proceso continuo
en el tiempo; en efecto, se tiende a privilegiar la constancia por sobre
la profundidad; además, se está optando por cursos de capacitación
más extensos, periodos más largos y considerables con el fin de lograr
una capacitación más efectiva.
10. Otras tendencias: Una mayor delegación de funciones por parte de las
organizaciones está derivando en mayores necesidades de capacitación,
sin embargo, la escasez de recursos ha llevando a utilizar diferentes
metodologías; una de ellas es el incentivo hacia el autoaprendizaje o
“aprender a aprender”; otro método, la subcontratación, que ofrece a
menudo buenos profesionales, frena a algunas empresas a invertir en
capacitación, las cuales prefieren esta vía para cubrir las necesidades.
Finalmente, se busca una sistematización del proceso, especialmente
para la detección de necesidades.
5. TENDENCIAS EN EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
De los temas mencionados anteriormente es fácil deducir que hay un

efecto directo y también otro indirecto en el reconocimiento por parte
del trabajador de las tendencias que están afectando a la sociedad hoy
en día; en efecto, esos cambios profundos afectan significativamente el
comportamiento de la persona y, por tanto, su desempeño laboral en
la organización; esto se debe considerar para realizar cualquier análisis
medianamente serio y futurista de lo que se puede esperar a nivel de la
evaluación sistémica del desempeño. Desde el punto de vista conceptual,
el proceso sistémico de la evaluación del desempeño no ha cambiado, y
tampoco se espera que lo haga, sin embargo, el reconocimiento del efecto

de cada concepto en dicho proceso sí que tiene un efecto diferente si se

lo considera con una visión de pasado en contraposición de otra visión
de futuro, marcado por una tendencia; es decir, desde la perspectiva del
auditor, cada atributo considerado como factor de riesgo va cambiando en
el tiempo, y el auditor debe estar muy atento a estas variaciones.
A continuación se desarrollan, a modo referencial, solo algunas perspec

tivas contrapuestas entre lo antiguo y la tendencia subyacente que afectan el
proceso de evaluación del desempeño del trabajador en la organización actual:
1. Propósito u objetivo central de la evaluación del desempeño

y vinculación con otros procesos de recursos humanos: Antes,
el objetivo único era conocer los malos rendimientos para eliminar
a los malos trabajadores; la tendencia va en el sentido que la nueva
evaluación del desempeño tiene propósitos múltiples y vinculantes
con otros procesos. En efecto, se utiliza, entre otras cosas, para pla
nificar la demanda de recursos humanos, determinar políticas de re
muneraciones y compensaciones, es insumo básico de acciones de ca
pacitación, su información es fundamental para realizar movimientos
de personal, como por ejemplo, ascensos o traslados, ajustar cargos y
especificaciones del mismo; en definitiva, tiene relación directa con
todas las actividades relacionadas con la administración de los recursos
humanos en la organización.
2. Marco referencial: Antes no existía un marco referencial o teórico

que sustentara la génesis del sistema, muchas veces el proceso surgía
por acumulación de esfuerzos individuales y aislados, que en algún
momento se sistematizaban y se proyectaban a toda la organización;
por el contrario, la tendencia es, en primer lugar, definir, trabajar y,
sobre todo, socializar un marco conceptual inicial en todos los niveles
de la organización.
3. Evaluación como proceso: Antes, la evaluación era producto de un

proceso simple realizado generalmente por el jefe; la tendencia re
conoce que debe ser producto de un sistema cada vez más complejo
en el cual se involucren muchas personas, existan diferentes fuentes de
información y sea un proceso totalmente sistémico y permanente.

4. Fuentes de información involucradas: Antes existía solo una fuen

te que alimentaba toda la información del proceso, con todas las li
mitaciones propias que ello involucra; la tendencia muestra que las
fuentes deben ser múltiples y diversas en su funcionamiento, es decir,
mientras más heterogéneas sean mejor es la calidad de la información
con la que se alimenta el mecanismo de evaluación del trabajador, y
también se desagrega el nivel de dependencia del proceso mismo de
evaluación.
5. Cantidad de instrumentos involucrados: Antes no existía el uso

de instrumentos de evaluación para el proceso, o bien se empleaban
elementos de evaluación muy deficientes; en efecto, se tenía exclusi
vamente la opinión unilateral de un superior sin ningún criterio
preestablecido de discriminación, solo con base en la buena voluntad,
el tino y criterio personal del directivo; la tendencia va en el sentido
contrario, se privilegia el uso de varios y diversos instrumentos que
idealmente se vayan complementando en el transcurso del proceso de
evaluación.
6. Calidad de los instrumentos: Antes, el único instrumento aplicado

era una conversación entre el evaluado y el evaluador, de carácter
principalmente informatio, generalmente a final de año, de muy corta
duración, en la que el superior le comentaba su propia percepción
al trabajador; la tendencia muestra que dado lo sofisticado que se va
tornando el proceso en sí, la calidad de los instrumentos también va
mejorando considerablemente; esto es muy ventajoso para la calidad
final de la evaluación.
7. Calidad de la medición: Antes, la calidad de la medición tenía la

particularidad de ser muy precaria, era un parecer absolutamente
subjetivo del superior directo del trabajador, sujeto a una serie de
prejuicios iniciales y sin mayor análisis técnico; la tendencia muestra
que gracias a la complejidad sistémica que va adoptando el proceso
mismo de evaluación, la calidad va mejorando de manera sostenida en
el tiempo.

8. Capacitación de los involucrados: Antes, el concepto de capaci

tación para los evaluadores era algo impensado y no practicado, la
precariedad de los antiguos sistemas no ameritaba dicha capacitación;
la tendencia hace que debido a la complejidad de los sistemas, dada,
por ejemplo, por variables más duras de evaluar, definición de criterios
uniformes y manejo de diversas herramientas, la capacitación sea parte
integrante y fundamental en el diseño e implementación de cualquier
proceso de evaluación para las personas que tienen cualquier tipo de
responsabilidades en la evaluación. A esto se suma que también es
deseable que se involucre activamente al evaluado en el proceso; y
uno de los mejores caminos para ello es a través de capacitaciones de
carácter informativo y explicativo.
9. Costos involucrados: Antes, el costo se acercaba a cero, y no era más

que el tiempo invertido en una reunión anual de 15 o 20 minutos
entre el supervisor directo y el trabajador, si es que se materializaba
dicha reunión; la tendencia consiste en que se hace necesario invertir
mucho tiempo y dinero para realizar un mejor proceso de evaluación;
la máxima es, entonces, que las organizaciones eficientes y exitosas son
las que tienen tras de sí una inversión importante en el desempeño
de sus trabajadores, y dichos gastos son mirados por éstas como una
inversión muy rentable.
10. Tiempo empleado: Antes, como se analizó en párrafos anteriores,

el tiempo empleado tanto por evaluadores y evaluados era mínimo;
la tendencia indica que se debe invertir tiempo de manera constante
en todo el período de evaluación y no solo al final del mismo, por lo
tanto, el tiempo invertido crece de manera importante; este es uno
de los nuevos costos en que se debe invertir en el proceso.
11. Rol del evaluado: Antes, el evaluado jugaba un rol absolutamente

pasivo en la evaluación de desempeño, y esto era algo comúnmente
aceptado en la organización, e inclusive a nivel de sindicatos y asocia
ciones gremiales; la tendencia señala que el evaluado ahora debe
tener un rol absolutamente activo, hasta llegar al extremo de ser él
mismo, por ejemplo, un actor a nivel de fuente de información, la

cual puede llegar incluso al nivel de practicar una autoevaluación de

su desempeño pasado o, bien, comprometer un desempeño futuro.
12. Retroalimentación al empleado: Antes, la retroalimentación prác

ticamente no se presentaba, en el mejor de los casos, una mera comu
nicación de resultados; la tendencia indica que es de vital importancia
realizar una detallada retroalimentación al trabajador, que inclusive
contenga acuerdos, compromisos y plazos específicos entre evaluador
y evaluado, en los cuales exista un compromiso explícito de ambas
partes.
13. Variables involucradas en el proceso: Antes, la visión era bastante

extremista o pendular; en efecto, o bien nada se evaluaba o, por el
contrario, se buscaba evaluar todo; esto se traducía en que se tra
taba de evaluar una gran cantidad de variables y subvariables que
representaran la totalidad de las funciones y responsabilidades que
ejercía el trabajador, con resultados bastante magros y discutibles,
con instrumentos muy pesados y densos, poco manejables y de baja
confiabilidad. La tendencia señala que la cantidad de variables debe ser
muy reducida, se privilegia la calidad de la evaluación, en desmedro
de la cantidad de variables consideradas; el principio implícito es
la concentración del proceso en lo netamente relevante, es decir, se
asume que si hace bien lo importante, no es determinante evaluar el
resto y se hace la presunción de integralidad del desempeño del tra
bajador con base en variables fundamentales.
A continuación se muestra una “matriz de tendencias”, construida en 3

columnas, en la cual se muestra en la columna (1) el concepto técnico aso
ciado al proceso de evaluación del desempeño, en la columna (2) se hace
un análisis de lo que sucede en un sistema de evaluación de baja calidad, y
en la columna (3) se muestra la tendencia que ya debería tener considerada
e incorporada en su diseño, un buen sistema de evaluación (ver tabla
1); con base en ello se estaría hablando, entonces, de una evaluación de
última generación. Como puede parecer obvio, pero es importante recal
car, con dicha matriz no se pretende incorporar un análisis de todas las
tendencias que existen; más bien, se hace una revisión de aquellas que

aparecen en este momento como más polarizadas en su efecto directo en

el sistema de evaluación del personal.
Tabla 1
Matriz de Tendencias
CONCEPTO TÉCNICO (1) PASADO (2) TENDENCIA (3)

Fuente Solo una Múltiples
Competencias evaluadas Solo duras Duras y blandas
Importancia de las competencias
Duras Duras y blandas
evaluadas
Enfoque genérico Coercitivo Colaborativo
Rol del evaluado Pasivo Activo
Criterios Generales Específicos
Propósito Único Múltiples
Períodos Largos Más cortos
Proceso Simple Complejo
Diseño No sistémico Sistémico
Estándares de desempeño Cumplimiento de normas Iniciativa, creatividad, responsabilidad, etc.
Involucrados Dos Múltiples involucrados
Capacitación Innecesaria Fundamental
Sensibilización organizacional Innecesaria Vital
Vinculación con otros procesos Casi nula Absoluta
Apoyo tecnológico Escaso Considerable
Tiempo empleado Escaso Considerable
Calidad de la medición Baja Mediana
Marco referencial Baja consideración Alta consideración
Principios No considerados Muy considerados
Conflictividad Baja Alta
Retroalimentación Poco necesaria Muy necesaria
Orientación del proceso Control Gestión y dirección
Grado de involucramiento Muy bajo Altísimo involucramiento
Cantidad de los instrumentos Ninguno/uno Múltiples
Calidad de los instrumentos Baja Alta sofisticación
Costos Muy bajos Altos
Eficacia Muy baja Mediana
A medios, procesos, resultados y agregación
Orientación de la medición A resultados
de valor
Continúa...

CONCEPTO TÉCNICO (1) PASADO (2) TENDENCIA (3)

Indicadores Muy poco utilizados Absolutamente necesarios
Retroalimentación al empleado Casi nula Frecuente
Procesos evaluados Permanentes Sujetos a cambio e innovación
Seguimiento Nulo Alto
Retroalimentación al proceso Casi nula Frecuente
Resultados Absolutamente subjetivos Más objetivos
Variables Muchas/todas Pocas
Visión Corto plazo Mediano y largo plazo
Equipos Unidisciplinarios Multidisciplinarios
Estructura organizacional de apoyo Centralizada (vertical) Descentralizada (horizontal o matricial)
Contrato psicológico Sumisión Compromiso
Criterios de evaluación subyacentes Minimización de costos Optimización
Trabajadores como insumo del
Costo Recurso/inversión
sistema de evaluación
Cargos/roles evaluados Roles formalmente definidos Roles flexibles (multifuncionalidad)
Orientaciones para retroalimentación Si es que se da, es solo reactiva Obligatoria y proactiva (estratégica)
(1) El concepto técnico corresponde a un elemento que participa directamente en el proceso de
evaluación del desempeño.
(2) Como el elemento se comporta o se comportaba en el pasado.
(3) Como el elemento se comportará en el futuro.
Fuente: Elaboración propia.
6. AUDITORÍA A LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Debido a la importancia del proceso de evaluación del desempeño para

las organizaciones, muchas de éstas están invirtiendo recursos para tener
la opinión desde una visión de un experto respecto a la razonabilidad del
proceso, acudiendo a los auditores de recursos humanos. La auditoría de
recursos humanos es compleja, puesto que
(…) es un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo

un método especial, todas las funciones y actividades que en materia de
personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se
ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos
y políticas fijadas en la materia, sugiriendo en su caso, los cambios y
mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la
administración de personal (Reyes, 2005, p. 223).

Sin embargo, a pesar de su complejidad, posee múltiples beneficios, entre

los cuales Burbano (1995, pp.79 - 80) menciona los siguientes:
• Crea una imagen de reconocimiento al recurso humano de la firma

ante directivos y subalternos.
• Incentiva la responsabilidad del personal de la empresa.
• Clarifica los derechos, deberes y responsabilidades de cada individuo.
• Permite identificar problemas críticos del personal antes de repercutir

en el ambiente organizacional.
• Economiza costos al aplicar procedimientos eficaces de administración

de personal.
• Permite la medición de eficiencia de los recursos humanos frente a los

recursos materiales.
• Asegura un mejor cumplimiento de los requerimientos legales y so

ciales.
• Por último, el cálculo del costo de vinculación y desarrollo del per

sonal, así como la determinación de su valor, es importante en la fija
ción de estrategias y políticas de personal.
Muchos autores se han referido a lo que significa la auditoría de recursos

humanos y la importancia que ésta tiene para las organizaciones, sin em
bargo, actualmente está identificándose una nueva tendencia en la que
ciertos autores se están refiriendo más que a la auditoría genérica de
recursos humanos, a la auditoría específica que se realiza a cada una de
las áreas; por ejemplo, auditoría a la capacitación, al reclutamiento, al
proceso de selección, entre otros. En esta definición se encuentra incluida
también la auditoría de evaluación de desempeño. Si bien actualmente
no son muchos los autores ni las publicaciones que han abordado este
tema, encontramos algunos, como por ejemplo, Hernández, Sverdhik,

Churden y Sherma (como se cita en Burbano, 1995, p.103) hacen alusión

al concepto y mencionan ciertos aspectos que se deben evaluar en una
auditoría a las diferentes funciones de los recursos humanos (ver tabla 2),
incluyendo también los principales aspectos que se deben evaluar de la
función de evaluación del desempeño.
Tabla 2
Aspectos principales para auditar
FUNCIÓN ASPECTOS PARA EVALUAR

Planeación Presupuestos de personal
Fuentes de reclutamiento
Reclutamiento
Costos de reclutamiento
Entrevistas de empleo
Solicitudes no aceptadas y las causas
Selección
Solicitudes de transferencias
Solicitudes de promoción
Costo de cursos y programas
Registros de eficiencia en producción
Capacitación y desarrollo Registros de accidentes
Grado de cumplimiento de los programas
Control de calidad (registro)
Rendimiento de los departamentos
Comparación de las evaluaciones de los departamentos
Evaluación del desempeño Registros de producción
Datos de desperdicio de materiales
Archivo de entrevistas de evaluación
Archivo sobre salarios y bonificaciones
Resultados de encuestas de salarios
Compensación Información sobre horas extras
Información sobre costo de prestaciones social, legales y
extralegales
Registro de demandas
Relaciones laborales
Información adicional sobre laudos arbitrales u otros
Informes sobre rotación de personal
Informes de ausentismo
Ambientes en el trabajo
Informes de inspecciones de trabajo
Resultados de las encuestas sobre actitudes
Fuente: Burbano (1995, p.103).

Por su parte, Restrepo (2009) señala algunos instrumentos que ayudan a

recabar información para efectuar una auditoría a la gestión del talento
humano, y respecto a la evaluación del desempeño menciona ciertas
preguntas que pueden ayudar a recolectar evidencias del proceso, las
cuales se dan a conocer en la siguiente tabla.
Tabla 3
Auditoría Proceso de Medición del Desempeño
Auditoría Proceso de Medición del Desempeño SÍ NO OBSERVACIONES

¿Se tienen parámetros anteriores o planes de mejoramiento para
medir el desempeño?
¿Se tienen claramente definidos los procedimientos para la medición
del desempeño con base en competencias?
¿Se tienen definidos instrumentos para medir el desempeño?
¿La medición del desempeño garantiza la efectividad en los procesos

productivos y la calidad del servicio?
¿La medición del desempeño está orientado a elevar la rentabilidad
y a garantizar la permanencia y el desarrollo organizacionales?
¿La medición del desempeño evalúa iniciativa y aportes para el
mejoramiento y la innovación en los procesos?
Fuente: Restrepo (2009, p. 15). Extraído de http://www.ascolfa.edu.co/memorias/
MemoriasCladea2009/upac01_submission_452.pdf
Para concluir, es importante recalcar que para poder realizar una auditoría
de calidad a la evaluación de desempeño es básico y primordial, para
un auditor de recursos humanos, que conozca claramente las etapas del
proceso y todos sus componentes; es vital, además, que conozca una
definición del concepto, tener noción de lo que significa la evaluación
del desempeño y conocer y considerar todas las variables exógenas que
pueden afectar su auditoría de recursos humanos, especialmente la de
evaluación de desempeño.

CONCLUSIONES
En este artículo definimos la evaluación de desempeño según la visión

de diferentes autores, con una perspectiva cronológica que se inicia con
una definición del año 1986 y posteriormente se dan a conocer autores
más contemporáneos hasta el año 2008; adicionalmente presentamos el
proceso de evaluación del desempeño, que tiene las siguientes etapas: pla
nificación del proceso de evaluación del desempeño, diseño del sistema de
evaluación, implementación del sistema de evaluación, retroalimentación
del empleado y retroalimentación del sistema de evaluación.
En relación con tendencias en recursos humanos, se referencia que durante

2010 habíamos logrado identificar treinta y dos cambios principales que
afectaron a la administración y dirección de recursos humanos; a su vez,
publicamos un total de cincuenta y seis tendencias que afectan el proceso
de capacitación en las organizaciones, las cuales fueron agrupadas en un
total de once categorías.
El proceso de análisis de tendencias debe ser un proceso permanente y

sistémico al proceso de evaluación del desempeño; una manera eficiente
de mantener un buen sistema es incorporar la tendencia desde el momento
en que ella aparece; de hecho, las organizaciones sobresalientes tienen una
característica muy distintiva y fácilmente observable: su capacidad para
adaptarse a los cambios del entorno. No se debe olvidar que los cambios
afectan de manera directa a la organización y a sus trabajadores en primer
lugar y de manera inmediata y en un cercanísimo segundo lugar tienen
un gran impacto, el cual también es directo, en el sistema de evaluación
del desempeño, por lo tanto, la sugerencia consiste en que siempre se debe
estar monitoreando las nuevas tendencias que se presenten. La diferencia
entre un sistema de evaluación del desempeño ineficiente u obsoleto y
un “sistema de evaluación de última generación” puede deberse, en gran
medida, a la capacidad de reconocer e internalizar las tendencias que lo
afectan. Las tendencias en evaluación del desempeño identificadas en este
artículo hacen referencia al propósito u objetivo central de la evaluación
del desempeño y vinculación con otros procesos de recursos humanos.

Finalmente, mencionamos ciertos aspectos que son importantes de con

siderar y evaluar en la auditoría a la evaluación de desempeño, entre
los cuales se destacan el rendimiento de los departamentos, archivo de
entrevistas de evaluación, y evaluar si se establecen parámetros, procedi
mientos e instrumentos para efectuar el proceso de medición del desem
peño.
Referencias
Arens, A. & Loebbecke, J. (1996). Auditoría. Un enfoque integral (6ª ed.). México:
Prentice Hall Hispanoamericana.
Ariza, J., Morales, A. & Morales, E. (2004). Dirección y administración integrada de
personas, fundamentos, procesos y técnicas en práctica. McGraw-Hill.
Bohlander & Snell (2005). Administración de recursos humanos (14ª ed.). México:
Cengage Learning.
Burbano, J. (1995). Auditoría de personal (2ª ed.). Colombia: ECOE Ediciones.
Chiavenato, I. (2007). Administración de recursos humanos. El capital humano de las
organizaciones (8ª ed.). McGraw-Hill.
Chiavenato, I. (1999). Entrenamiento y Desarrollo de Personal. Administración de
Recursos Humanos. Colombia: McGraw-Hill.
Chinchilla, K. (2000). Un sistema de evaluación del desempeño: aspectos a considerar en
su diseño. Extraído de http://www.5campus.org/leccion/sievade.
Dolan, S., Valle, R., Jackson, S. & Schuler, R. (2007). La gestión de los recursos
humanos (3ª ed.). Madrid, España: McGraw-Hill.
Ferraro, A. (2001). Administración de los recursos humanos. Argentina: Valletta
Ediciones.
Gil, I., Ruiz L. & Ruiz, J. (1997). La nueva dirección de personas en la empresa. Ma
drid: McGraw-Hill.
Gómez-Mejía, L., Balkin, D. & Cardy, R. (2001). Dirección y gestión de recursos
humanos (3ª ed.). Madrid, España: Prentice Hall.
Harris, O. (1986). Administración de Recursos Humanos: Conceptos de Conducta In
terpersonal y casos. México: Limusa
Lavanda, D. (2005). Evaluación del desempeño. Extraído de http://www.mono
grafias.com/trabajos30/rendimiento/rendimiento.shtml#metodos.
Maristany, J. (2000). Administración de recursos humanos. Buenos Aires (Argentina):
Pearson Education.
Milkovich, G. & Boudreau, J. (1994). Formación, orientación y desarrollo. En
Mondragón, A. (trad.), Dirección y administración de Recursos Humanos (pp.
384-421). Estados Unidos: McGraw-Hill.

Mondy, R. W. & Noe, R. M. (2005). Administración de recursos humanos (9ª ed.).

México: Pearson Educación.
Reyes, A. (2005). Administración de personal 1: Relaciones humanas. México: Li
musa.
Restrepo, F. (2009). Instrumentos para auditor la gestión del talento humano una
propuesta de competitividad y productividad. Capítulo de memoria, presentado en
la XLIV Asamblea del Consejo Latinoamericano de Facultades de Adminis
tración. Ecuador.
Robbins, S. (1995) Comportamiento Organizacional. Teoría y Práctica (7ª ed.). Mé
xico: Prentice Hall.
Sánchez, J. (2011). Análisis de los principales problemas que se presentan en la
auditoría de procesos de capacitación. Contabilidad y Auditoría (227), 130-
154.
Sánchez, J. & Calderón, V. (2010). Tendencias que afectan la auditoría del
proceso de capacitación. Contabilidad y Auditoría (220) ,75-99.
Sánchez, J. & Bustamante, K. (2008). Auditoría al proceso de evaluación del
desempeño. Contabilidad y Auditoría (198), 105-133.
Sastre, M. & Aguilar, E. (2003). Dirección de recursos humanos, un enfoque estratégico.
Madrid: McGraw-Hill.
Slosse, C., Gordicz, J., Giordano, S., Servideo, F., López, D., Dreispiel, G., Pace,
C. & De Marco (1990). Auditoría: Un nuevo enfoque empresarial. Buenos Aires
(Argentina): Ediciones Macchi.
Valle, R. (1995). La gestión estratégica de los recursos humanos. Addison - Wesley
Iberoamericana.
Werther, W. & Davis, K. (1995). Administración de personal y recursos humanos (4ª
ed.). México: McGraw-Hill.
Wittington, O. & Pany, K. (2005). Principios de auditoría (14ª ed.). México:
McGraw-Hill.

La importancia del Post Evento
Realizar una gestión post evento es tan importante como la instancia de

planificación y coordinación del mismo.
Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre,

y dejar a quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se
propongan en un futuro.
Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la presión bajan

considerablemente, pero no por ello terminan las tareas referidas a la actividad
realizada.
Es el momento de evaluar todas las
áreas involucradas, y ver qué funcionó
correctamente y cuáles fueron los
puntos flojos, para tenerlos bien
visualizados, y ser capaces de
implementar los cambios necesarios en
futuros desarrollos a organizar.
El seguimiento post-evento es clave ya

que las empresas organizadoras y los
patrocinadores involucrados, están
interesados en conocer el rendimiento
de sus eventos, y los resultados
económicos del mismo.
Asimismo es un momento idóneo para

el aprendizaje, la comunicación, y la retroalimentación, feedback, de los
resultados a través de encuestas, entre otros recursos, que nos prepara y ayuda
en el mejoramiento de futuros eventos.
Evaluación del evento
El momento ideal para realizar la evaluación y el análisis, es durante la semana

siguiente al evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento
de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con
proveedores, entre otros, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un
informe final.
Siempre hay detalles de última hora que escapan a cualquier presupuesto o

planificación. Gastos adicionales, papeleo, taxis, equipo extra, es común tenerlos
al final de las cuentas. Incluirlo en el informe es vital, no solo denota
profesionalismo y seriedad, sino que además aportará una visión más global y
certera del evento desde el punto de vista financiero y administrativo. Ingresos
totales, vs egresos por gastos totales y reales.
Agradecimientos
Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los

participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del
encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del
informe final del evento.
Resumen de resultados
Si en el evento participaron distintas empresas como auspiciantes y

patrocinadores, es fundamental que, una vez finalizado, se comparta un resumen
sobre lo sucedido y los resultados, y hacer llegar el material documental, junto con
el agradecimiento por su participación en el evento.
Esta evaluación, permitirá a los

organizadores saber con más
exactitud los resultados obtenidos, y
funcionará como punto de partida
para futuros eventos de igual o
mayor magnitud.
La preparación de un informe final

que incluya datos cualitativos y
cuantitativos acerca de distintos
sectores del evento va a permitir
analizar si los objetivos
preestablecidos se cumplieron o no, o cuán lejos se estuvo de alcanzarlos.
Puertas adentro
Es muy importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno,

esto es el personal y los proveedores. Conocer a nivel operativo las fortalezas y
debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las
distintas áreas comprometidas. Una reunión de cierre y de crítica puede ser muy
útil para el caso.
Es importante recalcar las cosas que salieron bien, para luego enfocarse en
analizar lo que salió mal, o lo que se vio por alguna razón dificultado en su
resolución. Es muy enriquecedor preguntar qué y cómo se podría haber hecho
mejor.
Sin dudas, surgirán aspectos que se podrán mejorar en futuros eventos. Esta es
una de las prácticas y vías más fáciles, rápidas y efectivas de mejorar los métodos
organizativos.
Documentar resultados
Una vez obtenido el feedback

interno, el resultado de las encuestas
y el resto de datos, se debe hacer un
análisis de los resultados y
documentar las conclusiones.
Toda la información y datos

cuantitativos como cualitativos, son
relevantes, y tomar buena nota de
ellos es clave para demostrar el éxito
obtenido.
Durante la semana posterior, se

realiza un resumen final general que se publica en el sitio web o blog del evento,
en el que se incluye material audiovisual y algunos datos específicos como
cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores, etc.
Incluir material audiovisual hará al informe, más liviano y llamativo.
Este informe puede servir como base inicial para compartir con los patrocinadores,
se cuida y enaltece la imagen de la organización del evento y se genera un valor
agregado para con el patrocinador. Es sin embargo muy importante adaptarlo y
personalizarlo de acuerdo a cada empresa, por lo que se debe distinguir y
personalizar la información a los distintos destinatarios.
Es necesario que el contenido del material sea acorde a quien va dirigido y evitar
un resumen general para todos, ya que con cada uno de los receptores se
deberá hacer hincapié en distintos aspectos, de acuerdo a su participación en el
evento.
Dejar una carpeta institucional en la empresa puede dar una imagen muy positiva,
y si el patrocinador quedó conforme con el evento, esta acción puede ayudar a
cerrar acuerdos de participación en futuras actividades.
Posibles destinatarios del envío del informe final, junto con una carta de
agradecimiento:
Invitados o asistentes al evento. Les resultará interesante recibir un resumen de

las actividades en las que participaron.
La empresa organizadora, cuyo interés central estará en los resultados
económicos.
Patrocinadores, adicional a la información general y el material audiovisual,

estarán muy interesados en saber la cantidad de participantes y, si fue parte de
la negociación, lo adecuado sería enviarles la base de datos completa.
Proveedores, es importante involucrarlos activamente.

La prensa, una gacetilla que cuente en rasgos generales de lo sucedido durante
el evento.
Contenido del informe
El informe final debe ser un reflejo del evento, y los datos que no deberían
faltar son:
Cantidad de invitados
especiales, de oradores y de
patrocinadores.
Cantidad de actividades y
temáticas.
Mencionar las actividades
sociales si las hubo, coffee
break, banquete.
Cantidad de pre-inscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas. Base de
datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con los
patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe.
DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video
institucional.
Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el
evento.
Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante
el evento anuncios, programas, invitaciones, etc.
Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.

Eventos 3-4

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Eventos 3-4

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Tipos de

1. Ceremonias conmemorativas de aniversarios de fundación de la empresa o

Exposición automotriz internacional a cielo abierto en Punta del Este, en la temporada

 Designación de profesor invitado: es el título que se le otorga a profesores nacionales

 Jornada: este tipo de evento se desarrolla en las universidades, pero también lo

 Agasajo de Bienvenida delegaciones o deportistas participantes: sean equipos

¿Considera usted que influye en la imagen de un país un evento deportivo internacional?

Estrategia, patriotismo, deporte y un fondo de enfrentamiento racial que parecen salidos de la

El deporte que unió a una nación

Otro ejemplo, pero negativo

Lamentablemente, los eventos deportivos magnos más allá de su significación implícita y

Eventos culturales y artísticos

 Mesa redonda: es una reunión formada por un número limitado de técnicos o

La afamada escritora inglesa J. K. Rowling firmando ejemplares de la saga de Harry Potter de

Aquí, el organizador de eventos pude intervenir armando el dispositivo de recepción y

En la actualidad en temporada de verano algunas empresas de telefonía celular,

Los integrantes de “Apocalyptica” una banda de “cello metal” de nacionalidad finlandesa,

Satoshi Tomiie el popular DJ japonés comenzando su set en la “Creamfields”. Este tipo de

Del ámbito estrictamente familiar

 Cumpleaños de 15 a cargo de “social planner”

Mesa preparada para un desayuno de trabajo, en el sitio de cada asistente se ha colocado

En la actualidad han caído en desuso fiestas de bautismo, comunión, confirmación,

A continuación transcribo una nota publicada en un matutino nacional sobre la tendencia

Una tradición que hoy derrocha glamour

Creatividad y gran despliegue, el sello de las fiestas de 15

Algunas cuestan más que un casamiento

Por Soledad Vallejos

Glamorosas, detallistas y exigentes. Así definen los organizadores de eventos a las

Las fiestas de 15, además, hoy se transformaron en un circuito de competencia: la más

Eventos del tercer sector

 Recaudar fondos a través de distintas actividades comidas, recitales, desfiles de

En épocas no electorales, los partidos políticos organizan ateneos, simposios, debates

También hay festejos conmemorativos de llegada al poder, fallecimiento de líderes de

El organigrama. Perfil del coordinador. Trabajo por áreas. Pautas de

La experiencia y capacidad del equipo de organizadores para desarrollar el programa de

Además, es conveniente equilibrar las personalidades de los miembros del comité

El tamaño y conformación del grupo de organizadores será determinado por la complejidad

La necesidad de asignar responsables por cada área de la organización se basa en la

A continuación se muestra un organigrama de un evento, de acuerdo al tipo y envergadura

Perfil del grupo de coordinadores de áreas y descripción de puestos

El coordinador general debe poseer conocimientos académicos y habilidades adquiridas en el

B) Coordinador General Adjunto: Es el segundo de la organización trabaja junto al

C) Coordinador técnico: es quien, junto al coordinador general, planifica el desarrollo del

D) Coordinador de administración: en líneas generales es el responsable de la

(1). Fleitman Schvarcer, Jack: “Eventos y Exposiciones, una organización exitosa”.

Jijena, S. R. (2015). Organización de eventos: problemas e imprevistos, soluciones y sugerencias (3a.

integrado por relevantes personalidades nacionales e internacionales, las cuales se relacionan

recurrir a un número de invitados superior a lo que financieramente puede ser soportado

Recibido el 23 de marzo de 2016

Organización Integral de Eventos

La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de “eventual” por lo que

Por Lic. Antonio Di Génova

A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y

Asimismo, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen

Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples

DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES

Principales Eventos Académicos:

Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad

Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias

Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante,

Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo

Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado.